Notulen algemene ledenvergadering 18 november 2009

Transcriptie

1 Notulen algemene ledenvergadering 18 november Opening en voorwoord Hans Burghard (voorzitter) heet alle aanwezigen van harte welkom en opent de vergadering met de mededeling dat bij de voorbereiding van de ALV een procedurefout is gemaakt. De agenda is niet op tijd beschikbaar gesteld aan de leden. Volgens de clubstatuten en het huishoudelijke reglement moet de agenda 2 weken vóór de ALV beschikbaar zijn. In dit geval is alleen de ALV op tijd aangekondigd, maar zijn niet de te behandelen onderwerpen bekend gemaakt. Op die manier zijn leden niet tijdig geïnformeerd over de te nemen besluiten. Hans geeft aan dat er geen bijzondere reden was. Er is simpelweg niet goed opgelet. Een incident dus. Hans geeft aan dat het nu aan de vergadering is om te besluiten of de ALV doorgaat en de voorgestelde besluiten genomen kunnen worden, dan wel dat de ALV doorgaat zonder het nemen van de voorgestelde besluiten of twee weken wordt uitgesteld. De vergadering besluit tot doorgang van de ALV inclusief het nemen van de voorgestelde besluiten en het bestuur belooft beterschap. Bij de voorbereiding van de volgende ALV wordt beter opgelet. Aansluitend presenteert Hans het bestuursverslag Een jaar HCH (zie bestuursverslag). In dit verslag staan in kort bestek de resultaten die in het afgelopen jaar zijn gerealiseerd door de grote inzet van vele vrijwilligers binnen de club. Hans dankt alle vrijwilligers en spreekt de hoop uit dat zij ook in het komende jaar de gepleegde inzet kunnen volhouden. Naar aanleiding van de bespreking van het bestuursverslag komt er uit de vergadering ook een aantal reacties op het verslag. Het bestuursverslag ziet er al goed uit, complimenten. Het volgende verslag mag nog concreter. Hans geeft aan dat het bestuur ook volgend jaar een verslag opstelt (ACTIE). 2. Presentatie en vaststellen agenda De vergadering stemt met de agenda in. Deze wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Notulen 28 mei 2009 Hans stelt de vergadering voor om per pagina opmerken over de notulen te maken. De vergadering plaats de volgende opmerkingen: De pagina s van de notulen zijn niet genummerd. Pagina 1. Kopje 4. Mededelingen. De voornaam van Jan-Willem Heukels staat in de verkeerde volgorde. Pagina 3. Kopje d. Financiële contouren. In de tekst staan concrete getallen met betrekking tot noodzakelijke toekomstige investeringen i.v.m. de uitplaatsing. Deze getallen suggereren dat daarover al afspraken zijn gemaakt met de vergadering. Door Willem Bakker (penningmeester) wordt aangegeven dat de getallen het resultaat zijn van projecties. Enkele ALV s geleden is de ALV toestemming gevraagd om verdere plannen te mogen maken m.b.t. de uitplaatsing. De ALV heeft daarvoor toen toestemming gegeven, onder de voorwaarde dat de ALV wordt geraadpleegd bij investeringsvoorstellen en de ALV besluit over verplichtingen. Op 1

