Second opinion. transitieplan I&A Shared Servicecentrum Drechtsteden. Engagementnummer: Definitief. 6 september 2013

Transcriptie

1 Second opinion transitieplan I&A Shared Servicecentrum Drechtsteden Engagementnummer: Definitief 6 september 2013 Frank Harmsen Joost Clarenbeek Dirk Bakker Albert Stevens

2 Inhoudsopgave Conclusies Inleiding Beantwoording onderzoeksvragen Resultaat risico-analyse Bijlagen Pagina 1

3 Conclusies Aanpak De Drechtraad heeft EY gevraagd om het transitieplan I&A van het Shared Servicecentrum Drechtsteden tebeoordelen vanuit verschillendeperspectieven. Deze second opinion is uitgevoerd in de periode juli/augustus Onze analyse is gebaseerd op interviews met de belangrijkste betrokkenen, waaronder het SCD (als opstellervan het plan en dienstverlener), de CIO en klantorganisaties(gemeenten). Daarnaast zijn diverse stukken bestudeerdwaaruit blijktop welkewijzehet plan tot stand is gekomen en welkeafwegingen en onderbouwingen er bestaan voor specifiekekeuzes in het plan. Ten slotteis gebruik gemaakt van benchmarks en eigen kennis en ervaring van EY om de noodzaak en de hoogte van investeringen te beoordelen. Allegespreksverslagen zijngevalideerd door de respondenten. Overigens merken we graag op dat allestakeholders op een bijzonder slagvaardige en coöperatieve wijzehebben meegewerkt aan het onderzoek. Pagina 2

4 Conclusies Algemeen In het algemeen is de conclusie dat de urgentie en de noodzaak van de transitie goed onderbouwd is. De keuzes die worden gemaakt ten aanzien van software, hardware en organisatie zijn in het algemeen niet significant afwijkend van oplossingen die elders in het land door gemeenten worden gekozen. Op basis van een steekproef stellen we vast dat de omvang van de investeringen die worden voorzien voor grote en urgente projecten als onderdeel van het transitieplan, op een transparante en goed onderbouwde wijze tot stand zijn gekomen. Op basis van deze second opinion is er geen directe aanleiding om op korte termijn het plan aan te passen of maatregelen te heroverwegen. Er zijn wel aandachtspunten. Pagina 3

5 Conclusies Aandachtspunten Er zijn aandachtspunten. Die volgen direct uit de beantwoording van de onderzoeksvragen: Als we in acht nemen welke centrale rol interim managers tot op heden hebben gespeeld, bestaan er bij EY twijfels of de SCDop dit moment in staat is een dergelijke transitie te realiseren zonder dat de dagelijkse operatie risico loopt. Tegelijkertijd stellen we vast dat het SCD hier zelf ook bewust op stuurt, door structurele versterking op strategisch en uitvoerend niveau te realiseren. Externen worden vooral ingezet in de oude omgeving zodat draagvlak en kennis bij eigen / nieuwe medewerkers wordt organisatie geborgd. De complexiteit van het programma, de omvang van de investeringen en de verschillende afhankelijkheden en risico s vereisen bijzonder gedegen programma- en projectmanagement. Om de verbinding tussen transitieplan en continuïteit van de primaire processen van de klantorganisaties goed te kunnen leggen, en om de transitie goed kunnen besturen, is het zinvol om doelstellingen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) te formuleren. Dit is nog geen onderdeel van het transitieplan. Deze doorvertaling zal een vervolg moeten zijn op het transitieplan. Het is van belang voor alle partijen om het doel van het transitieplan expliciet voor ogen te houden. Het plan is er op gericht een toekomstbestedigfundament voor de ICT-voorziening van Drechtsteden te realiseren (vervanging, achterstallig onderhoud) en een toekomstbestendige dienstverlening (klantgericht, business case benadering in geval van innovatie en maatwerk). Het realiseren van de ambities van elke afzonderlijke gemeente is geen onderdeel van het plan. Onderdeel van het voorstel is ook dat financiering van uitvoerings- en beheerkosten worden gedragen door klanten en via een business case benadering worden onderbouwd (toekomstbestendige dienstverlening). Dit geldt voor projecten binnen het regionale project portfolio en de meer innovatieve / ambitieuze projecten van (soms afzonderlijke) gemeenten. Pagina 4

