Portefeuillehouder Datum H.L.J. Mirck 28 juni 2013 Steller Telefoonnummer Marien Jongkind

Transcriptie

1 VOORSTEL DRECHTRAAD Portefeuillehouder Datum H.L.J. Mirck 28 juni 2013 Steller Telefoonnummer Marien Jongkind Onderwerp Raadsopdracht en financiering onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden Voorstel 1. Definitief vaststellen van de raadsopdracht Onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden 2. De kosten voor het onafhankelijk onderzoek inclusief inzet van het Service Centrum Drechtsteden (SCD), geraamd op circa ,- euro exclusief BTW, opnemen in de tweede bestuursrapportage van 2013 welke in december 2013 in de Drechtraad behandeld zal worden. Bevoegdheid Drechtraad (art. 7 GrD) Samenvatting In de Drechtraadvergadering van 11 juni 2013 is ingestemd met de inhoudelijke contouren van de raadsopdracht Onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A. In dit voorstel wordt definitieve vaststelling gevraagd van de raadsopdracht als ook besluitvorming over de financiering van het onderzoek. Na instemming van de Drechtraad op 2 juli met dit voorstel kan de opdracht definitief gegund worden zodat gestart kan worden met het onafhankelijk onderzoek waarna op 1 oktober 2013 besluitvorming plaats kan vinden in de Drechtraad over het Transitieplan I&A Drechtsteden. Toelichting op het voorstel Aanleiding In de Drechtraadvergadering van 14 mei 2013 is een motie aangenomen om een onafhankelijk onderzoek (second opinion) uit te laten voeren naar het voorstel van het Drechtstedenbestuur betreffende het Transitieplan I&A Drechtsteden. Een groep van raadsleden heeft deze motie vertaald naar een onderzoeksopzet en verwoord in de nu voorliggende raadsopdracht. In de Drechtraadvergadering van 11 juni 2013 is ingestemd met de inhoudelijke contouren van de raadsopdracht, zodat op basis hiervan gestart kon worden met de werving van een extern onderzoeksbureau. Tevens is besloten om de raadsopdracht, inclusief kostenraming van het onafhankelijk onderzoek en financiële dekking, definitief vast te stellen in de Drechtraad van 2 juli Een voorstel hiertoe ligt nu voor. Op 11 juni 2013 is tevens het volgende besloten over de kredietaanvraag transitieplan I&A Drechtsteden: 1. Een bedrag van ,- euro beschikbaar te stellen voor het kunnen uitvoeren van de operationeel kritische en noodzakelijke investeringen tot 1 oktober 2013, uit te voeren zoals beschreven in het Transitieplan I&A. 2. Op 1 oktober 2013, wanneer de resultaten van het onafhankelijk onderzoek (second opinion) bekend zijn, zal de Drechtraad een besluit nemen dat in lijn ligt met het aangepaste transitieplan en het benodigde krediet op basis van de aanbevelingen en bevindingen van het onafhankelijk onderzoek

