Welkom bij de Algemene Ledenvergadering 2014

Transcriptie

1 Welkom bij de Algemene Ledenvergadering 2014

2 AGENDA 1. Opening 2. Mededelingen 3. Notulen ALV van 14 maart Terugblik op het verenigingsjaar Behandeling algemeen jaarverslag en commissieverslagen 6. Financieel jaarverslag Vooruitblik 2014 en begroting verenigingsjaar Voorstel contributie Bestuursverkiezingen* 10. Rondvraag 11. Sluiting

3 Ingekomen stukken MEDEDELINGEN

5 NOTULEN ALV van 14 maart 2013 Acties uit de vorige ALV: - Enkele acties voor de TC zijn direct na de vergadering uitgevoerd en teruggekoppeld naar de aandragers (n.a.v. vragen over inhalen van uitgevallen wintertrainingen) - Verder zijn er geen concrete acties uit de vorige ALV gekomen.

7 Terugblik op het verenigingsjaar 2013 De winter van 2012/2013 was een strenge, waardoor er veel lessen uitvielen. Daardoor startten de zomertrainingen enkele weken later. Fijn dat onze trainers de flexibiliteit hebben om zich aan te passen De vrijwilligers zijn begin (en eind) 2013 getrakteerd op een feestavond die ons werd aangeboden door Health&Zo. In 2013 volgden enkele bestuursleden de KNLTB-cursus Besturen met een visie We hebben op maandag 25-2 een informatieavond georganiseerd voor alle commissie vertegenwoordigers met als doel om bij aanvang van het nieuwe seizoen iedereen aan te sluiten op het laatste nieuws binnen de club Onze nieuwe website zag het daglicht, en de reclamezuil werd geplaatst Het eerste jaar van de nieuwe voorzitter.

9 Behandeling algemeen jaarverslag en commissieverslagen 2013 Algemeen Commisies coördinator Recreatie commissie Herfstcompetitie commissie Ouderen commissie Vrijwilligers Technische commissie Health&Zo, parkzaken en ICT PR & Sponsoring

10 LEDENBESTAND 2013 (2012 / 2011) ( ) AANTAL LEDEN :1054 (1107 / 1170)» vrouwen 500» mannen 554 SENIOREN : 930 (958 / 994) JEUGD : 124 (149 / 176)» jongens 56» meisjes 68 SLAPENDE LEDEN : 20 ( 27 / 25)

11 RECREATIE COMMISSIE (Pink) Ladiesnight > 100 dames Bokkenavond > 60 heren Familie toernooi > afgelast door geringe belangstelling (V)echtparentoernooi > 32 deelnemers, 16 koppels * Vacature*

12 HERFSTCOMPETITIE 2013 voor de 26 e keer georganiseerd door: Grace en Douwe Jaarsma Dre en Grada versterken de commissie in teams deelgenomen 18 september kick off met captainsavond Poule wedstrijden droog verlopen Finaledag op zondag ( ) 12 teams (4 poules van 3) Alle partijen konden volledig gespeeld worden 4 winnaars die een mooie prijs van Chinees Restaurant Lotus ontvingen.

13 OUDERENCOMMISSIE Ouderencommissie Maandag- en woensdagochtenden Recreatief, wederom een groot succes, geen terugloop maar lichte toename» Zomer 10 tot 12 banen» Winter 8 tot 10 banen Twee 80 jarige gehuldigd (oorkonde gekregen)» Betty Verhage» Laurens Caris Piet Rabou toernooi met prima weersomstandigheden

14 HELAAS VERTROKKEN: VRIJWILLIGERS Eugene Timmermans Stefan van Delft Didi Cools Matthea van Overdijk Frank Heddema Miriam Hommes Helga Princen Marieke Wijkmans Bestuur Bestuur Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Jeugdcommissie Lotus open Recreatie commisie

15 GELUKKIG NIEUW: Marly Verhagen Lion van Gerven Yvette Joosten Marion Rombouts Chris Joosten Mindy Caddee Annemarie Timmermans Emile Euverman Patricia Lardinois Laura Smits Dre van Kuijk Grada van Kuijk Herman van Beurden Hans Post Eugene Timmermans Micky van den Heuvel Rob van Veldhoven Ben van Ravenstein VRIJWILLIGERS Bestuur Bestuur Technische commissie Technische commissie Technische commissie Jeugd commissie Jeugd commissie Jeugd commissie Open Hoge Heide Open Hoge Heide Herfstcompetitie Herfstcompetitie Parkzaken Parkzaken Pr & sponsorcommissie Pr & Sponsorcommissie Pr & Sponsorcommissie Husselavond

16 VRIJWILLIGER van het jaar 2013 Nicole van Veldhoven

17 TECHNISCHE COMMISSIE Bezetting: Peter van Veldhoven, Voorzitter Nicole van Veldhoven, Competitie zaken Jacques Hintzen, Adviseur Daniëlle Brouwers, Algemene zaken Yvette Joosten, Jeugdzaken Rik Thijssen, Trainingszaken (afgetreden) Chris Joosten, Trainingszaken Marion Rombouts, Toernooizaken

18 Inspanningsgebieden: TECHNISCHE COMMISSIE Training & Selecties - Zomertraining - Wintertraining - Maak kennis met tennis Competities - Voorjaars competitie - Najaar competitie - Winter outdoor competitie

19 Inspanningsgebieden: TECHNISCHE COMMISSIE Open toernooien - Hercuton Open - Kresco Open Jeugd toernooi - Open Vermeulen & den Otter 55+ toernooi - Lotus Open 35+/50+ Tennistoernooi Interne toernooien - Rabobank Clubkampioenschappen Senioren - Rabobank Clubkampioenschappen Junioren

20 Training en selecties: Trainers: TECHNISCHE COMMISSIE - Via Sport Events (Hans Buddingh) - Dick Wittkampf, Bob van Rijen, Jaap Smits, Marcel Lubeck Grote inspanning trainers afronden wintertraining Subsidiebeleid (trainingen) Selectie aangepast - Senioren minder subsidie - Jeugd meer subsidie - Doel: trainingen voor actieve jeugd financieel laagdrempelig houden MKMT zowel bij Senioren als Jeugd succesvol met gevolg weer nieuwe leden erbij Nieuwe Trainingcoordinator: Chris Joosten Applicatie tennistraining.nl/hoge heide verder geoptimaliseerd

21 TECHNISCHE COMMISSIE Competities: Voorjaarscompetitie: 55 teams - Senioren (42): (Landelijk 6, district 36) - Jeugd (13): (Jeugd 8, 3/4-veld 2, miniveld 3) Najaarscompetitie: 10 teams - Senioren (2): - Jeugd (8): Wintercompetitie (2012/2013): 19 teams - Senioren (17) - Jeugd (2) De wintercompetitie is goed verlopen, maar heeft wel erg lang geduurd ivm een erg strenge winter. Het wordt steeds moeilijker om VCL ers te vinden voor het toezicht houden tijdens de competitie dagen

22 TECHNISCHE COMMISSIE Open toernooien: Hercuton Open 2013 (42 e editie) 409 (326) deelnemers, 302 (252) wedstrijden Kresco Open Jeugdtoernooi 2013 (28 e editie) 181 (170) deelnemers, 350 (335) wedstrijden Open Vermeulen & den Otter 55+ Toernooi 2013 (16 e editie) 106 (102) deelnemers, 75 (67) wedstrijden Lotus Open 35+/50+ Tennistoernooi 2013 (22 e editie) 361 (318) deelnemers, 287 (251) wedstrijden

23 TECHNISCHE COMMISSIE Interne toernooien: Rabobank Clubkampioenschappen Senioren Enkelspel Dubbelspel Rabobank Clubkampioenschappen Junioren

