VERSLAG RAAD D.D. 12 JULI 2016

Transcriptie

1 OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN PROVINCIE WEST-VLAANDEREN ARRONDISSEMENT KORTRIJK Blokkestraat 29 bus 2, 8550 Zwevegem Tel Fax VERSLAG RAAD D.D. 12 JULI 2016 Aanwezig: Verontschuldigd Ann Cosaert, Miryam Laverge, Pascal Maertens, Guido Margodt, Françoise Malfait, Vic Ravelingeen, Carine Vaes, Andres Vandenborre, raadsleden; Katrien Defoirdt, OCMW-voorzitter; Benedikt Planckaert, secretaris Sofie Dehullu, Antoon Vanassche, raadsleden Marc Claeys, afgevaardigde schepencollege; De voorzitter opent de vergadering om uur. Zij verontschuldigt de burgemeester, die schriftelijk delegatie verleent aan de schepen van sociale zaken, dhr. Marc Claeys, maar die echter ook verhinderd is en zich laat verontschuldigen. De voorzitter stelt voor om in de openbare zitting het punt 3. Goedkeuring van de opdrachtdocumenten en keuze wijze van gunnen voor de overheidsopdracht "Wijnen, cava's en champagne OCMW Zwevegem" te verdagen. De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (9) punt 3 OZ te verdagen tot een volgende zitting. OPENBARE ZITTING VERSLAGEN EN NOTULEN 1. Goedkeuring verslag en notulen openbare zitting raad d.d Het verslag werd u bezorgd samen met de agenda van de zitting en werd ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van het vast bureau in zitting van Er zijn geen wijzigingen te melden. De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (9) het verslag en de notulen openbare zitting raad d.d goed te keuren. 1

2 PATRIMONIUM EN WERKING 2. Uitbouw zorgnetwerk en vrijwilligerswerking Zwevegem: goedkeuren van een overeenkomst met Samenlevingsopbouw. In 2015 verleenden gemeenteraad en OCMW-raad goedkeuring aan het actieplan armoede Met dit plan willen we armoede in Zwevegem voorkomen en aanpakken. We geven hieraan gestalte met concrete projecten en acties, gedragen door verschillende partners. Voor de volgende twee acties is Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen een belangrijke partner, waarmee gemeente en OCMW willen samenwerken. Zorgnetwerk Zwevegem (blz. 48 actieplan armoede). Dit is een nauw samenwerkingsverband dat aanvullende diensten aanbiedt bij kwetsbare mensen. Een netwerkcoördinator stuurt de werking en bouwt bruggen tussen de verschillende partijen. Vrijwilligers ondersteunen kwetsbare ouderen, en merken zo ook verborgen noden op tijdens bezoekjes, kookactiviteiten, ontmoeting of allerlei kleine (zorg)taken (bv. vervoer, boodschappen, kleine klusjes zoals was ophangen, ). De vrijwilligers verwijzen, waar nodig, door naar de passende dienst of netwerkcoördinator. Vrijwilligerswerking (blz. 49 actieplan armoede). Met deze actie willen we vraag en aanbod van vrijwilligers afstemmen; vrijwilligerswerk promoten, ondersteunen en coördineren; vrijwilligers als schakel om toegankelijkheid van gezondheid, sport, cultuur, welzijn verhogen. Vrijwilligers zullen binnen dit project vooral ingezet worden om naar de (kwetsbare) burgers toe te gaan in plaats dat de burgers naar de zorg moeten komen. Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen biedt deskundige en onafhankelijke ondersteuning bij ontwikkeling van zorgnetwerken. Samen met de betrokken diensten van gemeente en OCMW en Samenlevingsopbouw werd een ontwerp van overeenkomst opgemaakt. Samenlevingsopbouw zal hierbij ook voorzien in de inzet van een opbouwwerker. Zowel gemeente en OCMW hadden reeds budget voorzien voor samenwerking met deze partner. De kost zal dan ook worden gedeeld tussen gemeente en OCMW (elk euro op jaarbasis). 1. Akkoord te gaan met de ondersteuning van Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen bij de uitbouw van het zorgnetwerk en de vrijwilligerswerking. 2. De voorgelegde overeenkomst goed te keuren. Ter info: Charlotte Dheedene zou namens Samenlevingsopbouw starten op Goedkeuring van de opdrachtdocumenten en keuze wijze van gunnen voor de overheidsopdracht "Wijnen, cava's en champagne OCMW Zwevegem". Dit punt werd verdaagd naar een volgende zitting. 2

