Europese Openbare aanbesteding Beschrijvend document Vaste en mobiele telefonie-infrastructuur

Transcriptie

1 Europese Openbare aanbesteding Beschrijvend document Vaste en mobiele telefonie-infrastructuur Opdrachtgever Gemeente Noordoostpolder Kenmerk NOP-WCS Status Definitief Datum 7 januari 2015 CPV code(s)

2 Inhoudsopgave 1 BEGRIPPENLIJST INLEIDING GEMEENTE NOORDOOSTPOLDER AANBESTEDING VASTE EN MOBIELE TELEFONIE-INFRASTRUCTUUR OPDRACHT HUIDIGE SITUATIE Vaste telefonie infrastructuur Mobiele telefonie infrastructuur Verbruikskosten NIEUWE SITUATIE Vaste telefonie infrastructuur Mobiele telefonie infrastructuur TOTAALOPLOSSING INVESTERINGOVERZICHT VASTE EN MOBIELE TELEFONIE-INFRASTRUCTUUR: CONFIGURATIE VASTE TELEFONIE-INFRASTRUCTUUR MOBIELE TELEFONIE-INFRASTRUCTUUR INSTALLATIE EN PROJECTMANAGEMENT VERBRUIKSKOSTEN (SPRAAK- EN DATAVERKEER) PROCEDURE DOEL AANBESTEDING MOTIVATIE GEEN PERCELEN VERDELING PLANNING PUBLICATIEMEDIUM - DIGITAAL AANBESTEDEN COMMUNICATIE INSCHRIJVING BEOORDELING EN GUNNING Economisch Meest Voordelige Inschrijving Niet gunnen Gelijke stand: loten Rechtsbescherming INDIENEN BEWIJSSTUKKEN (NA GUNNINGSBESLUIT) GEHEIMHOUDING TEGENSTRIJDIGHEDEN INDOORDEKKING BEOORDELINGSMODEL EN GUNNINGCRITERIA CONTROLE INSCHRIJVINGEN

3 6.2 BEOORDELING INSCHRIJVINGEN GUNNINGCRITERIA Kwaliteit Prijs Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) Presentatie (inschrijving) Test mobiele netwerk BIJLAGE 1: SCHEMA NIEUWE SITUATIE TELEFONIE INFRASTRUCTUUR

4 1 Begrippenlijst In dit Beschrijvend document wordt mogelijk gebruik gemaakt van de navolgende begrippen. Begrippen worden met een hoofdletter geschreven. Als de definitie in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als de definitie in meervoud is gegeven, wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Begrip Aanbestedende dienst Aanbestedingsdocumenten Aankondiging Begunstigde Beschrijvend document Bijlage Combinatie Combinant Derde Gemeente Geschiktheidcriteria Gunningcriteria Inschrijver Inschrijving Beschrijving Gemeente Noordoostpolder De documenten die door of namens Gemeente Noordoostpolder zijn opgesteld ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure. Deze bestaan uit: de Aankondiging; het Beschrijvend document; publicatie Negometrix, inclusief bijlagen; eventuele Nota( s) van Inlichtingen. De formele Aankondiging van de Opdracht in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie ( en op TenderNed ( De inschrijvende onderneming c.q. combinatie aan wie de overheidsopdracht voor de Opdracht definitief zal worden gegund. Document waarin Gemeente Noordoostpolder onder andere de Opdracht, de te volgen aanbestedingsprocedure, de geschiktheidcriteria, de gunningcriteria en het beoordelingsmodel hebben beschreven en toegelicht. Aanhangsel bij het Beschrijvend document dat volledig deel uitmaakt van de Aanbestedingsdocumenten als ook van de overeenkomst. Twee of meer ondernemingen die een gezamenlijke Inschrijving indienen, waarbij de ondernemingen ieder hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het juist en volledig voldoen aan de verplichtingen, voortvloeiend uit de overeenkomst. De beleidsregels combinatieovereenkomsten zijn van toepassing. Een ieder die deel uitmaakt van de inschrijvende Combinatie. Elke natuurlijke of rechtspersoon, ongeacht de juridische aard van de banden met die natuurlijke persoon of rechtspersoon Gemeente Noordoostpolder Minimumeis(en) die betrekking hebben op de hoedanigheid van de Inschrijver. De inhoudelijke criteria voor de keuze van de winnende Inschrijving. De onderneming die een Inschrijving indient die gebaseerd is op de Aanbestedingsdocumenten. De aanbieding c.q. offerte van de Inschrijver die is gebaseerd op de Aanbestedingsdocumenten, inclusief alle Bijlagen en documenten die zijn ingediend ten behoeve van de aanbesteding om de Opdracht gegund te krijgen. 4