24 Health&Zo, Parkzaken en ICT Evenementen in samenwerking met Health&Zo georganiseerd Verdeeld succes; wel altijd tot een oplossing kunnen komen. Afspraken met Health & Zo. Kortingen voor commissies zijn vervallen. Bonnensysteem vervalt; gebruik van button door commissieleden tijdens toernooiweken Werken met toernooibudgetten Geen gebruik van keuken en bar Na 1 jaar evaluatie Health & Zo biedt in ruil voor commissiekortingen een feestavond aan voor alle vrijwilligers met partners. Deze heeft in januari 2013 (vrijwilligers 2012) en december 2013 (vrijwilligers 2013) plaatsgevonden

25 Health&Zo, Parkzaken en ICT Jaar 2013 veel sneeuwval Baanverlichting (wees zuinig met energie) Piet is half jaar uit de running geweest; Herman van Beurden en Hans Post hebben Piet vervangen. Nieuwe reclameuitingen sponsoren aangebracht Winddoeken en borden Regulier onderhoud Netten vervangen; Baanonderhoud Kleine reparaties uitgevoerd Extra onderhoud tijdens toernooidagen Kwaliteitsinspectie in opdracht van gemeente Banen: Baan 1 tm 6: Goed; Baan 7 tm 9: Matig ; Baan 10 tm 12: Renovatie 2015 ; Baan 13 t/m 16: Sterk vervuild en versleten. Renovatie in Sportveldinrichting: baaninrichting goed van kwaliteit. Complexinrichting: Bestratingen en hekwerken zijn voor het overgrote deel van goede kwaliteit.

26 Health&Zo, Parkzaken en ICT Nieuwe website is gelanceerd (maart) Pilot gestart met Clouddata (november)

27 PR & SPONSORCOMMISSIE Samenstelling commissie 2013: Rob van Veldhoven (PR) Emile Euverman (PR) Micki van den Heuvel (PR en Sponsoring) Alma van Esch (Nieuwsbrief) Marly Verhagen (PR & Sponsoring, voorzitter) Willem Bömer (Sponsoring) Eugene Timmermans (Sponsering) Doel: Verder professionaliseren van onze vereniging door de inkomstenstroom (Sponsoring) en de communicatiestroom naar derden (PR) te centraliseren waarbij er een duidelijk herkenbaar beleid wordt gevoerd.

28 PR & SPONSORCOMMISSIE Uitgangspunten PR-commissie: Tijdig en eenduidig communiceren naar alle doelgroepen: (potentiele) leden, sponsoren, (lokale media) en overige derden. Alle externe berichtgeving wordt getoetst door de PR-commissie op uniforme, professionele uitstraling. Logo club en Logo sponsoren komen op elke externe berichtgeving voor. In de maak: eigen huisstijl LTC de Hoge Heide De nieuwsbriefredactie valt onder de PR-commissie PR-plan is leidraad in de te volgen werkwijze betreffende communicatie naar derden.

29 PR & SPONSORCOMMISSIE Uitgangspunten sponsorcommissie: Sponsoren zijn clubsponsor dus geen activiteit sponsor Wederkerigheid vanuit de club richting sponsoren ondersteunt een verdere professionalisering Sponsoren (+potentiële) hebben een vaste accountbeheerder Deze is het aanspreekpunt naar de sponsoren toe. 1 aanspreekpunt geeft meer duidelijkheid en/of herkenbaarheid naar de sponsoren toe. Sponsorplan leidraad om bedrijven tal van mogelijkheden te bieden om onze club te sponsoren. Maatwerk is mogelijk.

30 PR & SPONSORCOMMISSIE 2013: Nieuwe sponsoren oa: Total Fit en Tennis Today Potentiële sponsoren in de pijplijn. Bestaande sponsoren koesteren. Veel activiteiten financieel ondersteund vanuit sponsorinkomsten. Duidelijke voelbare aanwezigheid financiële crisis. Sponsoravond georganiseerd waarbij het ontmoeten van elkaar centraal stond. Communicatie binnen de vereniging is verbeterd

31 PR & SPONSORCOMMISSIE Doelstelling 2014: Introductie en implementatie van een eigen LTC huisstijl Vaste afspraken met sponsoren over mogelijkheden bij toernooien Nieuwe toernooisponsor voor de herfstcompetitie Club van 100: streven is 100 donateurs Proberen alle winddoeken te voorzien van een sponsor Onderhouden en uitbouwen van de huidige sponsorrelaties Verder uitbouwen van de professionalisering van het PR & Sponsorbeleid van de vereniging

