Europese Openbare aanbesteding Beschrijvend document Integrale telecommunicatievoorziening

Transcriptie

1 Europese Openbare aanbesteding Beschrijvend document Integrale telecommunicatievoorziening Opdrachtgever Gemeente Leidschendam-Voorburg Kenmerk LV-WCS / Status Definitief Datum 18 maart 2014 CPV code(s)

2 Inhoudsopgave 1 Begrippenlijst Inleiding Opdracht Huidige situatie ICT infrastructuur (globaal) Nieuwe situatie Opzet telecommunicatievoorziening Algemeen Totaalleverancier Uitgangspunten Gebruikersprofielen Overeenkomst Integrale telecommunicatievoorziening Telecommunicatievoorziening Vaste en mobiele infrastructuur Opleiding en instructie Installatie en projectmanagement Service en onderhoud Verbruikskosten (spraak- en dataverkeer) Investeringoverzicht Procedure Doel aanbesteding Planning Publicatiemedium - digitaal aanbesteden Communicatie Inschrijving Beoordeling en gunning Economisch Meest Voordelige Inschrijving Niet gunnen Gelijke stand: loten Rechtsbescherming Geheimhouding Tegenstrijdigheden Beoordelingsmodel en gunningcriteria Controle inschrijvingen Beoordeling inschrijvingen Gunningcriteria Kwaliteit Prijs Presentatie (proof of concept)... 22

3 1 Begrippenlijst In dit Beschrijvend document wordt mogelijk gebruik gemaakt van de navolgende begrippen. Begrippen worden met een hoofdletter geschreven. Als de definitie in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als de definitie in meervoud is gegeven, wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Begrip Aanbestedende dienst Aanbestedingsdocumenten Aankondiging Beschrijvend document Bijlage Combinatie Combinant Derde Gemeente Geschiktheidcriteria Gunningcriteria Inschrijver Beschrijving De staat, een provincie, een Gemeente, een waterschap, een publiekrechtelijke instelling of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen. De documenten die door of namens de Gemeenten zijn opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure. Deze bestaan uit: de Aankondiging; het Beschrijvend document publicatie Negometrix, inclusief bijlagen; eventuele Nota( s) van Inlichtingen. De formele Aankondiging van de Opdracht in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie ( en op TenderNed ( Document waarin de gemeente onder andere de Opdracht, de te volgen aanbestedingsprocedure, de geschiktheidcriteria, de gunningcriteria en het beoordelingsmodel hebben beschreven en toegelicht. Aanhangsel bij het Beschrijvend document dat volledig deel uitmaakt van de Aanbestedingsdocumenten als ook van de overeenkomst. Twee of meer ondernemingen die een gezamenlijke Inschrijving indienen, waarbij de ondernemingen ieder hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het juist en volledig voldoen aan de verplichtingen, voortvloeiend uit de overeenkomst. De beleidsregels combinatieovereenkomsten zijn van toepassing. Een ieder die deel uitmaakt van de inschrijvende Combinatie. Elke natuurlijke of rechtspersoon, ongeacht de juridische aard van de banden met die natuurlijke persoon of rechtspersoon Gemeente Leidschendam-Voorburg Minimumeis(en) die betrekking hebben op de hoedanigheid van de Inschrijver. De inhoudelijke criteria voor de keuze van de winnende Inschrijving. De onderneming die een Inschrijving indient die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. 3

