Notulen algemene ledenvergadering 25 november 2010

Transcriptie

1 1 Notulen algemene ledenvergadering 25 november Opening en voorwoord Jaap Wijnker opent de vergadering en zit in plaats van Hans Burghard de vergadering voor. Hans Burghard is verhinderd. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt doorgenomen en vastgesteld met de opmerking dat aan de agenda de décharge van het bestuur moet worden toegevoegd. 3. Ingekomen mededelingen. Er zijn een aantal ingekomen vragen die bij de komende agendapunten of de rondvraag aan de orde zullen komen. 4. Notulen en actiepunten algemene ledenvergadering van 27 mei 2010 Notulen De notulen van de vergadering van 27 mei 2010 worden zonder opmerkingen vastgesteld. Wel wordt er gevraagd wat de stand van zaken is van de enquête die gehouden zou worden over de sfeer en de ontspanning binnen de club. De stand van zaken is op dit moment onbekend. Ook wordt gevraagd naar wat er met de foto van de levende hockeystick is gebeurd en/of de foto betaald is door de vereniging of de sponsor. De foto staat inmiddels op de website. Het is het bestuur niet bekend wie de foto betaald heeft. Actiepunten Voor de actiepunten en de status wordt verwezen naar het stuk waarop dit aangetekend is. De aldaar gemaakt mededelingen worden aangevuld met de opmerking dat de PPdB bokaal achter de bar hangt en jaarlijks wordt overgedragen. Opgemerkt wordt dat veel lijntrainers de wedstrijden niet bezoeken. Dit komt onder andere door verplichtingen bij andere clubs. Dit kan niet zomaar worden opgelost. Het wordt dan een financieel vraagstuk. Deze onderwerp zal later in de rondvraag terugkomen. 5. Notulen algemene ledenvergadering van 6 oktober 2010 De notulen worden vastgesteld. 6. Vrijwilligers De voorzitter noemt de namen van diverse vrijwilligers die gestopt zijn. Waarschijnlijk worden velen niet genoemd. Ook zij worden hartelijk bedankt voor hun inzet voor de club. 7. PPdB Bokaal

2 2 De PPdB Bokaal is een bokaal voor het team dat de meeste tegengoals heeft gehad. Dit jaar is het Heren 1 die de bokaal zal ontvangen. De bokaal zal aan de heren worden uitgereikt. Doorgeefstick De doorgeefstick wordt dit jaar uitgereikt aan Wilma De Waal. Zij zet zich al jaren op vele. gebieden in als vrijwilliger in voor de club. Zij ontvangt de stick uit handen van Eric Gielisse, hij ontving de stick vorig jaar. 8. Financieel verslag Jaarverslag Een jaar HCH het seizoen Er wordt verwezen naar het stuk dat op de website is geplaatst. Financieel verslag De penningmeester, Jos Knops, licht het verslag toe. Hij merkt alvast het volgende op: de inventaris en de bar is thans geheel afgeschreven; bijna alle sponsoren hebben betaald; er is een voorziening van ,00 getroffen om op deze wijze een voorziening te creeren om de kosten die door de vereniging gemaakt faan worden, te financieren. Het contract met de gemeente dat inhoudt dat de gemeente deze voorfinanciering overneemt is per einde boekjaar nog niet gesloten en dus is een voorziening bij de club opgenomen. de bar heeft niet het gewenste resultaat behaald zeker gezien het feit dat er een prijsverhoging is doorgevoerd. Dit is een punt van aandacht. Op de zaalhockey is een overdekking ontstaan. De inkomsten zijn hoger uitgekomen dan verwacht omdat dit jaar voor het eerst ook de E8tallen zaalhockey hebben gespeeld plus door het feit dat nu alle teams trainingen in de zaal hebben gehad en niet meer getraind hebben op het veld met balken. Naast de kosten voor de huur van de zalen zijn er ook nog materialen aangeschaft voor de zaal. Daarnaast zijn er ook nog kosten gemaakt voor de inzet van zaaltrainers. In de jaarrekening zijn ook de bedragen meegenomen die aan de leden zijn terugbetaald. Ook dit jaar zullen een aantal teams een restitutie ontvangen omdat zij minder trainingen krijgen. Dit zal nog aan de betreffende teams worden gecommuniceerd. Voorgesteld wordt dat de zaalcommissie een goede begroting opstelt, waarbij rekening gehouden moet worden dat in de voorjaars ALV reeds gebudgetteerd moet worden. Er wordt gevraagd of er een splitsing gemaakt kan worden voor tophockey (H1/2, D1/2, JA1/2, MA1/2, MB1/2 en JB1/2) en breedtehockey. Deze vraag is eerder gesteld bij het vaststellen van de begroting in de algemene ledenvergadering van mei Bekeken zal worden wat de mogelijkheden zijn bij het opstellen van de begroting van 2011/2012 zonder dat de bedragen naar een persoon te herleiden zijn. Hierbij zal ook bekeken worden of de kosten zoals materiaalkosten, en personeelkosten, nader gespecificeerd kunnen worden. Er wordt gevraagd of de contributieverhoging van ,00 volledig is uitgegeven. Dit is niet het geval. Wel zijn er meer lijntrainers (C, D en jongste jeugd) aangesteld. Verder wordt