5 Begrip Inschrijvings- en procedurevoorschriften Manipulatieve Inschrijving Minimumeisen Nota van Inlichtingen Onderaannemer Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer Openbare procedure Overeenkomst Programma van Eisen Uitsluitinggronden Beschrijving De voor deze aanbesteding in acht te nemen voorschriften en uitgangspunten voor deelname aan de aanbestedingsprocedure. De Inschrijver maakt op een zodanige wijze gebruik van de puntentoerekening en wegingsfactoren dat het beoordelingssysteem niet meer werkt. Eisen van kwalitatieve aard waaraan een Inschrijver dient te voldoen, om voor deelneming aan de aanbestedingsprocedure in aanmerking te kunnen komen. De vragen die zijn gesteld door de Inschrijvers met de antwoorden van Gemeente Noordoostpolder. Een ondernemer waarop een Inschrijver in verband met de financiële draagkracht/technische bekwaamheid en/of de uitvoering van de opdracht een beroep wil doen. Freelance personeel en toeleveranciers vallen hier uitdrukkelijk niet onder. Het realiseren van een Integrale telecommunicatievoorziening. Hierbij gaat het om de levering, de installatie, het projectmanagement, de gebruikerstrainingen en het onderhoud voor meerdere jaren. De Opdrachtgever van de overeenkomst, zijnde Gemeente Noordoostpolder. De inschrijvende onderneming c.q. combinatie aan wie de overheidsopdracht voor de Opdracht definitief zal worden gegund. De aanbestedingsprocedure waarbij alle belangstellende ondernemers mogen inschrijven. Schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, gebaseerd op wat is gevraagd en is aangeboden. Beschrijving van de Opdracht, bestaande uit functionele- en technische specificaties die Gemeente Noordoostpolder heeft opgesteld, die deel uitmaakt van de Aanbestedingsdocumenten Kwalitatieve maatstaven (criteria) die zien op omstandigheden die de (persoon van de) Inschrijver betreffen en die diens uitsluiting van deelname aan een aanbestedingsprocedure in het algemeen kunnen rechtvaardigen. 5

6 2 Inleiding 2.1 Gemeente Noordoostpolder De gemeente Noordoostpolder telt circa 400 medewerkers. De ambtenaren werken onder andere in het gemeentehuis, de gemeentewerf, het gemeentelijk afvalscheidingstation, de brandweerkazerne, de buitendienst en de gemeentelijke sporthallen. 2.2 Aanbesteding vaste en mobiele telefonie-infrastructuur Gemeente Noordoostpolder (hierna tevens te noemen: (de) gemeente ) gaat haar nieuwe vaste en mobiele telefonie-infrastructuur aanbesteden. De Werkcorporatie Noordoostpolder BV maakt als begunstigde onderdeel uit van dit contract. Er is besloten om de aanbesteding Europees openbaar uit te voeren. Deze is aangekondigd op TenderNed ( Daarnaast is de Aankondiging gepubliceerd in het publicatieblad van de Europese Unie Alle Aanbestedingsdocumenten zijn uitsluitend via te downloaden. De aanbestedingprocedure vindt plaats met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 (1 november 2012, Staatsblad 2012, 542). Deze wet ziet toe op een hernieuwde implementatie van de Europese Richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG alsmede de Rechtsbeschermingrichtlijnen (2007/66/EG), ter bevordering van de uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en naleving van het aanbestedingsrecht. Dit Beschrijvend document geeft een beschrijving van en toelichting op de Opdracht, de te volgen procedure, de geschiktheidcriteria, de gunningcriteria en het beoordelingmodel. 3 Opdracht 3.1 Huidige situatie Vaste telefonie infrastructuur De telefonieomgeving van de gemeente is geïnstalleerd bij het gemeentehuis en bij de brandweerkazerne. Deze bestaat momenteel nog uit verschillende gekoppelde Aastra telefoniesystemen: Traditioneel MX-ONE TSW systeem (1x ruif gemeentehuis + 1x ruif brandweer) IP gebaseerd MX-ONE TS systeem (gemeentehuis, gekoppeld aan MX-ONE TSW aldaar) De connectie met de buitenwereld verloopt via de volgende vaste telefonie infrastructuur: Locatie Type Nummerreeksen Aanvulling Gemeentehuis 1x ISDN t/m 599 Lijnen zijn dubbelgericht Harmen Visserplein t/m 999 Lijnen zijn gebundeld met elkaar 8302 BW Emmeloord Brandweerkazerne 1x ISDN-30 Nijverheidsstraat AD Emmeloord 6

