H U I S H O U D E L I J K R E G L E M E N T.

Transcriptie

1 H U I S H O U D E L I J K R E G L E M E N T. Inleiding. In de praktijk is gebleken dat voor goed bestuur van de BMW Roadster club, de statuten laatstelijk gewijzigd bij akte van 4 maart 2016 op sommige punten moeten worden aangevuld. Daarom is dit huishoudelijk reglement opgesteld. Op grond van artikel 19 van bovengenoemde statuten heeft De Algemene Vergadering (ALV) de bevoegdheid te besluiten om reglementen vast te stellen en te wijzigen. Conform artikel 20 van genoemde statuten beslist het bestuur in zaken, waarin de wet, de statuten of het reglement niet voorzien. Het is tevens aan De Algemene Vergadering om aanvullingen op dit huishoudelijk reglement tot onderdeel daarvan te verklaren en/of één of meer reglementen vast te stellen. Besluiten van Bestuur of de ALV dienen ten dienste te staan aan en getoetst te worden op de onderstaande missie, die luidt: Wij geven BMW roadster rijders de gelegenheid om in clubverband deel te nemen aan clubritten, zowel eendaagse als meerdaagse, waarbij de sociale contacten een belangrijk onderdeel zijn. Deze activiteiten worden voor en door de leden georganiseerd. Bestuursbesluiten Het bestuur geeft de ALV kennis van haar besluiten, waarin niet wordt voorzien door de statuten, maar die wel op enigerlei wijze daarmee in verband kunnen worden gebracht. Lidmaatschap / opzegging De kosten van een lidmaatschap en de wijze van aanmelding daarvoor zijn op de site weergegeven. Voor de opzegging van een lidmaatschap word verwezen naar de statuten art. 6.2.: Opzegging van het lidmaatschap kan slechts geschieden tegen het einde van het boekjaar, mits schriftelijk en met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste vier weken. In aanvulling daarop geldt, dat de opzegging ook per mail aan de secretaris mag geschieden, die daarna een ontvangstbevestiging zal sturen. Tenzij het lidmaatschap conform dit reglement is opgezegd, wordt het stilzwijgend met één jaar verlengd. Het bestuur is bevoegd in bijzondere situaties afwijkende regelingen te treffen. Van een bijzondere situatie is in ieder geval sprake als de ALV op voorstel van het bestuur besluit tot een contributieverhoging van meer dan 15 %. Alsdan krijgen de leden tot aan één maand nadat de betreffende verhoging op de clubsite bekend is gegeven, de gelegenheid hun lidmaatschap kosteloos te beëindigen. Huishoudelijk reglement Date:

2 Bestuur Samenstelling en benoeming Statutair bestaat het bestuur minimaal uit drie natuurlijke personen, een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur heeft een eerdere beslissing om een evenementen coördinator als bestuurslid in te schrijven, over genomen. Het bestuur is vrij om commissieleden aan te stellen. Taakverdeling binnen het bestuur Op de bestuurderspagina van de club-site is per bestuurder zijn taak binnen het bestuur weergegeven. De Algemene Vergadering. De ALV wordt zo snel als maar mogelijk is na de jaarwisseling gehouden op een door het bestuur te kiezen locatie. Op deze vergadering worden minimaal de volgende punten behandeld: 1. Vaststellen van de nog niet eerder vastgestelde verslagen van de ALV s, inclusief die van de eventuele BAV s; 2. Verslag van de kascommissie; 3. Benoemen nieuwe leden kascommissie; 4. Vaststellen van een jaarverslag (waarin (bijzondere) bestuursbesluiten zijn verwerkt); 5. Decharge van het bestuur; 6. Vaststellen van de begroting en de contributie; 7. Wat verder ter tafel komt. De uitnodiging (per mail) voor de ALV wordt vergezeld van vergaderstukken voor zover die niet op de club-site zijn opgenomen. Van ALV s worden verslagen opgemaakt, die binnen een periode van vier weken op de site van de club worden gezet. Oproepen voor De Algemene Vergadering (ALV). Bij statuten is bepaald, dat het oproepen voor een ALV ook mag geschieden door de leden te mailen. Door dit huishoudelijk reglement wordt op hetgeen in de statuten staat geschreven aangevuld, dat het bovenstaande het geval is als aannemelijk is, dat bij een oproep per mail minimaal 80% van de leden de heeft bereikt. In ieder geval is zulks het geval als 60 % van de per verzonden facturen is betaald. Huishoudelijk reglement Date:

