Offerteaanvraag 'Prullenbakken', kenmerk 96 SW 12. Definitief d.d. 1 augustus 2013

Transcriptie

1 Offerteaanvraag 'Prullenbakken', kenmerk 96 SW 12 Definitief d.d. 1 augustus 2013 Interne Bedrijven Concerninkoop Postadres Postbus 10080, 3505 AB Utrecht Bezoekadres Vliegend Hertlaan 1-11, 3526 KT Utrecht Telefoon Fax Bronversie: Standaard offerteaanvraag openbaar EMVI 4v1,

2 Inhoudsopgave 1 Beschrijving opdracht Doel van de aanbesteding Opzet van de aanbestedingsprocedure Uitvoering aanbestedingsprocedure Achtergrondinformatie bij de opdracht Omvang van de opdracht Utrecht: Groen, Open en Sociaal Looptijd van de overeenkomst Planning aanbestedingsprocedure Overige informatie 7 2 Beschrijving inschrijvingsprocedure Informatiefase Voorbereiding inschrijving Wijze van indienen van de inschrijving De aanbesteding 9 3 Beschrijving beoordelingsprocedure Beoordelingsprocedure Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting 13 4 Lijst van eisen Eisen aan de aanbestedingsprocedure Algemeen Kwaliteitseisen Eisen aan het (correctief) onderhoud Eisen duurzaamheid Communicatie-, overleg- en rapportage-eisen Eisen aan de afhandeling van klachten Commerciële eisen Juridische eisen 23 5 Lijst van wensen Wensgroep commercieel Wensgroep gebruikerstest 25 Concerninkoop pagina 2 van 26

3 Documenten bij deze aanbesteding: Document Eigen verklaring Document Uitvoeringsverklaring onderaannemer Document Opgave referentieprojecten Document Conformiteitenlijst Document Prijsinvulformulier Document Algemene Voorwaarden 2003 Document Conceptraamovereenkomst Document Handboek Inrichting Openbare Ruimte Document Prik- en snijprotocol gemeente Utrecht Document Tekening beugel gemeente Utrecht Document Beoordelingsformulier wens 3 gebruikerstest Document Logo gemeente Utrecht Document Plattegrond gemeentegrenzen Utrecht Concerninkoop pagina 3 van 26

4 1 Beschrijving opdracht 1.1 Doel van de aanbesteding De gemeente Utrecht is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten met betrekking tot de levering en het onderhoud van de prullenbakken in de openbare ruimte. De gemeente Utrecht is voornemens om aan één inschrijver de opdracht te gunnen. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij naast de prijs ook kwalitatieve aspecten beoordeeld worden. In hoofdstuk 6 'Lijst van wensen' zijn de verschillende wensen en hun weging gegeven. 1.2 Opzet van de aanbestedingsprocedure Deze aanbesteding betreft een Europese aanbesteding volgens de Aanbestedingswet. Hierbij wordt de openbare procedure gevolgd. 1.3 Uitvoering aanbestedingsprocedure De aanbesteding wordt uitgevoerd door Concerninkoop van de gemeente Utrecht, in opdracht van Stadswerken, afdeling Wijkonderhoud & Service (W&S) van de gemeente Utrecht. Het contractbeheer zal worden verzorgd door W&S. 1.4 Achtergrondinformatie bij de opdracht Stadswerken van de gemeente Utrecht is verantwoordelijk voor een schone, hele en veilige buitenruimte, waarin mens, omgeving en milieu tellen. Onderdelen van Stadswerken zijn onder andere de afdeling Inzameling, Markten en Havens (IMH), de afdeling Stedelijk Beheer (SB) en de afdeling Wijkonderhoud en Service (W&S). Ook de Utrechtse Vastgoed Organisatie (UVO) zal gebruik maken van deze raamovereenkomst, zowel rechtstreeks als via W&S. Prullenbakken ondersteunen Stadswerken bij het schoonhouden van de stad. Daarbij is het ook belangrijk dat de prullenbakken functioneel zijn en voor iedereen toegankelijk. De prullenbakken worden gebruikt zonder vuilniszakken. De medewerkers op straat verrichten met betrekking tot de prullenbakken ondermeer de volgende handelingen: het openen van de prullenbak, het uitnemen van de binnenbak, het legen van de binnenbak, het terugplaatsen van de binnenbak en het sluiten van de prullenbak. De bovenstaande handelingen worden niet gekwalificeerd als moeilijk of makkelijk. Ook bevestigen de medewerkers de prullenbakken zelf op de locaties in de gemeente Utrecht. Nieuwe prullenbakken kunnen op één locatie afgeleverd worden, waar de prullenbakken voor retourname klaarstaan en direct afgevoerd kunnen worden. Ook kan de gemeente ervoor kiezen de prullenbakken op andere locaties af te laten leveren of inclusief ophanging door de opdrachtnemer te laten plaatsen. Ook kan de gemeente ervoor kiezen de prullenbak inclusief beugel en eventueel inclusief voet te laten plaatsen door de opdrachtnemer. De gemeente beschikt over een groot aantal beugels die hergebruikt moeten kunnen worden. Het is vanuit economisch oogpunt niet te verantwoorden al deze beugels te vervangen. Aangezien de Concerninkoop pagina 4 van 26

5 gemeente een uniforme uitstraling in de stad wil behouden, geldt dit voor de twee kleinste maten prullenbakken. De nieuwe prullenbakken passen ofwel binnen de bestaande aanwezige beugels ofwel kunnen zelfstandig geplaatst worden door middel van een betonnen voet. Het idee van de gemeente is om de mogelijkheid tot het repareren van de bestaande bakken wel op te nemen voor de losse onderdelen, maar ook gedurende de looptijd van de raamovereenkomst de mogelijkheid te onderzoeken om kapotte prullenbakken (van derden) in zijn geheel te (laten) vervangen en een nieuwe op of met de beugel te (laten) plaatsen en dan de kapotte prullenbakken op eigen locatie op te knappen, samen te voegen van her te gebruiken onderdelen en zo enkele prullenbakken reserve te hebben. Het Handboek inrichting openbare ruimte (Document HIOR) is van toepassing voor de uitstraling van de prullenbakken. Eventuele merknamen (of gelijkwaardig) zijn niet van toepassing. Motivering samenvoegen opdracht / niet opdelen in percelen: n.v.t. 1.5 Omvang van de opdracht De prullenbakken staan verspreid in de gehele stad. Op jaarbasis worden ongeveer 600 prullenbakken vervangen of geplaatst. Enerzijds door ouderdom anderzijds door vernieling of het defect raken van de betreffende prullenbak. Buiten de levering maakt correctief onderhoud aan de bestaande en nieuwe prullenbakken ook deel uit van deze aanbesteding. Ook het ter plekke vervangen van beschadigde prullenbakken kan gevraagd worden. De retourname van oude prullenbakken, zowel van andere leveranciers als van opdrachtnemer, maken onderdeel uit van deze aanbesteding. Op jaarbasis zal dit vermoedelijk zo'n 550 stuks betreffen. De gemeente Utrecht beschrijft in de offerteaanvraag de randvoorwaarden, waaraan de prullenbakken moeten voldoen. Het betreft niet een per definitie nieuw te ontwerpen prullenbak. De genoemde hoeveelheden zijn indicatief. U kunt aan deze raming van de hoeveelheden geen rechten ontlenen. 1.6 Utrecht: Groen, Open en Sociaal Gemeente Utrecht wil de effecten van haar beleid en bedrijfsvoering op het milieu beheersen en waar mogelijk verminderen. Utrecht spant zich in voor een schone, duurzame en groene stad, zoals ook in het Klimaatakkoord tussen Rijk en gemeenten is afgesproken. De gemeenten streven naar 100% duurzaam inkopen in In 2000 ondertekende de gemeente Utrecht de intentieverklaring Duurzaam Inkopen. Duurzaamheid is daarmee een belangrijk aandachtspunt bij aanbestedingen. Het Rijk heeft voor deze productgroep straatmeubilair productgroepcriteria vastgesteld voor duurzaam inkopen. De criteria voor duurzaam inkopen van Straatmeubilair komen in de offerteaanvraag terug. Fairtrade Concerninkoop pagina 5 van 26

6 Fairtrade is letterlijk 'eerlijke handel', waarbij producenten in ontwikkelingslanden een eerlijke prijs krijgen voor hun product, en dat product milieuverantwoord en met respect voor mensenrechten wordt geproduceerd. Fairtrade producten zijn voornamelijk voedingsmiddelen. Sinds december 2010 is Utrecht Fairtrade gemeente. Dat houdt in dat Utrecht aan zes punten voldoet die bijdragen aan het fair trade karakter van de stad (onder andere aanbod fair trade producten en bewustwording), waarvan twee vooral van belang voor de gemeentelijke organisatie: de gemeente spreekt zich uit voor fairtrade en handelt er naar, en besteedt aandacht aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Praktisch betekent dit dat de gemeente bij al haar inkopen vraagt dat de producten voldaan aan de criteria die ten grondslag liggen aan Fair Trade, waar dat van toepassing is. CO2-neutrale organisatie en gemeente Om haar ambitie voor een schone, duurzame en groene stad waar te maken heeft de gemeente diverse uitvoeringsprogramma's opgezet, waaronder het Actieplan Luchtkwaliteit Utrecht en het Programma Utrechtse Energie. Deze documenten beschrijven de stappen die de gemeente de komende jaren neemt om haar ambities waar te maken. Daarnaast neemt de gemeente Utrecht haar eigen verantwoordelijkheid en wil in 2012 een eigen CO2-neutrale organisatie hebben. Om een CO2-neutrale organisatie te worden, is er een aanpak opgesteld voor vier thema's, waarvan één thema Duurzaam inkopen is. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent dat u naast het streven naar winst (profit) ook rekening houdt met het effect van uw activiteiten op het milieu (planet) en dat u oog heeft voor menselijke aspecten binnen en buiten het bedrijf (people). Het gaat erom een balans te vinden tussen people, planet en profit. Steeds vaker blijkt dat die balans leidt tot betere resultaten voor zowel het bedrijf als de samenleving. (Bron: MVO Nederland) De maatschappij verwacht dat bedrijven een steeds grotere rol gaan spelen bij vraagstukken zoals klimaatverandering, energieschaarste, armoede, diversiteit en gezondheid. Dat schept verplichtingen voor ondernemers, maar ook kansen. Veel bedrijven zijn zich al bewust van het belang van MVO. Internationale sociale normen Er zijn generieke internationale sociale normen en aanvullende normen inzake arbeidsomstandigheden. De generieke normen zijn zo universeel dat ze voor alle inkopen boven de Europese aanbestedingsdrempel aan de orde zijn. Het gaat om internationale arbeidsnormen met betrekking tot kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie, vakbondsvrijheid en mensenrechten. De aanvullende normen worden binnen Duurzaam Inkopen alleen van toepassing verklaard op die producten en productgroepen waar een keteninitiatief is dat bedrijven kan helpen de norm na te leven. Op deze aanbesteding zijn de generieke normen van toepassing. De overheid verwacht van leveranciers dat ze zich bewust worden van de sociale situatie in hun keten. Leveranciers zullen zich moeten inspannen om schending van internationale sociale normen te voorkomen en zo nodig op te lossen. Leveranciers kunnen zich hiervoor aansluiten bij een gekwalificeerd keteninitiatief. Keteninitiatieven om productieketens te verbeteren, kunnen onder bepaalde voorwaarden voldoen aan de sociale criteria voor duurzaam inkopen. Gemeente Utrecht stelt nog geen eisen aan de sociale normen, maar verwacht wel van de leverancier, die de opdracht gegund krijgt, dat deze zich gedurende de looptijd van de (raam-)overeenkomst in zal spannen om schending van de internationale sociale normen te voorkomen. Voor meer informatie inzake duurzaam inkopen zie Concerninkoop pagina 6 van 26

7 1.7 Looptijd van de overeenkomst De raamovereenkomst gaat vermoedelijk in op 1 januari 2014 en heeft een looptijd van twee jaar, met twee maal een mogelijke verlenging van een jaar. 1.8 Planning aanbestedingsprocedure Planning van onderhavige procedure zal er naar verwachting als volgt uitzien: Processtappen Data Publiceren aanbesteding 1 augustus 2013 Informatiefase, mogelijkheid tot stellen van vragen (zie september 2013 Informatiefase) Beschikbaar stellen Nota van inlichtingen 26 september 2013 Uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen 4 oktober 2013, uur Doorlooptijd verificatie en evaluatie van de inschrijvingen Week 41 t/m 43 Praktijktest (zie hoofdstuk 6.2) Week 43/44 Verzenden brieven voorlopige gunning / voorlopige afwijzing Week 44/45 Start Verificatiebespreking Week 47 Afloop beroepstermijn / afronding gunningfase / definitieve gunning Week 48/49 Start uitvoering opdracht 1 januari Overige informatie U wordt erop gewezen dat bij deze aanbesteding van combinanten een gezamenlijke en hoofdelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de opdracht wordt voorgeschreven. Concerninkoop pagina 7 van 26