4 Inschrijving Inschrijvings- en procedurevoorschriften Manipulatieve Inschrijving Minimumeisen Nota van Inlichtingen Onderaannemer Opdracht Opdrachtnemer Openbare procedure Overeenkomst Programma van Eisen Uitsluitingsgronden De aanbieding c.q. offerte van de Inschrijver die is gebaseerd op de Aanbestedingsdocumenten, inclusief alle Bijlagen en documenten die zijn ingediend ten behoeve van de aanbesteding om de Opdracht gegund te krijgen. De voor deze aanbesteding in acht te nemen voorschriften en uitgangspunten voor deelname aan de aanbestedingsprocedure. De Inschrijver maakt op een zodanige wijze gebruik van de puntentoerekening en wegingsfactoren dat het beoordelingssysteem niet meer werkt. Eisen van kwalitatieve aard waaraan een Inschrijver dient te voldoen, om voor deelneming aan de aanbestedingsprocedure in aanmerking te kunnen komen. De vragen die zijn gesteld door de Inschrijvers met de antwoorden van de Gemeente. Een ondernemer waarop een Inschrijver in verband met de financiële draagkracht/technische bekwaamheid en/of de uitvoering van de opdracht een beroep wil doen. Freelance personeel en toeleveranciers vallen hier uitdrukkelijk niet onder. De Opdracht die onderwerp is van de overeenkomst, die gesloten zal worden tussen de Gemeente en Opdrachtnemer. De Opdrachtgever van de overeenkomst, zijnde de Gemeente. De procedure waarbij alle belangstellende ondernemers mogen inschrijven. Schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, gebaseerd op wat is gevraagd en is aangeboden. Beschrijving van de Opdracht, bestaande uit functioneleen technische specificaties die de Gemeente heeft opgesteld, die deel uitmaakt van de Aanbestedingsdocumenten. Kwalitatieve maatstaven (criteria) die zien op omstandigheden die de (persoon van de) Inschrijver betreffen en die diens uitsluiting van deelname aan een aanbestedingsprocedure in het algemeen kunnen rechtvaardigen. 4

5 2 Inleiding Gemeente Leidschendam-Voorburg (hierna ook te noemen: gemeente of de gemeente ) voert een aanbestedingsprocedure uit aangaande de aanbesteding van een Integrale telecommunicatievoorziening. De aanbestedingsprocedure vindt plaats met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 (1 november 2012, Staatsblad 2012, 542). Deze wet ziet toe op een hernieuwde implementatie van de Europese Richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG alsmede de Rechtsbeschermingrichtlijnen (2007/66/EG), ter bevordering van de uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en naleving van het aanbestedingsrecht. De gemeente heeft ervoor gekozen om de aanbesteding Europees openbaar uit te voeren. Deze is aangekondigd op TenderNed ( Daarnaast is de Aankondiging gepubliceerd in het publicatieblad van de Europese Unie Alle Aanbestedingsdocumenten zijn uitsluitend via te downloaden. Dit Beschrijvend document geeft een beschrijving van en toelichting op de Opdracht, de te volgen procedure, de geschiktheidcriteria, de gunningcriteria en het beoordelingmodel. 5

6 3 Opdracht 3.1 Huidige situatie ICT infrastructuur (globaal) In de huidige situatie is de inzet van telecommunicatievoorzieningen sterk versnipperd. Er is sprake van veel losse omgevingen en meerdere leveranciers. De gemeente beschikt over meerdere telefoniesystemen (Mitel), waarvan er één geplaatst is op de locatie Leidschendam en de andere op de locatie Voorburg. Deze zijn met elkaar verbonden via het interne netwerk (WAN). Binnen de huidige situatie komen de onderstaande losse deelcomponenten voor: Bedrijfstelefooncentrale (Mitel PBX) Vaste telefonie infrastructuur (KPN / Telfort netlijnen) Mobiele telefonie infrastructuur (KPN mobiele spraak en data abonnementen) Specifiek huidige situatie Infrastructuur Onderdeel Aantallen en/of toelichting Bedrijftelefooncentrale + vaste telefonie infrastructuur Mitel op locatie: - Koningin Wilhelminalaan 2, 2264 BM Leidschendam (3 x ISDN30) - Herenstraat 42, 2271 CH Voorburg (2 x ISDN30) Ca. 750 Mitel toestellen: type 5224 en 5212 Ca. 12 seats Mitel callcenter omgeving (MIC) Centrale beheerapplicatie (Mitel) Centrale kostenregistratie (Ringmaster) Provider telefoonlijnen: x ISDN-30, Telfort Zakelijk Telefoonnummers Algemeen nummer Faxnummer Doorkiesreeksen t/m IT infrastructuur Data switches HP switches Mobiele telefonie Infrastructuur Mobiele telefonie Infrastructuur Wlan omgeving Werkplekken server (Exchange) Active Directory Microsoft Lync KPN BedrijfsSelect 271 BedrijfsSelect Sim Only 41 Mobiel Internet 500 MB 31 Mobiel Internet 2,5 GB 75 Smartphone Internet Start 2 Smartphone Internet Comfort 4 Smartphone Internet Start 12 Mobiel Internet Uitgebreid Telfort Zakelijk Koningin Wilhelminalaan 2, 2264 BM Leidschendam (3 x ISDN30) Herenstraat 42, 2271 CH Voorburg (2 x ISDN30) Aruba netwerk Citrix omgeving Hosted/cloud omgeving (datacenter Dublin) Microsoft Active Directory 700 x Office Pro Plus device licenser (inclusief Lync standard CAL) Zie Negometrix tabblad prijslijsten en vraag voor detailinformatie (lees: prijsbijlagen): 0001_000075_Factuurdownload 0001_000076_Factuurdownload Zie Negometrix tabblad prijslijsten en vraag voor detailinformatie (lees: prijsbijlagen): Kosten vaste telefonie per categorie okt/nov/dec