6 Conclusies Aandachtspunten Het investeringsvoorstel heeft enkel betrekking op het oplossen van de huidige knelpunten. Investeringen voor de uitfasering van de Mid-Office, de implementatie van Het Nieuwe Werken en de toepassing van bijvoorbeeld ipads maken geen onderdeel uit van transitieplan en investeringsvoorstel. (Mid Office = een technische voorziening die door middel van elektronisch berichtenverkeer uitwisseling van gegevens tussen frontoffice-en backofficesystemen faciliteert.) In de toekomst kunnen er mogelijk voordelen worden behaald door het meer harmoniseren van processen over gemeenten heen. Tevens kan het harmoniseren van ambities de samenwerking meer voordeel opleveren. Een herijking van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen gemeenten en SCD rond ICT kan dit proces ondersteunen. De onderzoeksvragen zijn gericht op een beoordeling van het plan, waarbij aspecten toekomstbestendigheid en continuïteit van belang zijn. Tijdens het onderzoek zijn tevens expliciete risico s naar voren gekomen waarmee rekening gehouden zal moeten worden bij de verdere uitrol van het plan. Deze risico s zijn verwerkt in de beantwoording van de vragen. De risico-beoordeling laat zien dat de meeste risico s niet leiden tot een advies om direct maatregelen te nemen. Op drie terreinen is het op basis van deze analyse wel nodig om daar bij de verdere realisatie expliciet rekening mee te houden. Het gaat dan om: Strategische koers en business case. De risico s hebben met name betrekking op gebruikers / gemeenten die processen niet kunnen of willen standaardiseren. Tevens is er een risico dat gemeenten geen terzake kundige eigenaar aanwijzen die verantwoordelijk is voor afstemming met het SCD en de CIO. Projectbeheersing en Governance. Het risico in dit kader gaat over de wijze waarop actoren effectief invulling kunnen geven aan toezicht en programmamanagement. De personen die dit vorm moeten gaan geven zijn op dit moment nog niet in functie en moeten nog worden aangetrokken of opgeleid. Hoewel de structuur ten aanzien van toezicht en governance staat, is dus nog onduidelijk wie daar straks invulling aan moet gaan geven. Om die reden is dit een aandachtspunt. Change management. Dit heeft betrekking op de wijze waarop het huidige personeel van SCD in staat zal zijn om de transitie effectief door te voeren én te gaan werken in de nieuwe situatie. Ook hiervoor geldt dat de structuur wel staat, maar dat nog moet blijkenof de mensen mee kunnen en willen. De bovenstaande risico s zijn in onze visie in het plan benoemd en afgedekt door maatregelen. Maar het betreft de zachte kant van veranderen, waarbij vooraf niet voorspeld kan worden hoe goed mensen mee kunnen en willen. Om die reden zijn dit in onze visie risico s waar specifiek aandacht moet worden besteed tijdens de uitvoering van het plan. Pagina 5

7 Conclusies Beoordelingskader In de tabellen hierna is per onderzoeksvraag een beoordeling gegeven. Om de leesbaarheid te bevorderen en om tot een kernachtige beoordeling per onderzoeksvraag te komen hanteren we een beoordelingskader dat bestaat uit drie mogelijkheden: Er zijn geen (of minimale) specifieke aandachtspunten die maken dat er direct actie of verbetering nodig is. Er zijn specifieke aandachtspunten die maken dat er actie of verbetering nodig is. Het is niet altijd noodzakelijk het plan zelf aan te passen, maar bij de verdere realisatie is het noodzakelijk hiermee rekening te houden en maatregelen te nemen. Er is directe aanleiding om het transitieplan aan te passen. Pagina6

