* Deze documenten worden later toegezonden

Transcriptie

1 AGENDA voor de Bondsraadvergadering van de NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND op zaterdag 27 juni 2015 om 10:00 uur. Locatie: Centrum Oudlaen, Oudlaan 4, 3515 GA UTRECHT, tel.: Opening en vaststelling agenda 2. Mededelingen Presentatie Communicatie & Marketing door Albert Verhoef en John Gabriëlse 3. Ingekomen stukken a. Notitie Frank Lequin bijlage 1 b. Brief TTV Heino bijlage 2 4. Notulen van de Bondsraadsvergadering d.d. 22 november 2014 inclusief (voortgangs)actielijst bijlage 3 Nota van wijzigingen bijlage 3a 5. Stand van zaken extra activiteiten bijlage 4 * 6. Meerjarenbeleidsplan 2017 e.v. bijlage 5 7. Bestuurlijke vernieuwing bijlage 6 8. Stand van zaken project Ouderentafeltennis door Marit Martens-Scheers 9. Presentatie RTC+ plan en CTO-instroom nieuwe generatie door Titus Damsma en Mirjam Hooman 10. Presentatie nieuwe ranglijstsysteem door Jacek Offierski 11. Benoeming leden Bondsraadcommissies bijlage 7 a) Financiële Commissie b) Tuchtcommissie c) Commissie van Beroep d) Reglementscommissie e) Fondsbeheerscommissie 12. Jaarverslag 2014 van het Hoofdbestuur a) Algemeen Jaarverslag bijlage 8 b) Rapportage van de Financiële Commissie bijlage 9 * c) Gecumuleerde Jaarrekening 2014 bijlage 10 * d) Decharge van het Hoofdbestuur voor het gevoerde beleid en van de Penningmeester voor het financieel beheer e) Financiële stand van zaken eerste kwartaal 2015 bijlage 11* f) Voortgang Jaarplan 2015 bijlage Benoeming leden van het Hoofdbestuur bijlage Jaarverslag 2014 van: a) de Tuchtcommissie bijlage 14 b) de Commissie van Beroep bijlage 15 c) het College van Arbiters bijlage 16 d) de Reglementscommissie bijlage 17 * e) de Fondsbeheerscommissie bijlage Benoemen accountant bijlage Reglementswijzigingen a) Statuten (artikel 13 en 29) bijlage 20 b) Algemeen Reglement bijlage 21 c) Afdelingsreglement bijlage 22 d) Competitiereglement bijlage Plan van aanpak nieuwe/aangepaste competitieaanbod bijlage 24 * 18. Rondvraag 19. Sluiting * Deze documenten worden later toegezonden 1

2 2

3 Bondsraadsvergadering 27 juni 2015 Bijlage 1 (agendapunt 3a) NOTITIE VAN BONDSRAADSLID FRANK LEQUIN Van: Frank Lequin Bondsraadslid afdeling West Aan: (plv) Bondsraadsleden Onderwerp: gepubliceerde vertrouwelijke cijfers uit de boekhouding van de NTTB Beste collega (plv)bondsraadsleden, Over de gelekte vertrouwelijke cijfers uit de boekhouding van de NTTB zijn al diverse stukken op internet geschreven. Dit schrijven over deze cijfers, zonder de nodige bijbehorende toelichting en uitleg, heeft in de zo bekende wandelgangen tot heel wat commotie geleid. Overigens geheel ten onrechte. De gedachten van de buitenwacht hierover laat zich gedeeltelijk raden. Maar hoe denken we intern als bondsraadsleden hierover. Ik wil U graag deel maken van mijn gedachten: In het kort: hoe ging het in de Bondsraad: In de Bondsraad van 22 november 2014 is door de Bondsraadsleden van Oost, bij het punt financiën, een pleidooi gehouden om nog eens goed te kijken naar de voorgestelde contributieverhoging in relatie tot gewenste uitgaven mede in relatie tot het teruglopende ledenaantal. Hierbij werd er door de Bondsraadsleden van Oost grote bezorgdheid uitgesproken of een en ander niet weer zou leiden tot een negatief financieel resultaat. Om hun visie wat dit punt betreft te ondersteunen was voorafgaand aan de Bondsraadsvergadering van 22 november 2014 aan alle Bondsraadsleden een document toegezonden. Dit document was een vertrouwelijk verkregen kopie uit de boekhouding van de NTTB waarin door de Bondsraadsleden van Oost op diverse posten voorgestelde bezuinigingen waren opgenomen. Tot zover is alles nog verklaarbaar en geeft een duidelijke bezorgdheid weer van deze Bondsraadsleden. In hoeverre een dergelijke actie nou direct van een Bondsraadslid moet komen, daarover kan gediscussieerd worden. Daar is mijns inziens nou een door de Bondsraad ingestelde Financiële Commissie voor ingesteld. Maar elk Bondsraadslid heeft het recht op inzage in de financiën. Oost drong aan op een onderzoek, op basis van de cijfers uit de NTTB boekhouding. Hiermee gingen de overige bondsraadsleden niet akkoord. Er werd als volgt besloten: De Bondsraadsleden van Oost formuleren een onderzoeksopdracht welke in de Bondsraad van juni 2015 ter bespreking wordt voorgelegd. Indien conform de formulering wordt ingestemd kan deze aan de Financiële Commissie worden overhandigd met het verzoek een onderzoek in te stellen. Tot zover de Bondsraad. Vervolgens: Wat gebeurde erna: Na de Bondsraadsvergadering constateerde ik dat op grond van de cijfers al de nodige conclusies waren geformuleerd in een stuk dat al voor de Bondsraadsvergadering was gepubliceerd op tafeltennisnederland.nl Dit was mij tijdens de Bondsraadsvergadering nog niet bekend. Ook na de eerste publicatie bleef het maar doorzeuren op de eerder genoemde website over de vermeende ongecontroleerde en onverantwoorde uitgaven van de NTTB. Daarbij werden functies en namen van medewerkers van het Bondsbureau te pas en te onpas ge- en misbruikt. Ik kan niet anders constateren dat hier door de betreffende journalist geen enkel relevant onderzoek is gedaan naar de cijfers alvorens met conclusies te komen. Zeker omdat het hier om samengestelde bedragen gaat is meer achtergrond informatie nodig. Naar deze informatie is duidelijk niet gezocht. 3

4 Wat mij vervolgens hogelijk verbaast is dat er van de Bondsraadsleden uit Oost op geen enkele manier, althans niet zichtbaar op internet, tegengas is gegeven naar de betreffende journalist om tot rectificatie over te gaan of om in ieder geval tegen te spreken dat de gepubliceerde cijfers de waarheid benaderen. Je kunt als Bondsraadslid wel hardop roepen en ook schrijven dat je recht hebt op inzage in stukken van de bond, maar daar staan ook plichten tegenover. En vanuit mijn optiek is dan één van de verplichting dat je met de verkregen stukken zeer vertrouwelijk omgaat. En nou juist met dit laatste zijn de Bondsraadsleden van Oost schromelijk de mist in gegaan. Aan de ene kant huilen in de Bondsraad, maar weten dat je het mes al in de rug van het Hoofdbestuur hebt gestoken. Dat meermalen vanuit de verdediging van de Bondsraadsleden van Oost is aangegeven dat zij niet diegene zijn die het stuk met cijfers hebben doorgegeven aan de eerder genoemde journalist doet niks af aan het feit dat de BR-leden van Oost verantwoordelijk zijn. Immers zij hebben toch de cijfers van het Bondsbureau meegekregen! Daarom vind ik de wijze van handelen van mede bondsraadsleden ONACCEPTABEL. Om over na te denken: Beste mede (plv) Bondsraadsleden, Laten wij voorkomen dat in de toekomst vergelijkbare zaken niet nogmaals kunnen gebeuren. Ik ga er met u vanuit dat dit niet ten goede komt aan onze sport. Ik wil met u hierover in de Bondsraad van gedachten wisselen hoe we hier inhoud aan kunnen geven. Met vriendelijke groet Frank Lequin Bondsraadslid afdeling West 4