7 Benoemde ISDN-30 lijnen zijn dubbelgericht uitgevoerd en zijn gebundeld met elkaar. Inkomend verkeer wordt verspreid aangeboden over de locaties via benoemde nummerreeksen. Dit biedt een hoge beschikbaarheid. Bij eventuele uitval van een ISDN-30 wordt het verkeer alsnog afgevangen via de andere ISDN-30 bundel. De telefonieomgevingen op beide locaties zijn via een WAN verbinding ontsloten met elkaar (eigendom gemeente, zowel de WAN verbinding als de telefonieomgeving vallen buiten scope van de aanbesteding) Mobiele telefonie infrastructuur Het gemeentehuis is in 2013 compleet verbouwd en aangepast naar een flexibele werkomgeving (Het Nieuwe Werken). Medewerkers beschikken niet meer over een vaste werkplek. Flexibiliteit en mobiliteit zijn de sleutelwoorden in relatie tot de afhandeling van telefoonoproepen en het organiseren van de telefonische bereikbaarheid. De meeste medewerkers zijn daarom uitgerust met een smartphone (iphone). Daarnaast beschikt een groep medewerkers nog over een DECT handset. Overzicht huidige mobiele abonnementen: Type Aantal Specifiek Spraak abonnement 324 BedrijfsSelect SIM Only Data abonnement 163 Smartphone Bedrijfsbundel 250MB 1 Smartphone Internet Pro Verbruikskosten Het huidige belvolume voor de 2x ISDN-30 verbindingen bedraagt ruim ,00 per jaar (bruto). De belkosten zijn gebaseerd op een KPN nota (periode belkosten: augustus / september 2014) vermenigvuldigd met 6 maanden en zijn daarom indicatief. Ter indicatie kunnen wij aangeven dat de investering in de vaste infrastructuur circa ,00 per jaar bedraagt (lees: huur ISDN lijnen / telefoonnummers en verbruik). Het huidige bel- en datavolume gerelateerd aan 324 spraak- en 164 data abonnementen bedraagt ,00 per jaar. De bel- en datakosten zijn gebaseerd op een KPN nota (periode belkosten: september oktober 2014) vermenigvuldigd met 6 maanden en zijn daarom indicatief. Ter indicatie kunnen wij aangeven dat de investering in de mobiele infrastructuur ruim ,00 per jaar bedraagt (lees: mobiele abonnementen en verbruik). 3.2 Nieuwe situatie Vaste telefonie infrastructuur Het traditionele MX-ONE TSW systeem (1x ruif gemeentehuis en 1x ruif brandweerkazerne) wordt per 1 maart 2015 volledig uitgefaseerd. Op het moment dat deze aanbesteding is afgerond beschikt de gemeente enkel nog over een gevirtualiseerd MX-ONE TS systeem (globaal schema zie bijlage 1). Deze wordt redundant uitgevoerd. Op het gemeentehuis en de brandweerkazerne is zowel voorzien in een ISDN-30 koppelvlak als een SIP koppelvlak. 7

8 De nieuwe situatie is gelijk aan de huidige situatie. Hierbij geldt het volgende: De vaste telefonie-infrastructuur biedt 30 gesprekskanalen op het gemeentehuis en 30 gesprekskanalen op de brandweerkazerne De vaste infrastructuur is dubbelgericht uitgevoerd en gebundeld met elkaar Inkomend verkeer wordt verspreid aangeboden over de locaties via de bestaande nummerreeksen. Dit biedt een hoge beschikbaarheid. Bij eventuele uitval van één van de verbindingen wordt het verkeer alsnog afgevangen via de verbinding op de andere locatie. De telefonieomgevingen op beide locaties zijn via een WAN verbinding ontsloten met elkaar (eigendom gemeente, zowel de WAN verbinding als de telefonieomgeving vallen buiten scope van de aanbesteding). Voor de nieuwe situatie geldt een belangrijk verschil ten opzichte van de huidige situatie: De telefonieomgeving van gemeente Noordoostpolder voorziet zowel in ISDN als SIP trunk koppelvlakken (en de daarbij behorende SIP trunk licenties). Het is aan Inschrijver of deze ISDN of SIP trunk infrastructuur aanbiedt (voorwaarde: SIP trunk infrastructuur dient te voldoen aan eisen zoals verwoord binnen tender Negometrix) Mobiele telefonie infrastructuur Binnen het concept waarbij flexibiliteit en mobiliteit de boventoon voert beschikken de meeste medewerkers enkel over een smartphone. Dit brengt met zich mee dat er naast het reguliere telefoonverkeer er ook een behoorlijke hoeveelheid verkeer plaatsvindt tussen het gemeentehuis en de mobiele gebruiker (lees: intercompany verkeer). Op basis van het binnen de tender gevraagde Advies vanuit Inschrijver wordt er vanuit Inschrijver verwacht dat zij een voor de gemeente zo goed mogelijke oplossing c.q. passende abonnementsvorm offreert. 3.3 Totaaloplossing Deze aanbesteding heeft tot doel om te komen tot één opdracht voor levering, installatie van vaste en mobiele telefonie-infrastructuur voor de gemeente. Het betreft een overeenkomst voor de duur van twee (2) jaar met de optie tot tweemaal verlengen met 1 jaar. Deze wordt aangegaan op basis van vaste prijsafspraken. Marktconformiteit geldt hierbij als belangrijke voorwaarde (zie vraagstelling Negometrix). De vereiste en door Inschrijver aan te bieden vaste en mobiele telefonie-infrastructuur en de aantallen behorende bij de afzonderlijke onderdelen zijn beschreven in hoofdstuk 4 in de tabellen in paragraaf 4.1 t/m 4.4. Specifieke eisen en wensen omtrent onderstaande onderdelen zijn verwoord binnen de tender van Negometrix. Buiten scope project Voor de nieuwe situatie mag Inschrijver ervan uitgaan dat de volgende zaken ten behoeve van het project beschikbaar zijn en niet aangeboden hoeven te worden (buiten scope): Telefooncentrale, merk/type: Aastra MX-ONE Smartphones, merk/type: Apple iphone 8