8 2 Beschrijving inschrijvingsprocedure 2.1 Informatiefase Als houder van de offerteaanvraag wordt u in de gelegenheid gesteld vragen en/of opmerkingen over de offerteaanvraag en/of de beoordelingsprocedure te maken. U kunt uw vragen en/of opmerkingen doorlopend via stellen aan de gemeente. Gestelde vragen zullen zo snel mogelijk worden beantwoord en geanonimiseerd aan alle houders van de offerteaanvraag beschikbaar worden gesteld via U dient de antwoorden te beschouwen als een integraal onderdeel van deze offerteaanvraag. Zes dagen vóór de uiterste datum van indienen van de inschrijvingen zal er op een Nota van Inlichtingen worden gegenereerd met daarin alle gestelde vragen en gegeven antwoorden. De gemeente Utrecht garandeert niet dat vragen die worden gesteld nadat de Nota van Inlichtingen is gegenereerd worden beantwoord, dan wel op tijd worden beantwoord. Mochten gegeven antwoorden strijdig zijn met elkaar dan prevaleert het meest recent gegeven antwoord. Inschrijvers dienen in hun inschrijving onvoorwaardelijk te voldoen aan elke eis. Doen zij dat niet, dan valt hun inschrijving af. Het is daarom belangrijk dat houders van de offerteaanvraag alle elementen uit hun voorgenomen inschrijving, die niet zonder enig voorbehoud voldoen aan de gestelde eisen, maar ook mogelijke alternatieven en, in hun ogen, verbeteringen, tijdens de informatieronde aan het verwervingsteam ter beoordeling voorleggen. Na deze schriftelijke informatieronde worden de eisen en wensen definitief vastgesteld. 2.2 Voorbereiding inschrijving De gemeente Utrecht plaatst veel gestelde vragen en tips bij het aanbesteden op haar website. De directe link is Deze algemene informatie kan u helpen bij de voorbereiding van uw inschrijving. Het verdient aanbeveling uw inschrijving pas in te dienen, nadat de Nota van Inlichtingen is gegenereerd, dat wil zeggen: als alle eventuele vragen zijn beantwoord en vragen en antwoorden - geanonimiseerd via ter kennis van alle houders van de offerteaanvraag zijn gebracht, aangezien het eisen- en wensenpakket hierna pas definitief vaststaat. De invulformulieren worden, samen met de offerteaanvraag in invulbare format ter beschikking gesteld via U mag de opmaak en vorm van de (digitale) documenten niet aanpassen. Vragen en antwoorden in de informatiefase kunnen tot gevolg hebben dat een invulformulier wordt gewijzigd. Het versienummer wordt dan aangepast. Let er op dat u, vlak voor u uw inschrijving indient, controleert dat u de laatste versie van de formulieren gebruikt. Concerninkoop pagina 8 van 26

9 2.3 Wijze van indienen van de inschrijving U dient uw inschrijving, inclusief alle gevraagde documenten in via Inschrijvingen die op een andere wijze, bijvoorbeeld via of per fax worden ingediend worden of persoonlijk overhandigd worden, worden niet geaccepteerd. 2.4 De aanbesteding Indienen van de Inschrijvingen Inschrijvingen dienen op de juiste wijze en vóór de in hoofdstuk 1 paragraaf 1.9 genoemde datum en tijdstip via te worden ge-upload. Na deze datum en dit tijdstip zal het niet langer mogelijk zijn om de stukken in te zetten en is het niet meer mogelijk om een inschrijving in te dienen. Het risico van op tijd indienen, inclusief netwerk storingen, is geheel voor risico van de inschrijver. Opening van de inschrijvingen Na sluiting van de termijn voor het indienen van inschrijvingen worden de inschrijvingen door concerninkoop uit de digitale kluis op gedownload en start de beoordelingsprocedure. De inschrijvingen worden door het verwervingsteam vertrouwelijk behandeld. Nadere informatie over het werken met TenderNed is opgenomen in een brochure: overheidsopdrachten%20via%20tenderned_0.pdf. Ook is een uitgebreide handleiding beschikbaar via: Let op! De gemeente raadt u aan om ruim voor de deadline voor het indienen van een inschrijving te verifiëren dat uw onderneming inderdaad juist is geregistreerd op en dat er een persoon bevoegd is om namens uw organisatie een inschrijving digitaal in te dienen. Indien dit namelijk niet het geval is dient u zich eerst te registreren als onderneming op dit proces kan meerdere dagen duren. Concerninkoop pagina 9 van 26

10 3 Beschrijving beoordelingsprocedure Zowel het opstellen van de offerteaanvraag als het beoordelen van de inschrijvingen vindt plaats door een verwervingsteam, waarin diverse deskundigheden zijn verenigd. Het is niet toegestaan om in het kader van de procedure contact te zoeken met leden van het verwervingsteam ter verkrijging van welke informatie dan ook, op straffe van uitsluiting van deelname aan de aanbesteding. Het inwinnen van informatie kan uitsluitend op de in hoofdstuk 2 besproken wijze. 3.1 Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure omvat een aantal fasen. Fase 1: Toetsing geschiktheidseisen Aan de hand van het ondertekende document 'Eigen Verklaring', tezamen met het ondertekende document 'uitvoeringsverklaring onderaannemer' (indien gebruik wordt gemaakt van een onderaannemer) wordt geconstateerd dat u voldoet aan de in die verklaring genoemde geschiktheidseisen. Aan de hand van het ingevulde document 'opgave referentieprojecten' wordt gecontroleerd of partijen voldoen aan de gestelde referentie-eisen LET OP! De gemeente Utrecht kan actief alle opgegeven referenties van alle inschrijvers verifiëren bij de door u opgegeven partijen. Hierbij zal worden gecontroleerd of de door u opgegeven leveringen daadwerkelijk door u is / zijn uitgevoerd conform de gestelde referentie-eisen. Bij verificatie van de referenties zal de gemeente Utrecht de door u opgegeven referent per vragen om per te bevestigen dat de betreffende referentie voldoet aan de gestelde referentieeisen. De gemeente Utrecht benadert de referent op het door u in het formulier opgave referentieprojecten opgegeven adres van de referent. Eventueel verkeerd opgegeven (contactgegevens van de) referenten zijn voor uw rekening en risico. Indien de referent niet binnen 7 werkdagen na versturing van de aan hem (met daarin het verzoek om te bevestigen dat de betreffende referentie voldoet aan de gestelde referentie-eisen) per heeft bevestigd dat de betreffende referentie voldoet aan de gestelde referentie-eisen, dan voldoet de betreffende referentie volgens de gemeente Utrecht niet aan de gestelde referentie-eisen. Hiermee voldoet uw inschrijving niet aan de minimumeisen omtrent de vakbekwaamheid en zal uw inschrijving ongeldig worden verklaard. De gemeente Utrecht kan in voorkomende gevallen beslissen om de reactietermijn van de referent te verlengen. Dit zal de gemeente Utrecht dan expliciet mededelen aan de betreffende inschrijver en de reactietermijn met maximaal 7 werkdagen verlengen. In verband met de voortgang van dit verificatieproces verzoeken wij u de contactpersoon van de door u op te geven referent op de hoogte te stellen dat de gemeente Utrecht contact zal gaan opnemen binnen twee weken na het indienen van uw inschrijving. U overlegt een ingevuld document 'opgave referentieprojecten' waaruit blijkt dat u de daarin genoemde producten heeft geleverd en de genoemde diensten heeft uitgevoerd, beide al dan niet in onderaanneming of in combinatie. Concerninkoop pagina 10 van 26

11 Elke inschrijving die niet voldoet, valt af. Onder niet voldoen wordt verstaan het niet rechtsgeldig hebben ondertekend van het document 'Eigen Verklaring' en (indien nodig) het document 'uitvoeringsverklaring onderaannemer'. De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om bij de voorlopige gunning de officiële bewijsstukken die behoren bij de geschiktheidseisen van de partij waaraan gegund wordt op te vragen. Fase 2: Controleren of onvoorwaardelijk aan de gestelde eisen is voldaan In deze fase wordt aan de hand van het door de inschrijvers ingevulde document 'conformiteitenlijst' beoordeeld of de inschrijvers onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoen. Alleen inschrijvers die bij elke eis 'Ja' invullen, zonder opmerkingen of toelichting, voldoen onvoorwaardelijk. Daar waar in de eis om een verwijzing gevraagd wordt, kan deze verwijzing natuurlijk worden gegeven. Inschrijvers die niet onvoorwaardelijk aan álle eisen voldoen, vallen af. Voor opmerkingen, commentaar en het voorstellen van alternatieven dienen inschrijvers, zoals gezegd, de informatiefase (zie hoofdstuk 2.1 'Informatiefase') te benutten. Fase 3: Beoordeling op wensen Vervolgens worden van de inschrijvers die fase 1 en 2 goed doorgekomen zijn de antwoorden op de geformuleerde wensen beoordeeld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de 'economisch meest voordelige inschrijving'. Het gunningscriterium 'economisch meest voordelige inschrijving' is samengesteld uit wensen. Aan iedere wens is door het verwervingsteam een maximaal aantal te behalen punten toegekend, dit aantal kan per wens verschillen. Voor de beschrijving van de wensen en de daarbij behorende maximaal te behalen punten wordt u verwezen naar hoofdstuk 6 'Lijst van wensen'. Kwalitatieve wensen Indien bij wensen wordt gevraagd naar niet kwantificeerbare gegevens, bijvoorbeeld een Plan van Aanpak, worden deze wensen gekwalificeerd als kwalitatieve wensen. Aan de hand van de verstrekte antwoorden/gegevens, beoordeelt het verwervingsteam per wens de mate waarin c.q. de wijze waarop de inschrijvers voldoen aan de wens ten opzichte van de inschrijver die het best wordt beoordeeld. Vervolgens wordt aan iedere inschrijver punten toegekend voor de ingediende gegevens voor de betreffende wens. Er wordt per wens echter maar één inschrijver als beste beoordeeld. Het beoordelingsproces loopt als volgt: Het verwervingsteam bepaalt per wens eerst welke inschrijver ten opzichte van de andere inschrijvers het beste wordt beoordeeld. Het verwervingsteam kent deze inschrijver het bij die wens aangegeven maximale aantal te behalen punten toe. Het verwervingsteam kent vervolgens punten toe aan de overige inschrijvers, op een schaal variërend van het maximaal aantal te behalen punten bij de betreffende wens tot 1 punt. Het aantal punten voor een overige inschrijver hangt af van de mate waarin de inschrijver minder wordt beoordeeld ten opzichte van de inschrijver die het best is beoordeeld. Het is mogelijk dat het verwervingsteam meerdere inschrijvers bij een wens hetzelfde aantal punten toekent voor de ingediende gegevens. Concerninkoop pagina 11 van 26

12 Kwantitatieve wensen. Indien bij wensen wordt gevraagd naar kwantificeerbare waardes, bijvoorbeeld een prijs of andere getalswaarde (zoals levertijd en garantietermijn), worden deze wensen gekwalificeerd als kwantitatieve wensen. Bij deze kwantitatieve wensen wordt de verdeling van punten voor de tussenliggende inschrijvers als volgt bepaald: Voor een wens waarin een lagere waarde beter beoordeeld wordt dan een hogere waarde (bijvoorbeeld de prijs waarvoor wordt ingeschreven) geldt dat het aantal toe te kennen punten wordt verkregen door de volgende formule: Cijfer= maximaal aantal te behalen punten betreffende wens * (laagst aangeboden waarde / aangeboden waarde inschrijving). Voor de wensen waarin een hogere waarde beter beoordeeld wordt dan een lager waarde (bijvoorbeeld een garantietermijn) dan geldt de volgende formule: Cijfer= maximaal aantal te behalen punten betreffende wens * ( aangeboden waarde inschrijving / hoogst aangeboden waarde). Fase 4: Berekening totaalscore Door de toegekende punten van de individuele wensen (kwantitatieve wensen en kwalitatieve wensen) bij elkaar op te tellen verkrijgt men de totaalscore. De inschrijver met de hoogste totaalscore heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. Fase 5: Afronding oordeel Op grond van alle beschikbare informatie komt het verwervingsteam tot een totaaloordeel en rangorde en een eerste keuze van een inschrijver. Dit is de inschrijver met de hoogste totaalscore. Van inschrijvingen waarvan de totaalscore na de beoordeling gelijk is, wordt de inschrijving waarvan het aantal punten bij Wens 1 het hoogste is, in de rangorde als hoogste van die gelijkgeëindigde inschrijvingen geplaatst. Indien vervolgens het aantal punten bij Wens 1 van die inschrijvingen ook weer gelijk is, dan bepaalt een loting de plaatsingsvolgorde van de gelijkgeëindigde inschrijvingen. Fase 6: Bekendmaking resultaat van de beoordeling De inschrijver met de hoogste totaalscore wordt uitgenodigd voor een gesprek over zijn inschrijving, verificatie van gegevens en bespreking van de eventueel te sluiten overeenkomst. Tevens kunnen hier de officiële bewijsstukken gevraagd worden die behoren bij de geschiktheidseisen. Fase 7: Bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing De inschrijvers die (vooralsnog) niet in aanmerking komen, ontvangen een afwijzingsbrief. Voor deze inschrijvers bestaat de mogelijkheid inlichtingen te vragen en in rechte op te komen tegen dit besluit door het aanhangig maken van een procedure in kort geding bij de Voorzieningenrechter in Utrecht. De termijn hiervoor is gesteld op twintig dagen na de verzenddatum van het bericht van afwijzing. Deze termijn is een vervaltermijn, waarna de inschrijvers niet meer in rechte kunnen opkomen tegen het besluit. De bovenstaande bezwaartermijn van twintig dagen geldt ook in het geval de gemeente besluit de aanbesteding te staken. In dit laatste geval gaat de termijn in op het moment dat u per brief hierover geïnformeerd bent. Ook hier geldt dat dit een vervaltermijn is. Concerninkoop pagina 12 van 26

