* is apart bijgevoegd ** wordt nagezonden

Transcriptie

1 AGENDA voor de Bondsraadsvergadering van de NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND op zaterdag 15 juni 2013 om 10:00 uur. Locatie: Centrum Oudlaen, Oudlaan 4, 3515 GA UTRECHT, tel.: Opening 2. Mededelingen 3. Notulen van de Bondsraadsvergadering van 17 november 2012, bijlage 1, 1A, 1B inclusief (voortgangs)actielijst 4. Ingekomen stukken 5. Bestuurlijke Vernieuwing a. Presentatie door Anton Binnenmars, directeur amateurvoetbal KNVB b. Voortgangsrapportage door de werkgroep bijlage 2 6. Jaarverslag 2012 van het Hoofdbestuur a) Algemeen Jaarverslag bijlage 3 * b) Rapportage van de Financiële Commissie bijlage 4 ** c) Gecumuleerde Jaarrekening 2012 bijlage 5 * d) Decharge van het Hoofdbestuur voor het gevoerde beleid en van de Penningmeester voor het financieel beheer e) Financiële stand van zaken eerste kwartaal 2013, bijlage 6 **, 6A inclusief voortgang Jaarplan Bespreking van het Jaarverslag 2012 van: a) de Tuchtcommissie bijlage 7 b) de Commissie van Beroep bijlage 8 c) het College van Arbiters bijlage 9 d) de Reglementscommissie bijlage 10 e) de Fondsbeheerscommissie bijlage Vernieuwing eredivisie a. Presentatie door Jan Simons b. Besluitvorming c. Wijziging Competitiereglement in relatie tot de eredivisie bijlage Verkiezing leden van het Hoofdbestuur bijlage Benoeming leden Bondsraadcommissies bijlage 14 a) Financiële Commissie b) Tuchtcommissie c) Commissie van Beroep c) Reglementscommissie 11. Statutenwijziging bijlage Reglementswijzigingen bijlage 16 Competitiereglement Tuchtreglement 13. Rondvraag 14. Sluiting * is apart bijgevoegd ** wordt nagezonden 1

2 2

3 Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 1 (agendapunt 3) Notulen van de Bondsraadsvergadering van de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB) op zaterdag 17 november 2012 te Utrecht AANWEZIG Functiezetel Breedtesport Functiezetel Financiën Functiezetel Marketing en externe communicatie Functiezetel Organisatie Functiezetel Wedstrijdzaken Kandidaat-bondsraadsleden Afdelingen Holland-Noord ZuidWest West Noord Limburg Gelre Midden Oost Hoofdbestuur Bondsbureau Erelid Lid van Verdienste Tuchtcommissie Fondsbeheerscommissie Overigen Voorzitter Holland-Noord Afdelingsmanager ZuidWest Voorzitter West Koen Jacobs Kees Kamp Peter Hanning Wim van Selling (tevens voorzitter werkgroep Bestuurlijke vernieuwing) Theo Wijker Marthijn van der Wal functiezetel Topsport Hans Wortel functiezetel Breedtesport Wiebe Anema Nico van Erp Han van der Zijden Sander Boomman (plv, tevens Financiële Commissie) Frank Lequin Henk Hommes Eric Kaptein (plv) Jan Creemers Marcel van Nieuwenhoven Frans Denie Joop van Raaij Gerard van Giessen (tevens Lid van Verdienste) Igor Heller (plv, tevens Reglementscommissie) Ekrem Karhaman Hans van Haaren Angélique van Sluijs Haro Valkenburg Marcel Borst Marcel Frijhoff Nanning van der Hoop Antoinette de Jong (notulist) Ingrid Koppelman Teun Plantinga Achim Sialino Robbert Stolwijk Ton Willems Wim Fassotte Gerard Beelen Edgar Verkooijen Robert van der Wateren Ineke de Graaf Wim Vreeburg 3

4 Secretaris Noord Secretaris Gelre HJCL AFWEZIG met kennisgeving Functiezetel Opleidingen Functiezetel Topsport (plv)bondsraadsleden ZuidWest West Gelre Midden Oost Hoofdbestuur Commissie van Beroep Tuchtcommissie Ereleden Leden van verdienste Bondsbureau Overigen Voorzitter afdeling Oost Herman van den Hende Ingeborg van den Boorn Joke Wijker Mari de Graaf (drager onderscheidingsteken) Lars van Heerden Marlies Somers Adri Dam (plv) Albert Rooijmans (plv) Maurice Seijkens Jacob de Boer (plv) Ruud van Gerrevink (plv) Paul Henfling (plv) Robin van Scheppingen Ann Verhulst Frans van t Hul Leen Troost (plv) Ronald Kramer Henny Sackers (tevens erelid) Ron Adriaans (tevens lid van verdienste) Bas den Breejen Kelly van Zon Atie de Jong-Lith Trinko Keen A. van Otterdijk Frank Berteling Pieter Huiskes 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom, met name Gerard Beelen, voorzitter van de Tuchtcommissie, erelid Ton Willems, lid van verdienste Wim Fassotte en Marcel Borst, directeur van de squashbond, die aanwezig is in het kader van de nauwe samenwerking tussen de NTTB en SBN. Ook verwelkomt hij de nieuwe kandidaten voor de functiezetels: Sander Boomman, Hans Wortel en Marthijn van der Wal. Hij deelt mee dat er vandaag, zoals men kan zien, slechts een klein bestuur aanwezig is. De voorzitter verontschuldigt zich daarvoor en licht toe dat voorzitter Ronald Kramer zakelijk onderweg is naar Brazilië en dat Ben Pereboom, zoals ieder heeft kunnen lezen in het toegezonden persbericht, is afgetreden als Hoofdbestuurslid. Daarnaast meldt hij dat Haro Valkenburg vandaag voor het laatst in functie is als Hoofdbestuurslid met het oog op zijn nieuwe baan per 1 oktober. NTTB-directeur Frank Berteling is afwezig wegens een time-out. De voorzitter stelt dat hij door NTTB-voorzitter Ronald Kramer is gevraagd om deze vergadering voor te zitten en dat dit punt daarmee reglementair geregeld is. Hij geeft aan dat er eventueel een beroep kan worden gedaan op de aanwezige medewerkers van het Bondsbureau, maar vraagt ook om begrip als vragen niet direct beantwoord kunnen worden. Er zijn 19 stemgerechtigde (plaatsvervangende) Bondsraadsleden en daarmee is het quorum aanwezig. De voorzitter meldt dat op 11 oktober j.l twee onderscheidingen aan sporters zijn uitgereikt: Kelly van Zon is benoemd tot erelid en Gerben Last tot lid van verdienste. 4

