Stappenplan OUDERTEVREDENHEIDSPEILING

Transcriptie

1 Stappenplan OUDERTEVREDENHEIDSPEILING Een succesvolle peiling start met een goede voorbereiding. Door alle betrokkenen vooraf goed te informeren wordt draagvlak gecreëerd, dat komt de respons op de peiling ten goede. Betrek daarom het team en de MR vanaf het begin bij de Tevredenheidspeiling en informeer ouders tijdig over het op handen zijnde onderzoek. Het onderzoek levert op die manier een betrouwbaar beeld op van de tevredenheid onder ouders. In dit stappenplan vindt u tips en adviezen ter voorbereiding op de afname van de Tevredenheidspeiling onder ouders. Een handig document voor schooldirecteuren, M.R.- leden en leerkrachten, dat stap voor stap de fases van het onderzoek met u doorneemt. 1. Voorbereiding Met het team Met een werkgroep Taakverdeling 2. Afname Briefing ouders Uitdelen en inleveren Respons 3. Retourneren vragenlijsten 4. Rapportage Individuele deelname Vanuit het bestuur 1 Scholen met Succes

2 Stap 1: Voorbereiding Met het team Een goed instrument om de peiling voor te bereiden is een bijeenkomst met het onderwijzend team en de MR. Bespreek in deze bijeenkomst de vragenlijst en de doelen van het onderzoek. Het is belangrijk dat leerkrachten bij het beantwoorden van vragen van ouders hetzelfde begrip van de vragen hebben. De vragenlijst kunt u downloaden van onze website Door de doelen van de Tevredenheidspeiling te benoemen motiveert u het team voor het onderzoek. Voorbeelden van doelen van de Tevredenheidspeiling: Kwaliteit: Vormgeven aan het kwaliteitsbeleid van de school, bijvoorbeeld als onderdeel van het INK model Profilering: Op een gestructureerde manier marketinginformatie verkrijgen ten behoeve van profilering van de school. (Ouder)betrokkenheid: een signaal aan ouders afgeven dat de school de mening van ouders (en leerlingen) serieus neemt. Met een werkgroep Door een werkgroep Tevredenheidspeiling samen te stellen is voor iedereen duidelijk wie zich bezig houden met het onderzoek. Deze werkgroep kan bijvoorbeeld worden gevormd door leden van de directie, het onderwijzend personeel en een lid van de MR. De werkgroep is verantwoordelijk voor het verloop van het onderzoek op school: de voorbereiding, de afname en het retourneren van de vragenlijsten aan Scholen met Succes. Na ontvangst van de rapportage kan de werkgroep ook verantwoordelijk zijn voor het presenteren van de resultaten. Taakverdeling Tevredenheidspeiling Of u nu met het team, de MR of met een aparte werkgroep aan de slag gaat, het is handig om de taken goed te verdelen. Wijs iemand aan die toeziet op de ontvangst van de bestelde vragenlijsten. Let op: Verzending van de papieren vragenlijsten geschiedt op de woensdag voor de startdatum van het onderzoek (ontvangst op school op donderdag of vrijdag). Wijs iemand aan die toeziet op het verzamelen van de ingevulde vragenlijsten en ervoor zorgt dat deze op tijd worden geretourneerd aan Scholen met Succes. Zie toe op de respons: leveren ouders de vragenlijsten in? Zo niet, is er een extra oproep in bijvoorbeeld de nieuwsbrief nodig? (zie pagina 5 voor tips voor het verhogen van de respons). Wijs iemand aan die de lijsten inpakt en klaarmaakt voor verzending naar Scholen met Succes (zie voor instructies pagina 6). Bij een uitsplitsing per locatie dienen de vragenlijsten per locatie gescheiden te worden aangeleverd, voorzien van een locatienaam. Let op: Voor iedere locatie moet een apart retourformulier worden ingevuld. Zie hiervoor ook stap 3: Retourneren vragenlijsten. 2 Scholen met Succes

3 Wijs iemand aan bij wie ouders en leerkrachten terecht kunnen met vragen over de peiling. Indien nodig kunnen er voor ouders vertalingen worden gedownload op de website van Scholen met Succes. Er zijn vertalingen beschikbaar in het Arabisch, Turks, Papiamento, Engels en Spaans. Let op: De antwoorden moeten wel op de Nederlandse lijst worden ingevuld! 3 Scholen met Succes

