Raadsvergadering d.d. 17 december 2013 Nr. : Aan de raad van de gemeente Lopik. Onderwerp: Realisatie Breed Sociaal Loket

Transcriptie

1 Raadsvergadering d.d. 17 december 2013 Nr. : Aan de raad van de gemeente Lopik. Onderwerp: Realisatie Breed Sociaal Loket Behandelend ambtenaar: D.A.M. Schipper Voorstel: 1. instemmen met het oprichten van een Breed Sociaal Loket in de gemeente Lopik, met als startdatum 1 april 2014; 2. instemmen met het implementeren van de toegang tot de individuele Wmo-voorzieningen in de eerste fase van het Breed Sociaal Loket; 3. instemmen met de beëindiging van de samenwerking met de gemeente Nieuwegein met betrekking tot de Wmo-voorzieningen (prestatieveld 6 van de huidige Wmo) per 1 april 2014; 4. het college opdracht geven deze ontvlechting van de samenwerking te realiseren per 1 april 2014 met een overgangstermijn tot 1 juli 2014; 5. een krediet beschikbaar stellen van vanuit de Algemene reserve voor de dekking van de incidentele opstartkosten van het Breed Sociaal Loket in Lopik; 6. een bedrag van beschikbaar stellen vanuit de Algemene reserve ter voldoening van de ontvlechtingskosten in de vorm van een krediet; 7. de post Uitvoeringskosten Wmo /34817 voor 2014 middels de voorjaarsnota eenmalig ophogen met een bedrag van vanuit de algemene reserve in verband met tijdelijke dubbele uitvoeringskosten gedurende drie maanden (overgangstermijn). Aanleiding De gemeente Lopik wil een breed sociaal loket realiseren. In de raadsvergadering van 9 juli 2013 heeft de raad van de gemeente Lopik het visiedocument Breed Sociaal Loket (BSL) vastgesteld. In dit visiedocument wordt beschreven wat de aanleiding en doel van het BSL zijn, hoe het BSL eruit komt te zien, wat de kaders zijn en hoe deze worden vormgegeven. In het visiedocument worden twee fases onderscheiden: Eerste fase (gereed 1 e kwartaal 2014): realisering van de toegang tot de huidige individuele Wmo-voorzieningen (huishoudelijke hulp, hulpmiddelen en woningaanpassingen, oftewel prestatieveld 6 van de huidige Wmo), alsmede een algemeen informatiepunt op het terrein van de Wmo en een adequate aansluiting op WIL. Tweede fase (gereed: ): verbreding van het breed sociaal loket tot een integrale lokale toegang waarbij ook de transities op het sociaal domein goed zijn aangehaakt (jeugdwet, transitie Awbz en participatiewet). In deze fase richt het BSL zich op de leefdomeinen waarvoor gemeenten per 1 januari 2015 verantwoordelijk zijn: zorg, welzijn, werk, inkomen, opvoeden en veiligheid. Doel Het loket is geen doel op zich, maar een middel om: 1. een lokale oprit te organiseren voor Lopikse burgers naar (veelal regionale) voorzieningen;