13 3.2 Procedure van verificatie, afstemming en contractsluiting Het verwervingsteam stelt ter voorbereiding op de verificatie vast op welke punten door de inschrijver met de hoogste totaalscore geleverde informatie geverifieerd moet worden, c.q. welke documenten of nadere informatie de inschrijver ter tafel moet leggen. Tevens wordt vastgesteld welke vragen nog opheldering behoeven en welke punten nog afgestemd moeten worden, kortom op welke punten in de verificatiebespreking nog nader ingegaan moet worden. Blijkt tijdens de bespreking met de inschrijver dat in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betreffende inschrijver alsnog afvallen. Ook kan blijken dat geen overeenstemming kan worden bereikt over de te sluiten raamovereenkomst. Gevallen als deze zullen de volgende consequenties hebben: - Ingeval blijkt dat een inschrijving ongeldig verklaard had moeten worden in fase 1 van 3.1, maar dit niet gebeurd is, zal in dat geval besloten worden de procedure uit 3.1 vanaf fase 2 opnieuw te doen (met de inschrijvers die niet reeds eerder af zijn gevallen in fase 1), waarbij de alsnog ongeldige verklaarde inschrijving in deze fase zal afvallen. Fase 2 zal dus in dit geval slechts uitgevoerd worden met inschrijvingen die na herbeoordeling van fase 1 nog geldig blijken. Ook ingeval tijdens verificatie met de voorlopig winnaar blijkt dat deze niet de bewijsstukken heeft dan wel kan aanleveren die de gemeente Utrecht verlangt ter controle van de geschiktheidseisen uit de publicatie, zal de inschrijver uitgesloten worden en zal besloten worden de procedure uit 3.1 vanaf fase 2 opnieuw te doen zonder deze inschrijver. - in geval van het afvallen van een inschrijver wegens andere redenen dan ongeldigheid zal een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver belegd worden. Geen van deze opties sluit de mogelijkheid voor de gemeente uit om te beslissen de gehele procedure te stoppen. Concerninkoop pagina 13 van 26

14 4 Lijst van eisen In dit hoofdstuk zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde dienstverlening dan wel aan het gevraagde product worden gesteld. U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande eisen te verklaren dat u eraan voldoet. U dient daarvoor in het document 'conformiteitenlijst' achter elke eis in de kolom 'Akkoord' JA in te vullen. 4.1 Eisen aan de aanbestedingsprocedure Eis 1 Deze offerteaanvraag is geen opdracht en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. Eis 2 Aan uw inschrijving zijn voor de gemeente Utrecht geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente Utrecht en is er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. Eis 3 De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. U heeft ook in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Ook eventuele schaden zijn voor uw eigen risico. Eis 4 U gaat ermee akkoord dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt, in het geval u in aanmerking komt voor gunning van de opdracht, na de voorlopige gunning alsnog te verzoeken om officiële bewijsstukken te overleggen. Indien deze bewijsstukken niet overeenkomen met hetgeen in de verklaringen wordt verklaard, dan wordt de onderneming uitgesloten van gunning, zonder recht op vergoeding van welke kosten dan ook. Eis 5 Uw inschrijving is ingericht volgens de in hoofdstuk 2 van deze offerteaanvraag opgenomen instructie. Eis 6 Uw inschrijving is ondertekend door degene(n) die uw onderneming rechtsgeldig kan (kunnen) vertegenwoordigen. Eis 7 De inschrijving en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal. Eis 8 Het verantwoordelijke management en de met de uitvoering van de opdracht belaste personeelsleden beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de eventuele contractuele verplichtingen. Eis 9 U bent bekend en gaat akkoord met de door de gemeente Utrecht gehanteerde waarderingsen beoordelingsmethodiek. Eis 10 Vanuit uw onderneming zal geen enkele informatie welke in het kader van dit project beschikbaar komt, aan derden ter beschikking worden gesteld, met uitzondering van voor het onderhavige project door zijn onderneming in te schakelen partners, onderaannemers Concerninkoop pagina 14 van 26

15 en/ of hulppersonen; in een dergelijk geval blijft ondergetekende verantwoordelijk voor de geheimhouding door die in te schakelen partners, onderaannemers en/ of hulppersonen. Eis 11 Uw inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal negentig (90) dagen na de datum waarop de inschrijvingen uiterlijk ingediend dienen te worden. Tijdens deze periode heeft uw inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod. Eis 12 U gaat er mee akkoord dat u de gestanddoeningstermijn van uw inschrijving, in het geval een kort geding wordt aangespannen, verlengt tot minimaal twee weken na de datum van de uitspraak in het kort geding. Eis 13 Alle door uw organisatie overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. Opdrachtgever behoudt zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een gegadigde is aangeboden. 4.2 Algemeen Eis 14 U gaat ermee akkoord dat opdrachtgever geen verplichting heeft tot het afnemen of onderhouden van een bepaald aantal prullenbakken met verschillende afmetingen en verschillende ophangmethodes. Aan het in deze offerteaanvraag genoemde aantallen kunnen geen rechten worden ontleend 4.3 Kwaliteitseisen Eis 15 U bevestigt dat u desgevraagd onderhoud en reparatie kunt leveren op prullenbakken van opdrachtgever binnen de Utrechtse gemeentegrenzen. Eis 16 U bevestigt dat u ten behoeve van onderhoud en reparatie losse (reserve) onderdelen van de door u aangeboden prullenbakken kunt leveren indien de gemeente u daarom verzoekt (zie ook Eis 41). U voegt uw prijslijst voor losse onderdelen toe bij het prijsinvulformulier (Document Prijsinvulformulier). En u geeft een korting op uw prijslijst, exclusief de reeds gevraagde onderdelen in het prijsinvulformulier. Eis 17 U gaat akkoord met het leveren van één prullenbak ten behoeve van een gebruikerstest (zie paragraaf 5.2). U levert hiervoor een prullenbak met een capaciteit tussen de 60 en 99 liter (maat 'middel') die voldoet aan de specificaties in deze offerteaanvraag en waarvoor u in het prijsinvulformulier een prijs heeft geoffreerd. U levert deze prullenbak inclusief bevestigingsmaterialen voor plaatsing op de beugel (zie betreffende Document). Eis 18 U bevestigt dat de prullenbak die u levert ten behoeve van de gebruikerstest kwalitatief minimaal gelijk is aan de toekomstig te leveren prullenbakken indien er met uw organisatie een raamovereenkomst zal worden afgesloten. De prullenbak van de uiteindelijke opdrachtnemer zal als referentie blijven staan gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. De overige leveranciers kunnen hun prullenbak na voorlopige gunning ophalen. Eis 19 De door u te leveren prullenbakken voldoen minimaal aan de volgende specificaties: Concerninkoop pagina 15 van 26

16 De prullenbakken zijn geschikt om te worden gebruikt in de openbare ruimte; De prullenbakken zijn rechthoekig of vierkant, de randen zijn dusdanig afgerond, dat gebruikers zich bij normaal gebruik niet kunnen verwonden aan de prullenbak; De vulopening is door middel van een strip in tweeën te splitsen zodat er niet al te grote dozen of zakken in kunnen worden gedeponeerd; De hoogte van de vulopening is circa 90 cm vanaf het maaiveld tot en met het hart van de inworp De hoogte van de vulopening is tussen de 8 en de 12 cm. De breedte is minimaal 30 cm. De complete prullenbakken inclusief (eventuele) binnenbak dienen los geplaatst te kunnen worden op/aan een beugel met of zonder betonnen voet. Dit geldt voor de maten 'klein' en 'middel'. De prullenbak (exclusief eventuele binnenbak) moet gemaakt zijn van metaal. Zowel de bak als de bewegende onderdelen zijn van roestvrijstaal. De (eventuele) binnenbak is gemaakt van aluminium of kunststof. U moet beiden kunnen leveren. Bij bestelling wordt aangegeven, welke binnenbak geleverd moet worden. De (eventuele) binnenbak is vloeistofdicht. Om de vloeistofdichtheid te bepalen laat de gemeente maximaal 2 liter vloeistof (water) in de prullenbak lopen. Als er geen water uit de prullenbak loopt, is deze vloeistofdicht. Als er wel water uit de prullenbak loopt, dan is deze niet vloeistofdicht. Verder zijn hier geen technische eisen aan gesteld. Als de prullenbak geplaatst moet worden in bestaande beugels, dan wordt de prullenbak tussen de bestaande beugels geplaatst. De door u aangeboden prullenbakken hebben geen logo van de opdrachtnemer op de prullenbak. Zie ook Wens 2 en Wens 3. Eis 20 U bevestigt dat de door u te leveren prullenbak ofwel zelfstandig geplaatst kan worden door middel van een betonnen voet danwel geplaatst kan worden door het gebruik van de in de gemeente Utrecht toegepaste beugels. Bij zelfstandige plaatsing zorgt u voor de betonnen voet. De beugels, waar de prullenbak tussen moet passen, hebben de afmetingen zoals vermeld in het betreffende Document (Tekening beugel gemeente Utrecht). Eis 21 U voert het grondwerk uit. Dit is opgenomen in het prijsinvulformulier en kan alleen in rekening worden gebracht, als het aangegeven is door opdrachtgever, dat u het grondwerk moet doen bij het plaatsen van de beugel danwel de betonvoet in de grond. Indien er een vergunning benodigd is voor deze werkzaamheden, draagt u hier zelf zorg voor. Eis 22 Bij plaatsing inclusief beugel en/of betonnen voet is de prullenbak niet om te duwen. Als er straatwerk overheen geplaatst moet worden, houdt u er rekening mee dat de betonvoet 15 cm onder het maaiveld eindigt. Eis 23 De bij Eis 19 bedoelde prullenbakken dient u in drie verschillende afmetingen te leveren: Klein: een bak met een capaciteit tussen de 40 en 59 liter In de stad wordt deze maat eerder vervangen door een maat groter. De afname van de kleinste bak zal dan ook minimaal zijn. Middel: een bak met een capaciteit tussen de 60 en 99 liter; Deze maat bak wordt het meest geplaatst. Groot: een bak met een capaciteit tussen de 100 en 150 liter De grootste bak hoeft niet geplaatst te worden tussen de bestaande beugels. Concerninkoop pagina 16 van 26

17 De drie modellen hebben een uniforme uitstraling en maken optisch deel uit van dezelfde 'productfamilie', dit om het uniforme straatbeeld in Utrecht te behouden. De inhoud aan liters is gemeten tot aan de onderste rand van de ingooi-opening. Eis 24 De maten 'klein' en 'middel' kunt u op verzoek ook leveren om te bevestigen aan een dubbelstaafmat hekwerk. Hiervoor geldt dezelfde prijs als de door u op te geven prijzen voor 'klein' dan wel 'middel' losse prullenbak in het Prijsinvulformulier. Eis 25 U bevestigt dat u prullenbakken kunt leveren in elke gewenste RAL kleur. Eis 26 De prullenbakken zullen meestal geleverd moeten worden in de volgende RAL kleuren: RAL kleur 1003 RAL kleur 6009 RAL kleur 5010 RAL kleur 7016 RAL kleur 9005 Vooralsnog heeft de gemeente de volgende kleurstelling: geel op straat, groen in de parken, blauw bij bushokjes en grijs in de binnenstad. Er zal met de opdrachtnemer afstemming plaatsvinden over de precieze kleurstelling. De beugel wordt niet in kleur gespoten. Eis 27 U kunt prullenbakken leveren met het logo van de gemeente Utrecht (zie document bij publicatie) in het metaal verwerkt op een duidelijk zichtbare plek. De eenmalige prijs voor de mal/matrijs verwerkt u in het prijsinvulformulier (zie document bij publicatie). U geeft aan of u stanst of prägt. Voor meer informatie inzake het logo: in de linkerkolom 'downloads', vervolgens linksboven 'logo's'. Voor het bepalen van de maat kunt u uitgaan van het betreffende document bij de publicatie geprint op A4 formaat. De precieze plaats en afmeting op de prullenbak zal met de opdrachtnemer worden afgestemd. Eis 28 U bevestigt dat u de volgende (losse) onderdelen binnen 5 werkdagen na bestelling kunt leveren: deurtje in de bij Eis 26 genoemde RAL kleuren slot (standaard driehoeksleutel of een andersoortig slot) binnenbak beugels en andere bevestigingsmaterialen overige reserve materialen en onderdelen behorende bij de door u aangeboden prullenbakken los te plaatsen klep Zie ook Eis 39 t/m Eis 42. Eis 29 Minimale bestelhoeveelheid per model prullenbak: voor de kleinste en grootste maat per stuk, voor de middelste maat per 25 stuks. Eis 30 De levertermijn na bestelling betreft maximaal 4 weken. Eis 31 U levert de prullenbakken af op een vaste locatie. Per bestelling kan de locatie verschillen. Dit wordt aangegeven door de opdrachtgever. De gemeente heeft verschillende depots voor de aflevering. Deze bevinden zich binnen de gemeentegrenzen van de gemeente Utrecht en zullen met de opdrachtnemer gecommuniceerd worden. Eis 32 U levert uw bestelling af op Europallets. Bij een volgende bestelling neemt u de vorige Europallet(s) retour. U berekent geen kosten/statiegeld voor de Europallets. Concerninkoop pagina 17 van 26

18 Eis 33 U gaat ermee akkoord dat u minimaal twee jaar garantie bij normaal gebruik biedt op de coating en de niet-bewegende onderdelen van de door u te leveren prullenbakken. Hieronder valt ook roest. Voor de bewegende onderdelen geldt een garantie van één jaar. Voor uitleg garantie, zie artikel 17 van de Algemene Voorwaarden van de gemeente Utrecht (zie document bij publicatie). 4.4 Eisen aan het (correctief) onderhoud Eis 34 De gemeente Utrecht is voor wat betreft het beheer van de openbare ruimte opgedeeld in vijf gebieden. De beheerder van een gebied kan zelf beslissen of hij/zij de prullenbakken in eigen beheer zal onderhouden of dit uitbesteed bij de opdrachtnemer. U bent er zich daarom van bewust dat niet alle prullenbakken in de gemeente Utrecht door de opdrachtnemer onderhouden zullen hoeven te worden. Eis 35 U gaat ermee akkoord dat u desgevraagd een instructie aan personeel van de gemeente Utrecht kunt geven zodat deze personeelsleden zelfstandig onderhoud en reparaties aan de prullenbakken kunnen uitvoeren. Eis 36 U bent er zich van bewust dat u kan worden verzocht onderhoud, plaatsing en/of reparaties uit te voeren of de volgende punten: de deur het slot (standaard driehoeksleutel of een andersoortig slot) de binnenbak de bevestiging het rechtzetten / -hangen van de prullenbak Eis 37 U garandeert dat u binnen 36 uur na melding door een bevoegd contactpersoon van opdrachtgever onderhoud kunt plegen aan een prullenbak. Ook kunt u binnen deze termijn de prullenbak in zijn geheel vervangen, als deze niet te herstellen is. Eis 38 U kunt prullenbakken plaatsen. Indien van toepassing zijn de eventuele beugels beschikbaar en kunt u ophalen bij het depot. De opdracht behelst tenminste vijf te plaatsen prullenbakken. De opdrachtgever zal aangeven of het inclusief beugel, eventueel betonvoet en/of grondwerk betreft. Uw prijzen kunt u opgeven in het prijsinvulformulier (zie document bij publicatie). Eis 39 U bent er zich van bewust dat er in Utrecht prullenbakken van diverse fabricaten in gebruik zijn (zie ook paragraaf 1.5) en dat de verplichting tot het uitvoeren van onderhoud op prullenbakken dus ook betrekking kan hebben op het onderhoud en reparatie van prullenbakken van derden. Eis 40 U bevestigt dat u onderhoud en reparaties kunt verrichten op prullenbakken van derden. Eis 41 De gemeente zal reserve-onderdelen op voorraad houden voor het uitvoeren van de bij Eis 40 bedoelde reparaties. U gaat ermee akkoord dat van deze onderdelen gebruik maakt bij het uitvoeren van reparaties, slechts na overleg en instemming van de gemeente kunt u direct onderdelen bestellen bij derden voor het uitvoeren van de bij Eis 40 bedoelde reparaties. Eis 42 U gaat ermee akkoord dat wanneer de bij Eis 41 bedoelde onderdelen door u zelf worden gekocht u deze bij daadwerkelijk gebruik mag doorberekenen aan de gemeente Utrecht. U Concerninkoop pagina 18 van 26

19 berekent hiervoor maximaal uw inkoopprijs + een opslag ter dekking van uw kosten. Deze oplag geeft u in procenten aan in het document Prijsinvulformulier. Eis 43 De gemeente Utrecht zal in overleg met opdrachtnemer bekijken, wanneer de prullenbakken van derden vervangen worden in plaats van gerepareerd. De gemeente beslist. 4.5 Eisen duurzaamheid Eis 44 U gaat ermee akkoord dat u voor (retour)leveringen en het uitvoeren van installatie- en onderhoudswerkzaamheden voertuigen inzet die voldoen aan de eisen die de gemeente Utrecht stelt met betrekking tot het toelaten van vrachtwagens in de gedefinieerde milieuzone. Voor detail eisen en meer informatie zie: Eis 45 U gaat ermee akkoord dat u bereid bent oude en afgeschreven prullenbakken zowel van uzelf als van andere leveranciers terug te nemen en hiervoor per prullenbak een vergoeding te betalen aan de gemeente Utrecht. De vergoeding betreft niet per definitie de oud ijzerprijs. Prullenbakken vertegenwoordigen een hogere waarde. De vraag aan u is om aan te geven, welke vergoeding u per prullenbak toekent. De gemeente beslist uiteindelijk of de prullenbakken retour genomen worden tegen de door u vermelde vergoeding dan wel of de prullenbakken afgeleverd worden in het betreffende depot voor hergebruik van de onderdelen. Eis 46 De hoogte van de door u te betalen vergoeding per terug genomen prullenbak heeft u opgegeven in het Prijsinvulformulier (Document Prijsinvulformulier). Eis 47 U gaat ermee akkoord dat eventuele retour te nemen prullenbakken mee terug genomen worden bij een reguliere levering. Eis 48 Agentschap NL Inkoop en reparatie van Straatmeubilair: Voor straatmeubilair waarvan meer dan 5 % van de massa van het eindproduct uit kunststoffen bestaat, moet van de totale hoeveelheid kunststoffen tenminste 90% (gewichtsprocenten binnen een product) gerecycled materiaal zijn. Voor straatmeubilair is dit post-consumer materiaal. Post-consumer wil zeggen dat het de fabriek waar het kunststof wordt geproduceerd heeft verlaten. Bij preconsumer is dit niet het geval (bijv. snijafval bij de productie). Eis 49 Agentschap NL Inkoop en reparatie van straatmeubilair: Kunststoffen onderdelen met een gewicht groter dan of gelijk aan 25 gram en een,voor markering, beschikbaar oppervlak van minstens 2 cm2 worden zichtbaar gemarkeerd met een symbool of afkorting zoals beschreven in ISO of ISO Uitgezonderd zijn onderdelen waarvan de markering vanwege technische redenen niet mogelijk is. Eis 50 Agentschap NL Inkoop en reparatie van straatmeubilair: Het VOS gehalte (excl. water) voor verven met een spreidend vermogen van ten minste 15 m2/l en voor vernissen die worden toegepast op hout, bedraagt maximaal 250 g/l (met een dekkracht van 98%). Voor de overige verfproducten (vernissen, houtbeitsen, vloercoatings, vloerverven en verwante producten) is dat maximaal 180 g/l. Een vluchtige organische verbinding (VOS) is een organische verbinding die, onder normale druk, een kookpunt (of beginkookpunt) heeft dat lager is dan of gelijk aan 250 0C. Inschrijver voldoet in elk geval aan de minimumeis indien hij producten gebruikt die beschikken over het Europees Ecolabel voor verven en vernissen. Concerninkoop pagina 19 van 26