5 Bondsraadsvergadering 27 juni 2015 Bijlage 2 (agendapunt 3b) HJM Brugqeman. Raalterstr RM Heino De Bondsraad van de NTTB Postbus MD Zoetermeer Betreft: Contributieverhogingen 2015 Heino, 29 December 2014 Geachte mevrouw, mijnheer, Hierbij tekenen wij bezwaar aan tegen de eenzijdig opgelegde verhoging bandscontributie 2015, als vermeld in de op ontvangen "informatie voor verenigingen 2015". Hierin stijgt de basiscontributie met 15,4% en het competitiecontributie met 17,7% (2e halfjaar). Dergelijke verhogingen achten wij om onder meer volgende redenen onterecht en niet verantwoord. 1. De verhoging wordt eenzijdig aan de vereniging opgelegd, zonder enige motivering of toelichting. 2. Er staat voor zover ons bekend geen NTTB-prestatie richting de vereniging of leden tegenover, die een dergelijke verhoging rechtvaardigt. 3. Onze vereniging staat wél voor een transparant beleid. Zo wordt de contributie, waarvan de bandscontributie deel uitmaakt, via de AV vastgesteld. De afgelopen jaren hebben wij al ervaren dat er binnen onze vereniging nagenoeg geen draagvlak aanwezig is voor het contributiebeleid (verhogingen) van de NTTB. 4. Wij achten het zeker niet uitgesloten dat vanwege dit NTTB-contributiebeleid een aantal leden zullen opzeggen. Daarnaast zal het zeker ten kosten gaan van de aanwas nieuwe leden. De hoge bandscontributie en de daar ten gevolge van hoge verenigingscontributie betekent een aanslag op de portemonnee van de sporter en daarmee tevens een aanslag op de vereniging. Ook wordt de concurrentiepositie van de tafeltennisvereniging aangetast. Dit zal o.a. tot gevolg hebben dat de competitie nog verder inkrimpt. 5. De bandsbijdrage competitiespeler NTTB (incl afd.) bedraagt nu 62,94! De bandsbijdrage van de KNLTB(tennis) bedraagt slechts 15,51, oftewel een factor 4 lager! Een dergelijk verschil roept vragen op t.a.v. het beleid en mogelijk zelfs het bestaansrecht van de NTTB (kan er bijvoorbeeld niet gefuseerd of afgesplitst). 6. Eerder in augustus werden wij overvallen met een eenzijdige en direct ingaande verdubbeling of verviervoudiging van de NTTB-boeten. Ook dit beleid roept vragen op in hoeverre de NTTB de belangen van de leden en verenigingen nog laat meewegen. Naar onze mening is met de verhoging de verhouding: opgelegde boete vs het vergrijp, volledig zoek. Wij vragen ons af wat de financiële bestemming is van de door de verenigingen betaalde boeten aan de NTTB (of vloeit het terug naar de vereniging). 5

6 NTTB Pagina 2 van 2 Als bondsraad bent u verantwoordelijk voor het NTTB beleid en behartigt u de belangen van de verenigingen en de leden. Als hiervoor aangegeven zijn wij van mening dat het ingezette beleid van contributieverhogingen en boeteverhogingen ten koste gaat van de tafeltennissport in Nederland. Derhalve willen wij u hierbij verzoeken het door de NTTB ingezette beleid t.a.v. de bandscontributie en boeteregelingen nog voor 2015 te herzien. Nb, De ontvangen NTTB-informatie doet ons denken aan een berichtgeving van de fiscus (ook eenzijdig). Het onderwerp had dan ook kunnen luiden: Tafeltennissen? Leuker kunnen wij het niet maken, duurder wel! Hoogachtend, H.J.M. Bruggeman Tafeltennisvereniging Heino Raaiterstraat RM Heino Cc. NTTB afdeling Oost 6

7 Bondsraadsvergadering 27 juni 2015 Bijlage 3 (agendapunt 4) CONCEPT-NOTULEN BONDSRAADSVERGADERING 22 NOVEMBER 2014 Notulen van de Bondsraadsvergadering van de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB) op zaterdag 22 november 2014 te Utrecht AANWEZIG Functiezetel Breedtesport Functiezetel Financiën Functiezetel Organisatie Functiezetel Topsport Functiezetel Wedstrijdzaken Functiezetel Opleidingen Functiezetel Atletencommmissie Afdelingen Holland-Noord ZuidWest West Noord Limburg Gelre Midden Oost Hoofdbestuur: Bondsbureau: Overige belangstellenden Ereleden Lid van verdienste Reglementscommissie Afdeling ZuidWest Afdeling West Afdeling Noord EOA St. Vrienden AFWEZIG met kennisgeving: Bondsraadsleden Hans Wortel Sander Boomman (tevens vz Financiële Commissie) Wim van Selling (tevens lid van verdienste, voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing) Marthijn van der Wal Theo Wijker Wim Vreeburg Felix Warners (tot de lunch) Wini de Waal (plv) Nico van Erp (tevens lid van verdienste), Han van der Zijden Frank Lequin Henk Hommes, Edo Ladage Jan Creemers, Bob Meurs (plv) Joop van Raaij, Paul Henfling (plv) Susanne van Berkum, Gerard van Giessen (lid van verdienste) Frans van t Hul, Ekrem Karhaman Wim van Breenen a.i. Koen Jacobs Kees Kamp Jan Simons Marcel Borst Antoinette de Jong Ingrid Koppelman Michiel de Korte Teun Plantinga Achim Sialino Robbert Stolwijk Hans van Haaren, Ton Willems Wim Fassotte Igor Heller (tevens lid van verdienste) Ineke de Graaf Frans Muijzers, voorzitter Herman van den Hende, secretaris Ina Wiekart Freek Bosschers Merit de Jeu Holland-Noord Maurice Seijkens West / kandidaat functiezetel Communicatie & Marketing 7

8 Ruud van Gerrevink - Gelre Hoofdbestuur Ereleden Leden van verdienste Ronald Kramer Ad Bouwman Henny Sackers (tevens Cie van Beroep/Cie van Arbitrage) Frank Berteling Angelo Eikmans Harry Geraerds 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om uur en verontschuldigt Ronald Kramer voor zijn afwezigheid. Hij heet iedereen van harte welkom en met name de ereleden Hans van Haaren en Ton Willems en lid van verdienste Wim Fassotte. De voorzitter meldt dat het College van Voorzitters een adviesrecht aan de Bondsraad heeft en Frans Muijzers, voorzitter van afdeling West, krijgt op verzoek spreekrecht. De verkiezing voor de functiezetel Marketing & Communicatie wordt als punt 4a aan de agenda toegevoegd. Frans van t Hul, Oost, geeft aan een toelichting te willen geven op zijn ingekomen stuk. Dit wordt opgenomen bij agendapunt 6. Gerard van Giessen, Midden, heeft een vraag over (de notulen van) het College van Voorzitters. Dit wordt als agendapunt 4b opgenomen. Met inachtneming van deze aanpassingen wordt de agenda vastgesteld. 2. Mededelingen Het aantal stemgerechtigde leden is 21. 3a. Notulen van de Bondsraadsvergadering van 21 juni 2014, inclusief (voortgangs)actielijst Naar aanleiding van de notulen: Han van der Zijden, ZuidWest, zegt dat de aangepaste notitie Grijze leden in deze novembervergadering besproken zou worden, maar ziet het onderwerp niet terug op de agenda en verneemt graag waarom niet. Antwoord: Dat was wel de intentie, maar de vraag was echter zo dringend, dat Koen Jacobs alvast van start is gegaan met de uitvoering van het voorstel. Hij vraagt of dit formeel vastgesteld moet worden in de volgende Bondsraadsvergadering. Han van der Zijden, ZuidWest, gaat ervan uit dat uitvoering op basis van de notitie van juni gebeurt. Han van der Zijden, ZuidWest, vraagt naar aanleiding van de rondvraag op pagina 11 naar de stand van zaken met betrekking tot het invoeren van de niet-celluloid bal. Antwoord: In het Hoofdbestuursbesluit is opgenomen dat de landelijke competities vanaf dit seizoen toestemming hebben om met de niet-celluloid bal te spelen, waarbij de eredivisie dringend geadviseerd is om dat te doen. Inmiddels spelen in de eredivisie alle herenteams en de helft van de damesteams met de nieuwe bal. Afgesproken is om jeugdtoernooien in het najaar 2014 met de celluloid bal te spelen en vanaf januari 2015 met de nieuwe bal. Vanaf augustus 2015 is het voor alle landelijke divisies verplicht met de nieuwe bal te spelen, voor de afdelingscompetities wordt dit nog nader bekeken, maar de detailinvulling ligt bij de afdeling. Gerard van Giessen, Midden, zegt dat dit HB-besluit bij de reglementen zou moeten staan. Hij heeft de indruk dat het gemiddelde lid niet weet dat dit HB-besluit er is, want het staat niet als zodanig op de website. Antwoord: Dit is een terechte opmerking. Igor Heller, Reglementscommissie, voegt eraan toe dat het breed gepubliceerd moet worden en dat het ook op de website staat, maar wellicht moet het voor de duidelijkheid aangevuld worden. Nico van Erp, ZuidWest, vraagt of er van de dames die in de eredivisie opmerkingen zijn geweest over het wisselend spelen met de celluloid en de niet-celluloid ballen. Daarnaast wil hij graag vernemen vanaf welke datum de nieuwe ballen bij overige toernooien moeten worden gebruikt. 8

