Europese Openbare aanbesteding Aanbestedingsleidraad Mobiele Devices

Transcriptie

1 Europese Openbare aanbesteding Aanbestedingsleidraad Mobiele Devices Opdrachtgever Kenmerk Status Gemeente Haarlem GH-WCS-WS Definitief Datum 9 november

2 Inhoudsopgave 1 Begrippenlijst Algemeen Inleiding Communicatie Korte beschrijving Aanbestedende dienst Algemeen Organisatie Opdracht Algemeen Doel, omvang, looptijd en aanvullende informatie Doel van de Opdracht Omvang van de Opdracht Looptijd van de Opdracht Aanvullende informatie bij de Opdracht Uitgangspunten Scope Prijsopgave (Negometrix) De aanbestedingsprocedure Toepasselijk procedure Aankondiging Aanbestedingsplatform Voorwaarden, Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Planning van de aanbesteding Sluitingsdatum Vragen en aanvullende informatie Contractdocument Geschillen Tegenstrijdigheden Overig Beoordelings- en gunningsprocedure Algemeen Controle Inschrijvingen Beoordeling Inschrijvingen Vraagtype KO Vraagtype KO-Evaluatiemethode Kwaliteitsvragen Beoordelingsteam Gunningcriteria Kwaliteit Prijs (lees: Rekenvoorbeeld) Ingediende prijs Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) Extra toelichting Niet gunnen Gelijke stand: loten Rechtsbescherming Geheimhouding... 22

3 1 Begrippenlijst In deze aanbestedingsleidraad worden de onderstaande begrippen gebruikt. Gedefinieerde begrippen kunnen zowel in enkelvoud als meervoud gebruikt worden. De begripsbepalingen gelden voor het gehele aanbestedingsdocument. Begrip Aanbestedende dienst Aanbestedingsdocumenten Aanbestedingsleidraad Aanbestedingsplatform (Negometrix) Aanbestedingswet 2012 Algemene inkoopvoorwaarden Bezwaartermijn Bijlage Combinant Combinatie Derde Gebruiker Gunningcriteria Hoofdaannemer Beschrijving Gemeente Haarlem, in voorkomend geval tevens te noemen: Aanbestedende dienst of Opdrachtgever. Het geheel aan documenten die door of namens Opdrachtgever zijn opgesteld ten behoeve van onderhavige aanbestedingsprocedure. Het onderhavige document inclusief bijlagen, waarin beschreven is aan welke voorwaarden Inschrijvingen, dienen te voldoen en op welke wijze de Inschrijver gekozen wordt die in aanmerking komt voor de Opdracht. De website Negometrix die door Opdrachtgever wordt ingezet om het geheel van communicatie en uitvoering van deze aanbesteding te ondersteunen. Wet van 1 november 2012, houdende de regels omtrent aanbestedingen en gepubliceerd in het Staatsblad 542. De Algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdrachtgever van 12 februari 2003 FD/BB 2003/8 gedeponeerd onder nummer bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam. Voornoemde voorwaarden vormen een integraal onderdeel van de af te sluiten raamovereenkomst. Een termijn van tenminste 20 kalenderdagen waarin Inschrijvers gelegenheid hebben bezwaar te maken. Een aanhangsel bij één van de documenten behorende bij deze aanbestedingsleidraad. De persoon, onderneming of organisatie die deel uitmaakt van een combinatie. Samenwerkingsverband van Inschrijvers gevormd met het doel om de in deze aanbesteding gevraagde diensten en/of leveringen te leveren. Een combinatie dient één gezamenlijke Inschrijving in. Elke natuurlijke of rechtspersoon, ongeacht de juridische aard van de banden met die natuurlijke persoon of rechtspersoon Een persoon/medewerker die een mobiel device gebruikt. Criteria waarop de Opdrachtgever beoordeelt en scores toekent die bepalend zijn voor de keuze van de partij aan wie gegund wordt. De natuurlijke of rechtspersoon aan wie de uitvoering van de Opdracht is opgedragen. 3

4 Hybrid(es) Inkoopplatform (Negometrix) Inschrijver Inschrijving Klacht KPI Manipulatieve Inschrijving Minimumeisen Mobiele device(s) Mobile Device Management Nota van Inlichtingen Onderaannemer Opdracht Opdrachtgever Een hybrid is een tablet-notebook. Het afgeschermde, elektronische instrument met behulp waarvan deze aanbestedingsprocedure door Aanbestedende dienst wordt uitgevoerd. De rechtspersoon (of combinatie van rechtspersonen) die op basis van de Aanbestedingsleidraad een Inschrijving heeft uitgebracht aan Opdrachtgever. Een door Inschrijver uitgebrachte aanbieding op basis van de Aanbestedingsleidraad. Een schriftelijke melding van een ondernemer, die belang heeft bij de aanbesteding, aan Opdrachtgever, waarin ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan. Kritieke Prestatie Indicatoren zijn variabalen om prestaties van Opdrachtnemer te analyseren en te meten. De Inschrijver maakt op een zodanige wijze gebruik van de puntentoerekening en wegingsfactoren dat het beoordelingssysteem niet meer werkt. Eisen van kwalitatieve aard waaraan een Inschrijver dient te voldoen, om voor deelneming aan de aanbestedingsprocedure in aanmerking te kunnen komen. Mobiele apparaten zijn in deze mobiele telefoons (smartphone) en hybrides (tablet-notebook). Mobile Device Management (MDM) verwijst naar elke routine of hulpmiddel die bedoeld zijn om applicaties, gegevens en configuratie-instellingen naar apparaten te sturen die draadloos kunnen communiceren (zoals laptops, mobiele telefoons, hybrides etc). De bedoeling van MDM is het optimaliseren van de functionaliteit en beveiliging van een mobiel communicatienetwerk. Document waarin de geanonimiseerde vragen en antwoorden op vragen van potentiële Inschrijvers zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen in de aanbestedingsleidraad en/of aanbestedingsdocumenten. De nota van inlichtingen maakt integraal en bindend onderdeel uit van de af te sluiten raamovereenkomst en prevaleert boven de Aanbestedingsleidraad en/of aanbestedingsdocumenten. Een aannemer die voor een hoofdaannemer de aangenomen Opdracht of een deel van de Opdracht uitvoert. De Opdracht die onderwerp is van de overeenkomst, die gesloten zal worden tussen de Aanbestedende dienst en Opdrachtnemer. De aanbestedende dienst, gemeente Haarlem. 4

5 Opdrachtnemer Overeenkomst Partijen Productaanduidingen Programma van Eisen Rekenvoorbeeld Smartphones De rechtspersoon (of combinatie van rechtspersonen) aan wie op basis van de aanbestedingsleidraad de Opdracht wordt gegund. Een schriftelijke raamovereenkomst tussen de Aanbestedende dienst en Opdrachtnemer met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen Opdrachten vast te leggen. Leverancier en Opdrachtgever, tezamen. Daar waar merken worden genoemd, dient u te lezen: of daarmee overeenstemmend. Een beschrijving van de Opdracht, opgesteld door Opdrachtgever, met daarin opgenomen de eisen ten aanzien van de gevraagde Opdracht. Ten aanzien van een eerlijk prijsvergelijk (lees: rekenvoorbeeld) zal uitgegaan worden van de weergegeven voorbeeld mobiele devices. Prijs als rekenvoorbeeld, op te nemen in de totaalprijs. Een mobiele telefoon die uitgebreide computer mogelijkheden biedt. 5

6 2 Algemeen 2.1 Inleiding Gemeente Haarlem (hierna: de Aanbestedende dienst of Opdrachtgever ) heeft een Europese openbare aanbesteding uitgeschreven aangaande de aanbesteding van mobiele devices. Deze Aanbestedingsleidraad geeft een beschrijving van en toelichting op de Opdracht, de te volgen procedure, de gunningcriteria en het beoordelingmodel. In deze leidraad wordt het verloop van de aanbestedingsprocedure beschreven. Er wordt inzichtelijk gemaakt aan welke voorwaarden de Inschrijving moet voldoen, hoe deze wordt beoordeeld en op welke wijze tot gunning van de Opdracht wordt overgegaan. 2.2 Communicatie Het is Inschrijvers niet toegestaan, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven, in het kader van deze aanbestedingsprocedure contacten te onderhouden of vragen te stellen anders dan door middel van Negometrix. Mochten er onduidelijkheden zijn dan kunt u contact opnemen met de Negometrix Servicedesk (Tel: ). Zij kunnen u ondersteunen bij technisch vragen en het correct invullen en indienen van de digitale vragenlijst(en). 2.3 Korte beschrijving Aanbestedende dienst Algemeen Met circa inwoners behoort de gemeente Haarlem tot de vijftien (15) grootste gemeenten in Nederland. Voor het realiseren van de doelen die het bestuur heeft geformuleerd, bestaat de gemeentelijke organisatie momenteel uit circa medewerkers. De gemeente heeft een beleidslijn ingezet waarbij zij zich in toenemende mate richt op kerntaken. Voor meer informatie over de gemeente Haarlem verwijzen wij u naar onze website Organisatie De gemeenteraad staat aan het hoofd van de gemeente. Als volksvertegenwoordiging van de Haarlemmers stelt de gemeenteraad de hoofdlijnen van het beleid vast en controleert het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks bestuur van de stad en voert het beleid uit. Er is dus een duidelijke rolverdeling tussen de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Deze rolverdeling is vastgelegd in de Wet dualisering gemeentebestuur. De burgemeester is zowel voorzitter van de gemeenteraad als van het college van B en W. 6

7 3 Opdracht 3.1 Algemeen Opdrachtnemer voorziet in de levering en het servicen van mobiele devices (lees: smartphones en hybrides). Alle inhoudelijke voorwaarden, bepalingen en eisen die de Aanbestedende dienst stelt ten aanzien van deze Opdracht zijn terug te vinden binnen Negometrix: Gemeente Haarlem - Aanbesteding mobiele devices. 3.2 Doel, omvang, looptijd en aanvullende informatie Doel van de Opdracht Het doel van de aanbesteding is om op een transparante wijze te komen tot één overeenkomst met één betrouwbare Opdrachtnemer, die de Opdracht uitvoert op basis van de in de aanbesteding omschreven voorwaarden, bepalingen en eisen, met vastgestelde uitgangspunten en vastgestelde prijsrelatie naar marktconforme tarieven. Aanbestedende dienst beoogt mede met deze Opdracht op een kwalitatief hoogwaardige wijze de mobiele spraak en data communicatie met haar gebruikers vorm te geven en zo mede invulling te geven aan de doelstellingen: Tijd- en plekonafhankelijk werken Verbeteren bereikbaarheid en mobiliteit Standaardisatie van hardware Kostenreductie en optimalisatie van het beheer De beoogde datum van definitieve gunning is 3 februari Omvang van de Opdracht Aanbestedende dienst hanteert het zogenaamde mobiel tenzij principe en verwacht de komende jaren een transitie door te maken van vaste telefonie naar steeds meer mobiele smartphones en hybrides. Met betrekking tot de af te nemen devices dient Inschrijver uit te gaan van de onderstaande volumes (lees: rekenvoorbeeld). Hoe de volumes zich in de loop van het contract daadwerkelijk zullen ontwikkelen, is niet met zekerheid te zeggen. De verwachte volumes zijn in onderstaande tabel weergegeven. Devices Aantallen Type Smartphones stuks Nader te bepalen Hybrides 390 stuks Nader te bepalen Opmerking bij tabel: Voor deze aantallen geldt vanuit de Aanbestedende dienst geen afname verplichting. Als Rekenvoorbeeld dienen de typen en aantallen devices zoals opgenomen in de bijlage bij het Inschrijfbiljet (onderdeel regel #1 en #2) binnen Negometrix te worden gehanteerd (zie bijlage: Rekenvoorbeeld devices gemeente Haarlem ). Het Rekenvoorbeeld devices gemeente Haarlem dient daarbij separaat volledig te worden ingevuld conform opgave. 7

8 Aanbestedende dienst wil met het oog op een voortdurend in beweging zijnde markt, maximale flexibiliteit behouden als het gaat om de operating systemen van de devices (zowel smartphones als hybrides) evenals van fabrikaat en modellen. Van de Inschrijver wordt verwacht dat hij alle huidige en toekomstige marktgangbare operating systemen, merken, typen devices kan leveren en onderhouden. Daarnaast gaat het om devices voor gebruik met alle huidige en toekomstige gangbare datasnelheden en protocollen Looptijd van de Opdracht De initiële duur van de overeenkomst bedraagt naar verwachting ruim twee (2) jaar en tien (10) maanden. De aanvangsdatum van de overeenkomst ligt naar huidig inzicht op 10 februari 2016 met als uiterlijke expiratiedatum 31 december Hierna kan de Aanbestedende dienst de raamovereenkomst met maximaal één (1) keer één (1) jaar verlengen. De keuze tot het al dan niet verlengen van de raamovereenkomst berust uitsluitend bij de Aanbestedende dienst. Indien de Aanbestedende dienst gebruik wenst te maken van de optie tot verlenging, zal zij dit uiterlijk drie (3) maanden voor afloop van de initiële contractduur aan de Opdrachtnemer kenbaar maken Aanvullende informatie bij de Opdracht De Aanbestedende dienst neemt deel aan het project Gemeentelijke Telecommunicatie (GT). Het project GT richt zich op de gezamenlijke inkoop van mobiele data en spraak via een aanbesteding. Vanuit GT worden met aanbieders raamovereenkomsten gesloten. Binnen de raamovereenkomsten kan de Aanbestedende dienst zelf een overeenkomst sluiten met een aanbieder van mobiele data- en spraakabonnementen. 3.3 Uitgangspunten Een beschrijving van de Opdracht, opgesteld door Opdrachtgever, met daarin opgenomen de eisen ten aanzien van de gevraagde Opdracht (zie vragenlijst 2 Programma van eisen binnen Negometrix) beschrijft de vereiste levering en service vanuit de Inschrijver. Hieronder staan enkele kernzaken welke daarbij van belang zijn met betrekking tot mobiele devices: Het dagelijks gebruik dat medewerkers zullen maken van de geleverde hardware stelt eisen aan de kwaliteit en duurzaamheid van die hardware. De hardware moet ontworpen zijn om matig tot intensief zakelijk gebruik ten minste twee jaren te doorstaan. De smartphones en hybrides dienen onverkort compatibel te zijn met de vigerende MDM oplossing, zoals die bij de Aanbestedende dienst in beheer is. De smartphones en hybrides werken naadloos samen met alle gangbare virtuele desktop en Remote Desktop omgevingen. Dit mag worden gerealiseerd middels het installeren van software op het device. Tevens dienen de devices compatibel met Direct Access te zijn. Reparatie, het reparatieproces en de vervangingservice dienen onderdeel uit te maken van de dienst (ook buiten standaard garantievoorwaarden en termijnen). De inzet van een webportaal (website) maakt onderdeel uit van de totale levering en de dienst. 8

9 3.4 Scope De Opdracht bestaat uit: 1. Het leveren van mobiele devices (hardware: smartphones en hybrides). 2. Verlenen van reparatie en services op deze hardware. 3. De inzet van een online webportaal (website) voor het afhandelen van bestellingen en reparaties. Buiten scope valt: 1. Abonnementen spraak en/of dataverkeer. 2. Diensten en leveringen van Mobiele Device Management. 3. Logistieke dienstverlening aan de eindgebruiker. 4. Het leveren van originele merkgebonden randapparatuur (lees: accessoires) zoals headsets, aansluittoebehoren als snoeren etc. Het beschrijven van de randvoorwaarden waaraan de randapparatuur dient te voldoen en het optioneel kunnen leveren hiervan, valt wel binnen scope van de opdracht. 3.5 Prijsopgave (Negometrix) Het tabblad Prijslijsten, onderdeel Inschrijfbiljet binnen Negometrix dient volledig te worden ingevuld. De afzonderlijke bedragen in het Inschrijfbiljet vormen het totaalbedrag en dienen als Rekenvoorbeeld : Totale TCO over drie (3) jaar. Dit geldt als de aanbiedingsprijs (lees: Rekenvoorbeeld) die de Aanbestedende dienst weegt in de totale beoordeling. Inschrijver dient deze totale TCO over drie (3) jaar te baseren, waarbij alle benoemde onderdelen, aantallen, leveringen, garanties en diensten binnen dit document zijn opgenomen. Voorwaarden Rekenvoorbeeld Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle bedragen ingevuld op het inschrijfbiljet. Indien vanuit de Inschrijver niet alle regels noodzakelijk danwel van toepassing zijn, kan/kunnen desbetreffende regel(s) op 0,- worden gezet. Het totaal bedrag onder aan de streep is gebaseerd op een TCO van 3 jaar. Het criterium Prijs wordt beoordeeld aan de hand van de hoogte van het totaalbedrag (lees: Rekenvoorbeeld) van de Inschrijving (op basis van het tabblad prijslijsten). Het totaalbedrag van de Inschrijving bestaat uit de optelsom van de onderdelen zoals weergegeven in de tabel prijslijsten (zie Negometrix). Alle onderdelen (lees: eenmalig en prijs per maand ), dienen door Inschrijver te worden doorberekend binnen het Rekenvoorbeeld op basis van de fictieve looptijd van 3 jaar. Hierbij gelden de voorwaarden: o Voor de eenmalige onderdelen geldt een eenmalige investering. Dit totaalbedrag wordt over een periode van 3 jaar meegenomen en is opgenomen in deze totaalprijs o Periodieke maandelijkse kosten van de dienst (lees: prijs per maand) worden door Inschrijver volledig doorberekend over een periode van 3 jaar. De prijs per maand is gebaseerd op dit maandbedrag maal 36 maanden en is opgenomen in deze totaalprijs 9