2 2. de lokale werkwijze rondom de klant efficiënt te organiseren: het breed sociaal loket moet in geval van multiproblem huishoudens en complexe vragen vorm en inhoud geven aan de gezamenlijke doelstelling '1 huishouden, 1 plan, 1 regisseur; 3. een goede vraagverheldering te realiseren zodat het BSL-proces leidt tot een optimaal passend, op maat gesneden en financieel meest voordelig welzijn-zorgarrangement; 4. het beperken van het aantal cliënten dat aanspraak doet op ondersteuning vanuit de drie transities door strenger te beoordelen aan het BSL en meer in te zetten op eigen kracht, informeel netwerk en algemene voorzieningen. Nut en noodzaak Met name doordat binnen afzienbare tijd gemeenten te maken krijgen met transities op het sociaal domein (jeugdzorg, participatiewet, transitie Awbz, passend onderwijs) is de urgentie om te komen tot een lokaal gepositioneerd Breed Sociaal Loket toegenomen. Op 1 januari 2015 is de gemeente verantwoordelijk voor de nieuwe doelgroepen en daar moeten we klaar voor zijn. Het Breed Sociaal Loket moet voorzien in een integrale, lokale toegang tot de benodigde voorzieningen voor deze nieuwe doelgroepen. Implementatiestappen om te komen tot een Breed Sociaal Loket Om te komen tot een goed functionerend BSL dienen de volgende implementatiestappen te worden genomen: 1 e fase (gereed 1 e kwartaal 2014) 1. ontvlechting Nieuwegein; 2. aannemen personeel in het Breed Sociaal Loket: generalistische medewerkers; 3. inkopen administratieve processen (vanaf na de goedgekeurde indicatie) bij een gespecialiseerd bureau; 4. contract afsluiten met bureau voor sociaal-medische expertise om dit op stuksbasis in te kopen; 5. inbedding administratieve processen binnen de huidige Lopikse processen en afdelingen; 6. communicatie over BSL richting burgers en cliënten. 2 e fase (gereed 1 januari 2015) 1. bepaling hoe aansluiting jeugdzorg, participatiewet en transitie Awbz te realiseren; 2. bemensing (formatie uitbreiding) en benodigde middelen bepalen. De genoemde stappen voor de 1 e fase worden hieronder nader uitgediept. Voor de 2 e fase is een projectgroep opgericht met daarin de vakspecialisten. Het is nu nog niet duidelijk hoe dit er precies uit komt te zien, ook omdat er in de landelijke politiek nog veel onduidelijkheid is. Dat zal gedurende 2014 helder worden. Zodra hierover meer helderheid is, wordt er een separaat raadsvoorstel aan u aangeboden. Nadere toelichting stappen 1 e fase BSL Ad. 1. Ontvlechting Nieuwegein Per 1 oktober 2004 heeft het college van B&W van de gemeente Lopik besloten tot overdracht van de uitvoering van de Wet Voorzieningen Gehandicapten (WVG = thans Wmo prestatieveld 6) naar de gemeente Nieuwegein. In 2007 is de WVG opgenomen in de Wmo en uitgebreid met een aantal voorzieningen (huishoudelijke hulp). De uitvoering van prestatieveld 6 van de Wmo is door de gemeente Lopik daarmee uitbesteed aan de gemeente Nieuwegein. Dat betekent 2

3 dat op dit moment alle verzoeken om compensatie of aanvragen voor (individuele) voorzieningen (bijvoorbeeld rolstoel of huishoudelijke hulp) afgehandeld worden door de afdeling Wmo in Nieuwegein. Voorgesteld wordt om deze samenwerking met de gemeente Nieuwegein per 1 april 2014 te beëindigen. Redenen hiervoor zijn: 1. de gemeente Nieuwegein heeft te weinig zicht op het informele netwerk van de gemeente Lopik. De ervaring is dat de huidige Wmo-consulenten in de gemeente Nieuwegein weinig zicht hebben op de lokale, voorliggende voorzieningen en het informele netwerk (vrijwilligers in de zorg, mantelzorgers) in de kernen van de gemeente Lopik. Hierdoor komt het voor dat er zorg en ondersteuning wordt geregeld terwijl er gebruik gemaakt had kunnen worden van preventieve en voorliggende voorzieningen (welzijn in plaats van zorg). 2. de gemeente Nieuwegein wil de uitvoering van de nieuwe taken die vanuit Awbz naar Wmo gaan niet voor de gemeente Lopik verzorgen. Tijdens diverse overleggen, ook op wethouder niveau, heeft de gemeente Nieuwegein aangegeven de uitvoering voor de nieuwe doelgroepen (vanuit de transitie AWBZ) niet voor de gemeente Lopik te willen uitvoeren. Ook zij zien juist voor deze groepen de kracht van het lokaal uitvoeren boven het regionaal uitvoeren van de toegang. De uitvoering in Nieuwegein zal zich ook in de toekomst dan ook enkel beperken tot de uitvoering van prestatieveld 6 (voorzieningen) Wmo. 3. hierdoor is het niet efficiënt om na de transities een gedeelte van de Wmo-uitvoering door de gemeente Nieuwegein uit te laten voeren: a. Financieel niet gewenst. Indien besloten wordt om de uitvoering van prestatieveld 6 niet te ontvlechten van Nieuwegein zal er voor de exploitatie van het Breed Sociaal Loket alsnog apart een bedrag in de begroting moeten worden opgenomen en worden er dus deels dubbele kosten gemaakt (door een dubbele toegang); b. Het principe 1 huishouden, 1 plan, 1 regisseur, kan dan niet worden gevolgd. De gemeente Nieuwegein wil namelijk de regisseur blijven van datgene wat zij uitvoeren, compleet met een eigen keukentafelgesprek en indicatiestelling e.d. 4. informatie en rapportage: in de uitbesteedde variant hebben we te weinig informatie om grip te hebben op de uitvoering. Ad. 2 Aannemen personeel in BSL: generalistische medewerkers Voor het uitvoeren zullen alle werkprocessen rondom het verlenen van (individuele) voorzieningen uitgewerkt en zoveel mogelijk efficient worden ingericht. Om de kwetsbaarheid te verkleinen en de effectiviteit te vergroten zal zoveel mogelijk van de uitvoeringskosten worden ingezet voor het voeren van het keukentafelgesprek c.q. de intake en het voeren van de regie en zo min mogelijk op de administratieve processen. De start van het BSL is gepland op 1 april 2014 en wordt vanaf die datum volledig gefinancierd vanuit de uitvoeringskosten Wmo. Vanaf dat moment zullen de medewerkers werkzaam in het BSL starten met de voorbereidende werkzaamheden en het inrichten van de processen. Ook zullen zij zich bekend maken in het (informele) netwerk in Lopik, zoveel mogelijk middels persoonlijke bezoeken. Vanaf half april zullen zij de nieuwe klanten kunnen bedienen en vervolgens fasegewijs de overgang regelen van de bestaande klanten uit Nieuwegein. Vanwege de kwetsbaarheid van de doelgroep moet dit zorgvuldig gebeuren. Dat betekent dat de gemeente Nieuwegein ook in het 2 e kwartaal van 2014 nog werkzaamheden voor de gemeente Lopik zal 3