8 Conclusies Onderzoeksvragen Onderzoeksvraag Indruk 1. Knelpunten+oorzaken/risico s in kaart gebracht? Organisatie ingericht omhieropadequaattesturen? 2. Knelpunten actueelen urgent in relatietot het investeringsvoorstel? 3. Doelen voldoende beschreven (taken, kwaliteiten continuïteit)? 4. Is de eindsituatie fit for purpose? 5. Maatregelen toereikend om beoogde ambitieniveau te bereiken? 6. Investering de juistekeuze? Argumenten om nietover te gaan tot outsourcing voldoende onderbouwd? 7. Leiden investeringen tot optimaleinvesterings- en exploitatiekosten bijeen gelijkblijvendservice- en kwaliteitsniveau(optimaletotal-cost-of-ownership)? Zijner alternatieve constructies? 8. Eindsituatierepresentatiefvoor vergelijkbareorganisaties? Kosten per werkplekrepresentatief? Investeringsbedragen realistisch? Pagina 7

9 Conclusies Specifieke elementen Software: Keuze voor de softwarepakketten Windows 7 en Office 2010 in relatie tot de applicaties die op dit moment binnen de Drechtsteden draaien (stabiliteit) en in relatie tot technologische ontwikkelingen zoals Office365 of opensource. Geef op basis van benchmarkgegevens een oordeel over de voorgestelde infrastructuur en het aantal werkplekken (per type gebruiker) in relatie tot vergelijkbare organisaties. Hardware-infrastructuur: Aantal werkplekken (per type gebruiker) in relatie tot vergelijkbare organisaties. Voorgestelde infrastructuur in relatie tot andere mogelijkheden op de markt en technische ontwikkelingen. Kosten voor een eigen infrastructuur versus de kosten wanneer gekozen wordt voor outsourcing. Pagina 8

10 Conclusies Specifieke elementen Organisatie (mensen): Voorgestelde organisatiestructuur en capaciteit ten behoeve van de ICT ondersteuning in relatie tot de voorgestelde infrastructuur en gebruikerspopulatie. Is de geschetste ICT ondersteuning (huidige en voorziene uitbreiding) kwalitatief en kwantitatief passend voor de gebruikersorganisatie? (ICT support). Implementatiefasering en -strategie in relatie tot bedrijfscontinuïteit en risicobeheersing. Afschrijvingstermijnen voor zowel hard- als software i.v.m. vergelijkbare organisaties. Pagina 9

11 Inhoudsopgave Conclusies Inleiding Beantwoording onderzoeksvragen Resultaat risico-analyse Bijlagen Pagina 10

12 Inleiding Ontwikkelingen De regionale samenwerking in de Drechtsteden Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht is gebouwd op gedeelde ambities rond economische ontwikkeling en over het op orde houden van het sociaal voorzieningenniveau. Daarnaast zijn er ambities uitgesproken over de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven waarin ICT een steeds grotere rol speelt. De Informatisering en Automatisering (I&A) functie omvat het geheel van taken, verantwoordelijkheden, afspraken en functionele en technische onderdelen die moeten worden uitgevoerd en bestaan om de informatisering en automatisering vorm te geven, zowel bij het Shared Servicecentrum Drechtsteden (SCD), de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden (GRD) als de deelnemers In 2008 is het SCD en de regionale I&A functie opgericht. Het speelveld waarin de I&A functie zich bevindt is breed en complex; I&A heeft te maken met gemeenten als eigenaren, als klant met verschillende gemeenschappelijke regelingen en organisatorisch met delen van de I&A functie binnen het SCD en bij de CIO. Pagina 11

