Voorjaarsnota 2017 REGIONALE ICT-DIENST UTRECHT

Transcriptie

1 i Voorjaarsnota 2017 REGIONALE ICT-DIENST UTRECHT

2 Inhoud Resultaat voorjaarsnota (samenvatting) Ontwikkelingen... Afronding back-end migratie... Informatieveiligheid... Gezamenlijke invulling CISO rol... Financiële afwijkingen... Financieel overzicht per programma... Toelichting op de afwijkingen per programma. Dekkingsmiddelen... Risico s... Vaststellingsbesluit

3 t * Resultaat voorjaarsnota (samenvatting) In de Voorjaarsnota 2017 ligt het accent op de verantwoording over het begrotingsjaar De Voorjaarsnota rapporteert over de ontwikkelingen en de (verwachte) afwijkingen in Ten opzichte van de begroting heeft zich een aantal nieuwe (financiële) ontwikkelingen voorgedaan. Wanneer er zich dit jaar geen aanvullende financiële ontwikkelingen voordoen, wordt over 2017 een gerealiseerd resultaat van nihil (zie tabel 1) verwacht. De hogere kosten liggen voornamelijk in de informatieveiligheid en de gezamenlijke invulling van de CISO rol. Hiertoe heeft het algemeen bestuur op 15 december 2016 besloten. Daarnaast is nog sprake van andere kostenstijgingen (zie tabel 2). De totale hogere kosten worden betaald uit een verhoging van de deelnemersbijdrage Tot slot wordt een voordeel verwacht op het investeringsbudget van de backend migratie van Dit voordeel wil de RID inzetten voor activiteiten die zijn toegelicht in het hoofdstuk ontwikkelingen. De structurele effecten van deze voorjaarsnota zijn verwerkt in de kadernota Tabel 1 Gerealiseerd resultaat Begroting 2017 I Voorjaarsnota 2017 Verschil Totaal Programma s Totaal algemene dekkingsmiddelen Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten N N Toevoeging aan reserves Onttrekking aan reserves Gerealiseerd resultaat Tabel 2 Afwijkingen op deelnemersbijdrage Informatieveiligheid N Gezamenlijke invulling CISO rol N Looncomponenten zoals cao-stijging, opleidingen en vervangingsbudget Diversen Totaal N N N 3

4 Ontwikkelingen Afronding back-end migratie In het Algemeen Bestuur van 9 februari 2017 heeft de directeur van de RID inzicht gegeven in de bevindingen over de huidige status van dienstverlening door de RID. De belangrijkste conclusie is dat de overgang van de ITdiensten van de deelnemende organisaties naar de RID bijna is afgerond. Zo wordt de back-end migratie binnenkort binnen het daarvoor beschikbaar gestelde investeringsbudget afgerond. Het overschot op het investeringsbudget bedraagt naar verwachting Wil de RID de volledige basis op orde realiseren dan dienen nog enkele stappen te worden gezet en moet de RID blijven doorontwikkelen. De Samenleving verandert snel en de ontwikkelingen in de informatie technologie eveneens. Informatie moet altijd en overal beschikbaar zijn en op een eenvoudige en veilige manier bewerkt en gedeeld kunnen worden zodat iedereen altijd en overal met elkaar kan communiceren en samenwerken, dat is de ambitie! Wat moet er nog gebeuren in 2017 In 2016 zijn de processen voor change management en incident management gereviewd en verbeterd. In 2017 moet geborgd worden dat deze processen ook worden gehanteerd. Het proces rondom configuration management dient in 2017 ingericht en geborgd te worden. Het borgen van deze processen zal de dienstverlening verder verbeteren. Doordat 2016 in het teken van de back-end migratie stond, was het niet verstandig om ook de grote updates uit te voeren op de belangrijke besturingssystemen. Deze zijn uitgesteld tot het moment waarop de volledige back-end bij de RID draait. In 2017 worden deze updates uitgevoerd en daarmee heeft de RID de infrastructuur op orde en actueel. Zodra dit niveau bereikt is, wordt een nulmeting uitgevoerd op de technische infrastructuur. Een stabiele actuele infrastructuur zorgt voor minder verstoringen voor de eindgebruikers. De technische architectuur dient volledig gedocumenteerd en geactualiseerd te worden. Hierdoor kan de RID sneller inspelen op actualiteiten en wensen van de deelnemende organisaties. In het verlengde hiervan worden ook de plannen inzake beschikbaarheid IT herzien. Voorbeelden hiervan zijn calamiteitenplan en het uitwijkplan. Voor een goed functionerende RID is het van belang dat de governance beschreven wordt en wordt geëvalueerd. Bovenstaande stappen horen allen bij de transitiefase die zo spoedig mogelijk moet worden gestart. Na de transitiefase moeten de transformatiefase en dóórontwikkeling nog worden uitgevoerd. De transformatiefase moet leiden tot goede rolbeschrijvingen waarin ieders verantwoordelijkheid wordt vastgelegd zodat iedereen weet wat er wordt verwacht. Daarnaast worden de overige ITIL processen ingericht en geborgd. Dit betreffen: Patch management; Release management; Licentie management; Project management; Service level management; Na de nulmeting van de infrastructuur uit de transitiefase dient een meerjarenplan voor de infrastructuur te worden opgesteld. Dit moet worden afgeleid van de visie die de RID nog dient te ontwikkelen. Een onderdeel hiervan kan het onderzoek naar gekoppeld accountbeheer met de diverse HR management systemen zijn. Hierdoor beschikt de RID over actuele gebruikersaccounts. Er blijven geen accounts meer actief op het moment dat er medewerkers vanuit de gemeenten vertrekken. De kans op misbruik wordt hierdoor verkleind. De doorontwikkelfase bestaat in ieder geval uit: Automatisering van taken; Selfservice portal breder inzetten; Selfservice tooling voor functioneel applicatiebeheer; Werken waar en wanneer gewenst. Alle genoemde maatregelen en activiteiten zullen leiden tot een hogere klanttevredenheid. 4

