WIE IS DE BAAS IN DE VVE?

Transcriptie

1 WIE IS DE BAAS IN DE VVE? Klik om de titelstijl van het mw mr. Astrid Luijk-van Veldhuizen model te bewerken Juridische Dienst VvE Belang mw Carola Peters-van der Gouw Hoofdredacteur VvE Magazine

2 Inhoud Structuur VvE Klik om de titelstijl van het model te bewerken Wie heeft het voor het zeggen? Hoe komen we met elkaar tot goede besluitvorming?

3 Structuur VvE vergadering van eigenaars bestuur/bestuurder/administrateur voorzitter commissies en. de beheerder?

4 Wie is de baas? De ALV is de baas, maar in de vergadering is de voorzitter de baas!

5 Taken voorzitter goede voorbereiding is van essentieel belang controleren volmachten op geldigheid controleren presentielijst vaststellen quorum welke meerderheid is vereist bij een bepaald besluit?

6 Kwaliteiten van de voorzitter Spierballen helpen niet. Hard praten is ook niet effectief. Wat helpt dan wel?

7 Waar gaat het mis? Slechte voorbereiding: kent iedereen de feiten en de opties? Geen regie.

8 Start met een compliment

9 Ik wil iets van jullie

10 Ik wil dat we een goed besluit nemen omdat het in ons aller belang is. Ik: ben iemand die met overtuiging een voorstel presenteert. Iets: een voorstel dat ik met passie presenteer en met bewijs onderbouw. Aan jullie, die er net als ik - belang bij hebben. Resultaat: beweging en verbinding.

11 Zeg Ja!

12 Wat leeft er? Ik denk dat jullie je zorgen maken om de dalende prijzen (ik snap jullie probleem) We vinden het allemaal belangrijk dat de bijdrage niet fors stijgt (wens) Het is belangrijk dat de appartementen in waarde stijgen (wens) Gelukkig zijn we zo verstandig om na te denken over maatregelen (compliment)

13 Begrijpen we elkaar? Bedoelen we hetzelfde?

14 Het lastige voorstel Compliment: Ik vind het knap/verstandig dat jullie denken over financiering van energiebesparende maatregelen. Ik snap jullie probleem: Ik begrijp dat jullie je zorgen maken over lastenverhoging en mogelijke aansprakelijkheid. Interessante feiten ter ondersteuning: Zoals jullie misschien weten, verandert de wet Wens: We willen natuurlijk graag dat we kosten gaan besparen op een veilige manier.

15 Notulen Notulen zijn het begin van de volgende vergadering. Verstuur de notulen binnen twee weken! Kom de afspraken in de notulen na of vertel waarom dat niet lukt.

16 Verhouding voorzitter notulist Zorg voor een goede notulist, die een goede plaats heeft. Houd een voorgesprek met de notulist, zodat deze weet wat hij kan verwachten. De voorzitter bepaalt niet wat er in de notulen komt. Alle besluiten komen woordelijk in de notulen! Let op mensen die bij de rondvraag nog even een voorstel presenteren.

17 Het nemen van besluiten De vergadering bepaalt de wijze van stemmen. De voorzitter spreekt ter vergadering uit of het besluit genomen is. Wordt de uitslag betwist, dan kan er direct opnieuw gestemd worden. Eventueel schriftelijk ook al kost dit iets meer tijd. Besluiten worden uitgevoerd door het bestuur, tenzij de vergadering anders bepaalt.

18 Taken bestuurder evt. op te dragen aan beheerder bijeenroepen vergadering uitvoeren besluiten beheer en vertegenwoordiging VvE beheren financiën incasseren periodieke bijdragen opstellen jaarstukken (begroting, exploitatierekening, balans) onderhoud en meerjarenonderhoudsplan toezicht op naleving reglementen opgave notaris bij verkoop

19 Extern bestuurder? Voordelen: is professioneel onpartijdig Nadelen: staat op afstand heeft geen persoonlijk belang bij VvE

20 Administratief/financieel beheer vergadering voorbereiden/uitschrijven boekhouding incl. opstellen begroting en exploitatierekening (jaarstukken) incasseren (periodieke) bijdragen inclusief incassoprocedure beheer financiële middelen N.B. Dit geldt niet voor de gelden van het reservefonds!

21 Technisch/bouwkundig beheer Dagelijks technisch beheer (waaronder technische storingen) Bouwkundig beheer (waaronder MJOP en het verzorgen van de directievoering over door de vereniging opgedragen groot onderhoud)

22 Beheer-/bestuursovereenkomst Taken en bevoegdheden (heeft een beheerder alle kennis in huis?) Honorarium en indexering Rekening en verantwoording Aansprakelijkheid (On)bepaalde tijd Opzegtermijn

23 Op zoek naar een beheerder Maak een wensenlijst Vergelijk de offertes Aanbestedingsformat via (VvE Beheer / artikelen en publicaties) SKW certificering

24 Conflicten binnen de VvE

25 ONTREGELEN! Schoolse opstelling leidt tot schools gedrag. Liever geen tafel! Of een ronde tafel. Begin de vergadering eens staand, tussen de leden.

26 Fijn om hier te zijn

27 Ik hoor hierbij en daar ben ik blij om Begroet de gasten persoonlijk. Zorg voor iets lekkers. Vraag veelpraters vooraf om hun medewerking.

28 Conflict Het gaat bijna altijd om angst. Vaak ook om oud zeer. Persoonlijk en zakelijk lopen door elkaar. Het gaat om: geld, de baas zijn, communicatie.

29 Stel concrete vragen Ik hoor nu al een paar keer wat je niet bevalt, maar wat stel jij voor? Het valt me op dat je zo boos doet. Ben je echt boos? Kun je die boosheid tijdens de vergadering even naast je neerleggen?

30 Emotie Herken weerstand. Is het betrokkenheid? Of strategische boosheid? Of echte emotie? Wat is de hoop? Wat is de angst? Emotie krijgt voorrang in het brein, en is altijd zwart-wit. Spreek je waardering uit voor echte betrokkenheid. Vraag of het punt nu behandeld moet worden of even kan wachten. Vraag wat het echte punt is.

31 Addertjes Ken uw eigen gevoeligheden! Laat u niet bedotten.

32 If you can t beat him, join him! Overal tegen? Geef een taak! Wie altijd al het gevoel heeft gekregen dat hij niks waard is, krijgt eindelijk erkenning.

33 De juiste volgorde De ene agenda is de andere niet! Er komt een moeilijk punt aan. Mw. A zal zeker moeilijk doen. Zorg voor een onderwerp dat eerst komt en waar zij iets binnenhaalt. Dan zal ze eerder een concessie doen. Loopt het vast? Even schorsen en een persoonlijk gesprek.

34 Humor

35 30,- Handboek voor de VvE ABC van de VvE Nú beursaanbieding 60,- De VvE en de Rechter VvE en het schilder- en onderhoudswerk Activeren van een (slapende) VvE De Kascommissiegids voor de VvE

36 Bestuurdersbijeenkomst Voor alle bestuurders van een VvE. Meerpaal 12, Oosterhout. Van tot uur. 90,75 p.p. (inclusief lunch).

37 Postbus 210, 4900 AE Oosterhout Tel: