Medewerkersraadpleging Onderzoek Kwaliteit van arbeid. Benchmark gehandicaptenzorg 2006

Transcriptie

1 Medewerkersraadpleging Onderzoek Kwaliteit van arbeid Benchmark gehandicaptenzorg 2006

2 Publicatienummer: Drukwerk: SpectraFacility, Utrecht Tekst: Marieke Hollander, Research voor Beleid, Leiden Lay-out: Wimjan Schippers (SpectraFacility, Utrecht) December 2006

3 Begin 2007 start het onderzoek Kwaliteit van arbeid in de gehandicaptenzorg, een onderdeel van de Benchmark gehandicaptenzorg 2006 van de VGN. Deze medewerkersraadpleging vond eerder in 2004 plaats. Het onderzoek wordt evenals in uitgevoerd door Research voor Beleid door middel van de vragenlijst Kwaliteit van arbeid. Uw instelling neemt deel aan deze medewerkersraadpleging. Aan ons is doorgegeven dat u als coördinator optreedt. U speelt dus een belangrijke rol bij de uitvoering van het onderzoek. In deze brochure vindt u informatie over het doel van het onderzoek, de manier waarop het onderzoek wordt uitgevoerd en uw rol hierbij als coördinator. Benchmark gehandicaptenzorg Het onderzoek Kwaliteit van arbeid in de gehandicaptenzorg maakt deel uit van het onderzoek Benchmark gehandicaptenzorg 2006, waarvan de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) opdrachtgever is. Het doel van deze benchmark is het signaleren van aandachtspunten voor verbetering van kwaliteit en doelmatigheid van instellingen in de gehandicaptenzorg. De benchmark bestaat uit drie bouwstenen : naast het onderzoek naar de kwaliteit van arbeid vindt ook onderzoek plaats naar de kwaliteit van zorg (cliëntenraadpleging) en een onderzoek naar de financiële prestaties. De benchmark is een integraal onderzoek. Dat wil zeggen dat de resultaten van de drie onderdelen in onderlinge samenhang geanalyseerd zullen worden. Dit levert uiteraard veel meer stuurinformatie op dan dat alleen naar de resultaten van de afzonderlijke onderzoeken gekeken wordt. Het doel van de benchmark is dat instellingen van elkaar leren en zo de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening aan de cliënten verhogen. Er worden good practices in beeld gebracht; prestaties van instellingen en/of van organisatieonderdelen worden met elkaar vergeleken. Daarnaast kunnen deelresultaten van de benchmark gebruikt worden voor andere doeleinden, zodat dubbel werk wordt voorkomen. Nadere informatie over de Benchmark gehandicaptenzorg 2006 kunt u vinden op (het ledennet van) de VGN-website via thema Benchmark. De vragenlijst Kwaliteit van arbeid Voor het onderzoek wordt - evenals in gebruik gemaakt van de vragenlijst Kwaliteit van arbeid. Deze vragenlijst is oorspronkelijk ontwikkeld door de Universiteit van Leiden op basis van wetenschappelijk gevalideerde vraagblokken, gestoeld op de 3 Medewerkersraadpleging