3 4. Goedkeuring wijze van gunnen voor het voeren van de overheidsopdracht "Huur en onderhoud van personenalarmtoestellen en bijhorende alarmopvolging ". Om de erkenning van de assistentieflats te waarborgen, moeten wij elke flat uitrusten met een personenalarmsysteem. Op vandaag stelt zich een dubbel probleem: - Onze oude telefooncentrale is end of life, en is enkel nog in gebruik voor de PAS-toestellen. Wij hebben daar echter niet langer een onderhoudscontract voor lopen: indien de centrale uitvalt, is herstelling niet mogelijk en kunnen de huidige pas-toestellen niet langer gebruikt worden. We willen dus zo snel mogelijk overschakelen naar toestellen die werken op het GSM-netwerk. - Om helemaal conform de wettelijke vereisten te werken, moeten we een alarmknop voorzien in de sanitaire ruimte. Bij overschakeling naar een nieuw soort toestel, kunnen we deze aanpassing eveneens laten uitvoeren. Een dergelijke alarmknop kan draadloos in opbouw geïnstalleerd worden. Op advies van het comité ouderenzorg van 28 juni 2016, zouden we opteren voor een huurformule, waarbij we werken met een all-in huurprijs. Gezien het huur van toestellen betreft, kunnen wij een looptijd van 5 jaar verantwoorden, rekening houdend met de afschrijvingstermijn van de toestellen. Als gunningscriteria opteren we voor: - Prijs (80/100) - Kwalificaties personeel centrale (20/100) We schatten de huurprijs per maand op zo n 20 excl. BTW per maand per toestel, omgerekend excl. BTW. Dit resulteert in een raming onder de grens van excl. BTW, waardoor deze procedure gestart kan worden mits een onderhandelingsprocedure (artikel 26, 1, 1e, a van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten van ). Er wordt voorgesteld om het bestek minstens te bezorgen aan: - Wit-gele Kruis West-Vlaanderen, Annuntiatenstraat 47, 8000 Brugge. - Act with care, Kortrijkstraat 149, 8550 Zwevegem. - Tunstall, Rusatiralaan 1, 1083 Brussel. 1. De voorgelegde opdrachtsdocumenten goed te keuren 2. Als wijze van gunnen te opteren voor onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking 5. Mandaat aan de gemeente Zwevegem voor het instappen in de raamovereenkomst voor het huren van multifunctionele apparaten (print-scan-copy-fax). In raadszitting van nam de OCMW-raad akte van de gunningsbeslissing van de gemeente m.b.t. het Afsluiten van een huurovereenkomst (met inbegrip van omnium onderhoud en levering van producten) voor printers, kopieertoestellen, scanners en multifunctionele toestellen ten behoeve van het gemeentebestuur en het OCMW van Zwevegem aan NV Xerox Alpha Center uit Sint-Martens-Latem. Deze overeenkomst werd afgesloten voor een termijn van 5 jaar, met ingang van , en loopt dus af op Daarom dient tijdig een nieuwe overheidsopdracht gevoerd te worden. 3

