Veiligheidszorg bij erfgoedinstellingen. Evaluatie van een subsidieregeling. Eindrapport. Een onderzoek in opdracht van de Mondriaan Stichting

Transcriptie

1 Veiligheidszorg bij erfgoedinstellingen Evaluatie van een subsidieregeling Eindrapport Een onderzoek in opdracht van de Mondriaan Stichting J.S. Zweers J. Wils Projectnummer: B3692 Zoetermeer, 31 mei 2010

2 De verantwoordelijkheid voor de inhoud berust bij Research voor Beleid. Het gebruik van cijfers en/of teksten als toelichting of ondersteuning in artikelen, scripties en boeken is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Vermenigvuldigen en/of openbaarmaking in welke vorm ook, alsmede opslag in een retrieval system, is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van Research voor Beleid. Research voor Beleid aanvaardt geen aansprakelijkheid voor drukfouten en/of andere onvolkomenheden. 2

3 Inhoudsopgave Samenvatting en conclusies 5 1 Inleiding: achtergrond en onderzoeksvraag Aandacht voor veiligheidszorg Onderzoeksvraag en onderzoeksopzet Leeswijzer 13 2 Veiligheidszorg en de subsidieregeling Veiligheidszorg Subsidieregeling Veiligheidszorg Bij veiligheidszorg betrokken instituten Deelname aan de regeling Nadere typering van de deelnemende instellingen 20 3 Uitvoering van de risicoanalyse Inleiding Subsidieregeling externe risicoanalyse Uitkomsten risicoanalyse Combinatie externe risicoanalyse en netwerk 29 4 Regionale veiligheidsnetwerken Inleiding De netwerkaanpak in het kort Netwerken in de praktijk: de voorbereidingsfase Participatie door externe partijen Het verloop van de netwerken: opbrengsten, knelpunten en succesfactoren Afsluiting project en vervolg netwerken 37 5 Maatregelen en calamiteitenplan Mate waarin benodigde maatregelen worden genomen Aanwezigheid van een calamiteitenplan Invoering calamiteitenplan in praktijk 43 6 Beschouwing: opbrengsten en een vervolg Opbrengsten van de subsidieregeling Hoe nu verder? 48 3

4 4

5 Samenvatting en conclusies A. Onderzoeksvragen en -aanpak Teneinde de veiligheidsinfrastructuur bij niet-rijksmusea, archieven, bibliotheken en andere collectiebeherende instellingen te verbeteren, is door het ministerie van OCW in 2006 een tijdelijke stimuleringsregeling voor deze doelgroep in het leven geroepen. Gedurende drie jaar is jaarlijks een half miljoen euro ter beschikking gesteld. De uitvoering van de regeling is ondergebracht bij de Mondriaan Stichting. Van de regeling kon op twee wijzen gebruik worden gemaakt. 1. Individuele erfgoedinstellingen konden 100% subsidie krijgen voor het laten uitvoeren van een risicoanalyse door een extern veiligheidsdeskundige. 2. Provinciale museumconsulenten konden voor het oprichten van regionale netwerken veiligheidszorg, waaraan een groep van erfgoedinstellingen deelneemt, 40% subsidie krijgen. In opdracht van de Mondriaan Stichting is deze subsidieregeling geëvalueerd, met als hoofdvragen: Hoe is het proces verlopen? Wat zijn de resultaten? Wat zijn de knelpunten? Wat is de noodzaak en gewenste vorm van verdere ondersteuning? Het onderzoek bestond uit een internetenquête onder alle instellingen die aan de regeling hebben deelgenomen (hetzij direct via een gesubsidieerde risicoanalyse, hetzij indirect via deelname aan een netwerk), een vragenlijst onder museumconsulenten en telefonische interviews met externe veiligheidsdeskundigen en museumconsulenten. B. Bevindingen Deelname aan de regeling In totaal zijn met de subsidieregeling, via directe subsidie of indirect via deelname aan een netwerk, ruim 500 culturele erfgoedinstellingen bereikt. Van deze groep hebben 124 instellingen een externe risicoanalyse uit laten voeren. Er zijn met hulp van de subsidie 49 netwerken opgezet, met een spreiding over 11 provincies. De variatie aan deelnemende instellingen is groot. Het gaat grotendeels om musea (klein, middelgroot en groot), maar ook kerken, archieven, molens, kastelen en landgoederen hebben van de regeling geprofiteerd. De omvang van de deelnemende instellingen naar aantal betaalde krachten verschilt sterk: van (vrijwel) geen betaalde krachten (26%) tot 15 fte of meer (22%). De dagelijkse verantwoordelijkheid voor veiligheidszorg ligt doorgaans bij de directie. Bij grotere musea ligt dit vaker bij het hoofd van de technische dienst of bij de beheerder. 5

6 De procedure voor instellingen voor het aanvragen van de subsidie is eenvoudig te noemen. Er vindt alleen een beperkte toets plaats op aanwezigheid en waarde van de collectie. Toch bleef de deelname in eerste instantie achter bij de verwachtingen. Redenen hiervoor zijn de combinatie van een beperkte communicatie, het laat starten van verschillende netwerken en de wijze van financiering. Na enige aanpassing in de financiering en met een verlenging van de regeling in 2009 zijn de beschikbare middelen ( 1,5 miljoen) alsnog vrijwel volledig benut. 1 Risicoanalyses Risicoanalyses zijn zowel extern, met subsidie, uitgevoerd als door de instelling zelf binnen het kader van een netwerk. Een vrij grote groep (43%) had daarvóór beperkt tot geen zicht op hoe het met de veiligheidszorg binnen de eigen instelling was gesteld, maar verkeerde (bijna 70%) wel in de veronderstelling dat het hiermee redelijk tot goed was gesteld. Desondanks laten de risicoanalyses volgens de erfgoedinstellingen zien dat op zowel organisatorisch vlak (75% van de instellingen) alsook op elektronisch en bouwkundig terrein (50% en 45%) maatregelen belangrijk zijn of zelfs hoge prioriteit hebben. Externe veiligheidsdeskundigen bevestigen dat vooral organisatorische maatregelen urgent zijn. Regionale veiligheidsnetwerken De deelnemende instellingen aan netwerken zijn hierover positief. De belangrijkste opbrengsten zijn gelegen in het verkrijgen van kennis over veiligheidszorg en bewustwording van het belang hiervan (beide door bijna 60% van de instellingen genoemd). Een calamiteitenplan en het leren opstellen hiervan waren voor ongeveer 30% van de instellingen één van de belangrijkste opbrengsten. Wel zijn er ook knelpunten geconstateerd: de voorbereiding (het bijeenkrijgen van voldoende financiering en het overtuigen van instellingen aan de netwerken deel te nemen) de afronding (het opstellen en invoeren van een calamiteitenplan blijkt voor veel instellingen een lastig proces) de voortzetting van de netwerken. Het is niet helemaal duidelijk hoeveel netwerken nu nog actief zijn, maar er zijn indicaties dat een substantieel aantal niet of nauwelijks meer bijeen komt. De belangrijkste reden hiervoor is dat erfgoedinstellingen huiverig zijn het coördinatorschap van een netwerk op zich te nemen. Ook vallen er kleine musea af omdat zij te weinig aansluiting vinden bij de voor hen iets te theoretische insteek van het netwerk. Overigens hoeven netwerken slechts één- of tweemaal per jaar bijeen te komen. Dit betekent dat over het voortbestaan van netwerken waarvan het project in 2009 is afgerond, nog geen duidelijk beeld bestaat. Genomen maatregelen De belangrijkste elektronische en bouwkundige maatregelen lijken in de regel wel genomen te worden. Instellingen kunnen hiervoor vaak aankloppen bij gemeenten, provincies en diverse stichtingen en fondsen, waarbij de risicoanalyse met succes als breekijzer fungeert. Niet alle instellingen hebben echter deze mogelijkheden. Een beperkte groep instellingen 1 Er moeten nog eindafrekeningen plaats vinden. 6