4 visie op goed werkgeverschap. De vragenlijst bevat vragenblokken over de inhoud van het werk, communicatie en afspraken, het werkklimaat, de werkomgeving, personeel en opleiding, arbeidsvoorwaarden, arbeidsbeleving en tevredenheid, stressreacties, stemming, gezondheid, medische klachten en ziekteverzuim, belastende situaties en tot slot kwaliteit van dienstverlening en cliëntgerichte zorg. Ten opzichte van de versie van 2004 is de vragenlijst op een beperkt aantal punten gewijzigd. Vragen die de vorige keer minder relevant bleken te zijn (bijvoorbeeld over leefgewoonten), zijn verwijderd. Toegevoegd zijn vragen over motiverend leiderschap, competentiegerichtheid en cliëntgerichte zorg. In het geheel genomen is de nieuwe vragenlijst iets korter dan die van Verder zijn er enkele wijzigingen aangebracht om in de analyse relaties met de andere bouwstenen van de Benchmark te kunnen leggen. Ook zijn de ervaringen uit 2004 gebruikt om instructies bij sommige vragen aan te scherpen. De vragenlijst is meerdere malen getoetst en onder medewerkers getest op begrijpelijkheid en helderheid. Risico Inventarisatie en Evaluatie De vragenlijst is formeel goedgekeurd voor de uitvoering van (het welzijnsonderdeel) van een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). De resultaten van de medewerkersraadpleging kunnen hiervoor dus gebruikt worden, mits uw ondernemingsraad hiermee heeft ingestemd. Bovendien dient u er rekening mee te houden dat bij een RI&E ook eisen worden gesteld aan het organisatieniveau waarop risico s in beeld moeten worden gebracht. De Arbeidsinspectie geeft hiervoor geen eenduidige richtlijnen, omdat tegenwoordig met doelvoorschriften wordt gewerkt. Dit betekent dat organisaties aannemelijk moeten maken dat de risico s adequaat in kaart zijn gebracht voor een plan van aanpak. Het logistiek proces Mede met het oog op de grootschaligheid van dit onderzoek is door VGN en Research voor Beleid gezocht naar een praktische, efficiënte en kostenbeperkende manier van verspreiding van de vragenlijsten. Daarom is er niet voor gekozen om de vragenlijst naar de huisadressen van alle werknemers in de gehandicaptenzorg te versturen. Het proces verloopt hetzelfde als vorige keer. Aan de instellingen is gevraagd een coördinator te benoemen die verantwoordelijk is voor de verspreiding van de vragenlijsten onder de medewerkers. De instellingen die deelnemen aan het onderzoek ontvangen van Research voor Beleid in januari 2007 pakketten vragenlijsten die bestemd zijn voor alle medewerkers van de instelling. Deze pakketten worden gezonden naar het adres dat door de instelling bij de intake van de benchmark voor dit doeleinde is opgegeven. Bij deze intake is tevens door de instelling een aantal interne eenheden onderscheiden. Dit om het verspreiden van de vragenlijsten over de verschillende eenheden van uw instelling te vergemakkelijken. Per interne eenheid ontvangt u straks een pakket. Op het pakket is met een sticker aangegeven voor welke eenheid van uw instelling deze is bedoeld. 4 Medewerkersraadpleging

5 Een pakket per interne eenheid bestaat uit vier stapels met verschillende items: vragenlijsten codelijsten retourenveloppen reminders. Van elk van deze items ontvangt u een gelijk aantal exemplaren. Dit aantal wordt gebaseerd op het aantal medewerkers dat door uw instelling tijdens de intake is ingevuld voor die betreffende eenheid. Dit aantal wordt standaard vermeerderd met 5%, zodat u in ieder geval geen vragenlijsten te kort komt. Mocht dat onverhoopt tóch het geval zijn, neem dan contact op met Research voor Beleid. Vanwege de specifieke eisen die de verwerking van de vragenlijsten aan het drukwerk stelt (en door de unieke code), kunnen deze niet gekopieerd worden. Het is de bedoeling dat u ervoor zorgdraagt dat iedere medewerker een vragenlijst ontvangt met daarbij een codelijst en een retourenvelop. Ook langdurig zieken dienen een vragenlijst te krijgen. Dit betekent dat u er zelf voor moet zorgen dat er per medewerker een pakketje wordt gemaakt. In de praktijk is gebleken dat coördinators verschillende methoden voor de verspreiding gebruiken: verspreiden via de postvakjes, als bijlage bij de salarisstrook of per post op het huisadres. Op de vragenlijst staat een handleiding voor de respondent gedrukt. Op de codelijst kan de medewerker opzoeken welke code aan zijn of haar interne eenheid (de eenheid waar de medewerker de meeste tijd werkzaam is) is toegekend en vult deze op de vragenlijst in. Met de retourenvelop stuurt de medewerker zelf de vragenlijst kosteloos terug naar Research voor Beleid. Op deze manier is anonimiteit gewaarborgd. Het is de bedoeling dat u de reminders ongeveer twee weken na verspreiding van de vragenlijsten onder alle medewerkers verspreid. Degenen die al gereageerd hebben zullen er dus ook één ontvangen. De reminder is niet gekoppeld aan een code of respondentnummer. De ingevulde vragenlijsten dienen uiterlijk 15 maart 2007 bij Research voor Beleid binnen te zijn. Gemiddeld zal een medewerker dus zo n 6 weken de gelegenheid hebben te reageren. Een medewerker kan maar één keer een vragenlijst indienen. Ook respons via internet mogelijk Er bestaat deze keer - anders dan in voor de medewerkers de mogelijkheid de vragenlijst via internet in te vullen. Het is aan de medewerker om te kiezen of hij of zij de vragenlijst schriftelijk of via internet invult. In ieder geval ontvangt iedere medewerker een schriftelijk exemplaar van de vragenlijst. Op het voorblad van deze vragenlijst wordt de medewerker op de hoogte gebracht van de mogelijkheid deze via internet in te vullen. Hierbij wordt het internetadres vermeld en aangegeven hoe de medewerkers kan inloggen. Hij of zij gebruikt hiervoor het unieke volgnummer dat op de vragenlijst is gedrukt. Het spreekt voor zich dat een volgnummer slechts één keer gebruikt kan worden; de vragenlijst kan dus niet doorgegeven of gekopieerd worden voor een collega. Het invullen van de vragenlijst neemt zo n 20 à 25 minuten in beslag. 5 Medewerkersraadpleging