4 Enerzijds wensen wij samen met gemeente Zwevegem prijsvoordeel te halen uit de gezamenlijke schaalgrootte en hier de markt te laten spelen, anderzijds wensen wij een bestaande praktijk verder te zetten conform de geldende regelgeving. Op de markt bestaan verscheidene raamovereenkomsten waar wij als overheid kunnen toetreden. Door de dienst ICT werd een onderzoek gevoerd naar deze verschillende contracten. Voor OCMW en gemeente Zwevegem is het opportuun om in te stappen in de raamovereenkomst van de aankoopcentrale Creat (TMVW). Instappen heeft verschillende voordelen: - We hoeven niet zelf een procedure te voeren, wat ons veel tijd zou kosten. - We kennen vooraf de voorwaarden die we zullen genieten. De concrete dienstverlening van Ricoh blijkt op maat van onze vraag. Instappen kan door middel van een eenvoudige raadsbeslissing van gemeente Zwevegem. Om mee in te kunnen stappen, is het nodig dat wij gemeente Zwevegem hiertoe mandaat verstrekken. Gemeente Zwevegem zal instappen in aankoopcentrale Creat als aandeelhouder. De opdrachtdocumenten en de keuze van wijze van gunnen zullen, volgens de planning, principieel ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gemeenteraad van , en daarna ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen op De geraamde kost voor het OCMW bedraagt ,39 excl. BTW per jaar ( ,35 incl. BTW), of ,95 excl. BTW voor de volledige looptijd ( ,76 incl. BTW), waarvan een deel rechtstreeks, en een deel via de verdeelsleutel gehanteerd door de dienst ICT zal gefactureerd worden. In dit bedrag is de bijdrage in de werkingskosten vervat: de dienstverlening van Creat is nl. niet kosteloos: deze kost bedraagt 5% van de overeenkomst (voor het OCMW bedraagt dit voor de volledige looptijd van de opdracht naar raming 3.124,34) 1. Akkoord te gaan met de toetreding tot de raamovereenkomst voor het huren van multifunctionele apparaten (print-scan-copy-fax) van aankoopcentrale Creat. 2. Hiertoe mandaat te verstrekken aan gemeente Zwevegem. 6. Gunning van de overheidsopdracht "Afval: verhuur containers, omhaling en verwerking van afval voor ". In het kader van de opdracht Afval: verhuur containers, omhaling en verwerking van afval voor werden de nodige opdrachtdocumenten opgemaakt. Zoals goedgekeurd in raadszitting van werd de opdracht gevoerd bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De opdracht bestaat uit 2 percelen: 1. Afvalophaling en verwerking containers en semi-ondergrondse containers 2. Ophaling en verwerking frietvet Aan de inschrijvers werd gevraagd offerte te doen voor 1 verplichte optie, nl. PMD-waardige wegwerpzakken 60 L. De optie wordt gelicht aan de prijzen zoals vermeld in het gunningsverslag. Na nazicht en onderhandeling blijkt Cogetrina sa (Dufour) de meest voordelige geselecteerde kandidaat te zijn voor zowel perceel 1 als perceel 2. 4

