Handleiding Berichtensysteem. Multitask ICT bv

Transcriptie

1 Handleiding Berichtensysteem Multitask ICT bv

2 Inhoudsopgave 1 Inloggen 3 2 Berichten Berichten bekijken Ongelezen berichten Zoeken Berichten accorderen Bericht gelezen door Reacties op berichten Reactie plaatsen Reactie bewerken Bericht toevoegen Conceptberichten Bericht aanpassen 9 3 Protocollen Protocollen bekijken Protocollen filteren Protocol toevoegen Bestanden beheren Categorieën beheren 11 4 Instellingen Naam wijzigen Wachtwoord wijzigen Nieuwe foto uploaden 12 Multitask ICT Pagina 2 van 12

3 1 Inloggen Om van het systeem gebruik te kunnen maken, moet er eerst worden ingelogd. Hiervoor is een wachtwoord nodig. Om in te loggen, opent u het berichtensysteem. U ziet nu een raster van foto s en namen. Klik op uw foto of naam. Er verschijnt nu een scherm om uw wachtwoord in te voeren. Doe dit, en druk op de inloggen - knop. U bent nu ingelogd op het systeem. Vergeet niet uit te loggen na gebruik van het systeem, om te voorkomen dat iemand anders uw berichten kan bekijken! Hiervoor is de knop Uitloggen rechtsboven bestemd. Multitask ICT Pagina 3 van 12

4 2 Voorpagina In het berichtensysteem zijn momenteel twee onderdelen aanwezig, namelijk het onderdeel Berichten en het onderdeel Protocollen. In het onderdeel berichten is het mogelijk om berichten te schrijven voor andere gebruikers en berichten te lezen die voor u bestemd zijn. Ook is het mogelijk om reacties te geven op berichten. In het onderdeel protocollen is het mogelijk om protocollen te bekijken en te plaatsen. U kunt naar de voorpagina terugkeren door op het Regenboog Apotheek-logo te klikken, wat linksboven op de pagina staat. Multitask ICT Pagina 4 van 12

5 3 Berichten 3.1 Berichten bekijken Wanneer u het onderdeel berichten opent, ziet u alle berichten die voor u zichtbaar zijn. Berichten met een oranje omlijning zijn berichten die u nog niet geaccordeerd heeft. Berichten zonder omlijning heeft u al wel geaccordeerd Ongelezen berichten Rechts in het menu is er een knop aanwezig die Ongelezen berichten heet. Als u hierop klikt, krijgt u een soortgelijke lijst als de lijst met alle berichten, alleen zijn hierin enkel de ongelezen berichten zichtbaar. Achteraan de link staat tussen haakjes hoeveel ongelezen berichten u heeft. In de afbeelding hierboven heeft de gebruiker één ongelezen bericht Zoeken U kunt binnen de geplaatste berichten zoeken, door een zoekwoord in te vullen in het tekstvak bovenin het menu rechts, en vervolgens op enter te drukken. Er worden nu enkel berichten getoond die het zoekwoord in de titel of in het bericht bezitten Berichten accorderen Wanneer u een bericht gelezen heeft, kunt u dit accorderen. De omlijning verdwijnt dan, het bericht komt niet meer voor in de lijst met ongelezen berichten, en het is voor de persoon die het bericht geplaatst heeft duidelijk dat u het bericht heeft gelezen. Multitask ICT Pagina 5 van 12

6 Een bericht accorderen doet u door op het vinkje te drukken wat onderaan een bericht staat: Bericht gelezen door U kunt bij het bericht zien voor hoeveel mensen het bericht zichtbaar is, en hoeveel mensen het geaccordeerd hebben. Dit kunt u zien achter het ronde icoon met de letter i erin. Achter dit icoon staat door hoeveel mensen het bericht geaccordeerd is, en voor hoeveel mensen het bericht zichtbaar is. In de afbeelding hierboven is het bericht zichtbaar voor twee mensen, en is het door één iemand geaccordeerd. U kunt ook zien wie dit zijn. Dit doet u door op het icoon of de tekst erachter te klikken: Wanneer u dit doet, klapt er een menu uit, waarin u kunt zien voor wie het bericht zichtbaar is, en wie het heeft gelezen. Het bericht is zichtbaar voor alle personen die u in deze lijst tegenkomt. De personen met een groene omlijning en een groene naam hebben het bericht geaccordeerd, en de personen met een grijze omlijning en naam hebben het bericht nog niet geaccordeerd. In bovenstaande afbeelding is het bericht zichtbaar voor Multitask ICT en Henk de Vries, en enkel Multitask ICT heeft het bericht geaccordeerd. 3.2 Reacties op berichten Bij een bericht kunnen reacties worden geplaatst, en deze kunnen ook worden gelezen door andere personen die het bericht kunnen lezen. U kunt achter het icoon met het tekstbalonnetje zien hoeveel reacties er geplaatst zijn. Multitask ICT Pagina 6 van 12

