Paragraaf Bedrijfsvoering

Transcriptie

1 Paragraaf Bedrijfsvoering Inleiding In het voorbije jaar is met voortvarendheid gewerkt aan de vormgeving van de nieuwe organisatie die per 1 mei 2015 van start is gegaan. Inmiddels is ook de nieuwe gemeentesecretaris in dienst getreden en zijn de managers van de nieuw gevormde afdelingen benoemd. Ook de nieuwe functie van bestuursondersteuner is ingevuld. Wij hopen dat op deze wijze de ambities zoals die neergelegd zijn in het coalitieakkoord gestalte te kunnen geven. In deze paragraaf willen we stilstaan bij de personele bezetting, het personeelsbeleid, verbetering van de kwantitatieve en kwalitatieve bedrijfsprocessen, het inkoopbeleid, het ICT-beleid en archief en informatiebeheer. Overzicht personele bezetting AFDELING AANTAL MEDEWERKERS AANTAL FP rek.2014 begr.2015 begr.2016 rek.2014 begr.2015 begr.2016 Raadsgriffier Directie & Algemene dienst Bestuursondersteuning 1 1 Staf Dienstverlening Ruimte Samenleving Bouwen, ruimtelijke ordening en Milieu Openbare Werken (binnendienst) Openbare Werken (buitendienst) Bestuur, personeel, organisatie en burgerzaken Interne zaken Financiën Totaal De stijging van de personeelsformatie in FTE in de begroting 2016 ten opzichte van de begroting 2015 wordt als volgt veroorzaakt: 1 FTE extra bestuursondersteuning 2 FTE extra afdeling Staf (BOA, P&O en Communicatie) 2,3 FTE extra afdeling Ruimte (projectleider en uitbreiding formatie riolering) 2 FTE extra afdeling Dienstverlening (beleid en beheer financiën) 4,3 FTE extra afdeling Samenleving i.v.m. de decentralisaties en invulling van vacatures De formatie uitbreiding is opgevangen binnen de reguliere salarisbegroting o.a. door invulling vacature ruimte en hogere dekking uit investeringen vanwege de hoge investeringsopgave of uit budgetten voor nieuw beleid (o.a. bestuursondersteuner en de BOA). Pagina 72 van 113 Programmabegroting

2 Personeelsbeleid De reorganisatie is in 2015 doorgevoerd zal in het teken staan van de uitwerking van nieuw personeelsbeleid en onderwerpen vanuit de cao zoals de implementatie van een nieuw hoofdstuk 3 van de rechtspositie, de invoering van het Individueel keuzebudget en de voorbereiding van de afschaffing van de ambtenarenstatus. Daarnaast staat de invoering van HR 21 op het programma en een nadere uitwerking van het generatiepact, de inzet van jongeren, ouderen en gehandicapten en de daadwerkelijke invoering van Het Nieuwe Werken. Tot slot is er nog de Samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering wat de aandacht zal vragen. Verbetering van bedrijfsprocessen. De verbetering van onze bedrijfsprocessen heeft voortdurend onze aandacht. Kort geven wij de stand van zaken weer op dit onderdeel : Lean maken van processen. In 2014 zijn we gestart met het Lean traject waarbij een aantal processen Lean zijn gemaakt. In 2016 hopen wij deze eerste tranche aan processen af te ronden en zullen wij bezien om opnieuw een aantal processen in dit kader tegen het licht te gaan houden. In het organisatieplan is ook aangegeven dat Lean maken van processen een leidend begrip zal zijn in de nieuwe organisatie om continu te werken aan verbetering van de bedrijfsprocessen. Risicomanagement. Eind 2013 zijn we gestart met een risicomanagement traject die in de begroting 2015 heeft geleid tot een nieuwe opzet van de paragraaf weerstandsvermogen. Wij zijn voornemens om in 2016 opnieuw samen met het nieuwe MT de reeds genoemde risico s tegen het licht te houden op de actualiteit. Management-ontwikkeling. Voor het nieuw gevormde managementteam zullen wij in 2015 en 2016 een ontwikkeltraject opzetten. Verbetering P&C Cyclus. De doorontwikkeling van de afdelingsplannen in de nieuwe organisatie vraagt veel aandacht van ons om hiermee meer sturing aan de organisatie te gaan geven. De afdelingsplannen zullen hiermee een belangrijk onderdeel vormen van de Planning & Control-cyclus om de gestelde beleidsdoelen te gaan halen en op een eenvoudige en transparante wijze hierover te gaan rapporteren. In deze lijn is begroting volledig opnieuw opgezet aan de hand van beleidsthema s. In 2015 is verder een grote stap gezet door de beleidsverantwoording ook via een zogenoemde begrotingsapp te ontsluiten. Het komende jaar willen wij dit proces verder doorontwikkelingen. De raad en het college worden hierin intensief betrokken om zo de juiste keuzes te kunnen maken. Bij de jaarrekening 2015 (de afronding van begrotingscyclus 2015) zullen wij tevens de nieuwe opzet van de begroting en jaarrekening met de raad evalueren. Samenwerking bedrijfsvoering In 2015 hebben de colleges en de gemeenteraden van de gemeenten Nijkerk, Leusden, Bunschoten en Putten besloten om de samenwerking tussen deze gemeente te onderzoeken voor de taakvelden P&O, juridische zaken, financiën en ICT. Er zijn werkgroepen gevormd die de business case uitwerken. Naar verwachting zal in 2016 bestuurlijke besluitvorming plaatsvinden. Pagina 73 van 113 Programmabegroting