7 3.2 Nieuwe situatie De wens om (tele)communicatie op de juiste wijze op te bouwen rondom Het Nieuwe Werken (HNW) speelt binnen veel organisaties, zo ook bij gemeente Leidschendam- Voorburg. HNW is een manier van werken die past bij de huidige tijdsgeest. De steeds complexer wordende vraagstukken, de dynamiek en de gewenste transparantie maken dat de voorspelbaarheid en zucht naar uniformiteit verleden tijd is. Dit vraagt van medewerkers flexibiliteit. Het is echter ook wat huidige en zeker toekomstige generaties zoeken. Zij raken gewend aan het vrij gebruiken van informatie en het tijd- en plaatsonafhankelijk communiceren en samenwerken met mensen. Binnen de locaties kan flexibel worden gewerkt. Niemand heeft nog een eigen vaste plek, zelfs de verschillende afdelingen kunnen straks door elkaar zitten. De hokjesmentaliteit verdwijnt en de ontmoeting en samenwerking (tussen verschillende afdelingen) wordt hiermee gestimuleerd. De nieuwe telecommunicatievoorziening voor de gemeente Leidschendam-Voorburg dient opgebouwd te worden rondom HNW. De gemeente neemt de nieuwe omgeving vanaf 1 september 2014 in gebruik (uiterlijke opleverdatum 29 augustus 2014) en dient gebaseerd te zijn op een integrale hosted/cloud telecommunicatie oplossing. De hosted/cloud oplossing moet operationeel zijn in het eigen virtueel netwerk, dan wel het eigen datacenter van de leverancier. Om de hoogst haalbare redundantie te kunnen garanderen, moet de leverancier minimaal twee verschillende verbindingen kunnen leveren welke op twee verschillende koppelvlakken worden afgemonteerd. De verbindingen moeten (bij voorkeur) van twee verschillende carriers zijn, zodat ook bij carrier storingen de hosted/cloud oplossing operationeel blijft. Hiervoor moeten de beide verbindingen onder één SLA en managementlaag vallen, waardoor er bij storingen en of calamiteiten een automatische koppeling plaatst vind waardoor de oplossing door de andere verbinding wordt overgenomen. Enkel dan is de gemeente gegarandeerd van de hoogst haalbare redundantie en dus beschikbaarheid. 3.3 Opzet telecommunicatievoorziening Algemeen In de nieuwe situatie realiseert de Opdrachtnemer een Integrale telecommunicatievoorziening voor Opdrachtgever. Binnen de Integrale telecommunicatievoorziening zijn een aantal hoofdcomponenten voorzien. Alle inhoudelijke eisen die Opdrachtgever stelt ten aanzien van de realisatie van de Integrale telecommunicatievoorziening zijn terug te vinden in het programma van eisen (zie tender Negometrix). De oplossing zoals gevraagd voorziet in een totaalconcept waarbij de totale telefonieomgeving, vaste- en mobiele telecommunicatievoorziening (op basis van vast/mobiel integratie) onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. De telecommunicatievoorziening is gebaseerd op het hosted/cloud IP Telefonie model. 7

8 Gebruikers van flexibele werkplekken (lees: ambulant) krijgen een mobiel GSM toestel (lees: Smartphone) voorzien van een spraakabonnement of voorzien van een spraak- en data-abonnement. Al het in- en uitgaande telefonieverkeer verloopt hierbij via de integrale telecommunicatievoorziening. Vanuit dit principe zijn telefoniefaciliteiten vanuit de telefonieomgeving beschikbaar voor alle type gebruikers (zie hoofdstuk 3.4 in dit document). Gezien de aard van de gemeente en de wens tot een betrouwbare flexibele communicatie oplossing, is ervoor gekozen om een unieke concept uit te vragen: één integrale telecommunicatievoorziening. Hierdoor heeft de gemeente één leverancier, één aanspreekpunt en één eindverantwoordelijke voor de complete omgeving en de gevraagde dienst. De leverancier moet in staat zijn om de kern componenten (telefonie, vaste infrastructuur, mobiele telefonie infrastructuur, integratie vraagstukken, callcenter etc.) samen te brengen en als één oplossing compleet en als dienst aan te bieden, te leveren, te implementeren, op te leveren en te servicen. Voordelen voor de gemeente zijn: Eén aanspreekpunt op basis van vaste contactpersonen Optimaal advies over de totale telecommunicatie oplossing Een oplossing vanuit het oogpunt van telefonische bereikbaarheid Een centraal aanspreekpunt voor move, add and changes Totaalleverancier Opdrachtgever gaat ervan uit dat Opdrachtnemer de totale communicatie oplossing als een dienst gaat leveren en beheren. Hierbij geldt een vaste prijs per aansluiting per maand. Ook zal Opdrachtnemer de leverancier zijn voor de volledige vaste- en mobiele telefonie infrastructuur. De vaste telefonie infrastructuur zal gemigreerd worden naar centrale netlijnen in de cloud (ISDN30 of SIP), waarbij voor Opdrachtnemer aantoonbare besparingen moeten worden gerealiseerd op basis van deze centralisatie. Om deze besparingen in kaart te brengen zijn de huidige mobiele en vaste kosten als bijlage toegevoegd aan deze tender (zie tabblad Prijslijsten, de prijsbijlagen in Negometrix). Opdrachtnemer kan op basis van deze facturen en overzichten het huidige belprofiel en de kosten overzien en doorvertalen naar de nieuwe totaaloplossing en de besparing. Er zal gebruik worden gemaakt van Presence faciliteiten, waarmee medewerkers kunnen worden verbonden. Presence ondersteund hiermee het onderling samenwerken van medewerkers en maakt het mogelijk om in te kunnen spelen op flexibel en onafhankelijk van tijd en plaats werken. Presence zal gefaseerd worden uitgerold richting de verschillende gebruikers om de acceptatie en inzet hiervan te versterken en te stimuleren. Aandachtspunt richting de gebruikers is daarbij de interne communicatie inzake het waarom, hoe en wat, het belang van een juiste vulling van de eigen agenda (lees: Outlook) etc. Presence vertaald zich naar twee vormen: Presence ten aanzien van telefoonstatus en beschikbaarheidstatus. 8

9 Telefoonstatus betreft het zien van de belstatus (bezet, niet bezet etc.) binnen de totale omgeving Beschikbaarheidstatus betreft het zien van de beschikbaarheid (in vergadering, vakantie, onderweg, beschikbaar etc.) binnen de totale omgeving. Deze zal op basis van een Outlook integratie geïntegreerd worden Uitgangspunten Het programma van eisen (zie tender in Negometrix) beschrijft de totale gevraagde oplossing vanuit de gemeente. Hieronder staan enkele kernzaken welke daarbij van belang zijn met betrekking tot onze mobiele (ambulante) gebruikers. Deze groep medewerkers zal namelijk alleen een GSM krijgen (lees: Smartphone). Daarnaast wordt deze groep voorzien van een tablet (Tablet = buiten scope van deze aanbesteding). Algemeen/Functionaliteit/Techniek: GSM/Smartphone integratie op SIM-niveau, waarbij geen cliënt (lees: app) benodigd is op de GSM/Smartphone. Bellen en gebeld worden zal op basis van de native dialer van het toestel worden gerealiseerd GSM/Smartphone toestel is een interne toestelgebruiker binnen de integrale telecommunicatievoorziening Om de hoogst haalbare beschikbaarheid van de oplossing te kunnen garanderen, moet een leverancier ten tijde van inschrijving beschikken over een bij de ACM (OPTA) geregisterde netwerk provider. Er dient ten tijde van inschrijving over een GSM en GPRS (lees: 2G), UMTS en HSPA (lees: 3G) en LTE en Wimax (lees: 4G) netwerk in Nederland beschikt te worden Oplossing waarbij iedere gebruiker beschikt over één toestel, één 070- bedrijfsnummer en één bedrijfsvoic (lees: one device / one number) Intern bellen door middel van een 4-cijferig nummerplan Doordat het GSM toestel een interne toestelaansluiting is, kan gebruik worden gemaakt van de routeringmogelijkheden van de integrale telecommunicatievoorziening Gebruik van eenvoudige (simpele) GSM toestellen, naast Smartphones, is mogelijk, met behoud van functionaliteit Flat-Fee onderling bellen tussen eigen medewerkers/gebruikers (lees: eigen verkeer tussen vast-mobiel, mobiel-vast en mobiel-mobiel) is opgenomen/afgekocht 9

