1 DOSSIER EN GEGEVENSBEHEERDER SUBSIDIËRING (M/V)

Transcriptie

1 Het Bloso werft aan in statutair dienstverband 1 DOSSIER EN GEGEVENSBEHEERDER SUBSIDIËRING (M/V) Afdeling: Beleidsdomein Niveau: Graad: Standplaats: Subsidiëring Cultuur, Jeugd, Sport en Media B Deskundige Afdeling Subsidiëring Arenberggebouw Arenbergstraat Brussel 1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Bloso Bloso voert als agentschap van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media het sportbeleid van de Vlaamse Regering uit en is dus één van de diensten van de Vlaamse overheid. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Bloso beschikt eveneens over dertien Bloso-centra in Vlaanderen en vijf provinciale Bloso-promotiediensten. Het Bloso is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid. Aan het hoofd van het Bloso staat een administrateur generaal bijgestaan door een algemeen directeur. Het agentschap bestaat uit drie generieke en zes functionele afdelingen. De missie van Bloso bestaat erin het Vlaams sportbeleid uit te voeren conform de decretaal bepaalde opdrachten met als doel de sportparticipatie en de kwaliteit van het sportaanbod te verhogen. De decretaal vastgelegde kernopdrachten van het Bloso omvatten onder meer het promoten van Sport voor Allen, het aanbieden en erkennen van sportkaderopleidingen, het beheer en de exploitatie van de dertien Bloso-centra, de uitvoering van het Vlaams topsportbeleid en de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties en van gemeenten en provincies (lokaal Sportbeleid). De voorliggende vacante betrekking van dossier en gegevensbeheerder subsidiëring situeert zich bij de afdeling Subsidiëring. Je wordt tewerkgesteld op het hoofdbestuur. 2 SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT De afdeling Subsidiëring wordt geleid door een afdelingshoofd en bestaat uit meerdere cellen. Deze cellen staan in voor de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties, de 1

2 subsidiëring voor Sport in het Hoger onderwijs, de subsidiëring van lokale en provinciale besturen voor de uitvoering van hun Sport voor Allen-beleid en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector. De afdeling Subsidiëring staat in voor de financiële ondersteuning, de administratieve begeleiding en de controle van het georganiseerde sportbeleid in Vlaanderen m.a.w. de afdeling volgt de vier Vlaamse subsidiedecreten sport op en voert deze uit. Meer informatie vind je op In 2014 worden in het kader van het decreet houdende de regeling van de erkenning en subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties, de koepelorganisatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 64 Vlaamse sportfederaties, één koepelfederatie en vier organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding gesubsidieerd voor hun personeel en voor het uitvoeren van hun decretaal bepaalde basisopdrachten. 3. INHOUD VAN DE FUNCTIE Binnen de afdeling subsidiëring volg je enerzijds, onder leiding van de verantwoordelijke projectsubsidiëring, allerlei administratieve taken met betrekking tot de facultatieve opdracht sportkampen op (75%) en anderzijds, onder leiding van de verantwoordelijke van de cel begeleiding en integrale kwaliteitszorg, allerlei administratieve en inhoudelijke taken met betrekking tot de opvolging en analyse van de beleidsplannen van de gesubsidieerde Vlaamse sportfederaties (25%). Resultaatgebieden A. Sportkampen Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met betrekking tot de facultatieve opdracht sportkampen teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een registratiesysteem Samenstellen van een dossier Elektronisch bijhouden van dossiers Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens met betrekking tot de facultatieve opdracht sportkampen teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Ingestuurde dossiers controleren in functie van de reglementering Diploma s controleren Controleren of lesgevers correct zijn uitbetaald Bijhouden van een up-to-date bestand van gekwalificeerde lesgevers Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen de facultatieve opdracht sportkampen en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Periodiek en op aanvraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Zich voortdurend informeren over de geldende decreten en reglementen van de facultatieve opdracht sportkampen 2