2 dit moment liggen er nog geen concrete voorstellen op tafel als gevolg van de vele politieke onzekerheden in het proces tot uitplaatsing. De getallen moeten dan ook worden gezien als een vingeroefening om daarmee zicht te krijgen op de langere termijn financiële contouren. Pagina 8. Kopje c. Voorstel contributieverhoging 2009/ e Alinea. Voor de aanwezigen moet worden gewijzigd in Voor het overgrote deel van de aanwezigen. Pagina 9. Kopje Rondvraag. 2 e Alinea. In dit deel wordt de toestand van Veld 3 besproken. De vergadering wil weten hoe het staat met Veld 3. Jack Koot (accommodatie) geeft aan dat na het onderhoud door Arcadis de drainage van Veld 3 is dichtgeslibd. Het probleem is gemeld bij de gemeente. Deze heeft aangegeven het probleem aan te pakken. Deze opmerking leidt verder niet tot aanpassing van de notulen. Pagina 10. Kopje Rondvraag. 6 e Alinea. De zin Dit heeft op de site gestaan moet worden gewijzigd in Dit staat op de site. Hans zegt toe dat de notulen van de ALV van 28 mei 2009 worden aangepast op basis van de op- en aanmerkingen van de ALV en dat het definitieve verslag op de website wordt geplaatst (ACTIE). M.b.t. tot het verslag van deze ALV geeft Hans aan dat deze een paginanummering krijgt. Tevens zegt hij toe dat de notulen op korte termijn in concept op de website worden geplaatst (ACTIE). 4. Mededelingen De contributie voor de zaal is vastgesteld op 75,-. De afspraak met de vergadering in de ALV van 28 mei 2009 was 70,- plus/min 10%. Voor de Frockeys wil het bestuur 35,- contributie vragen. Voor dit bedrag ontvangen Frockeys training en toernooi. Aan de ouders van de Frockeys zal goedkeuring wordt gevraagd voor het voorgestelde bedrag. 5. Vrijwilligers Aftredende commissieleden Hans bedankt alle vrijwilligers die dit jaar hun functie hebben neergelegd voor hun inzet in de diverse commissies. Hierbij gaat het om de volgende personen: Materiaalcommissie Rob Meijer en Peter Vos Sponsorcommissie Theo Spigt, Maaike Hart* en Ellis van Oort* Vrijwilligerscommissie Anneke Hop en Paulien Noordijk Wedstrijdsecretariaat Paulien Diepenmaat en Christel Gielisse* Barcommissie Maarten Jacobs en Erik Bok* Hockeypromotie Henk Faber en Michiel Hilberts Hockeytop Jaap Oosterlee Lustrumcommissie Alle leden en zij die hebben bijgedragen IJskoningin Julie van Oppen *Maaike is aangebleven bij de Wedstrijdtafel, Ellis is teruggekomen in de Sponsorcommissie als lid, Christel blijft de Ledenadministratie doen en Erik is nu lid van het Barteam. PPdeB trofee 2

3 De trotse eigenaren van de PPdeB trofee waren de Dames 5 van het seizoen (dit team bestaat niet meer). De trofee wordt doorgegeven aan Veteranen B die in het seizoen het grootste aantal tegendoelpunten heeft mogen incasseren. Omdat Veteranen B de trofee niet in ontvangst kon nemen, zal Steven van Battum (hockeybestuur) de trofee voorafgaande aan de eerstvolgende wedstrijd van Veteranen B overhandigen. Daarmee heeft Veteranen B de trofee weer veilig terug in handen. Zij waren het die vorig jaar het stokje mochten overgeven aan Dames 5 (ACTIE). Doorgeefstick Rita Kienhorst (lid Barteam) geeft, na uitvoering overleg te hebben gevoerd met Louk Muller (ook lid Barteam) de Doorgeefstick door aan Eric Gielisse (hockeyboard en teamtrainer van JA2, D4, JB2, JC2 en H4). Rita heeft een enorme waardering voor de grote inzet van Eric. Hij is werkelijk altijd op het veld te vinden. Staat voor iedereen klaar, ook voor het Barteam. Na ontvangt van de Doorgeefstick krijgt Eric een groot applaus van de vergadering. 6. Financiën Financiële verslag en jaarrekening Willem geeft een korte toelichting op het financiële jaarverslag en de jaarrekening. Belangrijkste noties m.b.t. het afgelopen jaar zijn het wegvallen van de hoofdsponsor, de compensatie door besparingen, een beperkt exploitatietekort en het positieve exploitatieresultaat als gevolg van renteinkomsten. Aansluitend aan de toelichting krijgt de vergadering de ruimte om vragen te stellen over het financiële verslag en de jaarrekening. Door de vergadering worden de volgende vragen gesteld: Vraag: Per saldo komt de exploitatie van de club door meevallers maar net uit. Zijn hierover in het bestuur vragen gesteld? Zo ja, hoe beoordeelt zij de exploitatie? Antwoord: Indien de hoofdsponsor niet was weggevallen, dan was sprake geweest van een royaal overschot op de exploitatie. Schommelingen komen op jaarbasis vaker voor door bijvoorbeeld de inen uitstroom van sponsoren of de groei of krimp van het aantal leden. Door de acquisitie van twee nieuwe grote sponsorcontracten zal komend jaar sprake zijn van een betere realisatie. Vraag: Wat zijn contractbeëindigingen? Antwoord: Dat zijn ontbindingen van personeelscontracten. Verslag van de kascommissie Olaf van Delft doet namens de kascommissie (bestaande uit Leo Burger, Olaf van Delft en Frans Schaepkens) verslag van hun bevindingen (zie verslag). Op basis van haar bevindingen verleend de kascommissie het bestuur decharge voor het seizoen 2008/2009. De vergadering stemt hiermee in en het bestuur aanvaardt de decharge in dank. Daarmee zijn tevens het financiële jaarverslag en de jaarrekening vastgesteld. Samenstelling kascommissie Op verzoek van Arno Smits wordt een oude traditie weer in het leven geroepen, namelijk dat het langst zittende lid van de kascommissie aftreedt en niet meer herkiesbaar is. Dat betekent dat Olaf van Delft na zijn aftreden geen kandidaat meer kan zijn. Erik te Winkel geeft aan dat hij graag in 3

