Memo beantwoording raad- en commissie vragen

Transcriptie

1 Memo beantwoording raad- en commissie vragen : Onderwerp: Organisatieplan Cultuurorganisatie Van wie: ProTiel en PvdB Datum: maart 2017 Planning: - Raad / commissie: Commissie Samenleving Afspraak / toezegging: Beantwoording vragen over Organisatieplan Cultuurorganisatie (n.a.v. commissievergadering 8 maart 2017, lijst van ingekomen stukken 3.4 ) Vragen ProTiel en antwoorden: Portefeuillehouder: M. Melissen Datum: 21 maart 2017 : Beschreven wordt dat (een deel van) de docenten van de Plantage als ZZP er werken. Wij vragen ons (in het kader van goed werkgeverschap) af waarom hiervoor gekozen wordt? Wij begrijpen dat dit mogelijk deels wordt veroorzaakt door wisselende leerlingaantallen, maar wij zouden liever zien dat deze onzekerheid wordt gedeeld door de Plantage en de docenten in plaats van dat die volledig bij de docenten komt te liggen. : Het is geen nieuw beleid dat de Plantage samenwerkt met docenten die als ZZP er werkzaam zijn. Eind 2012 heeft de raad ingestemd met het convenant interne verzelfstandiging Plantage 2013 t/m Sturing vindt op enige afstand plaats op basis van duidelijke meerjarige afspraken over de te leveren prestaties, het aan deze prestaties gerelateerde budget en via (tussentijdse) rapportages en overleg. Het is voor De Plantage in toenemende mate gewenst en noodzakelijk om vanuit een compacte flexibele organisatie snel in te kunnen spelen op een veranderde vraag van (potentiële) amateur-kunstenaars. Voor een aanvullend en actueel aanbod is samenwerking met andere partijen en het particuliere circuit gewenst. Deze zaken zijn beschreven in de Oplegnotitie behorend bij het Convenant interne verzelfstandiging Plantage 2013 t/m

2 : : Over boventalligheid: ( ) Verwacht wordt dat zich dit [boventalligheid] in een enkele situatie zal voordoen. Daar waar (gedeeltelijke) boventalligheid dreigt te ontstaan, is het zaak deze waar mogelijk te voorkomen of zo snel mogelijk op te heffen. Is er al over nagedacht hoe dit vorm gaat krijgen en is er al een beter zicht op om hoeveel FTE s dit ongeveer zal gaan? Of en in hoeverre er sprake zal zijn van boventalligheid kan op dit moment niet worden aangegeven. De definitieve positie van een medewerker is pas duidelijk als de werkgever een advies hierover heeft ontvangen van een zgn. plaatsingscommissie. Regels hierover zijn vastgelegd in een zogenoemd sociaal statuut. Vragen PvdB en antwoorden: Portefeuillehouder: M. Melissen Datum: 21 maart 2017 Wat zijn de kosten van het opstellen van een organisatie en formatieplan voor de nieuwe cultuurorganisatie en past dit binnen de bestaande budgetten (Agnietenhof, Plantage, Klooster)? Het opstellen van het organisatie en formatieplan gebeurt binnen de bestaande formatie en budgetten van de betrokken culturele instellingen (Agnietenhof en Plantage). De kwartiermaker / beoogd directeur wordt hierin ondersteund door diverse ambtenaren met expertise op het gebied van HRM, financiën en ICT. Wat is het budget voor de noodzakelijke stichtingskosten en het in de markt zetten van het cultuurcluster en hoe wordt dit gedekt? Zoals vermeld in de informatienota zijn nu nog niet alle aanloop- en frictiekosten in beeld. Budget voor in de markt zetten cultuurcluster In maart 2016 heeft het college eenmalig beschikbaar gesteld aan de kwartiermaker / beoogd directeur om het cultuurcluster tijdig in de markt te kunnen zetten. Op dit moment wordt in overleg met een bedrijf dat is gespecialiseerd in branding en naamgeving gezocht naar een aansprekende en wervende naam voor het gebouw. Een shortlist is gemaakt in overleg met diverse medewerkers van de culturele instellingen (Agnietenhof, Plantage, Bibliotheek Rivierenland) en de gemeente. Hierna volgt de ontwikkeling van een huisstijl, website e.d.. Het door het college beschikbaar gestelde bedrag wordt hiervoor ingezet. Incidentele kosten Het in elkaar schuiven van de organisaties, inclusief ICT, financiën, administratie en ticketing brengt kosten met zich mee. Op dit moment wordt een inventarisatie van deze kosten gemaakt. Komt er op korte termijn voldoende kwaliteit en capaciteit op het gebied van marketing en bedrijfsvoering binnen de nieuwe organisatie en hoe wordt deze extra kosten gedekt? 2