4 Stap 2: Afname Briefing ouders Door ouders vooraf goed en regelmatig te informeren over de Tevredenheidspeiling(en) creëert u draagvlak. Daarmee bevordert u de respons. Neem ruim van te voren (ca. 3 weken) in de nieuwsbrief een vooraankondiging op over de Tevredenheidspeiling(en) en de doelen hiervan. Geef hierin aan in welke week de ouders de vragenlijst zullen ontvangen en wanneer de uiterste inleverdatum is. Stel een begeleidende brief op, die kort voor de start van het onderzoek naar de ouders gaat. Geef hierin aan: -het nut van de peiling voor de leerlingen, de school en de ouders. -de wijze van afname: men ontvangt een vragenlijst met retourenvelop en levert deze in op school. -dat privacy en anonieme verwerking gewaarborgd zijn. -dat de peiling plaats vindt in samenspraak met de MR. -bij welke persoon men terecht kan voor eventuele vragen. Op onze website vindt u diverse voorbeeld brieven. Het uitdelen en inleveren van de vragenlijsten U kunt de vragenlijst met een retourenvelop en de begeleidende brief aan de leerlingen mee naar huis geven. De vragenlijst kan per leerling of per gezin worden ingevuld. Bedenk dat u bij afname per leerling veel van ouders vraagt. Dit komt de respons vaak niet ten goede. De vragenlijst bevat een groot aantal algemene vragen, die zij waarschijnlijk voor ieder kind hetzelfde zullen beantwoorden. Scholen met Succes adviseert daarom de vragenlijst per gezin te laten invullen, voor het oudste kind. Ouders hebben immers met het oudste kind de meeste ervaringen opgedaan met uw school. Registreer, in verband met de respons, hoeveel lijsten er worden uitgedeeld Maak afspraken over de wijze van inleveren. - Inzameling door de leerkracht, met eventueel gebruik van een aftekenlijst. - Centraal inleverpunt in de hal/gang waar ouders de vragenlijst kunnen inleveren. Heeft u in het deelnameformulier aangegeven dat de resultaten per groep moeten worden uitgesplitst? Let dan goed op de wijze van inzameling tijdens de afname: - Uitsplitsing per jaargroep: De enveloppen hoeven niet apart te worden aangeleverd. Scholen met Succes kan deze uitsplitsing zelf maken. - Uitsplitsing per combinatie- en/of parallelgroep: De enveloppen dienen per combinatie en/of parallelgroep gescheiden te worden aangeleverd, voorzien van groepsnaam. 4 Scholen met Succes

5 Respons Hoe hoger de respons op de Tevredenheidspeiling, hoe betrouwbaarder de resultaten van de peiling. Als ondergrens voor een betrouwbare steekproef adviseert Scholen met Succes een respons van minimaal 50% aan te houden. Een respons van 60% is wenselijk. In de weken dat ouders de vragenlijsten kunnen inleveren, kan de hiervoor aangewezen persoon de respons in de gaten houden en indien nodig maatregelen nemen om de respons te verhogen. TIPS voor het verhogen van de respons: Neem een herinnering in de nieuwsbrief op. Zet de leerlingen in om de respons te verhogen: loof een prijs uit voor de groep waar de meeste vragenlijsten worden ingevuld. 5 Scholen met Succes

6 Stap 3: Retourneren van de vragenlijsten De verzamelde Tevredenheidspeilingen mogen niet worden uitgepakt, in verband met het waarborgen van de anonimiteit. Scholen met Succes draagt zorg voor het uitpakken en verwerken van de Tevredenheidspeilingen. Om vast te stellen hoe hoog de respons van de Oudertevredenheidspeiling is, maakt Scholen met Succes gebruik van de informatie op het retourformulier. Geef hierop aan hoeveel lijsten er feitelijk zijn uitgedeeld. Als dit niet is ingevuld, kan er in de rapportage geen responspercentage worden opgenomen. Het retourneren van de vragenlijsten gaat als volgt: De doos waarin Scholen met Succes de vragenlijsten heeft toegestuurd kan ook voor de retourzending worden gebruikt. Vul op het retourformulier de volgende gegevens in: de naam van de school, eventueel de naam van de locatie, de datum van verzending en het aantal lijsten dat feitelijk is uitgedeeld. Gebruik voor de verzending de bijgeleverde pakketzegel en adressticker. Bewaar het strookje van de pakketzegel waar de barcode op staat. Hiermee kan, indien nodig, op het pakket getraceerd worden. Let op: Is er gekozen voor een uitsplitsing per locatie, dan moeten de lijsten apart gebundeld worden, voorzien van een locatienaam. 6 Scholen met Succes

7 Stap 4: Rapportage Nadat Scholen met Succes de Tevredenheidspeiling retour heeft gekregen, worden de antwoorden zo snel mogelijk verwerkt tot een rapportage. Deze wordt naar de school verstuurd. Wanneer u de rapportage binnen krijgt is afhankelijk van wie de opdrachtgever is van het onderzoek; de individuele school of het bestuur. Individuele deelname Maximaal 3 weken na ontvangst van de Tevredenheidspeiling wordt het rapport naar uw school gestuurd. Deelname vanuit het bestuur Afhankelijk van de afspraak met het bestuur wordt het rapport verzonden: Binnen 3 weken na het afsluiten van uw Tevredenheidspeiling. Na ontvangst en verwerking van alle scholen van uw bestuur. Tegelijk met het verzenden van de Bestuursrapportage (dit is afhankelijk van het tijdspad dat met het bestuur is afgesproken). Voor Scholen met Succes staat het peilen van tevredenheid niet op zichzelf. De uitslagen van het onderzoek zijn een startpunt. U ontvangt de rapportage daarom in een handige bewaarmap met extra informatie, om u ook na het onderzoek te ondersteunen bij het interpreteren, presenteren en implementeren van de resultaten. Bij vragen of onduidelijkheden kunt u contact opnemen met: Scholen met Succes info@scholenmetsucces.nl 7 Scholen met Succes