Voortgangsrapportage Invlechting van Hardinxveld-Giessendam in de GRD en het Drechtsteden netwerk

Transcriptie

1 Voortgangsrapportage Invlechting van Hardinxveld-Giessendam in de GRD en het Drechtsteden netwerk Periode Q

2 1. Samenvatting resultaten 1 e kwartaal 2017 De gerealiseerde invlechtingskosten zijn in lijn met de raming in het plan van aanpak. Alleen waren de kosten van de Plaatsingsadviescommissie (raming ) niet begroot. Deze extra kosten kunnen vooralsnog binnen het huidige programma en budget worden opgevangen. Subsidieaanvraag voor intergemeentelijke samenwerking is toegekend (positieve beschikking) voor ,-. Uitkering heeft inmiddels plaatsgevonden van Voorbereiding voor de migratie van de applicatie voor burgerzaken is gemaakt. Offerte Centric is ontvangen en heeft vertraging opgelopen in de ondertekening vanwege de dekking van de eenmalige kosten voor aanschaf en inrichting. De vertraging vormt een risico ten aanzien van de doorlooptijd voor deze applicatie. De Plaatsingsadviescommissie heeft de functiebeoordeling gedaan en een advies uitgebracht. In PTO 1 zijn alle medewerkers van de gemeente geïnformeerd over hun status door een brief en een persoonlijke toelichting. De oriënterende- en sollicitatiegesprekken zijn in april. De veranderkundige aanpak om om te gaan met de nieuwe situatie na toetreding tot Drechtstreden is vanuit HG opgepakt. Er worden inloopsessies georganiseerd op de verschillende domeinen. Er is inzicht verkregen in de blijvende- en wegvallende kosten gericht op de licenties. Er is een start gemaakt met de taakovergang naar de Sociale Dienst Drechtsteden. De gemeente heeft een projectplan vastgesteld en een projectleider aangesteld. Ook de SDD heeft een projectleider aangesteld. De SDD heeft een vergelijking laten maken van beleid en uitvoeringswijzen. Deze vergelijking is afgerond voor het onderdeel Wmo en voor het onderdeel Werk, Inkomen en Participatie. De bestuursovereenkomst met financiële afspraken voor de invlechtingskosten is ondertekend De gemeente geeft invulling aan de taakstelling uit het plan van aanpak om de invlechtingskosten te verminderen door enkele werkzaamheden over te nemen die aan kant van Drechtsteden zijn geraamd. 2

3 2. Stand van zaken (1/3) Stand van zaken per onderdeel Onderdeel Status Huidige status Prio komend kwartaal SCD ICT - De migratie burgerzaken is vertraagd door besluitvorming Centric offerte (kostenaspect) - OTA omgeving is gerealiseerd inclusief bus-bus koppeling voor datadistributie - Start gemaakt met intake en packagen applicaties (20% gereed) - Intake en packaging applicaties - Migratie burgerzaken, squitxo, McMain SCD Personeel SCD Facilitair SCD Financien SCD Document atie en informatie - PTO1 is voorbereid en gaat over in uitvoering - PAC heeft advies uitgebracht over de functies - Plaatsingsplan en functies is vastgesteld - Medewerkers zijn geïnformeerd over hun status - Plaatsingsproces is in uitvoering, medewerkers op gesprek op ongewijzigde en nieuwe functies - HG houdt de catering in eigen hand en neemt dit niet af uit het facilitair basispakket. Overige diensten (zoals beveiliging) worden afgenomen en zijn in voorbereiding - Voorbereidingen nieuwe toegangscontrolesysteem HG zijn gemaakt - Er wordt uitvoering gegeven aan de afspraak met Avres om de huidige contracten (oa schoonmaak) van HG te continueren. Het SCD is bezig dit contract van HG over te nemen. - Voorbereiding transitie van de administratie opgestart - De projectgroep vanuit het SCD is ingeregeld. Capaciteit van HG is niet continue beschikbaar door lopende werkzaamheden.. - De achterstanden in archief worden opgepakt. De doorlooptijd is echter langer dan verwacht - Uitwisseling tussen HG en SCD verloopt goed - Plan van aanpak (SCRUM) voor archiefopschoning is gemaakt - Uitvoering Plaatsingsproces PTO 1 - Voorbereidingen PTO2 (Sociale Dienst Drechtsteden) - Opvragen offerte toegangscontrolesysteem - Onderzoek schoonmaak HG via Drechtwerk/SDD - Topdesk meldingen en reserveringen inzetten - Inzicht verkrijgen in de capaciteit van HG om het project te voltooien. - Voortzetten archiefopschoning - Scenario voor zaaktypen achterblijvende organisatie 3 SCD control - Voorbereiding financiële invlechting en project control afgerond - klantmanagement voor HG is ingeregeld - Projectcontrol is doorlopend - Inregelen HG in de P&C cyclus bestuurlijk traject