9 Antwoord: vanaf dit seizoen is er nog geen absolute verplichting om met niet-celluloid ballen te spelen, vanwege mogelijke sponsorverplichtingen. Wel is in de praktijk gebleken dat het verschil tussen beide ballen niet zo groot is. Voor de landelijke toernooien is er al een verplichting, voor de regionale toernooien nog niet, maar als dat nodig is gaat dat wel gebeuren. Nico van Erp, ZuidWest, wil een datum hebben om te weten hoe het met de inkoop van ballen e.d. moet. Antwoord: vanaf volgend seizoen worden alle landelijke toernooien met de nieuwe bal gespeeld, maar voor de regionale toernooien is er nog geen uitspraak. Theo Wijker, functiezetel Wedstrijdzaken, zegt dat zijn team, de dames van Noordkop, speelt met de nietcelluloid ballen en de ervaring is dat de eenmalige stap van celluloid naar niet-celluloid niet zo groot is, maar andersom is het lastiger. Hij vraagt of het spelen met de nieuwe bal vanaf 1 januari 2015 in de eredivisie verplicht wordt, nu de kwaliteit van de ballen ook steeds beter wordt. Antwoord: Dat klopt. De eredivisie speelt vanaf 1 januari 2015 met de nieuwe bal. Gerard van Giessen, Midden, vraagt of er discussie is over de harmonisatie van de afdelingsbijdrage. Antwoord: Als de plannen van de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing door de Bondsraad worden goedgekeurd, dan wordt de contributie vanaf 1 januari 2016 geharmoniseerd en betalen alle leden dezelfde contributie. Gerard van Giessen, Midden, merkt naar aanleiding van pagina 8 van de notulen op dat er sterke behoefte is aan betere communicatie. Hij verneemt graag de stand van zaken inzake het communicatieonderzoek van Albert Verhoef. Antwoord: Er is een rapportage gemaakt en deze wordt aan het eind van de vergadering aan de Bondsraadsleden aangeboden. De notulen, besluitenlijst en actielijst worden vastgesteld. 4. Ingekomen stukken De ingekomen stukken worden vastgesteld en worden behandeld bij het betreffende agendapunt. Het betreft een aanvulling op de contributies, de juiste bedragen van de arbitrageheffing, het correcte staatje inzake het weerstandsvermogen, de beantwoording van de schriftelijke vragen van afdeling Oost, de kandidaatstelling van Maurice Seijkens voor de functiezetel Marketing & Communicatie en het aangepaste smart activiteitenoverzicht a. Kandidaatstelling functiezetel Marketing & Communicatie Maurice Seijkens heeft zich voor deze functiezetel beschikbaar gesteld. De Bondsraad heeft kennis genomen van het CV van Maurice. Hij wordt met 21 stemmen unaniem gekozen. 4b. College van Voorzitters Gerard van Giessen, Midden, zegt dat het Hoofdbestuur beleid maakt en zorgt voor uitvoering. Daarbij zijn de Afdelingsbesturen onderdeel van de uitvoering en zijn de afdelingsvoorzitters, blijkens de notulen van het College van Voorzitters van 16 april 2014, beter geïnformeerd dan de Bondsraadsleden. Hij voelt zich door deze uitspraak aangetast en in zijn functioneren als Bondsraadslid gediskwalificeerd. Antwoord: Het Hoofdbestuur deelt deze mening absoluut niet en gaat ervan uit dat ieder vanuit zijn/haar visie daarin meedoet. Het gaat ook om de context van e.e.a. Mocht de suggestie van diskwalificatie uit de notulen zijn gewekt, dan is dat zeker niet correct. Frans Muijzers, voorzitter afdeling West, zegt dat de context is dat er verschillende posities zijn van de voorzitters. Uit hoofde van zijn functie van afdelingsvoorzitter is hij beter op de hoogte van diverse praktische zaken dan een Bondsraadslid. Hij benadrukt dat een voorzitter over andere zaken zeker niet meer informatie heeft. Gerard van Giessen, Midden, vindt de reactie van afdelingsvoorzitter Frans Muijzers voldoende, maar heeft toch de indruk dat bepaalde informatie wel bij de afdelingsvoorzitters bekend is en niet bij de Bondsraadsleden. Hij constateert dat de informatie van de afdelingsvoorzitters naar de Bondsraadsleden wat hem betreft bijna nihil is. 9

10 5. Presentatie sponsorpropositie De voorzitter geeft een korte toelichting en zegt dat ook vanuit de afdelingen de vraag is gesteld om meer aan sponsoring te doen. Bij gebreke van een specifieke functionaris valt het onderdeel Sponsoring onder de Directeur Tafeltennis. Oud-Hoofdbestuurslid Haro Valkenburg heeft een eerste opzet gemaakt voor een sponsorpropositie. Achim Sialino verzorgt de presentatie, vragen worden door Wim van Breenen beantwoord. Joop van Raaij, Gelre, vindt het een helder en uitstekend document. Als sponsor zou hij wel de vraag stellen hoe het kan dat er van het miljoen mensen dat speelt slechts lid zijn van de bond. Hij vraagt of dat aantal niet erg laag is en vraagt naar de verhouding met andere Europese landen. De voorzitter zegt dat Nederland qua aantal leden op plaats 6 in Europa staat. Wim van Breenen antwoordt dat een afweging gemaakt moet worden wat je in een propositie opneemt en wat het belang is om bepaalde informatie op te nemen. Frank Lequin, West, vindt het een prima presentatie, maar hoort graag wat de vervolgstappen zijn en hoe lang het duurt voordat we hiermee aan de slag gaan. Wim van Selling, functiezetel Organisatie, ziet vernieuwende elementen en vindt dat het breder kijken dan alleen naar de eigen leden gekoppeld moet worden aan de ontwikkeling van de NTTB als kenniscentrum naar de NTTB als brancheorganisatie. Hans Wortel, functiezetel Breedtesport, ziet in de presentatie zowel het woord participatiebijdrage als verdienmodel en ontvangt graag een toelichting. Antwoord: We moeten nadenken hoe we op andere wijze bijdragen kunnen genereren van sponsoren voor Breedtesport. Felix Warners, functiezetel Atletencommissie, vraagt of bij de mensen die sponsoren benaderen kennis is van de eerdere knelpunten en of dat nu wordt opgelost. Hij meldt dat atleten bij gebreke van sponsoring vanuit de bond, ze zelf stappen ondernemen om sponsoring te vinden. Antwoord: Voor het benaderen van sponsoren moeten we mensen hebben die er eerder nog niet waren. De presentatie helpt mee om de juiste persoon voor deze taak te benoemen; het moet een goede verkoper zijn. Daarnaast kan gesproken worden over het toelaten van sponsoring per speler. De spelers hebben nu al de mogelijkheid om een plek op het shirt te gebruiken voor een eigen sponsor; dat staat opgenomen in het Topsportstatuut. Sander Boomman, functiezetel Financiën, vergelijkt de situatie van de NTTB met het succes van hardlopen: veel mensen lopen hard, maar de bond heeft maar weinig leden. Vanwege de grote aantrekkingskracht van het hardlopen en de interesse voor de sport, heeft de Atletiekbond de gedachte om als kenniscentrum te fungeren omarmd. Hij hoopt dat deze gedachtegang ook door de NTTB omarmd kan worden. Hij wijst erop dat het fijn is als mensen lid worden van de bond, want dat levert inkomsten op, maar hij pleit ervoor om ook breder te kijken. De voorzitter zegt dat er enige twijfel binnen het Hoofdbestuur is over de sheet brancheorganisatie, maar de sheet geeft wel helderheid over de denkrichting. Koen Jacobs zegt dat dit een beetje vooruitloopt op agendapunt 11: Hoe ziet het Hoofdbestuur de NTTB in de toekomst. Het Hoofdbestuur heeft een redelijk beeld voor ogen en dat is verwerkt in de presentatie. Het Hoofdbestuur staat voor een andere wijze van organiseren van de sport, omdat de traditionele wijze van organisatie conform NOC*NSF, met alle eisen en beperkingen, in deze tijd niet meer werkt. Gedacht moet worden aan andere vormen van lidmaatschap, andere wijze waarop verenigingen aangestuurd worden en ook zelf functioneren. Daartoe moet de meerjarencyclus anders ingericht worden en besproken worden met alle geledingen. Wim van Breenen geeft aan dat een aantal mensen aan de slag zal moeten. Ook moet bekeken worden wie dat in Zoetermeer moet oppakken, aangezien het niet handig om dat volledig bij de Directeur Tafeltennis neer te leggen. Na verdere uitwerking kunnen we aan de slag met de uitvoering. Frank Lequin, West, vraagt om een gedetailleerd tijdspad aan te geven. De voorzitter zegt toe dat het Hoofdbestuur iedereen uiterlijk medio januari schriftelijk zal informeren. 10

