Reactie op aandachtspunten Deloitte op impactanalyse

Transcriptie

1 Reactie op aandachtspunten Deloitte op impactanalyse Middels een gezamenlijke opdracht van Hardinxveld-Giessendam en de GRD is Deloitte verzocht tot het kritisch doorlezen van de rapportages die opgesteld zijn met betrekking tot de mogelijke toetreding van Hardinxveld-Giessendam tot de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden. Het betreft hier geen accountantscontrole maar een advies. Deloitte heeft de rapportages kritisch doorgenomen en heeft de volgende attentiepunten ingebracht. Deze punten zijn namens de stuurgroep beoordeeld en op elk van de punten is een reactie opgesteld. De punten betreffen met name de impactanalyse van Hardinxveld-Giessendam waarbij ook de optie 'inkoop Gorinchem' aan de orde komt. Algemeen 1. Bij de uitgevoerde onderzoeken en rapportages is bewust gekozen voor in hoofdzaak een bestuurlijke invalshoek en in mindere mate een financiële invalshoek. De in de verschillende rapportages opgenomen financiële gegevens zijn beperkt tot hoofdzaken. Toetreden tot Drechtsteden is primair op basis van bestuurlijke en inhoudelijke overwegingen. Het college is er van overtuigd dat het wint aan bestuurskracht wanneer men toetreedt tot het netwerk van Drechtsteden. Ook op inhoud past Drechtsteden bij Hardinxveld-Giessendam en vice versa. De financiële gevolgen zijn uiteraard ook van eminent belang, maar dienen wel geplaatst te worden in deze context. Getracht is om in de impactanalyses die nadere duiding geven van een toetreding van H-G tot de Drechtsteden alle invalshoeken evenwichtig aan bod te laten komen: inhoud, governance, financiën en organisatie 2. In de offerte van de gemeente Gorinchem d.d. 13 mei 2015 ( Gastheergemeente-model ) zijn geen financiële gegevens opgenomen. Op dit punt is er dan ook weinig te zeggen over de offerte van de gemeente Gorinchem. Voor de komende drie jaar zijn er geen frictiekosten, de personeelsformatie blijft in stand en de huidige financiële kaders blijven gehandhaafd. Dit is inderdaad de wijze waarop de gemeente Gorinchem het heeft opgenomen in haar offerte. Het college is wel van overtuigd dat er gedurende die drie jaar frictie- of transitiekosten zullen ontstaan waarbij het de vraag is of deze binnen de huidige financiële kaders blijven. BMC raamt ,--. Het college heeft het gevoel dat dit bedrag aan de optimistische kant zit.

2 3. De offerte van de gemeente Gorinchem is wat betreft denkrichting niet te vergelijken met het Drechtsteden-model. Ook op financieel terrein zijn de twee voorstellen dan ook onvergelijkbaar. Het is een zuiver politieke afweging in welk bestuurlijk samenwerkingsverband de gemeente Hardinxveld-Giessendam wil opereren. Hierbij speelt ook de toekomstvisie op het samenwerkings verband een belangrijke rol. Het college is zich hiervan bewust. Er is expliciet voor gekozen om een bestuurlijke afweging te maken en niet een louter financiële. 4. De rapportages kunnen sterker benadrukken wat de effecten van de samenwerkingsrelaties zijn op de continuïteit en kwaliteit van dienstverlening en op de bestuurlijke invloed (regionaal en landelijk) en hoe zich dat verhoudt met de ambities van de gemeente Hardinxveld-Giessendam. Qua profiel past de gemeente Hardinxveld-Giessendam bij de gemeenten in de Drechtsteden. Hierdoor komen ambities overeen, bijvoorbeeld als het gaat om het versterken van de maritieme sector. De verwachting van het college is ook dat een goede dienstverlening, in brede zin van het woord, aan bewoners, bedrijven en instellingen op deze manier ook vorm krijgt. Tevens betekent toetreden tot Drechtsteden ook dat Hardinxveld-Giessendam toegang krijgt nationale en internationele netwerken. 5. Van de in het rapport van BMC opgenomen financiële gegevens ontbreekt in het algemeen de bron waaruit deze financiële gegevens zijn afgeleid en is ook niet aangegeven welke uitgangspunten zijn gehanteerd bij de calculatie van de in het rapport opgenomen bedragen. Hierdoor is het niet goed mogelijk om de juistheid en volledigheid van deze bedragen te kunnen verifiëren. De rapportage van BMC heeft haar oorsprong in de begroting 2015 en de jaarrekening Vanuit de gemeente zijn de producten uit de begroting in beeld gebracht en BMC heeft deze vertaald in haar onderzoek.

3 6. In het rapport van BMC zijn de gevolgen voor de kaderstellende en controlerende rol van de Raad van Hardinxveld-Giessendam niet uitgewerkt bij deelname van Hardinxveld-Giessendam aan de GR Drechtsteden. Dit geldt met name voor het beleidsterrein Sociaal Domein. Op dit moment wordt het onderdeel Participatie uitgevoerd door de Regionale Sociale Dienst Alblasserwaard / Vijfheerenlanden in Gorinchem en door de Avelingen Groep in Gorinchem. Beide gemeenschappelijke regelingen hebben zeven deelnemende gemeenten in de regio Alblasserwaard / Vijfheerenlanden. Deze twee organisaties zijn op dit moment bezig met een fusietraject om te komen toe een gezamenlijke uitvoeringsorganisatie in de juridische vorm van een gemeenschappelijke regeling. De WMO / AWBZ wordt op dit moment uitgevoerd door gemeente Hardinxveld Giessendam zelf en op onderdelen (onder andere inkoop van zorg) wordt samengewerkt in de regio Alblasserwaard / Vijfheerenlanden. Bij de deelname van de gemeente Hardinxveld-Giessendam aan de GR Drechtsteden worden de onderdelen Participatie en WMO / AWBZ uitgevoerd door de SDD. Bij de deelname van de gemeente Hardinxveld- Giessendam aan de GR Drechtsteden treedt er voor het onderdeel Jeugd geen wijzigingen op. Dit onderdeel wordt uitgevoerd door de Dienst Gezondheid en Jeugd in Dordrecht waarin 17 gemeenten in de regio Zuid-Holland Zuid in deelnemen. In het document Inventarisatie dat door Hardinxveld-Giessendam en de Drechtsteden in gezamenlijkheid tot stand is gekomen, is feitelijk verwoord wat de positie van raadsleden en politieke fracties is in het bestel van Drechtsteden. Ook is uitgelegd de wijze waarop dit is opgebouwd (met stemgewicht e.d.).tijdens verschillende bijeenkomsten (bijvoorbeeld Drechtstedendinsdag 7 april 2015) hebben raad kennis nemen van de werkwijze van raadsleden binnen het construct van de Drechtsteden en op welke wijze daar de kaderstellende en controlerende rol van de Raad wordt ingekleed. 7. In het rapport van BMC zijn de inhoudelijke gevolgen (risico s en kansen) voor de overstap naar de SDD voor het Sociale domein (onderdelen Participatie en WMO / AWBZ) in de gemeente Hardinxveld-Giessendam niet opgenomen. Anders geformuleerd: wat zijn de mogelijke wijzigingen op het gebied van het Sociale domen zoals dit nu door de Raad van Hardinxveld- Giessendam is vastgesteld ten opzichte van deelname aan de SDD. In de ogen van het college biedt het toetreden tot Drechtsteden ook een kans. Uiteraard is het college zich er van bewust dat de RSD in de Alblasserwaard & Vijfheerenlanden een succesvol samenwerkingsverband is. De RSD is wel een relatief kleine dienst. Ook de SDD is succesvol en biedt door haar grootte en invloed perspectief voor hun cliënten en de aangesloten gemeenten. Tevens biedt het concept Drechtsteden de kans vanuit de eigen organisatie de focus te leggen op de lokale samenleving en regionaal beleid te kleuren met lokale invloeden. Zoals ook opgenomen in het hoofdstuk Kaders en Uitgangspunten van de Impactanalyse Drechtsteden dient Hardinxveld-Giessendam zich bij toetreding tot de GRD te committeren aan de beleidskeuzes van de Drechtsteden, voor die taken die opgenomen zijn in de gemeenschappelijke

4 regeling. Dit geldt dus zowel voor het regionale meerjarenbeleid als voor de gezamenlijke beleidskeuzes binnen de regionale uitvoeringsorganisaties, waaronder de Sociale Dienst Drechtsteden. Bij de SDD is op onderdelen van de WMO en op de Wet Werk en Inkomen sprake van volledige delegatie van bevoegdheden. 8. In het rapport van BMC is niet opgenomen welke instrumenten de gemeente Hardinxveld- Giessendam in de nieuwe situatie nodig heeft om adequaat de prestaties (kwantiteit en kwaliteit) van de GR Drechtsteden te kunnen monitoren en indien nodig te kunnen bijsturen. Wel wordt in het rapport van BMC aangegeven dat voor de Contraschil in Hardinxveld-Giessendam waarschijnlijk 2 Fte s extra nodig zijn. De hiervoor benodigde competenties en inschaling van deze functies is niet opgenomen. Wel is een bedrag aan extra kosten van opgenomen. In het op te stellen implementatieplan voor de achterblijvende organisatie zal hier verder aandacht aan besteed worden. Specifieke vraagpunten 1. In het Raadsvoorstel is opgenomen dat de samenwerking in Drechtstedenverband (exclusief frictiekosten) per saldo een kostenvoordeel oplevert van circa In de kostenanalyse is een structurele besparing opgenomen van aan materiele kosten bedrijfsvoering. Deze post is niet nader gespecificeerd (ICT vormt een belangrijk deel) en ook is niet aangegeven of het hierbij om vaste kosten gaat of dat het hierbij om variabele kosten gaat. Belangrijkpunt hierbij is de tijd die nodig is om deze besparing te realiseren, zonder dat deze een kostenverhogend effect hebben op andere producten en diensten van de gemeente. Deze post is opgebouwd uit producten uit de begroting van Hardinxveld-Giessendam die vallen onder de bedrijfsvoering. De grootste post betreft kosten voor de ICT-huishouding. 60% van de ICTcontracten, betreffende de backbone van de ICT-architectuur, lopen per 1 januari 2018 af. De besparing kan dus relatief snel gerealiseerd worden. Dit vereist op de korte termijn een besluit, zodat op een goede verantwoorde wijze gewerkt kan worden aan het overzetten van de data uit de systemen. 2. Is in de kostenanalyse van BMC rekening gehouden met het vervallen van de dekking van de overhead (o.a. huisvesting) van de gemeenten Hardinxveld-Giessendam wanneer er een aantal afdelingen komen te vervallen en zijn er opties aanwezig voor het dekken van deze kosten zonder

5 dat dit een kostenverhogend effect heeft op de producten en diensten van de gemeente Hardinxveld? Bij de weergegeven besparingen zijn geen voordelen op overhead (zoals huisvesting) ingeboekt. Dit is een te onzekere factor. Elke besparing die hierop gerealiseerd kan worden is dus gelijk als een voordeel aan te merken. 3. In de door de GR Drechtsteden uitgevoerde impactanalyse is opgenomen dat Hardinxveld- Giessendam alle kosten (incidentele en structurele) moet betalen die verbandhouden met de toetreden tot de GR Drechtsteden. In het raadsvoorstel is opgenomen dat de GR Drechtsteden uitgaat van een uitbreiding van de formatie met circa 11 Fte s bij het SCD (= exclusief SDD). Drechtsteden gaat er van uit dat de totale fee voor de dienstverlening aan Hardinxveld-Giessendam (exclusief Ingenieursbureau) circa is. Uit de in de Impact-analyse van Drechtsteden opgenomen financiële gegevens is af te leiden dat toetreding van Hardinxveld-Giessendam voor de overige zes gemeenten een lagere deelnemersbijdrage tot gevolg heeft omdat met name de bestaande vaste kosten (huisvesting etc.) over een groter aantal inwoners wordt omgeslagen. Dit mogelijke financiële voordeel voor de overige zes gemeenten is verder niet benoemd en uitgewerkt in de stukken. Nvt Daar waar sprake is van kosten die door toetreding niet zullen wijzigen, zoals bij het regionale meerjarenprogramma, is het mogelijk om een nieuwe kostenverdeling op te stellen waarin totale kosten middels de verdeelsleutel over het nieuwe aantal eigenaren wordt verdeeld. Dit is opgenomen in de impactanalyse Drechtsteden. Daar waar het gaat om uitbreiding van dienstverlening zal na het principebesluit tot toetreding een nader onderzoek worden uitgevoerd, waarin meer in detail de kosten voor uitbreiding van de dienstverlening in beeld worden gebracht. Op dit moment ontbreken daarvoor nog de gegevens. Pas dan kan een definitief beeld worden gegeven van de nieuwe kosten en hoe deze over de dan zeven eigenaren verdeeld worden. 4. In het Raadvoorstel is opgenomen dat Hardinxveld-Giessendam bij SVHW blijft en dat hier een kostenvoordeel van zal ontstaan ten opzichte van de deelname aan de GBD. In het onderzoek van BMC is opgenomen dat de huidige formatie van Hardinxveld-Giessendam zal dalen met de 1,5 Fte aan BAG-formatie. In het Raadsvoorstel is niet uitgewerkt wat de consequenties zijn voor de huidige BAG-formatie van Hardinxveld-Giessendam wanneer de huidige dienstverlening bij SVHW wordt gecontinueerd. Anders geformuleerd: gaat SVHW ook de taken op het gebied van de BAG uitvoeren en gaat SVHW hiervoor extra kosten in rekening brengen bij de gemeente?

6 Bij een nadere analyse is gebleken dat de 1,5 Fte niet alleen BAG-taken betreft, maar het totale fte aan geo-informatie. In nader overleg met de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden zal gekeken worden hoe hier mee om te gaan. Hiervoor is een correctie-bedrag in de financiële paragraaf opgenomen. 5. In het Raadsvoorstel is een incidenteel bedrag van opgenomen voor het opstellen van implementatieplannen voor de overgang naar de GR Drechtsteden. Er zijn geen uitgangspunten opgenomen die ten grondslag liggen aan de berekening van dit bedrag. Hierdoor is niet mogelijk om de plausibiliteit / toereikendheid van dit bedrag vast te stellen. Het betref hier een schatting van de kosten van het opstellen van de plannen en niet de uitvoering van de implementatieplannen. De uitvoering van de implementatieplannen zitten deels in de frictiekosten (ten aanzien van de begeleiding van medewerkers) en in de nog te bepalen transitiekosten (aanpassen van de achterblijvende organisatie) 6. In het Raadsvoorstel is een bedrag van circa 1 tot 1,3 miljoen opgenomen voor de frictiekosten die samenhangen met de reductie van de eigen personele formatie van Hardinxveld-Giessendam met circa 29 Fte s. Er zijn geen uitgangspunten opgenomen die ten grondslag liggen aan de berekening van dit bedrag. Hierdoor is niet mogelijk om de plausibiliteit / toereikendheid van dit bedrag vast te stellen. Op pagina 14 en 15 van het hoofdrapport van BMC staat uitgelegd hoe deze post tot stand is gekomen. Dit is gebaseerd op de impactanalyse van de gevolgen voor Hardinxveld-Giessendam bij toetreden tot Drechtsteden. Zoals in het hoofdstuk Kaders en Uitgangspunten is opgenomen, bepaalt de GRD op basis van de nieuwe taken, hoeveel medewerkers nodig zijn om de nieuwe dienstverlening uit te kunnen worden. Vanuit de GRD is op basis van de door Hardinxveld-Giessendam gedane uitvraag en ervaringsgegevens met de bestaande klanten, een inschatting gemaakt van het aantal fte dat nodig is. De GRD bepaalt het functieprofiel en op basis van die uitvraag (aantal en profiel) vindt de matching plaats met de vanuit de toetredende organisatie te plaatsen medewerkers. Dit gebeurt vanuit een positieve houding, maar overname van personeel kan niet bij voorbaat gegarandeerd worden en kan alleen bij gebleken geschiktheid langs de lijnen van de kwalitatieve criteria die daarvoor binnen de Drechtsteden gelden. Wel is er bereidheid om de interne arbeidsmarkt van de Drechtsteden en het daaraan verbonden netwerk na het formele verzoek van Hardinxveld- Giessendam open te stellen voor medewerkers. 7. In het Raadsvoorstel is opgenomen dat Hardinxveld zich zo snel mogelijk na een positief besluit aansluit bij het Vacaturenetwerk Drechtsteden. Dit kan tot gevolg hebben dat in de periode tot 1 januari 2018 er vacatures bij Hardinxveld-Giessendam gaan ontstaan die tijdelijk moeten worden