7 valt, vanwege de financieringswijze van de instelling, tussen wal en schip. Organisatorische maatregelen vergen niet zozeer geld, als wel tijd en organisatorische verandering. Vaak gaat het om relatief eenvoudige aanpassingen, die echter voor veel instellingen moeilijk te nemen blijken. Calamiteitenplannen Idealiter staan de maatregelen beschreven in een calamiteitenplan. De meeste erfgoedinstellingen zeggen inmiddels te beschikken over een volledig calamiteitenplan waarin de resultaten uit de risicoanalyse zijn verwerkt. Dit komt overeen met de indruk van de Mondriaan Stichting dat alle aanvragers van risicoanalyses die een eindafrekening sturen, daadwerkelijk een calamiteitenplan hebben opgesteld dan wel aangepast. Binnen de instellingen die zeggen over een adequaat calamiteitenplan te beschikken zijn vooral de directie en het hoofd van de technische dienst of de beheerder (grotere instellingen) op de hoogte van de inhoud hiervan. Betaalde suppoosten en rondleiders zijn aanmerkelijk minder goed op de hoogte, vrijwilligers zijn er nog minder vaak mee bekend. Externe veiligheidsdeskundigen menen dat juist zíj een belangrijke veiligheidstaak hebben. Van de instellingen zegt 44% dat het calamiteitenplan heeft geleid tot aanpassing of het opstellen van taakomschrijvingen van suppoosten en rondleiders. Bijna een kwart heeft dit niet gedaan, 28% heeft voor deze groep medewerkers (nog steeds) geen taakomschrijvingen. Zowel museumconsulenten als externe veiligheidsdeskundigen die bij netwerken of externe risicoanalyses betrokken waren, geven wel aan dat het opstellen en ten uitvoer brengen van een adequaat calamiteitenplan voor veel instellingen een lastig proces is. Zij menen dat meer begeleiding noodzakelijk is. Opbrengsten van de subsidieregeling Er zijn zes potentiële opbrengsten van de regeling te onderscheiden: kennis over veiligheidszorg bewustwording en agendering afspraken tussen instellingen afspraken met externe instanties adequate calamiteitenplannen (opgesteld/aangepast, ingevoerd en geborgd binnen de organisatie) concrete veiligheidsmaatregelen. De subsidieregeling heeft met name bijgedragen aan vergroting van de kennis over veiligheidszorg en bewustwording. Met bijna 60% scoren deze thema's het hoogst. De uitgevoerde risicoanalyses leveren hieraan een grote bijdrage. De bewustwording leidt ook tot blijvende aandacht. Tweederde van de instellingen zegt dat veiligheidszorg nu structureel op hoog niveau op de agenda staat. Afspraken met andere instellingen of externe instanties zijn minder vaak als belangrijke opbrengst genoemd. In het ene netwerk is hieraan dan ook meer aandacht besteed dan in het andere. 7

8 Zoals hierboven al is aangegeven, beschikken veel instellingen inmiddels wel over een calamiteitenplan, maar bestaat nog behoefte aan verdere begeleiding bij de invoering en borging hiervan binnen de eigen organisatie. De regeling heeft ook geleid tot het nemen van concrete maatregelen om de veiligheid te verbeteren. Met name noodzakelijke elektronische (63%) en bouwkundige maatregelen (56%) zijn door een meerderheid van de instellingen genomen. Nog eens een kwart tot een derde zegt hier op dit moment mee bezig te zijn. De te nemen organisatorische maatregelen blijven vooralsnog iets achter (38%). Een opvallend hoog percentage van 60% zegt hier nog mee bezig te zijn. C. Conclusies Opbrengsten In totaal zijn met de subsidieregeling van de Mondriaan Stichting ruim 500 cultureel erfgoedinstellingen bereikt. De regeling heeft bij deze instellingen in grote mate bijgedragen aan kennisvergroting over veiligheidszorg, bewustwording van het belang ervan en agendering van het onderwerp. Hierin is zonder meer een belangrijke stap gezet. De deelnemende instellingen hebben met een andere blik naar hun eigen collectie en gebouwen leren kijken. Ook is duidelijk dat de regeling daadwerkelijk heeft bijgedragen aan betere veiligheidszorg in de erfgoedinstellingen: veel instellingen hebben concrete maatregelen genomen om de veiligheid te verbeteren. Soms betreft het relatief eenvoudige maatregelen op organisatorisch terrein die echter van groot belang kunnen zijn voor een betere veiligheidszorg. Ook maatregelen op elektronisch en bouwkundig terrein zijn genomen. De externe, dan wel door de instelling binnen netwerkverband zelf uitgevoerde, risicoanalyses worden gebruikt als breekijzer om bij gemeenten, provincies en andere fondsen financiering te verkrijgen voor het nemen van de benodigde maatregelen. Opvallend veel instellingen zijn echter nog bezig met het nemen van organisatorische maatregelen. Hoewel het vaak om relatief eenvoudige aanpassingen gaat, blijkt dit voor veel instellingen toch lastig. Zowel de deelnemende instellingen als ook de betrokken museumconsulenten en externe veiligheidsdeskundigen zijn tevreden over de opzet en de opbrengsten van de subsidieregeling voor de eigen organisatie. Opzet van de regeling Hoewel de regeling eenvoudig van opzet is, bleef de deelname aanvankelijk achter bij de verwachtingen. Zeker met de later aangebrachte wijzigingen is echter uiteindelijk sprake van een goed opgezette en uitgevoerde regeling. Dit beeld wordt ook bevestigd door de volledige benutting van de middelen en het positieve oordeel van instellingen over de procedure. Wat betreft de regionale netwerken valt op dat het bereiken en overtuigen van provincies, gemeenten en kleinere instellingen veel tijd kostte. De financiering van de netwerken kwam in veel gevallen moeizaam tot stand. Hier had de communicatie over de regeling krachtiger en de afstemming (in provinciaal verband) vooraf beter gekund. 8