2 pagina 2 <onderwerp> Na de Drechtraadvergadering van 11 juni 2013 is een offertetraject gestart om een extern bureau te selecteren voor uitvoering van het onafhankelijk onderzoek. Een drietal partijen hebben een offerte uitgebracht en hebben deze aan de raadswerkgroep op 27 juni gepresenteerd. Na deze presentatie vindt de selectie plaats. Tijdens de Drechtraadvergadering van 2 juli zal de voorzitter van de werkgroep, dhr. Van Gameren, meedelen aan welke partij de opdracht gegund zal worden als de Drechtraad definitief instemt met de raadsopdracht en de financiering van het onderzoek. Beoogd resultaat De Drechtraad in staat stellen een gefundeerd oordeel te vormen en besluit te nemen over het Transitieplan I&A Drechtsteden. Argumenten ICT is een complex terrein waarop veel specifieke kennis noodzakelijk is. De Drechtraad ontbeert die kennis. Daarom wordt door een externe onafhankelijke partij gevraagd advies uit te brengen over de voorstellen van het Drechtstedenbestuur. Kanttekeningen Op het tijdpad van het onafhankelijk onderzoek zal verderop in dit voorstel worden ingegaan. Opgemerkt wordt dat het tijdspad haalbaar is maar dat het zeer strak is en van diverse partijen extra inzet zal vragen. In dit voorstel is bij de financiële consequenties een raming opgenomen van de totale onderzoekskosten mede gebaseerd op de uitgebrachte offertes. Opgemerkt wordt dat het gaat om een raming en dat tijdens het proces meerwerkkosten kunnen optreden. Dit is echter niet mogelijk voordat hiervoor toestemming is gegeven door de opdrachtgever, zijnde de raadswerkgroep. Consequenties Financiële consequenties De kosten voor het totale onderzoek worden geraamd op circa ,- euro exclusief BTW. Dit bedrag is gebaseerd op de uitgebrachte offertes en vergoeding voor de inzet van het Service Centrum Drechtsteden (SCD) waaronder mogelijke inzet van externe partijen. Tijdens het onderzoekstraject kunnen er meerkosten optreden, maar niet voordat hier toestemming voor is gegeven door de opdrachtgever. De Drechtraad beschikt niet over een eigen onderzoeksbudget en er zal dan ook alternatieve dekking gezocht moeten worden. Gebleken is dat er geen budgetten binnen de huidige begroting hiervoor aangesproken kunnen worden, tenzij besloten wordt om bepaalde zaken niet uit te voeren. Voor dit moment wordt geadviseerd om de kosten voor het onafhankelijk onderzoek mee te nemen in de tweede bestuursrapportage welke in december 2013 in de Drechtraad behandeld zal worden. Personele en organisatorische consequenties Tijdens het onderzoek zal ambtelijke inzet gevraagd worden onder andere voor aanlevering van alle benodigde informatie. Overleg wordt gevoerd met het Servicecentrum Drechtsteden over hoe de extra tijdsinzet ingepast kan worden en wat de consequenties hiervan zijn voor de reguliere werkzaamheden. Opgemerkt wordt dat de omvang van de gevraagde ambtelijke inzet onderdeel is van de gunningcriteria, maar desondanks zal dus rekening gehouden moeten worden met een forse tijdsinzet. Verder wordt ten aanzien van de personele en organisatorische consequenties verwezen naar hoofdstuk 5 van de bestuursopdracht waar de organisatieopzet is uitgewerkt. Juridische consequenties Niet van toepassing Consequenties voor andere beleidsvelden en organisaties Verwezen wordt naar de aanvullende informatie die op 31 mei verzonden is naar de Drechtraad vanuit het Drechtstedenbestuur inzake het Transitieplan I&A Drechtsteden en de eerdere kredietaanvragen. Advies en draagvlak De raadsopdracht is tot stand gebracht door de raadwerkgroep, begeleid door de coördinerend griffier. De raadswerkgroep zal conform beschrijving in de raadsopdracht het onderzoeksproces begeleiden.

