Taakbeleid. Handleiding

Transcriptie

1 Taakbeleid Handleiding Wij zouden het zeer op prijs stellen als u onvolkomenheden, onjuistheden en/of onduidelijkheden aan ons wilt melden. Dat kan door een te sturen naar post@taakbeleid.nl. Bij voorbaat hartelijk dank!

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 4 Het hoofdscherm... 4 Het schooljaar kiezen... 4 De icoontjes en... 5 De icoontjes en... 5 Naam... 5 Werktijdfactor... 5 Bapo-uren... 5 Bapo-calculator adres... 6 Lestaak... 6 Toegestaan... 6 Werkelijk... 6 Voorbereiding en nazorg... 6 Schooltaken... 6 Deskundigheidsbevordering... 6 Speciale instellingen... 6 Sparen / uitbetalen... 6 Voorbereiding / nazorg... 7 Correctie op de taakuren... 7 Correctie op de lestaak Toegestaan... 7 Verzachtende omstandigheden... 7 Deskundigheidsbevordering... 7 Ouderschapsverlof... 8 ATV Normjaartaak... 8 Leeftijdsuren... 8 Opmerkingen... 8 Jaartaak... 8 De knoppen Vorige en Volgende... 8 De knoppen Opslaan en Annuleren... 8 Overzicht van de taken... 9 Soorten taken... 9 De menu s bovenaan het scherm... 9 Het menu is contextgevoelig... 9 Het menu Bestand... 9 Bestand, Taken afdrukken... 9 Bestand, Medewerkers afdrukken Bestand, Taakomschrijvingen afdrukken Bestand, Exporteren naar Excel Bestand, Afsluiten Het menu Medewerker Medewerker, Toevoegen Medewerker, Verwijderen Medewerker, Schooltaak >> Medewerker, Deskundigheidsbevordering >> Medewerker, Lestaak Medewerker, Speciale instellingen Voorbereiding / nazorg Deskundigheidsbevordering Normjaartaak Correctie op de taakuren Correctie op de lestaak ( Toegestaan ) Cupella Onderwijs B.V. 2

3 Ouderschapsverlof ATV Geboortedatum Medewerker, Afdrukken Het menu Taak Taak, Schooltaak >> Taak, Deskundigheidsbevordering >> Taak, Taken beheren Het menu Beheer Beheer, Instellingen Beheer, Afdrukken Beheer, Groepen Beheer, Verzachtende Omstandigheden Beheer, Wachtwoord wijzigen Het menu Data Data, Kopiëren cohort 2009 >> Data, Alle toegekende taken weghalen >> Het menu Uitloggen Het menu Help Cupella Onderwijs B.V. 3

4 Inleiding Om Taakbeleid optimaal te gebruiken, is het noodzakelijk om te weten wat de achterliggende gedachte is van sommige functies. Ook de betekenis van de gebruikte termen is belangrijk. Als je dat weet, is Taakbeleid zeer handig om te gebruiken. Het hoofdscherm Als je inlogt op Taakbeleid kom je op het hoofdscherm uit. Links zie je de medewerkers. Ook is er links een aparte lijst met ouders. Als je op een medewerker klikt, zie je de gegevens van die medewerker. De gegevens die in een kader staan, zijn ter plekke te wijzigen. Zie ook de uitleg van de knop Opslaan verderop. We gaan nu eerst bespreken wat er op het hoofdscherm te zien is. Het schooljaar kiezen Helemaal bovenaan, naast het menu, kan je kiezen in welk schooljaar je wilt werken. Taakbeleid onthoudt met welk schooljaar je bezig bent. Dus de volgende keer dat je inlogt, ga je verder met het schooljaar dat je had gekozen. Als je niet met het huidige schooljaar bezig bent, dan krijg je hiervan een mededeling. Deze mededeling verdwijnt automatisch, maar je kan het venster ook zelf sluiten. Als je met een nieuw schooljaar start, dan kan je de gegevens van het huidige schooljaar daar automatisch in laten zetten. Zie hiervoor de uitleg van het menu Data. Cupella bepaalt, wanneer een nieuw schooljaar beschikbaar komt. Daar moeten namelijk wat handelingen voor verricht worden. In de regel zal dit in januari zijn. Vanaf dat moment zijn het huidige en volgende schooljaar beschikbaar. Tót dat moment, zijn het huidige en vorige schooljaar beschikbaar Cupella Onderwijs B.V. 4