9 Noodzaak en eventuele vorm van verdere ondersteuning De regeling heeft veel instellingen bereikt. Een voortzetting van de regeling in ongewijzigde vorm ligt dan ook niet voor de hand. Wel constateren deskundigen bij kerken een groeiende interesse voor de regeling, nu ook bij bisdommen en protestantse kerken. Bij een eventuele beperkte voortzetting van de regeling (voor bijvoorbeeld een bijzondere doelgroep als kerken) is het wel aan te bevelen een verplichte koppeling aan te brengen met deelname aan een veiligheidsnetwerk of een op de doelgroep toegesneden cursus. Dit, om de noodzakelijke nazorg te kunnen bieden bij het opstellen of aanpassen van een calamiteitenplan en invoering en borging hiervan binnen de organisatie. Voortzetting van de opgerichte netwerken heeft op dit moment nog zeker meerwaarde. Vooral voor het afronden en implementeren van calamiteitenplannen door deelnemers lijkt een voortzetting van de ondersteuning gewenst. Op dit moment hebben nog niet alle deelnemende instellingen een volledig actueel plan opgesteld en ten uitvoer gebracht. Het voortbestaan van de opgerichte netwerken kan het beste worden geborgd door de coördinatie ervan onder te brengen bij de provinciale erfgoedhuizen of het KVCE. Hiermee is voortzetting niet langer afhankelijk van de inzet van de erfgoedinstelling die de coördinatie op zich heeft genomen. Ook maakt dit het eenvoudiger centraal, binnen LCM-verband, interessante onderwerpen te agenderen, trainingen en oefeningsprogramma s uit te werken en aan te bieden. Coördinatie van netwerken valt echter momenteel niet binnen het takenpakket van museumconsulenten. Voor deze extra taak en voor de mogelijkheid programma s uit te werken en sprekers uit te nodigen, zou extra financiering nodig zijn. Er is geen duidelijke behoefte aan financiering van elektronische of bouwkundige maatregelen. Uitzondering vormt een kleine groep erfgoedinstellingen (met name landgoederen en kastelen) die vanwege het financieringskarakter van de instelling geen aanspraak kan maken op externe subsidies. Zij kunnen elektronische of bouwkundige maatregelen daarmee niet financieren. Bij deze beperkte groep bestaat wel behoefte aan aanvullende financiering voor te nemen maatregelen 9

10 10

11 1 Inleiding: achtergrond en onderzoeksvraag 1.1 Aandacht voor veiligheidszorg Cultureel erfgoed in Nederland is te vinden in allerhande instellingen, van musea en archieven tot molens en kerken. Erfgoed moet worden beschermd, onder meer tegen acute bedreigingen zoals diefstal, beschadiging, brand en waterschade. In 2005 ontwikkelde het ministerie van OCW een pakket maatregelen om cultureel erfgoed tegen acute risico s te beschermen. Hoewel veiligheidszorg van de collectie in principe onder verantwoordelijkheid van de beherende instellingen valt, is samenwerking tussen instellingen onderling en met hulpverlenende partijen en gemeenten hierin een essentieel element. De maatregelen bestaan daarom voor een groot deel uit facilitering van samenwerkingsinitiatieven, waaronder de ontwikkeling van een landelijk model voor een netwerkaanpak veiligheidszorg op basis van een proef in Den Haag. Het pakket maatregelen is gericht op Rijksmusea. Om ook de veiligheidsinfrastructuur bij niet-rijksmusea, archieven, bibliotheken en andere collectiebeherende instellingen te verbeteren, is een tijdelijke stimuleringsregeling voor deze doelgroep in het leven geroepen. Hiervoor is gedurende drie jaar jaarlijks een half miljoen euro beschikbaar gesteld. De uitvoering van de regeling is ondergebracht bij de Mondriaan Stichting Onderzoeksvraag en onderzoeksopzet Onderzoeksvragen Dit onderzoek dient zicht te geven op het procesverloop van de regeling, de resultaten en het benodigde vervolg. Hiertoe dienen de volgende hoofdvragen te worden beantwoord. 1. Proces: Hoe is het proces van de subsidieaanvraag en -toekenning verlopen? Hoe is het uitvoeringsproces van de risicoanalyses verlopen? Hoe is het uitvoeringsproces van de netwerken verlopen? 2. Resultaten: Wat zijn de uitkomsten van de risicoanalyses? Welke maatregelen moeten worden genomen en wat is de omvang van benodigde investeringen? Zijn de instellingen erin geslaagd een calamiteitenplan op te stellen? Wat zijn de resultaten in termen van bewustwording en deskundigheidsbevordering? 1 Beleidsbrief Veiligheid voor Collecties van de staatssecretaris van onderwijs, Cultuur en Wetenschap aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten Generaal, 10 maart

12 3. Vervolg: Met welke organisatorische-, financiële- en deskundigheidsproblemen hebben instellingen en netwerken te maken bij het borgen, uitvoeren en up-to-date houden van de calamiteitenplannen en netwerken? Welke ondersteuning hebben zij voor de oplossing hiervan nodig? 4. Overkoepelend: Heeft de uitvoering van de regeling voldaan aan de verwachtingen? Zijn de beoogde resultaten bereikt? Wat is de noodzaak en gewenste vorm van verdere ondersteuning? Doelgroepen Aangezien sprake is van subsidies aan individuele instellingen en subsidies voor het opzetten van netwerken, is het onderzoek ingestoken op zowel instellingsniveau als netwerkniveau. Er zijn dus twee doelgroepen die apart zijn benaderd: erfgoedinstellingen en beheerders van veiligheidsnetwerken. Doelgroep 1 bestaat uit erfgoedinstellingen. Hieronder verstaan we erfgoedinstellingen: die met subsidie van de Mondriaan Stichting een risicoanalyse hebben laten uitvoeren die een risicoanalyse met subsidie hebben laten uitvoeren én deel uitmaken van een veiligheidsnetwerk die deel uitmaken van een netwerk, maar geen externe risicoanalyse hebben laten uitvoeren. Doelgroep 2 bestaat uit beheerders van veiligheidsnetwerken. Het gaat hier om de museumconsulenten van provinciale erfgoedhuizen. In totaal zijn dit er twaalf. Onderzoeksopzet Het onderzoek is opgebouwd uit vier fasen. 1 Inventarisatie. Hierin zijn enkele dossiers bekeken en interviews gehouden met de Mondriaan Stichting zelf, een veiligheidsexpert en een vertegenwoordiger van het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM). 2 Enquête. In deze fase is een internetenquête gehouden onder alle erfgoedinstellingen uit doelgroep 1. Daarnaast hebben alle netwerkbeheerders (museumconsulenten) een vragenlijst voorgelegd gekregen. 3 Verdiepende interviews. Om de uitkomsten van de enquête te toetsen en te verdiepen zijn vier aanvullende interviews gehouden. Een interview met een veiligheidsexpert betrokken bij meerdere netwerken, een veiligheidsexpert met ervaring met veiligheidszorg bij kerken, een museumconsulent en een vertegenwoordiger van zowel het Instituut Collectiebeheer Nederland (ICN) als het Kenniscentrum Veiligheid Cultureel Erfgoed (KVCE). 4 Analyse en rapportage. De uitkomsten van de voorgaande fasen zijn geanalyseerd en vastgelegd in deze rapportage. Respons Voor het afnemen van de enquête is een adressenbestand samengesteld van subsidieontvangers van de Mondriaan Stichting en deelnemers aan activiteiten van de netwerken. De adresbestanden bevatten regelmatig meerdere contactpersonen per instelling. Per instelling kon echter maar één vragenlijst worden ingevuld. 12

