VERSLAG RAAD D.D. 8 NOVEMBER 2016

Transcriptie

1 OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN PROVINCIE WEST-VLAANDEREN ARRONDISSEMENT KORTRIJK Blokkestraat 29 bus 2, 8550 Zwevegem Tel Fax VERSLAG RAAD D.D. 8 NOVEMBER 2016 Aanwezig: Carol Bostyn, Ann Cosaert, Sofie Dehullu, Miryam Laverge, Pascal Maertens, Guido Margodt, Vic Ravelingeen, Carine Vaes, Antoon Vanassche, Andres Vandenborre, raadsleden; Katrien Defoirdt, OCMW-voorzitter; Verontschuldigd Benedikt Planckaert, secretaris Marc Claeys, afgevaardigde schepencollege; De voorzitter opent de vergadering om uur. Zij verontschuldigt de burgemeester, die schriftelijk delegatie verleent aan de schepen van sociale zaken, dhr. Marc Claeys, die eveneens verontschuldigd is. OPENBARE ZITTING Voorstel om een punt bij hoogdringendheid toe te voegen aan de agenda openbare zitting: BP 1. Goedkeuring opdrachtdocumenten, keuze wijze van gunnen en mandaat aan OCMW Kortrijk voor het voeren van de overheidsopdracht "Raamcontract levering vleeswaren". De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11) het punt toe te voegen aan de dagorde. VERSLAGEN EN NOTULEN 1. Goedkeuring verslag en notulen openbare zitting raad d.d Het verslag werd u bezorgd samen met de agenda van de zitting en werd ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van het vast bureau in zitting van Er zijn geen wijzigingen te melden. 1

2 De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (11) het verslag en de notulen goed te keuren. PATRIMONIUM EN WERKING 2. Aktename gebrek aan biedingen dossier F. 564, Beerbosbeek, Sint-Denijs. De OCMW-raad besliste in raadszitting van dit perceel te koop te stellen. Daarbij werd de heer Jan Prevost aangesteld als landmeter en schatter, die ons een opmetingsplan en schattingsverslag bezorgde. De schattingsprijs werd gebracht op 4,20 /m². Voor het integrale perceel met een opgemeten oppervlakte van m² komt dit neer op een schattingsprijs van Notarissenassociatie Denys & Vanden Daelen stond in voor het leiden van het verkoopdossier. Gegadigden hadden tijd tot om een bod in te dienen onder gesloten omslag. De nodige publiciteit werd gevoerd. Er werden geen biedingen ingediend voor dit perceel. Uit navraag bij notaris blijkt dat enkele mensen navraag deden en de plannen zijn komen bekijken, maar het feit dat het perceel verpacht is en volledig ingesloten, zorgde er voor dat men niet verder interesse had. Bijgevolg is dit punt zonder voorwerp er kan niet beslist worden over te gaan tot verkoop. Aktename. 3. Aktename gebrek aan biedingen perceel F. 278d, Ter Klare, Sint-Denijs. De OCMW-raad besliste in raadszitting van dit perceel te koop te stellen. Daarbij werd GeoXYZ aangesteld als landmeter en schatter, welke ons een opmetingsplan en schattingsverslag bezorgde. De schattingsprijs werd gebracht op 5,00 /m². Voor het integrale perceel met een opgemeten oppervlakte van m² komt dit neer op een schattingsprijs van Notarissenassociatie Denys & Vanden Daelen stond in voor het leiden van het verkoopdossier. Gegadigden hadden tijd tot om een bod in te dienen onder gesloten omslag. De nodige publiciteit werd gevoerd. Er werden geen biedingen ingediend voor dit perceel. Navraag bij de notaris leert ons dat er niet werd geïnformeerd naar dit perceel. Bijgevolg is dit punt zonder voorwerp er kan niet beslist worden over te gaan tot verkoop. 2