10 3.4 Gebruikersprofielen In de nieuwe situatie is een gebruiker tijd- en plaatsonafhankelijk telefonisch bereikbaar. Een medewerker wordt gekoppeld aan een bepaald gebruikersprofiel (lees: functieprofiel). Dit profiel beschrijft over welke middelen en faciliteiten de gebruiker beschikt. Voor een overzicht van specifieke eisen waaraan een faciliteit dient te voldoen zie de vragenlijsten binnen Negometrix. Voor gemeente Leidschendam-Voorburg kennen we de volgende gebruikersprofielen: Profiel medewerker Middelen en faciliteiten A Callcenter / MIC Het MIC (Meld- en Informatie Centrum) is de telefonische ingang voor de gemeente Te bereiken via hoofdnummer(s) gemeente na inloggen op de callcenter werkplek onder een persoonlijke code Maakt gebruik van een callcenter cliënt applicatie, een vast IP telefoontoestel en draadloze headset op de callcenter werkplek Thuiswerkplek is integreerbaar binnen MIC (lees: agent op afstand) B Management Te bereiken via persoonsgebonden vast telefoonnummer assistent Maakt gebruik van een vast IP toestel en (mogelijk) een Smartphone Smartphone geïntegreerd binnen de telecommunicatieomgeving Beschikt over één voic voor vast en mobiel Chef / secretaresse faciliteit mogelijk C Smartphone Te bereiken via persoonsgebonden telefoonnummer gebruiker Maakt gebruik van een Smartphone (alleen spraak, Smartphone geïntegreerd met de telecommunicatieomgeving geen data) Profiel C beschikt alleen over een spraakabonnement Beschikt over één zakelijke voic D Smartphone Te bereiken via persoonsgebonden vast telefoonnummer gebruiker Maakt gebruik van een Smartphone (Zowel spraak en Smartphone geïntegreerd met de telecommunicatieomgeving data) Profiel D beschikt over een spraakabonnement en een dataabonnement Beschikt over één zakelijke voic E Crisis team Voorbereid in geval van calamiteiten (lees: nummerplan). Op voorhand ingericht en geprogrammeerd op de telecommunicatieomgeving Te bereiken via crisisnummer in geval van calamiteiten Maakt gebruik van een vast telefoontoestel op de werkplek In geval van een crisis worden alle vaste toestellen geplaatst en aangesloten op de vooraf ge-patchte aansluitpunten en het vooraf geprogrammeerde nummerplan Voor een overzicht van locatie en bereikbaarheidsgegevens (zie bijlage onder punt in Negometrix) 3.5 Overeenkomst Deze aanbesteding heeft tot doel om te komen tot één opdracht voor levering, implementatie, programmering en bedrijfsklaar opleveren van de beschreven integrale telecommunicatievoorziening voor de gemeente. De verwachte ingangsdatum voor de gemeente Leidschendam-Voorburg is 1 september De te sluiten overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van vier jaar met de optie tot verlenging van twee maal één jaar. De overeenkomst zal op 1 september 2018 expireren. Indien gebruik wordt gemaakt van een optiejaar expireert de overeenkomst op respectievelijk 1 september 2019 of bij een tweede optiejaar op 1 september