9 WAN omgeving tussen gemeentelijke locaties inclusief vereiste Quality of Service (QoS) / Class of Service (CoS) 3.4 Investeringoverzicht Alle weergegeven onderdelen en de verbruikskosten op de vaste en mobiele telefonieinfrastructuur worden meegenomen bij de weging Prijs. Inschrijver dient middels een Inschrijfbiljet, met hieraan toegevoegd een investeringoverzicht in eigen opmaak haar prijsopbouw te verduidelijken. Het tabblad Prijslijsten binnen Negometrix dient volledig te worden ingevuld. De afzonderlijke bedragen in dit Inschrijfbiljet vormen het totaalbedrag: Totale TCO over vier jaar (2 jaar overeenkomst + optie tot verlengen jaar 3 + optie tot verlengen jaar 4). Dit geldt als de aanbiedingsprijs die de gemeente weegt in de totale beoordeling (zie hoofdstuk 6 binnen dit document). Inschrijver dient deze totale TCO over vier (4) jaar te baseren, waarbij alle onderdelen / aantallen benoemd in hoofdstuk 4 binnen dit document zijn opgenomen. Voorwaarden Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle bedragen ingevuld op het inschrijfbiljet. Inschrijver dient naast het inschrijfbiljet tevens een duidelijke en uitgebreide open calculatie / prijsopbouw in te dienen Indien vanuit de inschrijver niet alle regels noodzakelijk danwel van toepassing zijn, kan/kunnen desbetreffende regel(s) op 0,- worden gezet. Het totaalbedrag onder aan de streep is gebaseerd op een TCO van 4 jaar. Deze komt overeen met de in te dienen open calculatie vanuit de inschrijver Het criterium Prijs wordt beoordeeld aan de hand van de hoogte van het totaalbedrag van de inschrijving (op basis van het tabblad Prijslijsten ). Het totaalbedrag van de inschrijving bestaat uit de optelsom van de onderdelen zoals weergegeven in de tabel Prijslijsten (zie Negometrix) Alle onderdelen worden daarbij voor een periode van 4 jaar meegenomen binnen de prijsweging Inschrijver dient op basis van verkregen overzichten van het huidige verbruik op de vaste en mobiele telefonie-infrastructuur een reële inschatting te maken van de verbruikskosten voor de nieuwe situatie (vast en mobiel). Deze dient de verbruikskosten voor de totale looptijd van 4 jaar op te voeren op het Inschrijfbiljet (gekoppeld aan de TCO). De verbruikskosten worden, ondanks dat dit een variabel component is waarvan aan de hoogte geen rechten kunnen worden ontleend, derhalve ook meegenomen binnen de prijsweging Prijzen dienen in Euro s ( ) en exclusief BTW ingevuld te worden 9

10 4 Vaste en mobiele telefonie-infrastructuur: configuratie De vereiste en door Inschrijver aan te bieden telefonie-infrastructuur is beschreven in de onderstaande tabellen. Specifieke eisen en wensen omtrent onderstaande onderdelen zijn verwoord binnen de tender van Negometrix. 4.1 Vaste telefonie-infrastructuur De vaste telefonie-infrastructuur dient beschikbaar te zijn op de volgende locatie (zie ook tabel): M1: Gemeentehuis, Harmen Visserplein 1, 8302 BW, Emmeloord M2: Brandweerkazerne, Nijverheidsstraat 34, 8301 AD, Emmeloord Onderdeel Aantal Locatie Aanvulling Vaste telefonie-infrastructuur 30 M1 Aantal gesprekskanalen op locatie M1 Conform eisen: vragengroep 1.2 Negometrix Vaste telefonie-infrastructuur 30 M2 Aantal gesprekskanalen op locatie M2 Conform eisen: vragengroep 1.2 Negometrix 4.2 Mobiele telefonie-infrastructuur Onderdeel Aantal Locatie Aanvulling Mobiel spraak abonnement Conform eisen: vragengroep 1.3 Negometrix Mobiel spraak en data abonnement Spraakabonnementen mobiele gebruikers aangevuld met data abonnement: Minimaal 250 MB per gebruiker Als onderdeel van groepsbundel Voorziening indoor mobiele dekking (indien vereist) n Conform eisen: vragengroep 1.3 Negometrix Oplossing(en) voor het verbeteren van de indoor mobiele dekking, indien vereist. Conform eisen: vragengroep 1.4 Negometrix 4.3 Installatie en projectmanagement Onderdeel Aantal Aanvulling Installatie en projectmanagement 1 Alle vaste infrastructuur (netlijnen) en mobiele infrastructuur volledig geïnstalleerd en werkend opgeleverd door Inschrijver. Conform eisen: vragengroep 1.1 Negometrix 10

11 4.4 Verbruikskosten (spraak- en dataverkeer) Onderdeel Aantal Aanvulling Verbruikskosten (spraak- en dataverkeer) 1 Opgave door Inschrijver te baseren op gegevens verbruik spraak vaste- en mobiele infrastructuur en mobiel dataverbruik huidige situatie, maar dan vertaald naar de nieuwe situatie (voor een totale looptijd van 4 jaar). Conform eisen: Paragraaf 3.4 Beschrijvend document Tabblad Prijslijsten - Inschrijfbiljet, Onderbouwing / opmerking. 11

12 5 Procedure 5.1 Doel aanbesteding Het doel van de aanbesteding is om op een transparante wijze te komen tot een overeenkomst voor vaste en mobiele telefonie-infrastructuur met één betrouwbare leverancier, die de opdracht uitvoert op basis van de in het programma van eisen omschreven eisen en voorwaarden. Voor de bepaling en invulling van de Geschiktheidcriteria en Gunningcriteria zijn de Europese beginselen van het aanbestedingsrecht toegepast: transparantie, objectiviteit, nondiscriminatie, gelijkheid en proportionaliteit. Contractvorming vindt plaats met inachtneming van de bepalingen gunningcriteria en het beoordelingsmodel, het programma van eisen, de eventueel opgemaakte nota( s) van inlichtingen en de gegunde inschrijving. Op plaatsen in het Beschrijvend document en het programma van eisen waar gesproken wordt over merknamen, typen, fabricageprocessen en dergelijke en waarbij het wellicht handelt om een unieke zaak, dient u of gelijkwaardig te lezen. 5.2 Motivatie geen percelen verdeling De komende periode onderzoekt de gemeente een verdere integratie van de vaste en mobiele telefonie-infrastructuur. De onderdelen vaste telefonie-infrastructuur (telefoonlijnen) en mobiele telefonie-infrastructuur (mobiele abonnementen) zijn daarbij onlosmakelijk met elkaar verbonden in relatie tot de functionele eis die Gemeente Noordoostpolder stelt aan haar nieuwe communicatieomgeving. Vanuit dit gegeven is de aanbesteding niet in meerdere percelen in de markt gezet. 5.3 Planning Voor de doorlooptijd van de aanbesteding wordt de navolgende planning gehanteerd. Aan deze planning kunnen geen rechten ontleend worden. Onderdeel Einddatum en tijd 1. Publicatie aanbesteding 7 januari Mogelijkheid stellen vragen / inlichtingen 16 januari 2015 voor uur 3. Publicatie nota van inlichtingen 23 januari Uiterste datum indienen inschrijving 17 februari 2015 voor uur 5. Presentatie door 2 inschrijvers (2 inschrijvingen die na beoordeling 3 maart 2015 als economisch meest voordelig worden aangemerkt) 6. Voornemen tot gunning: verzenden gunningvoornemen en 6 maart 2015 afwijzingsbrieven 7. Test mobiel network door Opdrachtgever Periode tussen voorlopige en definitieve gunning 8. Gunning opdracht (einde Alcatel termijn) 27 maart Oplevering / indienststelling 1 mei

13 5.4 Publicatiemedium - digitaal aanbesteden De aanbesteding verloopt geheel digitaal via het inkoop- en aanbestedingsplatform Negometrix. De Aankondiging Opdracht en Aankondiging Gegunde Opdracht worden gepubliceerd op TenderNed. Dit betekent het volgende: Alle documenten tot aan de contractvorming worden via Negometrix aan de inschrijvers verstrekt Alleen inschrijvingen die via de voor deze aanbesteding ingerichte website (Negometrix) zijn ingevuld worden voor deze aanbesteding geaccepteerd. Per post, , telex of fax ingediende inschrijvingen worden niet geaccepteerd Publicatie van de Aankondiging Opdracht en Aankondiging Gegunde Opdracht verloopt via TenderNed, alle andere correspondentie verloopt via Negometrix Wanneer er als antwoord geschreven tekst wordt gevraagd (in plaats van het aanvinken van een antwoord) dan dienen de teksten in de Nederlandse taal te zijn opgesteld. Wanneer er bij een vraag een format is toegevoegd is het niet toegestaan wijzigingen in de teksten en/of een bijlage aan te brengen. De instructie Instructie digitaal aanbieden treft u onder Negometrix aan in de vragengroep 1.1 (zie tabblad Vragenlijsten ) als onderdeel van deze aanbesteding. Mochten er onduidelijkheden zijn dan kunt u contact opnemen met de Negometrix Servicedesk (Tel: +31(0) ). Zij kunnen u ondersteunen bij technisch vragen en het correct invullen en indienen van de digitale vragenlijst(en). 5.5 Communicatie U wordt in de gelegenheid gesteld schriftelijk vragen te stellen. Vragen tot deze aanbesteding dienen middels Negometrix te worden ingediend via het tabblad Vraag & Antwoord. De antwoorden op de ingediende vragen c.q. Nota van Inlichtingen worden via dezelfde weg verstrekt aan alle inschrijvers. U dient iedere vraag afzonderlijk in te dienen en niet een document met alle vragen te uploaden. Reden hiervan is dat verschillende vragen aan verschillende functionarissen toegekend moeten kunnen worden. Bij iedere afzonderlijke vraag dient u aan te geven of het een algemene vraag betreft of dat deze betrekking heeft op één van de vragen binnen de geformuleerde vragenlijst onder Negometrix (bij iedere vraag die u stelt kunt u Algemene vraag of Koppel een vraag uit vragenlijst aanvinken). Er is één vragenronde (zie Planning zoals beschreven in dit document). Alleen vragen die voor 16 januari 2015 om uur zijn ingediend worden geanonimiseerd meegenomen in de Nota van Inlichtingen en beantwoord. De Nota van Inlichtingen zal uiterlijk 23 januari 2015 via Negometrix gepubliceerd worden Inschrijver stelt door het niet inwinnen van aanvullende informatie, de aanvraag en bijbehorende informatie toereikend te achten. 13