5 Daarnaast is bericht ontvangen dat Wil ten Bras van afdeling Gelre is benoemd tot lid in de Orde van Oranje Nassau. Dit zijn mooie momenten, maar uiteraard zijn er ook nare momenten geweest. De voorzitter noemt de namen van de overleden Hans Zoomers, voorzitter Vlug en Vaardig, Herman Klein, zeer actief lid van De Treffers Roelofarendsveen en Roelf Jan de Boer, bestuurslid afdeling Noord. Om hen en de overleden tafeltennissers waarvan het niet bekend is te gedenken vraagt de voorzitter om een minuutje stilte. De voorzitter meldt dat Ronald Kramer is benoemd tot vice-president van de ETTU en noemt de personen van wie bericht van verhindering is ontvangen. 2. Mededelingen De voorzitter zegt dat de Tafeltennisbond en de Bondsraadsleden een aantal uitdagingen hebben, maar is verheugd te kunnen melden dat er drie nieuwe kandidaten voor de functiezetels zijn. Daarnaast is de financiële positie zorgelijk, omdat onder andere bedrijfstafeltennis helaas nog niet heeft gebracht wat we ervan gehoopt hadden. De organisatie van de Masters heeft tot veel reacties geleid. Hoewel de NTTB hiervoor geen middelen heeft, is het door de positieve inzet van vele vrijwilligers toch mogelijk de Masters te organiseren, zij het op een andere datum. Bekeken zal worden hoe dit evenement ook op de langere termijn kan worden georganiseerd, maar de voorzitter spreekt zijn dank uit aan de initiatiefnemers en sponsoren van deze editie. De voorzitter stelt voor om de agenda te wijzigen en de KPI s bij het jaarplan te behandelen. Met deze wijziging wordt de agenda door de vergadering vastgesteld. Nico van Erp mist de vaste notulist op de lijst van afwezigen. De voorzitter antwoordt dat dit een bezuiniging is waartoe de Bondsraad vorig jaar heeft besloten. Bij de vorige Bondsraad was de vaste notulist er ook al niet meer bij. Kees Kamp, functiezetel Financiën, vraagt naar nadere informatie inzake het aftreden van Ben, omdat hij uit het persbericht enige wrevel meende te lezen. De voorzitter geeft aan dat Ben Pereboom zeer betrokken was bij het tafeltennis, positief en kritisch, niet alleen voor zichzelf, maar ook voor de omgeving en organisatie. Ben Pereboom had het steeds moeilijker omdat hij de maatlat hoog legt en heeft de keuze gemaakt om af te treden. Er was zeker geen sprake van persoonlijke wrevel, maar wel van een verschil van inzicht. Haro Valkenburg geeft een toelichting op de stand van zaken met betrekking tot de vernieuwde NTTBwebsite. Op 30 oktober ging de website live, nadat er ¾ jaar vanuit het Bondsbureau hard aan gewerkt was en hij is trots vandaag een korte presentatie te kunnen geven. Peter Hanning, functiezetel Marketing en communicatie, complimenteert met de nieuwe website en bedankt voor de positieve uitstraling. Hij is ervan overtuigd dat ook afdeling West zich zal aansluiten. Joop van Raaij, Gelre, sluit zich hierbij aan, maar denkt dat het handig is om minder dan 4 keuzemenu s op te nemen. Daarnaast heeft hij de verenigingsgegevens nog niet kunnen vinden en hij vraagt aandacht daarvoor. Haro Valkenburg bedankt voor de suggesties. Wiebe Anema, Holland-Noord, sluit zich aan bij de vorige sprekers met betrekking tot de uitstraling en de vorm, maar vindt het opvallend dat het onderdeel talentherkenning niet is vertegenwoordigd. Koen Jacobs, functiezetel Breedtesport, vraagt om spoedig geïnformeerd te worden als afdeling West haar plannen nog gaat wijzigen. Hij vindt dat Eenheid van beleid ook eenduidige websites inhoudt. De voorzitter geeft aan dat via media@nttb.nl opmerkingen en suggesties over de website ingediend kunnen worden. 3. Notulen Bondsraadsvergadering d.d. 23 juni 2012 inclusief (voortgangs)actielijst Er is een nazending geweest met daarin een aantal opmerking met betrekking tot de notulen. De vragen die tot en met 5 november zijn ontvangen zijn hierin beantwoord. De vragen van Henk Hommes, Noord, en Nico van Erp, ZuidWest, konden niet meer worden meegenomen, maar worden vóór eind november schriftelijk beantwoord. 5

6 Pagina 7: Ekrem Karhaman, Oost, vraagt om nog een keer goed naar de omschrijving van de gewenste karaktereigenschappen te kijken. Pagina 10: Joop van Raaij zegt dat hij zijn zorgen heeft geuit over de Commissie Bestuurlijke vernieuwing, die een Bondsraadscommissie blijkt te zijn. Hij vraagt naar de achtergrond en geeft aan dat hij vindt dat deze commissie bij het Hoofdbestuur hoort. Geantwoord wordt dat de huidige werkgroep is geformeerd vanuit de behoefte om de uitgangspunten van de commissie Loorbach vorm te geven. Joop van Raaij denkt dat de werkgroep moet worden gevraagd om verder te gaan als adviescommissie van het Hoofdbestuur in samenwerking met het College van Voorzitters. Peter Hanning is van mening dat het Hoofdbestuur het dan toch naar zich toe trekt en hij staat op het standpunt dat dat niet de bedoeling is. Angélique van Sluijs, penningmeester, geeft aan dat zowel het Hoofdbestuur als het College van Voorzitters onderdeel zijn van de organisatie die juist bekeken wordt in het traject Bestuurlijk Vernieuwing en dat het goed is dat de Bondsraad, als onafhankelijke partij, hierbij een leidende rol heeft. Joop van Raaij vindt dat een belangrijke partij als het afdelingsbestuur niet echt aan bod komt. Wim van Selling, functiezetel Organisatie en voorzitter van de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing, is het hier niet mee eens en verwijst naar de 1 e fase, waarin uitgebreid is besproken hoe het proces moest zijn. Hij constateert dat deze situatie zich nu herhaalt. Angélique van Sluijs geeft aan op dat zij in het overleg van het College van Voorzitters een informatieachterstand bemerkte en zegt dat het goed zou zijn om de voorzitters er heel duidelijk bij te betrekken, reden waarom zij ervoor heeft gepleit om een afdelingsvoorzitter in deze werkgroep te laten plaatsnemen, hetgeen tot op dit moment nog niet is gelukt. Peter Hanning vult aan dat hij het College van Voorzitters een adviescommissie van het Hoofdbestuur vindt en de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing een werkgroep van en vanuit de Bondsraad. Peter Hanning vraagt naar de voortgang van het gesprek over en met de VVTT na de positieve brief. Ingrid Koppelman wordt door de voorzitter gevraagd inhoudelijk te reageren: Ingrid geeft aan dat de eerste uitnodiging vanuit het Hoofdbestuur is geweest, waarop geen reactie van de VVTT is ontvangen. Daarna is Theo Rieken als intermediair opgetreden. Helaas zijn nog niet alle problemen opgelost, aangezien er nog steeds geen positieve reactie vanuit de VVTT is. Het positieve doel is samenwerking, maar de voortgang hangt nu af van de VVTT. Het Hoofdbestuur staat er in ieder geval positief tegenover. Pagina 12: Wim van Selling zou, naar aanleiding van het doorgaan van de Masters, daaraan de uitspraak willen koppelen om de Masters op te nemen in het topsportprogramma en onderdeel uit te laten maken van de topsportbegroting. De penningmeester geeft aan dat dit vorig jaar met ieders instemming juist expliciet niet is gebeurd. Wim van Selling constateert dat dit fout was en is van mening dat dit evenement moet worden gewaarborgd ten behoeve van de uitstraling van de tafeltennissport, waar twee grote evenementen, de NK en Masters, deel van uitmaken en die dus ook in de begroting moeten worden opgenomen. De penningmeester zegt dat dit op de begroting Wedstrijdzaken stond en omdat dit nu niet is opgenomen dat dit niet zonder meer kan worden toegezegd. Wim van Selling vindt dat er keuzes gemaakt moeten worden als zijn stellingname wordt onderschreven. De penningmeester vraagt om dit punt aan de orde te mogen stellen bij het behandelen van de begroting. Wim van Selling stemt hiermee in. Kees Kamp merkt op dat de Bondsraad vorig jaar heeft ingestemd met de bezuinigingsvoorstellen. Pagina 13: Frank Lequin merkt op dat de voorzitter in de vorige vergadering heeft toegezegd de inhoud van de opdracht met betrekking tot de website in relatie tot de huidige stellingname van de afdeling West door te lezen en zou graag de reactie hierop horen. Pagina 14: Kees Kamp herinnert eraan dat hij heeft gevraagd naar speciale adressen voor NTTBfunctionarissen en kreeg toen de informatie dat dit met de nieuwe website mogelijk zou zijn. Hij informeert of er nieuws is. Dit is nog niet geregeld, maar wordt binnenkort opgepakt. Met inachtneming van de opmerkingen worden de notulen vastgesteld. Besluitenlijst Henk Hommes, Noord, merkt op dat het punt dubbel lidmaatschap op de besluitenlijst ontbreekt. 6

7 Dit wordt gecorrigeerd. Met inachtneming van deze aanpassing wordt de besluitenlijst vastgesteld. (Voortgangs)actielijst De (voortgangs)actielijst wordt vastgesteld. 4. Ingekomen stukken De ingekomen stukken t.b.v. deze Bondsraadsvergadering waren de nazending, inhoudende aanpassingen in de notulen en enkele agendapunten, schriftelijke informatie over NAS en de WK 2011, de schriftelijk gestelde vragen van Kees Kamp, Peter Hanning, Wim van Selling en Frans Denie en de beantwoording hiervan, een notitie van Peter Hanning en de afkortingenlijst. Eric Kaptein, Noord, vraagt wanneer het bedrijf van Jochem Veldmaat bij het project NAS is betrokken. Deze vraag zal in de rondvraag beantwoord worden. Wim van Selling pleit ervoor om SMART-doelstellingen in de jaarplannen op te nemen, waardoor het voor de Bondsraad gemakkelijker wordt om zaken te controleren. Angélique van Sluijs is het met hem eens dat het anders kan en duidelijker moet. Peter Hanning wil nadere uitleg over MBO-scholieren, omdat oudere jeugd een belangrijke doelgroep is. Hij vindt dat er geen onderzoek hoeft te worden gedaan, maar actie moet worden ondernomen. Ook verneemt hij graag of bedrijfstafeltennis doorgezet wordt. Daarnaast vraagt hij om een concreter antwoord naar aanleiding van het onderzoek van Linda Stolk, aangezien dit belangrijk is voor de toekomst. Geantwoord wordt dat er geen financiële middelen beschikbaar zijn en dat de juiste vrijwilliger wordt gezocht voor het project Vernieuwing Competitieopzet. Het Hoofdbestuur onderschrijft dat dit een belangrijk punt is. Naar aanleiding van het antwoord vraagt Peter naar het moment waarop omgeschakeld wordt van een vrijwilliger naar een betaalde kracht. Geantwoord wordt dat het Hoofdbestuur nog mogelijkheden ziet om hiervoor een geschikte vrijwilliger te vinden en dat dit daarom niet van toepassing is. Haro Valkenburg geeft aan dat er in het kader van werving van nieuwe leden enkele potentiële doelgroepen waren, o.a. door het inzetten van Table Stars. Daarnaast is ook bedrijfstafeltennis ontwikkeld en in de markt gezet, maar oogsten vraagt grote inspanningen. Het vermarkten van dit product vraagt continue aandacht en mankracht en de tafeltennisbond kon er niet meer in investeren zonder de garantie dat er een hogere opbrengst zou komen. Daarom is besloten om bedrijfstafeltennis onder te brengen bij een externe partij die in dit product wil investeren en ook het risico voor zijn rekening wil nemen, zodat dit niet meer bij de tafeltennisbond ligt. Op dit moment wordt naar die derde partij gezocht. De medewerker Sponsoring vertrekt, maar deze activiteit wordt neergelegd bij de directeur en er zijn daarin geen grote wijzigingen te verwachten. Peter Hanning hoopt dat er juist wel grote wijzingen komen en vooral inkomsten. 5. Voorstel verhogen niveau eredivisie De voorzitter zegt dat de Bondsraad over dit voorstel een besluit moet nemen, zodat we aan de slag kunnen. Hij geeft een korte toelichting over het doorgelopen proces en benadrukt dat de eredivisie het gezicht van de NTTB moet zijn. Er zijn geen vragen en/of opmerkingen geweest en dat geeft het vertrouwen dat de vier voorstellen worden goedgekeurd. Nico van Erp, ZuidWest, vraagt hoe de overschrijving tussen voor- en najaarscompetitie geregeld wordt. Peter Hanning antwoordt dat dit nog uitgewerkt wordt en wellicht om aanpassingen in de reglementen vraagt. Frans Denie, Gelre, vraagt wie de direct betrokkenen bij voorstel 4 zijn. Antwoord: dit zijn de NTTB en de eredivisieverenigingen. Kees Kamp vindt het een uitstekende notitie met veel mogelijkheden, maar constateert dat er nog veel uitwerking nodig is. Hij begrijpt uit de notitie dat er scheidsrechters uit eigen geledingen beschikbaar moeten zijn en wil weten wat de status is van deze opmerking. Hans van Haaren zegt dat dit nog prematuur is, maar dat het onontkoombaar is dat er meer scheidsrechters moeten komen (zeker omdat er op dit moment Duitse scheidsrechters moeten worden 7

8 ingezet) en dat deze door de verenigingen worden geleverd. In deze notitie kan de eis worden meegenomen dat eredivisieverenigingen scheidsrechters leveren. De planning is om het uitgewerkte plan zo mogelijk in september 2013 te implementeren. Het is duidelijk dat niet alle eredivisieverenigingen direct aan alle(kwaliteits)eisen kunnen voldoen, maar dat is uiteindelijk op termijn wel het streven. Kees Kamp geeft mee dat het aantrekken van toeschouwers in de eredivisie cruciaal is om ook sponsors te interesseren. Hij vindt het voor toeschouwers goed dat wedstrijden wat korter zijn, maar denkt dat jonge spelers dan te weinig aan spelen toe komen (wellicht maar 1 wedstrijd) en vraagt of dat de bedoeling is. Geantwoord wordt dat dit is besproken en dat men liever één wedstrijd op goed niveau speelt, dan drie op minder niveau. Theo Wijker, functiezetel Wedstrijdzaken, is ook van mening dat er in dit voorstel te weinig wedstrijden zijn en vindt dit een ongewenste situatie. Koen Jacobs vraagt of er is gekeken naar de mogelijkheid om op twee tafels tegelijk te spelen. Peter Hanning zegt dat dit inderdaad is gedaan, maar de verenigingen waren er niet voor. Joop van Raaij vindt het een goede zaak dat er zoveel aandacht voor deze problematiek is en vraagt welke verenigingen vertegenwoordigd waren bij de besprekingen. Peter Hanning antwoordt dat uitvoerig is gesproken met de verenigingen uit de ere- en 1 e divisie en dat er een breed draagvlak was onder de betrokkenen. De uitvoering vindt uiteraard plaats in overleg met de verenigingen. Op de waarschuwing van Joop van Raaij dat er nu positief besloten wordt en dat dan toch blijkt dat er moeite is met het voorstel, reageert Peter Hanning dat hij denkt dat er een goede vertegenwoordiging is geweest vanuit de verenigingen met voldoende ruimte voor terugkoppeling. Igor Heller, Midden, vraagt of de bij de overleggen betrokken verenigingsvertegenwoordigers daarbij ook daadwerkelijk hun vereniging hebben vertegenwoordigd. Peter Hanning zegt dat dat niet duidelijk is, maar dat hij daar wel vanuit gaat. Theo Wijker houdt moeite met de competitievoorstellen en de genoemde kwaliteitseisen (hij noemt als voorbeelden de termen: onwaardig team, onwaardige accommodatie) en vreest dat dit gaat leiden tot centralisering van spelers in slechts enkele verenigingen. Daarnaast vreest hij dat het lagere aantal speeluren tot niveaudaling zal leiden. Hij vindt dat er evenwichtige teams gecreëerd moeten worden (een mix van ervaren en jongere spelers), maar geeft ook aan dat het lastig is het juiste evenwicht te vinden. Peter Hanning begrijpt de zorg, maar geeft als voorbeeld een team dat in de eredivisie speelt, maar uit elkaar valt door gebrek aan een sponsor. Hij vraagt hoe je daarmee dan om moet gaan en hoe je die eisen moet toetsen. De kwaliteitseisen zijn lastig en moeten meer beschouwd worden als aandachtspunten voor de toekomst. Igor Heller heeft de indruk dat er niet is gekozen om te werken met een licentiesysteem en Peter Hanning bevestigt dat. Henk Hommes, Noord, vraagt of de genoemde eisen eigenlijk wensen zijn. Peter Hanning zegt dat het wensen/aandachtspunten zijn met ruimte voor keuzes. Peter Hanning zal het aantal speeluren en het spelen op twee tafels in de verdere uitwerking meenemen, maar geeft ook aan dat dit niet per omgaande kan worden ingevoerd. Ook de opmerking van Koen Jacobs over coach/kaderlid en coach/trainer zal hij in het voorstel aanvullen. De voorzitter hoopt dat de discussie een goed begin is om het voorstel verder uit te werken en brengt het voorstel in stemming. De vergadering is unaniem voor. De voorzitter bedankt de huidige en voorgaande betrokkenen die deze bijdrage tot stand hebben gebracht. Igor Heller vult aan dat een aantal zaken reglementair moet worden uitgewerkt en opgelost (b.v. de promotie- degradatieregeling) en biedt daarbij de hulp van de Reglementscommissie aan, zodat in de Bondsraad van juni 2013 een compleet voorstel kan worden voorgelegd. 8

9 6. Stand van zaken Bestuurlijke vernieuwing Wim van Selling, voorzitter van de werkgroep Bestuurlijke vernieuwing, vertelt dat de werkgroep zich in de afgelopen tijd met drie aandachtspunten heeft beziggehouden, te weten de Startnotitie voor de afdelingsstructuur, de opzet van een Atletencommissie en het vervaardigen van een introductieprotocol voor nieuwe Bondsraadsleden. a. Afdelingsstructuur In deze notitie is met name gekeken naar de bemensing van de afdelingsbesturen en de implementatie van een gemeenschappelijk format van de NTTB- en afdelingswebsites. De werkgroep verneemt graag of de analyse in deze notitie wordt gedeeld door de Bondsraad. Joop van Raaij vindt het een goed discussiedocument, maar heeft moeite met de teneur van de teksten. Hij leest dat er is gekozen voor eenheid van beleid voor de landelijke en afdelingsbestuur, maar dat afdelingen in feite moeten doen wat de NTTB wil. Hij denkt dat het even ver is als een aantal jaren geleden en vraagt om meer respect en een andere denktrant, omdat hij vreest dat op deze manier afdelingsbesturen niet meegaan. Wim van Selling antwoordt dat we verder zijn dan 3 of 4 jaar geleden en geeft aan dat de positie van de afdelingen pas vorig jaar is aangegeven. Hij bevestigt de indruk dat de afdelingen moeten doen wat de NTTB wil, omdat besluiten van de Bondsraad nu eenmaal gewoon moeten worden uitgevoerd. Hij vult aan dat hij teksten graag scherp neerzet om de discussie op gang te brengen en dat het gaat om stappen vooruit zetten, het gesprek op gang brengen en het beleid daadwerkelijk door de afdelingen uit te laten voeren. Angélique van Sluijs vult aan dat NTTB landelijk en afdeling samen moeten optrekken en samen stappen moeten zetten. Joop van Raaij vindt iets meer speelruimte voor de afdelingen voor het uitdragen en uitvoeren van het beleid van belang. Hij wijst erop dat binnenkort een ALV van afdeling Gelre zal plaatsvinden, waarin een andere structuur wordt voorgesteld. Frans Denie zou graag een overzicht van gewenste afdelingstaken zien, zodat bekeken kan worden welke taken bij de afdeling weggehaald kunnen worden en bij de bond gelegd kunnen worden en wat wenselijk is. Wim van Selling antwoordt dat de taken van de afdelingen in het al eerder door de Bondsraad vastgestelde document staan beschreven. Hij heeft begrip voor de wens van de afdelingen om voor een deel autonoom te blijven, maar de kaders daarvan moeten worden vastgesteld. Han van der Zijden spreekt zijn zorg uit over de snelheid waarmee de nieuwe afdelingsstructuur in Gelre ingevoerd wordt. Het besluit om een nieuwe afdelingsstructuur in ZuidWest te implementeren is genomen na een lang en indringend consultatieproces. Hij geeft Gelre mee dit proces geleidelijk te laten verlopen en beveelt aan alle verenigingen en commissies erbij te betrekken. De voorzitter vult aan dat het Hoofdbestuur geen reactie op de stukken kan geven, omdat ze pas onlangs ontvangen zijn en de ALV voor a.s. woensdag gepland staat. Joop van Raaij deelt de zorgen over de snelheid waarmee e.e.a. gebeurt. Wim van Selling sluit aan op het pleidooi van Han van der Zijden en het door Frans Denie verzonden document en pleit eveneens voor zorgvuldigheid boven snelheid. Peter Hanning vindt het een heldere analyse. De kwantitatieve bezetting van de afdelingen is bekend, maar de kwalitatieve bezetting niet. Er moet geen rol bij de afdelingen worden neergelegd die ze niet kunnen/willen invullen. De financiële verhoudingen moeten goed worden geregeld (de bekende weeffout afdelingen keuren formeel gezien hun eigen begroting goed, terwijl de bondsraad de totale begroting goedkeurt). Dit zal in de volgende bondsraadsvergadering voorgelegd worden. Op de vraag of het voorstel is voorgelegd aan het College van Voorzitters antwoordt Wim van Selling ontkennend. Ingezet beleid moet in de eigen regio worden ingevuld en dit moet worden besproken met de afdelingen; slechts de kaders worden in de Bondsraad bepaald. Kees Kamp ondersteunt de aanbevelingen en vraagt naar de financiën die het beleid volgen. Naar zijn mening moeten daarin enkele nuanceringen worden ingepast. Wim van Selling zegt dat de afdeling beschikking krijgt over middelen op basis van het beleid. 9

10 Sander Boomman, West, stelt dat in de ALV van West wordt gesproken over ons geld, maar juridisch gezien klopt dat niet. Hij doet de suggestie om dit bij het herstellen van de weeffout goed uit te leggen aan afdelingen en verenigingen. In de voorjaarsvergaderingen van de afdelingen worden de begrotingen vastgesteld en ook daar moet dat goed worden uitgelegd. Wim van Selling bedankt voor deze suggestie. Wiebe Anema, Holland-Noord, ziet hierin een basis voor het professionaliseren van de bond, afdelingen en verenigingen. Henk Hommes vraagt of de weeffout zodanig is dat de afdelingen toch de begroting zelf kunnen vaststellen. Geantwoord wordt dat dat nog niet duidelijk is. Wim van Selling trekt de conclusie dat de analyse wordt gedeeld en dat er voldoende draagvlak binnen de Bondsraad is om de vier aanbevelingen vast te stellen. Frans Denie vindt dat het snel in gang moet worden gezet en vraagt op welke termijn dit gaat gebeuren. Wim van Selling zegt dat de werkgroep in de volgende Bondsraad een voorstel wil indienen. De Bondsraad gaat ermee akkoord dat de werkgroep haar werkzaamheden voortzet. Met het oog op zijn vroegtijdig verlaten van de vergadering stelt kandidaat-bondsraadslid Marthijn van der Wal voor de functiezetel Topsport zich kort voor. b. Atletencommissie Dit onderdeel is een uitwerking van de aanbevelingen van de commissie Loorbach. Een eerste verkenning is gehouden met Elena Timina en Paul Haldan. De Atletencommissie moet een waarborg vormen tussen de NTTB en topsporters. Deze notitie is een uitwerking hiervan waarbij ook afgesproken is dat de Atletencommissie in de Bondsraad wordt vertegenwoordigd met een functiezetel. De definitie van topsport is nog niet opgenomen en dit zal worden gecorrigeerd. Ekrem Karhaman, Oost, vraagt of ook een andere persoon dan een topsporter of een ex-topsporter lid kan zijn van de Atletencommissie. Wim van Selling zegt dat dit mogelijk is, maar het zou liefst wel iemand moeten zijn die actief met topsport bezig is. Igor Heller vult aan dat het handig is dat dit wel iemand is waardoor de topsporters zich vertegenwoordigd voelen. Joop van Raaij vraagt of er een evaluatiemoment is gepland. Wim van Selling zegt toe dit op te nemen. 7. Integraal jaarplan 2012 (NTTB landelijk en afdelingen), aangevuld met KPI s Koen Jacobs is verheugd dat ook van alle afdelingen een jaarplan beschikbaar is, maar ziet in de toekomst graag nog meer aansluiting met de financiën. Een algemene zorg vindt hij het weerstandsvermogen: dat vindt hij te laag worden. Wiebe Anema zegt toe dat afdeling Holland-Noord de volgende keer een uitgebreider jaarplan zal inleveren dat meer in lijn is met de andere jaarplannen. Eric Kaptein ziet in de jaarplannen veel herhalingen van de algemene lijn en daardoor sneeuwt het afdelingsspecifieke onder. Hij neemt aan dat dat niet de bedoeling is en vraagt om nadere afstemming. Henk Hommes mist bij een aantal onderdelen het budget en vraagt naar de reden hiervoor. Ingrid Koppelman meldt dat er een tweede notitie toegezonden is met deze aanvullingen. Henk Hommes vraagt ook of de doelstellingen van topsport door NOC*NSF zijn opgelegd. Naar zijn mening zijn sommige té hoog gesteld en noemt als voorbeeld hiervan de ambitie om de heren bij de Top- 10 te krijgen. De voorzitter vraagt Achim Sialino inhoudelijk te reageren en Achim geeft aan dat dit doel wel een wens is, maar dat dat tijd kost en niet eerder dan in gerealiseerd kan worden. Hij geeft aan dat de genoemde doelstellingen voor de dames en de parasporters wél realistisch zijn. 10