5 Het verslag van nazicht van , lag ter inzage. 1. Goedkeuring te verlenen aan het verslag van nazicht van voor deze opdracht; 2. Perceel 1 te gunnen aan de meest voordelige geselecteerde kandidaat, met name Cogetrina sa, Z.I. Tournai Ouest, Rue Terre à Briques 18, 7522 Marquain, tegen het onderhandelde bedrag van ,96 excl. btw of ,63 incl. 21% btw (inclusief optie PMD-waardige wegwerpzakken 60 L a rato van een geraamde kost van 300 voor de volledige looptijd, inclusief prijs voor 1 jaarlijkse reiniging). 3. Perceel 2 te gunnen aan de meest voordelige geselecteerde kandidaat, met name Cogetrina sa, Z.I. Tournai Ouest, Rue Terre à Briques 18, 7522 Marquain, tegen het onderhandelde bedrag van - 214,56 (BTW nvt). PERSONEEL 7. Formatie en organogram. Tegenover het laatst goedgekeurde organogram, stellen wij volgende wijzigingen voor: - Personeelsdienst: 1 functie van C naar B opwaarderen wegens verzwaren functie-inhoud. - Financiële dienst: administratief medewerker niveau C was uitdovend; enige medewerker is inmiddels met pensioen. Wordt dus geschrapt in formatie. Functie op niveau B wordt niet langer geblokkeerd. - Sociale dienst: o begeleiding sociale tewerkstelling: uitbreiding met 0,5 VTE; o LOI: uitbreiding met 1 VTE. - Woonzorgcentrum: animator: omwille van erkenningsnormen dient minstens een halftijdse betrekking ingevuld te worden door een personeelslid met opleiding hoger onderwijs. - Keuken: o 0,5 VTE diëtist voorzien; o Keukenmanager wordt opgenomen in statutaire formatie, naar analogie met andere diensthoofden die rechtstreeks onder de secretaris staan; o 1 VTE Chef-kok stond nog in formatie; wordt niet meer ingevuld; o Daaraan gekoppeld was er 1 VTE hulpkok geblokkeerd; wordt nu echter toch niet ingevuld (wel toegevoegd aan personeel keukenmedewerkers). De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (9) de formatie/organogram goed te keuren zoals die voorligt. 8. Vacant verklaren administratief deskundige. In de nieuwe formatie werd de functie van administratief medewerker (niveau C) op de personeelsdienst opgewaardeerd naar een administratief deskundige (niveau B). Dit gebeurt wegens inhoudelijke verzwaring van de functie. 5

6 1. Een administratief deskundige personeelsdienst, 38 uur per week, contract onbepaalde duur vacant te verklaren. 2. Deze functie in te vullen d.m.v. een bevorderingsprocedure. 3. De vacature bekend te maken via interne bekendmaking. 9. Vacant verklaren halftijdse functie diëtist(e). In de keuken werken we momenteel met de volgende structuur: 1 keukenmanager (gediplomeerde kok), 1 VTE 4 hulpkoks (niet gediplomeerd), goed voor 2 VTE Keukenmedewerkers en restaurantploeg, samen 10,3 VTE In de nieuwe formatie stellen we volgende structuur voor: 1 keukenmanager (gediplomeerde kok), 1 VTE 1 diëtist, 0,5 VTE 4 hulpkoks (niet gediplomeerd), goed voor 2 VTE Keukenmedewerkers en restaurantploeg, samen 10,5 VTE 1. De functie diëtist (BV1-BV2-BV3), 19 uur per week, contract onbepaalde duur vacant te verklaren. 2. De vacature in te vullen door middel van een aanwervingsprocedure. 3. Een wervingsreserve aan te leggen met een geldigheidsduur van één jaar. 4. De vacature bekend te maken op de website van de VDAB, website Zwevegem en via interne bekendmaking. 10. Vacant verklaren technisch beambte keuken. Er is een nieuwe formatie/organogram goedgekeurd. Naast de functie van diëtist, dienen we ook nog een functie als keukenmedewerker in te vullen voor onbepaalde duur. Momenteel is deze functie ingevuld voor bepaalde duur (zie vorige OCMW-raad). Er is geen wervingsreserve meer. 1. De functie technisch beambte keuken (E1-E2-E3), 30,4 uur per week, contract onbepaalde duur vacant te verklaren. 2. De vacature in te vullen door middel van een aanwervingsprocedure. 3. Een wervingsreserve aan te leggen met een geldigheidsduur van één jaar. 4. De vacature bekend te maken op de website van de VDAB, website Zwevegem en via interne bekendmaking. FINANCIËN 11. Betaalbaar stellen uitgaven. De lijst van uitgaven die betaalbaar moeten gesteld worden, was te consulteren in Cobra@Home. De raad beslist in mondelinge stemming met eenparigheid van stemmen (9) de uitgaven betaalbaar te stellen. 6

7 VARIA EN MEDEDELINGEN 12. Varia. De voorzitter sluit de vergadering om uur. 7