20 4.6 Communicatie-, overleg- en rapportage-eisen Eis 51 Jaarlijks (telkens uiterlijk één maand na 1 januari) overlegt u schriftelijk en per mail managementinformatie in MS-excel aan de Contractmanager van de gemeente Utrecht. Daarin neemt u in ieder geval op: het totale bedrag aan omzet (per wijk en getotaliseerd) een overzicht van de geleverde prullenbakken de uitgevoerde onderhoudsopdrachten en hiervoor in rekening gebrachte kosten (per wijk en getotaliseerd); De exacte vorm en inhoud van de managementinformatie wordt in overleg tussen beide partijen vastgesteld. Eis 52 De voorlopig gegunde partij levert de namen van de personen die optreden als centrale contactpersoon en diens plaatsvervanger aan bij de verificatiebespreking. De vaste contactpersoon zal ook deelnemen aan de verificatiebespreking. Beide personen zijn in vaste dienst van uw organisatie, zij beschikken over voldoende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift en over relevante (leidinggevende) werkervaring. Eis 53 Indien er wijzigingen zijn in de naam of adresgegevens van uw bedrijf of de contactpersonen voor de gemeente Utrecht, geeft u dit direct door aan uw contactpersonen van de gemeente Utrecht. Eis 54 Minimaal één keer per jaar wordt een evaluatiegesprek gevoerd tussen uw centrale contactpersoon en de contractmanager van de gemeente Utrecht. In ieder geval vindt er een evaluatiegesprek plaats vijf maanden voor de einddatum van de overeenkomst. Eis 55 U bevestigt uw bereidheid bij de uitvoering van een opdracht zo nodig en desgewenst samen te werken met derden. Eis 56 Bij beëindiging van de raamovereenkomst werkt u te allen tijde mee met de gemeente Utrecht om een zo efficiënt en effectieve mogelijke overgang te realiseren naar de nieuwe opdrachtnemer. Het tijdig, voor einde van de raamovereenkomst, beschikbaar stellen van de door Concerninkoop of nieuwe leverancier gevraagde documenten en gegevens maakt hier onderdeel van uit. 4.7 Eisen aan de afhandeling van klachten Eis 57 U beschikt over een adequate procedure om klachten met betrekking tot uw dienstverlening voor de gemeente Utrecht te behandelen. Bij uw inschrijving voegt u een kopie van het klachtenprotocol. Hierin worden ten minste de volgende onderdelen beschreven: a de klachteningang voor operationele klachten; b de registratie; c de wijze van terugkoppeling aan de melder van de klacht; d binnen maximaal één werkdag ontvangt de melder van de klacht een ontvangstbevestiging met daarin de voorgestelde oplossing en de naam van de contactpersoon (aanspreekpunt en bewaker van de oplossing aan de zijde van de opdrachtnemer). Concerninkoop pagina 20 van 26

21 Eis 58 Structurele klachten worden via de contractmanager van de gemeente Utrecht gemeld bij het vaste aanspreekpunt van de opdrachtnemer. In dit geval blijft het vaste aanspreekpunt van opdrachtnemer de bewaker van de betreffende klachtenbehandeling. De registratie wordt op eenzelfde wijze geborgd als voor operationele klachten. Eis 59 U heft klachten binnen 48 uur op tenzij in overleg met de contactpersoon van de gemeente Utrecht anders wordt beslist. Eis 60 Voor telefonische klachten geldt de datum van telefonisch melden van de klacht. Voor schriftelijk (per post en per ) binnengekomen klachten geldt dit vanaf de ontvangstdatum van de klacht. Eis 61 In de afhandeling beschrijft u: de aard van de klacht (datum, tijd, personen, voorval), de conclusie gerelateerd aan de gemaakte afspraken, indien nodig verbetermaatregelen en de wijze van compensatie. U zult, wanneer er zich een omstandigheid (probleem en/of klacht) voordoet welke van invloed kan zijn op de uitvoering van de raamovereenkomst, de contractmanager en de opdrachtgever dit onverwijld mondeling of per melden en binnen een week daarna schriftelijk rapporteren. Deze rapportage zal minimaal onderstaande elementen bevatten: een nauwkeurige beschrijving van het probleem en/of de klacht; de datum van constateren; de wijze waarop het probleem en/of de klacht is ontstaan; welke personen er bij het probleem en/of de klacht betrokken zijn; de geschatte duur van het probleem en/of de klacht; de voorgenomen oplossing van het probleem en/of de klacht; de invloed op het uitvoeren van de overeenkomst of delen daarvan; de (geschatte) consequenties van het probleem en/of de klacht; de invloed op de datum van oplevering concept; indien nodig verbetermaatregelen en de wijze van compensatie. Eis 62 De registratie van klachten maakt onderdeel uit van de managementrapportage. 4.8 Commerciële eisen Eis 63 Uw inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in euro's, exclusief btw. Eis 64 Uw inschrijving bevat de van toepassing zijnde btw-tarieven. Eis 65 Uw inschrijving bevat een volledig ingevuld Prijsinvulformulier (zie document bij publicatie). De in het door u in het prijsinvulformulier opgegeven prijzen en tarieven zijn van toepassing wanneer de gemeente Utrecht tot gunning van de opdracht over gaat. Eis 66 U gaat ermee akkoord dat u geen toeslag/meerprijs berekend voor het leveren van een prullenbak in een bepaalde standaard RAL kleur (zie Eis 26). Eis 67 De door u geoffreerde prijzen en tarieven zijn vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering (levering, onderhoud, schadeherstel), bezorgkosten, voorrijkosten, nazorg, overhead, reis- en andere kosten. Concerninkoop pagina 21 van 26