13 De respons op de enquête is in onderstaande tabel gepresenteerd. In totaal is door 47% van alle benaderde instellingen deelgenomen aan het onderzoek. Tabel 1.1 Respons internetenquête erfgoedinstellingen Aantal % Ingevulde enquêtes % Voldoet niet aan de criteria* 35 7% adres onjuist 25 5% Niet deelgenomen** % Totaal % * Alle ontvangers van de subsidie en deelnemers aan de netwerken zijn ter bevestiging gevraagd of zij inderdaad hebben deelgenomen. Een deel van de respondenten bleek niet bekend met de regeling. ** Deze categorie bevat ook instellingen die ondertussen niet meer bestaan en contactpersonen die niet meer werkzaam zijn bij de betreffende instelling. Ter controle is bij het afnemen van de vragenlijst gecheckt in hoeverre de respondent inderdaad heeft deelgenomen aan een netwerk dan wel een risicoanalyse heeft laten uitvoeren. Opvallend is dat 7% aangeeft dat dit niet correct is. Uit contacten per en telefoon met instellingen bleek dit vooral te komen doordat men zich niet realiseerde dat activiteiten plaatsvonden binnen een veiligheidsnetwerk of doordat men zeer beperkt activiteiten had bezocht. Alle 12 de museumconsulenten die betrokken zijn bij het beheer van één of meer netwerken hebben een vragenlijst toegestuurd gekregen. Hiervan hebben er 10 de vragenlijst uiteindelijk ingevuld, de andere twee moeten nog netwerken starten. 1.3 Leeswijzer Het rapport is opgedeeld in zes hoofdstukken. Na de inleiding in dit hoofdstuk gaat hoofdstuk 2 nader in op veiligheidzorg in algemene zin en specifiek op de regeling bij de Mondriaan Stichting. Hoofdstuk 3 behandelt de uitvoering van de risicoanalyses bij de deelnemende instellingen. In het vierde hoofdstuk komen de opgezette netwerken aan de orde. Hoofdstuk vijf benoemt de genomen maatregelen en het calamiteitenplan. Hoofdstuk 6 gaat tenslotte in op de opbrengsten. 13

14 14

15 2 Veiligheidszorg en de subsidieregeling 2.1 Veiligheidszorg Wat betekent veiligheidszorg voor erfgoedinstellingen? Er zijn twee hoofdstappen te onderscheiden. Veiligheidszorg begint met het maken van een risicoanalyse, waarbij alle potentiële gevaren voor mens, gebouw, datasystemen en de collectie in kaart worden gebracht. Op basis van de analyse kunnen beredeneerd prioriteiten worden gesteld en gerichte maatregelen worden genomen. Hiertoe wordt een calamiteitenplan 1 opgesteld en uitgevoerd. Er worden concrete maatregelen genomen om de kans op incidenten te verkleinen (preventief, zoals alarm- en detectiesystemen), ter voorbereiding op een incident of calamiteit (preparatief, zoals planvorming en oefening), en maatregelen om de effecten van een incident of calamiteit te verkleinen (repressief, zoals een evacuatieplan en sprinklerinstallaties). Bij de bovengenoemde maatregelen is veelal sprake van een combinatie van organisatorische, bouwkundige en elektronische maatregelen (OBE). Maatregelen op organisatorisch vlak zijn gericht op procedures, instructies en afspraken. Gezien het grote aandeel onbetaalde medewerkers dat binnen de erfgoedsector werkzaam is (en vaak periodiek aanwezig), vragen deze maatregelen om extra aandacht. Iedereen moet in voldoende mate op de hoogte zijn van het calamiteitenplan. De borging van de veiligheidszorg binnen de organisatie (met duidelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden) verdient hier speciale aandacht. Oefeningen en periodieke audits maken veelal onderdeel uit van deze maatregelen. Bij bouwkundige maatregelen moet worden gedacht aan voorzieningen die bij inbraak en brand voor vertraging en belemmering zorgen, zoals hang- en sluitwerk, beglazing, het onderscheiden van fysieke beveiligingsschillen en brandcompartimenten, gebruik van onbrandbare materialen, etc. Voorbeelden van elektronische maatregelen zijn beveiligingscamera s, detectiesystemen en installaties, bijvoorbeeld voor brandmelding, inbraakalarm en noodverlichting. Niet alleen de keuze van systemen, maar ook de plaatsing hiervan verdient speciale aandacht. 2.2 Subsidieregeling Veiligheidszorg De subsidieregeling veiligheidszorg (officieel tijdelijke ondersteuningsmogelijkheid kwaliteit veiligheidszorg niet-rijksinstellingen) beoogt een impuls te geven aan de kwaliteit van de veiligheidszorg bij niet-rijksmusea en andere collectiebeherende instellingen. Voor de subsidieregeling zijn vier uitgangspunten geformuleerd. 1 Er zijn veel termen in omloop, zoals integraal veiligheidsplan, en beveiliginsplan, die door sommigen als synoniemen worden gebruikt, maar voor anderen een verschillende betekenis hebben. In dit rapport staat de term calamiteitenplan centraal, waarmee we doelen op een integraal plan waar zowel beveiligingsaspecten (elektronische en bouwkundige maatregelen) als veiligheidsaspecten (voor mens en collectie) deel uitmaken. 15

16 Kortweg komen deze neer op: 1 De zorg voor de collecties is de verantwoordelijkheid van erfgoedinstellingen zelf. De regeling richt zich op verbetering van de kwaliteit van de zorg. 2 Na afloop beschikken de instellingen over een plan van aanpak voor de beveiliging. 3 Voorafgaand aan dit beveiligingsplan wordt een risicoanalyse uitgevoerd. 4 De plannen zijn gericht op maatregelen tegen acute risico's. Met de regeling worden twee soorten activiteiten ondersteund. De eerste is het financieren van risicoanalyses voor individuele instellingen door een externe expert. Daarnaast is de vorming van regionale veiligheidsnetwerken gesteund. Risicoanalyse Individuele instellingen kunnen subsidie aanvragen voor de uitvoering van een risicoanalyse. Hiervoor is specifieke expertise vereist van externe partijen. Erfgoedinstellingen kunnen 100% van de kosten vergoed krijgen via de regeling. Voorwaarde is wel dat de instelling daarna zelf een calamiteitenplan ( plan van aanpak voor de beveiliging ) maakt dat organisatorische, (bouw)technische en elektronische maatregelen bevat tegen risico s als beschadiging, vernieling, diefstal en brand. In overleg met deskundigen zijn minimumeisen opgesteld voor zowel de risicoanalyse als het plan van aanpak. Regionale netwerken Daarnaast kan subsidie worden aangevraagd voor de vorming van regionale netwerken voor veiligheidszorg. De vorming van deze netwerken kan met de regeling tot maximaal 40% van de kosten worden ondersteund. De overige kosten moeten worden gefinancierd door de provincie, gemeenten en de erfgoedinstellingen. Doel van de netwerken is om in erfgoedbrede samenstelling te komen tot calamiteitenplannen voor alle deelnemers. Ook gerichte collegiale hulpverlening in geval van calamiteiten is een doel. Bovendien kan in samenwerking met de hulpdiensten gezocht worden naar verbetering van de rampenplanaanpak binnen de veiligheidsregio's. Samen zoeken naar plekken waar de collecties bij evacuatie naartoe kunnen, is eveneens een doelstelling van de netwerken. De netwerken worden gevormd op basis van het Landelijk Model Netwerkaanpak Veiligheidszorg. 1 De financiering van de netwerken en van de risicoanalyses zijn erop gericht elkaar aan te vullen. De externe risicoanalyse is de eerste stap die nodig is om tot een calamiteitenplan te komen. De netwerken ondersteunen de vervolgstappen en zijn daarnaast ook breder gericht op vergroting van de bewustwording op het gebied van veiligheidszorg, deskundigheidsbevordering en samenwerking en afspraken hierover onderling en met hulpdiensten en gemeenten te maken. Hiermee moeten borging van de aandacht voor en kennis over veiligheidszorg tot stand komen. 1 Dit landelijke model is gebaseerd op een aantal testen met netwerken in Den Haag, Leiden en Delft. 16