13 Inleiding Aanleiding en onderzoeksdoel Een deel van de I&A functie is in 2008 geconcentreerd in het Shared Service Center (afdeling ICT) met een CIO binnen de GRD. De snelheid waarin de technische ontwikkelingen zich afspelen heeft I&A doen inzien dat volgens hen de hardware, software, capaciteit en financiële middelen onvoldoende zijn toegesneden om aan de huidige gevraagde volume, niveau van dienstverlening en ambities van de Drechtsteden te voldoen. Om de continuïteit van de primaire processen van de klantorganisatie te kunnen blijven garanderen heeft I&A het transitieplan I&A Drechtsteden opgesteld. Doel is om toe te werken naar structurele verbeteringen en een transformatie door te maken naar een toekomstbestendige I&A functie voor de Drechtsteden. Het plan is er op gericht een toekomstbesteding fundament ten aanzien van IT (niveau 1: vervanging, achterstallig onderhoud) en een toekomstbestendige dienstverlening (niveau 2: klantgericht, business case benadering in geval van innovatie en maatwerk) te realiseren. In het plan worden negen strategische uitgangspunten gehanteerd: 1. Uniformering, standaardisering, rationalisatie en flexibilisering wordt maximaal nagestreefd uit oogpunt van bedrijfscontinuïteit en efficiency. 2. Alle niet wettelijke projecten worden pas uitgevoerd bij een positieve business case waarin alle kosten en opbrengsten inzichtelijk zijn gemaakt. 3. De klantorganisatie conformeert zich aan Drechtstedenbreed ontwikkeld Informatiebeleid- en strategie én de werkwijzen, applicaties en structuren die nodig zijn om de in het transitieplan geformuleerde opgave zo efficiënt en effectief mogelijk uit te kunnen voeren. 4. De I&A-functie betreft het hele speelveld en zowel de klanten als GRD, CIO en SCD-ICT hebben hierin een gezamenlijke (investerings)verplichting hun deel van de I&A-functie professioneel in te richten. 5. De regie en uitvoering van taken worden daar gelegd (klanten, intern GRD, SCD-ICT, dan wel extern: outsourcing) waar sprake is van toegevoegde waarde. Mogelijkheden tot (bij)sturing (flexibilisering), duur van de werkzaamheden, continuïteitsvraagstukken en benodigde inspanningen om kennis en kunde op peil te houden vormen daar de criteria voor. 6. De klant is eigenaar, initiator, opdrachtgever en financieel drager van ambitieprogramma s en projecten en innovaties. 7. Binnen de I&A-functie wordt ruimte in tijd en geld gecreëerd om innovaties na te streven en te initiëren. Pagina 12

14 Inleiding Aanleiding en onderzoeksdoel 8. Het SCD-ICT is geen softwarehuis, daarom wordt niet of nauwelijks zelf ontwikkeld. Eventueel noodzakelijk maatwerk wordt ingekocht en bestaand zelf ontwikkeld maatwerk moet worden heroverwogen (bijvoorbeeld Mid-Office). 9. Bij eventuele uitbreiding van de klanten wordt het sharing concept en niet het hosting concept toegepast. Deze principes stellen eisen aan zowel SCD als aan de klantorganisaties. Aan EY is door de Drechtraad gevraagd om door middel van een onafhankelijk onderzoek (als second opinion ) de zekerheid te krijgen dat bovengenoemd transitieplan daadwerkelijk Drechtsteden in staat stelt haar ambities op een adequate en kosteneffectieve wijzete realiseren. Het voorliggende document bevat de resultaten van dit onderzoek. Pagina 13

15 Inleiding Onderzoeksdoel De second opinion heeft de volgende doelstellingen: een onafhankelijk onderzoek naar het transitieplan, inclusief de gerelateerde investeringen op korte en lange termijn; het scherpstellen van de verwachtingen bij de Drechtraad ten aanzien van de scope en randvoorwaarden van het onderzoek; het in staat stellen van de Drechtraad om een gefundeerd oordeel te vormen en besluit te nemen over het voorliggende transitieplan, rekening houdend met de kennis van ICT die de doelgroep heeft. Waarbij de resultaten van het onderzoek bestaan uit: een beschrijvend deel met daarin de analyse en validatie van het transitieplan I&A op de voorgestelde onderzoeksvragen; een technisch deel dat ingaat op een aantal specifieke elementen,, inclusief een inventarisatie van bijvoorbeeld het aantal applicaties of werkplekken in vergelijking met soortgelijke organisaties; het resultaat van de risico-analyse. Op de volgende pagina s worden de onderzoeksvragen en de specifieke elementen beschreven. Tevens geven we aan op welke wijze de risico-analyse is uitgevoerd. Pagina 14

16 Inleiding Onderzoeksvragen 1. Zijn de knelpunten en de oorzaken of risico s van die knelpunten in kaart gebracht en is de organisatie ingericht om hier adequaat op te sturen? 2. Zijn de geïdentificeerde knelpunten actueel en urgent in relatie tot het investeringsvoordeel? 3. Zijn de doelen voldoende beschreven in het licht van taken, kwaliteit en continuïteit? 4. Is de geschetste eindsituatie in het I&A transitieplan met bijbehorende ambitieniveaus passend bij de taken van de gebruikers van de I&A functionaliteit en daarmee toereikend om de overeengekomen diensten aan haar afnemers te kunnen verstrekken? ( Fit-forpurpose ) 5. Zijn de in het I&A transitieplan voorgestelde maatregelen toereikend om het beoogde ambitieniveau (via 1: toekomstbestendig fundament naar 2: toekomstbestendige dienstverlening) te realiseren? 6. Is de gevraagde investering voor aanschaf van ICT middelen de juiste keuze en zijn de argumenten om niet over te gaan tot outsourcing(of een tussenvariant) valide onderbouwd? ( Business-model ) 7. Leiden de geschetste investeringen op korte en langere termijn tot een optimale costof ownership, of leveren alternatieve constructies (zoals lease, opensource, externe hosting, outsourcing) lagere investerings- en exploitatiekosten bij een gelijkblijvend service-en kwaliteitsniveau? ( Total-Cost-of-Ownership : TCO): 8. Is de geschetste eindsituatie (functionaliteit, hardware, software, ICT ondersteuning) representatief voor vergelijkbare organisaties en hoe verhouden de kosten per werkplek zich die tot vergelijkbare organisaties? Zijn de voorgestelde investeringsbedragen realistisch? Pagina 15

17 Inleiding Specifieke elementen Software Geef een oordeel over de keuze softwarepakketten en voorgestelde investeringperiode zoals vermeld in het transitieplan. Geef op basis van een benchmark een oordeel over de voorgestelde infrastructuur en het aantal werkplekken(per type gebruiker) in relatie tot vergelijkbare organisaties. Hardware Infrastructuur Geef een oordeel over de keuze over de kosten voor een eigen infrastructuur versus outsourcing. Geef op basis van een benchmark een oordeel over het aantal applicaties (per type werkzaamheden) in relatie tot vergelijkbare organisaties. Organisatie (mensen) Geef een oordeel over de voorgestelde organisatiestructuur (capaciteit t.b.v. ICT ondersteuning) en of dit zowel kwalitatief als kwantitatief passend is voor de gebruikersorganisatie. Geef een oordeel over de implementatie strategie (o.a. fasering) in relatie tot bedrijfscontinuïteit en risicobeheersing. Afschrijvingstermijnen hard- en software Geef op basis van een benchmark een oordeel over de voorgestelde afschrijvingstermijnen voor zowel hardware als software. Pagina 16

18 Inleiding Onderzoeksaanpak De onderzoeksaanpak is geënt op een analyse van beschikbare gegevens, het houden van interviews en vergelijking van (financiële) aannames en uitgangspunten met materiaal van EY zelf en van derden. De onderzoeksvragen worden elk individueel beantwoord. Om tot een samenhangende beoordeling te komen beoordelen we risico s die we zien aan de hand van ons referentiemodel om de kwaliteit van projecten/programma s te beoordelen. Dit model, dat hieronder wordt getoond, is een leidraad geweest bij diverse interviews. Reguliere bedrijfsvoering Project uitvoering Drijfveren Keep usout of trouble Uitdagingen Change management Stakeholders (intern en extern) en communicatie Resultaten Voordelen Keep us out of trouble Reputatie Compliance Make our business better Kwaliteit Tijd Kosten Kwaliteit Scope Rapportage projectresultaten Meten projectresultaten Meten en monitoren Organisatieacceptatie Effectieve efficiënte projecten Visie en richting Strategische koers en business case Sponsor en draagvlak Voorspelbaarheid Vertrouwen Transparantie Waardering Vertrouwen projectsponsor Make our business better Capaciteit Prestaties Kosten beheersing Onderscheidend Resources Governance Risico management Uitvoering Planning en control van het project Planning Projectmiddelen Projectbeheersing en governance Toerekenbaarheid Vaardiger Duurzaamheid Rechtmatigheid Snelheid Pagina 17