14 5.6 Inschrijving De sluitingsdatum en het tijdstip voor het indienen van de inschrijving is 17 februari 2015 om uur. Inschrijvingen die na dit tijdstip worden ingediend worden niet in behandeling genomen. Het risico van tijdig indienen van de inschrijving en van systeem- en internetstoringen ligt geheel bij de inschrijver. Inschrijvingen die na de uiterste inschrijfdatum via Negometrix worden aangeboden worden geweigerd. Deze worden niet in behandeling genomen en ongeldig verklaard. 5.7 Beoordeling en gunning Economisch Meest Voordelige Inschrijving De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van vooraf bepaalde criteria, zoals opgenomen in dit Beschrijvend document. Voor een uitgebreidere toelichting zie hoofdstuk 6 Beoordelingsmodel en gunningcriteria Niet gunnen De gemeente is niet verplicht de opdracht te gunnen. De gemeente is gerechtigd de aanbesteding op het door hem wenselijk geachte moment te beëindigen zonder dat dit tot enige aansprakelijkheid of schadeplichtigheid richting de inschrijvers leidt Gelijke stand: loten Wanneer twee of meer inschrijvers exact dezelfde eindscore hebben behaald en om die reden voor gunning van de opdracht in aanmerking komen, beslist het lot aan wie van hen de opdracht zal worden verstrekt. De betreffende inschrijvers worden tijdig op de hoogte gesteld dat er een loting plaatsvindt, waar en wanneer deze plaatsvindt en door wie de loting zal worden voltrokken. De betreffende inschrijvers zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde aanwezig te zijn Rechtsbescherming Het voornemen tot gunning zal aan alle inschrijvers schriftelijk kenbaar gemaakt worden. Hierbij wordt een onderbouwing van de beslissing gegeven. In de gunningbeslissing zal vermeld worden tot wanneer de afgewezen inschrijvers de mogelijkheid hebben om bezwaar aan te tekenen. De afgewezen inschrijvers hebben gedurende twintig kalenderdagen na dagtekening van het schrijven de mogelijkheid om een kort geding aanhangig te maken tegen het voornemen tot gunning. De termijn van twintig dagen vangt aan de dag na verzending (per of per fax) van de gunningbeslissing, en eindigt op het laatste uur van de laatste dag van de termijn. Voor de openingstijden van de gemeente verwijs ik u naar de website van Gemeente Noordoostpolder. Wanneer een afgewezen inschrijver voor het verstrijken van deze termijn een kort geding aanhangig heeft gemaakt, zal de gemeente in beginsel de uitkomst van deze procedure 14

15 afwachten voordat er verder uitvoering wordt gegeven aan de gunningbeslissing en ondertekening van de overeenkomst, tenzij er zwaarwegende belangen in het spel zijn. Op deze aanbesteding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland, Regio Lelystad. 5.8 Indienen bewijsstukken (na gunningsbesluit) De volgende facultatieve uitsluitingsgronden zijn van toepassing op deze aanbesteding, zie Eigen Verklaring punt 3 (als bijlage toegevoegd aan Negometrix vraag 1.1.2): EV 3.1) zijn onderneming niet verkeert in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens hem geen surseance van betaling of een (faillissements-) akkoord geldt, of niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wetof regelgeving. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast om aannemelijk te maken dat een gegunde opdracht daadwerkelijk kan worden uitgevoerd EV 3.5) zijn onderneming, bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingprocedures, zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of zijn onderneming deze inlichtingen niet, of niet volledig heeft verstrekt. Deze facultatieve uitsluitingsgrond wordt toegepast indien het bewijs daar is dat Inschrijver in het kader van deze aanbesteding foutieve of onvolledige inlichtingen aan Aanbestedende dienst heeft verstrekt. Binnen 10 dagen na communiceren van het gunningsbesluit dient de Inschrijver aan wie de Aanbestedende dienst voornemens is de opdracht te gunnen bewijsstukken te overleggen die hetgeen via de Eigen Verklaring verklaard is ondersteunen. Die bewijsstukken zijn: Een uittreksel van de Kamer van Koophandel die op het moment van inschrijven niet ouder is dan zes maanden Een bankverklaring of een overzicht van financiële ratio`s aan de hand waarvan, naar oordeel van Aanbestedende dienst, kan worden aangetoond dat Inschrijver financieel in staat is de opdracht gedurende de beoogde looptijd uit te voeren Een kopie van de polis voor bedrijfsaansprakelijkheid waaruit blijkt dat de verzekering de bedragen waarvoor Opdrachtnemer aansprakelijk kan worden gesteld dekt 5.9 Geheimhouding Alle in het kader van deze aanbesteding door de gemeente verstrekte informatie zal vertrouwelijk behandeld worden. De gegevens worden enkel gebruikt voor het doel waar ze voor zijn verstrekt. De aanmelding die u indient wordt na ontvangst eigendom van Opdrachtgever. Ook deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld. 15

16 5.10 Tegenstrijdigheden Dit Beschrijvend document en alle overige verstrekte gegevens zijn met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken of onvolledigheden aantreffen wordt u dringend verzocht hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk melding van te maken. Na aanbesteding kunt u hier geen beroep meer op doen. Tijdens deze aanbestedingsprocedure geldt dat in geval van tegenstrijdigheden in de opgestelde nota van inlichtingen en de overige onderdelen en bijlagen van het Beschrijvend document en het programma van eisen zoals gevormd onder Negometrix, de nota van inlichtingen in rangorde voorgaat op de overige onderdelen en bijlagen van het Beschrijvend document en het programma van eisen zoals gevormd onder Negometrix Indoordekking Het telefonisch bereikbaarheidsmodel voor Gemeente Noordoostpolder is volledig geënt op flexibiliteit en mobiliteit. De meeste gebruikers beschikken straks alleen nog maar over een smartphone. Vanuit het gekozen concept is een goede indoordekking vanzelfsprekend van essentieel belang. Vanaf de eerste dag dat de oplossing in gebruik is genomen ligt de verantwoordelijkheid voor een goede indoordekking bij Inschrijver. Deze dient binnen haar aanbod rekening te houden met eventuele te treffen voorzieningen binnen het gemeentehuis (Harmen Visserplein 1, 8302 BW, Emmeloord) en de gemeentewerf (Montageweg 5, 8304 BG, Emmeloord). Acht Inschrijver het noodzakelijk om tijdens dit aanbestedingtraject een indoortraject c.q. dekkingsmeting op locatie (gemeentehuis en/of gemeentewerf) en/of check naar de capaciteit van GSM masten in de omgeving uit te voeren, dan dient deze dit kenbaar te maken aan Opdrachtgever. In week 2 t/m 7 is er de gelegenheid om op benoemde locaties een dekkingsmeting uit te voeren. U kunt zich hiervoor aanmelden bij: Contactpersoon : Gerard Geuke g.geuke@noordoostpolder.nl Telefoon : Op voorhand reiken wij u plattegronden aan van het gemeentehuis. Deze vindt u terug onder vraag (zie tabblad Vragenlijsten onder Negometrix). Wijst de dekkingmeting uit dat er geïnvesteerd dient te worden in voorzieningen, dan dient Inschrijver deze investering op te voeren (zie tabblad Prijslijsten onder Negometrix). Inschrijver kan nimmer aanspraak maken op een vergoeding voor verrichte werkzaamheden in het kader van de dekkingsmeting. 16

17 6 Beoordelingsmodel en gunningcriteria 6.1 Controle inschrijvingen Uw inschrijving wordt na opening eerst gecontroleerd op compleetheid. Vastgesteld wordt of alle gevraagde informatie zoals weergegeven in de Negometrix vragengroep Algemeen: voorwaarden en bepalingen aanwezig is en of deze conform vraagstelling en instructie is aangeleverd. Met nadruk wijzen wij inschrijver op het aanleveren van de Eigen Verklaring (in geval van een samenwerkingsverband (combinatie) door iedere deelnemer afzonderlijk aan te leveren), en het kunnen voldoen aan de gestelde Geschiktheidcriteria. Indien niet aan het bovenstaande wordt voldaan is de inschrijving ongeldig en wordt deze ter zijde gelegd. 6.2 Beoordeling inschrijvingen Een inschrijver dient zich aan alle knock-out eisen uit de verschillende vragengroepen te conformeren (zie Negometrix vraagtype KO). Wanneer een inschrijver zich niet conformeert aan een knock-out eis, dan wordt de inschrijving uitgesloten van verdere beoordeling. Nadat is gebleken dat de inschrijving wel aan deze eisen voldoet, wordt deze door het inkoopteam beoordeeld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Hierbij worden de inschrijvingen beoordeeld op prijs en kwaliteit. 6.3 Gunningcriteria Bij de beoordeling van de inschrijvingen worden de navolgende gunningcriteria gehanteerd: Kwaliteit 60% Prijs 40% De behaalde scores op prijs en kwaliteit worden gewogen volgens de hierboven aangeduide wegingsfactoren (score * % wegingsfactor = gewogen score). De som van de gewogen scores van de verschillende criteria vormt de totaalscore welke wordt afgerond op één decimaal. Op basis van deze afgeronde eindscore wordt het gunningbesluit genomen Kwaliteit De beoordeling kwaliteit spitst zich toe op de onderdelen die zijn vermeld binnen het tabblad Vragenlijsten onder Negometrix (tevens aangeduid als Programma van eisen ). De te beoordelen kwaliteitsaspecten zijn derhalve allen in Negometrix opgenomen. Inschrijvers beschikken over de volgende informatie: Per vraag het gewicht (te behalen punten) en het bijbehorende kwaliteitspercentage Per vragengroep het totale gewicht (lees: optelling alle punten van de vragen binnen deze groep) en het bijbehorende kwaliteitspercentage 17