6 Rapportages Na afloop van het onderzoek september ontvangt elke instelling haar instellingsrapport. Hierin worden de resultaten van de medewerkersraadpleging van de eigen instelling afgezet tegen die van andere instellingen en het gemiddelde van de (sub)branche. Zo wordt het resultaat van uw medewerkersraadpleging ingedeeld in een scoringsklasse: A (bovengemiddeld), B (gemiddeld) of C (beneden gemiddeld). Er wordt ook een vergelijking gemaakt tussen de scores op aspecten van kwaliteit van arbeid van verschillende interne eenheden binnen de eigen instelling, bijvoorbeeld tussen functiegroepen, organisatie-eenheden, doelgroepen en type voorzieningen. Verder worden uw resultaten vergeleken met die uit 2004, indien uw instelling toen ook aan het onderzoek deelnam. In de rapportage worden verbindingen gelegd tussen de bouwstenen. Er zijn hypothesen geformuleerd voor relaties tussen (aspecten van) de bouwstenen die met het onderzoek worden getoetst, bijvoorbeeld Medewerkerstevredenheid leidt tot hogere productiviteit. Ook worden er aanbevelingen gedaan met een zogenoemde prioriteitenmatrix. Hierbij worden van aspecten die sterk bepalend zijn voor de medewerkerstevredenheid het belang afgezet tegen de score. Zo is te zien welk aspect direct of op termijn verbeterd moet worden, uitgebouwd of bewaakt moet worden. Het instellingsrapport bevat uiteraard tevens de resultaten van de andere bouwstenen van de benchmark. In mei 2007 wordt voor het Jaardocument maatschappelijke verantwoording een rapportage uitgebracht met minimale gegevens van uw instelling. De resultaten van het onderzoek worden ten slotte verwerkt in de branchebrede benchmarkrapportage, waarin ook de andere bouwstenen van de benchmark zijn opgenomen. De rapportage in september vindt relatief laat plaats, omdat deze tevens de resultaten van de andere bouwstenen van de benchmark bevat. Voor alle rapportages geldt overigens dat de resultaten van afzonderlijke (andere) instellingen niet herkenbaar zullen zijn. Het onderzoek is dus anoniem. De VGN adviseert de lidinstellingen haar ondernemingsraad vanaf het begin bij de medewerkersraadpleging te betrekken en de resultaten in een overlegvergadering te bespreken. Strikt formeel valt een onderzoek naar de kwaliteit van arbeid echter niet onder het instemmingsrecht of adviesrecht van een ondernemingsraad. Voor de organisatie van een RI&E is echter wel de instemming van de ondernemingsraad nodig, dus ook voor het gebruiken van de vragenlijst Kwaliteit van arbeid (de vragenlijst van de Medewerkersraadpleging van de Benchmark)! 6 Medewerkersraadpleging