10 De waardering Prijs wordt beoordeeld door de fictieve aanneemsom van de Inschrijver (lees: Rekenvoorbeeld ). Naarmate een fictieve aanneemsom lager is, wordt deze beter beoordeeld. Prijzen dienen in Euro s ( ) en exclusief BTW ingevuld te worden. Met nadruk wijst Aanbestedende dienst Inschrijver erop dat de op dit Inschrijfbiljet en bijbehorende bijlage gebruikte aantallen slechts een weergave vormen van de verdeling van het belang dat Aanbestedende dienst hecht aan de verschillende tariefcomponenten. Aan de in het tariefmodel gehanteerde aantallen kan daarom door Inschrijver nu en in de toekomst geen enkel recht worden ontleend ten aanzien van de tijdens de uitvoering van de opdracht werkelijk te realiseren hoeveelheden c.q. te realiseren omzet. 10

11 4 De aanbestedingsprocedure 4.1 Toepasselijk procedure Aanbestedende dienst volgt de openbare procedure. Aanbestedende dienst acht deze procedure, gezien het onderwerp van de aanbesteding en afgezet tegen het karakter van de markt waarin de potentiële Inschrijvers opereren, een toepasselijke en gangbare procedure. De Aanbestedende dienst raamt de waarde van de totale Opdracht in ieder geval gelijk of hoger dan ,00 exclusief BTW. De Opdracht valt uiteen in één perceel. Deze is aangekondigd op TenderNed. Alle Aanbestedingsdocumenten zijn uitsluitend via te downloaden. De publicatie met bijbehorende aanbestedingsstukken is geen Opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. De openbare aanbestedingsprocedure vindt plaats met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 (1 november 2012, Staatsblad 2012, 542). Deze wet ziet toe op een hernieuwde implementatie van de Europese Richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG alsmede de Rechtsbeschermingrichtlijnen (2007/66/EG), ter bevordering van de uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en naleving van het aanbestedingsrecht. De aanbesteding is gepubliceerd op TenderNed, TED (Tender Electronic Daily) en het publicatieblad van de EG. 4.2 Aankondiging De aankondiging is gepubliceerd op d.d. 9 november Bekendmaking is gedaan op de internetsite en Er is geen vooraankondiging gepubliceerd. 4.3 Aanbestedingsplatform Deze aanbesteding is aangekondigd op TenderNed ( en wordt elektronisch uitgevoerd via het platform van Negometrix. Alle Aanbestedingsdocumenten zijn uitsluitend via het aanbestedingsplatform te downloaden. De aanbesteding verloopt geheel digitaal via Negometrix. De Aankondiging Opdracht en Aankondiging Gegunde Opdracht worden gepubliceerd op TenderNed. Dit betekent het volgende: Alle documenten tot aan de contractvorming worden via Negometrix aan de Inschrijvers verstrekt. Alleen Inschrijvingen die via de voor deze aanbesteding ingerichte website (Negometrix) zijn ingevuld worden voor deze aanbesteding geaccepteerd. Per post, , telex of fax ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd. Publicatie van de Aankondiging Opdracht en Aankondiging Gegunde Opdracht verloopt via TenderNed, alle andere correspondentie verloopt via Negometrix. De Instructie digitaal aanbieden treft u onder Negometrix aan in de vragenlijst 1, vragengroep 1.1, Algemene voorwaarden en bepalingen, als onderdeel van deze aanbesteding. 11

12 Binnen Negometrix zijn de vragenlijsten Algemene voorwaarden en bepalingen (vragenlijst 1) en Programma van eisen (vragenlijst 2) opgenomen. Deze vragenlijsten, alsmede de overige tabbladen (onder meer: Planning en Prijslijsten) binnen Negometrix maken onderdeel uit van deze Aanbestedingsleidraad. 4.4 Voorwaarden, Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Aanbestedende dienst heeft eisen aan de procedure en de gevraagde Opdracht geformuleerd. Deze zijn toegevoegd aan de Aanbesteding, referentie 29078, binnen Negometrix. Door het indienen van de Inschrijving verklaart Inschrijver onvoorwaardelijk akkoord te gaan met alle eisen aan de procedure en de Opdracht en de Opdracht te kunnen uitvoeren conform de gestelde eisen. Binnen de vragenlijst van de Aanbesteding in Negometrix zijn Algemene voorwaarden en bepalingen opgenomen. Aan deze eisen (knock-out), welke expliciet onderdeel uitmaken van de Aanbesteding, moet Inschrijver zich conformeren. Aanvullingen hierop, welke als voorwaarden terug te vinden zijn binnen Negometrix, zijn: 1. De Inschrijving voor deze aanbesteding verloopt via Negometrix. Een Inschrijving per brief, fax of wordt niet geaccepteerd. 2. Wanneer er bij een vraag een format is toegevoegd is het niet toegestaan wijzigingen in de teksten en/of een bijlage aan te brengen. Inschrijver mag deze uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt. 3. Inschrijver conformeert zich door deelname aan deze aanbestedingsprocedure respectievelijk door het indienen van een Inschrijving, volledig en onvoorwaardelijk aan de eisen, voorwaarden, criteria en overige verplichtingen die in deze Aanbestedingsleidraad met bijlagen en de Nota s van Inlichtingen worden benoemd. 4. Een Eigen Verklaring van de Inschrijver: Indien de Inschrijver een Combinatie is, dient de Eigen Verklaring door elke deelnemer in de Combinatie verstrekt te worden. Op verzoek van de Aanbestedende dienst levert de Inschrijver en indien sprake is van een Combinatie, ieder lid van de Combinatie binnen de in het verzoek genoemde termijn, de bewijsstukken. 5. Een volledig ingevulde en ondertekende opgave betreffende technische bekwaamheid conform het formulier "Verklaring referentieopdrachten". De verklaring dient volledig te worden ingevuld, waarbij de Inschrijver aangeeft te voldoen aan de gestelde geschiktheidcriteria. 6. Indien de Inschrijver zich, om te voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen beroept op de technische bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen, dient de Inschrijver dit aan te geven in de Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten. 7. Inschrijver wordt erop gewezen dat in het geval dat Inschrijver als combinatie inschrijft, van de combinanten een gezamenlijke en hoofdelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Opdracht wordt voorgeschreven. De Inschrijver waarvan de Inschrijving geldig is bevonden wordt beoordeeld op de Uitsluitingsgronden. Indien één of meer van de Uitsluitingsgronden op de Inschrijver van toepassing is/zijn, wordt de Inschrijver van deelneming aan de Aanbestedingsprocedure uitgesloten. 12