3 Een hoofd marketing & communicatie en een hoofd bedrijfsvoering maken deel uit van het formatieplan. Deze managers op het gebied van bedrijfsvoering en marketing & communicatie worden geworven op basis van hun kwaliteit en ervaring. De functies worden ingevuld op basis van vooraf vastgestelde, geobjectiveerde geschiktheidseisen. Het formatieplan wordt gerealiseerd binnen het huidige formatiebudget door herschikking van functies Wat is er nog aan noodzakelijke inventaris van het cultuurcluster (multifunctionele zaal en --ruimten) nodig, wat zijn de kosten en hoe worden deze gedekt? De raad heeft op 25 mei 2016 besloten om: a. een eenmalig bedrag van beschikbaar te stellen voor inventaris van het cultuurcluster die niet wordt geleverd door het consortium. b. deze investering ( ) af te schrijven en de jaarlijkse kapitaallasten te dekken uit de reserve onderhoud Plantage en bibliotheek. De investering ( ) is nodig voor de inrichting van de multifunctionele zaal, de multifunctionele lokalen, muzieklokalen, dansstudio s, het depot, de hal en de kantoren. Voorjaar 2017 wordt begonnen met de voorbereidingen voor de inrichting van deze ruimten. De reserve onderhoud Plantage en bibliotheek bedroeg per Mochten bovenstaande vragen nog niet beantwoord kunnen worden, wanneer verwacht u dan dat u deze vragen kunt beantwoorden. Is dat voor de perspectievennota? Naar alle waarschijnlijkheid voor de Perspectievennota. Wat zijn de bestaande budgetten van de Agnietenhof, Plantage en Klooster? De exploitatiekosten voor de Agnietenhof en de Plantage bestaan uit: a. Exploitatiebijdrage: een budget voor de instellingen voor de overeengekomen prestaties en producten. Dit budget omvat de beïnvloedbare posten door deze culturele instellingen. De exploitatiekosten 2017 voor de Agnietenhof bedragen De exploitatiekosten 2017 voor de Plantage bedragen (dit is incl kosten huisvesting welke is ingebracht als dekking kosten WLP) b. Concernkosten van de gemeente die worden toegerekend aan de producten Agnietenhof en Plantage. Hier hebben deze culturele instellingen geen invloed op. In verband met de nieuwe voorschriften Besluit Begroting en Verantwoording 2017, wordt er vanaf 2017 geen kosten van management, financiën, P&O, ICT aan de begrotingen van de instellingen doorbelast. Hierdoor is het 3

4 exploitatiesaldo t.o.v. begroting 2016 voor de Agnietenhof lager en voor de Plantage c. Kapitaallasten. De kapitaallasten (afschrijving en rente) bedragen in 2017 voor Agnietenhof en voor de Plantage Deze posten zijn niet te beïnvloeden en hangen o.a. af van het investeringsniveau en rentpercentage dat we moeten hanteren. d. Dotatie en onttrekkingen aan reserves De jaarlijkse storting in de reserves bedraagt voor de Agnietenhof en de onttrekking Jaarlijkse storting Plantage in reserve De exploitatiekosten van Het Klooster zijn in 17 begroot op De kosten bestaan uit: a. Een budget voor de realisatie van het tentoonstellingsprogramma. b. Een vergoeding / onkostenregeling voor de vrijwilligers die tijdens de openingsuren als gastheer / gastvrouw werkzaam zijn c. Overige kosten (verzekering, telefoon/ en internetkosten, beveiliging e.d.) Uit hoeveel fte bestaan de huidige organisaties Agnietenhof, Plantage en Klooster? Plantage: 21,7 FTE (inclusief ZZP) Agnietenhof: 16,5 FTE Klooster: geen formatie In totaal heeft De Plantage 63 docenten. Hiervan zijn 35 docenten als zzp er werkzaam. Veel docenten hebben een relatief kleine aanstelling. o 6,8 fte docenten zijn in vast dienst. o 2,5 fte docenten werken als zzp er. De Plantage heeft naast de langlopende leertrajecten / jaarcursussen ook steeds meer projecten, korte cursussen en workshops. Bij kortdurend aanbod en projecten zijn veel zzp ers werkzaam. Met name in de Agnietenhof werken een groot aantal oproepkrachten voor de horeca. Betreft het hier een fusie tussen organisaties of een reorganisatie en bij welke ondernemingsraad wordt het plan voorgelegd. Het is een reorganisatie van twee intern verzelfstandigde gemeentelijke culturele instellingen (Agnietenhof en Plantage). De expositiefunctie van het Klooster wordt niet bemenst door vast personeel. De functie gaat deel uitmaken van het takepakket van de nieuwe organisatie. Het organisatieplan wordt voorgelegd aan de ondernemingsraad (OR) van de gemeente Tiel en de onderdeelscommissie (OC) van De Plantage. De OR en OC zijn uitgebreid met een vertegenwoordiging van het personeel van de Agnietenhof. Meer informatie: 4

5 Team: Regie op Samenleving Contactpersoon: K. Eetgerink Telefoon: Bijlagen: N.V.T. 5