11 De concept overeenkomst is bij binnen Negometrix opgenomen. De Opdrachten onder de overeenkomst wordt verstrekt volgens de voorwaarden zoals die zijn opgenomen in deze overeenkomst c.q. de nadere Overeenkomst bij deze overeenkomst. Gedurende de overeenkomst zal marktconformiteit steekproefsgewijs gecheckt worden. Uw prijs mag maximaal 10% hoger zijn dan de laagste aanbieder op dezelfde dag. Drie maal een constatering van een prijs boven die bandbreedte kan aanleiding zijn tot ontbinding van de overeenkomst. Kenmerken van de dienst: Volledige integrale telecommunicatievoorziening, gebaseerd op (private) hosted/cloud telefonie, voorzien van telefoniefunctionaliteiten, vaste telefonie infrastructuur (netlijnen en spraakkanalen) en mobiele telefonie omgeving (abonnementen en Smartphones) Buiten scope project Voor de nieuwe situatie mag inschrijver ervan uitgaan dat de volgende zaken ten behoeve van het project beschikbaar zijn en niet vanuit de inschrijver aangeboden hoeven te worden (buiten scope): LAN omgeving locaties gemeente, inclusief vereiste dataswitches welke voorzien in Power over Ethernet (PoE) vereiste Quality of Service (QoS) / Class of Service (CoS)) ten behoeve van vaste telefoontoestellen (profiel A, B en E) WAN omgeving tussen locaties gemeente, inclusief vereiste Quality of Service (QoS) / Class of Service (CoS) WLAN omgeving op de locaties gemeente, inclusief vereiste Quality of Service (QoS) / Class of Service (CoS) Horizontale en verticale bekabeling, minimaal Categorie 5e TFT schermen ten behoeve van callcenter / MIC Tablets ten behoeve van gebruikers 11

12 3.6 Integrale telecommunicatievoorziening De vereiste en door Inschrijver aan te bieden integrale telecommunicatievoorziening is beschreven in de onderstaande tabellen. In deze tabellen zijn de aantallen opgenomen welke in de prijslijsten opgenomen moeten zijn (lees: configuratie). Specifieke eisen en wensen omtrent onderstaande onderdelen en aantallen zijn verwoord binnen de tender van Negometrix. Hoofdstuk 3.4 geeft nog een extra uitleg van de benoemde profielen A t/m E Telecommunicatievoorziening Onderdeel Aantal Locatie Aanvulling Callcenter / MIC (profiel A) Management assistent (profiel B) Smartphone gebruiker: alleen spraak, geen data (profiel C) Smartphone gebruiker: zowel spraak en data (profiel D) 25 users KW2 Totaal aan gedefinieerde agenten, waarvan: 15 seats 15 gelijktijdig/werkplekken (seats) 25 agenten (users) 25 Divers Toestellen voor secretariaat. 100 Ambulant Volledige integratie van GSM/Smartphone op het platform, voorzien van alle licenties, abonnementen, toestellen etc. 550 Ambulant Volledige integratie van GSM/Smartphone op het platform, voorzien van alle licenties, abonnementen, toestellen etc. Crisis team (profiel E) 25 KW2 Vooraf voorbereid nummerplan/routeringen. Toestellen op de plank worden bij crisis neergezet en ingeplugd door gemeente. Presence functionaliteit 700 Gebruikers Status en beschikbaarheid van gebruikers. Interactive Voice Response (IVR) 1 - Ondersteunend aan callcenter (MIC) Callcenter omgeving (MIC): KW2 Behorende bij profiel A Callcenter werkplekken 15 Volledige callcenter omgeving waarbij IVR wordt ingezet Voorzieningen per callcenter werkplek: o Vast IP toestel 15 o Callcenter cliënt Incl. applicatie Agenten dienen ook thuis (op afstand) in te kunnen loggen en integraal onderdeel van de omgeving te zijn Headset (draadloos) 25 Centraal wallboard (TFT) 2 Gemeente levert TFT schermen: buiten scope Redundante omgeving gebruikers: Callcenter / MIC Management assistent Crisis team Management rapportages (callcenter) Kostenregistratie en rapportages (backoffice) Servers (server hardware en software) 1 KW2 en RP1 Callcenter en vaste toestellen op locaties (profiel A, B en E) voorzien van hoge telefonische beschikbaarheid. Hiertoe dient een dubbele invoer over de 2 locaties KW2 en RP1 met de cloudomgeving te worden voorzien 1 - Applicatie en server hard- en software ten behoeve van de callcenter omgeving. 1 - Applicatie en server hard- en software ten behoeve van de backoffice omgeving (lees: totale omgeving). n - Inschrijver levert een totaaloplossing inclusief eventueel vereiste server hard- en software. Toelichting: KW2 betreft locatie Koningin Wilhelminalaan 2, 2264 BM te Leidschendam RP1 betreft locatie Raadhuisplein 1, 2264BP te Leidschendam 12