18 6.3.2 Prijs U geeft door middel van het invullen van het Inschrijfbiljet prijs op voor de uit te voeren leveringen en diensten (tabblad Prijslijsten onder Negometrix). De prijs bevat alle kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden, inclusief overhead, uitvoeringskosten, reiskosten, algemene kosten, winst en risico, afschrijvingskosten en dergelijke. Ook bevat de ingediende prijs alle kosten voor de levering van producten en diensten die het mogelijk maken om aan de beantwoording van de eisen en wensen tegemoet te komen. De in de beantwoording van de eisen en wensen opgenomen oplossingen c.q. functionaliteiten moeten ook resulteren in het daadwerkelijk aanbieden c.q. leveren en dus inbegrepen zijn in het financiële aanbod Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) Om de Economisch Meest Voordelige Inschrijving ( Best Buy ) te bepalen zal de Negometrix Utility Index toegepast worden. De Nederlandse vertaling van het woord utility is nut of waarde. Belangrijke sleutelwoorden in deze formule zijn proportionaliteit en intuïtief Introductie Een tender met het gewicht van 50% prijs en 50% kwaliteit, stelt 1% prijsverschil gelijk aan 1% kwaliteitsverschil. Prijs en kwaliteit zijn namelijk even belangrijk. Op het moment dat de gewichtsverhouding bijvoorbeeld 67,7% prijs en 33,3% kwaliteit is, dan is 1% prijs gelijkwaardig aan 2% kwaliteit. Prijs is namelijk 2 maal belangrijker dan kwaliteit. Om dit mathematisch correct uit te drukken, zijn onderstaande 4 stappen nodig om de inschrijvingen te rangschikken Stap 1: berekenen Utiliteit (Negometrix Utility Index) De waarde van de offerte wordt bepaald door de Utiliteit te berekenen. Dit wordt gedaan middels onderstaande formule: Formule Ui Waarbij Ui Qbest Qi R Pi Pbest = (1-(Qbest-Qi)*R) / (Pi/Pbest) = Negometrix Utiliteit Index van elke individuele offerte = Kwaliteit van de inschrijving met de hoogste kwaliteit = Kwaliteit van elke individuele inschrijving = Kwaliteit/prijs verhouding gedefinieerd als Gewicht kwaliteit / Gewicht prijs = Prijs van elke individuele inschrijving = Prijs van de beste inschrijving (inschrijving met de laagste prijs) 18

19 Berekenen Utiliteit van iedere offerte (op basis van voorbeeld 2 inschrijvingen, zie tabel 1 hieronder) De prijs / kwaliteit verhouding is 66,7% / 33,3%. De volgende 2 offertes zijn ingediend (de hoogste behaalde kwaliteit en de laagste ingediende prijs zijn hierbij in de kleur rood weergegeven): Inschrijver 1 2 Kwaliteit 80% 90% Prijs 40,00 50,00 Utiliteit Inschrijver 1 U 1 = (1-(Qbest-Qi)*R)/(Pi/Pbest) = (1 - (0,9-0,8) * 0,5) / (40/40) = (1-0,1 * 0,5) / (40 / 40) = (1-0,05) / 1 = 0,95 / 1 = 0,95 Utiliteit Inschrijver 2 U 2 = (1-(Qbest-Qi)*R)/(Pi/Pbest) = (1 - (0,9-0,9) * 0,5) / (50/40) = (1-0 * 0,5) / (50 / 40) = (1-0) / 1,25 = 0,8 De offerte met de hoogste Utiliteit, in dit geval die van Inschrijver 1, is de Best Buy offerte (de hoogste utiliteit is hieronder in de kleur rood weergegeven): Inschrijver 1 2 Utiliteit 0,95 0, Stap 2: berekenen Best Buy Prijs De Best Buy Prijs geeft per inschrijver aan welke prijs deze had moeten indienen om te komen tot een gelijkwaardige utiliteit als de Best Buy offerte. Ofwel: welke prijs had de inschrijver bij de behaalde kwaliteitscore moeten indienen om gelijk te eindigen met de inschrijver met de hoogste utiliteit (lees: EMVI). De berekening voor de Best Buy prijs wordt gedaan middels onderstaande formule: Formule BBi = (Ui / (Max(U1,, Un)) *Pi Waarbij BBi Ui = Prijs waarmee iedere individuele offerte een gelijkwaardige utiliteit zou behalen als de Best Buy offerte = Negometrix Utiliteit Index van elke individuele offerte Max(U1,, Un) = Hoogste Utiliteit Pi = Prijs van elke individuele inschrijving 19

20 Berekening Best Buy Prijs (op basis van voorbeeld 2 inschrijvingen, zie stap 1) Best Buy Prijs Inschrijver 1 BB 1 = (Ui / (Max(U 1,, Un)) *Pi = (0,95 / 0,95) * 40,00 = 40,00 Best Buy Prijs Inschrijver 2 BB 2 = (Ui / (Max(U 1,, Un)) *Pi = (0,8 / 0,95) * 50,00 = 42,105 Inschrijver 1 2 Best Buy Prijs 40,00 42, Stap 3: berekenen Prijs Deficiet De Prijs Deficiet geeft voor iedere inschrijver aan welke prijsverlaging er nodig is om gelijkwaardig met de Best Buy offerte te worden (voor de Best Buy offerte is dit bedrag per definitie 0). De berekening van Prijs Deficiet wordt gedaan middels onderstaande formule: Formule Prijs Deficiet = "ingediende prijs" minus "Best Buy prijs" Berekening Prijs Deficiet (op basis van voorbeeld 2 inschrijvingen, zie stap 1) Prijs Deficiet Inschrijver 1 Prijs Deficiet = ingediende prijs - Best Buy Prijs = 40,00-40,00 = 0,00 Prijs Deficiet Inschrijver 2 Prijs Deficiet = ingediende prijs - Best Buy Prijs = 40,00-42,105 = - 2,105 Inschrijver 1 2 Prijs Deficiet 0,00 2,105 20