11 KPI s Kees Kamp ziet dat een aantal topsport KPI s niet gehaald wordt en wil weten of dit ingehaald wordt in het 2 e halfjaar in relatie tot het verwachte tekort. Hij vraagt of de KPI s worden gehaald. Geantwoord wordt dat de KPI s vast hangen aan de activiteiten in het jaarplan. De KPI s 2012 zijn niet in dit overzicht opgenomen. Achim Sialino geeft nog een toelichting op de afwijkende KPI s en de systematiek van de KPI s voor internationale toernooidagen. Kees Kamp vraagt of de KPI s 2013 nog aangepast kunnen worden naar aanleiding van de beslissing van NOC*NSF. Dat wordt bevestigd. Het jaarplan 2013 wordt met inachtneming van de gemaakte opmerkingen door de vergadering goedgekeurd. Hierna vraagt de voorzitter Eric Kaptein naar voren te komen en memoreert de werkzaamheden van Eric Kaptein als waardevol (plaatsvervangend) Bondsraadslid gedurende ruim 10 jaar en zijn lidmaatschap van de Commissie Administratie en Automatisering (CAA), waarin hij met name een waardevolle bijdrage geleverd heeft aan de ontwikkeling van de NAS-modules voor spelerslicenties en de competitie. De voorzitter zegt dat het Hoofdbestuur heeft besloten hem te benoemen tot drager van het bondsonderscheidingsteken van de NTTB en speldt hem dit ereteken op. 8. Financiën a. Financiële rapportage, prognose en update jaarplan 2012 De penningmeester geeft een toelichting op de toegezonden stukken en laat weten dat het deze keer alleen een rapportage van de NTTB landelijk betreft, maar dat deze halfjaarlijkse rapportage volgend jaar ook de afdelingen zal omvatten. Zij deelt mee dat er in de rapportage over het 2 e kwartaal sprake is van een verwacht tekort aan het eind van het jaar van ca ,--. In het 3 e kwartaal is de verwachting bijgesteld naar een tekort van aan het eind van het jaar. De oorzaken voor het grotere tekort zijn: - de verwachte marketingrechten van Lotto blijven uit (door problemen bij Lotto), - de ledentallen (met name van competitiespelers) blijven dalen, - er is een tegenvallend resultaat bij bedrijfstafeltennis, - er is een aantal extra posten bij wedstrijdzaken (o.a. interlands). Om het niet-begrote deel van het tekort terug te dringen is een aantal maatregelen genomen, hoewel deze niet allemaal nog dit jaar het gewenste effect zullen hebben: - bedrijfstafeltennis extern uitzetten; - tijdelijke arbeidsovereenkomsten (Marketing/communicatie en bedrijfstafeltennis) worden per 1 januari 2013 beëindigd; - de vacant gekomen communicatiefunctie wordt tot het eind van het jaar deels ingevuld door de medewerker marketing en communicatie hetgeen leidt tot een besparing. Kees Kamp spreekt zijn diepe zorgen uit over de situatie en vraagt of er actie richting de afdelingen die negatief begroten moet worden genomen. De penningmeester licht toe dat de afdelingen over het algemeen negatief begroten, maar uiteindelijk is het resultaat doorgaans positief. Kees Kamp vertrouwt erop dat de benodigde maatregelen genomen worden, zonder de afdelingsvermogens aan te hoeven spreken. Peter Hanning vult aan dat met name de competitiegerechtigde spelers weglopen, o.a. door de lange wedstrijden. Hij vindt het daarom van het grootste belang dat dit tij wordt gekeerd. Frans Denie vraagt naar het aantal competitiespelers waar het hier om gaat en ook Gerard van Giessen, Midden, vraagt naar de cijfers om deze stelling te onderbouwen. De cijfers zijn niet voorhanden, maar zullen zo snel mogelijk worden toegezonden. Het jaarplan 2013 wordt vastgesteld. b. Verslag van de Financiële Commissie Sander Boomman geeft namens de Financiële Commissie aan dat met het Hoofbestuur is gesproken over de begroting Dit wordt altijd zeer gedetailleerd gedaan, zodat de Bondsraad op hoofdlijnen kan beslissen. De bespreking van de begroting 2013 was lastig door het ontbreken van de cijfers met 11

12 betrekking tot de inkomsten van topsport, want er wordt pas in een later stadium besloten over de subsidieaanvragen en de toe te kennen subsidies. Vanuit de algemene middelen wordt een maximaal bedrag aan topsport toegewezen. Vooropgesteld wordt dat als de verwachte subsidies niet worden toegewezen, dat dan wordt vastgehouden aan dit maximale bedrag uit de algemene middelen. De Financiële Commissie stelt voor onder deze voorwaarde akkoord te gaan met de voorgestelde begroting. Peter Hanning vraagt naar de voor topsport ingediende voorstellen en vraagt wat de keuzes zijn als subsidies niet worden toegekend. De Financiële Commissie heeft inzage gekregen in de plannen. Daaruit blijkt dat er verschil zit tussen de plannen voor de heren aan de ene kant en de dames en parasporters aan de andere kant. Dit zijn drie separate plannen waartussen de nodige verbindingen bestaan. De penningmeester vult aan dat er vanuit de algemene middelen een bijdrage aan topsport is toegewezen, maar dat deze voor 2013 lager is dan het voorgaande jaar. Er moeten eigen middelen ingezet worden om subsidies te verkrijgen. Het vooruitzicht voor de toewijzing van subsidies voor de dames en parasporters is goed, maar voor de heren is het afwachten. Peter Hanning vindt het in deze situatie lastig om te bekijken waar het geld aan wordt uitgegeven. De penningmeester zegt dat het geheel gebaseerd is op het meerjarenbeleid. Zodra de bedragen bekend zijn, worden deze direct aan de Bondsraad doorgegeven. Teun vult aan dat er drie zeer gedetailleerde plannen zijn ingediend, maar dat er geen andere rubrieken zijn om subsidies aan te vragen. Er is wel een overzicht van de gewenste investeringen, maar het is niet helder welke subsidie NOC*NSF toewijst op welk plan. Het vanuit de eigen middelen opgenomen budget voor talentontwikkeling blijft in ieder geval staan. Koen Jacobs mist het oordeel van de Financiële Commissie over de negatieve begroting. Sander Boomman laat weten dat er een meerjaren financieel kader is, dat licht negatief uitvalt. Bij een aantal afdelingen is er wel sprake van een negatieve begroting en het resultaat valt meestal wel mee. Hij zegt dat het nog geen noodsituatie is, maar wel een zorgelijke situatie. Peter Hanning wil graag weten wat de Bondsraad met de details van de toegezegde of niet-toegezegde subsidies kan doen en of de Bondsraad nog kan meebeslissen over eventueel te nemen beslissingen als de toegekende subsidies tegenvallen. Hij maakt graag van de gelegenheid gebruik om de heer Bultman te bedanken voor zijn activiteiten voor de Financiële Commissie. Sander Boomman bevestigt dat het moeilijk is om iets goed te keuren waar je geen inzicht in hebt, maar wijst erop dat het niet-goedkeuren van de begroting een onwenselijke situatie oplevert en pleit er daarom voor om mandaat aan het Hoofdbestuur te geven om door te gaan. c. Begroting (integrale begroting NTTB landelijk en afdelingen, contributies en tarievenlijst 2013 De penningmeester licht een aantal punten toe: de Fondsbeheerscommissie is nog niet opgenomen, maar dit wordt volgend jaar aangepast. De begroting van Gelre kan ook nog wijzigen, afhankelijk van de komende bijzondere ALV. Het geprognotiseerde weerstandsvermogen per eind 2013 is nog adequaat, maar moet wel in de gaten worden gehouden. Er is voor gekozen om de landelijke begroting op 0 te stellen. Vanuit de afdelingen is de begroting negatief en de penningmeester pleit er ook hier voor om zorgvuldig met de middelen van de afdeling om te gaan en dit ook uit te dragen. Zij weet dat er vaak een negatieve begroting wordt opgesteld, maar doordat een aantal activiteiten niet wordt uitgevoerd, is het uiteindelijke resultaat toch positief. De topsportbegroting is niet ingevuld, maar het maximale bedrag bedrag uit de eigen middelen en het maximaal aangevraagde bedrag is hierin aangegeven Bedrijfstafeltennis wordt bij een externe partij neergelegd, waardoor er geen risico voor de NTTB meer is. Koen Jacobs verzoekt het Hoofdbestuur om zo snel mogelijk informatie met een toelichting te geven als de subsidies zijn toegewezen. De penningmeester zegt toe dat dit uiteraard zal gebeuren. Er is een aantal mogelijkheden om de Bondsraad te informeren en te consulteren: - er komt schriftelijke informatie met een toelichting; - er wordt een extra Bondsraadsvergadering uitgeschreven. 12

13 Kees Kamp wil weten of de begroting technisch goedgekeurd kan worden, zonder dat de Bondsraad er onontkoombaar aan vast zit. Geantwoord wordt dat de Bondsraad naar aanleiding van gewijzigde omstandigheden te allen tijde een vastgestelde begroting kan wijzigen. Afgesproken wordt dat het voorstel naar het Bondsraadslid Topsport zal gaan en vervolgens met een toelichting aan de Bondsraad wordt verzonden. In principe kan dit punt schriftelijk met de Bondsraad worden afgehandeld, maar als er veel vragen en onduidelijkheden zijn zal een extra Bondsraadsvergadering worden gepland. Op de vraag van Henk Hommes of het zo ingewikkeld is antwoordt de voorzitter dat er bij tegenvallende toewijzingen van subsidies keuzes gemaakt moeten worden. Koen Jacobs is het in principe eens met de nationale begroting, maar kan deze niet los zien van de afdelingsbegrotingen. Hij is van mening dat er landelijk een grotere reserve zou moeten zijn. Zijn wens is om een 0-begroting te maken, maar hij begrijpt dat dat op dit moment niet mogelijk is. Sander Boomman vult aan dat de ALV s een afdelingsbegroting kunnen vaststellen, waarin is opgenomen dat reserves kunnen worden gebruikt door deze aan tafeltennis te besteden en vraagt dit mee te nemen bij de overwegingen. In de afgelopen week is informatie ontvangen over de geplande extra ALV in Gelre met daarin de keuze voor twee mogelijkheden: een weer voltallig afdelingsbestuur of het aanstellen van afdelingsmanagers. ZuidWest heeft al eerder de oproep gedaan niet te hard van stapel te lopen en spreekt de hoop uit dat voor alternatief A wordt gekozen. Joop van Raaij is niet namens afdeling Gelre aanwezig, maar wijst erop dat de afdelingssecretaris aanwezig is die een toelichting zou kunnen geven. Frans Denie vult aan dat bij de keuze voor alternatief B de begroting aangepast moet worden. In de toekomst volgt een tarifering voor de afdelingsbijdrage. Hans van Haaren heeft met afdelingsvoorzitter Wim van der Burgt gesproken en roept namens het Hoofdbestuur en anderen op om alternatief A te omarmen. De vraag of de Masters structureel op de toernooiagenda moeten staan wordt doorgeschoven naar de voorjaarsvergadering Er moet dan een keuze worden gemaakt. Hans van Haaren zegt dat direct na afloop van de Masters (het eerste weekend van 2013) over dit evenement wordt gesproken. Wim van Selling vraagt om een inspanningsverplichting op te nemen om de Masters ook in 2013 en daarna te kunnen realiseren. Wim van Selling vraagt naar de reden voor de verhoging van het budget voor topsport. De verklaring voor het verschil is dat alle voor topsport aangevraagde subsidies wel zijn opgenomen, maar die van breedtesport niet. Kees Kamp vraagt of er aanleiding is om de begroting nu aan te passen naar aanleiding van de ontwikkelingen, maar de penningmeester stelt voor om de integrale begroting te beoordelen. Gevraagd wordt of er nog iets kan wijzigen in de begroting als Gelre een besluit met consequenties neemt. Dit zou reglementair nog kunnen, gezien de weeffout die er nog zit. Joop van Raaij wijst erop dat dit voor alle afdelingen geldt. Hans van Haaren vraagt om instemming met de begroting inclusief de bijlagen en onderliggende stukken. De vergadering gaat akkoord. 9. Reglementering inzake Veilig Sporten/Seksuele Intimidatie Toegelicht wordt dat deze reglementering vóór 1 januari 2013 dient te worden vastgesteld, maar ook getoetst moet worden door een op dinsdag 20 november in te stellen auditcommissie. Voorgesteld wordt om op voorhand akkoord te gaan met kleine tekstuele wijzigingen, maar wezenlijke zaken in de Bondsraadsvergadering van 15 juni 2013 vast te stellen. Kees Kamp verbaast zich erover dat de auditcommissie zo laat wordt ingesteld en dan ook nog eist dat het vóór 1 januari 2013 geregeld is. De Reglementscommissie geeft nog een toelichting op de procedure en geeft aan dat vaststelling van het reglement noodzakelijk is met het oog op subsidies. 13

14 Gerard Beelen, Tuchtcommissie, geeft aan dat hij niet blij is met de term tucht in Tuchtreglement, omdat er dan twee tuchtreglementen binnen de NTTB zijn. Dit wordt omgezet in Reglement. De Bondsraad gaat akkoord met het reglement Seksuele Intimidatie en de wijzigingen in het Tuchtreglement. In de loop van het traject heeft Ben Pereboom hier enorm veel tijd en aandacht in gestoken en mensen geïnspireerd en daarvoor wordt hij van harte bedankt. Hans van Haaren vraagt daarnaast aandacht voor het project Veilig Sporten van de drie bonden gezamenlijk. Daaronder valt ook het speerpunt vergroten van spelregelkennis. Het plan heet Naar een veilig sportklimaat en projectleider is Nanning van der Hoop. Er is een aantal verenigingsbijeenkomsten geweest en ook op de website is inmiddels informatie te vinden. 10. Verkiezing leden Functiezetels Bondsraad Er zijn 8 functiezetels: een vacature, één functiezetel wordt gewijzigd, er zijn drie herbenoemingen en drie nieuwe benoemingen. Peter Hanning wordt herbenoemd op de functiezetel Marketing en externe communicatie, Theo Wijker op de functiezetel Wedstrijdzaken en Wim van Selling op de functiezetel Organisatie. Sander Boomman wordt benoemd op de functiezetel Financiën, Hans Wortel op de functiezetel Breedtesport en Marthijn van der Wal op de functiezetel Topsport. Hierna stelt Hans Wortel zich kort voor. Hans van Haaren bedankt Koen Jacobs voor zijn inzet met een boeket. Koen bedankt iedereen voor de goede samenwerking. Vervolgens bedankt hij ook Kees Kamp voor zijn inzet met een boeket. Kees antwoordt dat het hem een genoegen was in de Bondsraad te hebben gezeten en hij is blij dat hij constructief heeft kunnen bijdragen. Hans neemt vervolgens afscheid van Haro Valkenburg als Hoofdbestuurslid. Vanwege zijn nieuwe werkkring was het niet meer mogelijk om zijn werk en bestuurslidmaatschap te combineren. Hans bedankt hem met een boeket hartelijk voor zijn inzet. Haro zegt dat hij heel prettig heeft samengewerkt met diverse mensen, o.a. de mensen op het Bondsbureau, maar ook met de topsporters en met de Hoofdbestuursleden was de samenwerking prima. Hij wenst de NTTB een goede en gezonde toekomst toe. 11. Rondvraag Peter Hanning heeft een notitie over herijking van topsport voorgelegd, met name over talentontwikkeling, en is benieuwd naar de reactie vanuit de Bondsraad. Wim van Selling deelt de zorgen over de talentontwikkeling. De aansturing vanuit de landelijke NTTB is naar zijn mening een voorwaarde om de doorgaande lijn vol te houden. Hij is er niet voor om een extern bureau in te schakelen, maar stelt voor er eerst zelf goed naar te kijken. De vraag: Hoe krijgen we het zover dat een kind zich in de tafeltennissport kan ontwikkelen? moet een speerpunt worden. Jan Creemers denkt dat het goed is om aan te haken bij verenigingen waar goed met jeugd wordt gewerkt en vandaar naar de afdelingen te gaan. Peter Hanning vindt dat de Technisch Directeur vanaf jonge leeftijd de regie moet voeren om de grootste kans van slagen te krijgen. Wiebe Anema denkt dat het probleem is dat het bij de ene afdeling beter loopt dan bij de andere. Een mogelijke oplossing zou kunnen zijn om zaken bij goedlopende afdelingen te kopiëren naar de andere afdelingen. Sander Boomman vindt het niet nodig om externen in te schakelen, omdat er binnen de NTTB genoeg kennis en deskundigheid aanwezig is en het plan ook ter beoordeling bij het NOC*NSF ligt. Peter Hanning neemt de suggesties mee, wacht de reactie van NOC*NSF af en wil het vervolgens in de volgende bondsraadsvergadering bespreken. Hij zal details van het topsportbeleid aanvullen. Ekrem Karhaman is benieuwd of het Hoofdbestuur ook van mening is dat er voldoende kennis en deskundigheid binnen de NTTB aanwezig is. De penningmeester zegt dat dat dit inderdaad het geval is maar dat een Hoofdbestuurslid Topsport node gemist wordt. 14

15 Theo Wijker zegt dat gemeld wordt dat de afstand Papendal en de rest van Nederland groot is, maar vraagt wat je dan zelf doet? Hij is zelf regelmatig op Papendal en onderhoudt contacten. Afstand ligt ook aan jezelf, want je kunt ook contacten zoeken. Achim Sialino is blij dat er zorg wordt uitgesproken over de problemen die er nu liggen.6 jaar geleden begon de TAC (TopsportAdviesCommissie) haar werkzaamheden, 4 jaar geleden is beleid ontwikkeld en 2 jaar geleden is dit beleid vastgesteld. Tot nu toe heeft de uitvoering van het beleid door gebrek aan financiële middelen op zich laten wachten. Het onder 13 beleid is van het grootste belang om de internationale aansluiting te houden. De voorzitter zegt dat het Hoofdbestuur nu nog slechts uit drie leden bestaat en dat moeten er volgens de Statuten minstens 5 zijn. Op dit moment is het Hoofdbestuur dus in gebreke. Het Hoofdbestuur vraagt de Bondsraad om toestemming om tijdelijk met drie personen te mogen besturen met de toezegging dat er uiteraard zo snel mogelijke aanvulling wordt gezocht. De vergadering gaat met applaus akkoord. Frank Lequin heeft gelezen dat Borna Kovac op kosten van de NTTB op Papendal verblijft en vraagt of het niet goedkoper is om meerdere malen per jaar een sparring te laten meetrainen. Geantwoord wordt dat Borna Kovac als vaste sparringpartner optreedt voor de dames en de heren. Hiervoor betaalt de NTTB alleen zijn verblijfskosten. Han van der Zijden memoreert dat in 2010 het meerjarenbeleidsplan is vastgesteld. Aangezien 6 jaar een hele lange tijd is, vraagt hij om tussentijds het gehele beleidsplan te evalueren. Dit wordt besproken. In de vorige bondsraadsvergadering is aangegeven dat er informatie over de gang van zaken in Zuidwest zou worden gegeven. Han van der Zijden vraagt om dit op te nemen op de agenda van de bondsraadsvergadering van juni Peter Hanning memoreert het vertrek van functiezetelhouders Marlies Somers en Lars van Heerden. De voorzitter beaamt dit en bedankt ook hen voor hun inspanningen. Hij zegt dat er ooit een keer een kaderdag is geweest en hij pleit voor herinvoering. De voorzitter neemt dit mee. Peter Hanning verzoekt om inzage te krijgen in de diverse vacatures (beoordelaars in opleidingen, toernooileiders, bondsvertegenwoordigers, enz.) Hij geeft een agendatip: In het 1 e weekend van maart worden de NK-A + Table Stars: De Battle + het verenigingscongres + het jeugdklassentoernooi gehouden in Zwolle. Wiebe Anema vraagt naar de voornemens met betrekking tot het materiaal. Gebleken is dat ook bij het vroegtijdig vaststellen van een datum voor de afdelingskampioenschappen er geen tafels meer beschikbaar zijn. Hans van Haaren geeft aan dat het materiaalbeheer heel veel tijd kostte en dat dit nu is ondergebracht bij Menereis. Theo Wijker zegt dat er een redelijke discussie is over het toelaten van dames in de herencompetitie en vraagt of het Hoofbestuur ideeën heeft om hier eens naar te kijken. De voorzitter zegt dat er hiervoor verzoeken van meerdere kanten zijn en er wordt bekeken of de reglementering terzake in de volgende bondsraadsvergadering aan de orde kan komen. Eric Kaptein vraagt vanaf welk moment Veldmaat ICT betrokken is bij NAS? Dit is vanaf januari Joop van Raaij vraagt om te overwegen om ook voor kleine groepen opleidingen te organiseren om hiermee zoveel mogelijk kandidaat-deelnemers terwille te zijn. Koen Jacobs heeft geconstateerd dat er nog steeds boetes worden uitgeschreven voor het niet doorbellen van uitslagen. Hij stelt voor om deze bepaling te schrappen. Dit is, behalve voor de eredivisie, net besloten. Nico van Erp bedankt het huidige Hoofdbestuur voor de voorbereiding en het leiden van deze vergadering en zegt dat hij blij verrast is door de grote opkomst op de publieke tribune. Hij hoopt dat er in juni een volledig Hoofdbestuur aanwezig kan zijn en doet hiervoor een beroep op alle afdelingen. Hij 15

16 bedankt met name Haro Valkenburg voor zijn inzet in de afgelopen jaren en wenst hem veel succes in zijn nieuwe baan. In aanvulling op de vraag van Joop van Raaij zegt Nico van Erp dat gesproken is over de voorbereiding van de organisatie van een cursus T-2 en zegt toe dat contact wordt opgenomen met afdeling Gelre. De voorzitter bedankt voor de mooie woorden aan het Hoofdbestuur en bedankt de medewerkers van het Bondsbureau voor de hulp en inzet. 12. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur met de datum van de volgende bondsraadsvergadering (15 juni 2013) en de Masters (5 en 6 januari 2013) en dankt de Bondsraad voor de efficiënte manier van vergaderen en wenst iedereen een goede thuisreis. 16

17 Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 1A (agendapunt 3) Besluitenlijst Bondsraadsvergadering 17 november 2012 Nr Omschrijving 1. De Bondsraad stelt de notulen het verslag en de besluitenlijst van de Bondsraadsvergadering van 23 juni 2012 vast. 2. De Bondsraad stelt de voortgangsactielijst vast. 3. De Bondsraad stelt de notitie Verhogen Niveau Eredivisie vast. 4. De Bondsraad stelt de notitie Bestuurlijke Vernieuwing Afdelingsstructuur vast. 5. De Bondsraad stelt de notitie Bestuurlijke Vernieuwing Atletencommissie vast. 6. De Bondsraad stelt het integrale Jaarplan 2013 vast. 7. De Bondsraad stelt de begroting 2013 vast onder voorwaarde dat zij zo snel mogelijk wordt geïnformeerd over de invulling van de Topsportbegroting en dat er bij veel vragen hierover een extra Bondsraad belegd wordt. 8. De Bondsraad stelt het Reglement Seksuele Intimidatie vast. 9. De Bondsraad gaat akkoord met de voorgestelde wijzigingen in het Tuchtreglement. 10. De Bondsraad herbenoemt Peter Hanning op de functiezetel Marketing en externe communicatie. 11. De Bondsraad herbenoemt Theo Wijker op de functiezetel Wedstrijdzaken. 12. De Bondsraad herbenoemt Wim van Selling op de functiezetel Organisatie. 13. De Bondsraad benoemt Sander Boomman op de functiezetel Financiën. 14. De Bondsraad benoemt Hans Wortel op de functiezetel Breedtesport. 15. De Bondsraad benoemt Marthijn van der Wal op de functiezetel Topsport. 16. De Bondsraad geeft het Hoofdbestuur toestemming om tijdelijk met minder dan het statutair vastgestelde aantal bestuursleden te fungeren en besluiten te nemen. 17

18 Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 1B (agendapunt 3) (Voortgangs)actielijst Nr Omschrijving Besproken in Status 1 Onderzoek naar product-marktcombinaties BR nov 2008 / Juli 2013 BR juni Instellen werkgroep Atletencommissie en rapportage aan Bondsraad in nov BR nov BR juni Bespreken organisatiestructuur/ rol van afdelingen in werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing en komen tot BR nov BR juni 2013 discussiestuk in nov Update Jaarplan per kwartaal ook aan het eind van een kalenderjaar opstellen, evt. met SMART-doelstellingen BR nov e kw. 7 Beleid m.b.t. meisjes- en damescompetities bekijken en eventueel met voorstellen komen, ook in relatie tot BR juni 2011 BR juni 2013 gemaakte keuzes bij doelgroepenbeleid 10 BR informeren stand van zaken voorbeeldverenigingen BR juni 2011 BR nov Streven naar het opstellen van een integraal jaarverslag en integrale begroting BR juni 2012 Juni Updaten nieuwe NTTB-website en afdelingswebsites / verwerken suggesties BR juni 2012 Per Bewaken functie bestemmingsreserves BR juni 2012 Continue 15 adressen voor Bondsraadsleden regelen BR nov Consequenties omzetten werkgroep Bestuurlijke vernieuwing van een BR-commissie naar een HB-commissie BR nov BR juni Oprichten van een werkgroep competitieaanpassing n.a.v. het onderzoek naar wensen en behoeften competitiespelers 19 Voorstel Verhogen niveau eredivisie uitwerken BR nov BR juni Financiële verhoudingen tussen NTTB landelijk en afdelingen vastleggen en de weeffout repareren BR nov BR juni Aantal competitiegerechtigde spelers van het dalende ledental nazoeken BR nov BR juni Organisatie Masters vastleggen BR nov BR juni Informatie over de gang van zaken in ZuidWest BR nov BR juni Aanpassen reglementering inzake het deelnemen van dames aan de herencompetitie BR nov BR juni

19 Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 2 (agendapunt 5b) STAND VAN ZAKEN WERKGROEP BESTUURLIJKE VERNIEUWING DD. 02 MEI 2013 De werkgroep is op 3 januari en 20 februari bijeen geweest. Tijdens deze bijeenkomsten is een uitwerking gegeven aan het vervolg van het proces van bestuurlijke vernieuwing op basis van de uitspraken van de Bondsraad van november Er is een discussienota opgesteld die als basis kan dienen voor het verdere gesprek binnen de NTTB over rol/positie van de afdelingen. De nota is op 7 maart besproken in het overleg van het College van Voorzitters. Op verzoek van het College wordt het document aangevuld met de uitkomsten van dit overleg. Onderstaande tekst is derhalve toegevoegd aan het oorspronkelijke document: Overleg College van Voorzitters Vanuit de werkgroep is een vertegenwoordiging aangeschoven bij het overleg van het College van Voorzitters. Bij het agendapunt bestuurlijke vernieuwing is de discussienota Positie Afdelingen besproken met de Voorzitters van de Afdelingen. In z n algemeenheid kan gesteld worden dat ook de voorzitters de beschreven analyse onderschrijven, hoewel de ervaren knelpunten wel per afdeling kunnen verschillen. Bij een aantal afdelingsvoorzitters leeft het beeld dat het Hoofdbestuur en de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing de afdelingen willen opheffen. De werkgroepleden hebben getracht dit beeld weg te nemen. Zoals in de notitie wordt gesteld: In de discussie omtrent bestuurlijke vernieuwing is steeds ingezet op een afdelings- of regiostructuur met als doel de NTTB als landelijke organisatie dicht bij de verenigingen te positioneren en andersom. Met andere woorden: de NTTB staat ten dienste van de verenigingen. Deze doelstelling staat nog steeds overeind, maar het is de vraag of de huidige structuur daar het juiste voertuig voor is. De discussie die nu op gang komt heeft ten doel om vanuit verenigingen en afdelingen input te krijgen voor een efficiënte en effectieve inrichting van de bondsstructuur waarin de ontwikkeling van de tafeltennissport optimale mogelijkheden krijgt. Deze discussienota kan daarom ook niet gezien worden als een topdown-benadering, maar biedt juist de uitdaging om in dialoog met elkaar tot een optimale vorm te komen. Hoewel de nota inzoomt op de positie van de afdelingen komen er vanuit de afdelingsvoorzitters ook opmerkingen over het functioneren van het Bondsbureau. Aan de hand van enkele voorbeelden wordt aangegeven dat de ondersteuning vanuit het Bondsbureau niet altijd adequaat is. De algemene teneur is dat men het beleid van het Hoofdbestuur en de Bondsraad best wil uitvoeren, maar dan wel met adequate ondersteuning. De afdelingsvoorzitters zijn van mening dat de afdelingen een rol kunnen/moeten spelen om de besluiten van de Bondsraad uit te voeren. Vanuit de afdelingen wordt gesuggereerd om de focus niet alleen te leggen op de positie van de afdelingen, maar dat we zo breed mogelijk moeten kijken. Bijvoorbeeld ook naar een verdergaande samenwerking tussen verenigingen. De voorzitters staan positief tegenover het voornemen om met de afdelingsbesturen in gesprek te gaan en daarna ook met de ALV s. Alle input kan dan in een beleidsnotitie worden weergegeven en vervolgens worden aangeboden aan de Bondsraad en het Hoofdbestuur. In het communicatieplan is opgenomen dat de werkgroep in gesprek gaat met de afzonderlijke afdelingsbesturen. Met de meeste afdelingen zijn deze avond data afspraken gemaakt. Igor Heller en 19

20 Wim Vreeburg hebben afspraken in mei met de afdelingen West, ZuidWest, Holland-Noord en Midden. Koen Jacobs en Wim van Selling hebben in mei afspraken met de afdelingen Noord en Gelre. Afdeling Oost heeft een afspraak in april afgezegd en nog geen nieuwe datum opgegeven. Afdeling Limburg heeft aangegeven het verzoek in beraad te nemen en heeft tot op heden nog niet gereageerd. Om de gesprekken met de afdelingsbesturen zoveel mogelijk identiek te laten verlopen is een gespreksagenda opgesteld. Nadat de verkregen informatie uit het College van Voorzitters en de Afdelingsbesturen is samengebracht zal er een nieuwe hoofdstuk aan de discussienota worden toegevoegd. Vervolgens is het de bedoeling dat de nota wordt besproken in de algemene ledenvergaderingen van de afdelingen. Daar het plannen van de gesprekken met de afdelingsbesturen meer tijd vergt dan verwacht komt het tijdschema onder druk te staan. Met name het feit dat een aantal afdelingen alleen in het voorjaar een ALV heeft maakt het dat we ons mogelijk op een alternatief moeten beraden. Atletencommissie Er is een statuut opgesteld voor een op te richten Atletencommissie. Het informatietraject met betrekking tot dit onderwerp is in samenwerking met Achim Sialino opgestart. Het moet gezegd worden dat de belangstelling vanuit de doelgroep, sporters met A-licentie, minimaal is. Tot op heden heeft slechts 1 atleet zich bereid verklaard zitting te nemen in de Atletencommissie. Er is onlangs nog een reminder verzonden aan de doelgroep. Het is de bedoeling om, bij voldoende belangstelling, een informatieve bijeenkomst te organiseren in de marge van de finale van de play offs. Mocht dit geen doorgang vinden, dan zullen mensen persoonlijk worden benaderd. Bijlagen: - laatste versie Discussienota Positie Afdelingen binnen de NTTB - gespreksagenda Afdelingsbesturen - statuut Atletencommissie 20