3 Invoeren van gegevens in databanken en gegevens opvragen uit databank Aanvragen sportkampen verwerken Rapporteringen sportkampen verwerken Opmaken van overzichten en rapporten Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Bespreken van dossiers met verantwoordelijke projectsubsidiëring Inspringen bij werkoverlast en vervangen van collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen: B. Beleidsplannen Belangrijkste resultaatgebieden Administratief Voorbereiden van de opvolging en analyse van de beleidsplannen van de sportfederaties: Controle van de verschillende onderdelen volgens de door Bloso opgemaakte format bij de indiening van de beleidsplannen Het inputten van noodzakelijke gegevens uit de beleidsplannen in het format voor de analyse van beleidsplannen Het maken van afspraken met de sportfederaties voor het bespreken van de analyses Inhoudelijk Analyseren van het van de beleidsplannen De invulling van de verschillende basisopdrachten (correctheid, volledigheid, ) De gegevensverzameling (volledigheid, concreetheid, ) De strategische en operationele doelstellingen (formulering, meetbaarheid, ) De acties (concreetheid, mate van detail, ) De congruentie tussen de gegevensverzameling, de doelstellingen en de acties De resultaten van het beleid in het werkingsverslag Geven van suggesties, tips en voorbeelden teneinde het beleid van de sportfederaties te verbeteren 4 JE COMPETENTIEPROFIEL 4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je beschikt over het diploma bachelor en 2 jaar relevante professionele ervaring in een administratieve functie. Je hebt een aantoonbare affiniteit met sport. 4.2 JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES - Kennis van informaticatoepassingen: Word, Excel en Access - Professionele kennis van procedures, regelgeving en systemen vereist om de reglementering in verband met de subsidiëring van Vlaamse sportfederaties die sportkampen organiseren, te kunnen interpreteren en toepassen is een pluspunt. - Beschikken over degelijke kennis van de bestaande structuren en organisaties binnen het beleidsdomein sport - Nuttige ervaring als lesgever/bestuurder in de clubwerking is een pluspunt. 3

4 Je rapporteert aan het afdelingshoofd subsidiëring. 4.3 JE GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk - Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar - Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloftes na - Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Informeert, pleegt overleg en werkt mee - Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Benoemt de oorzaken van problemen - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese - Komt tot een synthese van de verzamelde informatie - Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adeaquaat en correct op vragen van belanghebbenden - Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort 4

5 - Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen - Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Blijft onder tijdsdruk op details letten - Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren - Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden 5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING SOLLICITEREN KAN TOT EN MET 27/11/2014. Vul uiterlijk op 27 november 2014 het standaard-cv in op Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op 6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 1. CV-screening De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv en op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV-screening zal plaatsvinden in de week van 1 december Voorselectie Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden kan er een voorselectie georganiseerd worden. Geschikt bevonden kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. het psychotechnische gedeelte. De voorselectie kan plaatsvinden op 12 december Deze selectiefase is eliminerend. De 8 best scorende kandidaten gaan over naar de volgende fase in de selectieprocedure namelijk het psychotechnisch gedeelte. 3 Psychotechnisch gedeelte Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen en een assessmentoefening aangeboden. Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten worden geschikt of nietgeschikt bevonden. Kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar de volgende selectieproef nl. het jurygesprek. Het psychotechnisch gedeelte kan plaatsvinden in de week van 12 januari 2015 of in de week van 19 januari

6 4 Jurygesprek In dit gedeelte wordt gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude, de werkervaring en de vaktechnische kennis. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling niet voldoende of voldoende. Het jurygesprek vindt plaats op 29 januari Rekening houdend met dit eindgesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure wordt beslist of je al dan niet opgenomen wordt in de wervingsreserve en in aanmerking komt voor een aanwerving. Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS. 7 ONS AANBOD Een vaste benoeming als ambtenaar in de graad van deskundige na een proefperiode van negen maanden met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je reeds als Vlaams (vastbenoemd) ambtenaar in de graad van deskundige werkt. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris met 2 jaar relevante ervaring is minimaal 28468,68 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2372,39 euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 8 INFO Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Sonia Vanden Broeck, afdelingshoofd Subsidiëring Tel. : sonia.vanden_broeck@bloso.be Website: Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Katia Verbelen, P&O-verantwoordelijke katia.verbelen@bloso.be 6

7 Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website 9 WERVINGSRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd met kandidaten die in de volledige selectieprocedure slagen. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van het resultaat. De wervingsreserve kan worden gebruikt voor statutaire of contractuele functies. Indien er een nieuwe vacature is, zal de eerstvolgende geïnteresseerde kandidaat opgeroepen worden. Het agentschap kan beslissen om de geldigheidsduur van de wervingsreserve te verlengen. Kandidaten die een aangeboden vacature weigeren, blijven opgenomen in de reserve. 7