Notulen van de Bondsraadsvergadering van de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB) op zaterdag 17 juni 2017 te Utrecht

Transcriptie

1 Notulen van de Bondsraadsvergadering van de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB) op zaterdag 17 juni 2017 te Utrecht AANWEZIG Functiezetel Financiën Functiezetel Marketing & Externe communicatie Functiezetel Breedtesport Functiezetel Opleidingen Afdelingen Holland-Noord ZuidWest West Limburg Gelre Midden Oost Hoofdbestuur Bondsbureau Erelid Leden van Verdienste Overige belangstellenden Afdelingsmanager ZuidWest Penningmeester Oost AFWEZIG met kennisgeving: Functiezetel Wedstrijdzaken Holland-Noord Noord Hoofdbestuur Erelid Leden van verdienste Fondsbeheerscommissie Tuchtcommissie Sander Boomman Maurice Seijkens Renzo Koops Wim Vreeburg Gerard van Giessen Nico van Erp, Han van der Zijden Jacob de Boer, Frank Lequin, Piet van Egmond (plv), Maria ter Hoek (plv) Maurits Gommans, Bob Meurs Joop van Raaij, Ingeborg van den Boorn (plv) Wim Kielen, Ann Verhulst (plv) Igor Heller (plv - tevens Reglementscommissie en lid van verdienste/erelid) Frans van t Hul, Bob Kelderman Wim van der Burgt, Peter Hanning, Stefan Heijnis, Jan Simons Antoinette de Jong, Michiel de Korte, Teun Plantinga, Achim Sialino, Robbert Stolwijk Ton Willems Wim Fassotte, Ton van Happen Freek Bosschers Wim van Breenen Ineke de Graaf Fokke Kraak Theo Wijker Merit de Jeu Alfons Brink, Gert Jan Huiskes, Charles Hussels (plv) André Eerland, Koen Jacobs Ad Bouwman Angelo Eikmans Joop Matteman Jacques Derksen Gerard Beelen 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om uur en heet iedereen, en met name het aanwezige erelid Ton Willems en lid van verdienste Wim Fassotte, welkom. Er zijn 17 stemgerechtigde leden aanwezig. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 1

2 2. Mededelingen en ingekomen stukken Wim Vreeburg functiezetel Opleidingen ontvangt ter gelegenheid van zijn koninklijke onderscheiding tot Lid in de Orde van Oranje Nassau een bos bloemen. De notitie ZuidWest wordt in de volgende vergadering behandeld. 3. Notulen van de Bondsraadsvergadering d.d. a: 19 november 2016 De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. b: 25 maart 2017 Gerard van Giessen Holland-Noord komt terug op de beslissing inzake Avanti en Vriendenschaar. Wim van der Burgt reageert op deze vraag en verwijst ook naar agendapunt 9. Frank Lequin West vraagt naar een verkorte versie van de notulen van de BRV. De voorzitter antwoordt dat het de bedoeling is om vanaf deze vergadering te werken met een afspraken- en besluitenlijst. Frans van t Hul Oost zegt dat in zijn afdeling gesproken is over de toekomst van de Bondsraad en de positie van de AB s in deze structuur. Een tekst hierover is opgenomen in de maandinfo. Hij vraagt dit in de volgende vergadering te bespreken. De voorzitter vraagt hem om tijdig een notitie aan te leveren voor de BRV van november. Frans van t Hul Oost vraagt naar de situatie binnen de Financiële Commissie. Hij heeft via via vernomen dat een lid van deze commissie gestopt zou zijn. Sander Boomman voorzitter Financiële Commissie is niet op de hoogte van een eventueel terugtreden. De voorzitter vindt dat hoor en wederhoor moet kunnen plaatsvinden en dat dit niet tijdens de Bondsraad kan gebeuren als de betreffende persoon niet aanwezig is.. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. C: Voortgang actielijst De actielijst wordt vastgesteld. 4. Jaarverslagen 2016 a. Algemeen jaarverslag 2016 van het Hoofdbestuur Het Algemeen jaarverslag 2016 van het Hoofdbestuur wordt vastgesteld. b. de Tuchtcommissie Het jaarverslag 2016 van de Tuchtcommissie wordt vastgesteld. Gerard van Giessen merkt op dat deze informatie anders is dan op de website gemeld en vraagt om een korte toelichting op de website op te nemen, met name bij de niet-ontvankelijk verklaarde zaken. De voorzitter bespreekt dit in het HB en zal de Bondsraad een terugkoppeling geven. c. de Commissie van Beroep Het jaarverslag 2016 van de Commissie van Beroep wordt vastgesteld. d. het College van Arbiters Het jaarverslag 2016 van het College van Arbiters wordt vastgesteld. e. de Reglementscommissie Het jaarverslag 2016 van de Reglementscommissie wordt vastgesteld. 2

3 f. de Fondsbeheerscommissie Han van der Zijden ZuidWest zegt dat de leden van de afdeling vinden dat het hun geld is. Dit leeft, ondanks de beslissing die hierover genomen is. Het HB zal hierover bij het bezoek aan de afeling zeker bevraagd worden. Het jaarverslag 2016 van de Fondsbeheerscommissie wordt vastgesteld. 5. Memo Rol van de Agendacommissie van de Bondsraad De agenda voor deze vergadering is opgesteld door de vier Bondsraadsleden die zich hiervoor beschikbaar hebben gesteld. In november kan een discussie worden gehouden en een besluit worden genomen. Joop van Raaij Gelre Hij vraagt vóór 1 september input aan te leveren. De BRV gaat akkoord met het voorstel van tekst en tijdspad. 6. Samenstelling Hoofdbestuur en Bondsraadscommissies a. Benoeming Hoofdbestuursleden Stefan Heijnis wordt bij acclamatie benoemd tot lid van het Hoofdbestuur. Wim van der Burgt wordt bij acclamatie herbenoemd tot lid van het Hoofdbestuur. Gezocht wordt naar een HB-lid Sportparticipatie, zodat Koen Jacobs de functie van penningmeester op zich kan nemen. b. Benoeming Bondsraadscommissies De heren R. Lammerts en W. Kok worden herbenoemd tot lid van de Tuchtcommissie. De heren R. Adriaans en L. Compri worden herbenoemd tot lid van de Commissie van Beroep. De heer I. Heller wordt herbenoemd tot lid van de Reglementscommissie. De heren P. van Mil en E. Verkooijen worden herbenoemd tot lid van de Fondsbeheerscommissie. 7. Financiën a. Voorstel rol Financiële Commissie Sander Boomman voorzitter Financiële Commissie geeft een toelichting op de notitie en zegt dat de FC altijd alles heeft kunnen inzien. Het HB bepaalt wat vertrouwelijk is, niet de FC. Joop van Raaij Gelre maakt enkele opmerkingen over de tekstformulering. Frans van t Hul Oost is blij dat FC adviescommissie van de BR is. Igor Heller Reglementscommissie beschouwt dit als afspraken over de werkwijze van de Financiële Commissie en het hoeft dus geen reglement te zijn. Het sluit aan op de reglementering die er al is. De definitie van vertrouwelijkheid is opgenomen in de Nederlandse wetgeving. Hij adviseert op te nemen wat de vertrouwelijkheid inhoudt. Han van der Zijden ZuidWest vraagt of de voorzitter van de FC ook zitting moet hebben in de BRV. Geantwoord wordt dat dit niet noodzakelijk is. Joop van Raaij Gelre vraagt of de opgenomen tekst voor de functie voldoende is. De minimale eisen worden aangescherpt naar ten minste voldoende (basis)kennis. De voorzitter roept de BR-leden op om kandidaten voor de FC voor te dragen. Sander Booman voorzitter Financiële Commissie zal de suggesties verwerken. Afgesproken wordt dat de aangepaste notitie in november op de agenda wordt gezet. b. Notitie afdeling Midden mbt verstrekken van eigen afdelingsbudget Igor Heller Reglementscommissie