Sollicitaties dienen verstuurd te worden naar de contactgegevens uit de vacature.

Transcriptie

1 SJABLOON Werken via KdG Gelieve dit ingevulde sjabloon te mailen naar: Sollicitaties dienen verstuurd te worden naar de contactgegevens uit de vacature. Functietitel: Juridisch administratief beheerder Bedrijfsnaam: Vlaamse Overheid Uiterste sollicitatiedatum: 20/06/2016 Categorie: Juiste categorie aankruisen* Administratie en secretariaat Creatieve en artistieke beroepen Financiële en juridische sector Gezondheidszorg HR management ICT en multimedia Transport, logistiek en distributie Onderwijs Sales, marketing en communicatie Sociale en culturele sector Techniek, chemie en productie Andere Jobevents Studentenjobs en vrijwilligerswerk X Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

2 1 DE VACATURE IN HET KORT Als juridisch administratief beheerder ben je een essentiële schakel in de werking van het BET-SRK (Beheer- en exploitatieteam Schelderadarketen). Je wordt tewerkgesteld in een administratieve functie waar heel wat dossierkennis vereist is. 2 FUNCTIECONTEXT De opdracht van het Intern Verzelfstandigd Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust (IVA MDK) bestaat erin om, binnen het werkgebied, te zorgen voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. De strategische doelstellingen voor het Agentschap werden als volgt geformuleerd: - Het optimaliseren van een kostenefficiënte dienstverlening aan de scheepvaart ter bevordering van veilig en vlot scheepvaartverkeer naar de Vlaamse zeehavens. - Het initiëren en ondersteunen van de hulpverlening op zee met als doel - naast de redding op zee - ook het publieke domein te vrijwaren en te beschermen. - Het uitvoeren van een kustverdedigingsprogramma om de bevolking beter te beschermen tegen overstromingen, rekening houdend met de multifunctionaliteit en de andere maatschappelijke functies van de kustzone. Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten (DAB Loodswezen, DAB Vloot, Afdeling Kust en Afdeling Scheepvaartbegeleiding). De afdeling Scheepvaartbegeleiding heeft volgende taken: - beheer en exploitatie van de Schelderadarketen (SRK); - de scheepvaart vlot en veilig laten verlopen op de maritieme toegangswegen naar en van de Vlaamse zeehavens door het verlenen van Vessel Traffic Services (VTS); - het Gemeenschappelijk Nautisch Beheer (GNB) met Nederland realiseren; - reddings- en sleepactiviteiten op zee ondersteunen en coördineren als SAR-autoriteit (Search and Rescue) vanuit het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum (MRCC) Oostende; - informatie en de nodige apparatuur beschikbaar stellen aan de loodsdiensten om loodsen doelmatig in te zetten voor het geven van Loodsen Op Afstand (LOA); - beheren en opvolgen van de overeenkomsten tussen het Vlaams Gewest en de vier Vlaamse havenkapiteinsdiensten in het kader van het Havendecreet. De afdeling Scheepvaartbegeleiding stelt personeelsleden te werk op verschillende locaties: de afdelingszetel te Oostende, Zeebrugge, Zelzate, Kallo, Zandvliet en Vlissingen (Nederland). De vacature situeert zich binnen het Beheeren exploitatieteam Schelderadarketen (BET SRK). De Schelderadarketen (SRK) is een grensoverschrijdend verkeer begeleidend systeem ten behoeve van de scheepvaart op de (Wester)Schelde en haar mondingen. De SRK wordt operationeel, financieel en technisch beheerd door het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust aan Vlaamse zijde en Rijkswaterstaat Zee en Delta aan Nederlandse zijde, en valt onder de bevoegdheid van de Permanente Commissie op Toezicht op de Scheldevaart. Om dit alles in goede banen te leiden werd in 1991 (bij de ingebruikname van de SRK) het Beheer- en Exploitatieteam SRK (BET-SRK) actief. Zowel Vlaamse als Nederlandse ambtenaren worden hierin tewerkgesteld. Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

3 3 TAKENPAKKET 3.1 doel van de functie Je bent verantwoordelijk voor de juridische en administratieve opvolging van de projecten en contracten die het Beheer & Exploitatieteam in de markt zet. 3.2 Resultaatsgebieden Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Opvolgen van financieel/ administratieve/ juridische procedures en regelgevingen met betrekking tot het Radarverdag/ GNB verdrag - Opvolgen en bijhouden van relevante wetgeving in het kader van overheidsopdrachten, administratief recht, - Administratieve opvolging van nautische incidenten - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, - Statistieken opmaken en verwerken - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) -... Verzorgen en ontsluiten van klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken - Klasseren van dossiers, brieven, rapporten, - Archiefbeheer (o.a. post en documenten BET) - Verslagen van vergaderingen archiveren - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