17 2.3 Bij veiligheidszorg betrokken instituten Veiligheidszorg bij cultureel erfgoedinstellingen is een onderwerp waarbij de afgelopen jaren verschillende instanties betrokken zijn geweest. Het Instituut Collectie Nederland (ICN) stond aan de wieg van de netwerkaanpak, die in een pilotfase in Den Haag, Delft en Leiden is ontwikkeld en getest. Op basis van deze pilots is een handleiding ontwikkeld voor het maken van een calamiteitenplan voor collectiebeherende instellingen. Deze handleiding vormt, in principe, de basis van de netwerkaanpak. Na de pilotfase is de landelijke coördinatie van de netwerkaanpak in 2005 overgenomen door het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM). In de provincies zijn het de museumconsulenten die, vanuit de provinciale erfgoedhuizen, het opzetten en de uitvoering van de netwerken coördineren. In de werkgroep Veiligheidszorg van het LCM wisselen zij ervaringen en ideeën uit over de aanpak van de netwerken. Ten slotte is met behulp van een projectsubsidie van het ministerie van OCW in 2008 een Kenniscentrum Veiligheid en Cultureel Erfgoed (KVCE) opgericht. Doel van het KVCE is kennis en informatie op het gebied van integrale veiligheidszorg voor het gehele erfgoedveld te bundelen en toegankelijk te maken. Op de website van het KVCE kan ieder netwerk een eigen pagina aanmaken, waarop verslagen, agenda s, beeldmateriaal etc. te plaatsen zijn. Op deze wijze worden de netwerken gefaciliteerd, en kunnen zij met elkaar in contact treden en kennis en expertise delen. Hiervan wordt vooralsnog overigens niet veel gebruik gemaakt: tien netwerken hebben momenteel een eigen netwerkpagina op de site. Daarnaast verzorgt het KVCE voorlichting op netwerkbijeenkomsten en onderhoudt contact met de coördinatoren van netwerken. Doel hiervan is hen te stimuleren het netwerk voort te zetten en te attenderen op interessante ontwikkelingen waar in bijeenkomsten aandacht aan besteed zou kunnen worden. 2.4 Deelname aan de regeling Deelnemers Gedurende de looptijd van de regeling is aan 105 instellingen en 49 netwerken subsidie verstrekt. Binnen de netwerken hebben ook diverse instellingen deelgenomen die geen aparte subsidie voor een externe risicoanalyse hebben aangevraagd. Het totaal aantal bereikte instellingen via zowel de subsidie voor de externe risicoanalyse als deelname aan de netwerken bedraagt 498. Een opmerking hierbij is dat één van 105 toegekende subsidies verstrekt is voor een gezamenlijke aanvraag van een groep van 19 kerken. Als deze kerken ook individueel worden meegerekend, ligt het aantal deelnemende instellingen op 517. Tabel 2.1 Aantal deelnemende instellingen aan de regeling Aantal Ontvangers subsidie risicoanalyse 105 Deelnemers netwerk zonder subsidie risicoanalyse 393 Totaal 498* * Het betreft het totaal aantal instellingen op basis van netwerkbestanden van het LCM en de Mondriaan Stichting. 17

18 De 49 netwerken hebben gezamenlijk een bijna gehele landelijke dekking. Er zijn in 11 provincies netwerken opgestart. Enige uitzondering is Flevoland. In de figuur hieronder is te zien hoeveel netwerken in welke provincie zijn opgezet. De netwerken in Drenthe en Friesland zijn nog in oprichting. Aangezien vóór aanvang in Zuid Holland al drie netwerken bestonden (de pilots) komt het totaal op 52 netwerken in Nederland. Figuur 2.1 Aantal netwerken per provincie 5 1 (in oprichting) 3 (in oprichting) (+ 3 pilots) Toekenningen Voor de gehele regeling was voor een periode van drie jaar in totaal 1,5 miljoen beschikbaar. In het eerste jaar bleef de toekenning achter bij de verwachtingen (zie ook hoofdstuk 3). Op basis van de onderbesteding gedurende de eerste jaren is besloten de regeling te verlengen met een jaar tot en met Uiteindelijk is in de loop van 2009 vrijwel het volledige bedrag benut. 1 In de volgende figuur zijn de jaarlijkse bestedingen en de cumulatieve bedragen vermeld. De figuur laat een gelijkmatige spreiding over de jaren zien. Gezien de omvang van de bestedingen in 2009 is een relatief groot deel van de instellingen nog vrij recent gestart met een risicoanalyse. Voor deze groep geldt dat zij naar verwachting nog minder ver zullen zijn in de opvolging van de analyses. 1 Er moeten nog eindafrekeningen plaats vinden; de verwachting is dat het gehele bedrag benut zal worden. 18

19 Figuur 2.2 Verdeling totaal toegekende subsidies per jaar (totaal is ) Besteding per jaar Cumulatief Van het totale bedrag is (afgerond) besteed aan externe risicoanalyses en aan netwerken. Het totaal komt hiermee op Bij de toegekende subsidies voor de externe risicoanalyses is een onderverdeling te maken naar type instellingen. Het grootste deel is toegekend aan musea (65%). Kerken volgen met 26% en archieven met 5%. In de onderstaande figuur zijn de precieze bedragen per categorie vermeld. Figuur 2.3 Verdeling subsidies risicoanalyse over instellingen (totaal: ) Overig; Grote musea; Kerken; Middelgrote musea; Archieven; Kleine musea; Musea zijn nog nader onderverdeeld in groot, middelgroot en klein. Het zijn met name de middelgrote en kleinere musea die van de regeling gebruik hebben gemaakt. Niettemin is ook nog ongeveer aan grote musea toegekend. Deze verdeling komt redelijk overeen met de verhouding tussen musea van verschillende omvang in Nederland. 19

