NOTULEN VAN DE TWEEDE VERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN STALKAARSENFLAT (DOKTER VAN STRATENWEG DOKTER SCHÖYERSTRAAT) TE GORINCHEM,

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE TWEEDE VERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN FLAT (DOKTER VAN STRATENWEG DOKTER SCHÖYERSTRAAT) TE GORINCHEM, GEHOUDEN OP 18 JUNI 2012 TE GORINCHEM LOCATIE BASISSCHOOL DE ROTONDE TE GORINCHEM. Aanwezig: Dirk den Besten DvS 838 Nelly den Haak DvS 169 Alexander de Boon DvS 640 Martin Udo DvS 432 Tilman Jakobs DvS 837 John van Wijk Leen Verkaik Voorzitter Penningmeester Technisch bestuurslid/vice-voorzitter Technisch bestuurslid Secretaris Raad V.v.E. Beheer B.V. Raad V.v.E. Beheer B.V. en notulist Gast: André Hans Jurist namens Raad V.v.E. Beheer B.V. Afwezig zonder afmelding: n.v.t. Afwezig met afmelding: n.v.t. 1. OPENING EN MEDEDELINGEN DOOR DE VOORZITTER. De voorzitter, Dirk den Besten, opent om 20:05 uur de vergadering en heet de aanwezige leden hartelijk welkom. Een speciaal woord van welkom gaat uit naar de nieuwe vertegenwoordiger van Poort6, de heer Rick Dollekens en de heren van de Raad Groep. Voorts geeft de voorzitter weer aan verheugd te zijn met de vrij grote opkomst. Gemeld wordt dat van 3 bestuursleden de woning te koop staat. Hierdoor zullen op termijn nieuwe bestuursleden noodzakelijk zijn. Hoewel er thans nog geen vacature binnen het bestuur aanwezig is, hebben inmiddels 3 kandidaat bestuursleden zich aangemeld. Het zijn mevrouw Hanny Haenen en de heren Ad van der Schans en Eeuwit Klink. Afgesproken is dat zij naast het bestaande bestuur gaan meedraaien. Als laatste meldt de voorzitter dat zaken voor de rondvraag schriftelijk moeten worden ingediend, dit om de rondvraag ordelijk te laten verlopen. Hiervoor zijn briefjes beschikbaar welke thans kunnen worden ingevuld. Na de uitleg van Alexander over een aantal technische zaken zullen de briefjes worden opgehaald. Hierna geeft de voorzitter het woord aan Alexander de Boon.

2 Alexander geeft aan dat vanaf nu er een vast agendapunt zal worden toegevoegd, namelijk Update technische zaken. Aan de hand van een opgemaakte sheet geeft Alexander de navolgende uitleg: 1) Hartman Totaalonderhoud. a) Schilderwerk blok B: Zoals op de vorige vergadering was besloten zou de afwikkeling van het schilderwerk blok B kritisch worden gevolgd. Hierna zou dan gekeken worden of de intentieverklaring, om de komende jaren verder te gaan met dit schildersbedrijf, zou kunnen worden ondertekend. Gebleken is dat er tot op heden geen klachten vanuit blok B zijn ontvangen over de uitvoering van de werkzaamheden. Ook was de communicatie met de bewoners veel beter en was er regelmatig overleg tussen Hartman en de VvE. Vanuit de vergadering wordt aangegeven dat sommige afspraken nog te laat werden gemaakt. Mevrouw Messink (DvS.753) meldt dat het schilderwerk van de horizontale rand op haar balkon, welke ten onrechte is behandeld, nu al gebreken vertoont. Toegezegd wordt dat een en ander door de schilder hersteld zal moeten worden. b) Garantieovername glaszetting door derden: Via Hartman zijn de montagevoorschriften van de Lamikon Woodstone neuslatten ontvangen. Bij plaatsing van dubbelglas door derden zal hier rekening mee gehouden moeten worden. Van de in het verleden door derden geplaatste ruiten zal, als het systeem juist is toegepast, de garantie worden overgenomen door Hartman. 2) Meerjaren onderhoud. a) Schilderwerk: Desgevraagd gaat de vergadering akkoord met het ondertekenen van de intentieverklaring voor de samenwerking met Hartman. Aangegeven wordt nog dat men deze samenwerking altijd per jaar kan beëindigen. b) Dakbedekking: Aangegeven wordt dat via Daksupport een inventarisatie (RIE) is aangevraagd voor de toestand van de dakbedekking en de daarmee samenhangende veiligheidsvoorzieningen. Aan de hand van deze rapportage zullen bij diverse bedrijven (meerjaren)begrotingen worden aangevraagd. Wanneer de diverse dakvlakken behandeld moeten worden zal uit de inventarisatie blijken. c) Liften: Voor de liften is inmiddels een meerjarenplanning ontvangen. d) Overig bouwkundig: Voor de overige bouwkundige zaken, zoals o.a. voegwerk en betonnen onderdelen, is geen intentie om deze op te nemen in een meerjarenbegroting. Wel heeft Hartman toegezegd om, zonodig, te helpen om een en ander in kaart te brengen. 3) CV contract WVC.

3 Ad van der Schans (kandidaat bestuurslid) is bezig met het afsluiten van een nieuw contract met WVC. Dit nieuwe contract zou een behoorlijk financieel voordeel voor de VvE gaan opleveren. De basis van het minimale contract blijft, ook voor de nieuwe ketels, de 1x 2 jaar uit te voeren onderhoudsbeurt. Vanuit de vergadering wordt gemeld dat de communicatie met de huurders van de woningen van Poort6 niet goed verloopt. Zo zou er met de bewoner van de woning DvS.130 geen afspraak zijn gemaakt en is de ketel niet schoongemaakt. Geantwoord wordt dat, na het afsluiten van het nieuwe contract, gecontroleerd zal worden of alle woningen de onderhoudsbeurt hebben gekregen. 4) Entreeverbeteringen. Voorgesteld wordt om de hallen te verfraaien door middel van het aanbrengen van grote thema foto s welke betrekking hebben op de Merwe, Linge en Giessen. Ook zal gekeken worden om de akoestiek van de hallen te verbeteren. De totale kosten worden geschat op 5.000,00 per entree. Mevrouw Messink is van mening dat de foto s door vandalisme beschadigd zullen raken en maakt derhalve bezwaar tegen deze plannen. Nadat is aangegeven dat de foto s vandaalbestendig zijn gaat de vergadering akkoord met het verder uitwerken van de plannen. De totale kosten zullen dan in de begroting van 2013 worden opgenomen. 5) Beveiliging camera s slagbomen. Gemeld wordt dat inmiddels het camerasysteem is verbeterd en uitgebreid. De slagboominstallaties zullen over ongeveer 1½ maand vervangen gaan worden. De heer Hakvoort (DvS.144) geeft aan dat hij niets meer van Bert heeft vernomen of er mogelijk camerabeelden zijn van een poging tot diefstal van de scooter van zijn zoon. Daar de scooter buiten stond en er geen camera s buiten het gebouw hangen wordt aangegeven dat er zo goed als zeker geen beelden van zullen zijn via de binnencamera s. Vastgesteld wordt nog dat door het vervangen van de slagboominstallaties de storingen ook zullen zijn verdwenen. De voor de rondvraag bedoelde vraag van mevrouw Baan (Dr.S.46) is hiermede gelijk beantwoord. Mevrouw Staal (DvS.241) vraagt of de vervuiling in de liften niet via de camerabeelden is te achterhalen. Nadat de werking van de camera s in de liften is toegelicht, wordt besloten om prijzen op te vragen voor plaatsing van nieuwe camera s in de liften. 6) Sluitingsplan. Voor het betreden door de nooddiensten van het gebouw bij calamiteiten zijn inmiddels, op voorstel van Eeuwit Klink, sleutelkastjes opgehangen welke te openen zijn middels een door de meldkamer te door te geven code. In deze kastjes bevindt zich de toegangssleutel, waardoor de hulpdiensten zich vrij toegang kunnen verschaffen. Hopelijk zijn door het aanbrengen van deze voorzieningen een aantal problemen opgelost. Na deze laatste uiteenzetting geeft Alexander het woord weer aan de voorzitter. Dirk geeft aan toch nog een mededeling te willen doen en meldt dat Alexander per 1 november as. zal vertrekken. Ad van der Schans zal op de volgende ALV worden voorgedragen om de functie van Alexander over te nemen. 2. VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN. Van de uit te brengen stemmen zijn er 1124 aanwezig, waaronder 11 volmachten voor 121 stemmen. Daar dit de tweede vergadering is conform het vigerende Reglement van

4 Splitsing van Eigendom, kunnen over geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 3. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING D.D. 28 NOVEMBER Pagina 1. Geen opmerkingen. Pagina 2. Geen opmerkingen. Pagina 3. Geen opmerkingen. Pagina 4. Mevrouw Van Beers (DvS.852) vraagt of er nu een toelichting gegeven kan worden op de begrotingspost tuinonderhoud. John van Wijk (Raad) geeft aan dat het genoemde bedrag een verzameling is van een aantal kostenposten. Er is dus een presentatiefout gemaakt in de opstelling. Op de begroting 2013 zal deze post verder worden uitgesplitst. Pagina 5. Geen opmerkingen. Pagina 6. Mevrouw Van Beers vraagt of er al iets is gedaan aan het fietsenprobleem. Aangegeven wordt dat er inmiddels een groot aantal fietsenrekken is bijgeplaatst en dat losstaande fietsen worden opgeslagen, zodat de eigenaar zich moet melden en kan worden aangesproken. Oude en niet meer gebruikte fietsen zijn opgeruimd. Pagina 7. Geen opmerkingen. De notulen worden hierna ongewijzigd goedgekeurd en definitief vastgesteld. 4. VASTSTELLEN JAARREKENING 2011 EN DECHARGE BESTUUR. Nelly den Haak geeft een korte toelichting op de jaarrekening Tevens wordt aangegeven dat er een opwaardering van de oude meerjarenbegroting zal komen, waardoor het bestuur over betere mogelijkheden beschikt om de juiste kosten en bijdragen te bepalen. Voorgesteld wordt nu om het positieve overschot van ,00 toe te voegen aan het eigen vermogen. Het boekjaar 2012 zal, naar verwachting van het bestuur, ook met een positief saldo worden afgesloten. Voor 2013 zal dan ook geen verhoging van de bijdragen worden voorgesteld. Nadat John van Wijk nog een korte toelichting heeft gegeven op de in het verleden ontstane negatieve post algemene reserve en dat per saldo de vereniging gezond mag worden genoemd, gaat de vergadering akkoord met de jaarrekening 2011 en de toevoeging van het genoemde positieve saldo aan het eigen vermogen. De heren Van Rooij en De Jong hebben ook dit jaar de kascontrole uitgevoerd en de verklaring ondertekend. Nadat de kasverklaring door de voorzitter is voorgelezen en er verder geen toelichting behoefd te worden gegeven gaat de vergadering akkoord met de decharge van het bestuur over het boekjaar De kascontrolecommissie voor het boekjaar 2012 zal bestaan uit mevrouw Staal (DvS. 241) en de heer Van Rooij (DvS. 752). 5. RONDVRAAG. Mevrouw Rademaker, namens ASVZ (DvS. 333) vraagt aandacht voor de door haar gedane aanvragen betreffende het aanbrengen van een automatische deur en de ventilatie in de slaapkamer van de woning DvS Geantwoord wordt dat binnenkort een schriftelijke reactie zal volgen. Voorts vraagt mevrouw Rademaker of het niet mogelijk is om een buitenbankje bij de Giessenwaard te plaatsen om het wachten op het taxibusje gemakkelijker te maken.