4 Voorbeelden van activiteiten - Administratief/ juridisch ondersteuning bij aanbestedingen o.a. vergunningentraject, opmaken administratieve bepalingen, opmaken concept overeenkomst - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Publicatie van bestekken (e-procurement) - Administratieve analyse inschrijvingen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,...) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Voorbeelden van activiteiten - Opstellen van nota s, brieven en verslagen in het kader van vastleggingen, aanbestedingen, bestellingen, - Opstellen van nota s en verslagen in het kader van werkgroepen (o.a. MT-SRK, SDV, PC, ) - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten - Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Voorbeelden van activiteiten - Versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen - 4 PROFIEL 4.1 Formele deelnemingsvoorwaarde Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Diploma of getuigschriften in een juridische richting zijn een pluspunt. Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

5 Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij inschrijving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Heidi Verkeyn, selectieverantwoordelijke, ). 4.2 competenties Technische competenties Je hebt kennis van of bent bereid om volgende zaken aan te leren tijdens een intensieve opleidingsperiode: - Grondige kennis van de organisatie (zowel in België als in Nederland) - Kennis van het administratief recht (zowel in België als in Nederland) - Kennis van overheidsopdrachten (zowel in België als in Nederland) - Basiskennis van enkele softwarepakketten (Microsoft Office, en Internettoepassingen) - Kennis van het Engels Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau I) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau I) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders (niveau II) Flexibiliteit: Je kunt je werkwijze, aanpak en stijl veranderen om je doelen te bereiken wanneer de concrete situatie dit vereist (niveau I) Plannen en organiseren: Je plant en organiseert je werk effectief (niveau I) Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

6 Analyseren: Je ziet de essentie van een probleem, je kunt dit probleem duiden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende, relevante informatie (niveau I) Communiceren: Je kan informatie en ideeën schriftelijk en mondeling begrijpelijk overbrengen en verwoordt je boodschap op een correcte manier (niveau I) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau I) Zorgvuldigheid: Je hebt oog voor detail, je voorkomt fouten en levert correct werk af (niveau I) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarde; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. 7. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt statutair tewerkgesteld. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

7 hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. - Personeelsleden die in Vlissingen bij het BET tewerkgesteld worden ontvangen een forfaitaire maaltijdvergoeding van 103 netto per maand en een BET toelage van ongeveer 150 netto per maand (enkel voor personeelsleden die niet in NL wonen). Ook de onkosten voor het gebruik van de Westerscheldetunnel of de veerdienst Breskens Vlissingen worden vergoed. - Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Op kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams Ambtenaar in de graad van de vacature werkt. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 cv-screening Aan de hand van het door jou aangevuld sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarde, vermeld in paragraaf 4.1., voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2 voorselectie Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld op basis van de informatie die je opgaf in het standaard sollicitatieformulier: - Motivatie en verwachtingen - Relevante studie - Relevante werkervaring - Affiniteit met de maritieme wereld Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op motivatie en verwachtingen en wie behoort tot de 7 hoogst scorenden op de 4 criteria, kan deelnemen aan Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

8 de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De voorselectie zal worden afgerond in de week van 28 juni eindselectie: competentiegericht en inhoudelijk gesprek met persoonlijkheidsvragenlijst en computergestuurde oefeningen Het gesprek wordt gevoerd met meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Persoonsgebonden competenties Technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Vlissingen op vrijdag 8 juli 2016 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 20 juni Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

9 - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van je diploma bezorgt - je je kandidatuur uiterlijk op 20 juni 2016 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, administratief medewerker (M , kathy.tas@kb.vlaanderen.be ). 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Wim Smets Hoofdbeheerder BET-SRK wim.smets@schelderadar.net Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Heidi Verkeyn selectieverantwoordelijke Dienst Rekrutering & Selectie Tel: heidi.verkeyn@bz.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in augustus Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar heidi.verkeyn@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE

10 10 Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Juridisch administratief beheerder bij de afdeling Scheepvaartbegeleiding, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling Scheepvaartbegeleiding kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als juridisch administratief beheerder. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De afdeling kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Karel de Grote Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen vzw - Brusselstraat 45, 2018 ANTWERPEN - BTW BE