4 2. Stand van zaken (2/3) Stand van zaken per project Onderdeel Status Huidige status Prio komend kwartaal SCD juridisch - De juridische, financiële, organisatorische en personele regelingen zijn vanuit P&O aangevuld en compleet - Bundeling regelingen en aanlevering college HG Q SCD communicatie - Interne website is operationeel - Praatplaat invlechting is opgesteld - Veranderkundige aanpak is in opstartfase (rondetafelgesprekken) - Rondetafelgesprekken houden met medewerkers HG - Veranderkunide aanpak concretiseren ism project achterblijvende organisatie SDD Sociale Dienst IBD ingenieurs - Onderzoek voor de vergelijking tussen de huidige uitvoeringswijze en toekomstige bij de SDD is nagenoeg afgerond. - Besluitvorming voor PTO2 (overheveling personeel Avres naar SDD) moet nog opgestart worden. - Aanstelling projectleider sociale dienst is afgerond - Samenwerking tussen HG en IBD is verder vorm gegeven - Bedrijfsbezoek heeft plaatsgevonden - Communicatie rapportage beleidsvergelijking - Opstarten PTO2 - Overdracht WMO taken - Geen verdere acties Bureau DS - HG neemt bestuurlijk en ambtelijk deel aan het netwerk - Samenwerking wordt steeds krachtiger Deal! - Besluitvorming over deelname Deal! Is genomen - Marketingacties worden opgestart - Verder intensiveren de samenwerking - Geen verdere acties IPM - Invlechting on hold en afhankelijk van de evaluatie - Evaluatie onderzoek IPM CIO - CIO coördineert de onderhandelingen met de leveranciers (o.a. Centric) - Transitie aanpak (projectenbundel is gereed) - CIO functie is ingeregeld - Migreren van verschillende applicaties - Invulling geven aan de CIO functie 4

5 2. Stand van zaken (3/3) Stand van zaken per project Onderdeel Status Huidige status Prio komend kwartaal Regiogriffie - Werkbezoek voor Drechtraadleden in HG is georganiseerd - Informatie sessie door raadsleden over het werk in de drechtraad + RMJP - Instrumenten Ibabs en carroussel zijn verder toegelicht (herhaling) - Notitie voor de nieuwe vergaderlocatie is opgesteld en ter besluitvorming voorgelegd OCD Onderzoek - Ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage geen nieuwe ontwikkelingen - Inzicht is verkregen en samenwerking loopt Projectleiding - Werkgroepen zijn operationeel (beheersmatige fase) - Werking ambtelijke- en bestuurlijke stuurgroep loopt volgens planning - Samenwerking projectleiding HG is veranderd ivm afbouw projectleider HG - Subsidie aanvraag is ingediend en positief beschikt - Nieuwe projectsecretaris is gestart - Besluitvorming over vergaderlocatie - Geen verdere acties - Inwerken projectsecretaris - Veranderkundige transitie medewerkers HG - Projectcontrol en scherp inzicht in prognoses 5