20 2.5 Nadere typering van de deelnemende instellingen In de voorgaande paragraaf is een onderverdeling gemaakt van de erfgoedinstellingen die een subsidie voor een risicoanalyse hebben ontvangen. Op basis van de enquêteresultaten is een nadere typering van alle deelnemende instellingen (dus inclusief deelnemers aan de netwerken) te geven 1. De deelnemende instellingen hebben een zeer uiteenlopende achtergrond. Zoals ook bij de toegekende middelen was te constateren, vormen musea de grootste groep (69%). Daarnaast is er een gemêleerd gezelschap van archieven, kerken, bibliotheken en molens. Ook is er nog een categorie overig waaronder bijvoorbeeld landgoederen en instellingen vallen die meerdere functies (museum en archief) tegelijk vervullen. Tabel 2.2 Typering deelnemende instellingen Type instelling Percentage Museum 69% Archief 15% Bibliotheek 2% Molen 1% Kerk of andere religieuze instelling 4% Overig 8% Totaal (n=233) 100% Tussen de groepen instellingen die aan netwerken hebben deelgenomen en/of een externe risicoanalyse uit hebben laten voeren, zitten wat dit betreft weinig verschillen. Iets meer archieven hebben voor netwerkdeelname gekozen zonder extern een risicoanalyse uit te laten voeren. Waarschijnlijk hadden zij wegens wettelijke verplichtingen 2 minder behoefte aan een individuele aanvraag voor een risicoanalyse. Kerken hebben er juist relatief iets vaker voor gekozen wél extern een analyse uit te laten voeren. Overigens is door kerken een gezamenlijke aanvraag voor een risicoanalyse gedaan. Van deze groep is alleen de aanvrager benaderd in de enquête. Het aandeel kerken is in werkelijkheid daarom groter dan de verdeling in tabel 2.2. Als we naar de omvang van de instelling kijken in termen van aantal fte, dan ontstaat een nog diverser beeld. Ruim een kwart heeft (vrijwel) geen betaalde krachten (minder dan 1 fte). Ook de categorieën tot 5 en tot 15 fte zijn met ruim een kwart vertegenwoordigd. De grotere instellingen met meer dan 15 fte maken 22% van het totaal uit. 1 Dit kan alleen op basis van de enquête. Van deelnemers aan netwerken zijn alleen adresgegevens vastgelegd. Specifieke kenmerken zijn verder niet bekend. 2 Archieven moeten voldoen aan de Archiefwet: hierin is al een aantal veiligheidseisen opgenomen. 20

21 Tabel 2.3 Aantal fte (betaalde krachten) Aantal fte Percentage Minder dan 1 fte 26% 1 tot 5 fte 27% 5 tot 15 fte 26% 15 fte of meer 22% Totaal (n=231) 100% Overigens valt uit nadere analyse op dat de ontvangers van de subsidie voor risicoanalyse gemiddeld iets groter zijn dan de instellingen die alleen aan een netwerk hebben deelgenomen. Met name de categorie 15 fte of meer komt beduidend vaker voor bij de instellingen met een gesubsidieerde risicoanalyse. Naast betaalde krachten drijven erfgoedinstellingen voor een deel ook op vrijwilligers. Hierbij kan het gaan om een aanzienlijk aantal betrokkenen. Bij 77% van de instellingen gaat het om meer dan 10 vrijwilligers. Bij 26% zelfs om meer dan 50. Tabel 2.4 Aantal vrijwilligers Aantal vrijwilligers Percentage 0 t/m 10 23% 11 t/m 25 21% 26 t/m 50 30% 51 of meer 26% Totaal (n=231) 100% Overigens is er enige relatie tussen het aantal vrijwilligers en het aantal betaalde fte. Vooral de categorie met het grootste aantal fte beschikt gemiddeld over minder vrijwilligers. Aan de kleinere erfgoedinstellingen zijn gemiddeld vaker grote aantallen vrijwilligers verbonden. Dagelijkse verantwoordelijkheid voor veiligheidszorg Specifiek voor veiligheidszorg zijn instellingen ook nog te typeren naar de toewijzing van de verantwoordelijkheid voor dit thema. Het blijkt dat bij instellingen de verantwoordelijkheid redelijk verspreid is over het bestuur, de directie/management en het hoofd technische dienst. Deze verdeling heeft vooral te maken met de structuur en de omvang van de organisatie. In de kleinste organisaties is vaker een bestuurder verantwoordelijk. Bij de grotere instellingen is dit vaak de directie of het management. De grootste categorie instellingen heeft vaker dan gemiddeld de verantwoordelijkheid gelegd bij het hoofd technische dienst of de beheerder. 21

22 Tabel 2.5 De dagelijkse verantwoordelijkheid voor veiligheidszorg Functie Percentage Bestuur 22% Directie / management 47% Hoofd Technische Dienst / Beheerder 21% Medewerker Beveiliging 2% Overig 9% Totaal (n=232) 100% 22

23 3 Uitvoering van de risicoanalyse 3.1 Inleiding Er zijn meerdere manieren waarop een risicoanalyse kan worden uitgevoerd. De meest uitgebreide methode is via de subsidieregeling voor de externe risicoanalyse. In dat geval maakt een externe veiligheidsdeskundige een uitgebreide analyse en stelt een rapport op. Voor de analyse doorloopt de deskundige alle gebouwen, houdt interviews en bestudeert alle stukken over veiligheid en beveiliging. Ook binnen netwerken wordt aandacht besteed aan het in kaart brengen van de risico's. De wijze waarop dit plaatsvindt, verschilt per netwerk. In het ene netwerk gebeurt het onder de noemer van een risicoanalyse, soms heet het een risicokaart. Ook hierbij kan een aan een netwerk verbonden externe veiligheidsdeskundige een rol spelen, bijvoorbeeld door één of meer werkbezoeken aan de instelling af te leggen. De uitvoering van de risicoanalyse is echter duidelijk minder omvangrijk en uitgebreid en de eigen inbreng van de instelling veel groter. De noodzaak voor een uitgebreide analyse is vaak ook minder groot. Indien een veiligheidsdeskundige bij een werkbezoek voor het netwerk een riskante situatie aantrof, is vaak doorverwezen naar de subsidieregeling bij de Mondriaan Stichting. In dit hoofdstuk staan we stil bij de uitvoering en resultaten van de risicoanalyses. Hieronder worden zowel de externe risicoanalyses als de interne analyses in netwerkverband bedoeld. Eerst gaan we in op enkele aspecten van de subsidieregeling voor de externe risicoanalyses, vervolgens staan we stil bij de resultaten van de risicoanalyses gezamenlijk. 3.2 Subsidieregeling externe risicoanalyse Procedure van aanvraag en toekenning De procedure voor de regeling is eenvoudig te noemen. De belangrijkste toets was de aanwezigheid en waarde van de collectie. Daarnaast diende de analyse door een externe adviseur te worden gedaan. Op onderdelen is de procedure gedurende de looptijd aangepast. In eerste instantie kon twee keer per jaar een aanvraag worden ingediend. Vanaf 2008 was het mogelijk het hele jaar een aanvraag in te dienen. Daarnaast is de wijze van financiering in 2007 gewijzigd. Deze bleek voor kleine instellingen een drempel. Door de wijziging kregen instellingen al na afronding van de risicoanalyse een aanzienlijk percentage van de kosten uitbetaald. De informatieverstrekking over de regeling heeft via nieuwsbrieven, berichten op websites en via het LCM plaatsgevonden. De communicatie was zeker in het begin redelijk lowprofile. Ook de netwerken en de veiligheidsexperts speelden een rol bij de bekendmaking van de regeling. Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven is de looptijd van de regeling verlengd. In eerste instantie bleef het aantal aanvragen achter bij de verwachting. De combinatie van vrij beperkte communicatie, het laat starten van verschillende netwerken en de procedurele eisen aan de indiening en de financiering zorgden voor een trage start. Door verlenging in 2009 zijn de beschikbare middelen echter alsnog volledig benut. De verlenging betekent wel dat 23