5 De RID stelt voor om het overschot op het investeringsbudget ( ) nog niet vrij te laten vallen, maar beschikbaar te maken voor de transitiefase. De RID maakt de volgende inschatting: Tabel 3: inschatting kosten transformatiefase Updates infrastructuur door leveranciers Externe Adviezen omtrent architectuur, beschikbaarheid van IT systemen, processen en licentiemanagement. Externe Inhuur om te helpen met bovenstaande werkzaamheden (zoals Backend ook een aparte projectorganisatie was), (ca. 1 FTE gedurende de periode) Projectleiding Totaal transitiefase Vanuit regulier budget (vervangingsbudget( Totaal Het betreffen dezelfde soort werkzaamheden als voor de eerdere migraties en is eigenlijk een verlengde hiervan. Op grond daarvan kunnen deze middelen onder dezelfde financiële voorwaarden worden ingezet. De RID zet ook eigen personeel in ten behoeve van de transitiefase. Hierdoor zal tijdelijke aanvulling voor team TB komen om het overige reguliere beheer te garanderen. Deze kosten worden gedekt vanuit het vervangingsbudget ( ). De RID wil hiermee het gewenste niveau van dienstverlening garanderen. Op dit moment wordt door een externe partij onderzocht wat nodig is om tot een toekomstbestendige RID te komen zij zullen hierbij ook de transformatie en dóórontwikkeling meenemen. Zodra bekend is wat de eventuele financiële consequenties hiervan zijn wordt u op de hoogte gesteld. Informatieveiligheid De RID wil voldoen aan de normen die gesteld worden aan informatieveiligheid. De eisen omtrent dit onderwerp worden steeds bijgesteld en aangescherpt. Tevens zijn in deze wet- en regelgeving hoge boetes opgenomen, wanneer een organisatie in gebreke is. In 2016 is daarom onderzoek verricht naar de informatieveiligheid1. Het rapport bevat aanbevelingen hoe de RID én de aangesloten organisaties op een veilige wijze aan de vraag vanuit de burger, gemeenten en de wet- en regelgeving kan voldoen. Dit vergt een behoorlijke investering in middelen en capaciteit. Het Algemeen Bestuur heeft op 15 december 2016 reeds ingestemd met de beoogde aanpak en de daarbij behorende kosten, zowel incidenteel als structureel. Zie tabel 4. Tabel 4 Effecten uitvoering aanbevelingen omtrent Informatieveiligheid Uitvoering Programma TISO Totaal programma manager Incidenteel Structureel Totaal «< Rapport Informatiebeveiliging voor de Regionale ICT-Dienst Utrecht»> Swinth IvO-partners 5

6 De RID kan de aanbevelingen niet in één keer realiseren; reden waarom de RID een prioriteitsstelling aanbeveelt op basis van urgentie (risico) en kosten. Een aantal aanbevelingen is gemarkeerd als quick win en al door de RID gestart. Gezamenlijke invulling CISO rol De eigenaren hebben tot nu toe de CISO rol lokaal ingevuld. Door de eigenaren is de wens uitgesproken om de CISO-rol te bundelen en gezamenlijk te vervullen. Voor de RID betekent dit een uitbreiding van 3,06 FTE vanaf het 2e kwartaal De kosten worden begroot op (zie tabel 5). In de Kadernota 2018 wordt het beleid om de CISO functie van alle deelnemende organisaties te regionaliseren bij de RID toegelicht. De verwachting is dat deze regionalisering in het 2e kwartaal van 2017 gerealiseerd wordt. Tabel 5 Kosten gezamenlijke invulling CISO rol Formatie voor 3 kwartalen Opleidingen Advieskosten Totaal