3 Communicatie Voor de communicatie met de leden kent de club een tweetal kanalen: ; de club web-site; De club-site biedt aan leden de mogelijkheid om opmerkingen te plaatsen. Het bestuur is bevoegd voorgestelde opmerkingen niet op te nemen. In bepaalde gevallen kunnen de leden gebruikmaken van de mogelijkheden die de club-site biedt, waren te koop aan te bieden zonder dat daaraan kosten verbonden zijn. Leden en niet-leden kunnen tegen betaling en onder door het bestuur gestelde voorwaarden in commerciële zin reclame maken op de club-site. Contributie De contributie wordt jaarlijks vastgesteld in de ALV. De contributie is verschuldigd binnen een maand na het uitreiken van de facturen. Contributiewijzigingen worden van kracht in het jaar, waarin ze worden vastgesteld. Leden, die zich na 1 juli van dat jaar als lid opgeven, zijn 50% van de contributie verschuldigd. De contributie wordt gebruikt ter dekking van algemene kosten en van evenementen, geheel of gedeeltelijk. De contributie wordt jaarlijks geïndexeerd tenzij het bestuur anders voorstelt. Evenementen De evenementen bestaan voornamelijk uit het organiseren van minimaal vijf eendaagse ritten in Nederland en minimaal een rit in het buitenland. Deze evenementen worden gehouden in de periode van april t/m oktober. Daarnaast kan gekozen worden voor het organiseren van activiteiten, die verwantschap hebben met de missie van deze club. Ten behoeve van een goede gang van zaken is voor de organisatie van evenementen een Aandachtpunten Organisatie Evenement (AOE) opgesteld. Deze richtlijnen zijn voor geïnteresseerden beschikbaar. Ze worden tevens verstrekt aan leden, die zich voor het organiseren van een rit aanmelden. Eendaags evenement De eendaagse evenementen worden georganiseerd door de leden. Meerdaagse evenementen Onderscheiden worden weekendevenementen en (andere) meerdaagse evenementen. Weekendevenementen worden georganiseerd door een lid. Huishoudelijk reglement Date:

4 Meerdaagse evenementen worden in principe georganiseerd i.s.m. met een bij de ANVR aangesloten reisorganisatie. Ze hebben (onder andere) het kenmerk, dat een deelnemend clublid als TCC-er (Tour Calamiteiten Contact) optreedt; doorgang van een evenement is onder andere van de beschikbaarheid daarvan afhankelijk. De meerdaagse evenementen worden, voor zover mogelijk, niet gelijktijdig gehouden met geplande eendaagse ritten. Ze worden verspreid over het seizoen georganiseerd. Vergoedingen Evenementen Ten laste van de begroting wordt voor de organisatie van een binnenlandse rit 100,- vergoed. Het bovenstaande geldt ook voor een weekend evenement. Voor de TCC-er (bij een meerdaags evenement) wordt 50,- vergoed, welk bedrag onderdeel is van de kosten voor deelname. Vergoedingen aan bestuur Voor het bezoeken van door de voorzitter uitgeschreven bestuursvergaderingen mogen die bestuursleden, die daarvoor hun auto gebruiken 0,19 per gereden kilometer declareren. Deelname aan evenementen De deelname aan evenementen is voor eigen risico. Deelnemers genieten geen dekking onder de door de vereniging afgesloten verzekeringen. Van de aan het lidmaatschap verbonden rechten kan geen gebruik worden gemaakt indien het lid niet aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Ook niet-leden mogen, met uitzondering van de buitenlandse ritten, eenmalig tegen een door het bestuur vastgestelde vergoeding, aan een evenement deelnemen. Annulering deelname inschrijving evenement/restitutie Het annuleren van de deelname aan een ééndaags evenement tot aan de sluitingsdatum van de inschrijving, is zonder financiële consequenties voor de club en daarmee ook voor de deelnemer, die zich tijdig bij de evenementen coördinator heeft afgemeld. Annuleren na genoemde sluitingsdatum is in veel gevallen niet zonder financiële consequenties van de club. De club verwacht van die leden, die zich zonder een geldige reden afmelden, dat zij zonder dat zij daarvoor worden aangesproken, 25 aan de club over maken. Aanmelden voor deelname aan een eendaagse rit na de sluitingsdatum van de inschrijving is in principe niet mogelijk. Bij deelname zonder inschrijving kunnen de door de club te maken kosten in rekening worden gebracht. (Thans geldt een bedrag van 10,-) Voor meerdaagse door clubleden georganiseerde evenementen geldt, dat, tenzij de club gehele of gedeeltelijke restitutie van het inschrijfgeld krijgt, geen restitutie plaats zal vinden. Ingeval van gehele of gedeeltelijke restitutie zal het betreffende bedrag aan het betreffende lid terugbetaald worden. Voor meerdaagse door reisorganisaties georganiseerde evenementen gelden de ANVR regels. Huishoudelijk reglement Date:

5 Verzekeringen De club heeft een verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid afgesloten met een maximum van per geval en per jaar en een verzekering voor wettelijke aansprakelijkheid met een maximum van per gebeurtenis en per jaar. Huishoudelijk reglement Date: