CONCEPT Notulen van de algemene ledenvergadering van 29 november 2012

Transcriptie

1 1 CONCEPT Notulen van de algemene ledenvergadering van 29 november Opening De voorzitter, Ed Achterberg, opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Vaststelling Agenda De agenda wordt zonder opmerkingen vastgesteld 3. Ingekomen Mededelingen en stukken Er zijn geen ingekomen mededelingen of stukken 4. Vaststelling van de notulen algemene ledenvergadering van 31 mei 2012 en bespreking van de actiepunten. Notulen Op pagina 2 bij onderdeel verlichting wordt vermeld dat LED-verlichting een wens van beide partijen is. Primair is dit een wens van de gemeente, zodat beide partijen wordt gewijzigd in de gemeente. Met deze opmerking worden de notulen vastgesteld. Actiepunten Die actiepunten van de vorige algemene vergadering en de genomen acties zijn opgesomd in een document dat bij de stukken is gepubliceerd. Naar dit stuk wordt verwezen. Over de actiepunten en de acties zijn geen vragen of opmerkingen. 5. Mededelingen van het bestuur Het oude clubgebouw is veel in de publiciteit geweest. Kort nadat we naar het nieuwe complex vertrokken waren, is er veel vandalisme gepleegd. Nadat er brand gesticht was, heeft de gemeente als eigenaar het pand laten slopen. Eén ding uit het oude clubgebouw is gespaard gebleven. Hier zullen de leden nog van op de hoogte gesteld worden. Het komende seizoen staan we weer voor een aantal uitdagingen. Zo is de selectie van de senioren niet helemaal gegaan zoals we wilden. Een aantal senioren heeft om die selectie opgezegd. Om de selectie te verbeteren, het aantal seniorenteams te laten toenemen, maar ook de binding met de senioren te verbeteren, is er een seniorencommissie opgezet. Remco Voogt is de voorzitter van deze commissie. Jongens B1 en Meisjes B1 spelen (semi) landelijk. Dames en Heren 1 lijken zich goed te handhaven in de eerste klasse. Trimhockey blijft populair. Door de verhuizing naar het nieuwe complex zijn er nu twee velden voor de trimmers beschikbaar. De trimmers hebben zich inmiddels gesplitst in twee groepen: ervaren en minder ervaren trimmers. Een aantal trimmers heeft aangegeven op woensdagochtend trimhockey te willen spelen. De mogelijkheden worden nader bekeken. 1

2 2 We hebben inmiddels geen wachtlijst meer. De tweede hockeyschool is vandaag afgesloten. De hockeyschool wordt enthousiast ontvangen; veel deelnemers worden lid van onze vereniging. Degenen die lid worden, worden trainingslid. Pas het volgende seizoen stromen ze in een team. Na de winterstop gaan we starten met funkey. Dit is voor kinderen vanaf 5 jaar. Met funkey worden de kinderen sport en spelactiviteiten aangeboden. Het is niet allemaal hockey. Idee van funkey is dat de kinderen een binding met hockey opbouwen en lid van onze vereniging worden. Over het nieuwe clubgebouw voeren we overleg met de honkbal- en de handbalvereniging over de samenwerking. Wij gaan binnenkort over en de andere verenigingen pas in mei/juni Het complex en ook het gebouw zijn eigendom van de gemeente. De gemeente verhuurt het aan de stichting Een leven bewegen. Deze stichting verhuurt het weer door aan de verschillende gebruikers. De stichting voert met de gemeente overleg over het budget van de faciliteiten en ook over de fiscaliteit. Inmiddels is bekend dat de Fysio een deel gaat huren. Met de BSO en ook een bedrijf dat huiswerkbegeleiding verzorgt, worden gesprekken gevoerd. De bar wordt ingezet voor een re-integratieproject van de gemeente. Op deze wijze worden mensen weer aan het werk geholpen en draagt de hockeyvereniging haar steentje bij aan de maatschappij. Hiervoor wordt een overeenkomst gesloten. Verder is de bar niet alleen een sportkantine. Het moet een soort sportsociëteit worden. Met de gemeente