Model Beheerderovereenkomst Vereniging van Eigenaars

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Model Beheerderovereenkomst Vereniging van Eigenaars"

Frans Jonas Jansen
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 2010 Model Beheerderovereenkomst Vereniging van Eigenaars

2 Inhoudsopgave Overeenkomst tussen partijen. Artikel 1. De Overeenkomst Duur van de overeenkomst Opzegtermijn Schorsing & ontslag van de beheerder Verantwoording bij beëindiging. Artikel 2. Taken en Bevoegdheden van de beheerder Administratief en financieel beheer van de VvE Technische en bouwkundig beheer van het appartementencomplex Algemene taken van de beheerder. Artikel 3. Beheerderkosten en honorarium. Artikel 4. Geschillen. Ondertekening van de overeenkomst

3 Overeenkomst tussen partijen. De ondergetekenden; 1. Vereniging van Eigenaars;... Adres:... Plaats:... Vertegenwoordigd door... als bestuur / voorzitter van de Vereniging van Eigenaren cq Algemene Leden Vergadering. hierna te noemen de opdracht gever en 2. Externe beheerder;.. Postadres:.. Plaats:.. Bezoekadres:.. hierna te noemen de opdrachtnemer Overwegende; 1. Dat de Vereniging van Eigenaars... tot doel heeft; een doelmatige exploitatie van de algemene voorzieningen van het appartementsgebouw.ten behoeve van de eigenaars. en Uitvoering geven aan de besluiten zoals deze zijn genomen in de Algemene Leden Vergadering 2. Dat.met de Vereniging van Eigenaars is overeengekomen als beheerder op te treden namens en voor rekening van de VvE... zonder voorafgaande toestemming van het dagelijks bestuur tot een bedrag van 2000,= en zorg te dragen voor het beheer van de VVE zoals bepaald in het; Model Reglement {Splitsingsakte} jaartal.. Het Huishoudelijk reglement gedateerd Dat de rechtsgeldigheid van deze overeenkomst berust op een besluit van de Algemene Ledenvergadering van de VvE...d.d. 4. De Vereniging van Eigenaars... zonder extra kosten gebruik kan maken van Diensten en Raamovereenkomsten zoals afgesloten binnen de Stichting Apartwonen en gepubliceerd op

4 5. Dat genoemde partijen hun rechtsverhouding in de onderhavige overeenkomst wensen vast te leggen. Artikel 1. De overeenkomst Duur van de overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor minimaal 1 jaar, ingaande..., en daarna telkens stilzwijgend verlengd voor de periode van 12 maanden Opzegtermijn. Opzegging van de overeenkomst kan wederzijds [zonder opgave van reden] plaatsvinden door middel van een aangetekend schrijven, met inachtneming van een opzegperiode van 3 maanden Schorsing ontslag van de beheerder. Op grond van de wet [art.5:131bw] kan de beheerder door de opdrachtgever te allen tijde worden geschorst of ontslagen, wanneer de beheerder zijn werk niet deugdelijk uitvoert zulks naar oordeel van het bestuur en/of de Algemene Leden vergadering Verantwoording bij beëindiging. Bij beëindiging van de overeenkomst is de beheerder verplicht om schriftelijk rekening en verantwoording af te legen tot het moment van beëindiging en beheerder blijft tot het moment dat het door de opdrachtgever decharge is verleend aansprakelijk voor zijn zakelijk handelen in naam van de VvE. De beheerder is bij beëindiging verplicht om alle relevante informatie te verstrekken en alle stukken en bescheiden over te dragen aan de bevoegde functionaris van de VvE. Artikel 2. Taken en bevoegdheden van de beheerder. 2.1 Administratief en financieel beheer 1. Het administreren van alle ontvangsten en uitgaven met betrekking tot de exploitatie van de VvE, alsmede verrichten van alle overige administratieve handelingen zoals; - Controleren, administreren en betalen van facturen. - Beheer van lopende contracten. - Het beheer van de verzekeringspolissen. - Schademeldingen en afhandelingen. - Opstellen van een register van eigenaars en het administreren van mutaties - Het verzorgen van archivering en dossiervorming ten behoeve van de Vereniging, inclusief eventuele bestaande archieven, tekeningen en dossiers conform de wettelijke bewaartermijnen. - Het incasseren en administreren van de servicebijdrage alsmede het bewaken en signaleren van eventueel optredende service bijdrage achterstanden en het aanschrijven van de eigenaren in deze.