7 Financiële afwijkingen Financieel overzicht per programma Toelichting op de afwijkingen per programma Programma 1: Bedrijfsvoering Het totale nadeel op dit programma is Dit nadeel wordt veroorzaakt door salarissen en vervangingsbudget, opleidingen en bedrijfsvoering (zie tabel 6). Tabel 6 Afwijkingen Bedrijfsvoering 7

8 Tabel 7: Salarissen en vervangingsbudget Afwijking Gezamenlijke invulling CISO rol Zie ook de ontwikkelingen. Ophogen formatie van de RID-Utrecht met 3,06 FTE CISO Uitbreiding FTE als gevolg van informatieveiligheid Uit het genoemde onderzoek blijkt dat de formatie dient te worden opgehoogd met 0,8 FTE met een TISO Loonstijging in 2017 hoger dan de aanname in de begroting o.a. als gevolg van de functiewaardering van de ITIL- en procescoördinator Mobiliteitsregeling hoger dan vooraf ingeschat N In 2017 worden er vanuit dit budget 3 personen gefinancierd, terwijl bij opstellen van de begroting van 2 personen werd uitgegaan.: - 2 mobiliteitsregelingen (totaal ) - De RID probeert met 1 medewerker een regeling te treffen. Daar is op dit moment nog geen zicht op. Derhalve lopen de personeelslasten door ( ) Het budget was Meer vervangingsbudget noodzakelijk Met ingang van 2016 bepalen we het vervangingsbudget op 5% van de salariskosten. Door uitbreiding van de formatie (met 4 FTE), zoals besloten bij vaststellen zomernota 2016, dient het vervangingsbudget structureel opgehoogd te worden met het percentage van de loonsom van de uitgebreide formatie. Daarnaast dient er rekening gehouden te worden met de werkelijke loonontwikkeling. Totaal Tabel 8: Opleidingen Afwijking Meer opleidingsbudget noodzakelijk Opleidingen worden begroot op een vast percentage van de salarislast. Door de salarisstijging en verhoogde formatie (waaronder ook de CISO en TISO) hogere reservering voor opleidingen. Totaal N 8

9 * Tabel 9: Bedrijfsvoering Programma 2: Materiële kosten Het totale nadeel op dit programma is Dit wordt veroorzaakt door het uitvoeren van het programma informatieveiligheid, softwarekosten en kapitaallasten (zie tabel 10). Tabel 10 Afwijkingen materiële kosten Tabel 11: Uitvoeren programma informatieveiligheid Afwijking Incidentele hogere inhuur als gevolg van programmamanager informatieveiligheid Uit het onderzoek veiligheid blijkt dat er op een aantal aspecten geïnvesteerd moet worden om het gewenste informatieveiligheid op het juiste niveau te krijgen. De werkzaamheden worden in een programma ondergebracht. Dit programma wordt geleid door een programmamanager. Incidentele kosten voor het uitvoeren van het programma informatieveiligheid Totaal

10 Tabel 12: Softwarekosten Afwijking Upgrade Top desk De upgrade van Topdesk naar een hogere versie geeft veel voordelen voor zowel de RID als alle gebruikers. Daarnaast loopt de ondersteuning vanuit de leverancier ook af. De leverancier heeft zijn licentiemodel gewijzigd. Dit betekent hogere jaarkosten waar binnen de huidige begroting geen ruimte voor is. Structurele kosten voor het uitvoeren van het programma informatieveiligheid Totaal Tabel 13: Kapitaallasten Afwijking Overschrijding kapitaallasten In de najaarsnota van 2016 is dit nadeel reeds gemeld. Daar is tevens structurele dekking voor vanuit een bestemmingsreserve. Derhalve heeft dit geen effect op het gerealiseerde resultaat. Totaal Dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdragen van de deelnemende eigenaren. Tabel 14 Algemene dekkingsmiddelen Onderdeel Toelichting Bijdrage deelnemende organisaties V Tabel 15 Totaal

11 Tabel 15 Aanvullende bijdragen 2017 per deelnemende organisatie op basis van de vastgestelde verdeelsleutel (kleur aanpassen in blauw) Risico's Personeelsrisico s Eventuele kosten van WW en bovenwettelijke WW komen volledig ten laste van de RID als eigen risico-drager. Er is geen reserve aanwezig om de voortvloeiende financiële risico s af te dekken. Indien de RID in de toekomst voor dergelijke kosten komt te staan wordt dit voorgelegd aan het bestuur. 11

12 Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 17 maart 2017 Voorzitter, Secretaris, 12