zijn we in overleg over meer ruimte om te ondernemen wegens het wegvallen van de jaarlijkse subsidie. Het terrein wordt schoongemaakt door de startende onderneming Uitwerking. Voor deze schoonmaak worden verstandelijk gehandicapten ingezet. Die samenwerking verloopt vooralsnog volgens verwachting. Gebleken is wel dat de bezoekers en ook de leden onnodig veel vuil op het terrein achterlaten. Dit is en blijft een punt van aandacht. In de vorige vergadering is gevraagd of er op het complex een rookverbod wordt ingesteld. Als we kijken naar het aantal sigarettenpeuken dat op de grond wordt gegooid, zou een verbod een goed idee zijn. Dit is echter nog geen reden om een rookverbod in te stellen. Er zullen meer afvalbakken komen om de sigarettenpeuken in weg te gooien. Het afgelopen seizoen zijn er diverse sponsorcontracten gesloten. Door de nieuwe locatie worden we door diverse bedrijven spontaan gebeld over de mogelijkheden voor sponsoring. Het is nog steeds niet gelukt om Heren en Dames 1 te laten sponsoren. Het huidige economische klimaat zorgt er voor dat het lastig is een sponsor te vinden. Onderdeel van het contract is de vermelding van de naam van de bank op de shirts van de teams, met uitzondering van die teams die afzonderlijk gesponsord worden. 21 Teams hebben een teamsponsor. Inmiddels is 70 procent van de shirts bedrukt met het logo. Paul van Asselt merkt op dat hij veel hoort over de inzet van het bestuur. Hij hoort echter weinig over een evaluatie over dit handelen. Van veel kinderen is het shirt niet bedrukt omdat de ouders dit niet wilde. De vraag is hoe het bestuur hiertegen over staat. Er is veel tijd ingestoken, terwijl het gewenste resultaat (100% bedrukking) niet is gehaald. Het bestuur is tevreden met de enthousiasme van de leden. Wel is er achteraf gesproken met een aantal ouders. De inzichten die die gesprekken hebben opgeleverd, nemen we mee voor het volgende seizoen. Hetzelfde geldt voor de inzichten die zijn opgedaan na evaluatie van het selectieproces. Probleem met de selecties is en zal blijven dat niet elk lid tevreden kan worden gesteld. 2

3 3 6. Vrijwilligers en Ppdb Bokaal Een vereniging kan niet zonder haar vrijwilligers. HC Houten heeft meer dan 250 vrijwilligers. Veel vrijwilligers zijn bekend, veel ook niet. Doorgeefstick Voor een bijzondere vrijwilliger is jaren geleden de doorgeefstick geïntroduceerd. Deze stick wordt niet door het bestuur toegekend, maar door de vrijwilliger die het afgelopen jaar de doorgeefstick overhandigd heeft gekregen. Vorig jaar was dit Peter Vos, teammanager van Heren 1. Peter heeft besloten om de doorgeefstick te door te geven aan Joost Bodewes. Joost zet zich al jaren op diverse terreinen in voor de vereniging. Hij beheert al jaren de materialen en heeft deze vandaag veilig gesteld door de materialen van de oude locatie te laten verhuizen. Het gevaar voor vernieling werd te groot. PpdB bokaal Stefan de leeuw, bestuurslid Prestatiehockey ligt het bestaan van de PpdB bokaal toe. De bokaal is een schaal die ergens in de verhuisdozen ligt. PpdB is de afkorting van Petit Perce de Bois, het Franse woord voor houtworm. De bokaal werd jaarlijks uitgereikt aan het team dat de meeste tegendoelpunten hebben gehad. De vereniging is echter in transitie en omarmt de Sportiviteit & Respect. Om die reden heeft het bestuur besloten om de PpdB bokaal voortaan uit te reiken aan het team dat het meeste doelpunten heeft gemaakt. Dit was vorig jaar Veteranen A. De bokaal wordt symbolisch uitgereikt aan Bram Franssen, speler van Veteranen A. 7. Bestuurswisselingen Afscheid Hans Burghard en Remco Voogt als bestuursleden Remco Voogt en Hans Burghard hebben bedankt voor het bestuurslidmaatschap. Remco heeft één jaar in het bestuur gezeten In dat jaar heeft Remco veel tijd en energie in zijn portefeuille Hockeybreedte gestoken. Het bestuurslidmaatschap was echter qua tijd niet meer te combineren met werk. Remco blijft echter als voorzitter van de seniorencommissie. Hans heeft vier jaar in het bestuur gezeten. De eerste drie jaar als voorzitter en het laatste jaar als bestuurslid Horeca. Als voorzitter is Hans mede verantwoordelijk het huidige positieve en sportieve klimaat van de vereniging Hans. Na zijn voorzitterschap heeft hij voortvarend met anderen de horeca onder handen genomen en geprofessionaliseerd. Voorstel tot (her)benoeming van Jos Knops, Arnoud Backers en Mark Heukels Mark Heukels en Arnoud Backers zijn bereid gevonden tot het bestuur toe te treden. Mark zal de portefeuille Horeca van Hans overnemen en Arnoud de portefeuille hockeybreedte van Remco. De voorstellen worden in stemming gebracht en met algemene stemmen aangenomen; er zijn geen onthoudingen van stemmen De bestuurstermijn van Jos Knops als penningmeester is verstreken. Jos heeft zich echter voor herbenoeming beschikbaar gesteld. Jos licht nog toe dat hij niet de hele termijn zal volmaken; in november 2013 zal hij bedanken als bestuurslid. Het voorstel tot herbenoeming van Jos wordt in stemming gebracht en met algemene stemmen aangenomen; er zijn geen onthoudingen van stemmen. 8. Overzicht stand van zaken nieuwbouw en prestatie Interieurcommissie Op dit moment is de keet ons clubgebouw. De keet zal tot januari 2013 blijven staan. Daarna zal hij worden weggehaald. De sleuteloverdracht en oplevering van het nieuwe clubgebouw is gepland in december Na de oplevering zijn nog enkele weken nodig voor de afwerking en de inrichting. 3

4 4 Streven is om bij de start van de midwintercompetitie het clubgebouw in gebruik te hebben. De planning staat echter niet vast; er moet nog veel werk door diverse commissies verricht worden. Een en ander wordt gecoördineerd door Peter Stolk. Waarschijnlijk zal er op meer vrijwilligers een beroep gedaan moeten worden. De presentatie van de interieurcommissie is komen te vervallen. Om toch een indruk te krijgen van het interieur zijn in de prestatie een aantal slides over het interieur opgenomen. De presentatie zal na de vergadering bij de overige stukken van de algemene ledenvergadering gepubliceerd worden. In aanvulling op de prestatie wordt vermeld dat de er voor gekozen is om gaaslockers te installeren. Gegeven de beschikbare ruimte en het aantal geplande lockers zal niet iedereen een locker kunnen claimen. Verder zijn de parkeerproblemen bij de gemeente bekend. De gemeente zal dit laten onderzoeken. Ook wordt gewerkt aan de bereikbaarheid voor mindervaliden en de verlichting. 9. Tuchtreglement Het bestuur heeft een tuchtreglement opgesteld. De reden is dat een dergelijk reglement nog nooit is vastgesteld. Gelukkig is er de afgelopen jaren ook weinig tot geen aanleiding tot geweest. Toch heeft het bestuur besloten een reglement vast te stellen. Het reglement is een bestuursreglement en wordt als zodanig door het bestuur vastgesteld. Het bestuur wil het ontwerp aan de vergadering voorleggen en hoort graag de vragen en opmerkingen. Het reglement zal uiteindelijk door het bestuur in het begin van 2013 worden vastgesteld en gepubliceerd. Opgemerkt wordt dat teams van wie de wedstrijden door bondsscheidsrechters begeleid worden, meer kans op gele en rode kaarten hebben. De vraag is of met die omstandigheid rekening gehouden wordt. De vraag bij een kaart is of deze terecht is gegeven of niet. Dit zal bij de vaststelling van het reglement worden bekeken. Beleid voor de gele en rode kaarten zal in ieder geval worden dat de kosten die de bond de vereniging in rekening brengt, bij de ontvanger van de kaart neergelegd zullen worden. Bekeken zal ook moeten worden wanneer een speler meerdere kaarten in een wedstrijd krijgt. 10. Jaarverslag Jaarverslag één jaar HCH het seizoen Verwezen wordt naar het verslag dat gepubliceerd is. Dit verslag wordt zonder opmerkingen vastgesteld. Financieel jaarverslag Jos Knops, de penningmeester, licht het jaarverslag toe. De balans is opgenomen op pagina 4. Uit de balans blijkt dat de inventaris geheel is afgeschreven. De enige activa met waarde die op de balans is opgenomen, zijn de doelen. Verder wordt toegelicht dat de debiteuren zowel leden als externe partijen betreffen en er vorderingen bestaan op sponsoren en op de KNHB. De kortlopende schulden zijn schulden aan leveranciers en kosten die in het afgelopen seizoen zijn gemaakt, maar waarvoor de factuur in het nieuwe seizoen is ontvangen. Jos licht ook de Staat van baten en lasten opgenomen op pagina 5 toe. Uit deze staat blijkt dat er een exploitatietekort is van ,00. Dit tekort is voor het grootste gedeelte toe te rekenen aan het faillissement van Intersport. Een conclusie hieruit is dat er een te grote afhankelijkheid was van grote sponsoren. Dit jaar zijn er meer kleine sponsoren, waardoor het financiële risico van een faillissement van een sponsor minder groot is. 4

5 5 Verder blijkt dat de marge van de bar is toegenomen. Dit komt door een hogere omzet en door een prijsverhoging. Arno Smits vraagt of de voorziening op de balans niet te hoog is. De voorziening is zo hoog omdat er per 30 juni 2012 nog geen verlichting is gerealiseerd. Verder hebben alle kosten op de balans betrekking op de oude situatie. De voorziening wordt gebruikt voor de investeringen in het nieuwe clubgebouw. Joost Bodewes vraagt over het faillissement van Intersport, Intersport heeft de afgelopen jaren als sponsor forse bedragen betaald. Wat hebben we hiervan geleerd. Met Intersport werd een verrekenmodel gehanteerd: inkopen die wij deden, werden met de sponsorbedragen verrekend. Er werden echter geen grote aankopen meer bij Intersport gedaan. Geconcludeerd is dat en verrekenmodel niet meer gehanteerd zal worden. Willem Bakker vraagt naar de hoge kosten van de trainers. Is er beleid over het contracteren van trainers en de kosten. Het beleid is dat met trainers jaarcontracten worden afgesloten die bij geschiktheid twee keer worden verlengd. Uitgangspunt hierbij is dat de contracten en de hoogte van de vergoeding bij de trainer moet aansluiten. Willem Bakker vraagt verder hoe het bestuur omgaat met het exploitatietekort. Dit zal geschieden door interen op het eigen vermogen en een strak uitgavenbeleid te hanteren, zo wordt de nullijn aangehouden en zullen waar mogelijk bezuinigd worden. Verslag Kascommissie Erik te Winkel, lid van de kascommissie, geeft ter vergadering een toelichting van de bevindingen van de kascommissie. In een gesprek heeft de penningmeester alle vragen beantwoord. De commissie vindt dat de ontwikkeling van de bar een punt van aandacht blijft. De kascommissie stelt voor om het bestuur te decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Het voorstel tot decharge aan het bestuur te verlenen voor het gevoerde financiële beleid wordt in stemming gebracht en met algemene stemmen aangenomen; er zijn geen onthoudingen van stemmen. Ook het voorstel tot het verlenen van decharge aan het bestuur voor het overig gevoerde beleid wordt ook in stemming gebracht. Het voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen; er zijn geen onthoudingen van stemmen. Jos Knops geeft nog een update over de liquiditeiten. Op de nieuwe locatie krijgen we namelijk Ledverlichting in plaats van conventionele verlichting. De kosten voor de led-verlichting zijn hoger dan verwacht, te weten een bedrag van ,00. Voor dit bedrag zal mogelijk een lening aan de