Notulen van de Buitengewone Afdelingsledenvergadering van afdeling ZuidWest, gehouden op woensdag 6 december 2017 te Oudenbosch

Transcriptie

1 Notulen van de Buitengewone Afdelingsledenvergadering van afdeling ZuidWest, gehouden op woensdag 6 december 2017 te Oudenbosch Aanwezigen: The Back Hands Jack de Jong en Kevin Kools, De Batswingers Ad van Beijsterveldt, Belcrum Martien van Bijsterveld en Kim Leemans, Budilia Harry van der Steen, Een en Twintig Jeroen Engelhart, Flash René Kramer en Han van der Zijden, Hotak 68 Roland van den Heuvel, Irene Jan Hendriks en Rudi Hendriks, Kapelle Jacques Derksen, Luto Eardly van der Geld, Het Markiezaat Hanny Rosenboom, OTTC Nico van Erp, Roger van der Hammen en Marja van de Peppel, Smash Thomas Roovers, Smash 73 Marieke Meijer en Marco van de Ven, Son en Breugel Ria Elshof, Stiphout Mick van Hoof, Tanaka Jan Kamm en Johan Linders, Taverbo Hans van Haaren en Eric Peeters, Valkenswaard Henk van Dooren, Veldhoven Eric Bakker en Huub Wijnen, Vice Versa 51 Jos Dekkers, Witac 89 Cor Bom (tevens CL), Yerseke Kees de Blaey Persoonlijke leden: Ineke de Graaf Afdelingskaderleden (zonder stemrecht): Sophie Dijkers erelid/plv. BR-lid/Adviescie Competitie, Alexander Heil NTTB landelijk: Stefan Heijnis HB-lid Topsport, Achim Sialino Directeur Tafeltennis, Jan Simons voorzitter Gebruikte afkortingen: AB Afdelingsbestuur ALV Afdelingsledenvergadering BRV de Bondsraad of de Bondsraadsvergadering CvV College van Voorzitters FBC Fondsbeheercommissie HB Hoofdbestuur 1. Opening, welkom en vaststellen agenda Jan Simons voorzitter van de Nederlandse Tafeltennisbond opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom op deze bijzondere ALV. Hij laat weten dat Koen Jacobs aanwezig wilde zijn, maar helaas verstek moet laten gaan en stelt de overige mensen achter de tafel voor (Stefan Heijnis HBlid Topsport, Achim Sialino Directeur Tafeltennis). Jan Simons geeft aan dat voor afwezigheid geen boete wordt opgelegd. De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde agenda. Het aantal aanwezige stemmen is 1776 van de 4306 stemmen. Daarmee is het quorum (50% van het totale aantal stemmen) niet aanwezig. Jan Simons vraagt of de meerderheid van de aanwezigen de vergadering door wil laten gaan en ook besluiten wil nemen. De vergadering gaat ermee akkoord. Jan Simons zegt toe dat hij achteraf laat toetsen of de genomen besluiten rechtsgeldig zijn. Als duidelijk wordt dat de genomen besluiten niet rechtsgeldig blijken te zijn moeten deze op de komende ALV nog een keer genomen worden. Hij laat weten dat de klankbordgroep en de afdelingsmanagers in de afgelopen tijd tevergeefs kandidaten voor het AB heeft gezocht en dat het HB eveneens kandidaten voor het AB heeft benaderd. Jan Simons is verheugd te kunnen melden dat Jeroen Engelhart van TTV Een en Twintig positief heeft gereageerd. 2. Mededelingen Han van der Zijden is tijdens de laatstgehouden BRV benoemd tot Lid van verdienste van de NTTB. René van Dijk is in die vergadering benoemd tot erelid. Hij ontvangt de onderscheiding tijdens de NK. 3. Toelichting huidige situatie, uitleg toekomstige situatie, werving Afdelingsbestuur, mogelijke waarneming door Hoofdbestuur, overdracht Afdelingsmanagement aan Afdelingsbestuur met Afdelingsondersteuner In de brief van 6 oktober 2017 is de huidige situatie binnen ZuidWest uitgelegd: Sinds 2011 bestaat in deze afdeling een bijzondere situatie, maar deze past niet binnen het kader van de Bestuurlijke vernieuwing. De BRV heeft besloten dat ZuidWest per eveneens aan de afgesproken kaders 1