3 Aktename. 4. Definitieve verkoop perceel B 41a, Pontstraat, Heestert. De OCMW-raad besliste in raadszitting van het perceel B41a te koop te stellen. Daarbij werd de heer Jan Prevost aangesteld als landmeter en schatter. Landmeter Prevost bezorgde een opmetingsplan en schattingsverslag voor het perceel. De schattingsprijs werd door de landmeter voor perceel B41a gebracht op 5,14 /m². Voor het integrale perceel met een opgemeten oppervlakte van m² komt dit neer op een schattingsprijs van ,98. Notariskantoor Denys en Vanden Daelen stond in voor het leiden van het verkoopsdossier. Gegadigden hadden tijd tot om een bod in te dienen onder gesloten omslag. De nodige publiciteit werd gevoerd. Er werd 1 bod ingediend voor het perceel: * Bod van de heer en mevrouw Demedts Marc en Boudry Marie-Claire, Scheldestraat 20, 8553 Otegem voor een bedrag van voor het integrale perceel. De pachter, de heer Rik Vandeputte, Stampkotstraat 9, 8551 Heestert, heeft mogelijks een voorkooprecht dat hij kan uitoefenen. De notaris kan het al dan niet bestaan van dit voorkooprecht onderzoeken en aanbieden aan de pachter indien van toepassing. 1. Het perceel B41a te Heestert met een opgemeten oppervlakte van m², te verkopen aan de heer en mevrouw Demedts Marc en Boudry Marie-Claire, Scheldestraat 20, 8553 Otegem, voor een bedrag van voor het integrale perceel, dit onder voorwaarde dat er geen voorkooprecht uitgeoefend wordt. 2. De notariskosten, kosten van opmeting en schatting ten laste te leggen aan de koper, evenals eventuele andere kosten die niet van rechtswege ten laste van de verkoper zijn. 3. De notaris de opdracht te geven het voorkooprecht te onderzoeken en zo nodig aan te bieden. 5. Definitieve beslissing aankoop 50 assistentiewoningen De Courbe + 25 ondergrondse parkeerplaatsen: goedkeuren notariële akten en plannen. In zitting van werd door de OCMW-raad een principeovereenkomst goedgekeurd tussen Vanhaerents Development en OCMW Zwevegem, ifv. verwerven en exploitatie van 50 assistentiewoningen. alsook 25 ondergrondse parkeerplaatsen. Er werd een mogelijkheid voorzien/optie genomen op de aankoop van 2 commerciële ruimtes op het gelijkvloers (casco) om later eventueel het Huis van het Kind in onder te brengen. 3

4 Op deze optie werd later niet meer ingegaan. Er werd een aankoopprijs van ,96 (incl. 12 % BTW) goedgekeurd. Deze investering zou gefinancierd worden door middel van een nieuw af te sluiten lening. Detail afrekening volgt nog, maar zal ondermeer dit bevatten: Prijs assistentiewoningen: ,50 excl. BTW (12%) Grondwaarde: ,10 excl. BTW Constructiewaarde: ,40 Prijs Parkeerplaatsen: excl. BTW (12%) Grondwaarde: excl. BTW Constructiewaarde: excl. BTW Voorschot op aansluiting nutsvoorzieningen: Aandeel assistentiewoningen in de hoofdvereniging: Aandeel parkeerplaatsen in de hoofdvereniging: Notariskosten: ,04 Notaris Stan Devos werd aangesteld als notaris van de koper. Intussen werd tussen de notarissen onderling, tussen OCMW en Vanhaerents Development, verder overlegd en onderhandeld omtrent de modaliteiten van de aankoop. Dit resulteert in voorliggende ontwerpen van aankoopakten, plannen en lastenboeken/meetstaten (architectuur elektro sanitair/hvac lift). De basisakten die de mede-eigendom regelen, werden reeds verleden voor notaris Blontrock deze bevatten ook belangrijke aspecten voor het OCMW. Vanhaerents heeft tevens de voorafgaande vergunning aangevraagd en bekomen. In Cobra zijn alle bijlagen te consulteren (akten, plannen, lastenboeken en meetstaten, vergunning). Er werd tevens afgesproken om, hoewel dit een systeem sleutel op de deur is, maandelijks samen te komen met ontwerpers, bouwheer, aannemer, OCMW om de vooruitgang van het bouwproject te bespreken in een bouwcomité in deze vergadering kunnen tevens voorstellen tot aanpassingen/wijzigingen besproken worden of ter goedkeuring voorgelegd worden. 1. Akte te nemen van de basisakten. 2. Goedkeuring te geven aan de akte voor aankoop van de 50 assistentiewoningen. 3. Goedkeuring te geven aan de akte voor de aankoop van de 25 ondergrondse parkeerplaatsen. 4. Goedkeuring te geven aan de lastenboeken (verkoop- & technische). 5. De aankoop goed te keuren voor een aankoopprijs van ,96 (incl. 12% BTW), te vermeerderen met de notariskosten, aansluitkosten zoals vermeld in de akten. 4

5 Vraag om te bekijken (Ann Cosaert): Wachtlijsten: inhoudelijk bij te werken lange wachttijd, 3 residenties Wordt eerstdaags inhoudelijk besproken met de betrokken diensten; voorstel van aanpassing in opmaak. Dagprijzen bepalen? Rekening houden met sociaal aspect? OCMW borgstelling? Eventuele tekorten niet aanvullen met hogere tarieven in andere residenties? Tariefdiversificatie: verschillende oppervlakten, verschillende prijzen Wat indien lagere bezettingsgraad/(tijdelijke) leegstand? Afwerking bekijken: schilderwerken, gordijnen? Nagaan welke verplichtingen in deze van toepassing zijn voor de Blyhoves staan de bewoners zelf in voor decoratiewerken Zijn gordijnen effectief nodig? 6. Postdiensten: instap in raamcontract van stad Brugge. Op vandaag doen wij beroep op Bpost voor ophalen, frankeren en verzenden van onze briefwisseling. Deze situatie is historisch gegroeid, en dateert nog van voor de privatisering van de postdiensten. Sinds 1 januari 2011 is de Belgische postmarkt vrij voor concurrentie. Verschillende spelers zijn ondertussen actief. In die optiek is het aangewezen om ook deze dienstverlening af te zetten tegenover de markt. Middels een overheidsopdracht, willen wij prijsvoordeel halen door de markt te laten spelen en tegelijk conform de relevante regelgeving te werken. Na marktverkenning bleek dat stad Brugge in 2015 een overheidsopdracht voerde en gunde, en daarbij optreedt als opdrachtencentrale, waarbij aan alle besturen de mogelijkheid wordt geboden om in te stappen. We maakten de vergelijking voor OCMW een gemeente Zwevegem, en komen tot de vaststelling dat we een besparing kunnen realiseren. Concreet: Bpost Easypost Ophaalkost brieven per maand 50 per maand (we zullen onderhandelen om dit te reduceren naar 25, gedeeld met gemeente) Behandelingskost brieven 0.06 tot 0.56 per brief. 0,35 per brief, excl. aangetekende zendingen. Frankering brieven Standaard posttarieven 4% korting op de standaard tarieven voor nationaal non prior (excl. aangetekend) Aangetekende zendingen Standaard posttarieven + 0,55 per zending. Standaard posttarieven + 0,35 per zending. *Alle bedragen excl. BTW. 5

6 Easypost kan de post op een vast tijdstip komen halen, na onderling overleg, tussen uur en uur. We hebben dan de garantie dat de aangetekende en de prior poststukken tijdig kunnen verwerkt worden voor levering op de daaropvolgende dag (D+1). De non-prior zendingen worden een dag later beleverd (D+2). De opdracht loopt tot en met We wensen tegelijk met OCMW en gemeente Zwevegem in te stappen op Dit vereist enkel een kennisgeving van de beide raadsbeslissingen aan stad Brugge. Gemeente Zwevegem agendeerde dit punt voor de gemeenteraad van Akkoord te gaan met de instap in de opdrachtencentrale van stad Brugge. 2. Vanaf in zee te gaan met Easypost, volgens de voorwaarden bepaald in de opdrachtdocumenten Raamovereenkomst voor de postverwerking via een opdrachtencentrale tot met Europese bekendmaking van stad Brugge. BP 1. Goedkeuring opdrachtdocumenten, keuze wijze van gunnen en mandaat aan OCMW Kortrijk voor het voeren van de overheidsopdracht "Raamcontract levering vleeswaren". Punt toegevoegd aan de agenda. In raadszitting van nam de OCMW-raad akte van gunning door OCMW Kortrijk van de opdracht Leveren van vleeswaren voor een periode van 3 jaar aan Meco nv. Deze overeenkomst met Meco nv loopt af op Daarom dient tijdig een nieuwe overheidsopdracht gevoerd te worden. Enerzijds wensen wij samen met OCMW Kortrijk prijsvoordeel te halen uit de gezamenlijke schaalgrootte en hier de markt te laten spelen, anderzijds wensen wij een bestaande praktijk verder te zetten conform de geldende regelgeving. In die optiek werd door OCMW Kortrijk een bestek opgemaakt voor de gezamenlijke aankoop van verse vleeswaren. Om op te kunnen treden namens het OCMW Zwevegem, is het nodig dat het OCMW Zwevegem hiertoe mandaat verleent aan OCMW Kortrijk. OCMW Kortrijk treedt hierbij op als opdrachtencentrale. De opdrachtdocumenten en de keuze van wijze van gunnen zullen, volgens de planning, ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Kortrijkse OCMW-raad van Het mandaat werd nog niet verstrekt. Gezien de timing van het dossier, is het essentieel dat het mandaat zo snel mogelijk verstrekt wordt om effectief te kunnen deelnemen. De raming voor deze opdracht bedraagt in totaal waarvan ,84 excl. BTW voor OCMW Zwevegem, wat betekent dat deze opdracht Europees dient gepubliceerd te worden. De opdracht kan gegund worden bij wijze van open offerteaanvraag. De duur van de opdracht zou gelden voor 36 maanden vanaf Rekening houdend met onze ervaringen, zijn de opdrachtdocumenten gewijzigd ten opzichte van de voorgaande opdracht, met als belangrijkste wijzigingen: 6

