Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk. Roel Lauwerier Hanna Blomaard Sharon Blair Amersfoort 26 september 2016

Transcriptie

1 Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk Roel Lauwerier Hanna Blomaard Sharon Blair Amersfoort 26 september 2016

2 Aanleiding Raadsvergadering 7 juli 2016 Anonieme melding Besluit extern onderzoek uitgaven gedaan in kader van aanpassing gemeentehuis en vervanging meubilair bestuursvleugel Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

3 Onderzoeksvraag Hoe is het inkooptraject inzake advisering aanpassing gemeentehuis en het besluitvormingstraject inzake de vervanging van meubilair op de bestuursvleugel verlopen? Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

4 Aanpak onderzoek Klankbordgroep vanuit de raad Documentenstudie Administratie Interviews (23) Conceptrapport Hoor en wederhoor Definitief rapport Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

5 Opbouw rapport Beschrijving Aanpak gemeentehuis Inkoopproces meubilair bestuursvleugel Inkoopproces extern advies Dekking aanschaf meubilair en dekking advieskosten Betaling facturen advies en meubilair Regeling melding vermoeden misstand Conclusies Organisatie in haar geheel Gevolgde procedures en gehanteerde werkwijzen Geen expliciet oordeel over handelen van individuen Verklarende factoren Aanbevelingen Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

6 Aanpak gemeentehuis Van oplossen van concrete gebreken (zoals tegels, klimaatinstallatie) Naar aanpak centrale hal Naar flexwerken en aanpak gehele gemeentehuis Op 4 augustus 2015 (collegebesluit) terug naar: Oplossen gebreken Aanpassen centrale hal ter verbetering dienstverlening Aanpassen bestuursvleugel Geen heldere analyse (toekomst) organisatie en dienstverlening en daaruit voortvloeiende visie In besluitvormingstraject onderscheid tussen memo s (niet besluitvormend) en adviesnota s (besluitvormend) niet consequent doorgevoerd Politiek-bestuurlijke sensitiviteit onvoldoende tot uiting Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

7 Inkoopproces meubilair bestuursvleugel Op basis van meervoudig onderhandse aanbesteding Op 27 oktober 2015 selectie gemaakt obv prijs van Op 22 december 2015 na andere keuze soort meubilair opdrachtbevestiging obv prijs van Selectie d.d. 27 oktober in college Opdrachtbevestiging d.d. 22 december 2015 niet in college Meervoudig onderhandse aanbesteding Niet in lijn met inkoopbeleid: na selectie komen tot andere keuze soort meubilair voor hogere prijs zonder andere partijen kans te bieden om daarvoor een offerte in te dienen Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

8 Inkoopproces extern advies I Niet geselecteerd vanwege bevriende relatie Wel is de inkoop niet zorgvuldig en niet in lijn met het inkoopbeleid geweest. Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

9 Inkoopproces extern advies II Omdat: - de advieswerkzaamheden onderdeel uitmaken van één opdracht - de waarde van die opdracht boven de grens van ligt - meervoudig onderhands aanbesteden vereist is volgens het inkoopbeleid - of een expliciet besluit tot afwijking van het inkoopbeleid genomen moet worden - beide niet gebeurd is Er is in totaal voor ,50 gefactureerd Uit rapportages van interne control en daarop voortbouwend van accountant blijkt dat er vaker niet in lijn met het inkoopbeleid wordt gehandeld. Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

10 Dekking aanschaf meubilair en dekking advieskosten I Mbt kosten extern advies is de dekking niet van tevoren bepaald Dekking meubilair: - Op 8 september 2015 in college: Deze kosten kunnen grotendeels worden gedekt uit een aantal restant kredieten voor vervanging van inventaris en voor herinrichting van de hal. Volgens de bijlage is nog ruim ,-- beschikbaar na overleg met de financieel consulent. Voorgesteld wordt het resterende bedrag van ,-- voorlopig ten laste van het exploitatiebudget voor kantoorinventaris van ,-- te brengen. De bedoeling is om de nu te maken kosten van ,-- op een later moment mee te nemen in het totaalplan voor herinrichting van het gemeentehuis, zodat de nu gebruikte dekkingsmiddelen dan weer beschikbaar zullen komen voor hun oorspronkelijke doel. - Drie budgetten: Exploitatiebudget met een omvang van voor klein onderhoud, kleine vervangingen en lopende contracten Vervangingsinvesteringen afschrijvingstermijn 5 jaar met een omvang van Vervangingsinvesteringen afschrijvingstermijn 20 jaar met een omvang van Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

11 Dekking aanschaf meubilair en dekking advieskosten II Op 15 maart 2016 in college: eerste kredietvoorstel als risico in het voorstel gemeld: Er zijn reeds kosten gemaakt betreffende voorbereiding voor dit project door een externe adviseur en de aanschaf van meubilair voor de werkkamers in de bestuursvleugel. Deze kosten zijn niet gedekt indien het krediet niet beschikbaar wordt gesteld. Dit financiële risico bedraagt ca ,--. - Op 6 juni 2016 in college: tweede kredietvoorstel ambtelijk voorstel gelijk aan voorstel d.d. 15 maart 2016 college besluit dat beslispunt uit het voorstel te halen en kosten van het meubilair als overschrijding te melden aan de raad in de eerstvolgende bestuursrapportage Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

12 Dekking aanschaf meubilair en dekking advieskosten III In ieder geval budget Vervangingsinvesteringen afschrijvingstermijn 5 jaar à was niet bestemd voor vervanging meubilair bestuursvleugel Mbt kosten extern advies dekking niet van tevoren bepaald Voor een deel niet in lijn gehandeld met budgetrecht van de raad Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