3 3 kwalitatief beter training gegeven, wordt er geïnvesteerd in de opleiding van de trainers. Dit alles is in ontwikkeling en niet in één jaar gerealiseerd. Gevraagd wordt om de representatiekosten voortaan apart te vermelden. De post Algemene Kosten in de begroting/exploitatie bestaat onder andere uit Bestuurskosten. In de ALV is toegelicht dat dit NIET enkel representatiekosten zijn maar ook de kosten van de DUW avond en de kosten van de ALV s daarnaast betreft het ook kosten zoals kerstattentie, bloemetje voor commissielid etc. Verslag van de kascommissie Erik te Winkel doet namens de leden van de kascommissie verslag. Namens de leden bedankt hij Carin Bakker. De kascommissie adviseert de vergadering het bestuur decharge te verlenen voor het financiële verslag. Dit advies en het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen. Gelijk wordt ook het bestuur decharge verleend voor het gevoerde beleid. 9. Benoeming nieuw lid Kascommissie Leo Burger is op grond van het huishoudelijk reglement niet meer herkiesbaar. Gevraagd wordt wie van de aanwezigen zich beschikbaar stelt voor de kascommissie. Aangezien niemand zich bereid verklaard, zal de benoeming van een nieuw lid voor de Kascommissie voor de algemene ledenvergadering van mei 2011 geagendeerd worden. 10. Stand van zaken uitplaatsing De stand van zaken wordt toegelicht. Op dit moment is er nog geen besluit door de gemeente genomen over de uitplaatsing. Dit uitstel heeft geen gevolgen voor de ambitie voor de uitplaatsing per september Rondvraag Gevraagd wordt naar de informatievoorziening aan de ouders van leden over de overgang van hun kinderen naar nieuwe teams. In het verleden zijn hierover informatieavonden gehouden. Ook zou er een informatieboekje geschreven kunnen worden. Dit onderwerp heeft de aandacht van het bestuur. Dit zullen we nader in de bestuursvergaderingen bespreken. Hierop komen we in een volgende algemene ledenvergadering terug Gevraagd wordt hoe actueel het jeugdplan is. Jeugdplan is niet meer op alle punten actueel en aan herziening toe. Dit wordt stukje voor stukje opgepakt en geactualiseerd. Voorgesteld wordt om de opsteller van het jeugdplan een keer uit te nodigen om een presentatie te geven. Gevraagd wordt naar de wijze van het heffen van contributie. Thans is het beleid dat er differentiatie wordt toegepast (senioren betalen meer dan junioren) maar wel met de gedachte wat de vereniging aan de leden te bieden heeft en niet naar gebruik. Er is dus geen sprake van differentiatie per team. Een brede discussie over de contributie is een discussie die gevoerd moet worden in de voorjaarsvergadering. In die vergadering worden immers de contributies voor het veld en de

