Vorming. Vergadertechnieken & besluitvorming

Transcriptie

1 Vorming Vergadertechnieken & besluitvorming

2 Doelstelling Kennis De deelnemers kennen het onderscheid tussen verschillende soorten vergaderingen. De deelnemers kennen de verschillende onderdelen van een vergadering. De deelnemers kennen de verschillende manieren van besluitvorming.

3 Doelstelling Vaardigheden De deelnemers kunnen interventies doen op 3 aspecten van een vergadering: product, proces en procedure. De deelnemers kunnen een vergadering voorbereiden, leiden en opvolgen. De deelnemers kunnen een heldere besluitvorming maken binnen een vergadering. Attitudes De deelnemers krijgen zicht op hun houding bij het leiden van een vergadering.

4 Inleiden Kennismaken Korte inleiding Politiek staat bijna synoniem aan vergaderen. Er wordt frequent en lang vergaderd. Wordt soms als last ervaren. Niet het instrument vergadering zelf, maar wel de manier waarop het gebruikt wordt. Een vergadering is een instrument waarop een groep zich beroept om een bepaalde taak te kunnen vervullen. Redenen in overvloed om efficiënt een vergadering te kunnen leiden/voorzitten. Goed vergaderen is een techniek, net zoals kunnen koken, knutselen of auto s repareren: we moeten het ook zo durven bekijken, benaderen. Niet denken dat meer techniek de spontaneïteit zal belemmeren. De voorzitter van de vergadering heeft een heel belangrijke taak. We gaan hier dan ook uit van het standpunt van de voorzitter. (hoewel natuurlijk iedere persoon die een vergadering bijwoont zijn of haar rol hierin speelt).

5 Inleiden Verloop cursus Elementen van een vergadering Vergaderdoelen Vergadersoorten Vergaderinstrumenten Vergadering leiden Besluitvorming Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag Evaluatie

6 Inleiden Verloop cursus Elementen van een vergadering Vergaderdoelen Vergadersoorten Vergaderinstrumenten Vergadering leiden Besluitvorming Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag Evaluatie

7 Elementen van een vergadering Welke opvallende verschillen waren er tussen het verloop van de vergaderingen? Wat was er bijzonder aan de vergadering die je bijwoonde voor rapportage? Wat maakte of een vergadering goed of niet goed verliep? Geef commentaar op de rol van de voorzitter en op die van de deelnemers die je bijbleven. Werden er besluiten genomen en gebeurde dat vlot? Is er een ideale duur voor een vergadering? Duurde de laatste vergadering die je bijwoonde te lang?

8 Elementen van een vergadering Diagnoselijst vergadertechnieken 10 minuten Bespreken 10 minuten Inleiding van brochure: tekst 10 minuten Focus op: Verloop van vergadering Rol van voorzitter Inbreng deelnemers Brainstorm!

9 Kenmerken van een vergadering Goede voorbereiding Goede accommodatie Rol van de voorzitter Belangrijk is structuur Nazorg: belang van verslag

10 Inleiden Verloop cursus Elementen van een vergadering Vergaderdoelen Vergadersoorten Vergaderinstrumenten Vergadering leiden Besluitvorming Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag Evaluatie

11 Vergaderdoelen Vergaderen is een middel, geen doel op zich 4 doelen: Informeren Mening vormen Besluit vormen ( besluit Evalueren (mening + Eén of meer doelen? Soms 1, meestal meerdere zorgt voor meer dynamiek, maar vereist ook grondigere voorbereiding

12 Inleiden Verloop cursus Elementen van een vergadering Vergaderdoelen Vergadersoorten Vergaderinstrumenten Vergadering leiden Besluitvorming Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag Evaluatie

13 Vergadersoorten Besloten vergadering Met vaste samenstelling Met wisselende samenstelling Open vergadering Symposium Paneldiscussie debat