4 verrichten. Voor die maanden is de gemeente Lopik dan ook nog uitvoeringskosten verschuldigd aan de gemeente Nieuwegein. Ad. 3. Inkopen administratieve processen bij gespecialiseerd bureau De administratieve processen (vanaf ná de indicatie tot welke voorziening toegekend zal worden) worden ingekocht bij een gespecialiseerd bureau voor de backoffice. Zij kunnen dit, door vergaande automatisering, goedkoper en minder kwetsbaar uitvoeren. Zij zullen o.a. de beschikkingen verzenden, de levering en betaling van voorzieningen regelen en monitoren, contacten met leveranciers, administratie voeren rondom het CAK, vragen afhandelen rondom leveringen en eigen bijdrages e.d. Groot voordeel hiervan is mede dat er geen duur ICT pakket aangeschaft hoeft te worden. Ook leveren zij realtime management informatie. Ad. 4. Contract afsluiten met gespecialiseerd bureau voor sociaal-medische expertise Daarnaast zal eventueel benodigde sociaal-medische expertise op stuksbasis worden ingekocht. De verwachting is dat de kosten voor dit sociaal-medische advies zich snel terug verdienen door het exacter verstrekken van wat medisch gezien noodzakelijk is. Deze sociaal-medische objectivering zal ook nodig zijn bij de nieuwe doelgroepen in de volgende fase van het BSL. Overigens maakte ook de gemeente Nieuwegein al gebruik van medische expertise indien nodig. Ad. 5. Inbedding in huidige processen en afdelingen van de gemeente Lopik Nieuwe wijze van dienstverlening wordt ingebed in de huidige organisatie (aansluiting financiën, archief, huidige formatie loket, KCC formatie, beleidsondersteuning e.d.) middels een werkgroep met de betrokken afdelingen. Daarnaast wordt het BSL binnen het onderdeel mens en proces van het project KCC aangesloten op het KCC. Ad. 6. Communicatie richting burgers en cliënten Op dit moment wordt er door communicatie een voorlichtingscampagne opgesteld m.b.t. het KCC en het werken op afspraak. Zodra het besluitvormingsproces rondom het Breed Sociaal Loket is afgerond zal aansluiting gezocht worden bij die voorlichtingscampagne waardoor deze uitgebreid en/of verlengd kan worden. Hierover worden afspraken gemaakt met de afdeling communicatie. Daarnaast wordt er met de gemeente Nieuwegein een gezamenlijk communicatieplan opgesteld om onder andere burgers, cliënten, leveranciers en samenwerkingspartners (persoonlijk) te informeren over de eventuele veranderingen. Overdracht: In het Visiedocument Breed Sociaal Loket was het de planning dat de eerste fase van start zou gaan op 1 januari Om de zorgvuldigheid van dit proces te handhaven kan 1 januari niet worden gerealiseerd. Daarom is er gekozen voor een start op 1 april Na raadsbesluit tot beëindiging samenwerking zal derhalve zo snel mogelijk gestart worden met de bovengenoemde punten. Tevens zullen er met de gemeente Nieuwegein afspraken gemaakt worden over de overdracht van lopende dossiers. Dit zal fasegewijs gaan. Uitgangspunt is dat de cliënten goed geïnformeerd worden en hier zo min mogelijk last van mogen hebben. De ontvlechting en overdracht vanuit Nieuwegein zal plaatsvinden vanaf 1 april 2014 (eerst enkel de nieuwe klanten) en zal fasegewijs verlopen tot 1 juli