3 Inkoop De professionalisering van de inkoop functie heeft in 2015 verder zijn beslag gekregen, waardoor wij het imago van de gemeente versterken als een professionele opdrachtgever / contractpartij bij aanbestedingen. Professionalisering is steeds meer noodzaak om juridische en financiële risico s te voorkomen. Ook de grote bezuinigingstaakstelling op inkoop vereist een professionele benadering om realisatie mogelijk te maken. Onderdeel van deze professionalisering is ook het contractbeheer en contractmanagement dat steeds meer aandacht van ons vraagt. Op de aanbestedingsplanning voor 2016 via de gemeenschappelijke meerjarige inkoopplanning van de Inkoopsamenwerking Noord Veluwe staan voor 2016 weer een aantal gezamenlijke aanbestedingen gepland. Dit betreft o.a. trajecten in het sociale domein (WMO-hulpmiddelen en woningaanpassingen), accountantsdiensten, drukwerk, verzekeringen en energie. In 2016 zullen de eerste contouren zichtbaar worden van de te verwachten effecten op aanbestedingen van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/24/25/EU die per april 2016 in de Nederlandse aanbestedingswet dienen te zijn geïmplementeerd. ICT Ter uitvoering van de afspraken uit het coalitieakkoord van 2014 hebben wij direct na de reorganisatie het project Dienstverlening gestart. Voor het einde van het jaar 2015 willen wij onze visie op dienstverlening met u delen. Dit dienstverleningsconcept zal de basis gaan vormen voor de realisatie van een klantcontactsysteem en digitaal portaal Putten.nl. Inmiddels zijn in 2015 al een aantal projecten gerealiseerd zoals de invoering van een digitaal afsprakensysteem en de digitalisering van het klachtenen melding proces (verbeterdebuurt.nl). In 2015 hebben wij de technische infrastructuur verbeterd door over te gaan op virtuele werkplekken. In het nader op te stellen dienstverleningsconcept zullen wij ook aandacht geven aan het mobiel werken en cloudoplossingen. Ook het nieuwe werken en de mogelijkheid om thuis te werken zal zo nodig worden gefaciliteerd. Ter uitvoering van een bezuinigingstaakstelling gaan wij het postproces digitaliseren, waardoor het werken met papieren documenten tot een minimum beperkt zal gaan worden. Dit zal een ingrijpende operatie zijn op de werkvloer die veel begeleiding gaat vragen. Wij hopen deze operatie in 2016 af te ronden. Door de toenemende digitalisering is het informatiebeveiligingsbeleid steeds belangrijker aan het worden. De uitvoering van het informatiebeveiligingsplan heeft onze voortdurende aandacht. Archief- en informatiebeheer Tijdens de uitvoering van werkprocessen ontstaan binnen elke organisatie archiefbescheiden. Deze archiefbescheiden zijn een weergave van wat er is gecommuniceerd, welke beslissingen zijn genomen, welke afspraken er zijn gemaakt of welke handelingen er zijn verricht. Dat kan in allerlei vormen zijn: op papier, maar steeds vaker digitaal. Overheidsarchieven zijn niet alleen van belang voor een goede bedrijfsvoering, ze zijn eveneens onmisbaar om verantwoording af te kunnen leggen aan onze samenleving. De kaders voor ons archiefbeleid liggen vast in het Documentair Structuurplan (DSP). Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht ( ) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie jaarlijks verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Pagina 74 van 113 Programmabegroting

4 Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, dat ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. Omdat steeds meer informatie digitaal opgeslagen wordt is de digitale duurzaamheid van vitaal belang voor de organisatie. In dat kader hebben wij als één van de eerste gemeenten in Nederland een zogenoemd e-depot (digitale kluis) opgezet, welke wij momenteel aan het vullen zijn. Behalve ons eigen archief kunnen ook externe archieven hieraan worden toegevoegd. Het gemeentearchief wil de geschiedenis van de gemeente Putten goed in beeld brengen en is daarvoor ook aangewezen op archieven van particulieren instellingen. Momenteel worden de mogelijkheden bezien om het gedigitaliseerde deel van het archief van Stichting Oktober 44 aan het e-depot toe te voegen. Pagina 75 van 113 Programmabegroting

5 Investeringsbedragen Paragraaf Bedrijfsvoering Vervangingsinvesteringen Tractie Afschr. duur Aanhang-Sproeimachine (type CSP 500) Aanhangwagen hogedrukreiniger ROM Overzicht investeringen Aanhangwagen piketdienst 10 7 Goupil electro 7 20 Grafdelver begraafplaats Handhavingsvoertuig BOA's 8 40 Iveco kantonnier 7 35 Iveco maaiploeg 7 45 Kolkenzuiger Rolbezem tbv John Deere Toyota (OW) 7 12 Transport middel met aanhanger begraafplaats 8 60 Veegmachine groot Veegmachine klein Invest. Bedragen Subtotaal Technische hulpmiddelen Aanschaf twee grafliften Actiewagen klein Grafbekisting Houtversnipperaar groot Jensen incl.kipper 8 83 Klepelmaaier basismachine 8 18 Klepelmaaier maaibak 4 6 Verkeerstellers (4stuks) 5 24 Zoutstrooiers groot 8 55 Zoutstrooiers klein 8 41 Subtotaal Werkplaats Grondwaterpomp Ambachtstraat 10 8 Subtotaal Automatisering Verv./ uitbr.autom.app./progr Subtotaal Huisvesting Meubilair diversen 3 15 Meubilair gem.huis stoelen 3 45 Telefooncentrale Subtotaal Totaal Bedragen * Pagina 76 van 113 Programmabegroting