19 Inleiding Onderzoeksaanpak De volgende specifieke werkzaamheden heeft EY Advisory ten behoeve van het onderzoek uitgevoerd: 1. documentenstudie/deskresearch 2. interviews 3. analyse vergelijkend materiaal 4. risico-analyse i.s.m. opdrachtgever 5. rapportage en presentatie De risico-analyse met de opdrachtgever heeft als doel de bevindingen te delen met de opdrachtgever. Daarnaast biedt deze analyse aan de opdrachtgever de mogelijkheid om, aanvullend op de conclusies van EY, aan te geven wat in haar visie belangrijke risico s zijn. De risico-analyse is (logischerwijs) pas uitgevoerd met de opdrachtgever na bespreking van de resultaten. De werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden. De opdracht houdt in dat op de gebruikte gegevens geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit betekent dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend betreffende de getrouwheid van het in het onderzoek opgenomen cijfermateriaal of toelichtingen daarop omdat de onderzoekers niet hebben getoetst of alle cijfers ook op een rechtmatige, representatieve en betrouwbare manier tot stand zijn gekomen. EY heeft wel (op basis van gesprekken en eigen kennis en ervaring) cijfermateriaal op plausibiliteit (aannemelijkheid, waarschijnlijkheid) getoetst. In de bijlagen I en II staan de bestudeerde documenten en de geïnterviewde personen weergegeven. Pagina 18

20 Inhoudsopgave Conclusies Inleiding Beantwoording onderzoeksvragen Resultaat risico-analyse Bijlagen Pagina 19

21 1. Zijn de knelpunten en oorzaken of risico s hiervan in kaart gebracht en is de organisatie ingericht om hier adequaat op te sturen? Bevindingen Het SCD heeft via meerdere onderzoeken de volgende oorzaken geïnventariseerd: het hogere aantal applicaties dat is ingebracht bij de vorming van het SCD; het niet realiseren van alle consolidatiemogelijkheden; de kwalitatieve en kwantitatieve personele capaciteit; het functioneren van de driehoek tussen klanten, CIO en SCD; de afschrijvingstermijnen van hard- en software van 5 tot 10 jaar. De risico s van de knelpunten worden benoemd in het transitieplan en hebben onder andere betrekking op continuïteit van de dienstverlening aan de gemeenten en het voldoen aan wet- en regelgeving en contracten met leveranciers. De knelpunten zijn door een externe partij (PWC) onderzocht en gevalideerd. De knelpunten zijn bovendien op verschillende momenten (januari / februari 2013) gedeeld en besproken met betrokken gremia zoals COB, IPD, PFO-middelen, Regionaal Controllersoverleg en ONS-D. De oorzaken worden aangepakt door afdeling SCD-ICT en de CIO te reorganiseren en het verkorten van de afschrijvingstermijnen naar drie jaar. De maatregelen voor de uitvoering van het transitieplan zijn opgenomen in bijlage 5 van het transitieplan. Conclusie EY In het plan worden knelpunten voldoende in kaart gebracht. De diagnose is ook op verschillende momenten besproken met betrokken gremia. De beschrijving van het toezicht bevat de uitgangspunten voor de uitvoering van het transitieplan. De uitgangspunten en maatregelen beoordelen wij als adequaat. Pagina 20

22 2. Zijn de geïdentificeerde knelpunten actueel en urgent in relatie tot het investeringsvoorstel? Bevindingen Op basis van de gesprekken die we hebben gevoerd en diverse voorbeelden bevestigen we dat de ICT van Drechtsteden is verouderd, waardoor de continuïteit van de dienstverlening op den duur in gevaar komt en niet meer wordt voldaan aan wet-en regelgeving en contracten met leveranciers. Het investeringsvoorstel bestaat uit: investering in hard- en software; het in lijn brengen van de werkelijke afschrijving met de bruikbaarheid als gevolg van de technologische vernieuwingen. Het transitieplan pakt tevens oorzaken van de knelpunten aan (zie beantwoording vraag 1). Leidend voor het plan zijn de negen strategische uitgangspunten rond de nieuwe I&A-functie ( het nieuwe normaal ). Deze uitgangspunten hebben consequenties voor de manier waarop gemeenten en SCD met elkaar gaan samenwerken. Dit is verder uitgewerkt in het plan. De investeringen brengen de ICT uiteindelijk naar niveau 1 (toekomstbestendig fundament) en leggen de basis voor niveau 2 (toekomstbestendige dienstverlening). Op niveau 1 is de basis van de ICT op orde en zijn verschillende applicaties geïnstalleerd om aan de wettelijke eisen te voldoen. Het uitstellen van de investeringen om te komen tot niveau 1, kan gevolgen hebben voor de uitvoering van de primaire processen bij de gemeenten en kan tot gevolg hebben dat ICT en daarmee de gemeenten niet voldoen aan wet-en regelgeving. Het investeringsvoorstel heeft enkel betrekking op het oplossen van de huidige knelpunten. Investeringen voor de uitfasering van de Mid- Office, de implementatie van Het Nieuwe Werken en de toepassing van bijvoorbeeld ipadsmaken geen onderdeel uit van transitieplan en investeringsvoorstel. Conclusie EY De geïdentificeerde knelpunten beoordelen wij als urgent in relatie tot het investeringsvoorstel. Er is in onze visie op een voldoende duidelijke manier een relatie gelegd in het plan tussen de maatregelen die moeten worden genomen en de knelpunten die ze oplossen. Pagina 21

