1. OPENING EN MEDEDELINGEN DOOR DE VOORZITTER

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE TWEEDE VERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN FLAT (DOKTER VAN STRATENWEG DOKTER SCHÖYERSTRAAT) TE GORINCHEM Datum: Plaats: Dinsdag 20 juni uur Hotel Gorinchem, maaszaal. Aanwezig bestuur/adm.: Dirk den Besten DvS 838 Voorzitter Hanny Haenen DvS 842 Secretaris/Vicevoorzitter Nelly den Haak DvS 169 Penningmeester Ko van de Waart DvS 748 Aspirant bestuurslid Miranda Karbaat John van Wijk Adviesbureau De Jong (beheerder/notulist) Raad Barendrecht Gast: n.v.t. Aanwezige eigenaars: Zie punt OPENING EN MEDEDELINGEN DOOR DE VOORZITTER Alle aanwezigen worden warm welkom geheten door de voorzitter, Dirk den Besten. Hij opent hiermee de Algemene Ledenvergadering Vve Stalkaarsen van 20 juni Mededelingen van de voorzitter: Vanavond zijn meerdere nieuwe eigenaren aanwezig. Een extra welkom voor hen Dhr. Klink en dhr. Tor hebben hun woningen verkocht en als gevolg daarvan zijn zij afgereden uit het bestuur. Het bestuur draagt dhr. K. van de Waart voor als nieuw aan te treden bestuurslid. Dhr. Van de Waart stelt zichzelf voor aan de vergadering als een voormalig ondernemer met ervaring in bouw-, verbouw- en servicebedrijven. Het onderzoek naar de mogelijkheid voor zonnepanelen is gestopt na de fase waarin het rendement is berekend. Uit de berekeningen is geconcludeerd dat het op dit moment niet haalbaar is om het project kostendekkend te krijgen, en goede alternatieven zijn er nog niet. Het onderzoek is tot nader order beëindigd. Vanavond wordt over diverse onderwerpen gesproken en gestemd. De volgorde van de agenda is enigszins aangepast. In deze notulen wordt de nieuwe volgorde van de agenda aangehouden. Voor de pauze kunnen alle stembrieven worden ingeleverd en geteld. De uitslag wordt aan het einde van de vergadering gemeld. 2. VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN Van de uit te brengen stemmen zijn er 1167 aanwezig, hiervan zijn er 299 via een afgegeven volmacht. Dit is de tweede vergadering waardoor er conform het vigerende Reglement van Splitsing van Eigendom over geagendeerde onderwerpen een rechtsgeldig besluit worden genomen. 3. VASTSTELLEN NOTULEN VORIGE LEDENVERGADERING De notulen van 24 november 2015 worden ongewijzigd goedgekeurd en definitief vastgesteld.