4 aanmerking wil komen voor de vacature. De vergadering stemt daarmee in. Daarmee is de nieuwe samenstelling van kascommissie als volgt: Erik 1 e jaars, Frans 2 e jaars en Leo 3 e jaars. Tevens stelt de vergadering vast dat de door Arno Smits ingebrachte regeling vraagt om een aanpassing van het Huishoudelijk reglement. Het bestuur zal voor aanpassing van dit reglement zorgen (ACTIE). 7. Bestuur Hans opent dit onderdeel met de opmerking dat het huishoudelijk reglement van de club het niet toelaat dat in hetzelfde jaar zowel de penningmeester als de secretaris aftreden. Hij vraagt dan ook aan de vergadering in te stemmen met het tegelijkertijd aftreden van Youandi Beeris (secretaris) en Willem. De vergadering stemt daarmee in. Aansluitend krijgt Willem het woord om door middel van een speech Youandi te bedanken voor haar bijdrage aan de club. Youandi is in 2004 in het bestuur gekomen, onder de toenmalige voorzitter Gert Wich. Belangrijke wapenfeiten van Youandi zijn de implementatie van LISA binnen de club, het op de kaart zetten van club in de Sportnota van de gemeente Houten en de communicatie rond het veld. Daarna neemt Hans het woord en bedankt Willem voor de 9 intensieve jaren in zijn rol als penningmeester en plaatsvervangend voorzitter. Door de grote betrokkenheid en inzet van Willem, voor en achter de schermen, is de club financieel zeer gezond en klaar voor een mooie toekomst. Voor zijn bijdrage krijgt Willem de status Lid van verdienste en wordt door het hele bestuur gefeliciteerd. Na het afscheid van Youandi en Willem wordt Jos Knops aan de vergadering voorgesteld voor de functie van penningmeester. Jos is 44 jaar en woont sinds 7 jaar in Houten. Zijn vrouw en 3 kinderen hockeyen bij de club. Zelf is Jos coach bij de zestallen. In het dagelijks leven is Jos controller bij Pepsi. De vergadering stemt voltallig in met zijn benoeming en wenst hem veel succes. De vacature van secretaris is op dit moment vacant. 8. Rondvraag Vraag: De trainers hebben nog geen contract, maar zijn al wel enige tijd aan het werk. Wanneer komen de contracten er aan? Antwoord: De 1 e tranche contracten is getekend en verstuurd. De 2 e (en laatste) tranche volgt snel. Excuus voor de vertraging. Vraag: Dames 2 is voor 5 van de 6 komende wedstrijden ingedeeld om op de zaterdag te fluiten. Waarom kan de jeugd niet meer fluiten? Antwoord: Er is op dit moment een probleem met de bezetting van de oudste jeugd met fluiters. Aan een oplossing wordt gewerkt door B-jeugd op te leiden. Echter, deze oplossing laat nog even op zich wachten. Tot die tijd zijn ouders en senioren hard nodig om op zaterdag te fluiten. Vraag: Waarom fluit Heren 1 niet? Antwoord: Heren 1 wordt niet ontzien en moet op zaterdagen en zondagen fluiten. Gecheckt wordt of dat ook daadwerkelijk gebeurd (ACTIE). Vraag: Binnen de club denken veel mensen dat zij recht hebben op sponsorkleding. Ook kennen veel mensen de plichten niet die bij het dragen van sponsorkleding komt kijken. Kan er niet beter worden 4