11 6. Financiën De voorzitter geeft Frans van t Hul, Bondsraadslid van afdeling Oost, de gelegenheid om vooraf een toelichting op dit agendapunt te geven. Frans van t Hul, Oost, geeft aan dat hij naar aanleiding van de bondsraadsvergadering in november en de extra vergadering in april diverse vragen wilde stellen uit ongerustheid over de situatie en ontwikkeling van de ledentallen, een aandachtspunt tijdens de beraadslagingen. Daarom heeft hij in mei met een externe deskundige een bezoek gebracht aan het Bondsbureau en heeft financiële zaken ingezien, die hem naar zijn mening schoorvoetend werden getoond. Hoewel hem verteld was dat dit vertrouwelijke informatie was en hij dit ook schriftelijk heeft bevestigd, heeft hij op een later tijdstip samen met mede-bondsraadslid Ekrem Karhaman de cijfers bekeken. Hierbij werd zijn ongerustheid bevestigd en hij vindt een reorganisatie dan ook hard nodig. Hij heeft geconstateerd dat de ledenaantallen dalen, daarbij is het zijn persoonlijke mening dat het plaatje van personeelskosten van de organisatie te hoog is, de top te groot en te duur is en te veel macht heeft, dat geen goede registratie wordt bijgehouden, dat er sprake is van verstrengeling en de faciliteiten en diensten te duur zijn. Frans van t Hul geeft aan dat volgens hem bezuinigingen mogelijk zijn voor , waarbij ook de efficiency verbeterd kan worden. Wat betreft de beleidsvorming is hij van mening dat de Bondsraad te weinig informatie krijgt en te laat. Hij denkt dat de binding met verenigingen en afdelingen steeds minder wordt. Hij wijst erop dat bij een dergelijke situatie in het bedrijfsleven een reorganisatie plaatsvindt en hij is van mening dat dit ook bij de NTTB moet en niet begonnen moet worden met het verhogen van de contributies. Hij zegt dat de badmintonbond hetzelfde probleem had en daar heeft men onder andere bezuinigd door het aanstellen van flexibele werknemers. Hoewel op het Bondsbureau is aangegeven dat de informatie vertrouwelijk was, vindt hij dat hij als bondsraadslid alles moet kunnen gebruiken. Ekrem Karhaman, Oost, geeft een aanvulling op de toelichting van Frans van t Hul en bevestigt dat er ongerustheid is. Hij wijst op de rol van de Bondsraadsleden: toezicht houden op het beleid dat door het Hoofdbestuur wordt opgesteld. We willen gezamenlijk tafeltennis in Nederland dienen door dit op een hoger niveau te brengen en mensen te binden aan de NTTB. De KNVB reorganiseert ook en in dat licht gezien vindt hij dat de Bondsraadsleden hun ongerustheid mogen tonen en hun rol duidelijker mogen formuleren. De Bondsraadsleden van afdeling Oost hebben vragen gesteld en deze zijn doorgezonden aan de Financiële Commissie, maar verdere actie is niet gevolgd. Het Hoofdbestuur heeft aangegeven dat detailvragen voorbehouden zijn aan de Financiële Commissie en hij vraagt aan de Reglementscommissie of dat juist is, ook in het licht van het vervullen van de rol. Daarnaast wijst hij erop dat de Financiële Commissie weliswaar een adviserende rol heeft, maar dat laat onverlet dat de Bondsraadsleden ook een eigen verantwoordelijkheid hebben. Hij heeft er geen moeite mee dat vragen over het beleid aan de Financiële Commissie worden gezonden, maar hij verwacht ook een reactie van het Hoofdbestuur over het beleid. Als laatste hoort hij graag van de Reglementscommissie of er zodanig vertrouwelijke stukken zijn dat deze niet bij de Bondsraad terecht mogen komen en welke dat dan zijn. Hij benadrukt dat er ongerustheid is maar dat de Bondsraadsleden van Oost het tafeltennis op een hoger niveau willen brengen. De Financiële Commissie reageert dat zij niet gaat over het realisme van bepaalde kosten, omdat beleidsbeslissingen afhangen van de diverse posten. De voorzitter bedankt voor de uitgebreide toelichting. Met betrekking tot het proces geeft de voorzitter aan dat het Hoofdbestuur geen geheimhouding kent. Hij wijst erop dat de Bondsraad een Financiële Commissie in het leven heeft geroepen om de cijfers te controleren en mee te denken en te adviseren. Het Hoofdbestuur was verrast en teleurgesteld, dat de gegeven inzage van cijfers extern bekend zijn gemaakt. Aangezien Bondsraadslid Van t Hul vragen wilde stellen en de financiële stukken op een andere wijze gepresenteerd wilde inzien, heeft hij een uitnodiging ontvangen voor een bezoek aan het Bondsbureau. Daarvoor bracht hij een niet nader genoemde extern adviseur mee. Tijdens het bezoek aan het Bondsbureau heeft hij cijfers ter inzage gekregen inzake de bedrijfsvoering, waarbij uitgebreid is besproken dat deze cijfers tot op dit detailniveau vertrouwelijk waren. De heer Van t Hul heeft deze afspraken eenzijdig opgeheven en heeft om hem moverende redenen stukken doorgezonden en dat had het Hoofdbestuur graag van tevoren geweten. Met het doorzenden van de ter inzage gegeven stukken zijn de afspraken geschonden. Daarnaast zijn in de Bondsraad afspraken gemaakt om dit via de Financiële Commissie te doen. 11

12 De voorzitter bevestigt dat de Bondsraad een controlerende taak heeft en alles kan ontvangen. De Bondsraad heeft echter zelf ervoor gekozen dat niet te willen en het aan de specialisten in de Financiële Commissie over te laten. Aangezien de Bondsraad op hoofdlijnen bezig moet zijn en zich niet met details moet bezighouden. De Bondsraad kan dat altijd weer herroepen of de Financiële Commissie een bepaalde opdracht geven. De Reglementscommissie meldt dat er geen informatie is die de Bondsraad niet mag hebben; dit wordt door de Bondsraad zelf bepaald. Wel is het zo dat bepaalde informatie te gedetailleerd is en de BRV heeft o.a. door het instellen van een Financiële Commissie meer mogelijkheden om dit in de breedte te bekijken. Over vertrouwelijkheid is altijd een afspraak te maken. Het is zelfs mogelijk een vertrouwelijke Bondsraadsvergadering te houden, tenzij gezamenlijk wordt afgesproken iets openbaar te maken. De voorzitter is van mening dat je in het openbaar niet over personen moet spreken. Sander Boomman, voorzitter van de Financiële Commissie, zegt dat de Financiële Commissie altijd alle recht heeft op inzicht. Hij geeft aan dat hem alle vragen gesteld mogen worden en zegt dat er een takenpakket is, financiële expertise beschikbaar en dat de penningmeester, controller en directeur minimaal tweemaal per jaar worden bevraagd. Daarvan wordt een verslag gemaakt en dat verslag wordt aan de Bondsraad ter beschikking gesteld. Dit is op hoofdlijnen, aggregatieniveau 2 is detailniveau, aggregatieniveau 3 behelst de administratie zelf. Hij geeft aan dat salarisgegevens vertrouwelijk zijn en dat de NTTB altijd de CAO volgt. Wel kan de Financiële Commissie naar bezuinigingen kijken als deze vraag door de Bondsraad wordt gesteld. Hij zou dan graag een duidelijk geformuleerde opdracht willen ontvangen. Hij benadrukt dat er geen restricties voor de Financiële Commissie zijn en zegt dat in het verleden de Bondsraad ook niet alle details wilde ontvangen. Hiermee sluit de voorzitter de inleiding van Afdeling Oost af en maakt een rondje langs de Bondsraadleden voor overige vragen welke betrekking hebben op de financiële rapportage. Nico van Erp, ZuidWest, wil weten of het juist is dat hij de ecotaks mist. Antwoord: De ecotaks zal inderdaad per 1 januari 2016 verdwijnen en wordt vervangen door een subsidie op energiebesparende maatregelen. De Fondsbeheerscommissie zal verenigingen hiervoor faciliteren. Het klopt dat de ecotaks nog niet in de cijfers is opgenomen, want a) is dit budgetneutraal en b) de afwikkeling 2014 zal in deze periode plaatsvinden en is nog niet verwerkt in de rapportage. De NTTB stort de ecotaks één op één door naar de verenigingen en ontvangt van VWS een kleine vergoeding voor het verrichte werk. Nico van Erp, ZuidWest, wil voor zijn vereniging graag weten hoe de situatie gaat wijzigen en hoe de situatie eruit gaat zien. Als het anders wordt, moet een vereniging zich kunnen voorbereiden. Antwoord: De betreffende brief met de vooraankondiging is deze week ontvangen en naar verwachting worden binnenkort de details van de subsidie op energiebesparing bekend, waarna deze aan de verenigingen kunnen worden gecommuniceerd. Wim van Selling, functiezetel Organisatie, verneemt graag van de Bondsraadsleden van Oost hoe zij tot de conclusie komen dat de top van het Bondsbureau te zwaar is en vraagt of zij het document Bestuurlijke vernieuwing hierover hebben bestudeerd. Hans Wortel, functiezetel Breedtesport, deelt het standpunt van Wim van Selling en vindt het nogal stevige uitspraken die erg kort door de bocht gaan en veel vragen en emoties oproepen. Hij vraagt wat het betekent voor de kwaliteit en het realiseren van doelstellingen als personeelskosten omlaag moeten en wil weten of daarover wel is nagedacht. Reorganisatie kost tijd en geld en het is maar de vraag of we dat willen. Daarnaast vraagt hij of er bij beide heren voldoende expertise is. Hij geeft aan deze zelf niet te hebben, maar dit graag over te laten aan de Financiële Commissie. Uitstellen van de verhoging van de contributie heeft de nodige negatieve gevolgen. Frans van t Hul, Oost, vindt alle opmerkingen heel zinnig en heeft de gewenste antwoorden gekregen. Hij blijft erbij dat een reorganisatie moet worden ingezet, waarbij het aantal personeelsleden aangepast wordt aan het aantal leden. Hij vindt dat de aggregatie van het 2 e niveau in zijn tabel is opgenomen en zegt dat deze de situatie beter inzichtelijk maakt, zodat je kunt zien wat de getallen betekenen. Hij geeft ook aan hierover met andere experts te hebben gesproken. Hij zal dit overzicht aan de Financiële Commissie geven, maar vindt dat de Bondsraad wel inzicht moet hebben in deze getallen. Daarnaast merkt hij op dat hij vindt dat de Bondsraad de vergaderstukken veel te laat ontvangt en wijst daarbij op de late toezending van de notitie Bestuurlijke vernieuwing. 12

13 Frans van t Hul, Oost, benadrukt dat hij staat voor tafeltennis en denkt dat er vele mogelijkheden zijn. Hij is van mening dat je in zwaar vaarwater moet reorganiseren en is ervan overtuigd dat het mogelijk is. Hij geeft aan dat het punt van vertrouwelijkheid hem zwaar weegt en vond dat het Bondsbureau moeilijk deed over het aanleveren van gegevens, terwijl hij alleen zaken inzichtelijk wilde maken. Ekrem Karhaman, Oost, voegt eraan toe dat dit ook een brief is geweest om de Bondsraad wakker te schudden en tafeltennis op een hoger niveau te krijgen. Antwoordend op de opmerking van Wim van Selling merkt hij op dat de rollen duidelijk zijn, maar het vreemd vindt dat sommige zaken aan een bepaalde commissie zijn voorbehouden. Hij twijfelt eraan of dan alle rollen duidelijk zijn. De in het kader van vertrouwelijkheid gemaakte afspraken zijn van één kant gekomen en heeft Frans van t Hul geaccepteerd, omdat anders geen inzage in de stukken verkregen werd en Ekrem Karhaman vindt dat dat niet klopt. Als stukken er zijn, dan moeten ze beschikbaar gesteld worden. De voorzitter zegt dat het inhoudelijke betoog bij de agendapunten wordt behandeld, maar vindt dat je een gemaakte afspraak niet eenzijdig moet breken en vindt het vreemd dat de heer van t Hul zijn conclusies niet met de Financiële Commissie heeft besproken, zoals eerder wel is aangegeven. 6a. Financiële rapportage en prognose 2014 De penningmeester zegt dat de cijfers redelijk volgens plan lopen en er op basis van deze informatie dus geen verrassingen te verwachten zijn. Sander Boomman, voorzitter van de Financiële Commissie, geeft aan dat de halfjaarcijfers betrekking hebben op de financiën van de landelijke organisatie en de afdelingen samen, hoewel de cijfers van de afdelingen nog niet helemaal compleet waren. De Financiële Commissie heeft het Hoofdbestuur geadviseerd om ervoor te zorgen dit geheel compleet te hebben. Met betrekking tot opleidingen is er nog een klein risico; als er niet voldoende deelnemers aan de opleidingen zijn halen we deze cijfers niet en moet je de verwachting hoe dit uit gaat pakken bijstellen. De penningmeester vult aan dat de afdelingsregistratie soms wat achterstand heeft. Als het voorstel van de commissie Bestuurlijke vernieuwing vastgesteld wordt, zal de administratie van de afdelingen op het Bondsbureau worden gedaan en zal er geen sprake meer van achterstand zijn. 6b. Update Jaarplan / SMART-overzicht Frank Lequin, West, constateert dat het herenteam de doelstelling voor de EK niet heeft gehaald en vindt de uitspraak dat in 2015 opnieuw een poging wordt gedaan te gemakkelijk. Hij wil weten waarom het niet is gelukt en wat eraan gedaan wordt. Antwoord: Een enthousiaste groep van vijf heren traint dagelijks op Papendal. De ambitie en het streven waren promotie en dat hebben ze net niet gehaald: de cruciale wedstrijd werd met 3-2 verloren. Het is het resultaat van wat het jaar ervoor is gedaan: er zijn te weinig wedstrijden op hoog niveau gespeeld, waardoor de heren op dit moment minder goed om kunnen gaan met wedstrijdspanning. Jan Simons is er echter zeker van dat dit in de toekomst wel gaat lukken. Frank Lequin, West, leest dat de RTC s volgens planning van start zijn gegaan en dat gesprekken met de afdelingen ZuidWest en West worden gevoerd. Als Bondsraadslid van afdeling West weet hij echter van niets. Antwoord: de gesprekken worden o.a. met Scylla uit Leiden gevoerd. Frank Lequin, West, merkt op dat hij niets van de gewijzigde opzet en resultaten ziet met betrekking tot het promoten van de eredivisie als uithangbord van tafeltennis en ook ziet hij geen verslagen. Antwoord: De werkgroep heeft veelvuldig overlegd met de eredivisieverenigingen, maar voor een aantal verenigingen is het (te) lastig om alle acties uit te voeren. Het hoge ambitieniveau is op dit moment niet realistisch. Gelukkig worden wel iedere keer een paar punten bereikt, met name bij de dames, waar de verschillen soms heel groot zijn, b.v. de Final four. Bij het aparte bekertoernooi voor niet-eredivisieteam is nu meer belangstelling. Susanne van Berkum, Midden, concludeert dat bij de jeugd en dames wel beweging is, maar in de update heeft ze dat niet teruggezien en zij wil graag weten hoe de communicatie loopt. Antwoord: Er moet verbetering in de communicatie plaatsvinden en dit is opgenomen in de jaarplannen en SMART-doelstellingen. De werkgroep dames is dit jaar gestart op verzoek van Koen Jacobs, maar de 13

14 uitkomsten daarvan hebben nog opvolging nodig. Nu worden voornamelijk wedstrijdvragen gesteld, maar de belangrijkste vraag is hoe we meer dames achter de tafel krijgen. Het NK MBO in Zwolle wordt jaarlijks georganiseerd en tijdens een bijeenkomst met andere bonden is erover gesproken om er een multi-evenement van te maken. De NTTB heeft daar geen actieve rol in gehad. De bijeenkomst voor studenten wordt in januari georganiseerd in samenwerking met de squashbond. Op dit moment vragen veel andere activiteiten de aandacht, o.a. de Johan Cruyff-foundation en paratafeltennis. Er zijn heel veel evenementen met tafeltennis als onderdeel zonder dat de NTTB er direct bij betrokken is, b.v. de Special Olympics in Nijmegen. Als de NTTB zich als brancheorganisatie breder wil profileren, dan moeten we daar in de toekomst wel degelijk bij betrokken zijn. De update van het Jaarplan 2014 per 30 september wordt vastgesteld. Na de lunch is Felix Warners vertrokken, waarmee het aantal stemgerechtigde aanwezigen 20 is. 6c. Verslag van de Financiële Commissie Henk Hommes, Noord, merkt op dat de dubbele contributie wordt aangepakt en daar is hij blij mee. Antwoord: De vraag inzake de dubbele contributie kwam wederom uit het overleg met de afdelingen en daarop is actie ondernomen. Inmiddels is een formulier ontwikkeld en dat wordt binnenkort verzonden. Wim Vreeburg, functiezetel Opleidingen, vraagt of er nog een toelichting is op het tekort bij afdeling ZuidWest. Han van der Zijden, ZuidWest, antwoordt dat inderdaad een redelijk groot tekort is opgenomen door een misverstand tussen het Hoofdbestuur en afdeling ZuidWest over de bijdrage die van de afdeling ZuidWest moest komen en niet vanuit de landelijke organisatie. Gerard van Giessen, Midden, wil weten of door het terugbetalen van de dubbele bondscontributie het totaal aantal leden hierdoor vermindert en vraagt wat de verdere consequenties zijn. Antwoord: Er is voor gekozen om het lid de contributie terug te laten vragen en via de verenigingen gewoon de basiscontributie in rekening te brengen. Daarnaast is er ook een basiscontributie van de afdelingen. Dit kan niet kostenneutraal en daarom moeten lidmaatschappen moeten opnieuw bekeken worden. Voor de registratie blijft het aantal leden gelijk, maar het aantal lidmaatschappen wordt minder. Gerard van Giessen, Midden, is van mening dat alle leden meetellen, waardoor het aantal leden dus vermindert. Hij ziet de uitwerking van deze actie in combinatie met een reactie van de Reglementscommissie met belangstelling tegemoet. Bob Meurs, Limburg, vraagt of het juist is dat de leden er zelf actief achteraan moeten. Antwoord: Het moet een zo simpel mogelijke regeling zijn en daarom moeten de leden inderdaad zelf actie ondernemen. 6d. Contributies Frans van t Hul, Oost, zegt dat hij duidelijke signalen krijgt dat contributieverhoging demotiverend werkt op het besluit om lid te blijven. Daarnaast verzoekt hij om te onderzoeken of meerdere bezuinigingen kunnen worden doorgevoerd op basis van de door hem aangedragen suggesties. Hij is van mening dat de tering naar de nering gezet moet worden. Antwoord: de vragen en suggesties worden doorgeleid aan de Financiële Commissie. Sander Boomman, voorzitter Financiële Commissie, zegt dat de vraag hem nog niet voldoende duidelijk is en vraagt of Frans van t Hul een verzoek van de Bondsraad zou moeten formuleren om een bezuinigingsonderzoek te verrichten of dat hij het moet beschouwen als een mee te nemen opmerking. Sander vindt dat het een door de gehele Bondsraad gedragen verzoek moet zijn en niet een verzoek van een of twee Bondsraadsleden. Hij zegt dat de Financiële Commissie de gepresenteerde cijfers en situatie vergelijkt met de cijfers en de situatie van vorig jaar en de begroting. Frank Lequin, West, is tegen een dergelijk verzoek omdat het om een paar honderd euro s hier en daar gaat. Hij wil de contributieverhoging niet tegenhouden, want er is geld nodig om alle ambities te verwezenlijken. Er ligt heel veel werk en daarom is de contributieverhoging noodzakelijk. Han van der Zijden, ZuidWest, is het eens met de stelling de tering naar de nering te zetten en het lijkt hem goed om een bezuinigingsonderzoek in te stellen. 14

