BENOEMING BONDSRAADSLEDEN OP FUNCTIEZETELS

Transcriptie

1 AGENDA voor de Bondsraadvergadering van de NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND op zaterdag 18 juni 2016 om 10:00 uur. Locatie: Centrum Oudlaen, Oudlaan 4, 3515 GA UTRECHT, tel.: Opening en vaststelling agenda 2. Mededelingen 3. Benoeming Bondsraadsleden op functiezetel Breedtesport bijlage 1 4. Benoeming Hoofdbestuursleden bijlage 2 a. Voorzitter b. Herverkiezing zittende bestuursleden c. Verkiezing nieuwe bestuursleden 5. Ingekomen stukken a. Taken en bevoegdheden Financiële Commissie (ter kennisname) bijlage 3 b. Jaarplannen 2016 formele vaststelling bijlage 4 c. Stand van zaken Jaarplan 2016 update per 31 maart 2016 bijlage 5 d. Beantwoording schriftelijk gestelde vragen bijlage 6 e. Vraag van de voorzitter van Afdeling Oost met de reactie HB bijlage a. Notulen van de Bondsraadsvergadering d.d. 19 september 2015 bijlage 25 b. Notulen van de Bondsraadsvergadering d.d. 21 november 2015 inclusief (voortgangs)actielijst bijlage 7 7. Stand van zaken Evaluatie Meerjarenbeleidsplan bijlage 8 8. Jaarverslag 2015 van het Hoofdbestuur a. Algemeen Jaarverslag bijlage 9 ** b. Rapportage van de Financiële Commissie bijlage 10 c. Gecumuleerde Jaarrekening 2015 bijlage 11 ** d. Decharge van het Hoofdbestuur voor het gevoerde beleid en van de Penningmeester voor het financieel beheer e. Financiële stand van zaken eerste kwartaal 2016 bijlage 12 ** 9. Jaarverslag 2015 van a. de Tuchtcommissie bijlage 13 b. de Commissie van Beroep bijlage 14 c. het College van Arbiters bijlage 15 d. de Reglementscommissie bijlage 16 e. de Fondsbeheerscommissie bijlage Benoeming leden Bondsraadcommissies bijlage 18 a. de Tuchtcommissie b. de Commissie van Beroep c. de Reglementscommissie d. de Fondsbeheerscommissie e. de Financiële Commissie 11. Benoemen accountant bijlage Reglementswijzigingen a. Statuten bijlage 20 b. Algemeen Reglement bijlage 21 c. Afdelingsreglement bijlage 22 d. Machtiging aan de afdelingen bijlage 23 e. Competitiereglement bijlage 24 f. Reglement Matchfixing 13. Meerjarenbeleidsplan bijlage 27 - Projectlidmaatschappen bijlage 28 - Stand van zaken nieuwe website 14. Rondvraag 15. Sluiting ** Aparte bijlage 1

2 Bondsraadsvergadering 18 juni 2016 Bijlage 1 agendapunt 3 BENOEMING BONDSRAADSLEDEN OP FUNCTIEZETELS Zoals in de Bondsraadsvergadering van 21 november 2015 is aangegeven waren met de benoeming van de vijf gestelde kandidaten nog 3 functiezetels vacant (Breedtesport, Topsport en de Atletencommissie). De heer Lex Bruijn heeft op 5 april 2016 aangegeven dat hij om persoonlijke redenen het lidmaatschap van de Bondsraad heeft beëindigd. Voor het bezetten van de functiezetel Breedtesport hebben zich in februari twee kandidaten aangemeld. Volgens artikel 16 lid 3 maakt het College van Voorzitters voor de Bondsraad een voordracht voor de bezetting van de functiezetels. De voordracht voor de functiezetel Breedtesport, op 28 maart 2016 ter informatie aan de Bondsraadsleden en de leden van het Hoofdbestuur verzonden, luidt als volgt: Geacht Hoofdbestuur en leden van de Bondsraad, Gelet op de taak van het College van Voorzitters om bij meervoudige kandidaatstelling voor een functiezetel in de Bondsraad van de NTTB een kieslijst op te stellen, brengt het College bij deze zijn advies uit. Het College van Voorzitters heeft met beide kandidaten gesproken over hun motivatie voor en hun verwachtingen van het mogelijk lidmaatschap van de Bondsraad, ter invulling van de vacature Functiezetel Breedtesport. Deze gesprekken hadden een open en prettig karakter en stelden ons in staat een weloverwogen voordracht te doen, met dank aan de getoonde interesse en belangstelling van beide kandidaten. Het College beveelt bij de Bondsraad aan Renzo Koops te benoemen in deze vacature. Hij is een voorstander van creatieve en dynamische productvernieuwing en grotere productdiversiteit binnen de breedtesport. Wij verwachten dat hij op spraakmakende en duidelijk herkenbare wijze praktijk zal toevoegen aan de beraadslagingen en de besluitvorming binnen uw raad. Met vriendelijke groet, Frans Muijzers, Jaarvoorzitter College van Voorzitters NTTB Het Hoofdbestuur stelt voor om het advies van het College van Voorzitters over te nemen en de heer Renzo Koops te benoemen tot Bondsraadslid met de functiezetel Breedtesport. Hieronder treft u het cv en de motivatie van de heer Koops aan. Indien de Bondsraad instemt met deze benoeming resteren nog drie vacante functiezetels: Topsport, de Atletencommissie en Organisatie. Kandidaat voor functiezetel Breedtesport Naam: Renzo Koops Woonplaats: Zwolle voorzitter@tafeltenniszwolle.nl Geboortedatum: Lid van vereniging: Tafeltennis Zwolle Beroep Pensioenspecialist Bestuurlijke ervaring Voorzitter Tafeltennis Zwolle sinds 2014 Motivatie kandidaatstelling voor deze functiezetel Breedtesport is de basis voor elke sport en heeft een grote maatschappelijke betekenis. Naast die denkwijze wil ik mij vooral 2

3 inzetten voor; - meer samenwerking tussen verenigingen - het promoten en versterken van de verschillende competitievormen. En dan vooral de duo-competitie; dat kan de reddingsboei van onze sport zijn. - Aandacht, ideeën en ondersteuning geven voor ledenwerving en ledenbehoud aan de verenigingen. De heer Pieter Huiskes heeft zich na een gesprek met de voorzitter van het College van Voorzitters teruggetrokken als kandidaat voor de functiezetel Organisatie. 3