5 Besloten wordt dat de VvE voor plaatsing van een bankje zal zorgdragen. Voor het opnieuw activeren van een aantal sleutels moet contact worden opgenomen met Anita. Deze zal, zonodig in overleg met Martin Udo, een en ander regelen. Naar aanleiding van het schilderwerk van de galerijen wordt aangegeven dat dit in de meerjarenplanning zal worden meegenomen. Mevrouw Van der Burgt (DvS. 845) vraagt de voorzitter om zijn auto niet meer te parkeren in het gras, doch in de daarvoor bestemde parkeervakken. Na enige discussie over de te weinig beschikbare plaatsen en het gemak waarmee autobezitters parkeren op de niet daarvoor bestemde plaatsen, geeft de voorzitter aan dat hij voortaan zijn auto in een parkeervak zal plaatsen. Mevrouw Messink (DvS. 753) vraagt een toelichting op de balans. Aangegeven wordt dat de uitgebreide jaarrekening op de huismeesterpost kan worden ingekeken. Mochten hierna nog vragen zijn kan contact met Raad op worden genomen. Desgevraagd wordt nog aangegeven dat de verzuimuren op het meegezonden staatje bezetting personeel bewust niet is gespecificeerd. Mevrouw Van Beers (DvS. 852) vraagt aandacht voor de kapotte en losse stoeptegels. Geantwoord wordt dat deze tegels binnenkort worden hersteld. Hierbij zal gelijktijdig naar gladheidbestrijding worden gekeken. De renovatie van de dilatatievoeg zal binnenkort gereed zijn. Het betreft hier een proef van een nieuwe voeg met aluminium profiel, welke door Rendon wordt uitgevoerd. Als laatste vraagt mevrouw Van Beers weer naar het afsluiten van de buitendeuren. De voorzitter geeft aan dat over deze kwestie reeds meermalen is gesproken en dat met het afsluiten van deze deuren grote kosten zijn gemoeid. Na enige discussie wordt besloten om een kostenindicatie op te gaan vragen, zodat men weet over welk bedrag men spreekt. De heer Ebighosi (DvS. 547) meldt dat de blokkade van de liftdeuren in de avonduren niet goed werkt. Toegezegd wordt dat dit gecontroleerd zal worden. Desgevraagd wordt nog aangegeven dat er geen plannen zijn om deze blokkade ongedaan te maken en dat de code van de sleutelkastjes jaarlijks gewijzigd kan worden. Naar aanleiding van de vraag van mevrouw Van der Pol (DvS. 841) om uitleg te krijgen over de bezetting personeel, de verzuimuren van het personeel en hoe een en ander wordt bijgehouden en berekend, geeft de voorzitter eerst een toelichting op het huidige aantal personeelsleden, het functioneren hiervan en het overnemen van de taken bij verzuim en ziekte. Ook wordt nog vermeld dat het in dienst hebben van eigen personeel goedkoper is dan het uitbesteden van deze werkzaamheden aan derden. Na deze toelichting ontstaat een discussie met mevrouw Van der Pol over het hoge aantal verzuimuren en het feit dat het verzuim door ziekte bij de VvE hoger is dan gemiddeld. Ook wordt gevraagd of er een verzuimverzekering is afgesloten en of er sprake is van een eigen risico. De heer Eeuwit Klink neemt het woord en is van mening dat deze discussie de verkeerde kant op gaat en dat deze zaken niet thuis horen op een algemene ledenvergadering. De vergadering is het met de zienswijze van de heer Klink eens en besloten wordt dan ook om niet verder te discussiëren over deze zaak. NB: De verzuimuren, zoals vermeld in het aan de leden verstrekte overzicht bezetting personeel VvE Stalkaarsen, zijn inclusief verlof- en vakantieverzuim. Dit is in de vergadering niet duidelijk naar voren gekomen. Het ziekteverzuim over de jaren 2009 t/m 2011 leek hierdoor hoger dan in werkelijkheid. Het ziekteverzuim over 2011 bedraagt 2,2%.

6 Mevrouw Van der Stelt (DvS. 854) geeft aan dat er niet altijd gevlagd wordt en dat er op dodenherdenking niet juist gevlagd wordt. De heer Eeuwit Klink zegt toe samen met de huismeester het vlaggen te gaan verzorgen. Op dodenherdenking is gevlagd volgens het protocol. Dit luid namelijk tot uur vlag in top, na tot zonsondergang vlag half stok. De klacht van mevrouw Van der Stelt over het slot van de toegangsdeur onder aan de trap zal worden onderzocht. Als laatste zal op verzoek van de heer Oostrum (DvS. 457) de afzuiging worden gecontroleerd. 6. SLUITING. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om 21:50 uur de vergadering met dank aan de aanwezigen voor hun komst.