15 Henk Hommes, Noord, sluit zich hierbij aan. Gerard van Giessen, Midden, wil weten of het dan alleen over de bondscontributies gaat en niet over de afdelingscontributies. Susanne van Berkum, Midden, denkt dat contributieverhogingen absoluut noodzakelijk zijn en pleit ervoor om duidelijk te communiceren dat ze nodig zijn en waarom ze nodig zijn. Ze vindt het prima dat het Hoofdbestuur het land in gaat, maar om de jongere generatie te bereiken moet het ook op de website en facebook gezet worden. Jan Creemers, Limburg, ondersteunt eveneens het uitvoeren van een bezuinigingsonderzoek. Wim van Selling, functiezetel Organisatie, wil dan laten onderzoeken waar in kwaliteit geïnvesteerd moet worden en wat dat dan mag kosten. Han van der Zijden, ZuidWest, is het met Wim van Selling eens, maar zegt dat je niet iets moet willen wat je niet kunt betalen. De voorzitter stelt voor om in de Bondsraadsvergadering van juni 2015 een voorstel vanuit de Bondsraad voor een onderzoeksopdracht neer te leggen. Hij geeft mee dat de NTTB bezig is met het opzetten van een nieuw meerjarenbeleidsplan en zegt dat daar een nieuwe (meerjaren-)begroting met nieuwe financiële dekking bij hoort. Frans Muijzers, voorzitter afdeling West, vindt deze opdracht niet in deze vergadering thuis horen omdat de jaarrekening nog niet geheel bekend is. Frans van t Hul, Oost, benadrukt dat hij duidelijkheid wil hebben over de functies en gegevens om te kunnen beoordelen wat wel of niet kan. De voorzitter herhaalt het voorstel om in juni, na het vaststellen van de jaarrekening, een onderzoeksvraag door de Bondsraad te formuleren. Sander Boomman, functiezetel Financiën, gelooft in krachtsonderzoek en denkt niet dat dat in bezuinigen zit. Als voorzitter van de Financiële Commissie benadrukt hij dat hij geen moeite heeft om dit onderzoek uit te voeren. Naar aanleiding van het overzicht afdelingscontributies: Han van der Zijden, ZuidWest, zegt dat de afdelingsmanagers de afdelingscontributies abusievelijk niet hebben doorgegeven en doet dit alsnog ( 5,33 basiscontributie per jaar, de competitietoeslag voor respectievelijk senioren en jeugd voor een half jaar 3,24 en 2,12). Joop van Raaij, Gelre, vraagt of per 1 januari 2016 vervangende contributies worden geïntroduceerd. Antwoord: Dat klopt. De contributies 2015 worden unaniem vastgesteld. 6 e. Tarievenlijst Gerard van Giessen, Midden, constateert dat in het College van Voorzitters veelvuldig over de boetelijst is gesproken en dat blijkbaar verschillende boetelijsten worden gehanteerd. Antwoord: Het College van Voorzitters heeft hierover gesproken omdat de voorzitters, evenals het Hoofdbestuur, van mening zijn dat het één lijst zou moeten zijn. Historisch is het zo gegroeid dat 9 lijsten werden gebruikt en dat moest één gezamenlijke lijst worden. Er is nu één lijst en daarop zijn twee dispensaties aangevraagd. Gerard van Giessen, Midden, constateert dat volgens artikel 10 van het Competitiereglement slechts één lijst geldig kan zijn. Igor Heller, Reglementscommissie, zegt dat er inderdaad één boetelijst is, maar afdelingen kunnen wel een lagere boete aangeven dan de op de lijst genoemde. Gerard van Giessen, Midden, constateert dat het kennelijk een afspraak van de voorzitters is om het allemaal hetzelfde te doen en vraagt hoe de regeling voor de afwijkingen is. Antwoord: Het klopt dat dit een niet-gewenste situatie is, niet alleen voor de boetelijst maar ook voor andere zaken. De afspraak in het College van Voorzitters is niet vrijblijvend en afgesproken is dat 15

16 dispensatie bij het Hoofdbestuur aangevraagd moet worden. Het is ook niet zo dat afdelingen zo maar wijzigingen doorvoeren. Iedereen dient zich aan de afgesproken procedure te houden. De tarievenlijst 2015 wordt unaniem vastgesteld. 6f. Begroting 2015 Penningmeester Kees Kamp zegt dat de cijfers en de tekst van de toelichting voor zichzelf spreken en geeft op enkele punten nog een verheldering. Han van der Zijden, ZuidWest, zegt dat uit overleg met de Bondsraadsleden, hun plaatsvervangers en de afdelingsmanagers is gebleken dat men er wat moeite mee heeft dat geen eindresultaat benoemd is en noemt het voorbeeld van voor Marketing en communicatie, zonder dat een concreet doel is genoemd. Joop van Raaij, Gelre, denkt ook dat eerst het integraal jaarplan behandeld zou moeten worden alvorens de begroting vast te stellen. De voorzitter stelt voor de begroting te inhoudelijk te behandelen en daarna het jaarplan, om daarna beide vast te stellen. Wim Vreeburg, functiezetel Opleidingen, had moeite met het lezen van de begroting. Hij ziet dat per beleidsonderdeel kosten tegenover opbrengsten staan en ziet ook dat bepaalde kosten geoormerkt zijn. Hij vindt dat lastig te beoordelen en zou daarom graag iets meer informatie ontvangen. Hij zou ook graag zien dat b.v. aangegeven wordt wat de middelen en subsidies zijn en een optelling. Antwoord: De verdeling van de middelen staat op de volgende pagina s genoemd en daar staat ook vermeld welk bedrag uit de algemene middelen afkomstig is. Aan het eind is het totaal van de algemene middelen opgenomen en daarnaast zijn de middelen uit contributieverhoging en het vermogen vermeld. Het SMART-overzicht geeft aan wat in 2014, 2015 en 2016 gedaan wordt tegen welke kosten. Dit is meteen ook een eerste aanzet naar de documenten die in de toekomst gebruikt zullen worden. Wim Vreeburg, functiezetel Opleidingen, gaat ervan uit dat de Financiële Commissie deze cijfers heeft bestudeerd, maar zou toch graag een overzicht van de gevraagde middelen ontvangen. De voorzitter zegt dat toe en constateert dat er een uitdaging ligt om het nog smarter te formuleren om de doelen helder uit te leggen. De penningmeester vindt dat gekeken moet worden naar de duidelijkheid van de formulering van de doelstellingen en daarop reageert Joop van Raaij, Gelre, dat het nog duidelijker moet zijn en heel specifiek moet worden aangegeven. De voorzitter zegt dat in het nieuwe meerjarenbeleidsplan de activiteiten smart worden opgenomen met toevoeging van de doelen en de effecten/resultaten. In deze begroting is dat nog niet zo duidelijk opgenomen, maar dat wordt in het nieuwe meerjarenbeleidsplan aangepast. Koen Jacobs vult aan dat dit inderdaad duidelijker moet en dat dit moet aansluiten bij de vraag om duidelijk uit te leggen waarom de contributies verhoogd moeten worden. Ook andere vormen van lidmaatschappen moeten op de juiste manier uitgelegd worden en dat zal in de nieuwe beleidscyclus zeker het geval zijn. Het Hoofdbestuur kijkt ook zeker naar die andere toekomst. Han van der Zijden, ZuidWest, noemt als voorbeeld de doelstelling aanstelling van personeel, opgenomen in het smart-overzicht 2015 voor de aanpak grijze leden en vindt dat geen doelstelling. Han van der Zijden, ZuidWest, geeft een stemverklaring af en zegt dat de uitleg van Koen Jacobs voor hem voldoende is. De begroting 2015 wordt unaniem vastgesteld. 7. Integraal Jaarplan 2015 Het jaarplan 2015 werd per mail verzonden in de eerste zending aan de Bondsraadsleden. In de schriftelijke versie is deze niet meegenomen. Gezien het ontbreken van het Jaarplan 2015 in het papieren vergaderboek wordt afgesproken dat vragen tot 15 december ingestuurd kunnen worden, waarna na de eerstvolgende Hoofdbestuursvergadering een reactie wordt verzonden. Het Jaarplan 2015 wordt unaniem vastgesteld. 16