zegt dat een afdeling geen eigen rekening kan hebben. Als een afdeling een ander beleid wil, kan dat alleen in overleg met de BRV. Gezien de reglementaire onmogelijkheden vraagt de voorzitter Wim Kielen om de notitie terug te nemen en een afspraak te maken met het HB. Wim Kielen geeft aan dat het niet zijn notitie is. Een aantal Bondsraadsleden vindt dat de afdeling Midden als indiener van dit voorstel recht heeft op een stemming. Frans van t Hul Oost vindt het een belangrijk stuk. Hij vraagt om een inventarisatie van wat leeft binnen de afdeling en in de novembervergadering een memo hierover te behandelen. 3

4 Met 0 stemmen voor, 15 stemmen tegen en 2 onthoudingen is het voorstel van afdeling Midden verworpen. Het HB zal contact opnemen met het AB in Midden om een afspraak te plannen. c. Rapportage van de Financiële Commissie De voorzitter van de FC adviseert de BRV om het HB decharge te verlenen. N.a.v. vragen over de ontwikkelingen binnen de Federatie zegt de voorzitter dat de WOS de verplichtingen aan het personeel uitzoekt. Alle kosten die gerelateerd zijn aan het uittreden van SBN uit de Federatie zijn voor rekening van SBN. Over de toekomst van de Federatie wordt nader gesproken. De mogelijke verhuizing van het Bondsbureau naar een centralere plek (regio Utrecht) zal pas in 2018 kunnen plaatsvinden. De opdracht aan de directie is dat dit niet kostenverhogend mag zijn. De Bondsraad stelt de rapportage van de Financiële Commissie vast. d. Gecumuleerde Jaarrekening 2016 Na de inleiding van Koen Jacobs presenteert Teun Plantinga de Jaarrekening Gevraagd wordt of het mogelijk is om deze presentatie ook in de ALV s te geven. De Bondsraad stelt de jaarrekening 2016 vast. e. Decharge van het Hoofdbestuur voor het gevoerde beleid en van de penningmeester voor het financieel beheer De Bondsraad verleent met applaus decharge. f. Benoemen accountant De Bondsraad benoemt EY als accountant voor g. Update begroting 2017 verwerken topsportsubsidie en VSK De Bondsraad stelt de update begroting 2017 vast. h. Financiële stand van zaken eerste kwartaal 2017 De Bondsraad neemt kennis van de stand van zaken eerste kwartaal INGELAST AGENDAPUNT: BENOEMING IGOR HELLER TOT ERELID De voorzitter stelt voor Igor Heller te benoemen tot Erelid van de Nederlandse Tafeltennisbond. De Bondsraad benoemt Igor Heller unaniem met applaus tot Erelid. i. Aanvraag budget projectplannen: Peter Hanning geeft een korte toelichting. a. Fifty-ViTT b. Bettine Vriesekoop c. Livestream d. TafeltennisMarkt Gevraagd wordt in de projectplannen de wijze van evalueren op te nemen. Gevraagd wordt om een andere naam voor het projectplan Fifty-ViTT, b.v. Fifty + -ViTT. j. Voorstel afdeling West mbt dubbele competitietoeslag Het HB staat positief tegenover dit voorstel. Het voorstel, inclusief de doorrekening, de voors en tegens en een uitwerkingsprocedure komt ter besluitvorming terug in de novembervergadering. 4

5 8. Inhoudelijke discussies a. Discussie over de rol en positie van topsport De algemene mening is dat topsport bij breedtesport hoort. Wel moet gewerkt worden aan de goodwill van topsport bij verenigingen door toppers clinics te laten geven, demonstraties te laten spelen, enz. Hoofdbestuurslid Topsport Stefan Heijnis vindt Papendal belangrijk en zegt dat TD Paul Haldan en hoofdcoach Jiao Li de situatie aan het analyseren zijn. Aan de hand hiervan worden zo nodig maatregelen genomen. Op de vraag of het HB de verhouding tussen investeringen en resultaten voldoende vindt wordt volmondig ja geantwoord. 