6 3. Risico s Mogelijke inhoudelijke projectrisico s De benoemde projectrisico s hebben betrekking op eventuele risico s voor de dienstverlening, het tijdpad van de transitie of vragen om het nemen van beheersmaatregelen om de risico s af te wenden. De hier beschreven risico s hebben niet direct een financiële impact. Door uitstel in de goedkeuring van de offerte Key2Burgerzaken (Centric) staan planningsdeadlines onder druk. Dit gaat knellen met de werkzaamheden die daarna moeten plaatsvinden en betekent een doorloop tot in Q De projectorganisatie buigt zich over de consequenties voor de planning van de gehele IT transitie (waarschijnlijkheid van dit risico is hoog (doet zich nu voor) en de impact is hoog) De omschakeling van het huidige zaaksysteem naar het nieuwe systeem is sterk afhankelijk van de vorderingen in het KZA (Klant, Zaak, Archief) project van de Drechtsteden en het moment waarop de nodige zaaktypen worden opgeleverd. Er is capaciteit vrijgemaakt in HG om de resultaten van het KZA project te implementeren en er is een alternatief scenario opgesteld indien onderdelen van KZA niet voor 1/1/18 beschikbaar zijn (waarschijnlijkheid van dit risico is hoog (doet zich nu voor) en de impact is hoog) Het BOR (openbare ruimte) project van Drechtsteden is een ambitieuze doorontwikkeling en loopt vertraging op, waardoor het aansluiten van HG niet voor kan plaatsvinden en HG de huidige werkwijze in stand zal houden. De uitkomsten van het onderzoek naar het onderbrengen van de BAG bij SVHW i.c.m. het zelf inmeten van geometrie spelen mee. Dit risico heeft vooral betrekking op de tijdstip van de overgang (waarschijnlijkheid van dit risico is hoog (doet zich nu voor) en de impact is hoog) 6

7 4. Financiën In het akkoord dat werd bereikt in de Drechtraad op 14 juni zijn afspraken opgenomen voor het bekostigen van de incidentele projectkosten van 1,9 miljoen. In de onderstaande tabellen zijn de uitgaven t/m februari voor de implementatie verantwoord. De uitgaven waren tot nu toe vooral gericht op de programmaleiding en op de investeringen in ICT (projectleiding, migratie applicaties, investeringen hardware). Vanaf het 2 e kwartaal zal dit doorgezet worden maar zullen ook uitgaven voor de deelprojecten P&O (inrichting Beheer), F&I (inrichtring administratie) en het domein van de Sociale Dienst Drechtsteden gaan starten. Op dit moment voorzien we geen overschrijding van het projectbudget aan het eind van project Budgetuitputting Totaal begroting oorspronkelijk Totaal begroting inclusief aanpassingen stand van zaken t/m jan uitgaven + verplichtingen restant t.o.v. totaal begroting Eindbeeld verschil begroot - eindbeeld + = restant budget - = overschrijding begroting Projectleiding BDS Regiogriffie CIO SCD SDD Besparing op projectkosten: inzet Hard. Gies

8 4. Financiën project Initiele begroting oorspronkelijk Krediet Totaal begroting inclusief aanpassingen stand van zaken t/m jan uitgaven + verplichtingen restant t.o.v. totaal begroting Eindbeeld verschil begroot - eindbeeld + = restant budget - = overschrijding begroting Aanleg glasvezel en netwerk investeringen Back End investeringen Front End uren packaging

9 G e m e e n t e Actuele raming incidentele kosten toetreding Drechtsteden Vooruitblik Vooruitblik

10 Vergelijkend overzicht op hoofdlijnen G e m e e n t e Onderdeel Raadsbesluit Mei 2016 November 2016 Januari 2017 Kosten ) Personele consequenties ) Uittreden regelingen ) Bijdrage reserve ) Transitiekosten PM ) Opvangen risico s ) Werkbudget Vermeden kosten ) Jaarbijdrage AV ) Investeringen in ICT Dekking Mei ) Algemene reserve