17 8. Bestuurlijke vernieuwing Wim van Selling, voorzitter van de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing, zegt dat het onderhavige document helaas pas laat verzonden is. Hij geeft een korte inleiding en toelichting op het document en wijst erop dat in de tekst een hinderlijke fout is geslopen: het overleg met het College van Voorzitters heeft niet plaatsgevonden in oktober maar in september. In het proces hoe het nieuwe bestuursmodel te waarborgen is een aantal zorgvuldige stappen gezet. Vandaag wordt gevraagd te besluiten om per 1 januari 2015 alle financiële administraties bij het Bondsbureau onder te brengen. Daarnaast wordt gevraagd om ermee in te stemmen dat per 1 januari 2015 een start wordt gemaakt met het instellen van een vaste ondersteuner per afdeling en dat monitoring/rapportages eveneens per die datum opgezet worden. Han van der Zijden, ZuidWest, vindt het jammer dat het model ZuidWest niet als alternatief is genoemd, aangezien in deze afdeling in openheid en eerlijkheid is besloten tot dit model. Uit het verslag meent hij op te mogen maken dat het Bondsbureau tevreden is en dat dat ook geldt voor de verenigingen. Hij wijst erop dat in de afdeling geen bestuurders te vinden waren en het model dus uit nood is geboren. De afdeling heeft twee afdelingsmanagers die beiden voor 8 uur per week in dienst zijn. In het voorstel mist hij de afdelingsmanager sporttechnische zaken. Antwoord van de voorzitter van de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing: het model ZuidWest is in het overleg van het College van Voorzitters van april besproken en daarin is uitgesproken dat het College het model ZuidWest niet goed vond. Joop van Raaij, Gelre, leest dat het College van Voorzitters niet op voorhand vindt dat het het juiste model is, maar verderop wordt wel gesproken over afdelingsmanagers. Frans van t Hul, Oost, vindt dat de notitie erg laat was, zeker als het per 1 januari wordt ingevoerd, met name bij de financiële administratie. Daarnaast vindt hij de relatie met het Bondsbureau lastig te definiëren. Antwoord: Wij horen graag welke elementen meegenomen moeten worden, maar het belangrijkste is nu de financiële administratie te harmoniseren, zodat ook controles kunnen worden uitgevoerd. Frank Lequin, West, denkt dat er maar één model gekozen kan worden en hoort graag of dit juridisch gezien wel mogelijk is. Daarnaast constateert hij dat gesproken wordt over 0,2 fte per afdeling, dus 1,6 fte voor alle afdelingen samen. Hij weet dat in west de behoefte niet zo groot is en wil weten of de behoefte bij andere afdelingen er wel is. Wim van Selling, voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing, antwoordt dat erkend is dat de evaluatie uit ZuidWest positief is, maar wel hangt op bestuurlijke verhoudingen. Afdelingsmanagers kunnen altijd operationeel blijven. Op dit moment worden model ZuidWest en model West naast elkaar gebruikt. Het mooist is als een mix van beide modellen kan worden gemaakt waarbij antwoord kan worden gegeven op de knelpunten in de bestuurlijke verhoudingen. Hij wijst erop dat door een aantal voorzitters is aangegeven dat model ZuidWest niet de meest ideale verhouding heeft, omdat een werknemer moet oordelen over eigen handelen. Frans Muijzers, afdeling West, heeft het model West op papier gezet (dit wordt nog doorgestuurd aan de Bondsraadsleden). Het bestuur van afdeling West kende het model niet en in november is dit in de Algemene ledenvergadering aangepast. Tijdens het College van Voorzitters op 10 december wordt opnieuw gesproken over bestuurlijke vernieuwing. Hij vindt het spijtig dat in het onderhavige document de positie van het Hoofdbestuur niet opgenomen is. Het Hoofdbestuur vertaalt immers het vastgestelde beleid en de Afdelingsbesturen voeren dit uit, waarmee het Hoofdbestuur tussen de Bondsraad en de afdelingen in staat. In afdeling West worden twee ALV s per jaar georganiseerd. Graag ziet hij in het voorjaar ook een opvatting van het Hoofdbestuur hierover. Als laatste verzoekt hij aandacht te besteden aan de gebruikte terminologie om deze homogeen te houden. De voorzitter zegt dat het Hoofdbestuur ervoor gekozen heeft om de eerste stappen nu te zetten: het bij elkaar brengen van de financiële administraties en daarna een evaluatie met de afdelingen/het College van Voorzitters en de Bondsraad. In juni wordt een nadere uitwerking beschikbaar gesteld. Gevraagd wordt of de eerste stap, herstructurering van de financiën gezet kan worden. 17

18 Han van der Zijden, ZuidWest, zegt dat hem niet duidelijk was of de notitie een beslis- of een discussiedocument was. Hij vindt dat daarom wel beslist kan worden hoe de financiën geregeld moeten worden en maar niet hoe de structurering ingericht moet worden. Daarnaast hadden de afdelingen een volmacht voor de financiën en hij wil weten hoe deze volmacht zich tot dit voorstel verhoudt. Afdeling ZuidWest kan zich wel vinden in de tweedeling van beslissen en informeren. Igor Heller, Reglementscommissie, zegt dat de volmacht, volgens artikel 29 van de Statuten, regelt tot welk bedrag door een afdeling zonder inmenging van het Hoofdbestuur geld besteed mag worden. De inhoud van de volmacht wordt vastgesteld door de Bondsraad, laatstelijk in Deze volmacht kan op ieder gewenst moment door het Hoofdbestuur worden ingetrokken. Joop van Raaij, Gelre, denkt dat het met betrekking tot de financiële administratie handig is om per 1 januari van start te gaan. Hij heeft het vertrouwen dat is nagedacht over hoe te handelen met de contributies, maar wil wel weten hoe het dan gaat met projecten waar meer geld voor nodig is. Antwoord van de voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing: er komt een apart voorstel voor de verdeling van de middelen: als er een eensluidende contributiesystematiek is, kan een voorstel voor de verdeling worden gepresenteerd. De situatie in ZuidWest is uit nood geboren uit de wens verder te professionaliseren en de vrijwilligers in de afdeling te ondersteunen en dat heeft zich vertaald in een mix van betaalde en onbetaalde krachten. Deze ontwikkeling zal de kwaliteit van de organisatie verhogen, want investeren in kwaliteit kost geld, maar levert uiteindelijk ook geld op. Ekrem Karhaman, Oost, is het met Joop eens dat de discussie nogmaals gevoerd zou moeten worden. Hoewel er tijd nodig is om erover te praten is invoering per 1 januari technisch gezien mogelijk. Wel vraagt hij wat bedoeld wordt met monitoring rapportages en de ondersteuning door het Bondsbureau per 1 januari. Hij wil graag weten hoe om te gaan met de termijnen. Antwoord van de voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing: Uiteraard wordt rekening gehouden met de juiste implementatie. Dit betekent dat we het technisch per 1 januari 2015 invoeren en in 2015 de afdelingen voorbereiden op het opstellen van een integrale begroting maken. Als laatste geeft hij aan dat updates ook een vorm van monitoring zijn. Gerard van Giessen, Midden, heeft geen enkele moeite met de herstructurering financiën, aangezien er op dit moment geen sprake is van harmonisatie van de afdelingscontributies. Antwoord van de voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing: Het aanpassen van het contributiestelsel is nu niet aan de orde, later moet hierover wel overlegd worden. Sander Boomman, functiezetel Financiën, merkt op dat dit gaat over de weeffout (de verantwoordelijkheid voor de financiën ligt bij de Bondsraad en niet bij de afdelingen), niet over de technische overdracht. Hij ziet graag dat de afdeling gedurende het jaar nadenkt over de in het jaar daarop uit te voeren activiteiten, deze op papier zet en met een begroting indient bij het Bondsbureau, zodat in de Bondsraadsvergadering van november zowel de afdelingsbegrotingen als de landelijke begroting vastgesteld kunnen worden. Aan de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing wordt verzocht om dit goed aan de afdelingen uit te leggen. Antwoord van de voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing: Bedankt voor de suggesties. Er moet duidelijk vorm en richting aan gegeven worden en er moet een koppeling tussen vrijwilligers en de medewerkers van het Bondsbureau worden gemaakt. Teun Plantinga, administrateur NTTB, zegt dat het technisch geen probleem is in januari 2015 de financiële administraties van alle afdelingen op het Bondsbureau te voeren.. Hij heeft van de voorzitter van afdeling Holland-Noord vernomen dat niet-geïntegreerd werken tot problemen zou kunnen leiden. Mits alle procesafspraken gevolgd worden, zit de winst in het centraal de administratie voeren. De voorzitter van afdeling Holland-Noord pleit ervoor om het totale pakket per 1 januari 2016 in te voeren. Antwoord van de voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing: Bekeken moet worden of het handig is om de uitwerking van de notitie uit te stellen en zal deze informatie op korte termijn aan de Bondsraad sturen. De voorzitter stelt voor de technische herstructurering per 1 januari 2015 in te laten gaan, tenzij in de uitvoering onoverkomelijke problemen opkomen, en de andere onderdelen van de notitie op dit moment voor kennisgeving aan te nemen. Afgesproken wordt dat de notitie in alle geledingen wordt besproken en in het College van Voorzitters als proces voor het komend jaar wordt besproken en dan in de Bondsraadsvergadering van juni 2015 wordt vastgesteld. 18