9. Reglementswijzigingen a. Competitiereglement De Bondsraad stelt de wijziging van artikel 24 lid 3 vast. De Bondsraad stelt de wijziging van artikel 41 vast. 10. W.v.t.t.k. De voorzitter vraagt of nog behoefte is aan een Masterclass Bondsraad. De oproep wordt opnieuw voor de najaarsvergadering gedaan. 11. Rondvraag - Renzo Koops functiezetel Breedtesport bedankt Sander Boomman voor zijn ondersteuning. - Jacob de Boer West vindt dat de stukken goed zijn voorbereid en is blij dat het HB compleet is. Hij bedankt het HB voor de inzet. - Frank Lequin West vraagt wederom naar het standpunt van het HB inzake ZuidWest. De voorzitter zegt dat het HB een standpunt heeft, maar wijst erop dat in november verdere discussie plaatsvindt. - Ann Verhulst Midden vraagt of de NTTB is uitgenodigd voor de conferentie SI op 28 juni. De NTTB is uitgenodigd en besteedt aandacht aan dit onderwerp. - Wim Kielen Midden vraagt of de evaluatie van TD en hoofdcoach beschikbaar komt. De voorzitter zegt dat dit niet het geval is omdat het over personen gaat. Hij geeft aan de BR op een interactieve wijze te willen informeren. - Bob Meurs - Limburg vraagt om de agenda aan te vullen met regionale/lokale toernooien. De voorzitter antwoordt dat hiervoor een tafeltennisapp wordt ontwikkeld. - Gerard van Giessen Holland-Noord vraagt namens AB Holland-Noord om aandacht voor de uniformering van de afdelingswebsites. HB-lid Marketing & Communicatie Peter Hanning antwoordt dat dit aandacht heeft. - Gerard van Giessen Holland-Noord vraagt naar de veranderingen op Papendal. Geantwoord wordt dat het CTO door herverdeling van ruimten naar de Arnhemhal wordt verplaatst. De verhuizing zal in de zomer plaatsvinden.. - Han van der Zijden ZuidWest vraagt of er een ondergrens van de algemene reserve afgesproken is. De voorzitter antwoordt dat dit het geval is, maar dat we nog ver van deze grens zitten. - Nico van Erp ZuidWest vond het een bijzonder goede BRV, mede door de inbreng van collega BR-leden en de reactie van het HB. Hij wenst het HB en met name Stefan veel succes toe in de komende periode. 12. Sluiting Om uur. 5

6 BESLUITENLIJST BONDSRAADSVERGADERING 17 JUNI 2017 Nr Omschrijving 1. De Bondsraad stelt de agenda vast. 2. De notitie van afdeling ZuidWest wordt in de novembervergadering besproken. 3. De Bondsraad stelt de notulen van de BRV van 19 november 2016 vast. 4. De Bondsraad gaat akkoord met geluidsopnamen van de vergadering en een afspraken- en besluitenlijst. 5. Frans van t Hul Oost levert voor de novembervergadering een notitie inzake de toekomst van de Bondsraad en de positie van de AB s aan. 6. De Bondsraad stelt de notulen van de extra BRV van 25 maart 2017 vast. 7. De Bondsraad stelt de voortgangsactielijst vast. 8. De Bondsraad stelt het Algemeen jaarverslag 2016 van het Hoofdbestuur vast. 9. De Bondsraad stelt het jaarverslag 2016 van de Tuchtcommissie vast. 10. Het verschil tussen de in het jaarverslag van de Tuchtcommissie benoemde zaken en de informatie op de website wordt in het HB besproken. 11. De Bondsraad stelt het jaarverslag 2016 van de Commissie van Beroep vast. 12. De Bondsraad stelt het jaarverslag 2016 van het College van Arbiters vast. 13. De Bondsraad stelt het jaarverslag 2016 van de Reglementscommissie vast. 14. Han van der Zijden ZuidWest zegt dat de leden van afdeling ZuidWest de gelden in de Fondsbeheerscommissie van ZuidWest dit als hun geld beschouwen. Het HB zegt toe dat dit bij gelegenheid nogmaals met de afdeling besproken wordt. 