4 Bondsraadsvergadering 18 juni 2016 Bijlage 6 agendapunt 5d BEANTWOORDING SCHRIFTELIJK GESTELDE VRAGEN VRAGEN VAN MAURICE SEIJKENS, FUNCTIEZETEL MARKETING & COMMUNICATIE Meerjaren beleidspan Krijgen we hier vooraf nog informatie over? Ja, deze vindt u in de bijlage. Benoeming HB lid De heer W. van der Burgt stelt zich zowel beschikbaar als HB lid als lid van de Regelementen commissie. Dit lijkt mij niet wenselijk en graag zou ik vooraf willen weten hoe Dhr. van der Burgt dit zelf ziet. De heer Van der Burgt heeft aangegeven dat hij zich terugtrekt als lid van de Reglementscommissie als hij wordt gekozen als lid van het Hoofdbestuur. Update jaarplan 2016 Ik mis het voorstel van de competitieleiders m.b.t. het nieuwe aangepaste competitieaanbod Het voorstel van de competitieleiders hangt sterk samen met de richting van het Meerjarenbeleidsplan dat voor deze Bondsraadsvergadering op de agenda staat. Daarom zal in de Bondsraad van november een voorstel tot aanpassingen van de competitie worden ingebracht, anders dan er in de laatste update ( ) van het jaarplan staat. Dit zal in de komende update ( ) worden aangepast. Jaarverslag tuchtcommissie Graag zou ik meer informatie ontvangen over de reden van het staken van de wedstrijden. In 2015 heb ik dit punt in de BR naar voren gebracht. Indien men zich zo bedreigd, benadeeld etc. vindt dat je niet verder kan / wil spelen dan ben je als team gelijk in overtreding, dit kan niet de bedoeling zijn. Indien in 2015 de reden voor het staken wederom lagen in bovenstaande oorzaken dan is hierbij het verzoek hier iets aan te doen. Dan wel het verplicht aanwezig zijn van een bestuurslid welke kan beoordelen en bemiddelen dan wel de regelementen aan te passen. Dit gaarne in stemming brengen op de BR vergadering. Wij stellen voor dat u deze vraag opiniërend inbrengt in de vergadering. Naar gelang de mening van de Bondsraad gaan wij als Hoofdbestuur verdere acties in werking zetten. Voorstel tot aanpassen competitie reglement. Hierbij wil ik het volgende in stemming brengen: Het HB komt op de najaarsvergadering met een voorstel voor het aanpassen van het competitieregelement zodat het mogelijk wordt voor spelers om in meerdere landen competitie te 4

5 spelen. Zodat dit vanaf de najaarscompetitie 2017 mogelijk is. Achtergrond Op deze manier zal het mogelijk zijn om spelers die voor een buitenlands avontuur hebben gekozen terug te halen naar de nederlandse competitie. Het is in verschillende landen reeds mogelijk dus uitvoering hoeft niet echt moeilijk te zijn. Het Hoofdbestuur heeft hierover al met de werkgroep eredivisie contact opgenomen. Wij zullen uw voorstel zeker in overweging nemen. Toelichting Ook al zou de NTTB dit besluit nemen, dan blijft de spelgerechtigheid toch beperkt als niet ook het andere land deze regeling heeft. In Duitsland blijft het dan nog niet mogelijk, in België is dit incidenteel en op aanvraag mogelijk, in Frankrijk en Engeland is het dan volledig mogelijk. Marketing campagne Het winnen van nieuwe leden / beoefenaars van tafeltennis als mede het behouden van leden is van zo essentieel belang dat dit niet langer bij de verenigingen kan worden ondergebracht al dan niet met steun vanuit de NTTB organisatie. De landelijke organisatie moet hier (meer) de leiding in nemen en dit zelf gaan uitvoeren als dan niet met inzet van extra betaalde trainers etc. die club overschrijdend per gemeente kunnen werken. Clubs zijn of niet voldoende toegerust (vrijwilligers, tijd, ruimte) of hebben andere prioriteiten. Met o.a Rio in ons achterhoofd moeten we hier gebruik van maken met landelijke campagnes, clinics etc om mensen aan het tafeltennissen te krijgen. Dit alles verzorgt en betaald vanuit de landelijke organisatie. Ik kan me niet aan de indruk ontrekken dat hier externe fondsen voor te vinden zijn. Graag wil ik in stemming brengen dit als opdracht mee te geven aan het HB. Binnen de Table Stars impuls (2017+) zijn elementen opgenomen waarin professionals ondersteuning bieden aan ledenwerving en ledenbehoud jeugd. Verder wordt er natuurlijk ook opgeleid voor het werven van paratafeltennissers en voor meisjes (Aerobic Table Tennis start in de Nationale Sportweek). Externe fondsen zijn gevonden met bijvoorbeeld de Johan Cruyff Foundation als partner. Fondsen vinden is niet zo eenvoudig, maar we zijn altijd er naar op zoek. Het meest kansrijk zijn projecten of producten met een duidelijke doelgroep. Opleiden vinden we belangrijk want alleen met een campagne en eenmalige ondersteuning kom je er niet. Op de club moet opgeleid kader de leden of consumenten datgene kunnen bieden wat men vraagt. De NTTB is vertegenwoordigd met diverse varianten van tafeltennis tijdens de Olympic Experience in Den Haag. 16 dagen lang komen mensen langs onze tent met tafeltennis. Hier aanwezig te zijn (met voldoende vrijwilligers) vraagt al om een grote krachtsinspanning van het Bondsbureau. Het vinden van externe financiering voor deelname is tot nu toe nog niet gelukt en gebeurt derhalve uit het breedtesportbudget van de NTTB. Verder is het Hoofdbestuur het eens met het feit dat de NTTB landelijk promotie kan bewerkstelligen. Dit is nadrukkelijk in het nieuwe MJBP opgenomen als een van de prioriteiten. Neemt niet weg dat de werving en de opvang altijd lokaal gebeurt, door de vereniging of door ondersteuners gekoppeld aan de vereniging (combinatiefunctionaris of trainers). Ook verenigingen moeten meer en meer zelf budget gaan vrijmaken of gaan werven om geld te hebben om professionals in te huren. Middels kennisdelingsbijeenkomsten wijzen we verenigingen op de lokale mogelijkheden, lokale kennis is daarbij belangrijk. Afdelingsondersteuners verdiepen zich in de lokale situatie. Groet en tot de 18e! Maurice Seijkens B.H. Gretehof BS Schiedam

6 VRAGEN VAN JACOB DE BOER, BONDSRAADSLID AFDELING WEST Aan : Bondsraadleden NTTB c.c. : Hoofdbestuur NTTB, College van Voorzitters Datum : 1 juni 2016 Betreft : Bondsraadvergadering d.d. 18 juni 2016 Beste Bondsraadsleden, Bij deze wil ik graag mijn input geven betreffende de bondsraadvergadering van 18 juni, waarbij ik als doelstelling heb om de sport te versterken en me in deze vooral focus op het secundaire proces (lees niet tafeltennisinhoudelijk). Allereerst wil ik wat algemene zaken aan de orde stellen en daarna wil ik graag ingaan op de stukken. Stukken tbv bondsraad Tijdigheid en volledigheid Allereerst wil ik vaststellen dat ik in een eerder stadium heb aangegeven dat de stukken richting de bondsraad tijdig, volledig en juist moeten zijn. Indien de stukken bijvoorbeeld 6 weken voor de bondsraad (als voorbeeld) volledig worden aangeleverd heeft een ieder in ieder geval 2 weken de tijd de stukken rustig te lezen en vragen te stellen en heeft het hoofdbestuur daarna rustig de tijd om deze vragen tijdig te beantwoorden. Ik moet vaststellen dat de gedane beloftes niet zijn nagekomen, de stukken weer precies 4 weken van tevoren zijn gestuurd en incompleet zijn en dat op de dag van schrijven ( te weten 1 juni) de financiele stukken nog steeds niet zijn verstrekt. Graag een reactie van het hoofdbestuur waarom dit weer niet is gelukt, hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden en of er geen termijn van 6 tot 8 weken moet worden gekozen voor de rust in het proces. Daarnaast wil ik de overige bondsraadsleden vast vragen na te denken over het goedkeuren van de financiele cijfers. In deze stel ik voor deze goedkeuring uit te stellen tot de volgende bondsraadsvergadering. Het Hoofdbestuur streeft er altijd naar om de stukken tijdig en volledig naar de leden van de Bondsraad te sturen. Er zijn op dit moment in de statuten en reglementen alleen maar termijnen genoemd voor het verzenden van de agenda en de uitnodiging. Het Hoofdbestuur zal voor de Bondsraadsvergadering van november 2016 een notitie voorbereiden waarin een aantal procesdata voor de verschillende stukken worden opgenomen. Uiteraard staat het u vrij om tijdens de komende vergadering uw input te geven. Beslisstukken/informatiestukken Voor zover mijn informatie strekt is in de bondsraad afgesproken dat beslisstukken agendapunten zijn en dat informatiestukken (jaarverslag?) in de bijlage worden opgenomen. Zover ik kan zien is hier geen gehoor aan gegegeven. Daarnaast hoeven stukken niet tot de bondsraad bewaard te worden maar kunnen deze reeds in een eerder stadium worden verstrekt en kan in de stukken van de vergadering naar worden verwezen. Dit maakt dat het leesvoer voor de bondsraadsleden meer gespreid wordt en er meer focus zal zijn op de beslispunten. Aan dit punt zou ik willen toevoegen dat helder moet zijn vanuit de agenda of een overzicht waarover in de bondsraad beslist moet worden. Voor een beslissing dienen alle stukken tijdig toegestuurd te zijn (in mijn bovenstaande voorstel 6 weken vantevoren). Presentaties/informatie die tijdens de vergadering worden gegeven mogen geen invloed hebben op beslissingen daar ook deze stukken tijdig verspreid moeten worden (indien van toepassing) Zie het antwoord op de vorige vraag. Het Hoofdbestuur zal dit overzicht in genoemde notitie verwerken. Bestuursmodel In de vorige bondsraadsvergaderingen is kort aan de orde geweest dat het proces van bestuurlijke vernieuwing prima is verlopen (al heeft het wel lang geduurd) maar er voor de bondsraad geen aanspreekpunt is, Ik wil een ieder vragen om toch een na te denken om een commissie op te richten met een voorzitter die dit soort zaken behartigd en structureerd. Vergelijk dit maar met het CVV. Mocht 6

7 het vertrouwen er zijn dan zou ik hier wel een rol in willen spelen. Wat mij betreft is dit geen agendapunt of bespreekpunt maar wil ik graag jullie input hieromtrent (stuur maar per mail naar Doelstelling is om de vergaderingen pragmatischer te laten verlopen. Wij begrijpen uw oproep. Het is aan de Bondsraad om te bepalen of, en zo ja in welke vorm/werkwijze, hieraan invulling wordt gegeven. Lengte bondsraadslidmaatschap Graag wil ik de afspraken betreffende de maximale lengte van het bondsraadslidmaatschap nog 1 maal bevestigd zien zodat het voor een ieder helder is en we ons hier ook aan kunnen houden. De afspraak is door de Bondsraad zelf gemaakt en in de statuten opgenomen. Wij gaan deze graag nog een keer verspreiden. Plastic ballen Graag voorafgaande aan de vergadering een statusoverzicht van de plastic ballen (kwaliteit, prijs, gezamenlijke inkoop etc) om zorg te dragen dat de communicatie omtrent de plastic ballen helder is. Daarbij de vraag(graag toelichting) waarom er in de afdeling niet met een bal kan worden gespeeld die lager is gekwalificeerd dan een driester (mocht dit al het geval zijn dan excuses voor de vraag). Voor de afdelingen zijn al vanaf januari diverse trainingsballen toegelaten. Toelichting De NTTB landelijk koopt tot nu toe geen ballen in. In de sponsorovereenkomst met TIBHAR worden voldoende ballen beschikbaar gesteld voor alle nationale toernooien en de trainingen van de selecties. Meerjarenbeleidsplan Tot op heden zijn er wat losse documenten en presentaties geweest betreffende het meerjarenbeleidsplan. Ik denk dat ik de meeste stukken heb gezien, maar graag voorafgaande aan de vergadering zou ik de basis willen ontvangen die er nu ligt (heb bij de vergaderstukken niks kunnen vinden). Daarnaast opteer ik op een MJBP op te stellen die bestaat uit een masterplan met daarachter jaarplannen om zo het MJBP en variabel karakter te kunnen geven zodat we niet meer terechtkomen in de situatie die in 2014 is ontstaan. In de bijlage vind u meer informatie en een toelichting over het MJBP. Papendal Graag ontvang ik van het hoofdbestuur de visie op Papendal in hoeverre Papendal functioneert met daarbij een splitsing in randkaders en personele bezetting. Dit is nodig als evaluatie om in het nieuwe MJBP een goede notitie over topsport te kunnen maken. In de bijlage vindt u de uitgangspunten en een 1 e toelichting over topsport voor het komende MJBP. Op dit moment lopen de gesprekken met NOC*NSF over de topsportprogramma s van Een toekenning van subsidie zal pas eind van dit jaar door NOC*NSF gebeuren. De signalen voor het continueren van het Para-programma en het ontwikkelprogramma meisjes zijn positief. De andere programma s zullen bij minder subsidie aangepast moeten worden. Dat betreft de activiteiten en de personele bezetting. Het Hoofdbestuur zal in november mede aan de hand van het dan vast te stellen Meerjarenbeleidsplan u verder informeren over de rol en inzet van Papendal en de daarbij behorende financiering. 7

