Handleiding 2018/2019

Transcriptie

1 Handleiding 2018/2019

2

3 Inhoudsopgave Inleiding... 1 Eenvoud...1 Transparantie...1 Veelzijdigheid...1 Ondersteuning...1 Gebruikersovereenkomst...2 Bestelling en levering van de planner...2 Excel werkmap...2 Contact Algemeen Taakberekening-PO voor een optimale samenwerking tussen team en directie CAO-PO Nieuw in de planner 2018/ Verdeling arbeidsuren over werkdagen geautomatiseerd... 3 Doorwerkfactor Wat kun je doen met Taakberekening-PO? Onderscheid OP en OOP Werkuren/arbeidsuren/arbeidsduur Eén samenhangende werkmap Waarom een Excel werkmap? Hoe worden de ingeroosterde uren berekend? Geschikt voor basismodel én overlegmodel Referentie-uren basismodel bij gebruik overlegmodel Voor wie bestemd? Gecombineerd gebruik bestuurskantoor en school Hoe gebruik ik deze werkmap in de onderwijspraktijk? Begin op tijd! Lees voor je begint hoofdstuk Werkblad Lesurenberekening Verschillende lestijden in onder- en bovenbouw Gelijke lestijd in alle groepen Periode en opbouw berekening lesuren en jaartaak Toelichting werkblad Lesurenberekening Rubriek A lesuren per week Rubriek B lesuren héle vakantieweken Rubriek C lesuren overige héle feest- en vakantiedagen Rubriek D overige uit te roosteren dagen, dagdelen en uren Rubriek E netto lestijd Rubriek F basisgegevens taakberekening Standaard urenverdeling bij voltijders Optimaliseer beeldinstellingen... 11

4 2.4.9 Standaardurenverdeling bij voltijders Werkblad Formatieoverzicht Invoerscherm voor basisgegevens Werktijdfactor Budget duurzame inzetbaarheid en overgangsregeling Het spaarsaldo duurzame inzetbaarheid Het invoerscherm OP Invoerscherm Rubriek 1 naam en aanstelling Invoerscherm Rubriek 2 en 3 - duurzame inzetbaarheid Invoerscherm Rubriek 4 - lesdagdelen Opslaan Regel wissen Teamblad wissen Meer of minder (-) dan de maximale lestaak in het basismodel Percentage ingevulde uren d.i., professionalisering en overige taken Spaarsaldo De jaartaakberekening bij hele of gedeeltelijke ambulantie Arbeidsduur OP Het formatieoverzicht en invoerscherm OOP (zonder lesgevende en/of behandeltaken) Werkbladen Teamlidblad OP en OOP Teamlidblad OP Rubriek A - ingeroosterde arbeidsuren Rubriek B en C Rubriek D les- en arbeidsuren overige uit te roosteren dagen, dagdelen en uren Rubriek E extra uitgeroosterde uren (volgens rubriek A) Rubriek F extra ingeroosterde uren (standaardurenverdeling) Rubriek G - budget duurzame inzetbaarheid Rubriek H jaarlijkse arbeidsduur Rubriek I maximale lestaak Rubriek J opbouw ingeroosterde jaartaak Rubriek K ingeroosterde lestijd Rubriek L - ingeroosterde arbeidsduur Rubriek M duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken Demo met inroostervoorbeelden Teamlidblad OOP Verlof- en leeftijdsuren OOP Opbouw jaartaak Rubriek A en B Rubriek C arbeidsuren overige héle feest- en vakantiedagen... 22

5 4.3.5 Rubriek D overige uit te roosteren dagen, dagdelen en uren Rubriek E en F extra in en uit te roosteren uren Rubriek J ingeplande arbeidsuren Tweede pagina Teamlidblad OP en OOP Invoer activiteiten Werking invoerscherm activiteiten Sorteren items De lijsten kopiëren naar de nieuwe planner Werkblad Ouderschapsverlof OP en OOP en Overig verlof Veranderingen ouderschapsverlof m.i.v Het verlof wordt uitsluitend op het werkblad Overig verlof berekend Toelichting werkblad Overig verlof OP en OOP - Eerste pagina Rubriek A - Persoonsgegevens Rubriek B Gegevens kinderen en eerder opgenomen ouderschapsverlof Rubriek C Periode verlofopname Rubriek D Verdeling opname ouderschapsverlof Toelichting werkblad Overig verlof OP en OOP - Tweede pagina Rubriek Arbeidsduur Rubriek Duurzame inzetbaarheid, Professionalisering en Overige taken na verlofopname Waarom verandert er aan de jaartaakberekening op het teamlidblad verder niets? Hoe worden alle partijen geïnformeerd over de verlofopname? Verantwoording berekeningswijze Verantwoording berekeningswijze De berekening van het lesgebonden deel van een verlof duurzame inzetbaarheid Berekening leeftijdsuren OOP Tips bij het invullen, opslaan en bewaren van de werkmap Beveiliging werkmap Regels bij het invullen van de werkbladen Niet sorteren, kopiëren, knippen en plakken Dit programma bevat vba-macro s! Macro-instellingen in Excel Het wijzigen van de macro-instellingen op je computer Vertrouwde locatie(map) Schermweergave Snelmenu Afdrukken Afdrukken zwart/wit of kleur Meer afdrukopties Werkbladen selecteren voor afdrukken Aaneengesloten werkbladen selecteren... 36

6 7.8.2 Verspreide werkbladen selecteren Werkbladen deselecteren Meerdere werkbladen selecteren om eenzelfde opmerking te maken Opslaan en bewaren... 36

7 Inleiding De planner Taakberekening-PO werd in 2015 geïntroduceerd voor het schooljaar 2016/2017 in de vorm van een kennismakingsversie en wordt inmiddels door een groeiend aantal scholen en besturen door heel Nederland gebruikt. De kernwoorden waarmee de planner Taakberekening-PO kan worden gekarakteriseerd zijn: eenvoud, transparantie en veelzijdigheid. Eenvoud De opzet van de Planner is helder en erop gericht dat het invullen als vanzelf gaat en zo min mogelijk tijd in beslag neemt. Door de vele koppelingen die de werkbladen van de planner met elkaar verbinden, hoeft elk basisgegeven maar één keer te worden ingevoerd en worden achteraf aangebrachte wijzigingen op al eerder ingevoerde centrale gegevens als opslagfactor, week- en jaarrooster van de school automatisch doorgerekend en toegepast op al eerder ingevulde teamlidbladen OP en OOP. Transparantie Taakberekening-PO is geen black box waar je iets instopt en maar moet afwachten wat er uitkomt, zonder dat je wordt ingelicht hoe een en ander berekend wordt. Op de website en in deze handleiding worden de opzet, berekeningsperiode en berekeningswijzen duidelijk beschreven. De planning en taakberekening per teamlid aan weerszijden van één A4 tje is voor iedereen overzichtelijk en begrijpelijk. Veelzijdigheid Met Taakberekening-PO bereken je de ingeroosterde jaartaak van elke mogelijke aanstelling bij alle functies en combinatie van functies binnen het basisonderwijs. Naast de reguliere spaar- en verlofregelingen duurzame inzetbaarheid berekent de planner ook de BAPO-overgangsregelingen. Ook kun je met deze planner ouderschapsverlof en overig verlof plannen, berekenen en, zoals sinds 2014/2015 verplicht is voor het ouderschapsverlof, registreren. Daarnaast kun je in het kader van het taakbeleid op de tweede pagina van elk teamlidblad de afspraken vastleggen over de activiteiten m.b.t. de duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken. Ondersteuning Heb je vragen die niet in deze handleiding of op de website beantwoord worden, aarzel dan niet om contact op te nemen. We zullen je vragen of opmerkingen graag (proberen te) beantwoorden. Een indivdiuele of gezamenlijk instructie is mogelijk. Als je over een Skypeverbinding beschikt behoort online hulp of instructie middels scherm delen ook tot de mogelijkheden. Vraag meer informatie hierover via het contactformulier op de website of bovengenoemd mailadres. 1

8 Gebruikersovereenkomst Zowel bij het maken van de werkmap als het samenstellen van deze handleiding is de grootste nauwgezetheid betracht. Desalniettemin berust de verantwoordelijkheid voor een correcte taakberekening bij de directeur, c.q. het schoolbestuur. De uitkomsten van de berekeningen in Taakberekening-PO worden voor de overzichtelijkheid afgerond op hele uren. Deze uitkomsten zijn uitsluitend bedoeld voor de formatieplanning en het taakbeleid; er kunnen dus op geen enkele wijze salarisaanspraken op worden gebaseerd. Lees voor de gebruiksvoorwaarden de Gebruikersovereenkomst (te downloaden vanaf website Taakberekening-PO.nl) Bestelling en levering van de planner De planner kan worden besteld door invulling van het bestelformulier op de website Taakberekening-PO.nl In de meeste gevallen zal het programma (een Excel-bestand) binnen één werkdag per worden geleverd. Sla na ontvangst het Excel-bestand eerst op een veilige plek op als reservekopie. Sla vervolgens het bestand ook op in je map Documenten. Het beste is als je in de Documentenmap een vertrouwde locatie(map) maakt waarin je de planner(s) die je gaat gebruiken opslaat. Excelbestanden die in een vertrouwde map zijn opgeslagen starten ongeacht de macro-instelling op je computer, altijd probleemloos met ingeschakelde macro s op. Lees in hoofdstuk 7 meer over macro-instellingen en hoe je een vertrouwde locatie maakt. Excel werkmap Het programma bestaat uit een Excel-werkmap met o.a. 50 teamlidbladen OP en 15 teamlidbladen OOP (zonder lesgevende of behandeltaken). Het is dus noodzakelijk dat op je laptop of pc Excel (Microsoft Office voor Windows) is geïnstalleerd. Je start het programma door erop te klikken in je map Documenten of door een snelkoppeling op je bureaublad te maken. Met de gratis Excel-versie op je tablet of telefoon zijn de macro s uitgeschakeld waardoor niet alle functionaliteit beschikbaar is, maar kun je de planner wel raadplegen. Contact Telefoon: info@taakberekening-po.nl Keizersgracht GC Amsterdam KvK:

9 1. Algemeen 1.1 Taakberekening-PO voor een optimale samenwerking tussen team en directie Binnen de jaartaak voor het OP zijn een vijftal taakonderdelen te onderscheiden: de lesgevende taak, het voor- en nawerk (opslagfactor), de professionalisering, de duurzame inzetbaarheid en de overige (groepsoverstijgende) taken. Aan al deze taken hangt een urenkaartje waarvan het totaal de jaartaak vormt. Deze verdeling moet gezien worden als een theoretische verantwoording van de tijdverdeling binnen de jaartaak. In de praktijk zijn de grenzen van de taakonderdelen, en zelfs van die van de jaartaak als geheel, fluïde. Niemand weet van zichzelf precies hoeveel tijd men dagelijks of wekelijks in werkelijkheid aan het werk en de daarbinnen te onderscheiden taken besteedt. Maar dat betekent niet dat een berekening van deze taak geen nut heeft. De taakonderdelen te vullen met activiteiten die redelijkerwijze passen binnen de daarvoor geldende uren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leerkracht en de directie. Dat is al moeilijk genoeg, en het is prettig als er dan over de tijdberekening geen onduidelijkheid of verschil van mening hoeft te bestaan. Met het programma Taakberekening-PO bereken je op een voor iedereen inzichtelijke wijze de jaartaak van elk teamlid. De transparante overzichten vergemakkelijken de onderlinge communicatie over de taakinvulling door het schooljaar heen en bij het opstellen van de formatie voor het nieuwe schooljaar. 1.2 CAO-PO Taakberekening-PO is in versie 18/19 geheel in overeenstemming met de geldende CAO-PO. 1.3 Nieuw in de planner 2018/2019 Verdeling arbeidsuren over werkdagen geautomatiseerd In de voorgaande versies moest de verdeling van de arbeidsuren over de werkdagen bij (OP)deeltijders en opnemers van een verlof duurzame inzetbaarheid handmatig worden berekend. In de versie 18/19 is deze verdeling nu geautomatiseerd. De voorgestelde verdeling gebeurt in dezelfde verhouding als in de afgesproken standaard urenverdeling bij voltijders. Hierdoor is ook bij deeltijders en verlofopnemers de urenverdeling over de werkdagen gestandaardiseerd. Onderaan het werkblad Lesurenberekening moet daartoe eenmalig die standaardverdeling bij een 40-urige werkweek worden ingevuld. Naast elk Teamlidblad bevindt zich een module waar de beoogde werkdagdelen kunnen worden aangeklikt. De voorgestelde verdeling die dan wordt berekend kan met één muisklik worden ingevuld in Rubriek A. In deze nieuwe module wordt bij de betreffende aanstelling ook het volgens de beschikbaarheidsregeling (art lid 1*) maximale aantal in te roosteren dagen en dagdelen berekend. Je kunt dus meteen zien of je bij de inroostering binnen dit maximum blijft. *) In principe kunnen werkgever en werknemer elke verdeling van de arbeidsuren over de werkdagen afspreken. De beschikbaarheidsregeling is alleen bepalend indien werkgever en werknemer het over deze verdeling niet eens kunnen worden. Doorwerkfactor In rubriek L op het teamlidblad OP wordt het aantal nog te werken uren in de schoolvakanties omgerekend naar het aantal nog te werken weken (in werkweken van het betreffende teamlid), de doorwerkfactor. Aan de hand van deze doorwerkfactor is te zien of een teamlid vergeleken met een voltijder relatief 3

10 evenveel, minder of meer nog te werken uren overhoudt. Zie voor een eventueel belang hiervan paragraaf Wat kun je doen met Taakberekening-PO? Taakberekening-PO is een formatieplanner (Excel werkmap) voor de planning, berekening en registratie van: onderwijstijd van de leerlingen; opbouw van de jaartaak van OP en OOP; ingeroosterde les- en arbeidsuren (OP en OOP); het budget duurzame inzetbaarheid bij de reguliere én de overgangsregelingen; een ouderschapsverlof en overig verlof; en het voeren van een administratie van de planning van activiteiten betreffende de overige taken (taakbeleid) en de budgetten duurzame inzetbaarheid en professionalisering; Taakberekening-PO is geschikt voor zowel het basismodel als het overlegmodel. Met Taakberekening-PO kunnen de taken voor maximaal 50 OP-teamleden (inclusief OOP met lesgevende of behandeltaken) en 15 OOP-teamleden zonder lesgevende of behandeltaken worden berekend en vastgelegd op evenzoveel teamlidbladen. Taakberekening-PO is zowel geschikt voor scholen met gelijke lestijd in alle groepen als voor scholen met verschillende lestijden in onder- en bovenbouw. Hierover meer bij Onderscheid OP en OOP Waar in deze map van OP wordt gesproken, wordt daarmee altijd ook het OOP met lesgevende en/of behandeltaken bedoeld. Met het OOP wordt alleen personeel zonder lesgevende en/of behandeltaken bedoeld. 1.6 Werkuren/arbeidsuren/arbeidsduur Deze drie termen worden ter afwisseling door elkaar gebruikt, maar betekenen hetzelfde. 1.7 Eén samenhangende werkmap Door het onderling koppelen van de data in de Lesurenberekening, het Formatieoverzicht en de taakberekeningen van de teamleden in één Excelwerkmap, is de berekening transparant en vraagt het invullen weinig tijd. Alle gegevens behoeven maar één keer te worden ingevoerd en worden automatisch op de teamlidbladen doorgerekend. Het ingevulde week- en jaarrooster van de school op het eerste werkblad (Lesurenberekening) vormt de basis voor de berekening van de ingeroosterde uren van het team. 1.8 Waarom een Excel werkmap? Door de overzichtelijke werkbladen zul je er weinig van merken dat Taakberekening-PO een Exceltoepassing is. Ook is specifieke kennis van Excel niet nodig. Andere planners zijn vaak webbased en 4

11 gebaseerd op een database. Door het Excelbestand op te slaan in de cloud kun je het programma echter net als een webbased toepassing vanaf meerdere locaties bewerken. In vergelijking met databaseprogramma s blinkt Excel uit in rekenkracht en flexibiliteit. Het achteraf aanbrengen van aanvullingen of wijzigingen in basisgegevens als roosters of opslagfactor betekent in databaseprogramma s vaak dat reeds ingevulde teamlidgegevens handmatig opnieuw moeten worden bijgewerkt. Doordat Excel een spreadsheetprogramma is, worden zulke achteraf aangebrachte aanvullingen of wijzigingen door alle aangebrachte koppelingen onmiddellijk automatisch verwerkt op alle gerelateerde werkbladen en vormen deze naderhand aangebrachte wijzigingen geen enkel probleem. De onderlinge verbondenheid van de afzonderlijke werkbladen heeft verder als voordeel dat elk gegeven maar éénmaal hoeft te worden ingevoerd. Zo behoeft het week- en jaarrooster op het eerste werkblad maar éénmaal te worden ingevuld, en vormt het de basis voor alle berekeningen op alle werkbladen. 1.9 Hoe worden de ingeroosterde uren berekend? Om het programma op de juiste manier te kunnen gebruiken, is het belangrijk dat je de werking begrijpt. Deze is overigens uitermate simpel: in de linkerkolom op de Lesurenberekening staan in Rubriek A de lesuren en arbeidsuren per weekdag(deel). Over een heel jaar (dus nog zonder rekening te houden met vakanties en andere lesvrije dagen) geeft dit in Rubriek A een jaarlijks urentotaal, waarna vervolgens in de rubrieken B, C en D de daarvan af te trekken uren van de héle vakantieweken en overige dagen en dagdelen worden berekend. Op elk teamlidblad wordt in de linkerkolom in dezelfde 4 rubrieken (A t/m D) een identieke berekening gemaakt, met als verschil dat nu alleen de uren van de vaste werkdagen van het teamlid worden meegeteld. Op deze wijze wordt ook voor deeltijders en verlofopnemers de ingeroosterde les- en werktijd exact berekend. Op de teamlidbladen kun je vervolgens in de rubrieken E en F nog individueel extra uit of in te roosteren uren invoeren Geschikt voor basismodel én overlegmodel Taakberekening-PO is zowel voor het basismodel als het overlegmodel geschikt. Op de Lesurenberekening op het eerste werkblad wordt de collectieve opslagfactor ingevuld. Deze opslagfactor kan echter individueel (dus op elk teamlidblad) naar boven of beneden worden bijgesteld. Op de teamlidbladen OP en OOP met lesgevende of behandeltaken, wordt duidelijk aangegeven in hoeverre het aantal ingeroosterde lesuren afwijkt van de maximale lestaak binnen het basismodel. In het basismodel betekent deze afwijking in hoeverre een teamlid nog kan worden in- of uitgeroosterd van lesgevende taken, en in het overlegmodel fungeert deze vermelde maximale lestaak van het basismodel als referentiepunt waaraan je kunt zien in hoeverre de ingeroosterde lestaak daarvan afwijkt Referentie-uren basismodel bij gebruik overlegmodel Bij een volledige aanstelling is het op een school waar het overlegmodel wordt toegepast voor de directeur en leerkracht doorgaans wel duidelijk hoeveel uren meer of minder dan de maximale lestaak van 930 uur van het basismodel zijn ingeroosterd. Bij een deeltijder zal dat echter meestal minder duidelijk zijn. Daarom wordt op de teamlidbladen OP en OOP met lesgevende of behandeltaken ook vermeld wat bij de betreffende aanstelling de maximale lestaak in het basismodel zou zijn, zodat het voor alle partijen duidelijk is in hoeverre daar naar boven of beneden van af wordt geweken. 5

12 1.12 Voor wie bestemd? Taakberekening-PO is gemaakt om gebruikt te worden door schoolleiders en administratief personeel voor de taakberekening van OP en OOP met lesgevende en/of behandeltaken, en OOP zonder lesgevende en/of behandeltaken (conciërge, administratief personeel enz.) Gecombineerd gebruik bestuurskantoor en school Het is goed mogelijk om het invullen van de werkmap in samenwerking met het bestuurskantoor te doen. Daarbij kan de volgende werkwijze worden gevolgd: 1. Het bestuurskantoor ontvangt de planner op naam van het bestuur; 2. Bij een gemeenschappelijk vakantierooster kan dit eerst worden ingevuld; 3. De werkmap wordt vervolgens zo vaak als er scholen zijn opgeslagen met de betreffende schoolnaam in de bestandsnaam (zie voorbeeld hieronder); 4. Op het Formatieoverzicht worden vervolgens per schoolwerkmap de basisgegevens van het op de betreffende school werkzame personeel ingevuld; 5. De werkmappen worden doorgestuurd naar de scholen; 6. De scholen vullen het weekrooster en het jaarrooster aan met hun eigen gegevens; 7. De scholen controleren het Formatieoverzicht en vullen dit aan; zie voor verder gebruik hieronder. Op deze wijze wordt de administratieve last voor de scholen minder en is de kans op fouten bij de invoer van de basisgegevens van het personeel kleiner. *) Bij het voorbeeld hierboven: de bestandsnaam met de schoolnaam erin verschijnt tijdens het gebruik bovenaan het scherm, en bovenaan de afdruk van elk werkblad. Tijdens het werken op de computer en op de afdrukken is dus altijd te zien om welke school het gaat Hoe gebruik ik deze werkmap in de onderwijspraktijk? Na de kerstvakantie, wanneer je begint na te denken over de formatie voor het volgend schooljaar en het rooster van de schoolvakanties bekend is, en ook de meeste extra roostervrije dagen als losse vakantiedagen, studiedagen e.d. grotendeels zijn vastgesteld, vul je de Lesurenberekening in. Op basis van de gevoerde gesprekken met de teamleden en de inventarisatie van de naar voren gebrachte wensen ten aanzien van de inzet in het komend schooljaar, breng je de benodigde wijzigingen aan op het 6

13 Formatieoverzicht en de Teamlidbladen. Deze wijzigingen kunnen bijvoorbeeld de aanstelling of de gewenste vaste werkdagen betreffen. Vervolgens maak je voor ieder teamlid een afdruk van de taakberekening waarop dan te zien is hoeveel lesuren elk teamlid op basis van deze eerste berekening is ingeroosterd. In een later stadium worden dan preciezere afspraken gemaakt over ieders inzet in het nieuwe schooljaar en eventuele nog in of uit te roosteren uren, welke vervolgens op de Teamlidbladen worden vastgelegd. De afspraken over de inzet van de onderdelen Overige taken, Duurzame inzetbaarheid en Professionalisering worden op het teamlidblad (tweede pagina) vastgelegd. Aan het eind van het schooljaar krijgt ieder teamlid dan de definitieve taakberekening uitgereikt Begin op tijd! Om bovengenoemde procedure in alle rust te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat je op tijd begint. Wacht niet met invullen tot alle data bekend zijn en de hele formatie rond is. Integendeel, gebruik deze planner juist proactief om de verschillende mogelijkheden uit te proberen en te kunnen beoordelen, zodat je de beste beslissingen kunt nemen. Het achteraf aanvullen of aanbrengen van veranderingen in data en inzet is in deze planner heel eenvoudig. Alle achteraf aangebrachte veranderingen in het les- en vakantierooster worden bij het OP in de rubrieken A t/m C automatisch verwerkt. Alleen in de rubrieken D, E en F die handmatig zijn ingevuld kunnen na wijzigingen aanpassingen nodig zijn, maar dit is heel weinig werk. Voorkom stress, en begin dus direct na de kerstvakantie met de inventarisatie van de wensen van de teamleden en een eerste invulling van de planner Lees voor je begint hoofdstuk 7 Lees voor je begint met invullen eerst hoofdstuk 7. In dit hoofdstuk lees je over de do s en don ts en krijg je handige tips om zo prettig mogelijk met de planner te kunnen werken. 7

14 2. Werkblad Lesurenberekening 2.1 Verschillende lestijden in onder- en bovenbouw Voor de overzichtelijkheid en omdat inmiddels op steeds meer scholen een gelijke lestijd in alle groepen geldt, is er maar één kolom voor het invullen van de lestijden per dagdeel. Scholen met verschillende lestijden kunnen de werkmap ook gebruiken, maar dan met een werkmap voor elke bouw afzonderlijk. De planner wordt dan éénmaal opgeslagen met de term onderbouw in de bestandsnaam, en één keer met de term bovenbouw in de bestandsnaam. De teamleden worden vervolgens verdeeld over de betreffende mappen. Wanneer het verschil tussen de bouwen echter gering is, bijvoorbeeld elke week, of om de week de vrijdagmiddag vrij in groep 1 en 2, kan dit worden opgelost door bij de leerkrachten van deze groepen op hun teamlidblad de lesuren van het totaal van de vrijdagmiddagen waarop zij geen lesgeven, in te vullen in Rubriek E (extra uitgeroosterde uren). In dat geval zal er wel in het opmerkingenvak van de Lesurenberekening moeten worden vermeld wat dan de (geringere) netto onderwijstijd van deze groepen 1 en 2 is. Indien de leerkrachten die vrijdagmiddagen lesgeven in andere groepen, worden de lesuren van de vrijdagmiddag natuurlijk niet uitgeroosterd. Bedenk dus dat het werkblad Lesurenberekening alleen maar gaat over de onderwijstijd van de leerlingen en niet over die van de leerkrachten! 2.2 Gelijke lestijd in alle groepen Inmiddels zijn veel scholen overgestapt op een rooster met gelijke lestijden in alle groepen. Omdat er in 8 leerjaren minimaal 7520 uur moet worden lesgegeven, komt dit neer op 940 uur per jaar. Bij een marge van 10 uur moet het aantal ingeroosterde lesuren jaarlijks dus minimaal ongeveer 950 uur zijn. Wanneer er in groep 1 en 2 extra dagen of dagdelen worden uitgeroosterd (zie boven) en de netto onderwijstijd voor die groepen dan minder dan 940 is, zal de onderwijstijd in de groepen daarboven uiteraard zoveel meer dan 940 (zonder marge) moeten zijn dat het totaal over 8 leerjaren minimaal 7520 uren blijft. Er kunnen bij gelijke lestijd in alle groepen natuurlijk ook méér dan 950 uur worden ingeroosterd. Bedenk wel dat dit extra formatiekosten met zich mee brengt. Een school met tien groepen die bijvoorbeeld in alle groepen jaarlijks 990 uur inroostert, roostert in totaal 400 lesuren méér in dan noodzakelijk. Dit is bijna een halve formatieplaats. 2.3 Periode en opbouw berekening lesuren en jaartaak De ingeroosterde lestijd dient te worden berekend over de periode van 1 oktober t/m 30 september; in die periode vallen alle schoolvakanties altijd éénmaal in hun geheel en is de onderlinge variatie in lengte van het schooljaar minimaal. In Taakberekening-PO worden om die reden ook de ingeroosterde uren van de teamleden over deze periode berekend. Door de jaarlijks verschuivende zomervakantie varieert de werkelijke duur van een schooljaar na aftrek van de gebruikelijke overige schoolvakanties tussen de 38 en 42 lesweken. Op veel scholen wordt daarom de ingeroosterde lestijd berekend door de wekelijkse les- of werktijd van een teamlid te vermenigvuldigen met het gemiddeld aantal schoolweken per schooljaar. Deze berekeningswijze is echter weinig accuraat, zeker als het om deeltijders gaat. 8

15 Om het probleem van het wisselend aantal lesweken per schooljaar te omzeilen, berekent de inspectie, zoals hierboven al vermeld, de gerealiseerde onderwijstijd van oudsher altijd over de periode van 1 oktober t/m 30 september. Deze periode loopt weliswaar niet helemaal gelijk met het officiële schooljaar (volgens de WPO van 1 augustus t/m 31 juli), maar is de enige periode waarin alle vakanties vanaf de herfstvakantie altijd éénmaal in hun geheel voorkomen, waardoor de jaarlijkse variatie van de lengte van een schooljaar in lesweken of onderwijstijd gerekend, minimaal is. Deze periode telt 52 cycli van 7 dagen (364 dagen); er zitten dus altijd (ongeacht op welke weekdag 1 oktober valt) 52 héle lesweken in. In een gewoon jaar blijft dan 30 september als laatste losse dag over. Wanneer deze op een lesdag valt, worden de betreffende lesuren meegeteld. In een schrikkeljaar is 28 september de laatste dag van de periode van 52 weken, en resteren dus nog 30 én 29 september. Door ook bij de berekening van de ingeroosterde les- en werkuren uit te gaan van de periode van 1 oktober t/m 30 september levert Taakberekening-PO zowel voor voltijders als deeltijders altijd een exacte berekening op. Eventuele vrije dagen of studiedagen in de maanden augustus en september van het volgend schooljaar, horen wat de berekening betreft dus eigenlijk nog bij het huidige schooljaar. Wanneer zij in de berekening van het huidige schooljaar nog niet waren opgenomen, kan dit alsnog achteraf gebeuren, mits daar in het lopende schooljaar nog voldoende marge voor over is. Voor de berekening van de jaartaak (voor het lopende schooljaar) van de leerkrachten echter heeft deze wijziging dan in de praktijk geen gevolgen meer (deze moet immers volgens de CAO-PO vóór de aanvang van de zomervakantie zijn vastgesteld). Het verdient dus aanbeveling in de maanden augustus en september geen roostervrije dagen te plannen, of deze op tijd te plannen! 2.4 Toelichting werkblad Lesurenberekening Rubriek A lesuren per week In Rubriek A worden de dagelijkse lestijden ingevuld. De wekelijkse lestijd wordt hier vermenigvuldigd met 52, en aangevuld met de eventuele lesuren van 30 september (+ 29 september in een schrikkeljaar). Excel berekent aan de hand van het schooljaar zelf op welke weekdag deze losse dagen vallen en hoeveel lesuren het eventueel betreft. Het is daarom noodzakelijk dat de planner van het juiste schooljaar wordt gebruikt. Wanneer er met een continurooster wordt gewerkt en er geen leerkrachten zijn die alleen s morgens of s middags lesgeven, kun je volstaan met het invullen van de totale lestijd per dag in de eerste (ochtend)kolom en laat je de middagkolom leeg. Klik in dat geval op het invoerscherm (zie paragraaf 3.4.3) van het formatieoverzicht alleen op de ochtendlesdagdelen Rubriek B lesuren héle vakantieweken Rubriek B levert de af te trekken lesuren op van de héle vakantieweken. Het onderscheid tussen hele en gedeeltelijke vakantieweken wordt gemaakt met het oog op een juiste berekening van de lesuren bij deeltijders en verlofopnemers. In Rubriek B kan nog één extra vakantie worden opgevoerd. Hier hoef je alleen het aantal (héle) vakantieweken in te vullen + de datum van de eerste maandag van elke vakantie. Wanneer een vakantie uit een héle en een gebroken week bestaat, wordt de héle week in Rubriek B ingevuld en komen de resterende dagen in Rubriek C. 9

16 2.4.3 Rubriek C lesuren overige héle feest- en vakantiedagen In Rubriek C worden de losse héle feest- en vakantiedagen ingevoerd. Op elke regel moet daarbij de datum worden vermeld, anders weet Excel niet om welke weekdag het gaat en wordt de dag niet meegerekend! Hier kunnen alleen data worden ingevuld die binnen de schooljaarperiode van de Planner vallen. Let op: de ingevoerde gegevens in de rubrieken A t/m C worden automatisch verwerkt op de teamlidbladen OP. Daarbij rekent het programma alleen de roostervrije dagen mee die op de werkdagen van de leerkracht vallen. Op de teamlidbladen OOP (zonder lesgevende of behandeltaken) moeten de dagen in Rubriek C wél handmatig worden aangevinkt met ja wanneer de werkuren van deze dagen moeten worden afgetrokken. Dagen of uren die niet automatisch bij elke leerkracht moeten worden afgetrokken van de les- en/of arbeidsuren (al vallen deze wél op zijn of haar vaste werkdagen), moeten in Rubriek D worden geplaatst zodat zij op de teamlidbladen handmatig aan of uit kunnen worden gezet. Dagen (zoals studiedagen) die wél van de lesuren moeten worden afgetrokken, maar níet van de arbeidsuren, moeten in Rubriek D worden geplaatst Rubriek D overige uit te roosteren dagen, dagdelen en uren In Rubriek D komen tenslotte alle uren, dagdelen of dagen, waarvan de les- en arbeidsuren op het teamlidblad handmatig per teamlid op ja (of nvt ) kunnen worden gezet., zoals bijv. studiedagen die wel als werkdag tellen, maar niet als lesdag. Hier vul je ook alle losse roostervrije uren en dagdelen in die niet voor alle groepen gelden, en dus niet automatisch bij iedereen van de les- en werktijd moeten worden afgetrokken. In deze Rubriek moeten de datum en de betreffende lesuren handmatig worden ingevuld. Van alle in Rubriek D vermelde dagen kan later op de afzonderlijke teamlidbladen handmatig worden aangegeven of zij, gezien de vaste werkdagen of andere overwegingen, wél of niet van toepassing zijn. Bedenk wel dat van elke leerkracht de urenberekening pas volledig is, als in deze Rubriek van álle roostervrije dagen en dagdelen de datum bekend is en voor zover van toepassing zijn afgevinkt op de teamlidbladen. Wanneer er meerdere roostervrije dagen of dagdelen voor afzonderlijke groepen of bouwen zijn, moeten deze niet allemaal apart worden vermeld; er zouden dan immers teveel lesuren van de onderwijstijd worden afgetrokken! Hoe dit het best kan worden ingevuld hangt af van de situatie: Als de roostervrije dag slechts één groep of bouw betreft moet deze gewoon in Rubriek D worden vermeld. Het gaat er immers om dat ook deze groep het vereiste aantal lesuren krijgt. Er kan dan in het opmerkingenvak vermeld worden dat voor de overige groepen een navenant groter aantal lesuren geldt. Als verschillende groepen of bouwen op verschillende dagen een roostervrije dag hebben, wordt deze dag maar één keer in Rubriek D vermeld, en uit praktische overwegingen met de datum die voor het grootste deel van de leerkrachten geldt. De lesurenberekening blijft dan kloppen en deze dag kan vervolgens op de teamlidbladen worden afgevinkt met ja bij degenen voor wie de roostervrije dag geldt. De dag op de andere datum (of data) moet dan op de teamlidbladen voor wie deze dag geldt handmatig worden ingevoerd in Rubriek E. 10

17 Geclusterde dagen/dagdelen Wanneer bijv. in de groepen 1 en 2 iedere week of regelmatig een vrijdagmiddag vrij wordt gegeven, kunnen deze lesuren geclusterd op één regel en zonder datum vermeld worden in Rubriek D. Ook in dat geval zal in het opmerkingenvak de navenant grotere netto onderwijstijd van de overige groepen moeten worden vermeld. Deze cluster wordt dan op de betreffende teamlidbladen afgevinkt. Er kan echter ook voor worden gekozen de cluster niet in Rubriek D te vermelden, maar alleen in te vullen in Rubriek E op de betreffende teamlidbladen. In het opmerkingenvak op de Lesurenberekening moet dan wel worden vermeld wat de netto onderwijstijd is voor de betreffende groepen binnen de cluster Rubriek E netto lestijd In Rubriek E staat de berekende netto lestijd van het schooljaar. Bedenk wel dat het hierbij gaat om de ingeroosterde lestijd voor de kinderen, al zal deze berekende netto lestijd doorgaans overeenkomen met de (aanvankelijk*) ingeroosterde lestaak van een voltijder. *) Aanvankelijk omdat de voltijder in het basismodel voor de lesuren boven de 930 uur, uitgeroosterd moet worden van lesgevende taken Rubriek F basisgegevens taakberekening De maximale lestaak is 930 uur in het basismodel. Het programma gebruikt dit maximum zowel bij het basismodel als bij het overlegmodel als referentiepunt - zie hierboven. Wanneer binnen een alternatief overlegmodel een collectieve hogere maximale lestaak is afgesproken, wordt hier dit hogere maximum ingevuld. Op alle labels waarin de vermelding basismodel staat, wordt deze dan automatisch vervangen door het label overlegmodel. De opslagfactor is het afgesproken percentage van de lestaak dat beschikbaar is voor het (groepsgebonden) voor- en nawerk. Het ligt tussen de 35 en 45% en wordt hier ingevuld. Op het teamlidblad kan dit percentage individueel worden aangepast Standaard urenverdeling bij voltijders Onder het werkblad Lesurenberekening kan de op de school of binnen het bestuur afgesproken standaardverdeling van de 40-urige werkweek over de weekdagen worden ingevuld. Dit schema wordt gebruikt in de nieuwe module naast elk teamlidblad waarmee de netto arbeidsduur van deeltijders en verlofopnemers automatisch over de werkdagen wordt verdeeld. Deze verdeling gebeurt op basis van deze hier in te vullen standaardverdeling. Wanneer alle teamleden OP alleen maar héle dagen werken, kan worden volstaan met de invulling van de arbeidsduur per hele werkdag in één van beide kolommen Optimaliseer beeldinstellingen Onderaan het toelichtingenvak bevindt zich de knop Optimaliseer beeldinstellingen. Door hierop te klikken wordt voor de hele werkmap de beste beeldinstelling gekozen. Door ook het grijze lint te laten verdwijnen krijg je een rustiger beeld en meer schermruimte. Je laat het lint verdwijnen en weer verschijnen door op je toetsenbord op Ctrl + F1 te drukken. Lees in hoofdstuk 7 meer over de beeldinstellingen. 11

18 2.4.9 Standaardurenverdeling bij voltijders De standaardurenverdeling over de weekdagen van de 40-urige werkweek kan hier worden ingevuld. Dit rooster wordt gebruikt in de module naast elk teamlidblad OP voor de verdeling van de arbeidsuren van deeltijders en verlofopnemers d.i.. De arbeidsuren worden dan automatisch in dezelfde verhouding als bij voltijders over de werkdagdelen verdeeld. Een voorbeeld van de lesurenberekening: In alle groepen wordt 24:30 uur lesgegeven. De netto lestijd bedraagt 948:30 uur; er is dus een marge van 8:30 uur. In Rubriek F kan de maximale lestaak (in het basismodel 930 uur) en de opslagfactor worden ingevuld. Houd ook bij het overlegmodel 930 uur aan. 12

19 3. Werkblad Formatieoverzicht 3.1 Invoerscherm voor basisgegevens Het invoeren van alle namen, aanstellingen, de gegevens duurzame inzetbaarheid en werkdagdelen, gebeurt op dit werkblad. De ingevulde gegevens worden automatisch op ieder afzonderlijk teamlidblad overgenomen en doorgerekend. Het wijzigen van deze basisgegevens kan alleen via het invoerscherm (3.4). De eerste 50 regels zijn bestemd voor OP. De laatste 15 regels zijn voor het OOP (zonder lesgevende of behandeltaken), zoals een conciërge of administratief personeel. Het Formatieoverzicht biedt ook de mogelijkheid allerlei proefberekeningen uit te voeren. Bijvoorbeeld om de juiste aanstellingsomvang te vinden bij een vacature, of de beste dagdeelcombinatie bij een gegeven aanstellingsomvang, al of niet met verlofopname. 3.2 Werktijdfactor Voor het maken van berekeningen blijft de Wtf op de achtergrond noodzakelijk. De werktijdfactoren worden na invulling in de kolom ervoor vanzelf omgezet in aanstellingen in uren en minuten. Rechts op het werkblad is een kleine module waarmee snel de wtf kan worden berekend bij een gegeven aantal aanstellingsuren. 3.3 Budget duurzame inzetbaarheid en overgangsregeling Er zijn m.b.t. het budget Duurzame inzetbaarheid 5 categorieën: 1. Tot en met salarisnummer 3 geldt voor beginnende leerkrachten een dubbel basisbudget (wtf x 80 uur). De extra 40 uur is vooral bedoeld om de beginnende leerkracht te ontlasten. 2. Boven salarisnummer 3 en jonger dan 57 jaar en geen overgangsregeling. Hierbij geldt alleen het basisbudget (wtf x 40 uur). Dit budget kan bij een vastgelegd doel ook maximaal 3 jaar (deels) gespaard worden jaar of ouder en geen overgangsregeling. Hierbij geldt het basisbudget + het bijzonder budget (wtf x ( uur)). Deze 2 budgetten kunnen ook als verlof worden opgenomen. Bij opname als verlof hoeft over het basisbudget geen eigen bijdrage te worden betaald; over het bijzonder budget is de eigen bijdrage voor leerkrachten 50%. Het basisbudget kan alleen worden ingezet voor verlof als eerst het bijzonder budget volledig is ingezet. Een eventuele rest kan verder als gewoon budget worden ingezet. Het budget kan ook (deels) worden gespaard (maximaal 5 jaar) en kan dan vanaf 62 jaar met een maximum van 340 uur (170 uur regulier budget uur uit het spaarsaldo) per jaar worden opgenomen. Inzet als regulier budget beschreven in de CAO-PO, 13

20 opname als verlof en sparen, kunnen ook gecombineerd worden. Wanneer het bijzonder budget minder dan 45 uur is, vervalt het recht op dit budget. Wanneer het budget gespaard is geldt bij opname dat er over 80 uur geen eigen bijdrage behoeft te worden betaald (er zit immers 2 x het basisbudget in). In de kolom Verdeling wordt dit vanzelf berekend. 4. Overgangsregeling 1 (o.r. 1) geldt voor degenen die op 30 september 2014 al gebruik maakten van de kleine BAPO. Deze bestaat uit het basisbudget + het overgangsbudget -> (wtf x ( uur)), met als verschil met de reguliere regeling dat wanneer het verlof gedeeltelijk wordt opgenomen, het basisbudget en het overgangsbudget in gelijke verhouding moeten worden ingezet (dus in de verhouding 40:130). Wanneer bij opname verlof het aantal op te nemen uren is ingevuld, wordt dit automatisch berekend. 5. Overgangsregeling 2 geldt voor degenen die op 30 september 2014 al gebruik maakten van de grote BAPO. Deze regeling bestaat uit het basisbudget + het bijzonder budget + het overgangsbudget -> (wtf x ( )). Bij gedeeltelijke opname van dit verlof kan worden geschoven met de inzet van het basisbudget en het bijzonder budget aan de ene kant, en het overgangsbudget aan de andere kant. Aangezien over het basisbudget geen eigen bijdrage hoeft te worden betaald, wordt de eigen bijdrage dus minder naarmate meer uren van het basisbudget worden ingezet. Net als bij o.r. 1 tussen het basis- en het overgangsbudget, is er tussen het basisen het bijzonder budget een vaste verhouding van 40:130. Wanneer het verlof gedeeltelijk wordt opgenomen, wordt de bovengenoemde gewenste verdeling gevonden door de in te zetten uren van het basisbudget proefondervindelijk in te vullen. Het programma berekent dan zelf de voorgeschreven verdeling over het bijzonder en overgangsbudget. Wanneer het verlof volledig wordt opgenomen moet bij de inzet van het Basisbudget altijd het beschikbare Basisbudget volledig worden ingezet. Bij overgangsregeling 1 en 2 houdt het programma bij de berekening van het eventuele aantal resturen van het budget duurzame inzetbaarheid, er rekening mee dat de nietingezette uren van het overgangsbudget komen te vervallen Het spaarsaldo duurzame inzetbaarheid Verminder of vermeerder bij het ingebruiknemen van de planner voor het nieuwe schooljaar het saldo van de gespaarde d.i.-uren met de resp. opgenomen en gespaarde uren. Maak vervolgens een afdruk om de saldo s vast te leggen. Aan de hand van deze afdruk kunnen dan een jaar later weer de nieuwe saldo s worden berekend en ingevuld. 3.4 Het invoerscherm OP Op het Formatieoverzicht kunnen alleen de naam en het Spaarsaldo geselecteerd en rechtstreeks op het overzicht worden ingevoerd of gewijzigd. Alle andere gegevens kunnen alleen via het invoerscherm worden ingevuld of gewijzigd. Op het invoerscherm geldt dat alleen op de witte velden gegevens kunnen worden ingevoerd. Het invoerscherm roep je op als je éérst in de Namenkolom (regel 1 t/m 50) de betreffende regel selecteert (een lege regel als je een nieuw teamlid invoert, of een naam als je diens gegevens wilt wijzigen), en vervolgens op de nummerbalk klikt. In het informatievak onderaan het invoerscherm is een toelichting op elk Rubriek en over de gekozen categorie duurzame inzetbaarheid te lezen. Klik hiervoor op een Rubriek of optieknop (Rubriek 2) waarover je nadere informatie wilt. 14