11 G e m e e n t e Algemeen beeld De geraamde kosten zijn licht gestegen. Het werkbudget is met verhoogd De personele consequenties zijn met gedaald. Er is een aanvullend bedrag beschikbaar uit de investeringen ICT van Per saldo is de dekking uit de algemene reserve iets afgenomen. De reden voor verhoging van het werkbudget is de omvang voor investeringen in ICT ten behoeve van de invlechting. Dit komt doordat de nieuwe ICT leverancier hogere eenmalige investeringen en lagere structurele licentielasten hanteert. Dit betekent dat een hogere incidentele investering nodig is op ICT. Op basis van een actuele berekening van de stand reserve ICT per 31/12/17 is de omvang verhoogd van de te vermijden kosten op investeringe ICT. Dit is acceptabel omdat er aan de kostenkant ook een hogere investering op ICT is. De lichte bijstelling van de kostenraming personeel heeft te maken met het wegvallen van kosten van de plaatsingsadviescommissie (gedekt uit invelchtingsbudget). Er heeft geen bijstelling plaatsgevonden op raming van kosten voor boventalligheid. Hoewel de uitkomsten van de gesprekken van medewerkers bij de GRD/SCD over het algemeen positief zijn wordt niet vooruitgelopen op de uitkomsten van de plaatsing en kostenactualisatie.

12 G e m e e n t e Personele consequenties De was-wordt lijst is vastgesteld en medewerkers zijn op gesprek geweest bij GRD/SCD voor ongewijzigde en nieuwe functies Over het algemeen leiden gesprekken tot een match en kan plaatsing volgen. Voor enkele medewerkers is geen functie beschikbaar bij GRD/SCD en zijn kosten geraamd voor boventalligheid. Voor de medewerkers Wmo start het opstellen van de was-wordt lijst Kosten Bedrag Toelichting Boventallig personeel en trajecten Werk naar Werk Personeelslasten en regelingen voor boventallig personeel en begeleiding trajecten Sociaal Plan Afkoop verschillen in regelingen te plaatsen medewerkers en opleiding voor ontwikkeling Totaal

13 G e m e e n t e Uittreden regelingen Het AB Avres heeft de vergoeding voor uittreding bepaald op Het college heeft beroep ingediend bij de provincie. Het college berekende een vergoeding voor uittreding van en frictiekosten van (totaal ). Hierin is een geraamde uitkering reserves van meegenomen op basis van omvang ultimo Kosten Bedrag Toelichting Uittredingskosten regio AV Vastgesteld door het Algemeen Bestuur regio AV Uittreedsom en frictie Avres Gebaseerd op door college vastgestelde berekening Totaal

14 G e m e e n t e Transitiekosten Er zijn geen wijzigingen Kosten Bedrag Toelichting Invlechgingskosten GRD Eenmalige bijdrage GRD Budgetnadeel personeelsverloop Kosten van tijdelijke inhuur voor opvangen formatieruimte op functies die gaan vervallen Totaal

15 G e m e e n t e Opvangen risico s Voor het opvangen van risico s en onvoorziene kosten is een bedrag opgenomen. Dit bedrag is bedoeld voor risico s die zich voor kunnen doen als gevolg van de uittredingssom Avres, de procedure met betrekking tot deze uittreding en onvoorzien ICT uitgaven. Kosten Bedrag Toelichting Opvangen risico s

16 G e m e e n t e Projectkosten (werkbudget) Kosten voor ontvlechten/invlechten ICT zijn met verhoogd. Er zijn hogere eenmalige kosten voor aanschaf en inrichting van nieuwe applicaties. Kosten Bedrag Toelichting Projectleiding en - organisatie Algemeen projectleider, medewerkersbijeenkomsten, projectleider invlechting SDD Ontvlechten en invlechten ICT Begeleiding onvlechting en aanschaf applicaties Totaal

17 G e m e e n t e Vermeden kosten De vermeden kosten hebben betrekking op geraamde bijdragen of investeringen die als gevolg van de toetreding tot Drechtsteden komen te vervallen. Kosten Bedrag Toelichting Jaarbijdrage AV De uittreding is per 31/12/2016 waardoor de begrote jaarbijdrage 2017 vervalt Investeringen ICT Door de aansluiting bij Drechtsteden hoeft de gemeente zelf geen investeringen meer te doen in de IT infrastructuur en diverse applicatie. De in de reserve ICT beschikbare middelen hoeven niet meer te worden aangehouden. Totaal