4 4 zaalhockey vastgesteld. De vraagsteller zal in die vergadering met een voorstel voor een andere differentiatie komen. Vragen over het tenue In vergelijking met andere verenigingen is het tenue beduidend duurder. De oorzaak hiervan is niet bekend. Dit zullen we nader onderzoeken. Over de prijzen zijn geen afspraken gemaakt. Wel is er een kwaliteitsonderzoek geweest. Over de service, het verkoopaanbod en de kwaliteit zal een bespreking met Intersport gehouden worden. Voor het verkrijgen van de clubkorting is alleen de ledenpas vereist; het ontvangen van reclame-uitingen is geen voorwaarde. De meningen zijn verdeeld of er sprake is van een nieuw tenue of niet. Duidelijk is wel dat het nieuwe tenue anders oogt. Het nieuwe tenue is niet aan de leden ter goedkeuring voorgelegd. De keuze is door het bestuur samen met een commissie bestaande uit leden gemaakt. Geconstateerd kan wel worden dat het nieuwe tenue onvoldoende door het bestuur aan de leden is gecommuniceerd. Dit is een punt van aandacht. Er is geen verplichting om in het nieuwe tenue te spelen. Hierover is contact geweest met de bond. Dit contact heeft ook tot gevolg gehad dat er geen geheel nieuw tenue is gekomen. Met een dergelijk tenue zou elk lid verplicht moeten worden een nieuw tenue aan te schaffen. Dit leek het bestuur ongewenst Gelet op de kleine afwijkingen met het oude tenue is het de vraag of het huishoudelijk reglement zou moeten aangepast. Dit zal nader worden uitgezocht. Vragen over het beëindigen van de overeenkomst met de Verenigingscoördinator Het contract van de Verenigingscoördinator Sabine Schalkwijk is niet verlengd. Een direct gevolg hiervan is dat er geen aanspreekpunt/vraagbaak is op de zaterdagochtend. Het bestuur deelt deze mening niet, mochten er vragen zijn dan kan men zich wenden tot de wedstrijdtafel. Desondanks zal een aanspreekpunt op zaterdag nader bekeken worden. Alle overige taken zijn overgegaan naar de huidige Verenigingscoördinator Olaf van Delft of zijn ondergebracht bij een commissie. De beslissing om het contract niet verlengen is gemaakt na het afwegen van diverse opties, de daarmee verbandhoudende risico s voor de vereniging en op basis van ingewonnen juridische adviezen. Overige vragen Recent is er een A/B feest georganiseerd. Voor dit feest zijn ook senioren uitgenodigd. De reden hiervan is dat er te weinig animo was bij de A en B jeugd. In november 2011 lopen de termijnen van vier bestuursleden af. Gevraagd wordt naar de bestuurscontinuïteit. Hierover is nog niets bekend. Gevraagd wordt of onderzocht kan worden of stages Calibris erkend zouden kunnen worden. De vraagsteller zal hierover informatie aan het bestuur toezenden. Die erkenning zal nader onderzocht worden.

5 5 Gevraagd wordt waarom de A en B jeugd maar één keer per twee weken zaalhockeytraining krijgen. Dit houdt mede verband met de schooltijden en met de trainingstijden wie we van de gemeente krijgen. Keuze is om alle teams te laten zaalhockeyen en ook training te laten krijgen. Met een auto dealer is een sponsorovereenkomst gesloten op grond waarvan een aantal auto s aan spelers van Heren en Dames 1 ter beschikking zijn gesteld. De fiscale gevolgen worden op dit moment geïnventariseerd. Helder is dat de fiscale aspecten voor zowel spelers als club goed in kaart moeten worden gebracht en dat hiervoor deskundig advies plus overeenstemming met de belastingdienst moet worden gezocht Aan het contract is nog geen ruchtbaarheid gegeven, omdat er nog geen handtekeningen zijn gezet. Opgemerkt wordt dat de huidige vrijwilligerscontracten niet voor iedereen helemaal helder en duidelijk zijn. Dit is eerder gecommuniceerd. Ook is de lijst met verbeterpunten aan een lid van de hockeyboard overhandigd. Onduidelijk is wat de status van de verbeteringen is. Dit zal nader worden uitgezocht. Ook zal de termijn van uitbetaling, het verdienschema en de wijze van urenberekening nader worden uitgezocht en voor zover mogelijk inzichtelijk gemaakt worden. Gevraagd wordt naar het beleid voor het toekennen van sponsorkleding aan teams. Per geval bekeken in de Hockeyboard en in overleg met de sponsorcommissie. Gevraagd wordt of het Houtwerk als pdf-document op de site geplaatst kan worden. Dit schijnt niet mogelijk te zijn wegens de grote van de bestanden. Een aantal nieuwe leden heeft wegens een administratieve onvolkomenheid het Houtwerk niet ontvangen. Aan hen zal het Houtwerk alsnog worden toegezonden, al dan niet digitaal. Het resultaat van de enquête over her houtwerk wordt medio januari 2011 verwacht. De vergadering wordt gesloten en de voorzitter dankt de aanwezigen voor hun bijdragen.