21 3.4.1 Invoerscherm Rubriek 1 naam en aanstelling Eerst vul je de naam en de werktijdfactor in. Als de wtf niet bekend is, maar de aanstelling in uren wel, kun je de wtf berekenen met rekenmodule 1 rechts op het formatieoverzicht. Het invoerscherm dient daartoe eerst te worden gesloten Invoerscherm Rubriek 2 en 3 - duurzame inzetbaarheid Na het invullen van de naam en Wtf in Rubriek 1, klik je in Rubriek 2 op de betreffende categorie Duurzame inzetbaarheid (zie hierboven). In rubriek 3 verschijnen dan alleen de velden die bij de gekozen optie van belang kunnen zijn. Wanneer er betreffende te sparen of als verlof op te nemen uren worden ingevoerd (in deze rubriek als gewone hele getallen!), moet je na elke invoer in rubriek 3 op de knop Update formulier drukken. De uren in de kolom verdeling verlofopname zijn alleen van belang wanneer het verlof niet volledig wordt opgenomen, of wanneer gespaarde uren zijn ingezet voor het verlof. Het verlof mag bij Wtf 1,0 niet groter zijn dan 340 uur; bij deeltijders dus naar rato. Wanneer bij overgangsregeling 1 of 2 niet bekend is hoe groot de werkelijke verlofopname is in arbeidsuren, maar wel de BAPO werktijdfactor van de verlofopname, dan kan het aantal verlofuren worden berekend door deze BAPO-wtf met 1659 te vermenigvuldigen, of met behulp van module 2 rechts naast het formatieoverzicht Invoerscherm Rubriek 4 - lesdagdelen Na het invullen van rubriek 3, worden in rubriek 4 de vaste lesdagdelen van deze leerkracht aangeklikt. Wanneer er bij een continurooster in rubriek A op de Lesurenberekening de dagelijkse lestijden alleen in de ochtendkolom zijn ingevuld, worden hier alleen de ochtendlesdagdelen aangeklikt. Denk erom dat het hier alleen over de dagdelen gaat waarop les wordt gegeven of behandeltaken worden verricht. De lesdagdelen waarop andere taken worden verricht worden dus niet aangeklikt! correctie lesuren Het kan zijn dat een leerkracht wekelijks op één of meerdere dagdelen korter lesgeeft dan de ingevulde schoollestijd op de Lesurenberekening. Het totaal per week hiervan kan worden ingevuld in het vakje correctie. Dus als een leerkracht op twee middagen elk een half uur korter lesgeeft dan de schoollestijd, vul je hier 1 uur in. Ook wanneer bijvoorbeeld een deeltijder de woensdag om en om werkt, kan dit worden gecorrigeerd met de helft van de woensdaglestijd. Denk hier om de dubbele punt tussen de uren en minuten! Er kan ook voor worden gekozen de correctie niet hier in te vullen, maar het jaarlijkse totaal van de in mindering te brengen lesuren in te vullen in Rubriek F (uitgeroosterde lesuren) op het betreffende 15

22 teamlidblad. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn wanneer de correctie niet elke week even groot moet zijn of slechts een deel van het schooljaar beslaat Opslaan Wanneer alles is ingevuld klik je op de knop Opslaan. Je ziet dan op de betreffende regel de gegevens verschijnen Regel wissen Een regel op het Formatieoverzicht kun je wissen door op deze knop te klikken. De automatische berekeningen op het Teamlidblad worden daarmee ook gewist Teamblad wissen Wil je vervolgens het Teamlidblad helemaal leegmaken, dan klik je op deze knop. De lege regel en het bijbehorend Teamlidblad zijn dan weer beschikbaar voor nieuwe invoer. 3.5 Meer of minder (-) dan de maximale lestaak in het basismodel In de 5e kolom van rechts te zien hoeveel uren op basis van de aanstelling nog kunnen worden in- of uitgeroosterd in het basismodel. Een positief getal duidt op een overschrijding van de maximale lestaak (uitroosteren); een negatief getal geeft het aantal uren aan waarop het teamlid gezien de maximale lesomvang bij zijn/haar aanstelling nog zou kunnen worden ingeroosterd. Wanneer het overlegmodel wordt toegepast is in deze kolom te zien in hoeverre de ingeroosterde lesuren afwijken van de referentie-uren van het basismodel (zie hoofdstuk 1). Bedenk wel dat het vermelde aantal uren in deze kolom pas correct is, wanneer op de teamlidbladen de betreffende uren in Rubriek D zijn afgevinkt en ook de eventuele uren in Rubriek E en F zijn ingevuld. 3.6 Percentage ingevulde uren d.i., professionalisering en overige taken. Op de tweede pagina van elk Teamlidblad kunnen de omschrijvingen en uren van de drie bovengenoemde budget/taakonderdelen worden ingevuld. In de laatste drie kolommen van het formatieoverzicht worden de ingevulde uren weergegeven als percentage van het totale budget/taakonderdeel. Dus wanneer bijvoorbeeld van een budget duurzame inzetbaarheid van 30 uur 15 uur is ingevuld, verschijnt in de betreffende cel het getal 50 (%). Het percentage is gekoppeld aan een kleur: bij een laag percentage kleurt de cel lichtgeel en bij een hoog percentage donkergroen. Op deze wijze is snel te zien in hoeverre bij elke leerkracht het betreffende budget of taakonderdeel is ingevuld. Het maximumpercentage is hier uiteraard 100, daarboven kleurt de cel rood. 3.7 Spaarsaldo In deze kolom op het Formatieoverzicht kan het (resterend) saldo van de in voorgaande jaren gespaarde uren handmatig worden bijgehouden. 16

23 3.8 De jaartaakberekening bij hele of gedeeltelijke ambulantie De jaartaakberekening kan ook gebruikt worden voor andere OP-functies dan groepsleerkracht. Hieronder wordt het gebruik per functie toegelicht berekening van de arbeidsuren en de lestaak bij (gedeeltelijk) ambulante teamleden De berekening van de arbeidsuren is voor alle functies gelijk. Een berekend tekort aan lesuren is bij onderstaande functies niet van toepassing en kan genegeerd worden. De uren die niet worden gebruikt voor de lestaak en het voor- en nawerk worden automatisch opgenomen in de overige taken/schooltaken directeur Bij een directeur zonder lesgevende taken worden op het invoerscherm geen lesdagdelen aangeklikt. Op het teamlidblad blijft het aantal uren voor de lestaak en het voor- en nawerk dan 0. De vermelde uren voor professionalisering gelden niet voor de directeur; deze uren moeten bij de uren van de overige taken/schooltaken worden gerekend. De uren duurzame inzetbaarheid gelden wel. Dit is vooral van belang wanneer er een verlof is berekend of verlof gespaard wordt. De uren van de professionalisering en de overige taken/schooltaken samen vormen de uren voor de directeurstaken. Bij een directeur met lesgevende taken worden de betreffende lesdagdelen aangeklikt. De uren overige taken/schooltaken + de uren voor de professionalisering zijn de uren voor de directeurstaken (inclusief de professionalisering) adjunct-directeur Wanneer de adjunct-directeur geen lesgevende taken heeft, geldt bovenstaande met als verschil dat de uren voor professionalisering hier wel gelden. Wanneer de adjunct-directeur gedeeltelijk van lesgevende taken is vrijgesteld, worden op het invoerscherm alleen de dagdelen van de betreffende lesdagen aangeklikt. De vermelde uren voor de overige taken/schooltaken zijn de uren voor de adjunct-directeurstaken + eventuele overige taken intern begeleider en remedial teacher Wanneer de ib er of rt er geen groepsgebonden of individuele lestaken heeft, worden op het invoerscherm geen lesdagdelen aangeklikt. De vermelde uren bij overige taken/schooltaken zijn de uren voor de ibwerkzaamheden + eventuele overige taken. Als de ib er naast de ib-werkzaamheden ook groepsgebonden lesgeeft worden alleen deze lesdagdelen op het invoerscherm aangeklikt. Net als bij de adjunct-directeur worden de groepslesgebonden uren met het bijbehorende voor- en nawerk berekend. De vermelde uren voor de overige taken/schooltaken zijn de uren voor de ib-werkzaamheden + eventuele overige taken samenvatting Bij alle bovengenoemde voorbeelden is de berekeningswijze dus steeds hetzelfde: de uren die niet worden ingeroosterd voor de bij de grootte van de aanstelling behorende lestaak, worden tezamen met de daarbij behorende uren voor het voor- en nawerk (opslagfactor) automatisch opgenomen in de uren voor de overige taken. In onderling overleg stel je dan desgewenst, afhankelijk van de functie, vast welk deel van deze o.t.-uren bestemd is voor de functiegebonden arbeidsuren en welk deel er dan nog eventueel overblijft voor overige schooltaken voorbeeld Een leerkracht/ib er met wtf 1,0 geeft twee dagen les en heeft drie dagen (wo t/m vrij) voor ib-werk. Als we dit in de demo invullen (zie nr. 10 in de demo 18/19) blijken er dan (zie Rubriek J) 531 lesuren niet te zijn ingeroosterd. Inclusief 40% uur voor het voor- en nawerk is dat samen 743 uur voor de ib-taak. Voor de overige schooltaken zijn dan nog = 234 uren beschikbaar. 17

24 3.9 Arbeidsduur OP De arbeidsduur per dag wordt bij het OP op het teamlidblad ingevuld. Meer hierover in hoofdstuk Het formatieoverzicht en invoerscherm OOP (zonder lesgevende en/of behandeltaken) Op het formatieoverzicht van het OOP (regel 51 t/m 65) moeten naast het spaarsaldo ook de werkuren per dag rechtstreeks op het overzicht worden ingevuld. De overige gegevens worden op het invoerscherm ingevuld. leeftijdsuren OOP Het geboortejaar moet worden ingevuld i.v.m. de leeftijdgebonden extra verlofuren. Voor OOP in schaal 8*) of hoger, geldt ook een jaarlijks extra verlof van 8 uur bij wtf 1,0. *)Bij schaal 8 alleen afvinken wanneer het laatste salarisnummer is bereikt. duurzame inzetbaarheid De regeling duurzame inzetbaarheid is bij het OOP, inclusief de overgangsregeling, identiek aan die van het OP, m.u.v. de extra uren voor beginnende leerkrachten. De overgangsregeling voor het OOP dat op 30 september 2014 gebruik maakte van de regeling voor 60-jarigen is niet in de berekening opgenomen. In voorkomende gevallen kan dit worden opgelost door het totaal van deze verlofuren te vermelden in Rubriek F (extra ingeroosterde uren) op teamlidblad. Deze uren worden dan als extra gewerkte arbeidsuren beschouwd. 18

25 4. Werkbladen Teamlidblad OP en OOP 4.1 Teamlidblad OP Met uitzondering van de Rubrieken D, E en F, en de arbeidsuren in Rubriek A, is na het invullen van het Formatieoverzicht de eerste pagina van het teamlidblad automatisch ingevuld; het programma beoordeelt in deze rubrieken zelf aan de hand van de per leerkracht ingevoerde lesdagdelen en arbeidsuren welke uren in rubriek A t/m C wel of niet moeten worden meegeteld. In deze rubrieken kan op het teamlidblad zelf niets gewijzigd worden. Op het teamlidblad OP kunnen in rubriek D de uit te roosteren les- en arbeidsuren afgevinkt worden met ja als ze op de betreffende leerkracht van toepassing zijn en moeten worden afgetrokken. Verder kunnen er in Rubriek E en F nog een paar in- of uit te roosteren uren/dagen worden ingevuld die alleen voor de betreffende leerkracht gelden. In het voorbeeld hierboven zijn de vrijdagen in rubriek A, C en D dus niet van toepassing omdat deze leerkracht niet werkt op vrijdag. Van de donderdag in rubriek C telt het programma alleen de les- en arbeidsuren van de ochtend mee Rubriek A - ingeroosterde arbeidsuren Wanneer je ook de ingeroosterde arbeidsduur wilt berekenen, moet je in rubriek A op het teamlidblad de arbeidsuren per dag invullen. voltijders Bij voltijders houd je de afgesproken standaardverdeling van de arbeidsuren over de weekdagen aan zoals ingevuld onderaan het werkblad Lesurenberekening. Zij hebben 41,5 werkweken (1659/40) en houden doorgaans nog ongeveer twee weken aan arbeidsuren over om door te werken in de schoolvakanties. Dit aantal door te werken uren wordt berekend in rubriek L. Om de door te werken uren bij verschillende aanstellingen onderling te kunnen vergelijken worden deze omgerekend in het aantal nog te werken weken, gerekend in werkweken van het betreffende teamlid. Deze doorwerkfactor (dwf) is bij alle voltijders dezelfde, maar kan bij deeltijders en verlofopnemers hier sterk van afwijken. Lees hierover meer bij rubriek L paragraaf deeltijders Deeltijders kunnen in rubriek A in principe niet langer worden ingeroosterd dan hun aanstelling. Aangezien die aanstelling meestal niet precies de som is van de standaardverdeling bij voltijders, moet bij hen doorgaans een eigen verdeling worden gemaakt die de standaardverdeling wel zo dicht mogelijk benadert en samen precies de netto wekelijkse arbeidsduur is (dit kleurt dan groen). Gebruik hiervoor de module naast het teamlidblad. module verdeling arbeidsuren Naast het Teamlidblad is een module waarmee de netto arbeidsduur van deeltijders automatisch over de werkdagdelen wordt verdeeld op basis van de ingevulde verdeling van de arbeidsuren bij voltijders onderaan de Lesurenberekening. De voorgestelde verdeling wordt door op de knop te klikken naar rubriek A gekopieerd. Door afrondingsverschillen kan het voorstel enkele minuten afwijken van de netto arbeidsduur. Corrigeer dit in rubriek A na het kopiëren. In principe zouden ook deeltijders moeten uitkomen op 41,5 werkweken, maar het nog te werken aantal weken (zie rubriek L) kan echter sterk variëren, omdat het afhangt van de mate waarin de losse vakantiedagen op hun vaste werkdagen vallen. Meer hierover in paragraaf hieronder. 19

26 verlofopnemers duurzame inzetbaarheid In rubriek L wordt de netto wekelijkse arbeidsduur na aftrek van een verlof duurzame inzetbaarheid berekend. Bij verlofopnemers is dit slechts ter informatie over de gemiddelde arbeidsduur per week na de verlofopname. De verlofopname schept wat de verdeling van de arbeidsuren betreft een nieuwe situatie. Werknemer en werkgever overleggen hoe het verlof wordt opgenomen. Daarbij behoeft niet langer te worden vastgehouden aan de wekelijkse arbeidsduur zoals bij deeltijders, maar kan wat de arbeidsuren per dag betreft in alle gevallen worden uitgegaan van hetzelfde schema als bij voltijders. Eventuele nog uit of in te roosteren resterende arbeidsuren worden ingevuld in rubriek E of F. Gelijkmatige verdeling van de netto wekelijkse arbeidsduur over alle weken is echter niet altijd mogelijk. Soms moet een deel van het jaar bijvoorbeeld 4 dagen worden gewerkt, en de rest van het jaar 5. Bij zo n onregelmatig weekrooster vul je op het formatieoverzicht de lesdagdelen in van het aantal lesdagen dat de langste periode bestrijkt. Dus bij een verdeling van bijvoorbeeld 10 weken 5 lesdagen en het resterende jaar 4 lesdagen, vul je de lesdagdelen in van die vier dagen, en op het teamlidblad in rubriek A de arbeidsduur bij die vier dagen Rubriek B en C In deze rubrieken wordt alles automatisch berekend en kan niets veranderd worden Rubriek D les- en arbeidsuren overige uit te roosteren dagen, dagdelen en uren Deze rubriek moet handmatig worden ingevuld. Vink de data die op de werkdagen van het teamlid vallen af met ja, en vul daarachter de uit te roosteren arbeidsuren in. Houd hierbij dezelfde urenverdeling aan als in rubriek A. Studiedagen Teamleden die een studiedag volgen, geven die dag geen les. Dus wanneer de studiedag op de lesdag van een teamlid valt vink je de lesuren aan met ja zij worden dan afgetrokken. Een studiedag valt echter onder de uren voor de overige taken of professionalisering, dus binnen de arbeidsduur. De arbeidsuren moeten dus bij een studiedag niet worden afgetrokken en dus niet worden ingevuld! Volgt een deeltijder een studiedag die niet op de werkdag valt, dan rooster je de arbeidsuren van die dag (volgens de standaardverdeling) in in rubriek F Rubriek E extra uitgeroosterde uren (volgens rubriek A) Vul hier de les- en arbeidsuren in waarop het teamlid extra wordt uitgeroosterd. Houd hier dezelfde arbeidsuren aan die je voor die werkdag in A hebt ingevuld Rubriek F extra ingeroosterde uren (standaardurenverdeling) Vul hier de les- en arbeidsuren in waarop het teamlid extra wordt ingeroosterd. Omdat het hier om extra uren gaat en het geen uren zijn op basis van de verdeling in rubriek A, houd je in rubriek F altijd de standaardurenverdeling zoals bij voltijders aan Rubriek G - budget duurzame inzetbaarheid In deze rubriek zie je een overzicht van de opbouw en inzet van het budget Duurzame inzetbaarheid. 20

27 4.1.7 Rubriek H jaarlijkse arbeidsduur De netto arbeidsduur wordt berekend door er een eventueel verlof duurzame inzetbaarheid af te trekken Rubriek I maximale lestaak De netto maximale lestaak in het basismodel wordt hier berekend door deze te verminderen met het lesgebonden deel (zie 6.1.1) van een eventueel verlof duurzame inzetbaarheid Rubriek J opbouw ingeroosterde jaartaak In het gele vakje naast het voor- en nawerk kun je hier een eventuele afwijkende individuele opslagfactor invullen. De deskundigheidsbevordering is vervangen door (individuele) professionalisering. Dit budget bedraagt 2 uur per week (bij wtf 1,0); op jaarbasis is dat 83 uur Rubriek K ingeroosterde lestijd Achter het verschil met basismodel is te zien hoeveel lesuren nog kunnen worden in- of uitgeroosterd in het basismodel. Bij het overlegmodel geeft dit verschil ter referentie aan in hoeverre meer of minder lesuren zijn ingeroosterd dan de maximale lestaak in het basismodel Rubriek L - ingeroosterde arbeidsduur In Rubriek L wordt de ingeroosterde arbeidsduur vergeleken met de netto (dus na een eventuele verlofopname Duurzame inzetbaarheid) arbeidsduur per jaar en per week. Het aantal werkweken is 41,475. De in te roosteren arbeidsduur per week wordt berekend door de netto arbeidsduur per jaar te delen door 41,475 (1659/40 = 41,475). Wanneer de ingeroosterde arbeidsduur wordt afgetrokken van de jaarlijkse netto arbeidsduur zullen er normaal gesproken een aantal nog te werken arbeidsuren overblijven. In het kader van de werkdrukverlichting zouden deze uren dan moeten worden doorgewerkt in de schoolvakanties. Na berekening zal blijken dat het aantal nog door te werken uren bij deeltijders en verlofopnemers in verhouding tot voltijders sterk kan verschillen. Dit komt omdat bij hen de losse vakantiedagen niet bij iedereen in gelijke mate op zijn of haar werkdagen vallen. doorwerkfactor Om het aantal nog te werken uren onderling te kunnen vergelijken wordt de doorwerkfactor berekend door het aantal nog te werken uren te delen door de wekelijkse arbeidsduur van het teamlid. Aan deze doorwerkfactor is snel te zien wie gedurende de schoolweken relatief meer of minder is ingeroosterd dan een voltijder. De doorwerkfactor van de voltijder is de normfactor. consequenties doorwerkfactor Of aan de verschillen tussen de doorwerkfactoren gevolgen moeten worden verbonden is aan de scholen zelf en mede afhankelijk van hoe men met de doorwerkregeling omgaat. In ieder geval zal uit de berekeningen duidelijk worden dat het aantal in de schoolvakanties nog te werken uren/weken buiten de voltijders voor iedereen verschillend is. Dit betekent dat de arbeidsuren verhoudingsgewijs niet bij iedereen evenveel zijn ingeroosterd tijdens de schoolweken. Dit is in wezen ongewenst (want oneerlijk) en kan 21

28 worden gecorrigeerd door extra uit- of in te roosteren arbeidsuren. Lees hierover meer op de website: Achtergrond, punt 2 t/m 4 en Rubriek M duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken In deze rubriek zie je een overzicht van het aantal reeds ingeplande uren voor deze drie taakonderdelen op pagina 2 van het teamlidblad. 4.2 Demo met inroostervoorbeelden Van de website kan een demo met inroostervoorbeelden worden gedownload. In de demo zijn 15 teamlidbladen ingevuld. De voorbeelden en de commentaren erbij in het opmerkingenvak op elk teamlidblad zullen veel verduidelijken. 4.3 Teamlidblad OOP Het teamlidblad OOP is grotendeels identiek aan het blad OP. Op het teamlidblad OOP worden uiteraard geen lesgebonden uren vermeld Verlof- en leeftijdsuren OOP De verlofopbouw wijkt af van die van het OP. Het verlof bij het OOP kent 4 componenten: 1. het vakantieverlof (428 uur bij wtf 1,0); 2. het eventuele d.i.-verlof (inclusief overgangsregelingen); 3. de extra leeftijdgebonden verlofuren (Art. 8.3 CAO-PO); 4. en de eventuele opslag bij inschaling in schaal 8*) of hoger. *) Dit geldt in schaal 8 alleen voor wie het laatste salarisnummer van deze schaal heeft bereikt Opbouw jaartaak De jaartaak van het OOP bestaat uit drie onderdelen: 1. de uren voor de te verrichten werkzaamheden; 2. het budget d.i.; 3. het budget professionalisering. Tezamen vormen zij de arbeidsduur Rubriek A en B In de rubrieken A en B wordt alles automatisch berekend en kan niets gewijzigd worden Rubriek C arbeidsuren overige héle feest- en vakantiedagen Omdat de roostervrije dagen in Rubriek C in sommige gevallen niet automatisch van de werkuren moeten worden afgetrokken, moeten deze op het OOP-blad handmatig worden afgevinkt met ja wanneer deze dagen op de vaste werkdagen van het teamlid vallen en zij ook voor het OOP vrije dagen zijn. 22

29 4.3.5 Rubriek D overige uit te roosteren dagen, dagdelen en uren Vul hier de arbeidsuren in van de dagen die op de vaste werkdagen vallen van het teamlid. Houd hierbij dezelfde urenverdeling aan als Rubriek A Rubriek E en F extra in en uit te roosteren uren Vul hier de extra in of uit te roosteren uren in Rubriek J ingeplande arbeidsuren Net als in rubriek L op het teamlidblad OP is hier te zien hoeveel uren nog moeten worden in- of uitgeroosterd. Aangezien er 41,5 werkweken zijn zullen, afhankelijk van het aantal schoolweken, OOP ers net als OP ers nog een paar weken moeten doorwerken in de schoolvakanties. nog in te plannen uren kunnen niet tijdens het schooljaar worden ingepland Wanneer de nog in te plannen uren extra worden ingeroosterd tijdens de schoolweken zal er overwerk ontstaan, hetgeen weer gecompenseerd moet worden. De nog in te plannen uren kunnen dus doorgaans niet tijdens het schooljaar extra worden ingepland, maar net als bij OP ers alleen in de schoolvakantieweken. Wanneer aan de doorwerkregeling in de schoolvakanties bij het OP geen uitvoering wordt gegeven, moet dit bij het OOP uiteraard ook niet gebeuren. Wanneer met het OP wordt afgesproken dat in de zomervakantie een aantal dagen wordt doorgewerkt ter afsluiting en voorbereiding van het schooljaar, doet men dit op dezelfde wijze met het OOP. nog te werken uren - doorwerkfactor Zie paragraaf De overige rubrieken behoeven geen nadere toelichting. 4.5 Tweede pagina Teamlidblad OP en OOP Op de tweede pagina van het teamlidblad kunnen de activiteiten voor de Duurzame inzetbaarheid, Professionalisering en Overige taken worden ingevuld. In de middelste kolom komt de omschrijving en in de laatste kolom moeten hier de uren als gewone hele getallen worden ingevoerd (dus zonder dubbele punt). Een totaaloverzicht van de ingevulde uren wordt teruggekoppeld in Rubriek M (L bij het OOP) op de eerste pagina van het teamlidblad, en bovendien als percentage in de laatste drie kolommen op het Formatieoverzicht. Dit percentage is gekoppeld aan een kleur; naarmate meer uren zijn ingepland kleurt de cel van lichtgeel naar donkergroen, zodat in één oogopslag de mate van inplanning te overzien is Invoer activiteiten De activiteiten en hun uren kunnen rechtstreeks op de tweede pagina van het teamlidblad worden getypt, maar kunnen ook via een invoerscherm worden ingevoerd. Het invoerscherm is op te roepen door op een willekeurige plek op één van de drie nummerkolommen te klikken. Er zijn in de werkmap 3 lijsten beschikbaar waarin vaak voorkomende items voor de drie bovengenoemde onderdelen kunnen worden geplaatst. Uit deze lijsten kan dan bij het invullen van de Teamlidbladen een keus worden gemaakt, zodat deze items niet telkens behoeven te worden overgetypt. 23

30 Ook op de lijsten kunnen de acitiviteiten rechtstreeks worden getypt, maar ook hier kunnen deze via het invoerscherm worden ingevuld Werking invoerscherm activiteiten gelijktijdig toevoegen nieuwe activiteit aan zowel een lijst als het teamlidblad 1. Klik op de tweede pagina van het betreffende teamliblad op een willekeurige plek op de nummerbalk; 2. Typ de activiteit in de witte regel en de eventuele uren in het witte vakje ernaast bovenaan het invoerscherm; 3. Selecteer de betreffende lijst in het vak lijstkeuze en klik op de knop Toevoegen aan lijst 4. Selecteer nu in het vak Teamlidblad A, B of C het betreffende taakonderdeel en klik op Toevoegen aan vak bestaande activiteit toevoegen aan teamlidblad 1. Klik op de tweede pagina van het betreffende teamlidblad op een willekeurige plek op de nummerbalk; 2. Selecteer in het vak Lijstkeuze de betreffende lijst; 3. Selecteer de activiteit en vul in het witte vakje het vermelde of een ander aantal uren in; 4. Selecteer in het vak Teamlidblad A, B of C het betreffende taakonderdeel en klik op Toevoegen aan vak Sorteren items De 3 lijsten en de ingevulde items op de tweede pagina van het teamlidblad kunnen worden gesorteerd door op het blauwe sorteerpijltje bovenaan te klikken. Wanneer nieuwe items via het invoerscherm zijn ingevuld worden de lijsten na het sluiten van het invoerscherm automatisch gesorteerd. Gebruik in deze Planner nooit de sorteerfunctie van Excel zelf! 24

31 4.5.4 De lijsten kopiëren naar de nieuwe planner Bij ingebruikname van een nieuwe planner kunnen de bestaande lijsten eenvoudig van de oude naar de nieuwe planner gekopieerd worden. In de toelichting op de drie betreffende werkbladen kun je lezen hoe je dat doet. Dit is de enige plek in deze Planner waar kopiëren en plakken is toegestaan. 25

32 5. Werkblad Ouderschapsverlof OP en OOP en Overig verlof 5.1 Veranderingen ouderschapsverlof m.i.v Tot 2015 mocht ouderschapsverlof pas worden aangevraagd indien de medewerker een jaar bij de werkgever in dienst was. Vanaf 1 januari 2015 mag een medewerker echter direct na indiensttreding een beroep doen op ouderschapsverlof. Wel moet de medewerker het verlof minimaal acht weken voor aanvang ervan aanvragen. Opname van verlof moest tot 1 januari 2015 aan bepaalde eisen voldoen. Zo moest de medewerker het verlof in beginsel in een aangesloten periode opnemen en mocht per week niet meer dan de helft van arbeidsduur ouderschapsverlof worden genoten. De wettelijke basis voor deze bepalingen is geschrapt en ook artikel 8.19 lid 6 van de CAO PO is niet meer geldig. Medewerkers krijgen een budget aan ouderschapsverlof ter waarde van 26 maal de arbeidsduur per week per kind en zij bepalen zelf (uiterlijk acht weken van tevoren) hoe zij dit verlof willen inzetten en op welke momenten. Als werkgever kun je alleen indien er sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen de invulling van het verlof in overleg met de medewerker wijzigen. Als medewerkers hun ouderschapsverlof nog niet geheel hebben genoten op het moment dat hun dienstverband eindigt, mogen zij het resterende deel sinds 1 januari 2015 meenemen naar de volgende werkgever. De werkgever is verplicht om bij te houden op hoeveel uur ouderschapsverlof een medewerker nog recht heeft en een verklaring daaromtrent op verzoek van de medewerker te verstrekken. Het verlof mag in maximaal 6 periodes worden verdeeld van minimaal één maand. omvang ouderschapsverlof Bij inwerkingtreding van de 40-urige werkweek uit de CAO-PO (op 1 augustus 2015) zijn de bepalingen over het ouderschapsverlof gewijzigd. Wettelijk gezien hebben medewerkers per kind recht op 26 maal de arbeidsduur per week aan ouderschapsverlof. Voor een fulltime medewerker komt dit neer op 26 x 40 (1040 uur) verlof. Voor deeltijders geldt dit naar rato. De hoeveelheid betaald ouderschapsverlof (415 uur) blijft ongewijzigd. Opname van verlof zal ook anders worden afgeschreven dan vroeger het geval was. Ouderschapsverlof wordt net als vakantieverlof afgeschreven: op een dag dat ouderschapsverlof wordt opgenomen worden net zoveel uren afgeschreven als de medewerker normaal gesproken op die dag zou werken (dus volgens het schema in Rubriek A op het teamlidblad). 5.2 Het verlof wordt uitsluitend op het werkblad Overig verlof berekend Het ouderschapsverlof en overig betaald en onbetaald verlof worden uitsluitend op deze twee werkbladen berekend. Wanneer een verlof wordt gepland voor het lopend schooljaar, wordt aan de bestaande taakberekening niets gewijzigd. Wanneer een verlof wordt gepland voor het komend schooljaar, moet je eerst het teamlidblad invullen zonder rekening te houden met het voorgenomen verlof. Dus als een teamlid in het nieuwe schooljaar op een aantal vrijdagen of op alle vrijdagen een verlof wil opnemen, maak je toch eerst de jaartaakberekening inclusief de les- en arbeidsuren van alle vrijdagen. 26

33 De enige aanpassing (achteraf) op het betreffende teamlidblad, betreft de herberekening van de uren voor de duurzame inzetbaarheid, de professionalisering en de overige taken op de tweede pagina van het teamlidblad zie Meer hierover op de website: Achtergrond, punt Toelichting werkblad Overig verlof OP en OOP - Eerste pagina De werkbladen Overig verlof OP en OOP zijn nagenoeg gelijk. Bij het OOP ontbreekt op de tweede pagina de herberekening van de Overige taken. Samen invullen Omdat bij het invullen van een ouderschapsverlof een aantal beslissingen moeten worden genomen betreffende periode en omvang, is het geen slecht idee dit werkblad samen met het betreffende teamlid in te vullen Rubriek A - Persoonsgegevens Door op het werkblad het lijstnummer van het betreffende teamlid in te vullen worden de gegevens gekoppeld Rubriek B Gegevens kinderen en eerder opgenomen ouderschapsverlof Laat deze rubriek bij overig betaald en onbetaald verlof leeg. Vul bij een ouderschapsverlof hier de namen van de kinderen in in naam waarvan een verlof wordt aangevraagd en van de kinderen waarvoor reeds eerder een verlof is opgenomen. Vul daarbij ook per kind in hoeveel uren ouderschapsverlof al eerder werden opgenomen en welk deel daarvan betaald verlof was Rubriek C Periode verlofopname De invulling van deze rubriek spreekt vanzelf. Tel in de tweede kolom alleen het aantal lesweken dat in het verlof valt. De arbeidsuren van eventuele losse vakantiedagen binnen deze lesweken worden van het verlof afgetrokken, want de vakantieweken en losse vakantiedagen vallen al binnen het vakantieverlof Rubriek D Verdeling opname ouderschapsverlof Deze rubriek wordt alleen bij een planning van een ouderschapsverlof ingevuld. 27

34 Na invulling van het lijstnummer worden de aanstellingsgegevens gekoppeld en wordt per ingevuld kind berekend hoeveel verlof initieel beschikbaar is. Na invulling in rubriek B voor welke kinderen verlof wordt aangevraagd en hoeveel verlof eventueel al eerder is opgenomen, wordt in rubriek C berekend hoeveel verlof (betaald en onbetaald) nog resteert. Bij de berekening van een overig verlof worden de rubrieken B en D leeg gelaten. 28

35 5.4 Toelichting werkblad Overig verlof OP en OOP - Tweede pagina Rubriek Arbeidsduur Vul hier bij een ouderschapsverlofopname de uren in van een eventueel eerder opgenomen verlof in hetzelfde berekeningsjaar Rubriek Duurzame inzetbaarheid, Professionalisering en Overige taken na verlofopname Door een verlofopname wordt de jaarlijkse arbeidsduur verminderd. Hierdoor worden verhoudingsgewijs ook de uren voor bovengenoemde taakonderdelen minder en moeten eerder gemaakte afspraken wellicht worden aangepast. In deze rubriek wordt het verschil berekend. Vul dit verschil bij de drie taakonderdelen in op de tweede pagina van het betreffende teamlidblad in. Geef als omschrijving bijvoorbeeld: vermindering door (ouderschaps)verlof. Door er de betreffende uren van het verschil bij in te vullen, komt de omvang van de resterende uren voor elk onderdeel vanzelf in overeenstemming met de kleinere jaarlijkse arbeidsduur. Zie voorbeeld hieronder. 29

36 Op de tweede pagina van het teamlidblad zijn de berekende verschillen ingevuld als activiteit, waardoor het resterend aantal uren van elk taakonderdeel in overeenstemming komt met de kleinere jaartaak na de verlofopname. 30

37 5.5 Waarom verandert er aan de jaartaakberekening op het teamlidblad verder niets? Het maakt voor de berekening van de ingeroosterde jaartaak niets uit of alle geplande les- en arbeidsuren daadwerkelijk zijn gewerkt of voor een deel als verlof opgenomen. Het berekend aantal doorwerkuren (rubriek L op het teamlidblad) blijft ongewijzigd door de verlofopname, evenals een berekend tekort of overschot aan ingeroosterde lesuren. Wie dat niet duidelijk is, stelt zich voor dat een teamlid een periode afwezig is door ziekte. Gedurende de afwezigheid door ziekte lopen de berekende les- en arbeidsuren voor dit teamlid ook gewoon door; het teamlid hoeft deze uren niet in te halen en er verandert niets aan de eerder berekende jaartaak. 5.6 Hoe worden alle partijen geïnformeerd over de verlofopname? Het teamlid Het teamlid ontvangt de jaartaakberekening op basis van de volledige inzet volgens de aanstelling en met aangepaste uren voor de onderdelen Duurzame inzetbaarheid, Professionalisering en Overige Taken. Daarnaast ontvangt deze een afdruk van de verlofberekening. Het teamlid beschikt nu over alle informatie: de ingeroosterde jaartaak, de verlofperiode, de verlofdagen en (bij een ouderschapsverlof) de verdeling van de verlofuren over het betaalde en onbetaalde verlof. De directie/het bestuur De directie bewaart een afdruk van de verlofberekening in het dossier van het teamlid. Bij een volgende ouderschapsverlofopname worden de gegevens van de vorige verlofopnamen overgenomen op de nieuwe berekening. Bij vertrek dient volgens de CAO-PO het teamlid een overzicht van deze ouderschapsverlofopnamen mee te krijgen. Het administratiekantoor Op basis van de gegevens op de verlofberekening kan het administratiekantoor de salarisinhouding over de betreffende periode berekenen. 31

38 6. Verantwoording berekeningswijze 6.1 Verantwoording berekeningswijze Over hoe een en ander berekend moet worden is de CAO-PO niet altijd even helder. In deze paragraaf worden een aantal berekeningswijzen zoals Taakberekening-PO die toepast toegelicht. Volgens de gebruikersovereenkomst verklaar je je bij aanschaf met de hierbeschreven berekeningswijzen akkoord De berekening van het lesgebonden deel van een verlof duurzame inzetbaarheid. De overlegpartners hechten er waarde aan dat het aantal uren dat bij een gegeven wtf voor de professionalisering beschikbaar is, na een verlofopname duurzame inzetbaarheid even groot blijft (art. 8A.7 lid 6 CAO-PO 2016/2017). Berekeningswijze: Het aantal arbeidsuren dat na de verlofopname overblijft wordt verminderd met het oorspronkelijk aantal uren professionalisering, en vervolgens vermenigvuldigd met de verdeelsleutel 930/1576 (1576 = ). Voorbeeld bij een verlofopname van 340 uur (bij wtf 1,0): Nieuwe arbeidsduur = = 1319 Nieuwe arbeidsduur verminderd met de oorspronkelijke professionalisering = = 1236 De rest van de arbeidsduur vermenigvuldigd met de verdeelsleutel = 1236 x 930/1576 = 729 Het lesgebonden deel is dus 729 uur. de jaartaak bij een opslagfactor van 40% ziet er dan als volgt uit: lestaak 729 uur voor- en nawerk (40%) 292 duurzame inzetbaarheid 0 professionalisering 83 overige taken totaal 1319 afronding resultaten Ter wille van de overzichtelijkheid worden de eindresultaten van de berekeningen doorgaans afgerond op hele uren Berekening leeftijdsuren OOP De toekenning van het aantal leeftijdsuren extra verlof voor het OOP zonder lesgevende of behandeltaken, geschiedt per leeftijdscohort en geldt volgens de CAO-PO voor het gehele jaar waarin men een nieuwe drempelleeftijd bereikt. Ter wille van de eenvoud van de berekening wordt het aantal leeftijdsuren gebaseerd op de leeftijd die de werknemer bereikt in het tweede genoemde kalenderjaar van een schooljaar (het eerstgenoemde kalenderjaar van een schooljaar omvat vanaf 1 oktober gerekend immers slechts 3 maanden) en toegekend voor het gehele schooljaar. Aangezien dit consequent gebeurt, heeft dit geen gevolgen voor het aantal jaren dat men zich gedurende de loopbaan in de verschillende leeftijdscohorten bevindt. 32

39 7. Tips bij het invullen, opslaan en bewaren van de werkmap 7.1 Beveiliging werkmap Om beschadiging van de map en werkbladen te voorkomen zijn de werkmap en de werkbladen vergrendeld (beveiligd). Dit betekent dat aan de samenstelling van de werkmap niets kan worden veranderd. Het betekent ook dat op de werkbladen alleen de cellen waar iets kan of moet worden ingevuld, geselecteerd kunnen worden. Deze cellen zijn op de werkbladen geel en op de invoerschermen wit, en kunnen worden geselecteerd door erop te klikken met de linkermuisknop. Wanneer vervolgens op de Enter-toets of een pijltjesknop op het toetsenbord wordt gedrukt, springt de selectie naar de eerstvolgende te selecteren cel - in het eerste geval afhankelijk van de Excelinstelling (zie bij Bestand -> opties) naar rechts of naar beneden, en in het geval van de pijltjestoets afhankelijk van de richting van het pijltje. Een geselecteerde cel is te herkennen aan de dikke zwarte rand eromheen. 7.2 Regels bij het invullen van de werkbladen Alleen op de gele cellen kunnen gegevens worden ingevoerd; Datums worden ingevuld in de vorm: d-m-jj ; Tijden worden ingevuld in de vorm: u:m bijv. 3:45 (denk om de dubbele punt tussen de uren en minuten! *) *) géén dubbele punt bij de hele uren bedoeld in punt 4 hierboven, en op het invoerscherm in Rubriek 3 (duurzame inzetbaarheid). 7.3 Niet sorteren, kopiëren, knippen en plakken Om beschadiging van de werkbladen te voorkomen moeten de functies sorteren, kopiëren, knippen en plakken van Excel niet gebruikt worden. Kopiëren en plakken kunnen wél gebruikt worden om de lijsten d.i., professionalisering en overige taken van de oude planner naar een nieuwe planner te kopiëren (zie hiervoor de toelichting op de betreffende werkbladen). Sorteren mag alleen op de 3 lijsten en op de tweede pagina van het teamlidblad met de blauwe sorteerpijl bovenaan het werkblad. 7.4 Dit programma bevat vba-macro s! Wanneer je de planner opent in Excel is het afhankelijk van de Excel macro-instellingen op je computer of de macro s wel of niet worden ingeschakeld. Macro s zijn in VBA geschreven programma s die er op de achtergrond voor zorgen dat de applicatie goed werkt. Wanneer de macro s niet zijn ingeschakeld krijg je bij het klikken op een knop de foutmelding dat de macro s niet zijn ingeschakeld. Wanneer Excel na het openen van deze werkmap vraagt of de macro s of inhoud moet worden ingeschakeld/bewerkt, moet je dus kiezen voor macro s inschakelen en inhoud bewerken Macro-instellingen in Excel Of de genoemde vragen over het inschakelen van de macro s en het bewerken van de inhoud bij het openen van de planner gesteld worden, hangt af van de gekozen macro-instelling op je computer. Als de macrobeveiliging op jouw computer hoog is ingesteld (1 e optie van de macro-instellingen), start het 33

40 programma op zonder dat de macro s worden ingeschakeld en zonder dat je daar een melding van krijgt. De planner zal dan niet naar behoren functioneren; je kunt dan bijvoorbeeld geen gegevens invullen op het formatieoverzicht omdat het invulformulier dat daarvoor nodig is zonder macrobesturing niet tevoorschijn komt en je dan een foutmelding krijgt. Wanneer de macrobeveiliging op het laagste niveau is ingesteld zal het programma ook zonder vragen te stellen opstarten en worden de macro s wél automatisch ingeschakeld. Om het programma te kunnen gebruiken dien je in Office 2016 te kiezen voor de tweede of vierde optie van de macro-instellingen. Hoe je de instelling wijzigt lees je hieronder Het wijzigen van de macro-instellingen op je computer Het wijzigen van de macro-instellingen op je computer doe je als volgt: Start Excel en kies (linksboven) Bestand -> Opties -> Vertrouwenscentrum -> (rechtsonder op het dialoogscherm) instellingen voor het Vertrouwenscentrum -> Macro-instellingen, en kies dan de gewenste instelling en bevestig je keuze door 2x op OK te klikken. Lees hieronder hoe je de planner kunt gebruiken zonder je macro-instelling te veranderen Vertrouwde locatie(map) Als je de macro-instelling op je computer niet kunt of wilt wijzigen kun je er ook voor kiezen om het Excelbestand van de planner in een zogenoemde vertrouwde locatie in je documentenmap te plaatsen. Excelbestanden die vanuit deze map gestart worden zullen dan, ongeacht de bovengenoemde macroinstelling op je computer, altijd met ingeschakelde macro s starten. Het maken van zo n vertrouwde map is zeer eenvoudig. Zie hieronder hoe je dat doet. een vertrouwde locatie toevoegen 1. Maak eerst in verkenner in je map Documenten een nieuwe map met bijvoorbeeld de naam Taakberekening-PO (zie voor een geschikte mapindeling paragraaf 7.9) 2. Open daarna Excel en klik linksboven op Bestand > Opties. 3. Klik op Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum (rechtsonder op het dialoogscherm) > Vertrouwde locaties. 4. Klik op Nieuwe locatie toevoegen. 5. Klik op Bladeren om naar de map Taakberekening-PO in Documenten te gaan, selecteer deze map, zet een vinkje bij Submappen worden ook vertrouwd en klik op OK. Alle Excelbestanden in deze map en de submappen hiervan zullen nu altijd met ingeschakelde macro s starten. een vertrouwde locatie verwijderen 1. Klik op Bestand > Opties. 2. Klik op Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum > Vertrouwde locaties. 3. Selecteer de locatie die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen en klik vervolgens op OK. 4. Een vertrouwde locatie wijzigen 5. Klik op Bestand > Opties. 6. Klik op Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum > Vertrouwde locaties. 7. Selecteer een locatie in de lijst Vertrouwde locaties en klik vervolgens op Wijzigen. 34

41 8. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op OK. 7.5 Schermweergave Je werkt het prettigst met deze werkmap wanneer het monitorscherm zo min mogelijk van de Excelwerkbalken en het lint laat zien en het werkblad op een prettige grootte wordt afgebeeld. Het lint kan desgewenst worden verborgen door op de Ctrl + F1-toets te drukken, en de afbeeldingsgrootte kan rechtsonder met de zoomknop worden bijgesteld. Naast de zoomknop staan drie vierkantjes. Voor de beste weergave moet het linkervierkantje zijn geselecteerd. Door op het werkblad Lesurenberekening onderaan op de knop in het toelichtingenvak te klikken worden automatisch de beste instellingen (m.u.v. afbeeldingsgrootte) geselecteerd voor de hele map. 7.6 Snelmenu De pictogrammetjes helemaal linksboven in het scherm vormen het snelmenu. Het is handig om hier in elk geval de pictogrammen van Opslaan, Ongedaan maken, Snel afdrukken, Afdrukvoorbeeld en Opslaan als te hebben staan. Kies daarvoor tab Bestand en vervolgens de optie Werkbalk snelle toegang. Je kunt nu zelf het gewenste menu samenstellen. Ook door op het pijltje naast het snelmenu te klikken verschijnen meer opties. Bij de optie Afdrukvoorbeeld kun je ook een uitgebreide printopdracht geven. 7.7 Afdrukken Afdrukken zwart/wit of kleur De standaard afdrukinstelling is zwart-wit. Wil je in kleur afdrukken, dan moet je het vinkje weghalen op het tabblad Blad in het dialoogvenster Pagina-instelling (klik voor dit venster in het Lint bij Pagina-indeling op het kleine vierkantje met het pijltje rechtsonder) Meer afdrukopties Wanneer je linksboven in het snelmenu een printertje (Snel afdrukken) hebt staan kun je daarop drukken om de geselecteerde werkbladen af te drukken. Je kunt dan echter geen afdrukopties kiezen. Wil je dubbelzijdig afdrukken of andere afdrukopties kiezen, dan klik je op het icoontje met het vergrootglas 35