Huishoudelijk Reglement van de Hockey Club Houten

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement van de Hockey Club Houten Het Huishoudelijk Reglement regelt de dagelijkse aangelegenheden van de Hockey Club Houten. Conform artikel 25 van de Statuten van de vereniging dient het als aanvulling op de Statuten en mag het dus nooit in strijd zijn met deze Statuten. Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld in de Algemene Vergadering van 3 juli Hiermee is het voorgaande Huishoudelijk Reglement komen te vervallen.

2 1. Algemene bepalingen 1.1 Het clubtenue Artikel 1 De kleuren van de vereniging zijn rood en grijs. Het clubtenue bestaat uit: - een grijs poloshirt met een rode kraag, rode mouwtjes en een ingeborduurd HCH logo. - een rode broek (heren/jongens) of een rode rok (dames/meisjes) - grijze kousen met rode biezen De keepers dragen een shirt met een kleur die afwijkt van de kleuren van de shirts van zowel de eigen partij als de tegenpartij. 1.2 De jaarlijkse bijdrage Artikel 2 De jaarlijkse bijdrage wordt jaarlijks door de voorjaars-algemene vergadering vastgesteld, tenzij artikel 12 lid 4 van de Statuten van toepassing is. De jaarlijkse bijdrage moet zijn voldaan vóór één september van dat jaar. 1.3 Wijziging Huishoudelijk Reglement Artikel 3 Wijzingen van het huishoudelijk reglement behoeven de goedkeuring van de algemene vergadering. De wijzigingsvoorstellen moeten minimaal 14 dagen van te voren aan de leden worden bekend gemaakt. De wijzigingen worden van kracht, zodra zij met twee derde meerderheid door de algemene vergadering zijn goedgekeurd. 1.4 Officieel orgaan Artikel 4 De verenigingswebsite is het officiële orgaan van HC Houten. 2. Rechten en plichten van de diverse geledingen 2.1. De leden en donateurs Artikel 5 De leden en donateurs zijn verplicht zich te houden aan de bij Hockey Club Houten in gebruik zijnde reglementen. Artikel 6 De leden en donateurs zijn verplicht zich te houden aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de leden van het bestuur en/of door het bestuur daartoe gemachtigde personen, mits conform de Statuten. Artikel 7 1. De gegevens van het lid wordt opgenomen in de elektronische ledenadministratie van de vereniging. Deze gegevens worden uitsluitend en alleen gebruikt voor de interne organisatie en voor de niet commerciële uitwisseling van gegevens richting de KNHB. Bij het einde van het lidmaatschap kan het lid verzoeken om de gegevens te verwijderen uit de database van de vereniging. 2. De leden en donateurs zijn verplicht adreswijzigingen onverwijld schriftelijk aan de secretaris op te geven. Artikel 8 De contributie is uiterlijk verschuldigd bij aanvang seizoen, zijnde op 31 augustus van elk jaar. Bij te late betaling vindt overdracht plaats aan de externe debiteurenbewaking. Het bureau benadert de leden telefonisch met verzoek om betaling binnen 14 dagen. Na de volgende twee weken volgt een tweede rappel onder oplegging van een boete op basis van het Huishoudelijk Reglement ter grootte van 25% van het factuurbedrag met een minimum van 25 en met schriftelijke bevestiging en aanzegging van de feitelijke incassokosten (minimum 135,00). Indien dan nog niet betaald wordt, wordt de vordering ter incasso gegeven en wordt het lid geschorst tot contributie en kosten voldaan zijn. 2

3 Artikel 9 De spelende leden zijn verplicht om tijdens de wedstrijden het door Hockey Club Houten vastgestelde clubtenue te dragen, tenzij het vigerende bondsreglement een ander tenue verplicht stelt. Indien de Hockey Club Houten, een team of een collectiviteit van leden in ruil voor reclameuitingen kleding of financiële ondersteuning van derden kan ontvangen, dient vooraf met de sponsorcommissie overlegd te worden ter verkrijging van toestemming alsmede omtrent de geldende voorwaarden. Het Bestuur bepaalt met de sponsorcommissie het sponsorbeleid en kan hiervoor een sponsorreglement doen opstellen. Artikel De leden hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor een verzorgd uiterlijk van het sportpark en clubhuis en bevorderen zoveel mogelijk een fatsoenlijk gedrag van degenen, die zich daar bevinden. 2. Roken in het clubhuis is niet toegestaan Artikel 11 Donateurs hebben te allen tijde toegang tot de algemene vergaderingen, doch zij hebben daarin geen stemrecht. 2.2 Het Bestuur Artikel 12 Binnen het bestuur worden in ieder geval de volgende functies bekleed: - voorzitter - secretaris - penningmeester Artikel 13 Het bestuur kan besluiten meerdere functies door één bestuurslid te laten vervullen. Artikel 14 Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast. De afgetreden bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Voor de functies voorzitter, secretaris en penningmeester geldt een rooster van aftreden, inhoudende dat in een jaar ten hoogste één van deze functionarissen kan aftreden. Artikel 15 Het bestuur houdt een register bij waarin de namen en de adressen van de leden en de donateurs worden bijgehouden. Artikel 16 De functie-inhoud van de bestuursleden wordt door het bestuur vastgesteld. Artikel 17 De leden van het bestuur hebben toegang tot alle commissievergaderingen. Artikel 18 Het bestuur kan ten aanzien van leden strafmaatregelen nemen, maar is verplicht bij overtreding van het gestelde in het bestuursreglement alcoholverstrekking sancties aan betrokkene(n) op te leggen. Deze strafmaatregelen en/of sancties zijn: - waarschuwing; - berisping; - boete tot een door het bestuur vast te stellen bedrag; - uitsluiting -tijdelijk of voor de rest van het lopende seizoen- van deelname aan de competitie en/of training; - schorsing conform art. 8, lid 8 van de Statuten; - ontzetting uit het lidmaatschap conform art. 8, lid 1 sub d van de Statuten. 3