33 FINANCIEEL JAARVERSLAG 2013 LTC de Hoge Heide Jan van Muijen Kas commissie: René Mulders en Hans Post

34 Balans per AKTIVA Vaste aktiva Inventaris Tennisbanen Totaal vaste aktiva Vorderingen Nog te ontvangen posten Vooruitbetaalde posten Voorraad ballen Totaal vorderingen Liquide middelen Banken Kruisposten Kas Totaal Liquide middelen Totaal Aktiva PASSIVA Eigen vermogen Eigen vermogen resultaat boekjaar Totaal eigen vermogen Schulden lange termijn Lening Rabobank Schulden korte termijn Bijzondere voorziening Res. sponsorgelden Nog te betalen posten Vooruitontvangen posten Totaal schulden krt.termyn Totaal Passiva

35 Balansvergelijk laatste 5 jaar Vaste activa Liquide middelen Eigen vermogen

36 Toelichting balans Activa: Nog te ontvangen: bestaat uit: Nog te ontvangen sponsorgelden en rente spaarrekening Liquide middelen: Hoog banksaldo wordt veroorzaakt door de contributie 2014 die in december 2013 is ontvangen, en de trainingsgelden voor de wintertraining 1 e kwartaal Passiva: Reservering sponsorgelden: bestaat uit: Inkomsten uit sponsoring, minus hetgeen van hieruit is toegerekend aan o.a. de kosten van de toernooien. Nog te betalen: bestaat o.a. uit: Kosten over 2013, die in 2014 zijn betaald, of waarvan nog geen factuur is ontvangen, o.a. ballen, elektra nov en dec, lampreparatie, etc.

37 Winst en verlies 2013 Inkomsten W&V 2013 Begroting 2013 W&V 2012 Contributies Inschrijfgeld Introducties Sponsoring PM PM 813 Jeugdsubsidie Rente Uitgaven Huur complex Kosten Park Afschrijvingen Energie Telefoon Administratie Automatisering Verzekeringen Bank / rente lening Afdracht KNLTB Training Competities Toernooien Stennis/nieuwsbrief Bestuur/Vergaderkosten Alg. /Representatiekn Cursussen Sponsorcommissie TC JC EC OC kleding selectieteams ballenetuis vrywilligers/sponsoravond promotie open tennisdagen Resultaat

38 Toelichting W & V rekening Contributies) minder toename nieuwe leden dan normaal. Sponsoring) P.M.-post opgenomen. Vanuit de sponsorinkomsten worden o.a. Alle toernooien betaald. Wat er overblijft, wordt overgeboekt naar reserverekening op de balans. Zie verder slide 36 voor overzicht van deze kosten. Kosten Park) hoger dan verwacht o.a. vanwege veel lampstoringen in de 2 e helft van het seizoen. Is toeval; was vorig jaar juist lager dan verwacht... Administratie) door invoering IBAN moesten er nieuwe acceptgiro s en briefpapier gedrukt worden. Tevens extra kosten ledenadministratieprogramma om dezelfde reden. Bestuur/vergaderkosten) in 2013 voor het eerst infoavond voor vrijwilligers georganiseerd. Heeft kosten consumpties e.d. met zich meegebracht. Voorts kosten vanwege afscheid van 2 bestuursleden. Door omstandigheden meer vergaderingen en workshops geweest dan normaal. Sponsorcommissie) hoger dan begroot, o.a. Door bijkomende kosten plaatsing reclamezuil. Sponsit-computerprogramma aangeschaft. De zoektocht naar nieuwe sponsoren brengt meer kosten met zich mee. Meer vergaderd. Vrijwilligersavond) Hoger dan begroot, omdat er in keer een vrijwilligersavond is georganiseerd, in januari en in december. Betreft overigens uitsluitend de kosten van uitnodigingen en muziek. De rest aan eten en drinken wordt betaald door Health en Zo. In totaal zijn de uitgaven ongeveer lager dan in 2012 en lager dan begroot.

39 Overzicht sponsorinkomsten en toerekening Inkomsten aan sponsoring: sponsorgelden jaar 2013 in 2013 gefactureerd en ontvangen: ,00 sponsorgelden 2013 nog te ontvangen (gefactureerd in 2014) ,00 Totaal sponsorgelden jaar 2013: ,00 Toerekeningen: kosten herfstcompetitie 1.101,10 kosten Hercuton open toernooi 4.468,21 kosten Vermeulen/Den Otter veteranentoernooi 1.501,94 kosten Kresco open jeugdtoernooi 1.830,28 kosten Lotus veteranentoernooi 1.352,03 kosten Rabo clubkampioenschappen Senioren 2.070,31 kosten Rabo clubkampioenschappen Junioren 1.391,46 kosten diverse gezelligheidstoernooien 1.571, Totaal toerekening aan kosten toernooien: , ,54 Overschot overgeboekt naar reserverekening sponsoring op de balans 8.788,46 Vanaf deze reserverekening de volgende overboekingen gedaan: subsidie selectietraining zomer en winter 2 x ,00; deel kleding selectieteams en jeugd 1.527,94;. helft kosten reclamezuil (andere helft op de balans) 4.961,00. Totaal toerekening overige kosten 9.488,94

40 Toelichting Inkomstenontwikkeling Contributies worden in principe jaarlijks aangepast aan prijsindexcijfer en verhoogd met de stijging van de afdracht aan de KNLTB. De contributie voor het jaar 2014 is in het geheel niet verhoogd. Mede gelet op het afnemend ledenaantal zal verderop in deze ALV een voorstel tot verhoging contributie voor 2015 worden gedaan. Verwachting is dat ledental verder zal afnemen. Er worden diverse activiteiten ontwikkeld om dit tegen te gaan. Het bestuur heeft hier een workshop van de KNLTB voor gevolgd. Wij hebben echter evenals andere verenigingen nu ook te maken met de gevolgen van de recessie.

41 Aandeel kosten 2013

42 Ledenaantallen

43 Financieel jaarverslag 2013 vragen? Verklaring kascommissie. Verkiezing 1 nieuw lid kascommissie

45 Besturen met Visie Vooruitblik en Begroting 2014 Speerpunt: ledenwerving en ledenbehoud Leden tevredenheidsonderzoek Renovatie banen Privatisering

46 Begroting 2014 Begroting 2014 Werkelijk 2013 Begroting 2013 Inkomsten Contributies Inschrijfgeld Introducties Sponsoring PM PM PM Jeugdsubsidie Gemeente Rente Uitgaven Huur complex Kosten Park Afschrijvingen Energie Telefoon Administratie Automatisering Verzekeringen Bank / rente lening Afdracht KNLTB Training kerngroep Competities Toernooien Stennis / nieuwsbrief Bestuur/Vergaderkosten Alg. /Representatiekn Cursussen Sponsorcommissie TC JC EC OC kleding selectieteams ballenetuis vrijwilligers/ sponsoravond promotie o.a. Open Tennisdagen Resultaat

47 Begroting 2014 vragen?

49 Voorstel contributie 2015 LTC de Hoge Heide heeft te maken met een afnemend ledenaantal. Of dit structureel is, valt nog niet te bezien. Helaas betekent minder leden niet automatisch ook (veel) minder kosten. De contributie over het jaar 2014 is niet verhoogd. Voorgesteld wordt om de contributie voor het jaar 2015 te verhogen met 6% voor alle leeftijdscategorieën. Dit is inclusief de aanpassing vanwege het prijsindexcijfer.

51 BESTUURSVERKIEZINGEN Aftredend en herkiesbaar is: Marc van der Loo - Voorzitter Mark Thijssen - Parkzaken en ICT Aftredend en niet herkiesbaar is: Peter van Veldhoven Technische zaken TC Kandidaat voor de vacature: Chris Joosten Technische zaken TC

53 RONDVRAAG

55 Sluiting