2 4. PRESENTATIE TECHNISCH ONDERHOUD Mw. Haenen neemt door middel van een PowerPointpresentatie de aanwezigen mee in een korte samenvatting van de geschiedenis van het gebouw. Zij stelt de ondersteunende pijlers: de werknemers van uw vereniging en adviesbureau De Jong aan u voor. En zij laat enkele highlights zien van wat er het afgelopen jaar is gerealiseerd: Herstellen van de voegen op de kopgevels, een onderzoek naar buikvorming in de gevel met gelukkig een positief resultaat, Ledverlichting in de bergingen, een gemoderniseerd camerasysteem, het nog lopende schilderwerk aan blok D en de bloempotten die bij de meeste appartementen inmiddels opgehangen zijn. Bij de overgang naar ledverlichting kunnen de printplaten van de oude verlichting worden hergebruikt elders binnen het gebouw. Voor wat betreft de bloempotten: Een ieder die zijn bloempotten nog niet heeft opgehaald kan dit alsnog doen op de huismeesterpost. Alle werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het schilderwerk, die worden uitgevoerd kunnen in een bepaalde mate voor overlast zorgen. Een ieder is zich daarvan bewust en probeert dit tot een minimum te beperken. Maar aangezien het een noodzakelijk kwaad is hoopt het bestuur dat de leden begrip hebben en wat verdraagzaamheid kunnen opbrengen. Voor de komende periode is het bestuur druk bezig met: - Repareren en vervangen van de dilatatievoegen. De opdracht is inmiddels gegeven dus het onderhoud zal binnen enkele weken aanvangen. - Lekkages o.a. op de galerijen, door een andere oorzaak dan de dilatatievoegen. Hopelijk lukt het om voor het grootste gedeelte de oorzaak te achterhalen en op te lossen. - Het verven van de plafonds op de galerijen staan voor dit najaar op de planning - Het gele licht aan de buitenzijde op de lifttorens vervangen door led, mits dit dezelfde of mooiere uitstraling heeft. Een proefstuk wordt geplaatst. - Afvalbakken voor gescheiden afval worden door de gemeente geplaatst. - Gelegenheid tot parkeren is nog altijd niet afdoende. Let op: er blijken wederom bekeuringen te worden geschreven wanneer men verkeerd heeft geparkeerd. - De lift heeft alle aandacht van het bestuur aangezien dit een belangrijk onderdeel is van het gebouw en tot grote overlast zorgt bij stilstand. Dhr. Van de Waart geeft nog een aanvullende toelichting op het liftdossier: De afgelopen jaren zijn er veel storingen geweest wat tot grote frustratie zorgt wanneer dit niet heel spoedig wordt opgelost. Onderhoud is daarom erg belangrijk en een grote kostenpost binnen de meerjarenplanning. Voor de komende jaren staan er grote uitgaven gepland voor revisies (in totaal ongeveer ,=). Het bestuur is bezig met het uitzoeken of deze revisies zinvol zijn of dat het mogelijk beter is om tot vervanging over te gaan. (mogelijke kosten bedragen dan ongeveer ,=). Voor het maken van dit vergelijk zijn enkele grote aanbieders benaderd en is dhr. Van de Waart met hen de mogelijkheden aan het verkennen. Hij pleit dan ook om vooruitlopend op de stemming over het exploitatiesaldo dit toe te voegen aan de reserve om daarmee een buffer te kunnen hebben voor een mogelijke extra uitgave aan de lift. Ook wordt gekeken naar het plan van aanpak wanneer vervanging toch niet de beste oplossing blijkt te zijn. 5. ANTENNE ZENDAMATEUR PLAATSING OP DAK Het bestuur geeft nadere toelichting over dit punt aangezien hierover gestemd zal worden. Door enkele bewoners/eigenaren is een verzoek gedaan tot plaatsing van een antenne voor eigen gebruik op het dak van het complex. De stemming wordt dan ook gehouden over of eigenaren het wel/niet willen dat zendapparatuur voor amateurs wordt toegestaan op het dak. De uitslag van deze stemming is na de pauze bekend.

