Checklist voor evaluatie van vergaderingen: Vergaderitis en andere kwaaltjes

Transcriptie

1 Checklist voor evaluatie van vergaderingen: Vergaderitis en andere kwaaltjes Over vergaderingen wordt altijd geklaagd. Maar als het aantal deelnemers van bijvoorbeeld je bestuursvergadering stelselmatig terugloopt, is er echt wel iets aan de hand. Laat deze malaise niet aanslepen en stel de juiste diagnose met de checklist voor evaluatie van vergaderingen. Vraag de bestuursleden naar de reden van hun afwezigheid en peil naar suggesties hoe de vergadering beter kan. Of pas de infofiche Vergadertips: vergader goed maar met mate in de praktijk toe. Zo vermijd je vergaderitis en andere kwaaltjes. 1. Diagnose: warm of koud evalueren. Je moet een onderscheid maken tussen het warm en koud evalueren van vergaderingen. Bij warm evalueren gebeurt de evaluatie onmiddellijk na het beëindigen of zelfs tijdens de vergadering. Koud evalueren doe je een tijdje na de vergadering of bij het begin van een nieuwe bijeenkomst. Op dat ogenblik zijn de directe emoties al wat getemperd en kunnen de deelnemers met enige afstand en reserve de vergadering beoordelen. De resultaten van warm en koud evalueren kunnen dus verschillend zijn. Het is aan te raden om beide evaluatiemethoden af te wisselen, zodat je een duidelijker zicht krijgt op de kwaliteit van de vergaderingen. 2. Checklist Je kan verschillende aspecten van een vergadering beoordelen: efficiëntie, voorbereiding, gespreksleiding en verslaggeving/opvolging van de vergadering. Hieronder vind je een algemene checklist waarbij al deze elementen aan bod komen Efficiënt vergaderen 1. Het doel van de vergadering is voor iedereen duidelijk: 2. De inhoud en doel van de agendapunten is voor iedereen duidelijk: 3. De grootte van de vergadergroep is: A. gepast B. te groot C. te klein 4. Het tijdstip van de vergadering is: Bestuur 1

2 A. goed B. te vroeg C. te laat 5. De duur van de vergadering is: A. gepast B. te kort C. te lang 6. De frequentie van vergaderen is: A. goed gedoseerd B. te weinig C. te vaak 7. De vergaderruimte is*: ruim genoeg comfortabel rustig goede schikking klein niet comfortabel drukke omgeving geen goede schikking 8. Er worden normen opgesteld voor*: aanwezigheden stiptheid inzet gedrag tijdens de vergadering omgang met elkaar taakverdeling voor rondvraag variapunten 2.2. Voorbereiding van de vergadering 9. De agenda en uitnodiging worden tijdig verstuurd: altijd soms nooit 2 Checklist evaluatie vergaderingen

3 10. De agendapunten zijn: A. duidelijk vastgelegd vóór de vergadering B. duidelijk vastgelegd bij het begin van de vergadering C. geïmproviseerd 11. De volgorde van de agendapunten (belangrijke en dringende agendapunten eerst) is efficiënt: 12. Agendapunten kunnen nog bij het begin van de vergadering aangebracht worden: 2.3. Tijdens de vergadering 13. Tijdsbewaking: A. agendapunten worden tijdig afgerond B. laatste agendapunten worden afgehaspeld wegens tijdsgebrek C. agenda wordt niet volledig behandeld wegens tijdsgebrek 14. Een aparte moderator (niet de voorzitter van de vereniging) leidt de vergadering: 15. De beslissingen worden genomen: A. bij consensus B. bij meerderheid van stemmen C. door één persoon of klein groepje (moderator, voorzitter, secretaris, enz ) 16. Luisteren: A. er wordt goed geluisterd naar elkaar B. luisterproblemen zijn altijd te wijten aan dezelfde deelnemers C. iedereen praat door elkaar Bestuur 3

4 17. Betrekken bij de vergadering: A. iedereen komt aan het woord B. sommige aanwezigen zijn geregeld aan het woord C. één persoon (moderator, voorzitter, secretaris, enz ) monopoliseert de vergadering 18. Onderlinge relaties: A. de deelnemers schieten goed met elkaar op B. de deelnemers vallen uiteen in kliekjes C. bepaalde deelnemers kunnen elkaar niet verdragen 19. Conflicten: A. er zijn geen conflicten of spanningen B. er zijn af en toe conflicten C. er zijn constant conflicten 20. Oorzaken van de conflicten zijn*: één of meerdere storende deelnemers onduidelijkheid over de taken tijdsdruk vermoeidheid de opdracht die niet vlot te intense samenwerking kliekjes antipathieën 21. Conflicthantering: A. conflicten worden constructief aangepakt B. conflicten worden vermeden C. conflicten worden afgebroken en niet uitgepraat 22. De algemene sfeer is*: Gemoedelijk Uitbundig Geladen Zakelijk wisselvallig 23. Persoonlijk voel ik mij tijdens de vergadering: A. goed 4 Checklist evaluatie vergaderingen

5 B. minder goed C. slecht 2.4. Verslaggeving/opvolging van de vergadering 24. Een aparte verslaggever (niet de secretaris van de vereniging) maakt een verslag op: 25. Elke deelnemer aan de vergadering krijgt een verslag: 26. Het verslag wordt bij het begin van de vergadering goedgekeurd: 27. Het verslag is een goede weergave van de vergadering: 28. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over de uit te voeren taken: 29. Alle deelnemers respecteren de taakverdeling: 30. De informatie van de vergadering komt bij iedereen die het aanbelangt: Bestuur 5

6 3. Beoordeling Checklist De antwoordcategorieën van de vragen uit deze checklist krijgen een letter toebedeeld van A tot en met C (uitgezonderd vragen met *). De letters zijn geen echte scores, maar ze laten je wel snel en eenvoudig toe om knelpunten rond een of meerdere aspecten van de vergadering in kaart te brengen. Bij een A-score behaalt de vereniging het best mogelijke resultaat voor de vraag. Bij een B- of C-score is er een probleem en moet de vereniging de situatie trachten om te buigen naar een A-score. Hiervoor kan ze beroep doen op de tips uit de infofiche Vergadertips: vergader goed maar met mate die dezelfde rubrieken en indelingen volgt als de vragen uit de checklist. 6 Checklist evaluatie vergaderingen