5 De icoontjes en Als je met de muis op een betreffende item. gaat staan, dan krijg je direct interessante informatie over het Als je op een klikt, dan kan je direct de betreffende gegevens wijzigen. Dat kan ook via het menu, maar dit is sneller. De icoontjes en Deze vind je (indien van toepassing) onder aan het scherm bij de taken. Ook kan je hier de zien. Je kan hiermee direct taken aan een medewerker toekennen, direct een taken bij een medewerker weghalen of juist taken bij de medewerker wijzigen. Naam Dit is de naam van de medewerker. De naam staat ook nog eens groter en vetgedrukt bovenaan het scherm. Werktijdfactor De werktijdfactor van de geselecteerde medewerker. Bapo-uren Als iemand gebruik maakt van bapo, dan kan dat hier worden aangegeven. Hier vul je het bruto aantal uur in dat in het kader van taakbeleid verrekend moet worden. Het gaat om het aantal uur per jaar. Omdat veel scholen door het administratiekantoor een bapo-werktijdfactor aangeleverd krijgen, kan je dat ook invullen. Taakbeleid zet het zelf om naar het aantal uur. Stel, iemand heeft recht op grote bapo en wil dat ook helemaal benutten. Je vult hier dan 340 in (of 0,2050 wat Taakbeleid automatisch wijzigt in 340). Als je met de muis op de gaat staan, dan zal Taakbeleid aangeven hoeveel uren bapo maximaal ingevuld zou mogen worden. Taakbeleid berekent dat aan de hand van: 1. Geboortedatum (hoe oud is de medewerker en in welke maand is deze leeftijd bereikt?) 2. De werktijdfactor 3. Betreft het een OOP-er (met of zonder lestaak)? 4. Is er sprake van 60+ arbeidstijdverkorting? 5. Wordt het minimum van 45 uur gehaald? Een medewerker is niet verplicht om zijn bapo-rechten (volledig) te benutten. Men kan dus minder bapo-uren opnemen dan maximaal is toegestaan. Taakbeleid zet de bapo-uren in het rood op het scherm als de ingevulde waarde afwijkt van wat door Taakbeleid is berekend (tenzij er 0 staat). Dit is vooral handig als iemand gedurende het lopende schooljaar recht krijgt op bapo of meer bapo. Volgend schooljaar nemen de rechten dan namelijk verder toe en dan worden de uren ineens in het rood op het scherm gezet. Dit geeft een extra attentiewaarde waardoor je niet vergeet om de bapo-uren op te hogen. Nog een laatste opmerking: het aantal bapo-uren omvat zowel de lesgevende - als de niet-lesgevende uren. Het programma Taakbeleid rekent uit welk deel van de lesgevende taak af gaat en welk deel van de niet-lesgevende taak af gaat. Daar heb je dus geen omkijken naar Cupella Onderwijs B.V. 5

6 Bapo-calculator Het komt wel eens voor dat iemand het aantal uur Bapo laat berekenen aan de hand van de vrije dagen die hij wil. Een voorbeeld: iemand wil niet zomaar 170 uur Bapo (dit is netto 104 lesuren). Hij wil de woensdag geen lesgeven. Hoe bereken je nu het bruto aantal uren? en vul de gewenste lestaak in. De Bapo- Hiervoor hebben wij de Bapo-calculator gemaakt. Klik op calculator geeft aan om hoeveel bruto uren het gaat. adres Het adres is opgenomen voor toekomstige mogelijkheden. Lestaak Toegestaan Hier staat het aantal uur dat deze leerkracht voor de groep mag staan. Het wordt berekend met allerlei gegevens zoals o.a. normjaartaak, werktijdfactor en bapo. Werkelijk Hier staat het aantal uur dat de leerkracht werkelijk voor de klas staat. Dit mag niet groter zijn dan de toegestane lesuren. Het is aan de directie om ervoor te zorgen dat de toegestane lesuren en de werkelijke lesuren (vrijwel) aan elkaar gelijk zijn. Zie hiervoor de beschrijving bij het menu Medewerker, Lestaak. Door op te klikken, kan je direct de lestaak van de geselecteerde medewerker aanpassen. Voorbereiding en nazorg Dit is het aantal uur dat voor voorbereiding en nazorg beschikbaar is. Schooltaken Het aantal uur dat aan gewone schooltaken besteed moet worden, vind je bij Schooltaken terug. Stel, iemand moet 260 uur besteden. Je ziet dan bij Schooltaken een totaal van 260 uur staan. Verder zie je hier staan hoeveel uren er inmiddels ingevuld zijn en hoeveel er nog in te vullen is. Deskundigheidsbevordering Bij Totaal staat hoeveel uur de leerkracht aan deskundigheidsbevordering moet besteden. Bij Ingevuld staat het aantal uur dat deze leerkracht al besteedt aan deskundigheidsbevordering. Dit is een optelsom van de uren die je rechtsonder op het scherm ziet (rechtsonder zie je de lijst met taken voor deskundigheidsbevordering die aan deze leerkracht zijn toegekend). Speciale instellingen Sparen / uitbetalen Bij opplussen naar een normjaartaak van 1710 komt hier 51 uur te staan. Bij opplussen naar een normjaartaak van 1790 komt hier 131 uur te staan. Voor een deeltijder komt hier het evenredige deel te staan. Het programma rekent dit alleen maar uit en doet er verder niets mee. Het is aan de directie om dit in de schooladministratie te verwerken. Je kan bij de opmerkingen aangeven hoe de school dit verder afhandelt Cupella Onderwijs B.V. 6

7 Voorbereiding / nazorg Elke medewerker krijgt een aantal uur om de lessen voor te bereiden en voor nazorg. Dit is een percentage van het werkelijke aantal uren les. In het menu Beheer, Instellingen kan je aangeven wat dit voor alle medewerker moet zijn. Je kan per medewerker van dit percentage afwijken. U ziet hier het percentage dat voor de geselecteerde medewerker gehanteerd wordt. Als het afwijkt van de standaardwaarde, dan wordt het percentage in het rood getoond en verschijnt er een naast. Correctie op de taakuren Het programma rekent automatisch uit hoeveel taakuren een leerkracht moet besteden. Het kan voorkomen dat je, om wat voor reden dan ook, een leerkracht extra taakuren wilt geven of juist minder taakuren wilt geven. Om 5 extra taakuren te geven, vul je hier 5 in. Als de leerkracht 5 taakuren minder moet hebben, vul je hier -5 in. Het gebruik van Correctie op de taakuren zal een uitzondering zijn. In de regel staat hier gewoon 0 (nul). Correctie op de lestaak Toegestaan Wat hier staat heeft geen consequenties voor de berekeningen. Het enige wat er gebeurt, is dat onder de kop Lestaak het aantal uur bij Toegestaan hoger of lager wordt. We hebben dit gedaan voor mensen die bewust een afwijkende lestaak hebben. Bijvoorbeeld een directeur die 930 uur mag lesgeven maar in werkelijkheid géén les geeft. Als je de correctie niet invult, dan staat bij Toegestaan 930 en bij Werkelijk 0. Dat staat er dan ook nog in het rood met een erbij. Maar deze attentie is dus eigenlijk niet nodig. Nog een voorbeeld: Marietje is 1 dag in de week uitgeroosterd voor ICT-werkzaamheden. Dat is bijvoorbeeld 40 (weken) * 5,5 uur = 220 uur. Je kan dan (het hoeft niet!) bij de Correctie op de lestaak Toegestaan -220 invullen. Deze correctie is alleen maar bedoeld om je direct inzicht te geven of iemand teveel of te weinig lesgeeft. Als je de correctie bij Marietje niet invult, lijkt het of ze te weinig lesgeeft. Dat is natuurlijk ook zo, maar dat wil je ook en je wil niet telkens uitzoeken waarom dat ook al weer is. Verder krijg je bij het Exporteren naar Excel (via het menu Bestand) ook cijfers die je niet meer zelf hoeft te corrigeren ( waarom zijn er nog zo veel in te vullen lesuren over? ). Gebruik deze correctie vooral niet als mensen BAPO of ouderschapsverlof hebben. Dat wordt allemaal al automatisch door Taakbeleid verrekend als je die velden invult. Verzachtende omstandigheden Veel scholen kennen verzachtende omstandigheden. Dit zijn redenen waarom iemand minder taakuren hoeft te besteden dan een ander. Een voorbeeld is als iemand net van de opleiding afkomt. Zo n leerkracht hoeft bijvoorbeeld 10% minder taakuren te besteden. Dat betekent dat voor die leerkracht eerst wordt berekend hoeveel taakuren hij normaal zou hebben. Dan wordt er 10% vanaf gehaald. De school bepaalt welke verzachtende omstandigheden er zijn en hoeveel procent taakverlichting daarbij hoort. En natuurlijk bepaalt de school ook welke verzachtende omstandigheden voor iemand van toepassing zijn. Dit wordt verderop in deze handleiding uitgelegd. Deskundigheidsbevordering Dit veld is alleen te wijzigen als de medewerker een OOP-er is én als deze OOP-er geen lesgevende taken heeft (Lestaak Werkelijk staat dan op 0). Voor deze OOP-ers is in de CAO bepaald, dat de school een afwijkend percentage voor deskundigheidbevordering mag afspreken Cupella Onderwijs B.V. 7

8 Ouderschapsverlof Hier staan de (bruto) uren voor ouderschapsverlof. Taakbeleid verrekent deze uren zelf met de lesgevende taak en de andere taken. Ze staan in het rood vermeld vanwege de attentiewaarde. Het volgende schooljaar zal dit getal namelijk zeer waarschijnlijk aangepast moeten worden. Zie de Veelgestelde vragen in het menu Help als u wilt weten hoeveel uur iemand mag hebben. ATV 60+ Zestigplussers kunnen aanspraak maken op arbeidstijdverkorting. Het aantal uur wordt met de schooltaken verrekend. Voor OOP-ers zonder lestaak heeft dit consequenties voor de bapo-rechten. Taakbeleid houdt daar al rekening mee. ATV 60+ wordt alleen getoond als er sprake van kan zijn. Een CAO-eis is bijvoorbeeld dat je een voltijder moet zijn. Bij deeltijders zal je daarom ATV 60+ niet zien. Normjaartaak Dit is het aantal uur dat een fulltime medewerker moet werken. Meestal staat dit op 1659 uur. Je kan dit voor de medewerker opplussen naar 1710 of 1790 uur. Dit heeft consequenties voor het aantal uur dat de leerkracht voor de groep mag staan. Maar ook voor het aantal uur deskundigheidsbevordering en het aantal uur dat de leerkracht spaart of kan laten uitbetalen. Leeftijdsuren Dit zie je alleen als de medewerker een OOP-er is. De CAO bepaalt dat een OOP-er zonder lestaak recht heeft op leeftijdsuren. Het aantal leeftijdsuren is afhankelijk van de leeftijd op 1 augustus van het lopende schooljaar en van de werktijdfactor. Het lopende schooljaar is bekend vanuit de Instellingen (menu Beheer, Instellingen). De leeftijdsuren worden met de uren voor de schooltaken verrekend. Opmerkingen Dit is gewoon een tekstveld. Je kan hier invullen wat je wilt. Je kan hier aantekeningen bij de persoon maken. Jaartaak Boven de Opmerkingen staat nog de Jaartaak aangegeven. Dit is het aantal uur dat de medewerker werkelijk volgens de regels van de CAO moet werken. Het is de volgende berekening: (werktijdfactor * normjaartaak) - bapo - ouderschapsverlof - ATV60+ - leeftijdsuren. De knoppen Vorige en Volgende Rechtsboven bevinden zich de knoppen Vorige en Volgende. Hiermee kan je eenvoudig door de medewerkers bladeren. Het bladeren blijft binnen de groep Medewerkers of binnen de groep Ouders. Dat betekent: als je bij de laatste leerkracht bent aangekomen en je klikt op Volgende, dan zie je weer de eerste leerkracht. Heb je een ouder op het scherm, dan kan je met deze knoppen door de ouders bladeren. De knoppen Opslaan en Annuleren De gegevens op het hoofdscherm die binnen een kader staan, kan je op het hoofdscherm zélf wijzigen. Als je gegevens binnen een kader hebt aangepast, dan moet dit nog in de database worden doorgevoerd. Dit gebeurt pas als je op de knop Opslaan klikt. Stel dat je wel gegevens hebt aangepast, maar bij nader inzien wil je de oude gegevens terug. Klik dan op Annuleren. De oude gegevens worden dan teruggezet. Let op! Als je eenmaal op Opslaan hebt geklikt, dan zijn de wijzigingen doorgevoerd. Annuleren heeft dus alleen nut als je nog niet op Opslaan hebt geklikt Cupella Onderwijs B.V. 8

9 Overzicht van de taken Op het hoofdscherm zie je onderaan drie rijen met taken: Algemene schooltaken, Persoonsgebonden schooltaken en Deskundigheidsbevordering. Soorten taken Het is belangrijk om te begrijpen welke soorten taken Taakbeleid onderscheidt. De taken worden onderverdeeld in taken voor deskundigheidsbevordering (rechtsonder op het scherm) en de overige schooltaken. De overige schooltaken zijn linksonder en midden onder op het scherm te zien. Deze beide groepen taken ( deskundigheidsbevordering en overige schooltaken ) kennen twee soorten: algemeen en persoonsgebonden. Een algemene taak is een taak die voor iedereen geldt. Een mooi voorbeeld is de taak Ouderbedankavond. Iedereen wordt geacht hierbij aanwezig te zijn. Nu zou het jammer zijn als je deze taak aan al je medewerkers moet toekennen. Door er een algemene taak van te maken, wordt deze automatisch aan alle leerkrachten toegekend. De taak komt dan ook linksonder in de lijst te staan. Een soortgelijk voorbeeld voor deskundigheidsbevordering kan de taak Studiedag zijn. Een persoonsgebonden taak moet je echt specifiek aan een medewerker toekennen. Hoe je dat doet, wordt elders uitgelegd. In het lijstje met taken voor deskundigheidsbevordering staan de algemene taken en persoonsgebonden taken bij elkaar. Dat is het lijstje rechtsonder op het scherm. Om toch te kunnen zien of een taak in deze lijst algemeen of persoonlijk is, staat er een (A) of een (P) achter. Voor de overige schooltaken zijn twee lijstjes. De algemene schooltaken (die dus voor alle medewerkers gelden) staan linksonder. De persoonsgebonden schooltaken staan midden onder op het scherm. Een algemene taak kan aan de werktijdfactor gekoppeld zijn. Als dat zo is, dan zie je op het hoofdscherm in de lijsten een (W) achter de algemene taak staan. Dat betekent dan dat de geselecteerde medewerker voor díe taak een evenredig aantal uur heeft. De menu s bovenaan het scherm Het menu is contextgevoelig Het menu is contextgevoelig. Dat wil zeggen dat u alleen kunt klikken op de opties die op dát moment relevant zijn. Een voorbeeld: als een ouder is geselecteerd, dan kunnen er geen verzachtende omstandigheden worden toegekend. Een ouder kent immers geen verzachtende omstandigheden. Deze keuze is dan wel zichtbaar in het menu, maar lichtgrijs gekleurd. U ziet dan direct dat deze optie niet gekozen kan worden. Het menu Bestand Met dit menu kan je overzichten op de printer afdrukken. Je hebt hiervoor het (gratis) programma Acrobat Reader nodig. Op vrijwel elke computer is dat al geïnstalleerd. Mocht dat niet zo zijn, dan is het programma gratis te downloaden op In het menu Bestand vind je onder andere: Bestand, Taken afdrukken Op het scherm verschijnt een lijst van alle taken alfabetisch weergegeven. Verder zie je bij elke taak, wie eraan werkt en hoeveel uur die persoon daarvoor heeft gekregen. De lijst begint met een inhoudsopgave. Je kan hierin klikken om direct naar de betreffende taak te springen Cupella Onderwijs B.V. 9

10 Bestand, Medewerkers afdrukken Hiermee kan je voor elke medewerker zijn eigen overzicht afdrukken. Op dit overzicht staan alle belangrijke gegevens, zoals bijvoorbeeld de werktijdfactor en natuurlijk de totalen voor de in te vullen taakuren. Verder staan alle taken netjes afgedrukt met het aantal uur dat daarvoor beschikbaar is. Bestand, Taakomschrijvingen afdrukken Hiermee krijgt u een lijst van alle taken en de uitgebreide taakomschrijvingen. De taakomschrijvingen zélf kunt u wijzigen in het menu Taak, Taken beheren. Bestand, Exporteren naar Excel Hiermee kan je de belangrijkste gegevens vanuit Taakbeleid in een Excel-bestand zetten. Het geeft per medewerker de kengetallen. Verder is er een matrix waarin je kan zien wie, welke taak heeft en hoeveel uur daarvoor beschikbaar is. Omdat het in Excel staat, kan je er zelf formules aan koppelen. Zo kan je bijvoorbeeld in één keer zien hoeveel nog in te vullen taakuren er op school beschikbaar zijn (per persoon en totaal) Bovenaan staan de kengetallen. Daaronder staan alle taken weergegeven. In de kolom van de betreffende medewerker kan je zien of hij die taak heeft en hoeveel uur daarvoor dan beschikbaar is. De taken worden in deze volgorde genoemd: a. Algemene taken, alfabetisch b. Persoonsgebonden taken, alfabetisch c. Deskundigheidsbevorderingstaken Bestand, Afsluiten Hiermee wordt het programma afgesloten en kom je weer op het inlogscherm uit. Het is hetzelfde als het menu Uitloggen. Het menu Medewerker Het menu Medewerker gaat over de medewerker die op dat moment geselecteerd is. Een medewerker selecteren gaat eenvoudig door links in de lijst op een medewerker te klikken. In dit menu kan je ook een nieuwe medewerker toevoegen. Medewerker, Toevoegen Alleen voor deze menukeuze hoef je niet eerst een medewerker te selecteren. Je wilt immers een medewerker toevoegen. Er verschijnt een venster waarin je de benodigde gegevens kan invullen. Je kan een Leerkracht, een OOP-er of een Ouder toevoegen. De leeftijd is nodig om zaken als leeftijdsuren en de rechten op bapo te kunnen berekenen. Medewerker, Verwijderen Na een bevestiging wordt de geselecteerde medewerker verwijderd. Medewerker, Schooltaak >> Het menu klapt open en je kan kiezen tussen Toekennen, Wijzigen en Weghalen. Dit kan je ook allemaal direct vanaf het hoofdscherm doen door op de knoppen, of te klikken. Deze knoppen zijn alleen zichtbaar als ze ook werkelijk te gebruiken zijn. Een voorbeeld: als iemand nog geen taken heeft, dan zal de knop niet zichtbaar zijn Cupella Onderwijs B.V. 10

11 Medewerker, Schooltaak >>, Toekennen Je ziet een lijst met alle taken die deze medewerker nog niet heeft. Je kan dan een aantal taken selecteren die je aan deze medewerker wilt toekennen. Het aantal uur dat standaard voor die taak beschikbaar is, staat er ook bij vermeld. Als je op Volgende klikt, zie je de geselecteerde taken nog eens. Je kan dan per taak het aantal uur voor deze medewerker wijzigen. Let op dat het aantal uur alleen voor déze medewerker wordt gewijzigd. Het aantal uur is op twee decimalen nauwkeurig in te geven. Let op: 0.50 is een half uur en 0.25 is een kwartier. Medewerker, Schooltaak >>, Wijzigen De vensters zien er hetzelfde uit als bij Toekennen. In dit geval selecteer je weer de taken die je wilt wijzigen. Je kan dan het aantal uur per taak (voor de geselecteerde medewerker!) wijzigen. De naam van de taak kan hier niet gewijzigd worden. Dat gaat via het menu Taak, Taken beheren. Ook het aantal toegekende uren voor een algemene schooltaak kan je hier wijzigen. Voor deze taken kan je (indien van toepassing) de koppeling met de werktijdfactor verbreken en weer herstellen. Voor een uitleg van deze koppeling verwijzen wij naar de beschrijving van het menu Taak, Taken beheren. Medewerker, Schooltaak >>, Weghalen Je kan de taken selecteren en op de knop Weghalen klikken. De taken worden alleen bij de geselecteerde medewerker weggehaald. Medewerker, Deskundigheidsbevordering >> Via dit menu kan je taken voor deskundigheidsbevordering toekennen, wijzigen en weghalen. Het werkt verder precies zoals bij het menu Medewerker, Schooltaak >> Cupella Onderwijs B.V. 11

12 Medewerker, Lestaak Het venster dat nu geopend wordt, kan ook worden bereikt door op het hoofdscherm direct op de te klikken naast de tekst Lestaak. Hier kan je aangeven hoeveel maandagen deze medewerker werkt. Dat kan je ook voor de overige weekdagen aangeven. Als je niets invult (dus ook niet 0), dan worden de gegevens overgenomen die bij de Instellingen staan aangegeven (Menu Beheer, Instellingen) en wordt het aantal lichtgrijs weergegeven. Als je zelf iets hebt ingevuld, dan is het zwart weergegeven Cupella Onderwijs B.V. 12

13 Als een leerkracht teveel uren voor de groep staat, kan je hier bijvoorbeeld het aantal maandagen verlagen zodat de werkelijke lesuren niet boven de toegestane lesuren uitkomen. Bij de opmerkingen zou je dan kunnen vermelden op welke dagen de leerkracht niet voor de groep staat (maar dat hoeft uiteraard niet). De dagen dat iemand werkelijk lesgeeft, kan je per dagdeel aangeven. Iemand kan dus bijvoorbeeld 40 maandagochtenden werken en 12 maandagmiddagen. Verder kan je hier de groep aangeven waaraan de leerkracht lesgeeft. Dat kan per dagdeel, of voor alle dagdelen in één keer. Niet elke school maakt gebruikt van groepen binnen Taakbeleid. Deze scholen vullen hier het aantal uur in, in plaats van de groep. Je kan ook in één keer het aantal werkelijke lesuren invullen. Als je dat doet, wordt het niet meer berekend, maar wordt gewoon het getal genomen wat hier wordt ingevuld. Zodra je op Opslaan klikt, wordt de berekening op het hoofdscherm doorgevoerd. Je kan dan direct zien of het resultaat naar tevredenheid is. In dat geval kan je het venster sluiten en anders pas je nog wat aan Cupella Onderwijs B.V. 13

14 Medewerker, Speciale instellingen Ook dit venster kan sneller geopend worden. Klik daarvoor op de instellingen op het hoofdscherm. naast de tekst Speciale Het venster geeft de mogelijkheid om wat speciale instellingen voor de geselecteerde medewerker aan te passen. De meeste zaken spreken voor zich en zijn eerder in deze handleiding uitgelegd (bij de uitleg van het hoofdscherm). Voorbereiding / nazorg Hier vul je alleen iets in als voor de betreffende medewerker een afwijkend percentage geldt. Bij de Instellingen (menu Beheer) geef je het percentage op dat voor iedere medewerker geldt. Zo kan je iedere medewerker bv. 30% geven (in één keer via het menu Beheer, Instellingen), maar Els Verboom (die een grote groep heeft) 35%. Met de radioknoppen Standaard en Afwijken, kan je aangeven wat je wilt. Als je op Standaard Cupella Onderwijs B.V. 14