8 Website Los van het feit dat de bondsraad een controlerende functie heeft zou ik graag van het hoofdbestuur een reactie hoe het proces van de nieuwe website tot stand is gekomen, welke blauwdruk hier heeft gelegen, hoe deze verder is uitgewerkt en wie op welk moment de beslissing heeft genomen om door te gaan. Daarnaast ook graag de externe kosten die de site heeft gekost. Graag ook hierbij meenemen in hoeverre afdelingen en verenigingen betrokken zijn geweest. Reden van deze vraag is dat ik persoonlijk de website zeer matig vind (druk me netjes uit). Daarbij graag status van de site van tafeltennis.nl. Het life gaan van de website tafeltennis.nl zal zoals gepland begin juli 2016 gebeuren. De planning zal gehaald worden. De kosten van de websites (nttb.nl, tafeltennis.nl en afdelingswebsites) en webshop zijn: Website: ,00 Webshop: 4.557,00 Afdelingen zijn niet specifiek betrokken geweest bij de ontwikkeling van de website, wel bij de ontwikkeling van de afdelingssites. In goed overleg is unaniem besloten om een uniforme opzet voor alle afdelingswebsites te gebruiken. Daarnaast hebben diverse afdelingen goede ideeën geopperd voor het vereenvoudigen van het werk voor de afdelingen in het vullen van de website. RTC In de stukken komende verschillende aantallen voor betreffende de RTC s. Graag een toelichting op de huidige RTC s, per wanneer deze per RTC zijn gestart, waarom er gekozen is voor het betreffende RTC, alsmede de verdere visie is op de RTC en wat de kosten zijn die hieraan zijn verbonden (graag per RTC). Hierbij treft u het overzicht van het aantal RTC's de visie RTC treft u aan in het door de Bondsraad vastgestelde RTC-beleid. Dit beleid is het kader voor de beoordeling en mogelijke toekenning van de RTC-status. Het desbetreffende Hoofdbestuurslid is altijd bereid om u nog een nadere toelichting te verstrekken op dit beleid. RTC s: Groot-Amsterdam, Midden, Wessem, Oost, Berkel en Rodenrijs, Middelburg, CSE Zwolle, ZuidWest, Oost/Gelre Para-RTC s: Zwolle, Rotterdam Reactie op stukken Agenda punt 3 benoeming functiezetels In de stukken wordt voor een aantal functiezetels een voordracht gedaan. Los van de personen graag een reactie van het hoofdbestuur of de juiste procedure in deze is gevolgd (in mijn optiek doet CVV voordracht) en de mening van het hoofdbestuur waarom de voorgestelde personen capabel worden geacht. Het hoofdbestuur heeft in mijn optiek in deze een adviesfunctie De procedure tot benoeming van Bondsraadsleden is geregeld in artikel 16 van het Algemeen Reglement. Kort gezegd komt die erop neer dat kandidaten voor functiezetels zich kunnen aanmelden bij de Directeur NTTB. Deze geeft de namen van alle kandidaten door aan het College van Voorzitters. Dit College maakt op basis hiervan een voordracht aan de Bondsraad en de Bondsraad beslist op basis van die voordracht. Het Hoofdbestuur heeft geen taak in deze procedure. Agenda punt 4 Hoofdbestuur Laat helder zijn dat het goed is om een goede bezetting te hebben op het hoofdbestuur. Wel ontvang ik graag van het hoofdbestuur een goede visie op de toekomst, met heldere doelstellingen waarop we het hoofdbestuur SMART kunnen afrekenen. Het gaat er in mijn optiek niet om met welke mensen we het doen, maar wat de doelstellingen zijn om de sport te versterken. Hiervan zou ik voor de bondsraad 8

9 graag een korte notitie ontvangen die we kunnen bespreken in de bondsraad. Graag hierin meenemen het functioneren van het bondsburo (hoe het hoofdbestuur dit nu ziet en wat hier te verbeteren is). In de presentatie van het Meerjarenbeleidsplan gaat het Hoofdbestuur aangegeven wat haar visie is. Uiteraard is vervolgens het Hoofdbestuur hier ook op aanspreekbaar. Toelichting volgt tijdens de vergadering. Het functioneren van het Bondsbureau is uiteraard een belangrijk aandachtspunt voor het Hoofdbestuur. Juist deze medewerkers zijn van groot belang om te slagen in onze ambities. Als Hoofdbestuur spreken wij hier regelmatig over met de directeur van de NTTB. Agenda punt 5 B In de jaarplannen mis ik nog steeds de splitsing in kosten tussen vaste kosten (personele bezetting en vaste kosten) en projectkosten (cashout). Graag aangeven of dit er wel of niet komt en indien niet de reden ervan Graag toelichting wat de kosten inhouden voor de investering van in 2Basics Graag onderbouwing van de kosten van euro van deze post Graag onderbouwing hoe deze doelstellingen die hier staan benoemd te bereiken Graag toelichting op plan om te waarborgen dat afdelingen vanaf werken op de manier zoals is afgesproken in de bondsraad, Zuid West ook meegaat in dit traject en de rapportage per afdeling uniform is/wordt Graag toelichting op basisdocumenten grijze leden en communicatie en hoe de uitvoering hieromtrent loopt. De aanpassingen zijn gedaan en terug te vinden in de update van het jaarplan per , te vinden in het vergaderboek vanaf pagina 59 van het document Vergaderboek 1. 2Basics is ingehuurd voor het vormgeven van de Table Stars impuls. Dit is in overleg met de afdelingen besloten. Zij bedenken een nieuw concept en helpen bij de lancering ervan. Bij het schrijven van het plan gingen we uit van 10 maanden Inmiddels weten we dat we een deel van dit bedrag ook gaan besteden aan de uitvoering van de impuls dit najaar. Het gehele bedrag gaat dus niet naar 2Basics maar naar de Table Stars impuls. 1.5 clubadvies, bestaat uit kosten voor het verenigingscongres, de kosten voor het accommodatieadvies dat gegeven wordt en uitvoeringskosten bij de VSK subsidie (locaties voor bijeenkomsten bijvoorbeeld). Agendapunt 7 Kort samengevat blijkt dat het MJBP veel concreter moet zijn, concreter en flexibeler (dus per jaar voortschrijdend (wel steeds met blik op 4 jaar) met een masterplan met daarachter heldere jaarplannen (zoals ik hierboven ook al heb geschreven). In de bijlage vindt u het 1 e concept van het MJBP. Indien u nog aanvullende vragen hebt beantwoorden wij deze graag na de presentatie in de Bondsraad. Jacob de Boer Bondsraadslid NTTB afdeling west VRAGEN VAN FRANK LEQUIN, BONDSRAADSLID AFDELING WEST Beste collega BR leden: Naar aanleiding van de ons toegezonden stukken wil ik U een aantal zaken voorafgaand aan de vergadering voorleggen. Het betreft hier: 9