23 3. Zijn de doelen voldoende beschreven in het licht van taken, kwaliteit en continuïteit? Bevindingen Het transitieplan is opgesteld om de continuïteit van de primaire processen van de klantorganisaties te kunnen blijven garanderen en een goed toekomstbestendig I&A fundament te leggen en toekomstbestendige dienstverlening te verwezenlijken. Het toekomstbestendige I&A fundament is vertaald naar een aantal projecten en een aanpassing van de organisatiestructuur en de formatie. Met de uitvoering van de projecten wordt de continuïteit geborgd en wordt voldaan aan wet-en regelgeving. De reorganisatie en de uitbreiding van de formatie moeten de huidige knelpunten ten aanzien van personele kwaliteit en capaciteit wegnemen. Het transitieplan legt de basis voor de ICT zodat in de toekomst ingespeeld kan worden op de ontwikkelingen die op de gemeenten afkomen. Er wordt onderscheid gemaakt in vier niveaus voor de doorontwikkeling van de I&A-functie. De focus op niveau 1 en 2 (toekomstbestendig fundament en toekomstbestendige dienstverlening) is uitgeschreven in termen van beleid, uitvoering/beheer en risico s. Er wordt gewerkt vanuit negen uitgangspunten die de focus bepalen. De doorvertaling van die uitgangspunten in termen van taakverdeling tussen SCD en gemeenten, focus van SCD en het algemene (nieuwe) dienstverleningsconcept worden vertaald naar twee hoofddoelstellingen: toekomstbestendig fundament en toekomstbestendige dienstverlening: niveau 1 en 2. Beide niveaus zijn uitgewerkt in diverse projecten die samen het programma vormen. De doelstellingen van het plan zijn in onze visie duidelijk verwoord. Per niveau wordt duidelijk welke projecten noodzakelijk zijn. Deze projecten worden in bijlagen verder toegelicht. Op basis van een steekproef van projectonderbouwingen stellen we vast dat er specifieke business cases zijn opgesteld voor elk project. Conclusie EY De algemene doelstelling van het plan is in onze visie goed verwoord en onderbouwd. Doelstellingen op het niveau van individuele projecten (in de bijlagen) zijn als onderdeel van dit plan niet allemaal even expliciet gedefinieerd. Om de verbinding tussen transitieplan en continuïteit van de primaire processen van de klantorganisaties goed te kunnen leggen, en om de transitie goed kunnen besturen, is het zinvol om doelstellingen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) te formuleren. Deze doorvertaling zal een logisch vervolg zijn op het transitieplan. We zien ook dat een dergelijke doorvertaling is voorzien bij de uitwerking van Toezicht, via templates die worden gebruikt voor projectplannen, reviews van projectplannen, een focus op kosten/baten analyse en expliciete scoping van projecten. Pagina 22