3 Om tegemoet te komen aan de wens van eigenaars/bewoners om zend- en ontvangstapparatuur te mogen plaatsen op het dak van het Stalkaarsencomplex wil het bestuur voorstellen om dit onder speciale condities mogelijk te maken: Hierbij wordt dan uitsluitend het dak van het hoogste gebouw (Blok C) als onderdeel van het gehele complex, geschikt gemaakt voor toetreding en plaatsing van zend en ontvangst apparatuur, en dan met enkele specifieke voorwaarden in de afspraken die onderling worden vastgelegd. Deze specifieke eisen zijn voor iedereen beschikbaar op de vergadering en liggen ter inzage op de huismeesterpost. De overige dak delen (Blok A-B-D) van het complex zijn om veiligheidsreden niet te huur. Vragen uit de vergadering: * Waarom wordt er nu gestemd terwijl het voorstel hierboven is genoemd? Het verzoek betreft een ander dak dan dak C. * Er staat toch al een antenne op het dak? Deze antenne is eerder als proefplaatsing toegestaan. * Is het mogelijk om een antenne aan het balkon te bevestigen i.p.v. op het dak? Nee, dit is niet toegestaan. Alles wat er aan opgehangen is of wordt dient altijd per direct te worden verwijderd. 6. VASTSTELLEN JAARREKENING 2015 EN DECHARGE BESTUUR Miranda Karbaat, uw administrateur, neemt de cijfers van de Jaarrekening door. Balans: Het openstaande ledensaldo per wordt toegelicht, uiteensplitsing wordt gegeven van vooruitbetaalde bedragen, het saldo van het reservefonds wordt in een optelling weergegeven, en een toelichting op de nog te betalen bedragen wordt onderverdeeld. Verlies & Winst: Vooral de verschillen bij de kosten zijn het belangrijkste om te vermelden en toe te lichten. Bij personeelskosten ziet men aan de ene kant een daling (schoonmaak) en aan de andere kant een toename (algemeen) omdat er een wijziging in samenstelling van het team is doorgevoerd. Het technisch beheer was niet begroot maar is wel noodzakelijk gebleken om extern in te kopen. Dit komt doordat er in het betreffende jaar enkele veranderingen waren in de samenstelling van het bestuur wat met name op technisch vlak zijn uitwerking had. Op de komende begroting zal voor deze kostenpost wel een bedrag worden opgenomen. Kosten voor het dagelijks onderhoud, lees: incidenteel onderhoud, is in 2015 laag gebleven omdat het bestuur gekozen heeft om eerst de oorzaak te achterhalen door gedegen onderzoek te doen voordat reparaties worden uitgevoerd. Dit leidt ertoe dat in sommige gevallen onderhoud pas in 2016 wordt uitgevoerd. Dus is het bedrag voor onderhoud in 2015 lager dan begroot, simpelweg omdat divers klein onderhoud is uitgesteld. De kosten daarvan komen dus in een volgend jaar terecht. Al het bovenstaande heeft ertoe geleid dat het jaar is afgesloten met een resultaat van ,=. Over dit resultaat zal op deze vergadering gestemd worden, toevoegen aan de reserve of aan de leden uitbetalen. De administrateur licht toe dat het resultaat van een volgend jaar weer anders kan zijn omdat de meevallers van dit jaar ook weer kunnen wijzigen en tegenvallen in een volgend jaar. Aan de kascommissie wordt gevraagd of zij willen melden wat hun bevindingen waren: zij hebben de kasstukken van het afgelopen jaar gecontroleerd en akkoord bevonden. Er zijn geen verdere op- of aanmerkingen. Zij adviseren dan ook aan de vergadering om decharge te verlenen aan het bestuur. Ook adviseert de kascommissie een positief resultaat toe te voegen aan de reserves om hiermee tegenvallers in de toekomst te kunnen financieren. De kascommissie wordt bedankt voor de verrichte inspanningen bij de controle 2015.

4 Over het verlenen van decharge aan het bestuur wordt gestemd, de uitslag zal na de pauze worden bekend gemaakt. 7. BESTEMMEN EXPLOITATIESALDO Voorafgaand aan de stemming over het bestemmen van het exploitatiesaldo geeft de voorzitter nog aan dat ook het bestuur adviseert het saldo toe te voegen aan de reserves. Uit de vergadering komt de opmerking naar voren dat het voor de leden niet gemakkelijk is om te stemmen omdat het niet inzichtelijk genoeg is wat de gevolgen zijn van wel/niet toevoegen aan de reserves danwel uitbetalen. De administrateur reageert hierop door aan te geven dat alle financiële zaken worden behandeld op vergaderingen in de 2 helft van het jaar. Dan wordt altijd de begroting van het komende jaar besproken en komt veel informatie aan de orde. Dhr. Van de Waart benadrukt dat gezien de keuzes die gemaakt moeten worden bij het onderhoud/revisie van de lift hij van mening is dat toevoegen aan de reserve het verstandigst is. Verder wordt door het bestuur opgemerkt dat, vooruitlopend op agendapunt 9 er een hervaststelling van het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) noodzakelijk is. Het MJOP dient periodiek te worden herbeoordeeld waaruit volgt dat er een aanpassing moet komen van het bedrag dat gezamenlijk gespaard wordt. Op dit moment is het bij het bestuur al bekend dat een herziening van het MJOP noodzakelijk is waarbij sommige kostenposten hoger zullen uitpakken dan in het huidige MJOP. Om te voorkomen dat ledenbijdragen volgend jaar of het jaar daarna veel zullen moeten stijgen is het raadzaam om nu alvast een extra bedrag in de spaarpot te stoppen. Daarvoor kan het positieve resultaat dus goed worden gebruikt. Een opmerking uit de vergadering luidt: Mensen die niet van plan zijn lang in dit complex te blijven wonen hebben misschien geen behoefte aan sparen voor later. Reactie vanuit het bestuur: Waarschijnlijk inderdaad niet. Maar deze mensen zijn juist weer gebaat bij een goed onderhouden pand omdat dat de verkoop bevorderen zal. Goedkeuring voor de begroting wordt door middel van stembriefjes gevraagd, de uitslag hiervan volgt na de pauze. PAUZE De stemmen worden geteld. Uitslag van de stemming: 1) Plaatsen antenne zendamateur op dak Voor 178 Tegen 939 Onthouding van stem 65 Besluit vergadering: Antennes voor zendamateurs wordt door leden niet toegestaan 2) Decharge verlenen aan bestuur Voor 1094 Tegen 33 Onthouding van stem 86 Besluit vergadering: Decharge wordt aan het bestuur verleend over 2015

5 3) Bestemmen exploitatiesaldo Toevoegen reserve 922 Uitbetalen 207 Onthouding van stem 33 Besluit vergadering: Het exploitatiesaldo 2015 wordt toegevoegd aan de reserve. NB: het totaal per stemming wijkt af van aantal aanwezigen, dit komt omdat er ook stembrieven zijn ontvangen per post. Alle stembrieven liggen ter inzage op kantoor bij de administrateur, bij afspraak in te zien. 8. (HER)VERKIEZING KASCOMMISSIE EN BESTUUR De kascommissie zal voor het jaar 2016 bestaan uit: Dhr. J. van Loon (392) en dhr. J.J.C. Rustemeijer (112). De aanstelling van dhr. Van de Waart als bestuurslid wordt met algemene instemming van de vergadering bekrachtigd. 9. MJOP/MJOB De voorzitter heeft bij agendapunt 7 inmiddels al toegelicht dat een Meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) en het bijbehorende Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) de leidraad zijn bij al het uit te voeren groot onderhoud. Dit MJOP is opgesteld voor meerdere jaren, meestal 20, waarbij de eerste 5 jaren heel gedetailleerd zijn gepland. Daarom moet zo n plan periodiek worden bijgewerkt, nadat door een bouwkundige de diverse onderdelen van het plan zijn beoordeeld. Aangezien het huidige MJOP dit jaar bijgewerkt moet worden hoopt het bestuur dit bijgewerkte plan op een van de eerstvolgende vergaderingen te kunnen presenteren. 