5 geïnformeerd op dit punt? Verzocht wordt op de website het beleid aangaande het verstrekken en gebruiken van sponsorkleding te publiceren. Antwoord: Sponsoren bepalen zelf of zij sponsorkleding ter beschikking stellen en ook aan welk(e) team(s). Indien sponsoren kleding ter beschikking stellen dan is dat in bruikleen. Contracten voor de sponsorkleding worden vaak afgesloten over een periode van 3 jaar. Gedurende die periode moet de kleding in tact blijven. Er komt informatie op de website over sponsorkleding. Ook zullen de coaches beter worden geïnformeerd (ACTIE). Vraag: Wat is de afspraak met Heren 1 over fluiten? Antwoord: De afspraak is dat Heren 1 en Dames 1 voor de eigen wedstrijd niet hoeven te fluiten i.v.m. de voorbereiding op de wedstrijd. Daar komt bij dat veel spelers van Heren 1 op de zaterdag coach zijn van een team en als gevolg daarvan niet kunnen fluiten. Heren 1 wil wel op zondag fluiten. De bijdrage van Heren 1 zal worden gecheckt (ACTIE). Vraag: Wordt de vacature van secretaris ingevuld of wordt de functie bij een van de andere leden van het bestuur ondergebracht? Antwoord: De vacature wordt ingevuld. Er zijn al gesprekken met een aantal kandidaten. Informatie volgt op korte termijn. Vraag: Wie wordt na aftreden van Ellis van Oort de nieuwe voorzitter van de sponsorcommissie? Antwoord: Gertjan Dekkers. Vraag: Er is afgelopen jaar veel geïnvesteerd in trainers en toch hebben we dit jaar maar weinig teams in de topklasse. Daarnaast hebben nog niet alle team een trainer. Wat is er aan de hand? Antwoord: De meeste teams hebben vorig jaar goed gepresteerd, maar ook net misgetast. Pech door diverse oorzaken. De investeringen zijn besteed aan de STK en aan trainers voor de breedtesport en komen daarmee ten goede voor 80% van de club. De poule van trainers binnen de club staat droog. Alle teams krijgen intussen training. Naar vaste trainers voor de laatste vacatures wordt heel hard gezocht. Aanmeldingen altijd welkom. Vraag: Na de uitplaatsing krijgt de club geen eigen clubhuis meer, maar een multifunctioneel clubhuis. Komt daardoor de intimiteit van de club niet in gevaar? Antwoord: De club heeft geen keus. De gemeente wil alleen uitplaatsen naar een multifunctionele locatie. Of we daarmee ook de gewenste intimiteit kunnen creëren is een zorgpunt. Wat in ons voordeel werkt is dat een aantal andere clubs (Hellas, Loopgroep, Skate & Skeeler) geen competitie heeft op zaterdagen en zondagen. En Honkbal is maar een heel beperkt deel van het jaar op het complex. Daarnaast zal worden gezocht naar architectonische oplossingen die dubbelgebruik van de kantine met behoud van intimiteit mogelijk maken. De bouwcommissie zal, op het moment dat er meer duidelijkheid is, gaan kijken bij een aantal recent gebouwde clubhuizen (Fletiomare, SCHC, Leusden, etc.) om ideeën op te doen (ACTIE). 5

6 Vraag: Er wordt veel geparkeerd op de verkeerde plek i.v.m. de toegang voor hulpdiensten op het terrein en ook het weggedrag van automobilisten laat erg te wensen over. Met name de snelheid waarmee wordt gereden. Wordt hier met de politie en de leden over gesproken? Antwoord: Nee, er is nog geen overleg geweest. Het bestuur zal dit op de korte termijn initiëren (ACTIE). 9. Thema sfeer en ontspanning Gezien het tijdstip van de avond stelt Hans voor om agendapunt 9 te laten vervallen voor een volgende keer. De vergadering stemt daarmee in. 10. Sluiting Hans dankt iedereen voor zijn/haar komst en sluit de vergadering. 6