14 Inleiden Verloop cursus Elementen van een vergadering Vergaderdoelen Vergadersoorten Vergaderinstrumenten Vergadering leiden Besluitvorming Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag Evaluatie

15 Vergaderinstrumenten Voorbereiding Agenda Uitnodiging Structuur Verslag Locatie & didactisch materiaal

16 Vergaderinstrumenten Voorbereiding Agenda werkmiddel, dus flexibel Uitnodiging Datum, aanvangsuur, vermoedelijk einde Plaats + wegbeschrijving Deelnemerslijst Contactgegevens Aantrekkelijk Agenda

17 Vergaderinstrumenten Structuur van een vergadering Opening & verwelkoming Kennismaking Overlopen agenda Goedkeuring vorig verslag Binnengekomen post & mededelingen Verslag van bijgewoonde bijeenkomsten Punten van vergadering Rondvraag of varia Vastleggen datum volgende vergadering Sluiten vergadering Hoe loopt dit bij jullie??

18 Vergaderinstrumenten Verslag Taak voor de vergadering Vorige verslagen & agenda doornemen Notitiemateriaal voorzien Taak tijdens de vergadering Goede plaats uitkiezen Aantekeningen maken Voorstellen en besluiten herhalen Objectief Structureren Kies de juiste methode

19 Vergaderinstrumenten Taak na de vergadering Werk snel uit Opmerkingen bij vorig verslag voegen Onduidelijkheden navragen Tijdig doorsturen Taak: inhoud Naam van vergadering + datum & plaats Aanw, afw, vo Opmerkingen bij vorig verslag Mededelingen Bespreking van de agendapunten Volgende bijeenkomst Takenlijst Naam verslaggever

20 Vergaderinstrumenten Locatie & didactisch materiaal Centraal gelegen Aandacht voor inkleding Geen storend lawaai Voldoende tafels en stoelen Goede temperatuur Voldoende verlichting ( betrokken Voldoende didactisch materiaal (interactief & meer Inrichting: zie brochure Waar vergaderen jullie nu?

21 Inleiden Verloop cursus Elementen van een vergadering Vergaderdoelen Vergadersoorten Vergaderinstrumenten Vergadering leiden Besluitvorming Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag Evaluatie

22 De vergadering leiden/lijden? Product proces procedure dynamisch evenwicht!

23 De vergadering leiden/lijden? Vorm een vergadering van minstens vijf personen. Twee deelnemers worden aangewezen als respectievelijk voorzitter en secretaris. Zij stellen samen een agenda op, waarin de standaardpunten zijn opgenomen, maar ook twee inhoudelijke punten. De inhoudelijke punten moeten gaan over onderwerpen die voor de deelnemers herkenbaar en daardoor bespreekbaar zijn. De anderen bedenken intussen welke mededelingen en vragen zij in de vergadering aan de orde zouden willen stellen. Daarna vergadert men met zijn allen over de agendapunten. De voorzitter probeert bij de mededelingen een discutabel onderwerp aan de orde te stellen. De leden proberen hetzelfde bij de mededelingen of de rondvraag. Wie een dergelijke poging signaleert, moet trachten de goede orde van de vergadering te herstellen (ordevoorstel). Degene die een inhoudelijk punt binnensmokkelt, tracht te voorkomen dat het punt niet besproken mag worden. De secretaris maakt een verslag. Aan de hand van die aantekeningen wordt de vergadering nabesproken.

24 Inleiden Verloop cursus Elementen van een vergadering Vergaderdoelen Vergadersoorten Vergaderinstrumenten Vergadering leiden Besluitvorming Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag Evaluatie

25 Besluitvorming Besluitvorming is gestructureerd 6 stappen Probleemstelling Analyse van het probleem Aanbrengen van voorstellen voor oplossing Overwegen en selecteren voorstellen Keuze van oplossingen afspraken

26 Besluitvorming Probleemstelling Probleem schetsen / haarscherp / deelproblemen Analyse van het probleem Ieder vanuit eigen standpunt / invalshoek Geen oplossingen aanreiken / geen discussie Best via bord,...