2 dient te voldoen. Helaas is het de klankbordgroep en afdelingsmanagers niet gelukt om kandidaten voor een AB te vinden en bij gebreke van een AB dient het HB het bestuur van de afdeling waar te nemen. Ruud van Beest heeft inmiddels een baan geaccepteerd buiten tafeltennis en Ineke de Graaf krijgt andere taken binnen de NTTB. Van de door de klankbordgroep en het HB benaderde mensen heeft Jeroen Engelhart van TTV Een en Twintig zich beschikbaar gesteld en Jan Simons vraagt om medebestuursleden, al is het maar voor een beperkte periode, om een AB in te kunnen stellen. Thomas Roovers Smash vraagt naar de taken van het AB. Jeroen Engelhart legt zijn visie uit en zegt dat hij ook bedenktijd heeft genomen voordat hij zijn besluit nam en dat hij niet verwacht dat vanavond een AB geformeerd kan worden. Hij benadrukt dat hij de diverse taken van een AB niet in zijn eentje kan doen en ziet graag dat meer mensen zich aanmelden om de kar te trekken en te sparren. Jan Simons zegt dat een AB uit 3-5 leden bestaat, waaronder in ieder geval een voorzitter, secretaris en een penningmeester. Het AB is een schakel tussen de landelijke organisatie en de verenigingen om het beleid uit te voeren. De werkzaamheden nemen ongeveer 4 uur per week in beslag en het AB krijgt 1 dag per week ondersteuning van een Afdelingsondersteuner om de diverse taken uit te voeren. De financiële administratie wordt door het Bondsbureau gedaan en de functie van penningmeester richt zich dan ook meer op controleren en accorderen dan op administreren. In een grote afdeling als ZuidWest kan het AB bepalen hoe e.e.a. geregeld en georganiseerd wordt. Het HB ondersteunt hierbij door de organisatie van het overleg met de afdelingsvoorzitters en overleg met andere afdelingsbesturen waardoor AB-leden onderling contacten kunnen leggen met AB-leden andere afdelingen. De genoemde functies zijn binnen een afdeling gewenste functies, maar afdeling ZuidWest heeft goed werkende commissies en de overige functies van het AB zijn wisselend en afhankelijk van de wens van de afdeling. Gevraagd wordt wat per de consequenties zijn als het niet lukt om vanavond een AB te formeren. Wat merken de verenigingen ervan? Wat is er dan niet meer waardoor activiteiten geen doorgang kunnen vinden? Jan Simons antwoordt dat het AB de verbindende schakel tussen de landelijke NTTB en de verenigingen is. Als er geen AB is, dan worden wel activiteitenplannen opgesteld maar van een afstand en dus niet op maat voor de afdeling en haar verenigingen. Hiervoor zijn mensen uit de afdeling nodig die bekijken hoe het georganiseerd kan worden. Als de taken over té weinig mensen verdeeld moeten worden, wordt roofbouw gepleegd. Het is niet zo dat niet meer getafeltennist kan worden, maar een aantal zaken wordt lastiger om uit te voeren. Daarom wordt een dringende oproep gedaan. Jan Simons vraagt de verenigingen om hierover onderling te discussiëren en schorst de vergadering voor 20 minuten. Na de schorsing wordt opgemerkt dat het AB van Holland-Noord slechts twee bestuursleden heeft en daarom de bestuurstaken niet per functie maar per persoon heeft verdeeld en de AO hierbij inschakelt waar nodig. AB-leden zijn niet iedere week evenveel uren week beschikbaar, maar dat kan flexibel ingevuld worden. Voor een eerste bijeenkomst, om over de invulling, taken en beschikbaarheid te discussiëren, melden zich, naast Jeroen Engelhart, de volgende mensen aan: Thomas Roovers Smash, Johan Linders Tanaka, Eric Bakker Veldhoven, Mick van Hoof Stiphout en Roger van der Hammen - OTTC. Indien anderen graag deze bijeenkomst willen bijwonen, dan kan een bericht gestuurd worden aan Jan Simons of via jong@tafeltennis.nl. De suggestie wordt meegegeven dat op korte termijn een afsprakenlijst wordt gemaakt en dat de verenigingen wordt gevraagd om minimaal 1 persoon per vereniging af te vaardigen. Aangevuld wordt dat per regio gestreefd moet worden naar een vertegenwoordiger met binding met een regio. Jan Simons zegt toe om kot na de eerste bijeenkomst een bijeenkomst te organiseren en daarbij de verenigingen te vragen om minimaal 1 persoon af te vaardigen. Het HB organiseert dit en zorgt voor de uitnodiging met daarbij informatie over de tijdsbesteding en een overzicht van de taken van ABleden. Overdracht afdelingsmanagement Het is de bedoeling om na de installatie van een AB een AO, bij voorkeur afkomstig uit de afdeling, te benoemen in overleg met het AB. 2