24 een deel van de instellingen risicoanalyses pas recent hebben afgerond. Vervolgacties zullen bij deze groep pas op termijn volgen. Oordeel over de procedure bij de Mondriaan Stichting Aanvragers van de subsidie voor de externe risicoanalyse is gevraagd naar de wijze waarop zij bekend zijn geraakt met de regeling en naar een oordeel over de uitvoering ervan. Opvallend is dat zij vooral via een museumconsulent (46%), de deelname aan een regionaal veiligheidsnetwerk (21%) of een veiligheidsexpert (28%) bekend zijn geraakt met de regeling. Direct via de Mondriaan Stichting komt beduidend minder vaak voor. De Mondriaan Stichting heeft de communicatie bewust via de erfgoedhuizen en veiligheidsdeskundigen laten lopen, vanwege het contact dat zij hebben met potentiële aanvragers. Tabel 3.1 Op welke wijze(n) bekend geraakt met de subsidie (meerdere antwoorden mogelijk) Informatiebron Percentage Via een museumconsulent 46% Via de Mondriaan Stichting 15% Via de SKKN 8% Via deelname aan een regionaal veiligheidsnetwerk 21% Via een veiligheidsexpert 28% Anders 8% Totaal (n=39) 100% Deelnemers is gevraagd naar hun oordeel over de uitvoering van de regeling op drie aspecten. Zowel de snelheid van afhandeling, haalbaarheid van de subsidievoorwaarden als duidelijkheid van de informatie krijgen een positieve beoordeling. Het meest positief is het oordeel over de haalbaarheid. Iedereen vindt dit goed tot redelijk. 24

25 Figuur 3.1 Oordeel over uitvoering regeling Hoe beoordeelt u de snelheid waarmee de toekenning is afgehandeld? 79% 13% 3% 5% Hoe beoordeelt u de haalbaarheid van de subsidievoorwaarden? 85% 15% 0% Hoe beoordeelt u de duidelijkheid van deze informatie? 77% 18% 3% 3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Goed Redelijk Matig weet niet/geen mening De beperkte complexiteit van de regeling is terug te zien in het positieve oordeel over de uitvoering. Zeker met de doorgevoerde wijzigingen worden de voorwaarden als haalbaar beschouwd. De mate waarin instellingen voldoen of denken te gaan voldoen aan de voorwaarden komt aan de orde in hoofdstuk Uitkomsten risicoanalyse Zoals in de inleiding van het hoofdstuk aangegeven zijn er niet alleen risicoanalyses uitgevoerd met subsidie van de Mondriaan Stichting, maar is dit ook (minder uitgebreid) binnen netwerkverband uitgevoerd. Aan alle instellingen die door een externe deskundige of met ondersteuning van het veiligheidsnetwerk een risicoanalyse hebben laten uitvoeren, is gevraagd naar de uitkomsten van de analyse. Inschatting van de situatie vooraf Instellingen zijn gevraagd aan te geven in hoeverre veiligheidszorg reeds goed geregeld was voor de uitvoering van de risicoanalyse. Een deel van de instellingen bleek redelijk onbekend met de stand van zaken op veiligheidsgebied. In totaal had 43% beperkt tot geen zicht op de stand van zaken. Tegelijkertijd dacht bijna 70% vooraf dat veiligheidszorg wel redelijk tot goed geregeld was. Dit percentage loopt iets terug op de vraag of de veiligheidszorg voor de risicoanalyse ook echt goed geregeld was. Of, zoals één van de erfgoedinstellingen het verwoordt: We dachten alles goed geregeld te hebben, maar zijn met beide benen weer op de grond geplaatst 25

26 Figuur 3.2 Vóórdat de risicoanalyse werd uitgevoerd dacht ik dat de veiligheidszorg binnen onze instelling goed geregeld was 10% 60% 30% 1% had ik geen idee hoe het met de veiligheid binnen onze instelling gesteld was 3% 40% 54% 2% was de veiligheidszorg binnen onze instelling al goed geregeld 8% 58% 33% 1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% volledig mee eens gedeeltelijk mee eens gedeeltelijk mee oneens mee oneens Uit een nadere analyse van de antwoorden van instellingen die een externe risicoanalyse met subsidie hebben laten uitvoeren en instellingen die hier alleen via netwerkverband aandacht aan hebben besteed, blijken verschillen op te treden. Instellingen met een gesubsidieerde analyse zijn iets negatiever over de veiligheidssituatie voorafgaand aan de analyse. Uitkomsten uit de risicoanalyses: te nemen maatregelen Er zijn drie typen maatregelen die voor instellingen relevant kunnen zijn. Het gaat om maatregelen van organisatorische, bouwkundige of elektronische aard. Instellingen is gevraagd aan te geven welk type maatregelen het meeste prioriteit dienen te krijgen volgens de uitgevoerde risicoanalyses. De volgende grafiek laat zien dat in veel instellingen maatregelen nodig zijn op alle drie de genoemde terreinen. Wel verschilt de mate van prioriteit. De noodzaak voor organisatorische maatregelen is gemiddeld het grootst. Hier bestaan de categorieën hoge prioriteit en belangrijk uit liefst driekwart (75%) van de ondervraagde instellingen. Slechts 8% zegt dat maatregelen op dit vlak niet nodig zijn. Een erfgoedinstelling: Dat veiligheidszorg bij ons voor verbetering vatbaar was, was eigenlijk wel bekend. Een echte eye-opener was wel dat veiligheidszorg meer is dan bouwkundige en elektronische maatregelen. Ook de museumorganisatie is belangrijk. Daar zijn we sindsdien ook meer aandacht aan gaan besteden. Het belang van maatregelen op bouwkundig dan wel elektronisch terrein ontloopt elkaar niet zoveel: voor 50% van de instellingen zijn elektronische maatregelen belangrijk of hebben hoge prioriteit. Voor bouwkundige maatregelen geldt dit voor 45% van de instellingen. 26

27 Figuur 3.3 Prioriteit verschillende type maatregelen (n=145) Organisatorisch 29% 46% 16% 8% 1% Electronisch 21% 29% 21% 27% 1% Bouwkundig 17% 28% 23% 30% 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hoge prioriteit Belangrijk Gewenst Niet nodig Weet niet Bij instellingen die subsidie voor de externe risicoanalyse hebben ontvangen is de prioriteit van gewenste maatregelen over de hele linie groter. Zowel bij organisatorische, bouwtechnische als elektronische maatregelen is vaker sprake van hoge prioriteit of zijn maatregelen belangrijk. Hiervoor zijn meerdere verklaringen denkbaar. Ten eerste is het mogelijk dat de analyse diepgaander is uitgevoerd waardoor meer knelpunten boven tafel zijn gekomen. Ten tweede kan het zijn dat de noodzaak voor aanpassingen hoger was. Dit laatste lijkt te sporen met opmerkingen van een betrokken externe veiligheidsdeskundige bij netwerken. Deze verwees bij werkbezoeken instellingen met relatief grote achterstanden en complexe situaties, zoals meerdere gebouwen, door naar de subsidieregeling. Als organisatorische maatregelen zo belangrijk zijn, om wat voor soort maatregelen gaat het dan? We maken onderscheid tussen het maken van afspraken en geven van instructies over bedrijfshulpverlening (BHV), over collectiehulpverlening (CHV), oefeningen houden (bijvoorbeeld ontruimingsoefening) en het maken van afspraken met externe instanties, zoals brandweer, politie, museumwacht en transportbedrijven. Erfgoedinstellingen die hebben aangegeven dat organisatorische maatregelen hoge prioriteit hebben, noemen alle vier de specifiek genoemde maatregelen noodzakelijk. Iedere maatregel heeft bij 80% tot 90% hoge tot middelhoge prioriteit. 27

28 Figuur 3.4 Prioriteit verschillende organisatorische maatregelen Afspraken externen 48% 40% 10% 2% Oefeningen 52% 36% 5% 7% Afspraken/instructies CHV 50% 38% 10% 2% Afspraken/instructies BHV 60% 21% 12% 7% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hoge prioriteit Middelhoge prioriteit Lage prioriteit Geen prioriteit De externe veiligheidsdeskundigen die betrokken zijn geweest bij de risicoanalyses zeggen zelf dat organisatorische maatregelen in de meeste instellingen verreweg de belangrijkste zijn. Het gaat dan veelal om relatief eenvoudige zaken, zoals een goede instructie van het personeel, een dagelijkse sluitronde lopen waarbij belangrijke zaken even worden gecontroleerd, zorgen dat de juiste medewerkers de juiste telefoonnummers in de mobiele telefoon hebben opgeslagen en de organisatie van de eigen alarmopvolging. Dat organisatorische maatregelen zo belangrijk zijn, is voor veel instellingen een echte eye opener. Risicoanalyses bij kerken Kerken vormen een bijzondere groep cultureel erfgoedinstellingen. Het gaat vaak om oude gebouwen met sterk verouderde elektrische installaties, die veel kunstschatten herbergen. Brandgevaar is vaak het grootste probleem, terwijl een groot deel van de kunstschatten (zeker die van de oud-katholieke kerken) uit brandbaar textiel bestaan. Wat de kerken vooral onderscheidt van andere erfgoedinstellingen, is dat zowel gebouw als kunstschatten nog dagelijks in gebruik zijn. Veel kerken drijven op oudere vrijwilligers die zich onvoldoende realiseren dat de spullen kostbaar zijn en welke risico s ze lopen met dat dagelijkse gebruik. Tegelijkertijd kan een kerk niet als een museum worden beschouwd waar de kunstschatten achter glas en achter slot en grendel worden bewaard. Het gebouw wordt niet alleen voor kerkdiensten gebruikt; de ruimte wordt vaak ook verhuurd ten behoeve van tentoonstellingen, lessen, muzikale uitvoeringen, etc. Twintig kerken hebben een externe risicoanalyse uit laten voeren. Inmiddels zijn ook andere kerken en bisdommen geïnteresseerd geraakt. Evenals bij andere erfgoedinstellingen, zijn de risicoanalyses voor de kerken vaak eye-openers: ze leren door een andere bril naar hun eigen bezit te kijken en na te denken over welke risico s ze lopen en hoe ze deze kunnen verminderen of wegnemen. Het gaat vaak om eenvoudige oplossingen die (bijna) niets kosten. 28

29 Voorbeeld: brandgevaar door naailes Een veiligheidsdeskundige trof in een kerk een ruimte aan die verhuurd was aan een vrijwilligersgroep die naailes verzorgde voor 12 allochtone vrouwen. Twaalf naaimachines waren met een wirwar aan snoeren en verlengsnoeren met elkaar verbonden, tafelpoten stonden bovenop de snoeren etc. Hier volstond het te wijzen op het kortsluitings- en brandgevaar van de situatie. De betrokken veiligheidsdeskundige bij de risicoanalyses van de kerken constateert dat de interesse nu ook bij andere kerken is gewekt. Een voortzetting van de regeling voor deze groep wordt door hem dan ook geadviseerd. Wel worden daarbij enkele randvoorwaarden noodzakelijk gevonden, zoals een combinatie met een gerichte begeleiding door middel van cursussen en een bredere discussie binnen kerken over het omgaan met het gebouw en kunstschatten. 3.4 Combinatie externe risicoanalyse en netwerk Instellingen kunnen alleen aan de subsidieregeling voor de externe risicoanalyse hebben deelgenomen, alleen aan een netwerk of aan beide. Van de instellingen die met subsidie een risicoanalyse hebben laten uitvoeren, zijn de meeste ook lid van een netwerk. Voor deze groep is het interessant te weten welk moment van uitvoering van de analyse het meeste resultaat oplevert. Er zijn meerdere combinaties mogelijk: instellingen die eerst een risicoanalyse extern uit lieten voeren en vervolgens aan een netwerk deelnamen instellingen die tijdens deelname aan een netwerk extern een analyse uit lieten voeren instellingen die analyse lieten doen na afloop van het netwerkproject. De instellingen zelf zijn enigszins verdeeld over het beste moment. De helft heeft geen specifieke voorkeur en vindt dat alle opties even zinvol zijn, 30% geeft de voorkeur aan eerst ervaring opdoen in een netwerk en dan een externe analyse. Ook veel consulenten zien voor- en nadelen in iedere volgorde. Overwegend lijkt de voorkeur te bestaan voor éérst netwerk, dán externe analyse. Voordeel van eerst een externe analyse en dán deelname aan een netwerk: de instelling kan de eerder uitgevoerde externe analyse internaliseren, verder uitwerken en implementeren het geeft meer aanknopingspunten voor discussie in het netwerk instellingen hebben al een beter inzicht in hun eigen situatie bij aanvang van het netwerk, waardoor het netwerk op een hoger niveau kan functioneren. Voordeel van gelijktijdigheid (externe analyse tijdens het netwerkproject): externe analyse tijdens de projectfase zet het onderwerp nog beter op de kaart. Eén consulent vindt dat externe risicoanalyses eigenlijk integraal onderdeel uit moeten maken van deelname aan een netwerk. 29