7 Ondersteuning Research voor Beleid Research voor Beleid streeft ernaar u als coördinator gedurende de loop van het onderzoek voldoende te informeren en ondersteunen. Daarom hebben we voor de coördinators medewerkersraadpleging bij de instellingen informatiebijeenkomsten gehouden, waarin zij zijn geïnformeerd over het onderzoek en hun rol hierbij en er gelegenheid was tot het stellen van vragen. Daarnaast is er voor u gedurende het gehele onderzoek een helpdesk beschikbaar: telefoon: benchmarkvgn@rvbh.nl. Veel informatie over de Benchmark gehandicaptenzorg in het algemeen en de medewerkersraadpleging in het bijzonder is te vinden op het ledennet van de website van de VGN: inloggen via onder het thema Benchmark, subthema Medewerkersraadpleging. Communicatieve ondersteuning voor medewerkers Vanuit de Benchmark gehandicaptenzorg 2006 wordt de medewerkersraadpleging communicatief ondersteund. Om de medewerkersraadpleging bekend te maken en de respons te verhogen wordt er een standaardartikel aangeboden, dat u kunt aanbieden aan de redactie van bijvoorbeeld het personeelsblad, nieuwsbrief of intranet van uw instelling, Daarnaast wordt er een poster ontwikkeld die u gratis kan bestellen in de voor u benodigde oplage. De poster op A2-formaat kunt u ophangen op plaatsen waar veel medewerkers komen. Ook dient het aanbeveling de medewerkersraadpleging te laten bespreken in de werkoverleggen. Uiteraard is de bovengenoemde informatie over de benchmark en de medewerkersraadpleging op het ledennet van de VGN ook voor medewerkers toegankelijk. Indien medewerkers vragen hebben over het invullen van de vragenlijst kunnen zij terecht bij de helpdesk voor medewerkers: telefoon: (vanaf 8 januari beschikbaar) benchmarkvgn@rvbh.nl. Heeft u vragen over de communicatieve ondersteuning, neem dan contact op met René Toonen, deelprojectleider communicatie van de benchmark, telefoon of rtoonen@vgn.org. 7 Medewerkersraadpleging

8 Globale planning september t/m december 2006: testen en aanpassen vragenlijst november 2006: informatiebijeenkomsten voor coördinators januari 2007: verzending pakketten vragenlijsten naar coördinatoren; uitzetten onder alle medewerkers februari 2007: verspreiden van de reminders door de coördinatoren half maart 2007: deadline insturen vragenlijsten naar Research voor Beleid maart/april 2007: verwerking vragenlijsten mei t/m augustus 2007: analyse en rapportage (mei minimale gegevens voor het Jaardocument maatschappelijke verantwoording) september 2007: integrale instellingsrapportage Tot slot Wij hopen u met deze brochure voorlopig voldoende geïnformeerd te hebben over het onderzoek en uw rol als coördinator. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk. De VGN en Research voor Beleid zijn zich er van bewust met dit onderzoek een beroep te doen op uw tijd en inzet. Afhankelijk van de grootte van uw instelling wordt de totale tijdsinvestering die de medewerkersraadpleging voor u als coördinator vraagt geschat op 2 mandagen. Wij hopen van harte dat u bereid bent deze tijdsinvestering te maken. Research voor Beleid ondersteunt u hierbij zoveel mogelijk, maar het welslagen van dit onderzoek is voor een belangrijk deel ook in uw handen. Wij zijn van mening dat dit onderzoek een belangrijke rol kan spelen in het vergroten van het inzicht in de kwaliteit van arbeid van medewerkers in de gehandicaptenzorg. Hoe meer medewerkers aan het onderzoek deelnemen, des te waardevoller de resultaten zullen zijn, zowel voor uw eigen instelling als voor de sector als geheel. 8 Medewerkersraadpleging

9 Meer informatie Helpdesk voor coördinators: - telefoon: benchmarkvgn@rvbh.nl Helpdesk voor medewerkers van instellingen: - telefoon: (vanaf 8 januari beschikbaar) - benchmarkvgn@rvbh.nl. Het ledennet van de VGN: inloggen via kijk onder thema Benchmark. Deze brochure is daar ook te downloaden. Indien u zich abonneert op het thema (gratis; zie de linkerkolom op het ledennet), ontvangt u automatisch een als er een nieuw item wordt gepubliceerd.