4 Van een besluit tot het treffen van één van voormelde strafmaatregelen en/of sancties staat de betrokkene binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de algemene vergadering. Een geschorst lid verliest voor de duur van de schorsing alle rechten verbonden aan het lidmaatschap, maar behoudt zijn verplichtingen. Het bestuur kan ter uitvoering van dit artikel een reglement vaststellen. Artikel 19 In geval van ontstentenis van een bestuurslid worden diens werkzaamheden door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden waargenomen. Artikel 20 In geval van blijvende ontstentenis van een bestuurslid en in geval van vacature gedurende het lopende verenigingsjaar is het bestuur bevoegd een plaatsvervanger te benoemen tot de eerstkomende algemene vergadering. Artikel 21 Een bestuurslid, dat zijn taak niet naar behoren vervuld kan door het bestuur of door de algemene vergadering (conform art. 14 van de Statuten) uit zijn functie worden ontzet. In het eerste geval dient dit door de algemene vergadering te worden bekrachtigd. Artikel 22 Met betrekking tot onderscheidingen als lid van verdienste zal door het zittende bestuur naar bevind van zaken worden gehandeld. Voor benoeming van leden van verdienste is uitgangspunt, dat het lid zich gedurende geruime tijd op buitengewone wijze zeer verdienstelijk heeft gemaakt voor de club. Voor het erelidmaatschap zal bij hoge uitzondering een lid worden voorgedragen. 2.3 De Commissies en Secretariaten Artikel 23 Het bestuur kan vaste commissies en secretariaten met een algemene opdracht en tijdelijke commissies met een bijzondere opdracht benoemen; zulks met uitzondering van de kascontrolecommissie (als bedoeld in artikel 17, lid 4 van de Statuten), welke wordt benoemd door de Algemene Vergadering. Artikel 24 De commissies kan een budget worden toegekend. Artikel 25 De commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en dienen jaarlijks te rapporteren aan het bestuur. Artikel 26 Commissies kunnen door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen leden ervan door het bestuur worden ontslagen en door anderen vervangen. Artikel 27 Bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie -met uitzondering van die van de kascontrolecommissie- worden in overleg met het bestuur geregeld, c.q. gewijzigd. Artikel 28 De kascontrolecommissie bestaat uit drie leden; elk jaar treedt het lid dat het langst zitting heeft in de commissie af. 3. Vergaderingen 3.1 Algemene vergaderingen Artikel 29 Er vindt minimaal twee keer per jaar een algemene vergadering plaats. 4

5 In de voorjaarsvergadering wordt de begroting voor het nieuwe seizoen ter goedkeuring voorgelegd. Tevens wordt voor het komende seizoen het officiële orgaan van de Hockey Club Houten benoemd. In de najaarsvergadering brengt het bestuur (conform art. 17 van de Statuten) zijn jaarverslag over het voorafgaande seizoen uit en legt, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording af over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerde bestuur. Artikel 30 De oproeping voor een algemene vergadering dient ten minste veertien dagen van te voren met vermelding van de agenda aan de leden en donateurs te worden toegezonden, danwel te worden geplaatst in het officiële orgaan van de Hockey Club Houten. Artikel 31 Een besluit door de algemene vergadering, dat niet rechtstreeks betrekking heeft op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig. Een uitzondering hierop geldt, indien zo'n besluit is genomen met tenminste tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen. Artikel 32 De agenda bevat, behalve de uit de Statuten of dit Reglement voortvloeiende punten, al hetgeen het bestuur daarin wenst op te nemen. De agenda bevat voorts ieder voorstel dat tenminste tien dagen vóór de vergadering door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend. Artikel 33 Bij ieder agendapunt van de vergadering wordt voorts elk mondeling voorstel behandeld door een lid staande de vergadering gedaan, dat rechtstreeks verband houdt met het aan de orde zijnde agendapunt en ten minste door vier andere aanwezige leden wordt ondersteund. 3.2 Bestuursvergaderingen Artikel 34 Het bestuur vergadert gedurende het hockeyseizoen minimaal één keer per maand en zoveel meer als het bestuur, danwel de voorzitter nodig acht. Artikel 35 De voorzitter leidt de vergaderingen en is bevoegd deze te schorsen of te verdagen. Artikel 36 Er kunnen slechts rechtsgeldig besluiten genomen worden indien de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter. Artikel 37 In alle gevallen, de vereniging betreffende, waarin krachtens Statuten en Huishoudelijk Reglement niet is voorzien, beslist het bestuur. 3.3 Commissievergaderingen Artikel 38 Naar aanleiding van hetgeen in de commissievergaderingen besloten is, worden besluitenlijsten opgesteld, die ter kennis worden gebracht van het bestuurslid, onder wiens verantwoordelijkheid de betreffende commissie valt. Artikel 39 De commissies stellen in de laatste vergadering van het verenigingsjaar het eindverslag over het afgelopen verenigingsjaar vast, alsmede -indien van toepassing- de financiële verantwoording van hun budget. Beide stukken worden binnen 14 dagen na deze laatste vergadering aan het bestuur gezonden. 5

6 Aldus vastgesteld door de Algemene Vergadering op 3 juli 2007 te Houten. Plv. Voorzitter Secretaris Willem Bakker Y. Beeris-van der Gaag 6