19 Gerard van Giessen, Midden, merkt op dat afdeling Midden financieel gezien al lang over is en hij is van mening dat de andere afdelingen dat ook gewoon kunnen doen. Hij vindt dat het al is besloten en voor een deel al is ingevoerd. Nico van Erp, ZuidWest, zegt dat naar zijn mening door afdeling ZuidWest geen besluit is genomen om alle financiële zaken over te hevelen naar Zoetermeer, maar dat dit uit nood is gedaan. Han van der Zijden, ZuidWest, vraagt naar of het juist is om alternatieven te bespreken in het College van Voorzitters. Tevens constateert hij dat de contributie in ZuidWest omlaag kan als het juist is dat de kosten van de afdelingsondersteuners voor rekening van de NTTB komen. Sander Boomman, functiezetel Financiën, zegt dat we al een aantal jaren bezig zijn met bestuurlijke vernieuwing en dat we het willen implementeren. De afdeling is het laatste onderdeel van het traject dat we moeten afronden. Hij stelt voor om een extra Bondsraadsvergadering in te lassen om niet te hoeven wachten tot juni en november met het oog op de aanpassing van reglementen e.d. De voorzitter constateert dat niemand tegen de bestuurlijke vernieuwing was en is. Hij stelt voor om dit nogmaals te bespreken met de Afdelingsbesturen en het College van Voorzitters. Antwoord van de voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing: Een extra Bondsraadsvergadering voor dit onderwerp lijkt een goed plan, maar dit geeft wel een wel hoge tijdsdruk. De voorzitter vindt dat niet tot juni gewacht hoeft te worden, maar het kan verzonden worden zodra het klaar is en dat zou dan op kortere termijn moeten zijn. Gerard van Giessen, Midden, constateert dat dan de afdelingen in mei hun contributies vaststellen en in november overruled worden door de Bondsraad. De voorzitter vindt dit een terechte opmerking en geeft aan dat hiermee in de uitwerking rekening zal worden gehouden. De voorzitter brengt het voorstel (technische herstructurering per 1 januari 2015 uitvoeren, tenzij in de uitvoering onoverkomelijke problemen opkomen, en de andere onderdelen van de notitie voor kennisgeving aannemen) in stemming. Aantal stemmen voor: 19 Aantal stemmen tegen: 1 Aantal onthoudingen van stemming: 0 9. Reglementen 9a. Statutenwijziging Beide wijzigingen worden unaniem vastgesteld. 9b. Algemeen reglement De wijzigingen worden unaniem vastgesteld. 9c. Anti-dopingreglement Het reglement wordt unaniem vastgesteld. 9d. Competitiereglement Theo Wijker, functiezetel Wedstrijdzaken, vraagt naar aanleiding van de wijziging van artikel 22 inzake de speelgerechtigdheid van een dame in een herenteam of de vraag niet beter aan het Hoofdbestuur kan worden gesteld in plaats van aan de competitieleider. Antwoord: Dat kan niet, omdat in soortgelijke gevallen het verzoek ook bij de competitieleider moet worden ingediend. Theo Wijker, functiezetel Wedstrijdzaken, vraagt waarom een wijziging voor het spelen van de play-offs als Hoofdbestuursbesluit moet worden opgenomen. Antwoord: Door het op te nemen als HB-besluit kan sneller ingespeeld worden op ontwikkelingen en kunnen sneller aanpassingen worden doorgevoerd. Dit is door de eredivisie dames gevraagd, omdat de huidige gang van zaken te beperkt is. Het is ingegeven door een praktische overweging. Nico van Erp, ZuidWest, vraagt naar het motief om artikel 42 te verplaatsen naar een Hoofdbestuursbesluit. Antwoord: Door het naar het Hoofdbestuur te halen kunnen wijzigingen sneller verwerkt worden. 19

20 Han van der Zijden, ZuidWest, voegt aan de vraag van Nico van Erp toe dat de afdeling hecht aan het uitdragen van de sport. Antwoord: dit moet vastgesteld worden om in het voorjaar door te kunnen gaan met het spelen van de competitiewedstrijden. Susanne van Berkum, Holland-Noord, vraag of het juist is dat in de finales slechts 5 wedstrijden worden gespeeld. Antwoord: Dat klopt. De wijzigingen worden unaniem vastgesteld. 9 e. Toernooien en Wedstrijden Han van der Zijden, ZuidWest, denkt dat de wijziging in strijd zou kunnen zijn met de spelregels Antwoord: In specifieke gevallen ligt de beslissing bij de jury, maar dit wordt de volgende keer meegenomen. Theo Wijker, functiezetel Wedstrijdzaken, merkt op dat het geldt voor de met name genoemde toernooien, maar ook b.v. voor de NTTB-cup. Antwoord: Dit valt onder een N-I evenement en dat is genoemd. De wijzigingen worden unaniem vastgesteld. 10. Besluiten van het Hoofdbestuur ter kennisname 10a. HB-besluiten b. Spelregels Deze reglementen worden voor kennisgeving aangenomen. 11. Voorbereiding meerjarenbeleidsplan De voorzitter informeert de Bondsraad dat er een ander soort meerjarenbeleidsplan komt. Het Hoofdbestuur heeft tijdens de heidag in oktober uitgangspunten geformuleerd en ook de afdelingen en verenigingen zijn tijdens de bezoeken in oktober en november gevraagd om input te leveren. In juni wordt de vervolgstap gemaakt om dit op te zetten. De voorzitter geeft een korte impressie van de tijdens de heidag besproken punten en voorstellen. 12. Rondvraag Koen Jacobs, Hoofdbestuurslid, merkt op dat vandaag een flink aantal reglementswijzigingen is vastgesteld. Sinds enkele jaren bestaat de Reglementscommissie slechts uit één persoon, namelijk Igor Heller. Dat is niet wenselijk en daarom doet hij de oproep om te zoeken naar aanvulling voor deze commissie. Hans Wortel, functiezetel Breedtesport, is de laatste maand getriggerd door de website Tafeltennis Nederland met een aantal publicaties. Hij verneemt graag het standpunt van de Bondsraad over dit platform. Zelf vindt hij de website te chargerend en te polariserend, maar hij vangt wel van verschillende kanten signalen op en vraagt zich af in hoeverre dit platform de taal van de achterban spreekt en wat er eventueel mee gedaan moet worden. Onlangs verscheen ook een publicatie over de Bondsraad en daarin werd o.a. gesteld dat het niet duidelijk is wie in de Bondsraad zitting heeft en wat de functiebeschrijving van de diverse functionarissen is. Hij stelt daarom voor om analoog aan het smoelenboek van het Hoofdbestuur op de NTTB-website een smoelenboek van de Bondsraad te plaatsen met een functiebeschrijving. Na een korte inventarisatie zegt de voorzitter toe een smoelenboek met functiebeschrijving op de website te laten plaatsen. Daarnaast is het blijkbaar niet duidelijk onder verantwoordelijkheid van welk Bondsraadslid het onderwerp "communicatie valt. Hij stelt voor de interne communicatie bij de functiezetel organisatie onder te brengen en de externe communicatie bij de functiezetel Communicatie & Marketing. Sander Boomman, functiezetel Financiën, zegt dat er een werkgroep is geformeerd die de communicatie onderzoekt en dit lijkt hem een mooi onderwerp om daar neer te leggen. Hij vindt dat de genoemde website tafeltennis ook positief belicht door over tafeltennis te schrijven. 20