3 pagina 3 <onderwerp> Verdere procedure, communicatie en uitvoering Na instemming van de Drechtraad op 2 juli met voorliggend voorstel zal de planning er als volgt uitzien: - 3 juli 2013: voorlopige gunning onderzoeksopdracht - 8 juli 2013: definitieve gunning (i.v.m. mogelijkheid tot indienen van bezwaar) - 15 augustus 2013: oplevering concept onderzoeksrapport door onderzoeker aan de opdrachtgever, zijnde de raadswerkgroep. Het concept rapport zal direct daarna door de raadswerkgroep worden aangeboden aan het Drechtstedenbestuur - 5 september 2013: vergadering Drechtstedenbestuur over concept onderzoeksrapport en eventueel aangepast kredietvoorstel + I&A plan - 14 september 2013: oplevering definitief onderzoeksrapport door onderzoeker aan de raadswerkgroep. Het definitieve rapport zal direct daarna door de raadswerkgroep worden aangeboden aan het Drechtstedenbestuur - 15 september 2013: aanlevering onderzoeksrapport bij Drechtraad door de raadswerkgroep en aanlevering van, eventueel aangepast, kredietvoorstel en I&A Transitieplan van het Drechtstedenbestuur bij de Drechtraad - 1 oktober 2013: Drechtraad Tussentijds, op nog nader vast te stellen data, zal de raadswerkgroep bijeenkomen om de voortgang en tussenresultaten van het onderzoek te bespreken. Zoals opgemekt eerder in dit voorstel is de planning buitengewoon strak en zal van een ieder de nodigde extra inspanningen en flexibiliteit vragen. Onderliggende stukken - Concept Drechtraadbesluit raadsopdracht en financiering onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden - Raadsopdracht Onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden

4 BESLUIT DRECHTRAAD d.d. 2 juli 2013 Portefeuillehouder Steller H. Mirck Marien Jongkind (marien.jongkind@gemeentemolenwaard.nl) Onderwerp Raadsopdracht en financiering onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden DE DRECHTRAAD Gezien het voorstel van de raadswerkgroep I&A Transitieplan van 28 juni 2013; Gelet op artikel 7 van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden; Gezien de Motie Onafhankelijke onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden van 14 mei 2013 Overwegende dat de Drechtraad een gefundeerd oordeel wil vormen en besluit wil nemen over het Transitieplan I&A Drechtsteden en de financiële voorstellen die hierover door het Drechtstedenbestuur zijn voorgelegd. Overwegende dat de Drechtraad in dat kader een onafhankelijke onderzoek uit wil laten voeren naar het Transitieplan I&A Drechtsteden, inclusief de gerelateerde investeringen op korte en langere termijn. BESLUIT: 1. Definitief vast te stellen de raadsopdracht Onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden 2. De kosten voor het onafhankelijk onderzoek inclusief inzet van het Service Centrum Drechtsteden (SCD), geraamd op circa ,- euro exclusief BTW, op te nemen in de tweede bestuursrapportage van 2013 welke in december 2013 in de Drechtraad behandeld zal worden. Aldus besloten in de openbare vergadering van 2 juli 2013 de coördinerend griffier, de voorzitter, A. Overbeek drs. A.A.M. Brok

5 Raadsopdracht versie 4 juni 2013 Onderwerp Onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden 1. Inleiding In de Drechtraadvergadering van 14 mei is een motie aangenomen om een onafhankelijk onderzoek (second opinion) uit te laten voeren naar het voorstel van het Drechtstedenbestuur betreffende het Transitieplan I&A. Een aantal raadsleden en de coördinerend griffier zijn vervolgens bij elkaar gekomen om de motie te vertalen naar een plan van aanpak voor een onderzoek. Dit plan van aanpak is verwoord in de nu voorliggende raadsopdracht. De raadsopdracht beschrijft zowel de inhoudelijke doelstellingen van het onderzoek