5 De overdracht moet in het 2 e kwartaal van 2014 afgerond zijn. Er is daarmee een dubbeling in uitvoeringskosten voor de duur van 3 maanden (1 april 2014 tot 1 juli 2014) waarvoor wij de gemeente Nieuwegein een bedrag van maximaal verschuldigd zullen zijn. Exacte afrekening met de gemeente Nieuwegein zal na afloop plaatsvinden op basis van daadwerkelijke inzet in deze periode. Financiën Bij de financiën kunnen we onderscheid maken in: 1. eenmalige opstartkosten BSL 2. ontvlechtingskosten van gemeente Nieuwegein 3. structurele uitvoeringskosten Ad. 1. Eenmalige opstartkosten BSL: Om het opzetten van een Breed Sociaal Loket in de gemeente Lopik mogelijk te maken moeten de volgende kosten eenmalig worden gemaakt: opleiden van eigen/nieuw personeel: inhuur tijdelijk personeel met Wmo-kennis tbv de startfase: inrichten van de ICT en overdracht van de huidige klantdossiers naar backoffice: stelpost handmatig overzetten klantdossiers (risico bestaat dat dossiers vervuild zijn en niet eenvoudig overgezet kunnen worden): bouwen en opzetten van het Wmo-proces in Lopik: communicatie, voorlichtingscampagne en website: onvoorzien: Ad. 2. Ontvlechtingskosten met de gemeente Nieuwegein: De mogelijkheden en kosten van ontvlechting zijn met de gemeente Nieuwegein besproken. Conform de afspraken die destijds bij de uitbesteding zijn gemaakt is de Gemeente Lopik frictiekosten verschuldigd op het moment dat deze samenwerking wordt beëindigd. Voor de beëindiging van de samenwerking rekent de gemeente Nieuwegein maximaal als frictiekosten. De gemeente Nieuwegein heeft ook aangegeven dat deze frictiekosten verminderd kunnen worden op het moment dat er personeel wordt overgenomen. Ad. 3. Structurele uitvoeringskosten: huidige uitvoeringskosten kaderstellend plus vier maanden dubbele uitvoeringskosten i.v.m. overgangstermijn De exploitatie van fase 1 van het Breed Sociaal Loket kan volledig gefinancierd worden vanuit de uitvoeringskosten Wmo, indien de uitvoering wordt ontvlecht vanuit de gemeente Nieuwegein. De huidige uitvoeringskosten zoals begroot zijn kaderstellend voor de structurele kosten van uitvoering van prestatieveld 6 van de Wmo in het BSL (fase 1). Dat betekent dat het uitgangspunt is dat de structurele uitvoeringskosten van prestatieveld 6 Wmo niet zullen stijgen door het terughalen van de Wmo uit Nieuwegein. Note: Indien besloten wordt om de uitvoering van prestatieveld 6 niet te ontvlechten van Nieuwegein zal er voor de exploitatie van het Breed Sociaal Loket een apart bedrag in de begroting moeten worden opgenomen. De uitvoeringskosten Wmo (Nieuwegein) staat voor een bedrag van op de begroting Voor het jaar 2012 betaalde de Gemeente Lopik een bedrag van aan de gemeente Nieuwegein voor de uitvoering Wmo. 5

6 Overzicht van de benodigde financiële middelen: Nr. Onderdeel Incidenteel/ Structureel Kosten Dekking Begrotingsjaar 1. Eenmalige opstartkosten BSL Incidenteel Middels krediet vanuit Algemene Ontvlechtingskosten Nieuwegein 3. Exploitatie BSL 1 e fase 4. Dubbele uitvoeringskosten Wmo Incidenteel Structureel Incidenteel reserves Middels krediet vanuit Algemene reserves Conform begroting uitvoeringskosten nr /34817 Post Uitvoeringskosten Wmo /34817 eenmalig ophogen middels de voorjaarsnota met een bedrag van vanuit de algemene reserves e.v In 2014 zullen de begrotingsposten aangepast worden aan de nieuwe uitvoering. Communicatie: Na raadsbesluit: zorgvuldige communicatie richting klantgroepen en ketenpartners; college verstuurt officieel verzoek tot ontvlechting naar de gemeente Nieuwegein; de Adviesraad Sociaal Domein wordt betrokken bij de ontvlechting en de overgang naar de nieuwe situatie. Er is reeds een werkgroep Breed Sociaal Loket in de Adviesraad Sociaal Domein actief. Met deze werkgroep wordt periodiek overlegd. Lopik, 12 november 2013 Het college van burgemeester en wethouders van Lopik; de secretaris, de burgemeester, H. CAPEL MW. MR. R.G. WESTERLAKEN-LOOS 6