10 Ook al zijn de vragen van de heer Lequin aan de leden van de Bondsraad gericht, toch wil het Hoofdbestuur graag ongevraagd hierop reageren. pt 8 de financiën; het is het HB wééééér niet gelukt dit agendapunt op tijd aan te leveren. Nu we nog maar 10 dagen hebben tot aan de vergadering leg ik U voor dit agendapunt in de vergadering NIET te behandelen en door te schuiven naar een extra vergadering. In dien akkoord gelieve dit vooraf aan het HB kenbaar te maken. Vraag: Welk middel heeft de BR om het HB te dwingen zich aan de eigen spelregels te houden. Zie het antwoord op de vraag van de heer De Boer inzake stukken tbv bondsraad. De punten 2 en 3 Benoeming BR leden op functiezetels en benoeming nieuwe HB leden; deze punten te verplaatsen na punt 8 (mits we dit punt gaan behandelen). Je kunt nieuw gekozen HB leden niet verantwoordelijk houden voor gevoerd beleid. Daar dient eerst het zittende bestuur verantwoording over af te leggen. Deze vraag heb ik voorgelegd aan de a.i. vz van het HB en deze gaf als antwoord dat hij het voor wil leggen aan de BR bij het begin van de vergadering. Dit lijkt mij onjuist want dan kan er een discussie ontstaan die niet in de vergadering thuis hoort. Het lijkt mij zinvol dat wij allen tegen de voorgelegde agenda vooraf bezwaar maken. Attentie: wanneer we zowel Jan Simons als André Eerland in het HB kiezen dan zitten er twee HB leden uit dezelfde vereniging in het HB. Aanvullende informatie De heer Simons is vanaf januari 2016 geen lid meer van de vereniging Scyedam. Wij hebben wel de situatie dat een ander lid van de Bondsraad (de heer Seijkens) wel lid is van dezelfde vereniging als de heer Eerland. Het Hoofdbestuur ziet hierin geen bezwaar. Het Hoofdbestuur zal aan het begin van de Bondsraadsvergadering een toelichting geven over de opmerkingen over punt 2 en 3 van de agenda. Het Hoofdbestuur heeft al eerder aan de heer Lequin aangegeven dat hier een afweging is gemaakt en dat een toelichting wordt gegeven. Inhoudelijk is het Hoofdbestuur het met de opmerking van dhr Lequin eens. pt. 13 Meerjarenbeleidsplan Niet duidelijk is wat het HB hiermee wil. De stukken worden voorafgaand aan de vergadering uitgereikt. Op zich geen probleem, maar dan kan het mijns inziens niet behandeld worden, dus hoort het niet als te behandelen punt op de agenda. Het is juist dat hier geen besluit over wordt genomen. Het Hoofdbestuur heeft wel beloofd de Bondsraad op weg naar het nieuwe MJBP te informeren. Een presentatie over de tussenstand en het zicht op het 1 e concept vindt het Hoofdbestuur dan ook een juiste manier om deze informatie aan te bieden. Diverse: in eerdere vergaderingen is afgesproken dat stukken t.k.n. NIET op de agenda worden opgenomen als te behandelen punt maat onderaan worden vermeld als t.k.n. Ik vind dit een kwalijke zaak, waar ik aandacht voor vraag. Dit kan tijdens de vergadering, maar ik zie liever dat U allen hiervan melding maakt bij het HB. Zie het antwoord op uw vraag pt 8 de financiën. met vriendelijke groet Frank Lequin, BR lid namens afdeling West tel:

11 Bondsraadsvergadering 18 juni 2016 Bijlage 26 agendapunt 5e VRAAG VAN DE VOORZITTER VAN AFDELING OOST EN REACTIE HOOFDBESTUUR From: Michel Offringa Sent: Sunday, June 5, :00 AM To: NTTB - Antoinette de Jong Subject: verzoek BR-leden afdeling Oost Geachte leden van het hoofdbestuur van de NTTB, Via deze weg wil ik bij U aandacht vragen voor het volgende. Onze BR-leden hebben eerder dit jaar, begin februari, via het bondsbureau inzicht gevraagd in de financiële gegevens, om hun taak als BR-lid te kunnen uitvoeren. Na een tijdje werd er gereageerd dat dit niet mogelijk was, en dat dit eventueel wel kan via de Financiële Commissie. Vervolgens hebben de BR-leden de Financiële Commissie benaderd (eind mei), waar ook een negatief antwoord op terug kwam, omdat zij vinden dat dat niet hun taak is. Het lijkt me noodzakelijk dat er op korte termijn duidelijk wordt hoe de BR-leden in het algemeen inzicht kunnen krijgen in de (financiële) gegevens van de bond zodat ze hun taak goed kunnen uitvoeren,. En dat geldt dan niet alleen voor de BR-leden van de afdeling Oost, en ook niet alleen voor financiële gegevens, maar waar gevraagd ook andere gegevens. Heel erg gedetailleerd hoeven de gegevens in dit geval niet te zijn, maar enig detail is gewenst. U heeft eerder aangegeven hier medewerking aan te willen geven, en recenter ook aangegeven transparant te willen zijn, echter blijkt dat in mijn ogen niet uit deze manier van handelen. Op zijn minst is er onduidelijkheid over hoe de gegevens inzichtelijk te maken zijn voor de BR, en via welke weg. Bij deze wil ik U vragen hier zo spoedig mogelijk duidelijkheid over te geven zodat er voor de komende BR-vergadering nog gegevens ingezien kan worden. En, zoals U weet, is dat al binnenkort. Alvast mijn hartelijke dank. M.v.g. Michel Offringa voorzitter NTTB Afdeling Oost Reactie van het Hoofdbestuur per brief d.d. 8 juni 2016, verzonden per mjwoffringa@zonnet.nl De heer M. Offringa, voorzitter van afdeling Oost van de NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND Onderwerp Datum Reactie op uw van 5 juni juni

12 Kenmerk HB/AJ/ Uw kenmerk Beste Michel, Hiermee reageer ik op de door jou via op 5 juni gestelde vraag. Door jou wordt aangegeven dat de Bondsraadsleden van de Afdeling Oost noch via het Hoofdbestuur, noch via de Financiële Commissie de gevraagde financiële gegevens, benodigd om hun taak als Bondsraadslid te kunnen uitvoeren, hebben gekregen. Door jou wordt gevraagd hoe Bondsraadsleden in het algemeen wel inzicht kunnen krijgen in de (financiële) gegevens van de NTTB zodat ze hun taak goed kunnen uitvoeren. Bedankt voor je vraag. Als Hoofdbestuur willen wij ook graag duidelijkheid over hoe te handelen bij dit soort verzoeken. Het hoofdbestuur moet in sommige voorkomende gevallen een afweging maken tussen het beschermen van privacygevoelige gegevens en transparantie. Een aantal voorbeelden hiervan zijn: salarisgegevens van individuele medewerkers van de NTTB, gezondheidsproblemen bij onze topsporters (zeker bij bepaalde aandoeningen) en privéredenen van onze vrijwilligers om hun functie op te zeggen. Vaak zal in zulke gevallen de informatie in meer algemene bewoordingen of cijfers of onder geheimhoudingsplicht bekend worden gemaakt. In het recente verleden is gebleken dat privacygevoelige informatie, waarvoor zelfs een geheimhoudingsverklaring was ondertekend, toch openbaar werd gemaakt. Dit voorval heeft ertoe geleid dat het Hoofdbestuur terughoudend is met het verstrekken van gedetailleerde (financiële) gegevens. Ook is door de Bondsraad in haar vergadering van november 2014 gesproken over het al dan niet en op welke wijze verstrekken van financiële details. De Bondsraad heeft haar eigen leden gevraagd om indien nodig een onderzoeksvraag te formuleren en deze via de Financiële Commissie te laten uitzoeken. Als Hoofdbestuur hebben wij geen invloed op hoe de Financiële Commissie reageert op dergelijke vragen en wij vinden het ook niet juist om hierop invloed uit te oefenen. Wat wij zonder enig voorbehoud kunnen verklaren is dat de Financiële Commissie volledig inzage krijgt in alle financiële gegevens. Daarnaast kunnen we verklaren dat alle salarissen zonder uitzondering volgens de CAO sport worden betaald. Voor declaraties geldt het declaratiebesluit zoals dit door de Bondsraad is vastgesteld. Hoewel dit nog niet volledig wordt nageleefd bij alle afdelingen, zijn we hard op weg ook op dit punt zonder uitzondering te voldoen aan het besluit. En tot slot: alle Hoofdbestuursleden hebben een verklaring van goed gedrag overgelegd. En de Financiële Commissie van de Bondsraad staat het meer dan vrij om ook deze punten voortdurend te controleren. Uiteraard zullen wij zo helder mogelijk zijn in onze rapportages naar de Bondsraad. Maar we hopen ook op het vertrouwen van onze Bondsraad en alle andere vrijwilligers en leden in de gevallen waarbij wij op basis van de ons bekende details de keuze maken om privacygevoelige gegevens in bescherming te nemen. Uiteraard heeft de Bondsraad hierover de laatste stem en als de Bondsraad een ander standpunt inneemt, dan zal het Hoofdbestuur zich hiernaar voegen. Met vriendelijke groet, Namens het Hoofdbestuur van de NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND Jan Simons Waarnemend voorzitter 12

13 Bondsraadsvergadering 18 juni 2016 Bijlage 25 agendapunt 6a. CONCEPT-NOTULEN BONDSRAADSVERGADERING 19 september 2015 Notulen van de Bondsraadsvergadering van de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB) op zaterdag 19 september 2015 te Utrecht AANWEZIG Functiezetel Financiën Functiezetel Organisatie vernieuwing en Functiezetel Opleidingen Functiezetel Marketing & Externe communicatie Afdelingen Holland-Noord ZuidWest West Noord Limburg Gelre Midden verdienste) Oost Hoofdbestuur Bondsbureau: Ereleden Leden van verdienste Fondsbeheerscommissie AFWEZIG met kennisgeving: Functiezetel Topsport Functiezetel Wedstrijdzaken Functiezetel Breedtesport Functiezetel Atletencommissie Bondsraadsleden Tuchtcommissie Commissie van Beroep/Arbitragecommissie Sander Boomman Wim van Selling (tevens wg Bestuurlijke lid van verdienste) Wim Vreeburg Maurice Seijkens Gerard van Giessen, Merit de Jeu Han van der Zijden, Sophie Dijkers (plv) Jacob de Boer, Frank Lequin Gert Jan Huiskes, Alfons Brink (plv) Bob Meurs (plv) Ruud van Gerrevink, Joop van Raaij Susanne van Berkum, Wim Kielen Igor Heller - plv (tevens lid RC en lid van Frans van t Hul, Ekrem Karharman Kees Kamp Ronald Kramer Jan Simons Marcel Borst Remco van der Hulst Antoinette de Jong Ingrid Koppelman Michiel de Korte Teun Plantinga Achim Sialino Robbert Stolwijk Ton Willems Wim Fassotte Edgar Verkooijen Marthijn van der Wal Theo Wijker Hans Wortel Felix Warners Edo Ladage Noord Jan Creemers Limburg Gerard Beelen Henny Sackers (tevens erelid) 13

14 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om uur en begroet de aanwezigen, met name erelid Ton Willems en lid van verdienste Wim Fassotte en Alfons Brink, plaatsvervangend Bondsraadslid Noord. Er zijn 19 stemgerechtigde Bondsraadsleden aanwezig. Hij excuseert Hoofdbestuurslid Koen Jacobs voor zijn afwezigheid. Ruud van Gerrevink Gelre zegt dat een opmerking in het verslag van de Financiële Commissie hem ernstige zorgen baart over het functioneren van de Bondsraad. Sander Boomman Financiële Commissie licht toe dat de commissie de oorzaken van de vertraging bij het afgeven van de accountantsverklaring heeft beschreven en heeft geprobeerd de redenen hiervoor te achterhalen. In de rapportage heeft de Financiële Commissie de zorgen geuit. Ruud van Gerrevink Gelre benadrukt dat de Bondsraad de zaken niet onderschat en geeft de Bondsraadsleden mee alert te blijven. Gert Jan Huiskes Noord mist een agendapunt over de brief inzake WOB en een agendapunt over de gang van zaken rondom de verkiezing van Bondsraadslid Gerard van Giessen. Hij vindt dat op verzoek van een Bondsraadslid een agendapunt opgenomen moet worden. Ronald Kramer constateert dat het niet opnemen van de brief inzake WOB een vergissing is en biedt zijn excuus aan. Dit komt op de agenda van de volgende vergadering van de Bondsraad. Joop van Raaij Gelre vindt dat vooraf besproken moet worden of de ingekomen stukken door de Bondsraad worden behandeld. Gerard van Giessen Holland-Noord is van mening dat het document Doelgerichte communicatie en informatie, Beleid communicatie en informatievoorziening bij de NTTB: Definitief concept 24 september 2014 een concept betreft. Hij vindt dat er onduidelijkheden en tegenstrijdigheden in staan en wil vastgesteld hebben dat dit document niet door de Bondsraad is vastgesteld. Ronald Kramer antwoordt dat deze notitie door het Hoofdbestuur unaniem is aangenomen en slechts ter kennisname aan de Bondsraad is gezonden. Ronald Kramer meldt dat oud-scheidsrechter Fred Groenhof is overleden en vraagt voor hem en de andere in de afgelopen periode overleden leden van de NTTB een ogenblik stilte. 2. Mededelingen De voorzitter deelt mee dat gisteren van afdeling Noord een notitie over reglementering is ontvangen die grotendeels overeenkomt met het advies van het College van Voorzitters. De inhoud kan een rol spelen bij de discussie en wordt meegenomen bij het betreffende agendapunt. 3. Ingekomen stukken Update Communicatie en informatievoorziening door Albert Verhoef ter kennisname Gedragscode voor de leden van het Hoofdbestuur en commissies van de NTTB ter kennisname Update per van het Jaarplan 2015 ter kennisname Vragen van de Bondsraadsleden met beantwoording ter kennisname Rapportage overzicht extra activiteiten 2014 t/m 2016 ter kennisname De van afdeling Noord ontvangen notitie wordt behandeld bij agendapunt Jaarverslag 2014 van het Hoofdbestuur a. Algemeen Jaarverslag Wim Vreeburg Opleidingen vindt de jaarverslagen van de afdeling Midden en Limburg absoluut onvoldoende en Gert Jan Huiskes - Noord adviseert een sjabloon te gebruiken. Joop van Raaij Gelre is dit met hem eens en wil rapportages van de afdelingen waarover de Bondsraad kan oordelen. Jacob de Boer West is het met hem eens. Wim van Selling Organisatie zegt dat in het kader van transparantie en eenheid van beleid door alle afdelingen hetzelfde format moeten worden gebruikt. Achim Sialino zegt dat deze structuur en opzet er al zijn en dat het format voor de activiteitenplannen en budgetaanvragen aan de afdelingen zijn gestuurd. De rapportages die teruggezonden worden wijken hier echter soms vanaf. Het Algemeen Jaarverslag wordt vastgesteld. 14

15 b. Rapportage van de Financiële Commissie Sander Boomman Financiële Commissie geeft een korte toelichting. Ekrem Karharman Oost vraagt of het Bondsbureau de druk met betrekking tot het verwerken van de afdelingsboekhoudingen aan kan. Ruud van Gerrevink Gelre vraagt hoe dit proces onder controle komt en gewaarborgd gaat worden. Han van der Zijden ZuidWest maakt zich zorgen over de belasting op het Bondsbureau, omdat uitbreiding van het personeelsbestand niet van toepassing is. Sander Boomman Financiële Commissie zegt dat de belasting op de financiële administratie hoger was dan normaal. De accountant heeft dit ook benoemd en heeft verder in de management letter opgemerkt dat meer efficiency mogelijk is, dat op de kosten van de federatie gelet moet worden en dat de jaarafsluiting 2014 arbeidsintensief was. De accountantsverklaring is voor de Bondsraad bestemd, maar de rapportage gaat naar het Hoofdbestuur en de directie. De managementletter wordt met de Financiële Commissie en het Bondsraadslid Financiën gedeeld en eventuele bijzonderheden worden na discussie door het Hoofdbestuur met de Bondsraad besproken. Met betrekking tot de kosten van de Federatie wordt aangegeven dat hiervoor verdeelsleutels zijn. De Bondsraad spreekt vertrouwen in de Financiële Commissie uit. c. Gecumuleerde Jaarrekening 2014 Penningmeester Kees Kamp licht toe dat het exploitatiesaldo gunstiger was dan begroot. De gecumuleerde jaarrekening 2014 wordt vastgesteld. d. Decharge van het Hoofdbestuur voor het gevoerde beleid en van de penningmeester voor het financieel beheer Met 18 stemmen voor, 0 tegen en 1 onthouding van stemming wordt het bestuur gedechargeerd voor het gevoerde beleid en de penningmeester voor het financieel beheer. e. Financiële stand van zaken eerste kwartaal 2015 Inmiddels zijn ook de halfjaarcijfers beschikbaar en aan de Bondsraadsleden gezonden. De agendapunten 4 e en 4f worden daarom samengevoegd en onder 4f in behandeling genomen. f. Financiële stand van zaken tweede kwartaal 2015 De penningmeester geeft aan dat het verwachte tekort iets groter is dan begroot. De uitleg van de details is opgenomen in de toelichting. Het overzicht laat het verwachte resultaat bij ongewijzigd beleid zien. De eventuele tegenvallers worden in de rest van het jaar zoveel mogelijk opgevangen door andere uitgaven te beperken. Sander Boomman Financiën voegt voor de duidelijkheid toe dat de bondsraadsleden met name naar de laatste kolom van het overzicht moeten kijken. De halfjaarrapportage wordt vastgesteld. 5. Notitie Frank Lequin inzake gepubliceerde vertrouwelijke cijfers Frank Lequin - West geeft een korte toelichting. Uit de daaropvolgende discussie blijkt dat de Bondsraad het erover eens is dat de leden zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen handelen. Integriteit en eenheid in verscheidenheid zijn daarbij sleutelwoorden. De Bondsraadsleden moeten verantwoording afleggen aan degenen die hen gekozen hebben. Ook wordt aangegeven dat het blijkbaar niet lukt om helder te maken wat de Bondsraad doet en wat de taken en bevoegdheden zijn en daar moet aan gewerkt worden. De NTTB moet transparant blijven, maar lekken van vertrouwelijke stukken en concept-notities schaadt het aanzien van de Bondsraad en de NTTB. Helaas is het een feit dat de berichtgeving over de vergadering op externe media vaak wordt gekleurd en individuele personen worden beschadigd. Er is niets op tegen het gekozen beleid te bekritiseren. De Bondsraad moet kritisch kijken naar de voorstellen, maar is niet de instantie om alle details te ontvangen. Voor het toezicht op detailniveau heeft de Bondsraad de Financiële Commissie ingesteld. De voorzitter vindt het goed dat het is uitgesproken en dat het gevoel wordt gedeeld. 6. Voorstel voor het proces van beantwoording correspondentie gericht aan de Bondsraad 15

16 De Bondsraad heeft het verzoek gedaan om een proces van beantwoording vast te stellen. Een aantal organen mag agendapunten inbrengen ter behandeling in de Bondsraadsvergadering, maar iedereen mag iets sturen aan de Bondsraad. De Bondsraad beslist of het betreffende punt in behandeling wordt genomen. Het voorstel van het Hoofdbestuur voor het proces van beantwoording van de correspondentie gericht aan de Bondsraad wordt aangenomen. 7. Eventuele opdracht aan de Financiële Commissie in het kader van bezuinigingen Sander Boomman Financiële Commissie vat de vragen en discussie samen. Aangezien het uitgangspunt is dat financiën het beleid volgen wordt in essentie gevraagd of de Bondsraad het beleid onderschrijft en akkoord gaat met de daaraan gekoppelde middelen. Als er niet voldoende middelen zijn moeten andere keuzes gemaakt worden. Ronald Kramer geeft aan dat in het beleid voor 2016 keuzes gemaakt worden voor verandering en vernieuwing. Hierbij wordt de inbreng van de Bondsraadsleden, de Financiële Commissie en het advies van de accountant zeker mee genomen. Frans van t Hul Oost zegt dat de vragen voornamelijk over het beleid gaan en zijn opgesteld om de financiën goed te kunnen beoordelen en gefundeerd opmerkingen te kunnen maken. Opgemerkt wordt dat de gestelde vragen niet alleen van de Bondsraadsleden van Oost afkomstig zijn, maar ook van de afdeling en voornamelijk over het Bondsbureau gaan. Wim van Selling Organisatie zegt dat de teneur van de vragen als negatief wordt ervaren en volgens informatie was deze negatieve inslag ook bij de ALV te merken. Het is belangrijk om gezamenlijk tafeltennis te dragen. Daarom moeten niet alleen het Bondsbureau en het Hoofdbestuur onder het vergrootglas, maar de gehele organisatie. In Noord is een interessante discussie met het Hoofdbestuur gevoerd. Uit de discussie bleek een groot verschil van mening over de kerntaken. Naar aanleiding van de vraag hoe de contributies verdeeld worden wordt aangegeven dat dit is opgenomen in de functionele exploitatierekening en hieruit kan het Bondsraadslid Financiën goed bepalen of het beleid correct wordt uitgevoerd. De neergelegde vragen zouden anders moeten worden gesteld, maar de daarbij benodigde onderzoeken zouden door externen uitgevoerd moeten worden, met de daarbij behorende kosten. Tegengeworpen wordt dat dat niet nodig is, maar een 0-begroting zou een goed uitgangspunt zijn. De gemaakte keuzes moeten helder worden aangegeven. De voorzitter zegt dat in de begroting 2016 de tering naar de nering wordt gezet. De uitgangspunten voor het meerjarenbeleidsplan worden in november eveneens vastgesteld. Dit is voor de Bondsraadsleden van Oost voldoende argumentatie om het verzoek om een onderzoek in te stellen op dit moment in te trekken. Sander Boomman zegt dat de Financiële Commissie de Bondsraad zal adviseren over de begroting Bestuurlijke vernieuwing vaststellen bijlage 2 Het voorstel was doorgeschoven vanuit de vorige vergadering. De notitie van Noord behelst grotendeels de visie van het College van Voorzitters. Het besluit om de uniforme contributie in te voeren is al genomen. Hierover gaat de Bondsraad nu niet meer opnieuw praten. Het gaat hier om de verdeling van de voor de afdelingen beschikbare budgetten voor de basisactiviteiten en extra plannen (75/25). Het College van Voorzitters heeft besproken dat het wenselijk is om de verdeelsleutel een jaar uit te stellen en voor 2016 het volledige gemiddelde nieuwe bedrag aan de afdelingen beschikbaar te stellen. Het College van Voorzitters onderzoekt de mogelijkheden van de toekomstige percentages vanaf 2017 en werkt dit in 2016 uit. Voor het overgangsjaar 2016 stelt het College van Voorzitters voor om het budget aan de afdelingen beschikbaar te stellen op basis van het aantal leden per afdeling. De reden hiervoor is dat vele afdelingsbeleidsplannen al gemaakt zijn. De gedachte achter de voorgestelde verdeling is dat de kernactiviteiten vast liggen, maar voor de extra activiteiten kunnen meer middelen gevraagd. Om dit extra budget te verdelen moet het Bondsbureau de activiteitenplannen beoordelen. Het Hoofdbestuur en de directie steunen het advies van het CvV en geven de Bondsraad dit advies eveneens in overweging. De nieuwe verdeling van het budget op basis van het aantal leden betekent wel dat sommige afdelingen wellicht minder en sommige afdelingen meer budget ontvangen dan nu. 16

17 Aangegeven wordt dat het Hoofdbestuur de activiteitenplannen voor 2017 gaat beoordelen. De achterliggende gedachte bij het aanvragen van budget voor extra activiteiten is ook dat de afdelingen een gezonde concurrentie met elkaar aangaan en hun plannen goed moeten onderbouwen. De taakstelling van de afdelingsondersteuners gaat in overleg en samenwerking met de afdeling. Met afdeling ZuidWest is het eerste gesprek geweest om de afgesproken overgangssituatie af te stemmen. Hierbij was het Hoofdbestuur nog niet betrokken; dit gesprek vond plaats tussen de afdelingsmanagers, de administrateur en de directie van de NTTB. Het voorstel, met de aangepaste verdeling van het budget voor het jaar 2016 (100%), wordt met 18 stemmen voor, 0 tegen en 1 onthouding van stemmen aangenomen. Voor 2017 komt het College van Voorzitters in 2016 met een nieuw advies. 9. Reglementswijzigingen De reglementswijzigingen zijn doorgeschoven van de vorige vergadering. De errata zijn toegevoegd. a. Algemeen Reglement Het Hoofdbestuur trekt de voorgestelde wijzigingen in. b. Afdelingsreglement Het voorstel voor artikel 9 is een consequentie van de in juni vastgestelde wijziging van de Statuten. Het niet-aannemen van dit voorstel betekent een tegenstrijdigheid tussen Statuten en Afdelingsreglement. De Reglementscommissie licht toe dat in dat geval de Statuten leidend zijn. Dus ook bij niet-aannemen zal conform het voorstel gehandeld moeten worden. De wijzigingen van het Afdelingsreglement en de errata worden vastgesteld met 17 stemmen voor, 0 tegen en 2 onthoudingen. 10. Rondvraag Frank Lequin West vraagt om de vergaderstukken voor de novembervergadering tijdig te verzenden. De voorzitter zegt dat toe. Frank Lequin West vraagt om aandacht voor eventuele financiële verplichtingen vanuit het jaarplan 2016 die doorlopen naar 2017 e.v. waar de Bondsraad geen invloed meer op heeft. Bob Meurs Limburg complimenteert Igor Heller met het nieuwe ranglijstsysteem. Hij zal de complimenten doorgeven aan Jacek Offierski die zo mogelijk een nog een groter aandeel in de ontwikkeling heeft gehad. Merit de Jeu Holland-Noord spreekt de voorkeur uit om presentaties aan het eind van de dag te plannen. Frans van t Hul Oost heeft de interlanddagen bezocht en vond het een bijzondere happening, maar het zou mooier zijn om dat op zaterdag en zondag te organiseren, zodat meer mensen in de gelegenheid zijn om de wedstrijden te zien. Hij vraagt of gekeken kan worden of dat geregeld kan worden. Jan Simons antwoordt dat hij dat erg graag zou willen, maar vanwege het competitieschema is het onmogelijk. Hij hoopt dat de bezoekersaantallen in de loop van de jaren hoger worden. Ekrem Karharman Oost vraagt om ter vergadering een compleet vergaderboek beschikbaar te hebben. Met betrekking tot de Gedragscode vraagt hij om de definitie van melden aan het HB in artikel 6.3 te verduidelijken. Daarnaast wil hij weten of het gebruikelijk is om nevenfuncties te vermelden bij mogelijke belangenverstrengeling. Uit artikel 6.3 blijkt dat het ontvangen van geschenken op het werkadres wel mag en dat zal de bedoeling niet zijn. Daarnaast is het handig om een tijdsbepaling op te nemen. Toegezegd wordt dat dit zo nodig wordt aangepast. Gert Jan Huiskes Noord vond de aandacht voor de interlanddagen op de NTTB-website tegenvallen. Daarnaast vraagt hij hoe de vacature binnen het Hoofdbestuur wordt ingevuld. 17

18 De voorzitter antwoordt dat het Hoofdbestuur bezig is om de functie communicatie en marketing in te vullen, maar dat is niet eenvoudig. Gert Jan Huiskes Noord wil ook graag weten hoe de VVTT ervoor staat, omdat hij constateert dat het aantal bijscholingen in de knel komt. Hij vraag of de afdelingen en verenigingen zelf ook bijscholingen kunnen organiseren. Achim Sialino zegt dat dit regelmatig in het overleg met de VVTT aan de orde komt en dat de VVTT dit voorlopig in handen houdt, maar als het niet lukt wordt zeker contact opgenomen met de afdelingen. De penningmeester wijst erop dat de voorzitter van de Financiële Commissie aan het eind van zijn termijn terug zal treden en dat de commissie op zoek is naar aanvulling. De voorzitter doet een oproep voor het bezetten van de functiezetels. Jacob de Boer West zegt dat het misschien niet handig is om alle vergaderstukken van tevoren op de site te plaatsen, maar de voorzitter zegt dat het niet ten koste mag gaan van transparantie en openbaarheid. De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en aanwezigheid en sluit de vergadering om uur. BESLUITENLIJST BONDSRAADSVERGADERING 19 SEPTEMBER 2015 Nr Omschrijving 1. De Bondsraad stelt het Algemeen Jaarverslag 2014 vast 2. De Bondsraad stelt de gecumuleerde jaarrekening 2014 vast 3. De Bondsraad dechargeert het Hoofdbestuur voor het gevoerde beleid en de penningmeester voor het financieel beheer 4. De Bondsraad neemt kennis van de halfjaarcijfers De Bondsraad neemt het voorstel voor het proces van beantwoording van correspondentie gericht aan de Bondsraad aan. 6. De Bondsraadsleden van afdeling Oost trekken hun verzoek om een onderzoek in te stellen in. 7. De Bondsraad neemt het voorstel inzake de financiering van de actviteitenplannen aan, exclusief de voorgestelde verdeling van de budgetten voor de basisactiviteiten en extra activiteiten, met de voorwaarde dat in 2017 een speerpuntenbudget wordt opgesteld. 8. De Bondsraad stelt de wijzigingen en errata van het Afdelingsreglement vast 18