24 4. Is geschetste eindsituatie in het transitieplan met bijbehorende ambitieniveaus passend bij de taken van de gebruikers van de I&A functionaliteit en toereikend om overeengekomen diensten aan haar afnemers te kunnen verstrekken? Bevindingen De geschetste eindsituatie is toereikend om de gemeenten in staat te stellen de belangrijkste diensten aan de afnemers van die diensten te kunnen verstrekken. De gemeenten beschikken in de geschetste eindsituatie over een I&A functie waarvan de basis op orde is en aan wettelijke vereisten wordt voldaan. Het ambitieniveau ten aanzien van ICT verschilt per gemeente. Tevens verschilt het ambitieniveau per type gebruiker. Hier wordt rekening mee gehouden door de dienstverlening aan te passen (toekomstbestendige dienstverlening) waarbij het uitgangspunt is dat de klant financieel drager is van ambitieprogramma s en projecten en innovaties. Dit is één van de negen strategische uitgangspunten en is doorvertaald in de nieuwe dienstverlening. Activiteiten die niet urgent zijn, maar wel uitvoering behoeven om ICT meer waarde te laten toevoegen in het primaire proces, zijn geen onderdeel van het transitieplan. Specifiek gaat het hierbij om de uitfasering van de Mid-Office, Het Nieuwe Werken en toepassing van ipads. Conclusie EY De geschetste eindsituatie voorziet in het hoogst noodzakelijke, maar is naar ons oordeel passend bij de huidige taken van de medewerkers. Gegeven de doelstellingen en de scope van het transitieplan (het voorzien in het hoogst noodzakelijke), is naar ons oordeel het gekozen ambitieniveau adequaat. Dat er verschillen bestaan tussen gemeenten is helder. Hierop wordt geanticipeerd door het nieuwe dienstverleningsmodel. Meer standaardisering van processen en ambities van gemeenten kan tot gevolg hebben dat de samenwerking tot (nog) meer efficiency en slagvaardigheid leidt. Mogelijk dat door het nieuwe dienstverleningsmodel duidelijk wordt dat standaardisering voordelen biedt. Tegelijkertijd is daarvoor in onze visie ook een herijking nodig van bevoegdheden en verantwoordelijkheden rond ICT tussen gemeenten en SCD. Pagina 23

25 5. Zijn de in het transitieplan voorgestelde maatregelen toereikend om het beoogde ambitieniveau (via 1 naar 2) te realiseren? Bevindingen Het transitieplan bevat veel afhankelijkheden en risico s, zoals: tijdige afronding van deelprojecten; het tijdig verwerven van personele capaciteit met de juiste kwaliteiten; het meekrijgen van de organisaties met de verandering; de invulling van de rollen/taken door het SCD, CIO en klantorganisaties conform het transitieplan. De aansluiting van wensen en ambities van de klanten op de functionaliteit en kwaliteit van ICT heeft in het verleden niet altijd plaatsgevonden. De oorzaak hiervan is onder andere het feit dat de gemeenten geen overeenstemming konden bereiken over de voorkeursapplicatie. Het transitieplan is er op gericht een fundament te realiseren ten aanzien van ICT en dienstverlening. Het doel is niet om alle ambities van alle gemeenten te realiseren. De maatregelen voor de uitvoering van het transitieplan zijn opgenomen in bijlage 5 van het transitieplan. De maatregelen zijn vertaald naar uitgangspunten ten aanzien van de uitvoering van het transitieplan. Dit zal nader moeten worden uitgewerkt in procesafspraken en beschrijvingen. Vanwege de afhankelijkheden en risico s stellen wij een strakke sturing voor op de uitvoering van de voorgestelde maatregelen. Dit vereist heldere, gedragen afspraken en een strakke sturing om ervoor te zorgen dat afspraken worden nagekomen. Conclusie EY De complexiteit van het programma, de omvang van de investeringen en de verschillende afhankelijkheden en risico s vereisen bijzonder gedegen programma- en projectmanagement. Als we in acht nemen welke centrale rol interim managers tot op heden hebben gespeeld, bestaan er bij EY twijfels of de SCD-organisatie op dit moment zelf in staat is een dergelijke transitie te realiseren. Tegelijkertijd stellen we vast dat het SCD hier zelf al op stuurt, door structurele versterking op strategisch en uitvoerend niveau te realiseren. Externen worden vooral ingezet in de oude omgeving zodat draagvlak en kennis bij eigen / nieuwe medewerkers wordt geborgd. Pagina 24