3 4. Verkiezing Bondsraadsleden en plaatsvervangende Bondsraadsleden Sophie Dijkers wordt bij acclamatie benoemd tot Bondsraadslid. Roger van der Hammen wordt bij acclamatie benoemd tot plaatsvervangend Bondsraadslid. Voor de vacature van plaatsvervangend BR-lid zijn geen voordrachten ontvangen. 5. Stand van zaken vrijwilligersorganisatie ZuidWest Bij de toelichting zijn de vacatures benoemd. Indien er interesse is voor een functie of de aanwezigen weten iemand die geïnteresseerd zou kunnen zijn, dan graag doorgeven. Zolang er nog geen AB is mag dit via 6. Stand van zaken Accommodatiefonds ZuidWest Jacques Derksen voorzitter FBC zegt dat het de bedoeling was om het Accommodatiefonds ZuidWest te voegen bij de landelijke FBC. Hij verzoekt om vast te stellen hoe dit vormgegeven moet worden. Het is de bedoeling dat de landelijke FBC de vorderingen en de risico s overneemt. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om het kapitaal over te nemen. Hij vraagt om het Accommodatiefonds ZuidWest per over te zetten naar de landelijke FBC. Alle verenigingen van de Tafeltennisbond kunnen een beroep doen op de fondsen van de FBC. Han van der Zijden zegt dat de gelden in het Accommodatiefonds ZuidWest gevoelsmatig van de leden van afdeling ZuidWest zijn, aangezien zij de gelden van dit fonds bij elkaar hebben gespaard. Hij wijst erop dat in de BRV is afgesproken dat de voorzitter de situatie en structuur nog een keer zou toelichten aan de verenigingen, maar dat is nog niet gedaan. De leden van de afdeling zien niet in waarom zij de middelen uit het fonds van ZuidWest toe moeten voegen aan de landelijke FBC. Jacques Derksen antwoordt dat het werkkapitaal van de FBC door alle verenigingen in het gehele land is opgebracht. Gevraagd wordt of de ALV over de overdracht van het Accommodatiefonds moet besluiten. Geantwoord wordt dat het besluit al is genomen, maar het is bekend dat er in ZuidWest een emotie achter zit. Jan Simons zegt dat het zijn bedoeling was om dit vanavond samen met penningmeester Koen Jacobs uit te leggen, maar door afwezigheid van de penningmeester kan dat helaas niet en zal dit op een later tijdstip gebeuren. Jan Simons zegt dat het HB de argumenten begrijpt, maar zich ook aan de kaders houdt. De budgetten van de afdelingen zijn ook in het landelijke overzicht opgenomen. De NTTB zijn we samen, dus ook de budgetten en opgebouwde reserves zijn gezamenlijk. Een afdeling kan geen eigen spaarrekening hebben omdat het geen rechtspersoon is. Jan Simons wijst erop dat het HB de afgelopen jaren extra geld beschikbaar heeft gesteld voor de financiering van de afdelingsmanagers i.p.v. dat de verenigingen dat moesten bekostigen. Dit heeft toen zelfs tot een verlaging van de contributie in ZuidWest geleid. In een volgende vergadering geeft het HB graag de gevraagde toelichting, maar nogmaals wordt aangegeven dat het besluit al is genomen. Eardly van der Geld Luto zegt dat gelden binnen de afdelingen altijd al eigendom van de landelijke organisatie geweest, omdat de afdelingen geen rechtspersoon kunnen zijn. Han van der Zijden vindt dat er een streep onder moet; als het aan Johan Heurter, de beheerder van het Accommodatiefonds wordt uitgelegd, kan dit punt afgesloten worden. Nogmaals wordt benadrukt dat het werkkapitaal van de landelijke FBC beschikbaar is voor alle verenigingen is. Als een vereniging kan aantonen dat de vereniging het nodig heeft en voldoet aan de criteria. dan wordt de lening verstrekt. 7. Concept-notulen ALV 22 mei 2017 Met dank aan notuliste Marja van de Peppel worden de notulen ongewijzigd vastgesteld. 8. Activiteitenplan en budgetaanvraag 2018 De discussie over en accordering van de activiteitenplannen en budgetaanvragen door de BRV wordt toegelicht. Gevraagd wordt om bij de speciale activiteit 2 het getal 0 in te vullen in plaats van het vakje leeg te laten. Gevraagd wordt om in de aanvragen voor 2019 de resultaten van 2017 op te nemen om te kunnen vergelijken. Jan Simons wenst de verenigingen veel succes met het uitvoeren van de activiteiten. 3

4 9. Rondvraag Ria Elshof ledenadministratie ZuidWest reageert n.a.v. de notulen dat is afgesproken dat een boete van 2 niet betaald hoeft te worden. De laagste boete is 5, dus dit klopt niet en dit dient dus aangevuld te worden. Daarnaast merkt zij op dat een nieuwe boetelijst dient te worden gehanteerd, waarin sterk verhoogde boetes zijn opgenomen. Deze boetelijst is nooit aangenomen in de ALV, maar is opgelegd. Achim Sialino antwoordt dat het College van Voorzitters heeft besproken dat het wenselijk is om één NTTB declaratiebesluit te hanteren en één gezamenlijke boetelijst. Om de verschillende bedragen te harmoniseren is een onderzoek en enquête uitgezet. De afdelingsvoorzitters hebben na overleg en aanpassing van deze documenten de afdelingen de opdracht gegeven om de door het CvV vastgestelde boetelijst te publiceren en met inachtneming van een overgangsperiode in te voeren. Dat heeft in afdeling ZuidWest vertraging opgelopen, maar is daar nu ook ingevoerd. Ria Elshof wil weten waarom dit niet in de ALV is besproken en vraagt wat de waarde van een afdeling nog is als de afdeling hierover niet mag besluiten. Nico van Erp OTTC bevestigt dat de leden van ZuidWest deze boetelijst niet hebben vastgesteld. Ria Elshof zegt dat in 2014 is besloten dat de boetelijst minimaal zou worden aangepast, maar de nu genoemde bedragen zijn niet minimaal aangepast maar fors verhoogd. Er is in de ALV wel gesproken over een uniforme boetelijst, maar de verdere communicatie hierover is niet goed gelopen. Cor Bom ACL vindt eveneens dat de boetes buitensporig zijn verhoogd en heeft het idee dat de boetes meer gericht zijn op de landelijke verenigingen. Daarnaast is de uitvoering van het geven van boetes hem onduidelijk. Hij geeft daarom geen boetes, maar wijst de verenigingen op de fouten en verzoekt hen hierop te letten. Eardly van der Geld Luto wil graag een evaluatie van het hanteren van een centrale boetelijst. Achim Sialino herhaalt dat het CvV dit heeft besproken en dat iedere voorzitter dit dus kon bespreken met de achterban, alvorens hierover besloten werd. Er is een overgangsfase geweest, maar nu blijkt dat de communicatie in ZuidWest niet goed is verlopen. Hij attendeert erop dat altijd vanuit iedere afdeling aanpassingen op de gezamenlijke boetenlijst kunnen worden aangevraagd. Ria Elshof blijft bij haar mening dat de boetelijst in de ALV behandeld en goedgekeurd had moeten worden en voor haar geldt daarom dus de oude boetelijst. Thomas Roovers Smash wijst erop dat het HB op dit moment de functie van AB vervult. Hij vraagt om te informeren bij de andere afdelingen wat zij van de gezamenlijke boetelijst en de hoogte van de boetes vinden. Stefan Heijnis HB constateert dat een vormfout is gemaakt. Degene die als voorzitter van ZuidWest fungeerde, een afdelingsmanager, heeft een beslissing genomen zonder de ALV daar in te kennen. Het nieuwe bestuur moet dat tegen het licht houden. Daarnaast verbaast Ria Elshof zich erover dat in Info ZuidWest nummer 10 een vereniging vier boetes krijgt voor het niet-tijdig doorgeven van de uitslagen van 5 per boete, dus in totaal een bedrag van 20, terwijl in Info ZuidWest een vereniging hiervoor eveneens vier boetes opgelegd krijgt voor in totaal 40, dus een verdubbeling van het boetebedrag. Jan Simons constateert dat dit blijkbaar niet in de ALV is besproken; het HB zal dit bespreken en terugleggen bij het CvV en ervoor zorgen dat dit punt op de komende ALV van Zuidwest geagendeerd wordt. TTV The Back Hands hanteert bij de jeugd digitale wedstrijdformulieren en stelt voor om dat ook bij de senioren te doen en daarmee een hoop boetes te voorkomen. Jan Simons zegt dat de NTTB bezig is met het ontwikkelen van een app om uitslagen in te kunnen voeren en dan lost dit probleem zich naar verwachting vanzelf op. NOC*NSF heeft subsidie beschikbaar gesteld om deze app door te ontwikkelen met meer faciliteiten en informatie om doelgroepen te verbinden, b.v. de Fifty-ViTT ping pong app. Jacques Derksen Kapelle vraagt om ook te digitaliseren dat de reden van opkomen met een team van 2 wordt gemeld. Dit scheelt een boete van 12,50. Kees de Blaey Yerseke vraagt of de opslag van 10 op de contributie wordt teruggedraaid. Geantwoord wordt dat het extra bedrag dat de verenigingen uit ZuidWest voor de afdelingsmanagers zouden betalen er al af is en dat het nu landelijke bedragen zijn die in alle acht afdelingen hetzelfde zijn. 4