15. De Bondsraad stelt het jaarverslag 2016 van de Fondsbeheerscommissie vast. 16. De Bondsraad gaat akkoord met het voorstel om de notitie inzake de Agendacommissie Bondsraad voor de novembervergadering ter besluitvorming te agenderen. 17. De Bondsraadsleden wordt gevraagd om vóór 1 september input te leveren voor deze notitie. 18. De Bondsraad benoemt Stefan Heijnis bij acclamatie tot lid van het Hoofdbestuur. 19. De Bondsraad herbenoemt Wim van der Burgt bij acclamatie tot lid van het Hoofdbestuur. 20. De Bondsraad herbenoemt de heren R. Lammerts en W. Kok tot lid van de Tuchtcommissie. 21. De Bondsraad herbenoemt de heren R. Adriaans en L. Compri tot lid van de Commissie van Beroep. 22. De Bondsraad herbenoemt de heer I. Heller tot lid van de Reglementscommissie. 23. De Bondsraad herbenoemt de heren P. van Mil en E. Verkooijen tot lid van de Fondsbeheerscommissie. 24. Formuleringen in de notitie Werkwijze van de Financiële Commissie worden aangepast. 25. Afgesproken wordt dat de term vertrouwelijkheid in de notitie van de Financiële Commissie wordt beschreven. Het HB stelt vast wat vertrouwelijk is. 26. Afgesproken wordt dat de term Reglement Financiële Commissie wordt vervangen door Werkwijze Financiële Commissie. 27. De Bondsraad stelt vast dat het niet nodig is dat de voorzitter van de Financiële Commissie ook lid is van de Bondsraad. 28. Afgesproken wordt dat een communicatieprocedure tussen FC en BRV wordt opgezet door de penningmeester. 29. Afgesproken wordt dat in de functieomschrijving wordt opgenomen dat van leden van de FC voldoende basiskennis van financiële processen wordt gevraagd. 30. De voorzitter roept de BRV op om kandidaten voor de FC voor te stellen. 31. Sander Boomman voorzitter FC verwerkt de opmerkingen in de notitie. 32. De notitie FC wordt behandeld in de novembervergadering. 33. Het HB gaat in gesprek met het AB van Midden. 34. De Bondsraad verwerpt het voorstel van het AB van Midden met 15 stemmen voor, 0 stemmen tegen en 2 onthoudingen. 35. Een inventarisatie n.a.v. de notitie van Midden wordt in de novembervergadering besproken. De Bondsraad stelt de rapportage van de Financiële Commissie vast. 36. De Bondsraad stelt de Jaarrekening 2016 vast. 37. De Bondsraad geeft het HB decharge voor het gevoerde beleid en aan de penningmeester voor het financieel beheer. 38. De Bondsraad benoemt EY als accountant voor De Bondsraad gaat akkoord met de update van de begroting De Bondsraad neemt kennis van de stand van zaken van het eerste kwartaal

7 41. De Bondsraad benoemt Igor Heller tot erelid van de Nederlandse Tafeltennisbond. 42. De Bondsraad gaat akkoord met de gevraagde onttrekking uit de reserves voor het projectplan Bettine Vriesekoop. 43. De Bondsraad gaat akkoord met de gevraagde onttrekking uit de reserves voor de aanschaf van apparatuur voor livestreaming. 44. De Bondsraad gaat akkoord met de gevraagde onttrekking uit de reserves voor het projectplan Tafeltennismarkt. 45. De Bondsraad gaat akkoord met de gevraagde onttrekking uit de reserves voor het projectplan Fifty-Vitt. 46. De wijze van evalueren wordt in de projectplannen opgenomen. 47. Gevraagd wordt naar een alternatieve titel voor het projectplan Fifty-Vitt. 48. De Bondsraad gaat akkoord met bespreking van het voorstel Dubbele competitietoeslag in de novembervergadering. 49. De Bondsraad stelt de wijziging van artikel 24 lid 3 van het Competitiereglement vast. 50. De Bondsraad stelt de wijziging van artikel 41 van het Competitiereglement vast. 7