10. RONDVRAAG Het zou door sommige eigenaren gewaardeerd worden wanneer het bestuur meer contact met bewoners zou hebben; wellicht is een brievenbus voor vvezaken bij elke ingang een idee. Het bestuur is in de veronderstelling dat zij goed te benaderen is, door aanspreken / op vergaderingen / via het serviceteam en via . Gevraagd wordt naar wel/geen mogelijkheid tot gebruiken van de huismeesterpost voor de vergaderingen over de BBQ en op de daadwerkelijke dag eveneens. Het bestuur is van mening dat de huismeesterpost niet geschikt is voor vrije inloop maar begrijpt absoluut de behoefte naar een ruimte. Er zal wellicht met een onderling overleg een mogelijkheid kunnen worden gecreëerd. Er wordt overlast gemeld over de uitwerpselen van honden. Deze klachten zijn bij het bestuur bekend en daar waar mogelijk wordt een hondeneigenaar er op gewezen. Ook leden zelf kunnen ook anderen aanspreken als zij iets signaleren. Is het nodig om de AEDapparatuur te testen? Wordt de batterij gecontroleerd? Het bestuur bevestigt dat jaarlijks de volledige apparatuur wordt getest, hiervoor is een contract afgesloten Het afsluiten van de lift na uur lijkt tegenstrijdig en onnodig omdat dit niet gebeurt met de deuren van het trappenhuis. Het punt is voor het bestuur duidelijk maar er is op een eerdere vergadering door de leden hiertoe besloten. Wanneer men dit anders wil zal het opnieuw op de vergadering ter stemming moeten worden gebracht. Wel kan in speciale gevallen nader worden uitgezocht wat het beste is voor de appartementen waar de lift de enige beveiligde toegang is; dit was niet eerder bekend bij het bestuur. De betreffende eigenaar kan hiervoor het bestuur benaderen.

6 Bij alle ingangen is de straat verzakt. Dit veroorzaakt overlast. Het bestuur is hiervan op de hoogte, zij heeft hierover al gesprekken met de gemeente gevoerd en is nu bezig met het opvragen van offertes voor herbestraten. Scootmobielen en andere voertuigen/voorwerpen in galerijen zijn niet toegestaan wanneer hierdoor de doorgang te smal wordt. Het bouwbesluit schrijft voor dat een doorgang minimaal 0,85 meter moet zijn. Het is niet toegestaan hier vanaf te wijken, de doorgang moet vrij zijn voor brandweer en ambulancepersoneel en/of brancards. Dus álles wat in de galerijen de doorgang (deels) blokkeert is niet toegestaan. Er wordt nog gezocht naar een alternatief voor mensen die zonder scootmobiel niet hun woning kunnen bereiken alhoewel de mogelijkheden beperkt lijken. Het alom bekende probleem van het tekort aan parkeerplaatsen is een terugkerend item. Hoewel de gemeente het bestuur heeft laten weten geen geld beschikbaar te hebben om de parkeergelegenheid uit te breiden raadt het bestuur de leden toch aan om individueel een schriftelijk verzoek aan de gemeente te sturen. Hoe meer er worden gestuurd hoe beter. De gemeente heeft inwoners geïnformeerd over de plannen om van de groenstrook achter het gebouw een park te maken, dit dient dan tegelijk als waterdepot. Het bestuur is door Poort 6 geïnformeerd dat zij plannen hebben voor de verkoop van hun appartementen. Poort 6 zal bij deze verkoop diverse wettelijk stappen moeten zetten. Het bestuur hoopt dat Poort 6 haar op de hoogte blijft houden. Het schilderwerk wat is/wordt uitgevoerd was juist gepland tijdens het mooie weer zodat er geen vertraging i.v.m. slecht weer zou zijn. Het heeft dan als nadeel dat de balkons open zijn geweest tijdens het mooie weer. Bij geluidsoverlast van Texaco/garage kan de eigenaar zelf een klacht indienen bij gemeente en/of de veroorzaker. De meeste ingediende rondvraag-vragen zijn hiermee beantwoord. Enkele onderhoudstechnische meldingen worden door het bestuur in een onderhoudsoverleg daar waar nodig opgepakt en teruggekoppeld naar de betreffende eigenaar. 11. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering bedankt de aanwezige leden voor hun komst en inbreng. Alle aanwezigen worden uitgenodigd voor een gezellig samenzijn met een drankje en een hapje, aansluitend volgend op deze vergadering.