gemeente worden verstrekt. Deze lening zal in 10 jaar worden afgelost. Jaap Wijnker merkt op dat de gemeente overweegt om alle kosten voor haar rekening te nemen, waardoor een lening niet nodig is. Dit geldt mogelijk ook voor de bijdrage van ,00 voor de aanleg van het tweede waterveld. Er is nog geen keuze gemaakt voor een systeem dat de videotoren moet vervangen. Offertes zijn ontvangen. Gevraagd wordt of de camera s ook gelijk een veiligheidssysteem zijn. Als dit het geval is, hebben we te maken met privacy wetgeving. Verder worden gesprekken met de honkbal- en handbalvereniging over hun financiële bijdrage aan de inventaris. Die bijdrage betalen zij mogelijk via de gemeente. 5

6 6 Tot slot wordt vermeld dat er thans meer leden zijn dan begroot, het contracteren van nieuwe sponsoren loopt goed en ook de ontwikkeling van de barinkomsten is positief. Jan Stevers vraagt of de oude videtoren verkocht kan worden. Dit kan niet. De videotoren is ongeschikt en zal worden gesloopt. Wel zal getracht worden om de speeltoestellen mee te nemen. Paul van Asselt vraagt of voor de geldlening geen toestemming van de algemene vergadering nodig is. Op grond van de statuten niet omdat het bestuur toestemming nodig heeft voor rechtshandelingen die een waarde van meer dan een kwart van de begroting vertegenwoordigen. Gelet op de omvang van de lening en de begroting is toestemming niet vereist. 11. Benoeming nieuw lid Kas commissie Volgens het huishoudelijk reglement komt een lid van de kascommissie maar twee keer voor herbenoeming in aanmerking. Hierdoor is de maximale termijn voor de zitting in de kascommissie drie jaar. Albert Piet Stuitje en Jan Willem Heukels komen beiden voor herbenoeming in aanmerking en stellen zich wederom beschikbaar. Erik te Winkel komt niet meer voor herbenoeming in aanmerking. Aan de aanwezigen wordt gevraagd wie zich als lid van de kascommissie beschikbaar stelt. Olaf van Delft stelt zich beschikbaar. Hij wordt met algemene stemmen benoemd. Hetzelfde geldt voor Albert Piet Stuitje en Jan Willem Heukels. 12 Rondvraag Gevraagd wordt of het aantal vrijwilligers in lijn is met het aantal leden. Dit is zo als we een vergelijking maken met andere sportverenigingen. Joost Bodewes vraagt aandacht voor de wijze waarop met de materialen van de vereniging wordt omgegaan. Er verdwijnen materialen. De vraag is wat het bestuur hiertegen doet. De omgang met de materialen van de vereniging baart het bestuur zorgen. De materialen zijn duur en vervangen kost de vereniging en dus de leden veel geld. Het bestuur werkt het beleid op het gebied van Sportiviteit en Respect uit. Onderdeel van dit beleid is ook de omgang met de materialen. De leden zullen zich allen verantwoordelijk voor het complex en de materialen moeten voelen. Dit geldt helaas nog niet voor alle leden. Jaap Wijnker merkt op dat voor de opslag van de kleine doelen brede vakken zijn gemaakt. Dit worden nog niet gebruikt, terwijl dit wel zou moeten. Jan Stevers merkt op dat de beglazing van de dug-outs tot gevolg heeft dat spullen niet kunnen worden opgehangen. De vraag is of er in de dug-outs `ophangmogelijkheden gerealiseerd kunnen worden. In het verlengde van de vraag van Jan Stevers wordt opgemerkt dat het in de dug-outs in de zomer erg heet kan worden. Dit hebben we opgenomen op een lijst met wensen die we bij de gemeente hebben ingediend. De velden 4 en 5 liggen aan de andere kant van de veerwagenweg. Die weg zal na de voltooiing van alle bouwwerkzaamheden afgesloten worden; de weg is dan alleen toegankelijk voor wandelaars en fietsers. Alleen de bewoners van de twee huizen aan het Amsterdam-Rijnkanaal zullen met hun auto toegang tot de weg krijgen. Na deze vragen en opmerkingen sluit de voorzitter de vergadering om 22:40 uur. 6