13 4.5 Planning van de aanbesteding Bij de aanbesteding wordt de volgende planning gehanteerd. Alle data zijn, voor zover geen wettelijke, onder voorbehoud waarbij de grootste mogelijke zorg in acht genomen zal worden om de aanbestedingsdatum in acht te houden. Aan deze planning kan Inschrijver echter geen rechten ontlenen. Onderdeel Uiterlijke einddatum (en tijd) 1 Publicatie aanbesteding 9 november Eerste mogelijkheid stellen vragen/inlichtingen 16 november 2015 om 12:00 uur 3 Publicatie eerste nota van inlichtingen 20 november Tweede mogelijkheid stellen vragen/inlichtingen 30 november 2015 om 12:00 uur 5 Publicatie tweede nota van inlichtingen 4 december Uiterste datum indienen Inschrijving 21 december 2015 om 12:00 uur. (sluitingsdatum) 7 Voornemen tot gunning: verzenden gunningvoornemen 13 januari 2016 en afwijzingsbrieven 8 Bezwaarperiode 13 januari 2016 t/m 2 februari Verificatieoverleg * 20 januari Definitieve gunning 3 februari Ondertekening raamovereenkomst 10 februari 2016 (streefdatum) Opmerkingen: * Gedurende deze dag zal een verificatieoverleg met de voorlopig gegunde partij plaatsvinden met betrekking tot zijn ingediende Inschrijving. Wanneer er afwijkingen bestaan tussen het aangebodene en de gegeven score heeft de Aanbestedende dienst de mogelijkheid de betreffende Inschrijver uit te sluiten. Dit heeft tot gevolg dat er een nieuwe Inschrijver met de hoogste score ontstaat. Inschrijver wordt verzocht deze datum van 20 januari 2016 op voorhand in de agenda op te nemen. 4.6 Sluitingsdatum De sluitingsdatum en het tijdstip voor het indienen van de Inschrijving is 21 december 2015 om 12:00 uur. Inschrijvingen die na dit tijdstip worden ingediend worden niet in behandeling genomen. Het risico van tijdig indienen van de Inschrijving en van systeemen internetstoringen ligt geheel bij de Inschrijver. Inschrijvingen die na de uiterste inschrijfdatum via Negometrix worden aangeboden worden geweigerd. Deze worden niet in behandeling genomen en ongeldig verklaard. 4.7 Vragen en aanvullende informatie Nadere inlichtingen over de Aanbestedingsleidraad, de contractdocumenten en de overige aanbestedingsdocumenten kunnen uitsluitend via de vragenmodule van Negometrix worden gesteld. Mondeling, per brief of per gestelde vragen worden niet beantwoord. 13

14 Inschrijver wordt in de gelegenheid gesteld schriftelijk vragen te stellen. Vragen tot deze aanbesteding dienen middels Negometrix te worden ingediend via het tabblad Vraag & Antwoord, binnen Negometrix. De antwoorden op de ingediende vragen c.q. Nota van Inlichtingen worden via dezelfde weg verstrekt aan alle Inschrijvers. Inschrijver dient iedere vraag afzonderlijk in te dienen en niet een document met alle vragen te uploaden. Reden hiervan is dat verschillende vragen aan verschillende functionarissen toegekend moeten kunnen worden. Bij iedere afzonderlijke vraag dient Inschrijver aan te geven of het een algemene vraag betreft of dat deze betrekking heeft op één van de vragen binnen de geformuleerde vragenlijst onder Negometrix (bij iedere vraag die Inschrijver stelt kan Inschrijver Algemene vraag of Koppel een vraag uit vragenlijst aanvinken). De vragen dienen helder en eenduidig geformuleerd te zijn en een referentie te bevatten naar het onderdeel van het aanbestedingsdocument waarop de vraag betrekking heeft. Indien meerdere vragen gesteld worden dient de Inschrijver één vraag per veld te uploaden. Inschrijver wordt met klem verzocht om in de vraagstelling geen gebruik te maken van organisatienamen, productnamen en andere aan de organisatie gerelateerde namen. Nadere inlichtingen per Inschrijver worden alleen verstrekt indien de Inschrijver daar gemotiveerd om verzoekt. Het is aan de Aanbestedende dienst of dit verzoek wordt gehonoreerd. Indien de Aanbestedende dienst het verzoek niet honoreert wordt Inschrijver hierover geïnformeerd. Het staat de Inschrijver vrij de betreffende vraag vervolgens in de algemene vragenronde te stellen. Naar aanleiding van de gestelde vragen wordt een nota van inlichtingen opgesteld welke wordt gepubliceerd via Negometrix. De uiterste data voor het stellen van vragen en de publicatie van de Nota s van Inlichtingen is te vinden in het tabblad planning binnen Negometrix en in dit document paragraaf Planning van de aanbesteding. Er zijn twee vragenronden: alleen vragen die voor/op de uiterlijke datum zijn ingediend worden geanonimiseerd meegenomen in de Nota van Inlichtingen en beantwoord. Inschrijver stelt door het niet inwinnen van aanvullende informatie, de aanvraag en bijbehorende informatie toereikend te achten. 4.8 Contractdocument Het contractdocument bestaat uit de (concept) Raamovereenkomst (opgenomen onder vraag binnen Negometrix). Op de af te sluiten Raamovereenkomst en de op basis daarvan te verstrekken nadere Opdrachten zijn de Algemene Voorwaarden van de Aanbestedende dienst van toepassing met uitdrukkelijke en volledige terzijdestelling van de algemene leverings-, betalings- en/of branchevoorwaarden van Inschrijver. De Aanbestedende dienst stelt de Inschrijvers in staat om binnen het contractdocument en per artikel een tekstsuggestie in te dienen voor het aanpassen of wijzigen van het bewuste artikel. Hiervoor dient Inschrijver Negometrix te gebruiken. De tekstsuggestie moet uiterlijk gedurende de eerste nota van inlichtingen (via Negometrix) zijn ingediend. 14

15 Vervolgens zal de Aanbestedende dienst de ingediende tekstsuggesties beoordelen. Afhankelijk van de aard en de impact van de suggesties wordt besloten deze al dan niet te accepteren. Op basis hiervan kunnen de Algemene Voorwaarden aangepast worden en zullen de wijzigingen op de Algemene Voorwaarden in de Nota(s) van Inlichtingen op Negometrix worden gepubliceerd. Vanaf dat moment zullen deze wijzigingen op de Algemene Voorwaarden geaccepteerd moeten worden. Door het indienen van een Inschrijving gaat Inschrijver hiermee onverkort en onvoorwaardelijk akkoord. Indien in de Inschrijving de Algemene Voorwaarden van de hand worden gewezen en/of verwijzing plaatsvindt naar de algemene leverings-, betalings- en/of branchevoorwaarden van Inschrijver dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden en/of standaardcontractformulieren van Inschrijver, wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en niet in behandeling genomen. 4.9 Geschillen Op deze aanbesteding is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze aanbesteding worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rechtbank Noord Holland Tegenstrijdigheden Deze Aanbestedingsleidraad en alle overige verstrekte gegevens zijn met grote zorg samengesteld. Mocht Inschrijver onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken of onvolledigheden aantreffen wordt Inschrijver dringend verzocht hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk melding van te maken. Na aanbesteding kan Inschrijver hier geen beroep meer op doen. Tijdens deze aanbestedingsprocedure geldt dat in geval van tegenstrijdigheden in opgestelde nota s van inlichtingen en de overige onderdelen en bijlagen van deze Aanbestedingsleidraad en het programma van eisen zoals gevormd onder Negometrix, de nota van inlichtingen in rangorde voorgaan op de overige onderdelen en bijlagen van deze Aanbestedingsleidraad en het programma van eisen zoals gevormd onder Negometrix. Indien nota van inlichtingen onderlinge tegenstrijdigheden bevatten, prevaleert een later opgestelde nota van inlichtingen boven een eerder opgestelde nota van inlichtingen Overig Binnen de vragenlijsten in Negometrix zijn Voorwaarden en bepalingen opgenomen. Aan deze eisen (knock-out), welke onderdeel uitmaken van de aanbesteding, moet Inschrijver zich conformeren. 15

16 5 Beoordelings- en gunningsprocedure 5.1 Algemeen Na sluiting van de termijn voor het indienen van Inschrijvingen, worden de Inschrijvingen vanuit de aanbestedende dienst vanaf Negometrix gedownload en start de beoordelingsprocedure. 5.2 Controle Inschrijvingen De Inschrijving wordt na opening eerst gecontroleerd op compleetheid. Vastgesteld wordt of alle gevraagde informatie zoals weergegeven in de Negometrix vragenlijst 1 Algemene voorwaarden en bepalingen en Geschiktheidseisen aanwezig is en of deze conform vraagstelling en instructie is aangeleverd. Met nadruk wijzen wij Inschrijver op het aanleveren van de Eigen Verklaring en het kunnen voldoen aan de gestelde minimale geschiktheideisen en criteria weergegeven in de Negometrix vragenlijst. Indien niet aan het bovenstaande wordt voldaan is de Inschrijving ongeldig en wordt deze ter zijde gelegd. Alle door Inschrijver overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een Inschrijver is aangeboden. 5.3 Beoordeling Inschrijvingen Vraagtype KO Inschrijver dient de Opdracht aan te bieden en te leveren zoals omschreven in deze aanbesteding en het gestelde binnen Negometrix. Een Inschrijver dient zich aan alle knock-out (lees: KO) eisen uit de verschillende vragengroepen te conformeren (zie Negometrix vraagtype KO). Wanneer een Inschrijver zich niet conformeert aan een knock-out eis, dan wordt de Inschrijving uitgesloten van verdere beoordeling Vraagtype KO-Evaluatiemethode Inschrijver dient bij een te evalueren eis (zie Negometrix vraagtype KO- Evaluatiemethode), expliciet een duidelijke toelichting (tekstueel, schermweergave, screenshot, weblink etc.) te verschaffen of Inschrijver met haar Inschrijving aan die eis voldoet. Wanneer een Inschrijver zich niet conformeert aan een knock-out eis, dan wordt de Inschrijving uitgesloten van verdere beoordeling Kwaliteitsvragen Nadat is gebleken dat de Inschrijving aan de KO eisen voldoet, wordt deze door de Aanbestedende dienst verder beoordeeld op kwaliteitsvragen. Per vraag wordt beoordeeld op basis van onderstaande tabel en wordt de score bepaald. Binnen Negometrix is per vraag de minimum en de maximum score aangegeven. 16

17 Inschrijver dient hiertoe in een aparte bijlage het antwoord duidelijk te onderbouwen en toe te lichten. Hoe meer Opdrachtgever overtuigd is dat de beantwoording vanuit de Inschrijver bijdraagt aan het realiseren van haar gestelde doelstellingen en deze gunstig voor haar is, hoe hoger de score op het betreffende criterium is. Cijfer Percentage van de score* Omschrijving Toelichting 0 0% Niet aanwezig Alle aspecten zijn niet aangeleverd of voldoen geheel niet aan het vereiste en de doelstellingen 3 30% Deels overeenstemmend Een deel van de aspecten is niet benoemd of voldoen niet geheel aan het vereiste en de doelstellingen. 7 70% Overeenstemmend Alle aspecten zijn beschreven en voldoen aan het vereiste en de doelstellingen % Onderscheidend Alle aspecten zijn beschreven en voegt ook beduidend extra waarde toe voor Opdrachtgever. Er is sprake van onderscheidend vermogen. Opmerking: * Correspondeert met het percentage van de maximaal te behalen score weergegeven in Negometrix. Bij b.v. een score van 65% krijgt de Inschrijver dus 65% van de maximaal haalbare punten/score. Voorbeeld: Het beoordelingsteam geeft u als cijfer een 7 voor een (sub) gunningscriteria. Maximaal haalbare punten voor betreffende (sub) gunningscriteria is 250 punten. Berekening: 70% van 250 punten = 175 punten (afronding op hele getallen). In het rekenvoorbeeld zijn fictieve cijfers gebruikt. Aan het rekenvoorbeeld kan Inschrijver geen rechten ontlenen. 5.4 Beoordelingsteam De Inschrijvingen worden beoordeeld door een ter zake deskundig team. 5.5 Gunningcriteria De Opdracht wordt gegund aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). De Inschrijvingen worden beoordeeld op basis van vooraf bepaalde criteria, zoals opgenomen in deze Aanbestedingsleidraad. Hierbij worden de Inschrijvingen beoordeeld op prijs en kwaliteit. Bij de beoordeling van de Inschrijvingen worden de navolgende gunningcriteria gehanteerd: Kwaliteit 40% Prijs 60% Binnen Negometrix is per vraag de minimum en maximum kwaliteitsscore aangegeven. De behaalde scores op prijs en kwaliteit worden gewogen volgens de hierboven aangeduide wegingsfactoren (score * % wegingsfactor = gewogen score). De som van de gewogen scores van de verschillende criteria vormt de totaalscore welke wordt afgerond op één decimaal. Op basis van deze afgeronde eindscore wordt het gunningbesluit genomen. 17

18 5.6 Kwaliteit De beoordeling kwaliteit spitst zich toe op de onderdelen die zijn vermeld binnen het tabblad Vragenlijsten onder Negometrix (tevens aangeduid als Programma van eisen ). De te beoordelen kwaliteitsaspecten zijn derhalve allen in Negometrix opgenomen. Inschrijvers beschikken over de volgende informatie: Per vraag het gewicht (te behalen punten) en het bijbehorende kwaliteitspercentage. Per vragengroep het totale gewicht (lees: optelling alle punten van de vragen binnen deze groep) en het bijbehorende kwaliteitspercentage. 5.7 Prijs (lees: o.b.v. Rekenvoorbeeld) Ingediende prijs De ingediende prijs bevat alle kosten voor de levering van producten en diensten die het mogelijk maken om aan de beantwoording van de eisen en wensen tegemoet te komen. De in de beantwoording van de eisen en wensen opgenomen oplossingen c.q. functionaliteiten moeten ook resulteren in het daadwerkelijk aanbieden c.q. leveren en dus inbegrepen zijn in het financiële aanbod Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) Om de Economisch Meest Voordelige Inschrijving ( Best Buy ) te bepalen zal de Negometrix Utility Index toegepast worden. De Nederlandse vertaling van het woord utility is nut of waarde. Belangrijke sleutelwoorden in deze formule zijn proportionaliteit en intuïtief Introductie (voorbeeld) Een tender met het gewicht van 50% prijs en 50% kwaliteit, stelt 1% prijsverschil gelijk aan 1% kwaliteitsverschil. Prijs en kwaliteit zijn namelijk even belangrijk. Op het moment dat de gewichtsverhouding bijvoorbeeld 67,7% prijs en 33,3% kwaliteit is, dan is 1% prijs gelijkwaardig aan 2% kwaliteit. Prijs is namelijk 2 maal belangrijker dan kwaliteit. Om dit mathematisch correct uit te drukken, zijn onderstaande 4 stappen nodig om de inschrijvingen te rangschikken Stap 1: berekenen Utiliteit (Negometrix Utility Index) De waarde van de Inschrijving wordt bepaald door de Utiliteit te berekenen. Dit wordt gedaan middels onderstaande formule: Formule Ui = (1-(Qbest-Qi)*R) / (Pi/Pbest) 18

19 Waarbij Ui = Negometrix Utiliteit Index van elke individuele offerte Qbest = Kwaliteit van de inschrijving met de hoogste kwaliteit Qi = Kwaliteit van elke individuele inschrijving R = Kwaliteit/prijs verhouding gedefinieerd als Gewicht kwaliteit / Gewicht prijs Pi = Prijs van elke individuele inschrijving Pbest = Prijs van de beste inschrijving (inschrijving met de laagste prijs) Berekenen Utiliteit van iedere Inschrijving (op basis van voorbeeld 2 inschrijvingen, zie tabel 1 hieronder) De prijs / kwaliteit verhouding is 66,7% / 33,3%. De volgende 2 offertes zijn ingediend (de hoogste behaalde kwaliteit en de laagste ingediende prijs zijn hierbij in de kleur rood weergegeven): Inschrijver 1 2 Kwaliteit 80% 90% Prijs 40,00 50,00 Utiliteit Inschrijver 1 U1 = (1-(Qbest-Qi)*R)/(Pi/Pbest) = (1 - (0,9-0,8) * 0,5) / (40/40) = (1-0,1 * 0,5) / (40 / 40) = (1-0,05) / 1 = 0,95 / 1 = 0,95 Utiliteit Inschrijver 2 U2 = (1-(Qbest-Qi)*R)/(Pi/Pbest) = (1 - (0,9-0,9) * 0,5) / (50/40) = (1-0 * 0,5) / (50 / 40) = (1-0) / 1,25 = 0,8 De Inschrijving met de hoogste Utiliteit, in dit geval die van Inschrijver 1, is de Best Buy offerte (de hoogste utiliteit is hieronder in de kleur rood weergegeven): Inschrijver 1 2 Utiliteit 0,95 0, Stap 2: berekenen Best Buy Prijs De Best Buy Prijs geeft per Inschrijver aan welke prijs deze had moeten indienen om te komen tot een gelijkwaardige utiliteit als de Best Buy offerte. Ofwel: welke prijs had de Inschrijver bij de behaalde kwaliteitscore moeten indienen om gelijk te eindigen met de Inschrijver met de hoogste utiliteit (lees: EMVI). De berekening voor de Best Buy prijs wordt gedaan middels onderstaande formule: 19

20 Formule BBi Waarbij BBi Ui = (Ui / (Max(U1,, Un)) *Pi = Prijs waarmee iedere individuele offerte een gelijkwaardige utiliteit zou behalen als de Best Buy offerte = Negometrix Utiliteit Index van elke individuele offerte Max(U1,.., Un) = Hoogste Utiliteit Pi = Prijs van elke individuele Inschrijving/offerte Berekening Best Buy Prijs (op basis van voorbeeld 2 inschrijvingen, zie stap 1) Best Buy Prijs Inschrijver 1 BB1 = (Ui / (Max(U1,, Un)) *Pi = (0,95 / 0,95) * 40,00 = 40,00 Best Buy Prijs Inschrijver 2 BB2 = (Ui / (Max(U1,, Un)) *Pi = (0,8 / 0,95) * 50,00 = 42,105 Inschrijver 1 2 Best Buy Prijs 40,00 42, Stap 3: berekenen Prijs Deficiet De Prijs Deficiet geeft voor iedere Inschrijver aan welke prijsverlaging er nodig is om gelijkwaardig met de Best Buy offerte te worden (voor de Best Buy offerte is dit bedrag per definitie 0). De berekening van Prijs Deficiet wordt gedaan middels onderstaande formule: Formule Prijs Deficiet = "ingediende prijs" minus "Best Buy prijs" Berekening Prijs Deficiet (op basis van voorbeeld 2 inschrijvingen, zie stap 1) Prijs Deficiet Inschrijver 1 Prijs Deficiet = ingediende prijs - Best Buy Prijs = 40,00-40,00 = 0,00 Prijs Deficiet Inschrijver 2 Prijs Deficiet = ingediende prijs - Best Buy Prijs = 40,00-42,105 = - 2,105 Inschrijver 1 2 Prijs Deficiet 0,00 2,105 20

21 Stap 4: rangschikking op basis van Prijs Deficiet Rangschikken van de offertes/inschrijvingen in oplopende volgorde op basis van Prijs Deficiet. Hoe lager de Prijs Deficiet hoe hoger de rangorde. Rangschikking op basis van Prijs Deficiet (op basis van voorbeeld 2 inschrijvingen, zie stap 1) Inschrijver 1 2 Prijs Deficiet 0,00 2,105 Rangorde Extra toelichting Een vergelijkbare uitleg over de manier waarop de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) wordt bepaald treft Inschrijver onder meer aan in het document Negometrix Best Buy in 4 stappen (zie vragengroep 1.1, tabblad Vragenlijsten ). In dit document worden, als voorbeeld, 4 Inschrijvingen met elkaar vergeleken. De gunningcriteria in het voorbeeld in het document Negometrix Best Buy in 4 stappen zijn vastgesteld op 50% prijs en 50% kwaliteit. 5.8 Niet gunnen De Aanbestedende dienst is niet verplicht de Opdracht te gunnen. De Aanbestedende dienst is gerechtigd de aanbesteding op het door hem wenselijk geachte moment te beëindigen zonder dat dit tot enige aansprakelijkheid of schadeplichtigheid richting de Inschrijvers leidt. 5.9 Gelijke stand: loten Wanneer twee of meer inschrijvers exact dezelfde eindscore hebben behaald en om die reden voor gunning van de opdracht in aanmerking komen, beslist het lot aan wie van hen de opdracht zal worden verstrekt. De betreffende inschrijvers worden tijdig op de hoogte gesteld dat er een loting plaatsvindt, waar en wanneer deze plaatsvindt en door wie de loting zal worden voltrokken. De betreffende inschrijvers zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde aanwezig te zijn Rechtsbescherming Het voornemen tot gunning zal aan alle Inschrijvers schriftelijk kenbaar gemaakt worden. Hierbij wordt een onderbouwing van de beslissing gegeven. In de gunningbeslissing zal vermeld worden tot wanneer de afgewezen Inschrijvers de mogelijkheid hebben om bezwaar aan te tekenen. De afgewezen Inschrijvers hebben gedurende twintig kalenderdagen na dagtekening van het schrijven de mogelijkheid om een kort geding aanhangig te maken tegen het voornemen tot gunning. Deze bezwaartermijn van twintig dagen vangt aan de dag na verzending via Negometrix (per ) van de gunningbeslissing, en eindigt op het laatste uur van de laatste dag van de termijn. 21

22 Wanneer een afgewezen Inschrijver voor het verstrijken van deze termijn een kort geding aanhangig heeft gemaakt, zal de Aanbestedende dienst in beginsel de uitkomst van deze procedure afwachten voordat er verder uitvoering wordt gegeven aan de gunningbeslissing en ondertekening van de overeenkomst, tenzij er zwaarwegende belangen in het spel zijn Geheimhouding Alle in het kader van deze aanbestedingen door de Aanbestedende dienst verstrekte informatie zal vertrouwelijk behandeld worden. De gegevens worden enkel gebruikt voor het doel waar ze voor zijn verstrekt. De aanmelding die Inschrijver indient wordt na ontvangst eigendom van de Opdrachtgever. Ook deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld. 22