27 Besluitvorming Aanbrengen van voorstellen voor oplossing Wildste en raarste ideeën opschrijven Geen enkel idee afketsen Alle voorstellen opschrijven Pas als stroom voorstellen stopt, volgende stap Doorvragen om visie van ander te begrijpen Alles duidelijk? Toetsen op haalbaarheid Ordenen & schrappen Keuze uit overgebleven mogelijkheden

28 Eventjes afdwalen... Oefening brainstormen Oplossingen verzamelen Antwoorden verzamelen Discussieonderwerpen verzamelen

29 Besluitvorming Overwegen en selecteren van voorstellen Keuze van de oplossing Keuze voor alternatief dmv geschikte besluitvormingsmethode Bereidheid tot uitvoeren bij iedereen? Afspraken Wie doet wat tegen wanneer?

30 Besluitvorming Besluitvormingsmethoden keuze afhankelijk van verschillende criteria Soort besluit Beschikbare tijd Aard van de taak Stadium van ontwikkeling waar de groep zich in bevindt Relatiestructuur van de groep Klimaat dat de groep wil bereiken

31 Besluitvorming Efficiënt besluit? Effect van het besluit = kwaliteit van het besluit + bereidheid om het uit te voeren

32 Besluitvorming Verschillende vormen Het lot beslist Stemmen Unanimiteit Delegatie Autoriteit Consensus Compromis

33 Besluitvorming Oefening: Het einde van de reis rond de wereld

34 Besluitvorming Oefening: vooruitblikken komende vergaderingen & mogelijke problemen op gebied van besluitvorming case-study: lerend netwerk

35 Inleiden Verloop cursus Elementen van een vergadering Vergaderdoelen Vergadersoorten Vergaderinstrumenten Vergadering leiden Besluitvorming Ter info: groepsprocessen, argumenteren, weerstand, vergadergedrag Evaluatie

36 Ter info: groepsprocessen rekening houden met groepsnormen Afweermechanismen Vechtgedrag Vluchtgedrag Groepsmanipulatie Verborgen agenda's zowel bij leden als voorzitter

37 Ter info: argumenteren Overtuiging hangt af van: Je spreekvaardigheid & luisterhouding Je machtspositie De samenstelling van de groep De kracht van je argumenten

38 Ter info: argumenteren 7 richtlijnen voor goede argumentatie: Geef correcte en relevante argumenten Breng voldoende argumenten aan Overdonder niet met teveel aan argumenten Maak je redenering zo sluitend mogelijk Verwoord je redenering helder en samenhangend Durf je verantwoordelijkheid op te nemen & een standpunt te verdedigen, maar wees ook soepel Heb respect voor het standpunt van de andere persoon

39 Ter info: argumenteren Stoorzenders in de argumentatie Vervalsen, vertekenen, achterhouden, overhaast veralgemenen, clichés gebruiken, complexiteit & wolligheid, te zwakke vergelijkingen maken, valse dilemma's stellen, goochelen met oorzaak en gevolg, beroep doen op valse autoriteit, je eigen gewicht in de schaal werpen, bewijslast ontduiken, persoonlijke aanvallen, de stok achter de deur,...

40 Ter info: weerstand Negatief reageren op weerstand Confrontatie Weerstand Onderbreken Positief reageren op weerstand Laten uitspreken Om duidelijkheid vragen Tegemoet komen Positief herformuleren Reële bezwaren compenseren met concrete voordelen De anderen oplossingen laten aanbrengen

41 Ter info: het vergadergedrag Het 'ellebogenwerk' De 'opposant' Het 'stille verzet' De 'kat uit de boom kijken' De 'ja-knikkers' De 'onechten' De 'hobbyist'

42 Finale Wat heb je opgestoken?

43 Finale Invullen evaluatieformulier

44 Finale Bedankt!