7 De opdracht wordt opgedeeld in 3 percelen: 1. Verse vleeswaren 2. Gevogelte en kip 3. Charcuterie Er werd een boetebeding voorzien voor inbreuken op de bepalingen in de opdrachtdocumenten. We kunnen bij inbreuken straffen opleggen van 400 à 500 per inbreuk. Vlees mag na bereiding geen gewichtsverlies hebben van meer dan 10%. Vlees dat na bereiding een groter gewichtsverlies heeft, zal worden geweigerd. Geportioneerd vlees kan in elk gewicht verkregen worden. Daarbij mag maximaal 5% afgeweken worden van het individueel en gezamenlijk gewicht. Voorbeeld: bij de bestelling van hamburgers van 120 gr/st mag zowel het gewicht per hamburger 5% min of meer afwijken, of mag het totaal gewicht van de volledige bestelling 5% min of meer afwijken. Voor verdere specificaties wordt verwezen naar de opdrachtdocumenten, die hierbij ter inzage liggen. 1. Mandaat te verstrekken aan OCMW Kortrijk voor het voeren van de opdracht Raamcontract levering vleeswaren. 2. De opdrachtdocumenten goed te keuren. 3. De keuze van wijze van gunnen, namelijk open offerteaanvraag, goed te keuren. PERSONEEL 7. Vacant verklaren zorgkundige nachtdienst. Door het ontslag van een zorgkundige in de nachtdienst (zie verder), komt er een vacature terug vrij binnen de nachtdienst. We zouden deze vacature niet langer voltijds invullen maar voor 30,4 uren per week. Dit pas immers beter bij de werking van de nachtdienst. 1. Vacant verklaren functie zorgkundige, 30,4 uur per week, contract onbepaalde duur. 2. Voorrang te geven aan personeelsleden nachtdienst die reeds een aanvraag indienden voor uitbreiding prestaties. 3. De resterende uren bij voorrang in te vullen via interne personeelsmobiliteit. 4. Indien de resterende uren niet kunnen ingevuld worden, invullen vanuit wervingsreserve. 8. Vacant verklaren medewerker onthaal/voorraadbeheer. Aan het onthaal van het woonzorgcentrum, is sedert 1 september een functie als onthaalmedewerker niet meer ingevuld. Er is nood om deze functie terug te gaan invullen. Tegelijk stellen wij al enige tijd de nood vast aan een medewerker die het voorraadbeheer van het woonzorgcentrum op zich kan nemen (magazijn in orde zetten, structuur, controle en beheer van de voorraden, interne facturatie van verbruiksgoederen voor bewoners, ). 7

8 We zien de beide functies combineerbaar en wensen daarom een functie vacant te verklaren die bestaat uit een evenwichtige verdeling van taken als administratief medewerker/voorraadbeheer. 1. Vacant verklaren functie administratief medewerker/voorraadbeheer, 38 uur per week, contract onbepaalde duur met ingang van De functie in te vullen d.m.v. combinatie wervingsreserve, interne mobiliteit en externe mobiliteit. 3. Indien er geen geschikte kandidaten zijn vanuit wervingsreserve, interne mobiliteit en externe mobiliteit, een aanwervingsprocedure organiseren met een geldigheidsduur van één jaar. FINANCIËN 9. Betaalbaar stellen uitgaven. De lijst van uitgaven die betaalbaar moeten gesteld worden, was te consulteren in De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen de uitgaven betaalbaar te stellen. VARIA EN MEDEDELINGEN 10. Varia. Info bouwmaatschappij Eigen Haard: stand van zaken projecten? Jaarverslag ligt ter inzage bij een volgende zitting kan kort verslag uitgebracht worden door de vertegenwoordiger, Antoon Vanassche. De voorzitter sluit de vergadering om uur. 8