7 Als u op het icoon klikt, klappen de reacties uit. Hieronder ziet u de reactie die geplaatst is: Reactie plaatsen In het hierboven getoonde scherm kunt u ook een nieuwe reactie toevoegen. Dit doet u door een reactie in het veld te typen, en op de Plaatsen -knop te drukken. Als de reactie aan de minimale lengte voldoet, wordt de knop groen, en kunt u deze indrukken. Als de reactie niet lang genoeg is, is de knop grijs. In de reactie kunt u ook tekst vet maken, schuin afdrukken en onderstrepen. Hiervoor dient u tekst te selecteren en op een van de knoppen onder het tekstvak te drukken. Onder het tekstvak, binnen de stippellijntjes, ziet u een voorbeeld hoe de reactie eruit gaat zien Reactie bewerken Als u op het potloodje rechtsonder bij uw reactie klikt, kunt u de reactie aanpassen. Dit werkt op dezelfde manier als het plaatsen van een reactie. U kunt de tekst aanpassen, en vervolgens op de Plaatsen -knop drukken. Als de reactie valide is, wordt de knop groen. Multitask ICT Pagina 7 van 12

8 3.3 Bericht toevoegen Om een bericht toe te voegen, klikt u in het menu rechts op de knop Nieuw bericht plaatsen : U ziet nu het onderstaande scherm: Hier kunt u de titel en het bericht invullen. De titel is niet verplicht. In het bericht kunt u ook tekst vet maken, schuin afdrukken en onderstrepen. Hiervoor dient u tekst te selecteren en op een van de knoppen onder het tekstvak te drukken. Onder het tekstvak, binnen de stippellijntjes, ziet u een voorbeeld hoe het bericht eruit gaat zien. Onder het bericht kunt u aangeven voor wie het bericht bestemd is. U kunt aangeven dat iemand het bericht kan zien, door een vinkje voor zijn naam te plaatsen. Als er geen vinkje voor de naam staat, is het bericht ook niet zichtbaar voor deze persoon. Om het bericht te plaatsen, klikt u op de Plaatsen -knop. Als het bericht aan de eisen voldaan heeft, wordt deze knop groen, anders is deze grijs. Multitask ICT Pagina 8 van 12

9 3.3.1 Conceptberichten Wanneer u bezig bent met een bericht en deze wilt opslaan, maar nog niet wilt plaatsen, kunt u op de knop Opslaan als concept drukken. Het bericht wordt dan opgeslagen, maar is nog niet zichtbaar voor anderen. Wanneer u het bericht als concept opslaat, kunt u deze via het Concepten -knop benaderen. Bij de knop wordt tussen haakjes aangegeven hoeveel conceptberichten u heeft gemaakt. Wanneer u geen conceptberichten heeft opgeslagen, is de Concepten -knop niet zichtbaar. U kunt de berichten in het conceptenmenu afmaken, en vervolgens op de knop Plaatsen drukken om het bericht definitief te plaatsen. Ook kunt u wederom op de knop Opslaan als concept drukken om de wijzigingen op te slaan, maar het bericht nog niet te plaatsen. Als u het bericht definitief plaatst, verdwijnt het uit de lijst met conceptberichten. 3.4 Bericht aanpassen Als u een bericht heeft geplaatst wat u wilt aanpassen (u heeft bijvoorbeeld een typefout gemaakt) kunt u dit doen door in de lijst met berichten op het plaatje met het potloodje te drukken. Er verschijnt nu een scherm waarin u het bericht kunt aanpassen en waar u de mensen die het bericht kunnen zien kunt beheren. Als iemand het bericht mag bekijken moet u een vinkje voor de naam plaatsen. Als iemand het bericht niet meer mag bekijken, moet u het vinkje weghalen. Als iemand het bericht al heeft geaccordeerd, kunt u het bericht niet meer onzichtbaar maken voor deze persoon. Het vinkje voor zijn naam is grijs om dit aan te duiden. Om de wijzigingen op te slaan, drukt u op de groene Plaatsen -knop. Multitask ICT Pagina 9 van 12

10 4 Protocollen 4.1 Protocollen bekijken Binnen het systeem kunnen er protocollen worden geupload, en deze kunnen door de andere personen worden bekeken. Wanneer in er in het menu rechts op de link Overzicht van protocollen wordt geklikt, wordt deze lijst van protocollen zichtbaar. Een protocol in de lijst ziet er als volgt uit: Bovenin ziet u de titel, en daaronder een korte omschrijving. Daaronder ziet u een lijst met bestanden die aan dit protocol zijn gekoppeld. Ten slotte ziet u de categorieën die aan het protocol zijn gekoppeld. Om een bestand te openen wat aan het protocol gekoppeld zit, klikt u op de naam van het bestand. 4.2 Protocollen filteren De lijst van protocollen kan op den duur erg lang worden. Daarom is het mogelijk om protocollen te filteren. Dit kunt u doen in het menu rechts: U kunt hier een zoekwoord aangeven, of categorieën aanvinken. De protocollen in de lijst worden dan automatisch gefilterd. Als u bijvoorbeeld beide categorieën hierboven aanvinkt, Demo en Test, worden er enkel protocollen getoond die zowel de categorie Demo als de categorie Test gekoppeld hebben. Multitask ICT Pagina 10 van 12

11 4.3 Protocol toevoegen Om een protocol toe te voegen, klikt u op de knop Nieuw protocol uploaden rechts in het menu. De volgende pagina wordt dan getoond: Hier kunt u een naam voor het protocol invullen, een korte omschrijving geven van het protocol, bestanden uploaden die bij het protocol horen, en categorieën aan het protocol koppelen. Een protocol moet een naam hebben, en ten minste één bijgevoegd bestand. U kunt het protocol opslaan door op de groene Opslaan -knop te drukken Bestanden beheren Om een bestand bij te voegen, klikt u op het veld Bestand toevoegen. U kunt nu het bestand wat u wilt toevoegen op uw computer selecteren. Hierna komt het bestand in de lijst met bestanden te staan. Als u een bestand uit de lijst wilt verwijderen, klikt u op het rode min-teken voor de bestandsnaam. Het bestand wordt dan uit de lijst verwijderd Categorieën beheren Om de protocollen later gemakkelijk te kunnen vinden, kunnen hier categorieën aan worden gehangen, zoals Balie, Klanten of Productie. Om een categorie aan een protocol te koppelen, klikt u op het hokje voor de categorie. Er verschijnt vervolgens een vinkje in het hokje. Als u de categorie niet (meer) wilt koppelen, klikt u op het vinkje om deze te laten verdwijnen. Het kan zijn dat de categorie die u wilt toevoegen niet in de lijst aanwezig is. U kunt deze dan zelf toevoegen door de naam van de categorie in het veld Nieuwe categorie toevoegen in te vullen, en vervolgens op het plusje erachter te klikken. De categorie wordt dan in de lijst opgenomen. Multitask ICT Pagina 11 van 12

12 5 Instellingen In het instellingenmenu kunt u een aantal wijzigingen voor het systeem doorvoeren. Zo kunt u hier uw naam wijzigen, uw wachtwoord aanpassen of een nieuwe foto uploaden. Om in dit menu te komen, klikt u op de knop Instellingen rechtsboven. 5.1 Naam wijzigen 1. Klik in het instellingenmenu op de link Naam wijzigen. 2. Pas uw naam aan. De velden Voornaam en Achternaam zijn verplicht. 3. Druk op de Opslaan -knop. U ziet uw naam rechtsboven gelijk veranderen. 5.2 Wachtwoord wijzigen 1. Klik in het instellingenmenu op de link Wachtwoord wijzigen. 2. Vul in het veld Nieuw wachtwoord een nieuw wachtwoord in. Om typefouten te voorkomen, moet u dit wachtwoord in het veld eronder herhalen. 3. Druk op de Opslaan -knop. 5.3 Nieuwe foto uploaden 1. Klik in het instellingenmenu op de link Nieuwe avatar uploaden. 2. Klik op het veld Nieuwe avatar. Er opent nu een scherm waarmee u een nieuwe foto die op uw computer staat kunt kiezen. 3. Druk op de Opslaan -knop. U ziet uw avatar rechtsboven gelijk veranderen. Multitask ICT Pagina 12 van 12