als ook het beoogd proces, een organisatiestructuur en de financiële randvoorwaarden. Functie van de opdracht is enerzijds de verwachtingen bij de Drechtraad scherp te stellen ten aanzien van de scope en randvoorwaarden van het onderzoek. Anderzijds is het een duidelijk kader voor de organisatie die het onderzoek gaat uit voeren. Gevraagd besluit aan de Drechtraad: Instemmen met de inhoudelijke contouren van de raadsopdracht, zodat op basis hiervan gestart kan worden met de werving van een extern onderzoeksbureau. De raadsopdracht, inclusief kostenraming en financiële dekking, definitief vast te stellen in de Drechtraad van 2 juli 2. Context Het Transitieplan I&A Drechtsteden is een integraal voorstel voor het structureel op orde houden van de I&A dienstverlening binnen de Drechtsteden. Hiermee wordt geïnvesteerd in de huidige en toekomstige dienstverlening van de gemeenten aan hun inwoners en bedrijven. Het Drechtstedenbestuur heeft het Transitieplan ter instemming voorgelegd aan de Drechtraad inclusief kredietvoorstel en een voorstel voor eenmalige inhaalafschrijvingen. In de raadscarrousel van 14 mei is een motie aangenomen tot uitvoering van een onafhankelijk onderzoek/second opinion naar het Transitieplan I&A Drechtsteden. Daarbij heeft de portefeuillehouder toegezegd in beeld te brengen welke investeringen geen uitstel meer verdragen en na besluitvorming in de Drechtraad in juni a.s. per direct zouden moeten worden doorgevoerd. Op 31 mei heeft de Drechtraad dit overzicht ontvangen, tezamen met (een ambtelijk concept van) de strategische I&A visie en een rapportage t.b.v. de sturing op uitvoering van het Transitieplan. 3. Opdracht, doel en onderzoeksvragen Opdracht Het uitvoeren van een onafhankelijk onderzoek naar het Transitieplan I&A Drechtsteden inclusief de gerelateerde investeringen op korte en langere termijn. Concept /5 -

6 Doel De Drechtraad in staat te stellen een gefundeerd oordeel te vormen en besluit te nemen over het voorliggende Transitieplan I&A Drechtsteden en de (financiële) voorstellen die hierover door het Drechtstedenbestuur zijn voorgelegd. Onderzoeksvragen De externe onderzoeker wordt gevraagd in dit kader een oordeel te geven over de volgende hoofdvragen: Zijn de knelpunten en de oorzaken van die knelpunten voldoende in beeld gebracht. Zijn de geïdentificeerde knelpunten actueel en urgent in relatie tot het investeringsvoordeel. Zijn de doelen voldoende beschreven in het licht van taken, kwaliteit en continuïteit Is de geschetste eindsituatie in het I&A Transitieplan met bijbehorende ambitieniveau s passend bij de taken van de gebruikers van de I&A functionaliteit en toereikend voor de gebruikers om de overeengekomen diensten aan haar afnemers te kunnen verstrekken? ( Fit-for-purpose ) Zijn de in het I&A Transitieplan voorgestelde maatregelen toereikend om het beoogde ambitieniveau (via 1 naar 2) te realiseren? Is de gevraagde investering voor aanschaf van ICT middelen de juiste keuze en zijn de argumenten om niet over te gaan tot outsourcing (of een tussenvariant) correct en volledig? ( Business-model ) Leiden de geschetste investeringen op korte en langere termijn tot een optimale cost of ownership, of leveren alternatieve constructies (zoals lease, opensource, externe hosting, outsourcing) lagere investerings- en exploitatiekosten bij een gelijkblijvend service- en kwaliteitsniveau? ( Total-Cost-of-Ownership ): Is de geschetste eindsituatie (functionaliteit, hardware, software, ICT ondersteuning) representatief voor vergelijkbare organisaties en hoe verhouden de kosten per werkplek zich die tot vergelijkbare organisaties? Zijn de voorgestelde investeringsbedragen realistisch? ( Benchmark ): Zijn de risico s toereikend in beeld gebracht en is de organisatie erop ingericht hierop adequaat te sturen? Daarnaast wordt de extern onderzoeker gevraagd een oordeel te geven over een aantal specifieke elementen: A. Software o de voorgestelde procesoptimalisatie en -harmonisatie in relatie tot een efficiënte softwareinfrastructuur? o het aantal applicaties (per type werkzaamheden) in relatie tot vergelijkbare organisaties (benchmark) o de keuze voor de softwarepakketten Windows 7 en Office 2010 in relatie tot de applicaties die op dit moment binnen de Drechtsteden draaien (stabiliteit) en in relatie tot technologische ontwikkelingen zoals Office365 of opensource o de keuze om software aan te schaffen voor de periode van 7 jaar in relatie tot de huidige marktsituatie en technologische ontwikkelingen B. Hardware infrastructuur o het aantal werkplekken (per type gebruiker) in relatie tot vergelijkbare organisaties (benchmark) o de voorgestelde infrastructuur in relatie tot andere mogelijkheden op de markt en technische ontwikkelingen o de kosten voor een eigen infrastructuur versus de kosten wanneer gekozen wordt voor outsourcing. C. Organisatie (mensen) o de voorgestelde organisatiestructuur en capaciteit t.b.v. de ICT ondersteuning in relatie tot de voorgestelde infrastructuur. en gebruikerspopulatie o Is de geschetste ICT ondersteuning (huidige en voorziene uitbreiding) kwalitatief en kwantitatief passend voor de gebruikersorganisatie? (ICT support) o Implementatie fasering en strategie in relatie tot bedrijfscontinuïteit en risicobeheersing. versie /5 -

7 D. Afschrijvingstermijnen hard- en software o de voorgestelde afschrijvingstermijnen voor hard- en software in relatie tot wat gebruikelijk is bij andere organisaties (benchmark) Product Het op te leveren rapport bestaat uit twee onderdelen: Een beschrijvend deel, waarin de onderzoeker diens algehele oordeel geeft over het I&A Transitieplan Drechtsteden, onderbouwde antwoorden geeft op de hoofdvragen en de conclusies beschrijft op de specifieke elementen A t/m D. Een technisch deel, dat uitvoerig ingaat op de specifieke onderdelen inclusief facts en figures. Overige product eisen: Relevante bevindingen die niet vallen onder de hoofdvragen of specifieke elementen, maar die wel ter zake doende van wezenlijk belang zijn vanuit het oogpunt van de deskundigheid het onderzoeksbureau. Het rapport dient leesbaar en begrijpbaar te zijn voor niet ter zake kundigen (lees: niet I&A specialisten), zodat zij een gefundeerd oordeel kunnen vormen Het hoofdrapport bestaat uit maximaal 10 pagina s. Detail en onderliggende informatie wordt in bijlagen opgenomen, met een duidelijke en toegankelijke structuur. 4. Het proces Het onderzoeksproces loopt vanaf begin juni tot begin oktober volgens de volgende stappen: Datum juni juli aug sep okt Vaststellen Bestuursopdracht in Drechtraad 11 juni 1. Aanbesteding 2. Opstellen concept rapportage 3. Consultatie (wederhoor) Drechtstedenbestuur 5 september 4. Oplevering eindrapportage 5. Bespreking Drechtraad (1/10) 1 oktober stap 1. Aanbesteding Op basis de vastgestelde bestuursopdracht wordt een geschikte onderzoeker geselecteerd. Het proces wordt begeleid door het team Inkoop en vindt plaats binnen de kaders van het regionaal inkoopbeleid. Maximaal 5 organisaties worden onderhands benaderd een offerte uit te brengen. De definitieve keuze wordt bepaald door de raadswerkgroep I&A (zie ook paragraaf 5, structuur ). stap 2. Opstellen concept rapportage In samenspraak met de geselecteerde onderzoeker wordt het onderzoeksproces gedetailleerd en vertaald naar een weekplanning. Een conceptrapportage wordt medio augustus opgeleverd. Deze concept rapportage wordt medio augustus besproken in de raadswerkgroep. Stap 3. Consultatie Drechtstedenbestuur De conceptrapportage wordt ter consultatie aan het Drechtstedenbestuur voorgelegd. Doel van de consultatie is het Drechtstedenbestuur in positie te stellen haar visie te geven op de bevindingen. De consultatie geeft het Drechtstedenbestuur ook gelegenheid om, indien het bestuur daar aanleiding toe ziet, heroverwegingen te maken over het Transitieplan en de voorgelegde besluiten aan de Drechtraad. stap 4. Oplevering eindrapportage Na consultatie van het bestuur wordt de rapportage waar nodig aangescherpt en definitief gemaakt. stap 5. Bespreking in Drechtraad Na vrijgave door de raadswerkgroep wordt de definitieve rapportage aangeboden aan de Drechtraad en het Drechtstedenbestuur, e.e.a. ten behoeve van beraadslaging op 1 oktober. versie /5 -

8 5. Structuur Opdrachtgever & Opdrachtnemer o Bestuurlijk opdrachtgever : Drechtraad o Raadswerkgroep I&A Transitieplan : 1 vertegenwoordiger van elke politieke familie o Ambtelijk opdrachtgever : coördinerend griffier van de Drechtraad o Ambtelijk ondersteuner : regiogriffie (Bureau Drechtsteden) De opdracht voor het onafhankelijk onderzoek wordt gegeven door de voltallige Drechtraad. De raadswerkgroep begeleidt namens de Drechtraad het onderzoeksproces. In die hoedanigheid selecteert de groep het onderzoeksbureau, bespreekt het conceptrapportages die door de onderzoeker worden aangeleverd en geeft die vrij voor vervolgstappen. De coördinerend griffier is ambtelijk opdrachtgever en is verantwoordelijk voor de aansturing van het proces en de oplevering van de eindrapportage conform de in de bestuursopdracht gestelde kaders. De griffier is lid van de raadswerkgroep. Bij de regiogriffie wordt een ambtelijke ondersteuner aangewezen die de ambtelijk opdrachtgever en de raadswerkgroep faciliteert. De ondersteuner begeleidt het aanbestedingsproces en organiseert de benodigde overleggen met raadswerkgroep en regisseert de hieruit voortvloeiende acties. Ook bereidt de ondersteuner de bestuurlijke besluitvorming voor en is deze linking pin naar de betrokken I&A afdelingen binnen de Drechtsteden. 6. Financiën Op dit moment is nog geen reële inschatting te maken van de kosten van dit onderzoek. Ook moet er nog dekking gevonden worden in de begroting. Een budget kan eerst formeel worden toegekend door de Drechtraad op 2 juli. Om de maand juni niet verloren te laten gaan, wordt de Drechtraad voorgesteld, uiteraard onder voorbehoud van goedkeuring door de Drechtraad op 2 juli, de aanbestedingsprocedure nu te starten zodat direct na 2 juli gegund kan worden en wordt gestart met het onderzoek. 7. Communicatie Het betreft een interne evaluatie die wordt opgesteld in opdracht van de Drechtraad. Het document wordt openbaar bij verzending naar de Drechtraad medio september. 8. Bijlagen Beoogde samenstelling Raadswerkgroep I&A Transitieplan versie /5 -

9 Bijlage I Beoogde samenstelling Raadswerkgroep I&A Transitieplan Voorlopige samenstelling Naam Partij J. van Gameren PvdA Sliedrecht J. Hoogeveen PAB Papendrecht F. Loos Vice voorzitter Drechtraad H. van Dorsser VVD Zwijndrecht M. de Groot D66 HIA P. Boudewijn SGP/CU HIA A. Overbeek coördinerend griffier J. de Jong ambtelijk ondersteuner Mogelijk vanuit de CDA en GroenLinks fracties: Naam Partij W. Dunsbergen CDA -Sliedrecht K. Kruger GL Dordrecht CC groep: Naam Partij A. Hoogerduijn SGP/CU Dordrecht C. van Verk PvdA Dordrecht H. Romijnsen VSP-raadslid Dordrecht J. Lagendijk PvdA-fractievoorzitter Dordrecht A. Burger VVD HIA G. de Klerk GL Dordrecht N. de Smoker-Van Andel D66 Dordrecht W. Hofland CDA Zwijndrecht H. Mirck portefeuillehouder ICT ca M. van Bijnen secretaris Drechtsteden versie /5 -