5 2. Op aanvraag van het bestuur verzorgen van tussentijdse financiële rapportering aan het bestuur. 3. Na afloop van elk boekjaar het verzorgen van de jaarrekening cq balans en exploitatierekening alsmede een duidelijke toelichting op beiden. Het bespreken van deze gegevens met de voorzitter cq kas commissie. en het toezenden van de jaarrekening aan de eigenaars. 4. Het jaarlijks vervaardigen van een financiële begroting met toelichting. 5. Het verlenen van volledige medewerking en toelichting in het kader van kas/bank controles. 6. Naar aanleiding van vervreemding van het appartementsrecht zal de ledenadministratie worden gewijzigd. 7. Het persoonlijk welkom heten en uitgebreid informeren van nieuwe eigenaren omtrent alle voor hen van belang zijnde VvE zaken, zoals het H.H. Reglement, het Model Reglement, voorwaarden voor verhuis en renovatieactiviteiten, etc. etc. 8. Het jaarlijks berekenen van de service cq voorschotbijdragen per eigenaar op basis van de begroting en de geldende verdeelsleutels en afspraken daaromtrent. 9. Het organiseren van de jaarlijkse ledenvergadering, evenals het tijdig verzenden van alle stukken betrekking hebbende op deze vergaderingen. 10. Het deelnemen aan de jaarlijkse Algemene Leden Vergaderingen door de externe beheerder. 11. Het notuleren van de vergaderingen, en het vervaardigen van de actielijst behorende bij de notulen en het verzenden van de notulen en actielijst aan de leden van de Vereniging van Eigenaars. 12. De behandeling c.q. advisering inzake alle voorkomende situaties en klachten met betrekking tot overtredingen van regels door bewoners, zoals overlast, afspraken over harde vloerbedekking, verbouwingen, zonneschermen,etc. etc Technisch en bouwkundig beheer. 1. Het mondeling of telefonisch bespreken van alle lopende en komende onderhoudszaken met de voorzitter en/of technische commissie. 2. Algemene en technische klachten van individuele eigenaren worden door een nader te bepalen commissielid [of leden] behandeld. Het commissielid zal indien noodzakelijk de externe beheerder inschakelen. 3. Het na overleg en/of goedkeuring/besluitvorming aanvragen en behandelen van offertes en verstrekken van opdrachten namens de Vereniging aangaande het

6 onderhoud. Inclusief de aanvragen van eventuele benodigde wettelijke vergunningen. 4. Het toezicht en de controle op correcte uitvoering van alle opgedragen werkzaamheden en het alert zijn op subsidiemogelijkheden en de aanvraag hiervan. 5.Het behandelen van alle gemeenschappelijke onderhoudszaken en zonodig het bestuur en/of de ALV een plan van aanpak voorleggen. 6. Het jaarlijks verstrekken van een gemotiveerde meerjaren onderhoudsprognose, alsmede het verstrekken van een reserveringsadvies voor groot onderhoud. [excl. Opstellen & periodieke inspectie van een meerjarenonderhoudsplan] 2.3. Algemene taken van de beheerder. 1. Het gevraagd of ongevraagd voeren van tussentijds overleg met de voorzitter, de kas of technische commissie. 2. Het verzorgen van alle correspondentie ten behoeve van de VvE met eigenaren, bewoners, aannemers, installateurs, Gemeente, Nutsbedrijven, relaties, etc. 3. Gevraagd en ongevraagd adviezen verstrekken aan de VvE. 4. De beheerder zal in de A.L.V. geen individuele belangen behartigen d.m.v. volmacht en/of stemrecht. 5. Het verstrekken van relevante gegevens aan potentiële kopers en informeren van de Notaris bij eventuele koop-verkoop. Artikel 3. Beheerderskosten. 1. Het jaarlijkse honorarium voor de in deze overeenkomst omschreven beheerderfunctie bedraagt,.... excl. BTW. 2. Deze kosten worden jaarlijks geïndexeerd op basis van CBS cijfers voor huishoudens. 3. Het honorarium wordt per kwartaal gefactureerd. 4. In het bovengenoemde honorarium is inbegrepen; Alle frankeerkosten. Alle kopieerkosten en kantoor/archiefbenodigdheden. De vergaderkosten voor de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering excl. de kosten van de vergaderfaciliteiten. Kosten van software licenties, afschrijvingen en huisvesting. 5. Voorzover de VvE separaat opdracht[en] verstrekt aan de beheerder welke niet in deze overeenkomsten zijn vermeld zullen deze aanvullend worden gedeclareerd op regiebasis. Hiervoor zal een uurtarief van 72,= euro in rekening worden gebracht.

7 De onderstaande activiteiten maken geen deel uit van het honorarium De kosten die de bestuurder moet maken bij verkoop / vervreemding respectievelijk koop / verkrijging van een appartementsrecht. Te denken valt hierbij aan de administratieve mutatie, informatieverstrekking mbt de VvE aan de nieuwe eigenaar, verstrekken van jaarrekening, notulen, H.H. Reglement etc. Deze kosten zijn eenmalig 75.= euro [excl. BTW] prijspeil 1 januari De VvE kan zelf bepalen of deze kosten voor rekening komen van de nieuwe eigenaar of dat deze kosten voor rekening zijn van de VvE. Eventuele kosten voor kadastrale recherche. Het opstellen van een Meerjaren Onderhoudsplan. Kosten van incasso voor achterstallige betalingen. [In principe voor rekening van de debiteur] Vergader en administratiekosten buiten de genoemde ALV en commissie vergaderingen. Directiekosten van 10% [excl. BTW] bij projecten van grootonderhoud boven de 15000,=. Artikel 4. Geschillen. 1. Als de externe beheerder niet voldoet aan het gestelde in deze overeenkomst zal de honorarium vergoeding worden uitgesteld. 2. Bij geschillen zullen partijen een onafhankelijke derde aanwijzen die een bindende uitspraak doet. 3. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.

8 5. Ondertekening van de overeenkomst. Deze overeenkomst treed in werking met ingang van:... Namens : de Vereniging van Eigenaars Beheerder Naam :. Plaats : Datum : Functie : Handtekening:.

Vergelijkbare documenten

Dienstenpakket De Rendant

Dienstenpakket De Rendant A. Administratie en Financiën 1. Het uitvoeren van het administratief beheer, naar beste weten en kunnen en met inachtneming van de belangen van de vereniging. Ledenbestand en