13 Betaling facturen advies en meubilair Advieskosten geboekt op hetzelfde budget dat tijdelijk was bedoeld voor aanschaf meubilair Budgetten raakten uitgeput Gebruik gemaakt van tussenrekeningen om facturen meubilair en advies te betalen - Advieskosten in totaal ,50 betaald vanuit vervangingsinvesteringen afschrijvingstermijn 20 jaar ( ) voor ,50 exploitatiebudget ( ) voor klein onderhoud, kleine vervangingen en lopende contracten voor 3.657,50 tussenrekening voor 6.352,50 - Aanschaf meubilair in totaal betaald vanuit: vervangingsinvesteringen afschrijvingstermijn 5 jaar ( ) voor tussenrekening voor Ontbreekt aan voldoende checks&balances binnen organisatie en beheer van betalingen Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

14 Regeling melding vermoeden misstand Regeling melding vermoeden misstand gemeente Moerdijk 2015 Bereidheid om te melden wordt in ieder geval in dit geval onvoldoende gestimuleerd Regeling is niet eenvoudig vindbaar en leeft niet breed onder medewerkers Er zijn mogelijkheden om te melden en signalen af te geven. Zichtbaar acties ondernemen nav signalen stimuleert de bereidheid om signalen door te geven Kenbaarheid van de regeling behoeft versterking. Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

15 Verklarende factoren checks&balances projectleiderschap verhoudingen binnen de directie Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

16 Aanbevelingen I Indien wordt gekozen voor een aanpassing van het gemeentehuis die aspecten van de dienstverlening en de methodiek van werken raken, moet begonnen worden met de fundamentele vraag waarom je dat wilt doen en wat je daarmee wilt bereiken. Laat visievorming voorafgaan aan het formuleren van en uitvoeren van maatregelen. Maak enkel gebruik van adviesnota s indien besluitvorming door het college nodig is. Dit versterkt de helderheid van besluitvorming. Herijk het inkoopbeleid. Daar hoort in ieder geval bij: Het herbevestigen en zo nodig verduidelijken van de criteria die bepalen welke vorm van aanbesteding moet worden gehanteerd. Het formuleren van een duidelijk afwegingskader dat moet worden gebruikt om te bepalen of van het inkoopbeleid mag worden afgeweken. Dit maakt afzonderlijke besluiten toetsbaar en geeft richting aan de praktijk. In overweging nemen om de bevoegdheid om af te wijken van het inkoopbeleid neer te leggen bij het college. Dit zorgt voor bestuurlijke betrokkenheid bij het inkoopbeleid en te nemen afwijkingsbesluiten. Het zorgt er ook voor dat de druk op de organisatie om het inkoopbeleid en de uitvoering daarvan daadwerkelijk te verbeteren, wordt verhoogd. Het versterken en verankeren van de te maken financiële afwegingen die gemaakt moeten worden ter voorbereiding op een inkoopproces. In ieder geval geldt dit voor de raming van de (financiële) omvang van het werk (hoeveel gaat het werk naar verwachting in totaal kosten?) en de vraag of er een passende dekking is voor de opdracht. Er vindt geen inkoop plaats zonder een juiste en passende dekking. Het opzetten en uitvoeren van een plan van aanpak om ervoor te zorgen dat het herijken van het inkoopbeleid daadwerkelijk leidt tot een verbetering van de uitvoeringspraktijk. Betrek hierbij het versterken van de checks&balances binnen inkoopprocedures. En leg hierover periodiek verantwoording af aan het college en de raad. Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

17 Aanbevelingen II Voorkom onduidelijkheid en zet een integraal en actueel vervangingsschema op voor het meubilair met daarbij een passende en meerjarige dekking. Actualiseer dit vervangingsschema en bijbehorende kredieten en verwerk wijzigingen expliciet in de begroting. Verbeter de organisatie en het beheer van betalingen. Realiseer voldoende checks&balances die ervoor zorgen dat betalingen op een goede wijze, inclusief juiste en passende dekking, plaatsvinden. Het principe dat twee paar ogen naar een betaling kijken, wordt over de volle breedte en altijd toegepast. Maak afspraken in het geval de budgethouder ook degene is die moet toetsen of de afgesproken prestaties zijn geleverd. Laat dit niet via een automatische autorisatie plaatsvinden. In algemene zin en in aanvulling op de voorgaande aanbevelingen: realiseer met het oog op financiële zorgvuldigheid voldoende checks&balances binnen besluitvormingsprocessen. Versterk de toetsende rol binnen de financiële keten. Bekijk hierbij de rol die de financieel consulenten en de interne control functionarissen kunnen vervullen. Verbeter de kenbaarheid en vindbaarheid van de Regeling melding vermoeden misstand gemeente Moerdijk Koppel terug wat wordt gedaan met signalen. Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

18 Hoor en wederhoor college Het college van burgemeester en wethouders onderschrijft alle conclusies en neemt alle aanbevelingen over. Ook worden er direct maatregelen getroffen ter uitvoering van een aantal aanbevelingen. Nawoord: Goed laten functioneren van checks&balances vergt een cultuur waarbinnen spraak en tegenspraak een vanzelfsprekendheid is Een goede bestuurlijk-ambtelijke wisselwerking is noodzakelijk Twynstra Gudde Onderzoek aanpassing gemeentehuis Moerdijk 26 september

19 Roel Lauwerier Hanna Blomaard Sharon Blair Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra Gudde.