7 ingevuld en eventueel extra kosten met zich meebrengen. Vraag: is met deze transitiekosten en andere transitiekosten in de periode rekening gehouden bij de raming van het totale frictiekosten budget van 1,4 miljoen - 2,6 miljoen? De transitiekosten zijn op voorhand niet geraamd. Voor zowel Hardinxveld-Giessendam als Drechtsteden was dat op dit moment niet mogelijk. Na een positief raadsbesluit zal per onderdeel in overleg met bv leveranciers bepaald worden wat de kosten zijn. Ten aanzien van het ontstaan van vacatures is de verwachting dat de transitiekosten relatief laag zijn. Aangezien door het vertrek van medewerkers ook vacaturegelden beschikbaar komen en als eerste gekeken zal worden of er in het netwerk van Drechtsteden medewerkers zijn die deze taken (tijdelijk) kunnen vervullen is de verwachting dat de vacaturegelden grotendeels toereikend zijn en geen relatief dure inhuurconstructies gerealiseerd hoeven te worden. 8. In de impactanalyse van de GR Drechtsteden is opgenomen dat Hardinxveld-Giessendam de extra kosten moet betalen die de GRD moet maken om gegevens, systemen en processen die vanuit de nieuwe deelnemer ingevlochten worden, aan te passen en dat alle primaire gegevensbestanden schoon over moeten worden gedagen. Is met deze transitiekosten rekening gehouden bij de raming van het totale frictiekosten budget van 1,4 miljoen - 2,6 miljoen? Zie antwoorden op vraag 5 en vraag 7. Zoals ook opgenomen in het hoofdstuk Kaders en Uitgangspunten stellen de Drechtsteden dat transitiekosten voor rekening komen van de toetredende partij. Met transitiekosten wordt hier gedoeld op de extra kosten die door de GRD moeten worden gemaakt om gegevens, systemen, processen die vanuit de nieuwe deelnemer ingevlochten worden, aan te passen. Daarnaast is in de uitgangspunten opgenomen dat ook personele en organisatorische frictiekosten binnen de eigen gemeente als gevolg van de toetreding, worden gedragen door deze gemeente zelf. 9. In het Raadsvoorstel is een correctie van de renteberekening (2%) opgenomen. Deze correctie heeft een lagere kostenraming tot gevolg ( ). De aansluiting met de berekening die in het rapport van BMC is opgenomen hebben wij niet kunnen vaststellen. Dit is hersteld.

8 10. De uittredingskosten uit de gemeenschappelijke regelingen (RSD, Avelingen, SVHW, A&V) is geschat op Dit betreft een globale schatting. Dit is verder niet onderbouwd met scenario s en plannen van aanpak. Dit is overigens ook lastig aan te geven omdat andere ontwikkelingen in de regio dit mede beïnvloeden. Ook zijn de regelingen zelf niet duidelijk (met uitzondering van SVHW) over de uittredingsregels. Het betreft inderdaad een schatting waarbij kwalitatief is aangegeven op welke wijze tot deze schatting is gekomen. In combinatie met het voorstel aan de gemeenteraad om uiterlijk januari 2018 toe te treden is de verwachting dat Gemeenschappelijke Regelingen de komende 2 jaar al ruimschoots de optredende frictiekosten kunnen voorkomen. 11. De tabel op bladzijde 31 van het BMC rapport kunnen wij volgen. Wij wijzen erop dat op het punt van democratische legitimering en identiteit (van de gemeente) een discussie op basis van (politieke) voorkeur kan ontstaan. Het college is van mening dat juist op basis van criteria ten behoeve van bestuurskracht gekozen moet worden voor de best passende samenwerkingsconstructie en dat te plaatsen in het totaal. Het gegeven advies van BMC is door het college opnieuw afgewogen en heeft geleid tot het voorliggende raadsvoorstel met daarin argumenten en kanttekeningen opgenomen bij de beslispunten. Het is aan de leden van de gemeenteraad om opnieuw hun eigen afweging te maken en te komen tot een keuze.