15 klikt, dan wordt het percentage grijs weergegeven. Als je afwijkt van het standaard percentage, dan wordt het zwart weergegeven. Deskundigheidsbevordering Het wordt alleen getoond voor OOP-ers zonder lestaak. Hiervoor geldt hetzelfde als bij Voorbereiding / nazorg. Normjaartaak Hier kan je de jaartaak voor een medewerker opplussen. Correctie op de taakuren Hier kan je zowel een positief als een negatief getal invullen. Correctie op de lestaak ( Toegestaan ) Hier kan je zowel een positief als een negatief getal invullen. Ouderschapsverlof Hier kan je het aantal uur voor ouderschapsverlof invullen. ATV 60+ Dit is alleen te zien voor medewerkers die daadwerkelijk 60 jaar of ouder zijn (of dit schooljaar worden). Ook moet de medewerker een voltijdaanstelling hebben. Geboortedatum Deze is belangrijk om allerlei berekeningen te kunnen maken die bij bepaalde regelingen horen. Denk bijvoorbeeld aan BAPO, ATV en de leeftijdsuren. Medewerker, Afdrukken Hiermee kan je de taakbrief van de geselecteerde medewerker afdrukken. Het menu Taak Bij dit menu geldt een taak als uitgangspunt. Om te beginnen, kan je hier alle taken beheren. Dat wil zeggen: nieuwe taken maken, zodat ze later aan medewerkers kunnen worden toegekend. Maar ook bestaande taken wijzigen (bijvoorbeeld de naam of het aantal uur dat er standaard voor beschikbaar is). En natuurlijk kunnen bestaande taken uit de database verwijderd worden. Verder kan je in dit menu een taak selecteren en vervolgens één of meer medewerkers die taak geven (toekennen). Maar je kan bij die medewerkers ook de taak wijzigen (het aantal uur) of deze taak weghalen. Taak, Schooltaak >> Je kan hier een taak kiezen en vervolgens een aantal mensen deze taak geven. In het menu medewerker gaat dat juist andersom. Dáár kies je een medewerker en die geef je taken. Hier kies je dus een taak en die geef je medewerkers. Hieronder zullen we uitleggen hoe dat gaat. Taak, Schooltaak >>, Medewerker(s) toekennen Er verschijnt een lijst met alle (persoonsgebonden) schooltaken die het systeem kent. Kies een taak en klik op Volgende. Nu verschijnt een lijst met alle medewerkers en ouders die deze taak nog niet hebben. Selecteer alle Cupella Onderwijs B.V. 15

16 medewerkers en ouders die deze taak moeten krijgen en klik op Volgende. Nu kan je voor elke medewerker het aantal uur wijzigen dat hij voor deze taak krijgt. Voor ouders is het aantal uur niet te wijzigen. Hun uren hoeven immers niet verantwoord te worden. Klik tot slot op Toekennen om de taak daadwerkelijk aan deze mensen toe te kennen. Taak, Schooltaak >>, Medewerker(s) wijzigen Er verschijnt een lijst met alle schooltaken die het systeem kent. Kies een taak en klik op Volgende. Nu verschijnt een lijst met alle medewerkers en ouders die deze taak hebben met het aantal uur dat zij ervoor hebben gekregen. Je kan per medewerker het aantal uur wijzigen dat hij voor deze taak krijgt. Voor ouders is het aantal uur niet te wijzigen. Hun uren hoeven immers niet verantwoord te worden. Selecteer de mensen voor wie je het aantal uur wilt wijzigen en klik op Volgende. Vul nu het gewenste aantal uur in en klik op Wijzigen om het aantal uur voor deze mensen daadwerkelijk te wijzigen. Als een taak gekoppeld is aan de werktijdfactor, dan kan je hier ook aangeven of de koppeling voor bepaalde medewerkers verbroken moet worden, zodat je zelf het aantal uur kan bepalen. Voor een verdere uitleg van de koppeling aan de werktijdfactor verwijzen wij naar de beschrijving van het menu Taak, Taken beheren. Taak, Schooltaak >>, Medewerker(s) weghalen Er verschijnt een lijst met alle (persoonsgebonden) schooltaken die het systeem kent. Kies een taak en klik op Volgende. Er verschijnt een lijst met alle medewerkers en ouders die deze taak hebben met het aantal uur dat zij ervoor hebben gekregen. Selecteer de medewerkers en ouders waarbij de taak weggehaald moet worden. Klik tot slot op Weghalen om de taak bij deze mensen daadwerkelijk weg te halen. Taak, Deskundigheidsbevordering >> Zie hierboven voor een beschrijving (bij Taak, Schooltaak >>). De werking is precies hetzelfde. Het gaat nu echter om taken voor deskundigheidsbevordering. Taak, Taken beheren Hier kan je taken aan de database toevoegen en verwijderen. Ook kan je hier de taaknaam wijzigen en het aantal uur dat erbij hoort. Het aantal uur wordt als standaard aangenomen als je een persoonsgebonden taak aan een medewerker toekent. Je ziet weer de drie lijsten zoals deze ook op het hoofdscherm te zien zijn. Alle taken die in de database voorkomen, vind je in deze lijsten terug. De taken zijn weer gescheiden naar algemene (school-)taken, persoonsgebonden (school-)taken en deskundigheidsbevordering Cupella Onderwijs B.V. 16

17 De lijst Algemene schooltaken Bij een nieuwe taak, geef je de naam van de nieuwe taak op en het aantal uur dat er voor staat. Het aantal uur kan tot twee cijfers achter de decimale punt gegeven worden. Als je een nieuwe algemene schooltaak maakt, dan kan je deze algemene taak koppelen aan de werktijdfactor. Dat betekent dat voor iedere medewerker het aantal toe te kennen uren berekend wordt aan de hand van de werktijdfactor. Een voorbeeld: Ouders willen vaak tussen de middag of op het einde van de dag even met de leerkracht praten. U heeft bepaald dat u daarvoor een algemene taak maakt: napraten met ouders. Verder heeft u bepaald dat dat steeds 5 minuten kost. Per jaar komt dat neer op (afgerond) 35 uur. Maar iemand die slechts een halve baan heeft, moet ook de helft van deze 35 uur krijgen. Nu kunt u dit voor elke deeltijder apart uitrekenen en wijzigen, maar u kunt ook deze taak aan de werktijdfactor koppelen. In dat geval rekent het programma Taakbeleid het voor u uit. Wel zo makkelijk! Niet ieder algemene taak is geschikt om te koppelen aan de werktijdfactor. De bonte avond kost voor iedereen evenveel uren. Voor zo n taak maakt het niet uit of je voltijder bent of deeltijder. Ook als je een algemene taak koppelt aan de werktijdfactor, kan je nog steeds per medewerker van het aantal uur afwijken. Dat betekent echter wel, dat op dát moment voor díe medewerker de koppeling wordt losgelaten. Je kan de koppeling voor díe medewerker ook weer herstellen. De koppeling verbreken of weer herstellen, doe je bij de medewerker: selecteer de medewerker en wijzig dan de taak van de medewerker. Een taak wijzigen Selecteer eerst de taak die je wilt wijzigen en klik op Wijzigen. Als je een taak wijzigt, kan je de naam, het aantal uur en de taakomschrijving wijzigen. Een eventuele koppeling met de werktijdfactor kan je Cupella Onderwijs B.V. 17

18 niet weghalen. Als je een koppeling met de werktijdfactor toch kwijt wilt, dan kan dat op deze manier: verwijder de betreffende algemene taak. De taak verdwijnt nu ook bij alle medewerkers. Maak de taak opnieuw aan en geef geen koppeling aan. De taak verschijnt direct bij iedereen in de lijst met het juiste aantal uren. Het totaal aantal uur is bedoeld als urenpotje. Het geeft aan hoeveel uur je eigenlijk beschikbaar wilt stellen voor deze taak. Als je dan een taak gaat toekennen, kan je zien hoeveel uur je nog beschikbaar hebt (afgerond op een heel aantal uren). Je kan wel meer uren toekennen dan je beschikbaar hebt gesteld. Als u het standaard aantal uren voor een taak wijzigt, dan krijgt u een extra vraag: Wat wilt u doen met medewerkers die deze taak al hebben? U kunt nu in één keer voor alle mensen het oude aantal uur wijzigen in het nieuwe aantal uur. Een taak verwijderen Selecteer eerst de taak die je wilt verwijderen. Klik vervolgens op Verwijderen. De taak verdwijnt ook bij iedereen uit de lijst. Het is mogelijk om in één keer meerdere taken te verwijderen: selecteer de taken door een aantal taken te slepen, de Shift-toets te gebruiken en / of de Ctrl-toets te gebruiken. Klik vervolgens op Verwijderen. De lijst Persoonsgebonden schooltaken Hier geldt hetzelfde voor als bij de lijst Algemene taken. Hier is een koppeling met de werktijdfactor niet mogelijk en ook niet nodig. Immers: elke taak wordt per persoon toegekend en het aantal uur wordt ook voor iedereen afzonderlijk door u bepaald. De lijst Deskundigheidsbevordering Ook dit verschilt niet veel van de andere twee lijsten. Bij toevoegen van een taak voor deskundigheidsbevordering moet worden aangegeven of het om een algemene taak gaat of om een persoonsgebonden taak. Deze twee staan namelijk samen in één lijst. Bedenk dat een algemene taak automatisch bij iedereen in de lijst komt te staan. Lees zonodig nog even het stukje Soorten taken door. Het menu Beheer Dit menu omvat alle zaken die in te stellen zijn. Ook kan je via dit menu de Verzachtende omstandigheden beheren: nieuwe maken, wijzigen en verwijderen. We gaan hieronder de verschillende menukeuzen bespreken Cupella Onderwijs B.V. 18

19 Beheer, Instellingen Hier kan je enkele instellingen wijzigen: a. Schoolnaam De naam van de school. Deze verschijnt op de lijsten die je kan afdrukken (zie het menu Bestand). b. Voorbereiding / nazorg Hier geef je het percentage op dat een leerkracht krijgt voor voorbereiding en nazorg. Stel, iemand staat per jaar 500 uur werkelijk voor de klas. Als het percentage nu op 40% staat, dan krijgt deze leerkracht 40% van 500 uur = 200 uur voor voorbereiding en nazorg. Het aantal in te vullen taakuren wordt dus met 200 uur verminderd. Wat je hier invult, geldt in principe voor iedere medewerker. Maar per medewerker kan je hiervan afwijken (menu Medewerker, Speciale instellingen) Cupella Onderwijs B.V. 19

20 c. Deskundigheidsbevordering Hier geef je aan hoeveel procent van de jaartaak iemand aan deskundigheidsbevordering moet besteden. Stel: Iemand heeft een normjaartaak van 1659 uur. Deskundigheidsbevordering: 10% Iemand met een werktijdfactor van zal dan 166 uren voor deskundigheidsbevordering krijgen (10% van 1659 uur = 166 uur). Iemand met een werktijdfactor van zal dan 100 uur voor deskundigheidsbevordering krijgen 10% van ( * 1659). d. Schooljaar: Start Einde Dit is nodig om de leeftijd voor een medewerker te kunnen berekenen. e. Lesuren bij een normjaartaak van Dit is het vastgestelde aantal uur dat iemand maximaal voor de klas mag staan. Je vult hier het aantal uur in voor een werktijdfactor van f. Aantal lesdagen in dit schooljaar. Je kan hier precies aangeven hoeveel weekdagen er in het lopende schooljaar zitten. Meestal zijn er minder maandagen en vrijdagen dan bv. woensdagen. Je kan hier ook met een gemiddelde werken door bij elke dag bv in te vullen. Wat je hier invult, geldt in principe voor iedere medewerker. Maar per medewerker kan je hiervan afwijken (menu Medewerker, Lestaak) Cupella Onderwijs B.V. 20

21 Beheer, Afdrukken Afdrukken maak je via het menu Bestand. Maar wat er precies wordt afgedrukt, kan je hier bepalen. Je kan aangeven wat je wel en wat je niet op de afdrukken wilt zien Cupella Onderwijs B.V. 21

22 Beheer, Groepen Deze menukeuze is niet voor iedereen beschikbaar. U kunt zelf bepalen wat de namen van de groepen zijn en hoeveel groepen u heeft. Als u een groep wilt verwijderen, klikt u op achter de groep. Om de berekeningen goed uit te voeren, moet bekend zijn hoeveel uur een leerkracht daadwerkelijk voor de klas staat. Voor elke groep geef je hier op hoeveel uur zij werkelijk les krijgen op een bepaald dagdeel. Omdat voor iedere leerkracht bekend is wanneer er aan welke groep wordt lesgegeven, kan precies worden berekend hoeveel uur de leerkracht werkelijk voor de klas staat. En dat bepaalt mede hoeveel taakuren er nog ingevuld moeten worden. Als je de uren voor bestaande groepen wilt wijzigen, maak je eerst de wijzigingen en vervolgens klik je op de knop Opslaan. Beheer, Verzachtende Omstandigheden Een medewerker met verzachtende omstandigheden hoeft minder taakuren in te vullen. Het percentage geeft aan hoeveel minder ingevuld hoeft te worden. De verzachtende omstandigheden Cupella Onderwijs B.V. 22

23 vormen één onderdeel van de berekening om tot het aantal in te vullen taakuren te komen. Om verzachtende omstandigheden aan medewerkers toe te kennen, moet het systeem deze wel kennen. Een verzachtende omstandigheid toevoegen: Klik op de knop Toevoegen. Er verschijnt een tekstveld waar je de naam van de nieuwe verzachtende omstandigheid kan invullen. Ook kan je het percentage invullen. Klik vervolgens op Nu Toevoegen. Let op dat de verzachtende omstandigheid nog wel aan één of meer medewerkers toegekend moet worden (menu Medewerker, Speciale omstandigheden). Een verzachtende omstandigheid wijzigen: Klik op de verzachtende omstandigheid en vervolgens op de knop Wijzigen. Nu kunnen de naam en het percentage gewijzigd worden. Klik op de knop Opslaan om de wijziging(en) door te voeren. De berekeningen worden onmiddellijk voor de medewerkers aangepast. Een verzachtende omstandigheid verwijderen: Klik op de verzachtende omstandigheid en vervolgens op de knop Verwijderen. De verzachtende omstandigheid wordt direct verwijderd. Medewerkers die deze verzachtende omstandigheid hadden, hebben deze nu niet meer. Die medewerkers zullen dan ook direct meer taakuren hebben. Beheer, Wachtwoord wijzigen Hier kan het wachtwoord gewijzigd worden. Het gaat hier om het wachtwoord waarmee je op Taakbeleid inlogt. Om beveiligingsredenen moet je eerst het oude wachtwoord ingeven. Bent u uw wachtwoord vergeten en kunt u niet meer inloggen? Stuur dan een naar post@taakbeleid.nl. Het menu Data Data, Kopiëren cohort 2009 >> 2010 Je kan in één keer alle gegevens van het huidige schooljaar kopiëren naar het nieuwe schooljaar. Deze optie is alleen beschikbaar als je werkt in het nieuwste schooljaar. Dit menu item zal elk jaar weer anders heten. In 2011 zal het heten: kopiëren cohort 2010>>2011 Data, Alle toegekende taken weghalen >> Je kan in één keer alle toegekende, persoonsgebonden taken bij alle medewerkers weghalen. Dit kan dus niet voor de algemene taken, want die worden automatisch aan alle medewerkers toegekend en zijn dus niet persoonsgebonden. Data, Alle toegekende taken weghalen >>, Schooltaken Hiermee worden alle toegekende (persoonsgebonden) schooltaken bij alle medewerkers weggehaald. Dit kan handig zijn als je voor een nieuw schooljaar helemaal met een lege lijst wilt beginnen. De taken zélf worden niet van het systeem verwijderd. Deze taken kan je dus gewoon weer aan medewerkers toekennen. Let op! Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Data, Alle toegekende taken weghalen >>, Deskundigheidsbevordering Dit is hetzelfde als voor de schooltaken, zoals hierboven beschreven, maar nu gaat het om de taken voor deskundigheidsbevordering. Het menu Uitloggen Als je hierop klikt, ben je direct uitgelogd Cupella Onderwijs B.V. 23

24 Het menu Help Dit menu geeft meer informatie over het programma Taakbeleid Cupella Onderwijs B.V. 24