5 Eric Bakker Veldhoven heeft tegen de pilot duo competitie gestemd. Hij vraagt om de pilot concreet te definiëren: wat is het doel en wanneer wordt beslist of de pilot doorgaat of stopt. Ineke de Graaf antwoordt dat deze competitie van start gaat en dat net voor of in het begin van de volgende competitie de informatie wordt dit toegestuurd. Eric Bakker Veldhoven zegt dat het probleem met de boetes in de ALV van 2014 al gemeld is in de regiovergadering Toen is al gemeld dat het een landelijke lijst moest worden en dat dit besproken zou worden in de volgende ALV. Dat is echter niet gebeurd. Hans van Haaren Taverbo vindt NAS een verouderd en achterhaald systeem. Hij vraagt naar de planning van de implementatie van de app, want hij denkt dat de behoefte erg groot is. Jan Simons zegt dat in de BRV een toelichting op NAS 2.0 is gegeven. Naar verwachting staan aan het eind van dit jaar de eerste zaken in de app en worden in de loop van het volgende jaar zaken toegevoegd. Stefan Heijnis vult aan dat de basis is neergezet en dat men met man en macht aan het vervolg wordt gewerkt. Afgesproken wordt dat de presentatie van de BRV wordt toegevoegd aan de notulen. Nico van Erp OTTC vraagt om het niet gehaast te doen, maar wel goed. Jan Simons wijst in dit vervang ook op de privacywetgeving die per mei 2018 van kracht wordt. Eardly van der Geld Luto vraagt of de opbrengst van boeten in 2018 lager zal worden. Geantwoord wordt dat dat van de verenigingen/teams afhangt. Daarnaast weet hij dat de bestuurlijke vernieuwing is ingezet en ZuidWest was daarin een testcase. De samenwerking met de afdelingsmanagers was positief en hij hoort dan ook graag waarom niet voor dit model is gekozen. Jan Simons zegt dat het antwoord op die vraag in de brief van 6 oktober is opgenomen. De BRV heeft het model vastgesteld en daarin wordt o.a. over een afdelingskernbestuur gesproken en dit dient dus ingevoerd te worden in alle afdelingen. Het experiment was spannend, maar de bestuurlijke kaders klopten daarin niet met de afspraak, vandaar dat de aanpassing nodig is. Roger van der Hammen wijst erop dat het experiment er wel toe heeft geleid dat iedere afdeling een betaalde ondersteuner heeft. Jan Hendriks Irene weet dat onderhandelingen met de nevenbonden De Baronie en TTL gaande zijn. Zij gaan ook gebruik van NAS maken, maar dat is inmiddels blijkbaar achterhaald. Hij hoort graag of de toekomstige ontwikkelingen in de besprekingen zijn meegenomen. Jan Simons antwoordt dat NAS niet zal verdwijnen, maar wordt doorontwikkeld. De nevenbonden hebben eveneens baat bij de ping pong app. Ineke de Graaf vult aan dat In januari weer verder wordt gesproken en zaken worden geregeld. Hoewel als eerste met de nevenbonden van ZuidWest is gesproken, kent b.v. afdeling Noord dit fenomeen ook. Als je losse leden aan je kunt binden, kun je flinke ledenwinst realiseren, denk daarbij aan de Triatlonbond die deelnemers aan een wedstrijd als lid doorgeeft. De suggestie wordt gedaan om de contributie en de drempel om lid te worden te verlagen. Aangegeven wordt dat het niet alleen om het geld gaat, maar ook wat je ervoor krijgt. René Kramer Flash vraagt naar een ongewenste situatie in NAS. B.v. een penningmeester kan met de huidige versie van NAS met beperkte gegevens van een lid allerlei persoonsgegevens van andere leden opvragen. Jan Simons antwoordt dat dat zeker niet wenselijk is. Dit wordt eruit gehaald, want ook in het kader van de privacywetgeving moeten we daar zorgvuldig mee omgaan. 10. Sluiting Jan Simons bedankt de aanwezigen voor de komst en bijdrage aan de discussie en wenst iedereen fijne feestdagen en een mooi tafeltennisjaar 2018 en sluit de vergadering. 5