13 3.6.2 Vaste en mobiele infrastructuur Onderdeel Aantal Locatie Aanvulling Cloud connectie met: 175 Cloud Aantal ingeschatte gesprekskanalen ten Telefonie omgeving behoeve van (zie Negometrix ): Mobiele omgeving Hoofd- en doorkiesnummers (bellen en Vaste netlijn omgeving gebeld worden van en naar buitenwereld Onderling bellen (lees: eigen verkeer vast mobiel, mobiel vast en mobiel mobiel) Doorkiesreeks 2000 Cloud Huidige nummerreeks gemeente Smartphones (hardware) 650 Dienst Smartphones. Levering zal uiteindelijk plaatsvinden o.b.v. gelijkwaardigheid. Ten aanzien van een eerlijk prijsvergelijk (lees: rekenvoorbeeld) zal uitgegaan worden van Smartphones van het type Apple Iphone 5S 16GB. Prijs als rekenvoorbeeld, op te nemen in de totaalprijs (zie Negometrix en ). Voorwaarden: Toestel is SIMlock vrij Aanschafprijs is onderdeel van de totale dienst gedurende een looptijd van 24 maanden (i.v.m. levensduur toestel) Type iphone 5S dient als rekenvoorbeeld om een juiste prijsvergelijking te kunnen doen Mobiel spraakabonnement 100 Dienst Uitgangspunten mobiele gebruikers: Integratie o.b.v. beschreven telecommunicatievoorziening Eigen interne gesprekken o.b.v. flatfee Mobiel spraak- en dataabonnement Opleiding en instructie 550 Dienst Uitgangspunten mobiele gebruikers: Integratie o.b.v. beschreven telecommunicatievoorziening Eigen interne gesprekken o.b.v. flatfee Onderdeel Aantal Aanvulling Training 1 Inclusief (aantallen zie (digitale) vragenlijst), zie 1.14 in Negometrix Installatie en projectmanagement Onderdeel Aantal Aanvulling Installatie- en projectmanagement 1 Alle apparatuur, applicaties, vaste infrastructuur (netlijnen) en mobiele infrastructuur volledig hosted geïnstalleerd en werkend opgeleverd door Inschrijver vanuit de clouddienst. Zie 1.15 in Negometrix. 13

14 3.6.5 Service en onderhoud Onderdeel Aantal Aanvulling Service- en onderhoud 1 Inclusief (aantallen zie (digitale) vragenlijst), zie 1.17 in Negometrix Verbruikskosten (spraak- en dataverkeer) Onderdeel Aantal Aanvulling Verbruikskosten (spraak- en dataverkeer) 1 Investering spraak- en dataverkeer over een periode van 4 jaar. Toelichting: Opgave door Inschrijver te baseren op gegevens verbruik spraak vaste- en mobiele infrastructuur en mobiel dataverbruik huidige situatie, maar dan vertaald naar de nieuwe integrale situatie Toelichting zie (digitale) vragenlijst, tabblad prijslijsten, prijsbijlagen en vraag binnen Negometrix 3.7 Investeringoverzicht Inschrijver dient de beschreven oplossing als totaaldienst in een prijs per maand gedurende de aangegeven looptijd van vier jaar aan te bieden. Alle weergegeven onderdelen en de verbruikskosten op de vaste- en mobiele telecommunicatievoorziening worden meegenomen bij de weging Prijs. Inschrijver dient middels een Inschrijfbiljet, met hieraan toegevoegd een investeringoverzicht in eigen opmaak haar prijsopbouw te verduidelijken. Het tabblad Prijslijsten, onderdeel Inschrijfbiljet binnen Negometrix dient volledig te worden ingevuld. De afzonderlijke bedragen in het Inschrijfbiljet vormen het totaalbedrag: Totale TCO over vier jaar. Dit geldt als de aanbiedingsprijs die de gemeente weegt in de totale beoordeling (zie hoofdstuk 5 binnen dit document). Inschrijver dient deze totale TCO over 4 jaar te baseren, waarbij alle onderdelen / aantallen benoemd in hoofdstuk 3.6 binnen dit document zijn opgenomen. Voorwaarden Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle bedragen ingevuld op het inschrijfbiljet. Inschrijver dient naast het inschrijfbiljet tevens een duidelijke en uitgebreide open calculatie / prijsopbouw in te dienen Indien vanuit de inschrijver niet alle regels noodzakelijk danwel van toepassing zijn, kan/kunnen desbetreffende regel(s) op 0,- worden gezet. Het totaal bedrag onder aan de streep is gebaseerd op een TCO van 4 jaar. Deze komt overeen met de in te dienen open calculatie vanuit de inschrijver. Het criterium Prijs wordt beoordeeld aan de hand van de hoogte van het totaalbedrag van de inschrijving (op basis van het tabblad prijslijsten). Het totaalbedrag van de inschrijving bestaat uit de optelsom van de onderdelen zoals weergegeven in de tabel prijslijsten (zie Negometrix). Alle onderdelen worden daarbij voor een periode van 4 jaar meegenomen binnen de prijsweging. 14

15 Alle onderdelen vanuit de dienst (lees: eenmalig en prijs per maand ), dienen door inschrijver te worden doorberekend op basis van de gevraagde looptijd van 4 jaar. Hierbij gelden de voorwaarden: o Voor de eenmalige onderdelen (zoals installatie, vaste toestellen, trainingen etc.) geldt een eenmalige investering. Dit totaalbedrag wordt over een periode van 4 jaar meegenomen en is opgenomen in deze totaalprijs o Periodieke maandelijkse kosten van de hosted/cloud dienst (lees: prijs per maand) worden door Inschrijver volledig doorberekend over een periode van 4 jaar. De prijs per maand is gebaseerd op dit maandbedrag maal 48 maanden en is opgenomen in deze totaalprijs o Prijzen voor de aanschaf van Smartphones (lees: rekenvoorbeeld op basis van 650 stuks iphone 5S 16GB en de meer/minderprijs met betrekking tot het alternatief (zie vraag binnen Negometrix), zijn gedurende een totale periode van twee jaar opgenomen in de totaalprijs. Bij jaar 3 en 4 wordt geen afschrijving van deze hardware opgenomen in de totaalprijs. Leverancier dient hier notie van te nemen en goed te verwerken in haar totaalprijs! Prijzen dienen in Euro s ( ) en exclusief BTW ingevuld te worden 15

16 4 Procedure 4.1 Doel aanbesteding Gemeente Leidschendam-Voorburg wenst een overeenkomst voor een Integrale telecommunicatievoorziening af te sluiten met één opdrachtnemer. Een voorziening waarbij vaste en mobiele telefonie functioneel en technisch volledig geïntegreerd zijn met elkaar. Vanuit dit gegeven is de aanbesteding niet in meerdere percelen in de markt gezet. Het doel van de aanbesteding is om op een transparante wijze te komen tot een overeenkomst met één betrouwbare leverancier, die de opdracht uitvoert op basis van de in het programma van eisen omschreven eisen en voorwaarden. Voor de bepaling en invulling van de Geschiktheidcriteria en Gunningcriteria zijn de Europese beginselen van het aanbestedingsrecht toegepast: transparantie, objectiviteit, non-discriminatie, gelijkheid en proportionaliteit. Contractvorming vindt plaats met inachtneming van de bepalingen gunningcriteria en het beoordelingsmodel, het programma van eisen, de eventueel opgemaakte nota( s) van inlichtingen en de gegunde inschrijving. Op plaatsen in het Beschrijvend document en het programma van eisen waar gesproken wordt over merknamen, typen, fabricageprocessen en dergelijke en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak, dient u of gelijkwaardig te lezen. 4.2 Planning Voor de doorlooptijd van de aanbesteding wordt de navolgende planning gehanteerd. Aan deze planning kunnen geen rechten ontleend worden. Onderdeel Einddatum en tijd 1. Publicatie aanbesteding 18 maart Mogelijkheid stellen vragen / inlichtingen 7 april Publicatie nota van inlichtingen 22 april Uiterste datum indienen inschrijving 6 mei 2014 om uur 5. Voornemen tot gunning: verzenden gunningvoornemen en afwijzingsbrieven 19 mei Demonstratie oplossing (Proof of Concept) 26 mei t/m 30 mei Gunning opdracht (einde Alcatel termijn) 10 juni Oplevering / indienststelling 29 augustus 2014 om uur 16