Standard Business Reporting: samenwerken, digitaliseren, standaardiseren

Transcriptie

1 Standard Business Reporting: samenwerken, digitaliseren, standaardiseren Sinds 1 januari 2013 kan de onderneming haar aangiften IB en VpB alleen nog maar in SBR doen: Standard Business Reporting. Om SBR te laten slagen, is samenwerking van alle betrokkenen in de rapportageketen nodig. Daarom heeft de overheid het SBR Programma geïnitieerd. Willem Geijtenbeek - vaktechnisch bureau (National Office), Assurance 1. SBR sinds 1 januari 2013 verplicht Het begrip Standard Business Reporting (SBR) omvat het standaardiseren van gegevens, processen en technieken binnen een of meer rapportageketens. De basis van SBR is het standaardiseren van de gegevens in de administratie van de onderneming. Alle gegevens in die administratie worden voorzien van een digitaal label. Voor dit digitaal labelen van gegevens wordt de internetstandaard extensible Business Reporting Language (XBRL) gebruikt. Term Standard Business Reporting ontstaan uit doorstart Nederlands Taxonomie Project Eind 2008 is de term Standard Business Reporting ontstaan uit de doorstart van het Nederlands Taxonomie Project (NTP) door de Nederlandse overheid, waarin werd gewerkt aan de standaardisatie en harmonisatie van gegevensdefinities in verantwoordingsrapportages. Deze doorstart omvatte niet alleen organisatorische wijzigingen, maar ook een verbreding van de scope van het project waardoor het meer het karakter kreeg van een programma. Om de samenwerking met andere landen op het gebied van administratieve lastenverlichting door standaardisatie van gegevens beter vorm te kunnen geven, werd besloten om daarvoor de term SBR te gaan gebruiken. Daarmee was het SBR Programma geboren. SBR en XBRL De officiële site van SBR is Een nadere uitleg van XBRL is gegeven op de website van XBRL International, In Spotlight 2/2009 staat beschreven wat de voordelen van XBRL zijn en hoe een organisatie deze voordelen kan realiseren: 40 Spotlight Jaargang uitgave 1

2 Doelstellingen SBR Programma De doelstellingen van het SBR Programma zijn: realiseren van administratievelastenverlichting Dit is een primaire doelstelling, gericht op de korte termijn. stimuleren van innovatie in en rond de rapportageketen Dit is een secundaire doelstelling, gericht op de langere termijn. Na vennootschapsbelasting volgen meer verantwoordingsstromen Sinds het begin van dit jaar is het SBR Programma voor alle ondernemingen in Nederland verplicht geworden. Sinds 2009 kon al op vrijwillige basis aan SBR deelgenomen worden. Per 1 januari 2013 kan de eerste verantwoordingsstroom, de aangifte vennootschapsbelasting over 2012, alleen nog maar via SBR aangeleverd worden. De komende jaren zal het aantal verantwoordingsstromen dat exclusief via dit digitale kanaal aangeleverd moet worden alleen nog maar toenemen. In 2014 zullen bijvoorbeeld de aangiftes Omzetbelasting en de deponering van jaarrekeningen van niet-controleplichtige ondernemingen alleen nog maar via SBR aangeleverd kunnen worden. De hoogste tijd dus om het SBR Programma eens nader onder de loep te nemen. te interpreteren. In principe worden alle XBRL-taxonomieën op internet gepubliceerd. Dit leidt tot: minder fouten; snellere en meer nauwkeurige resultaten; voordelen voor vele geledingen binnen de rapportageketen. Minder fouten, sneller en nauwkeuriger Doordat alle XBRL-taxonomieën op internet gepubliceerd worden, betekenen alle gegevens in een digitaal gelabelde administratie voor iedere uitvragende partij (zowel intern als extern) hetzelfde. Daarnaast kunnen alle gegevens nu door software als zodanig herkend en hergebruikt worden, dus zonder menselijke tussenkomst. Veel voorkomende problemen met het overtypen of interpreteren van gegevens door mensen kunnen hiermee voorkomen worden. Software kan dat niet alleen vele malen sneller dan een mens, maar is ook nog eens veel nauwkeuriger. Voordelen raakt vele geledingen binnen rapportageketen Voor accountants en fiscalisten kan dit tot grote kostenbesparingen leiden, terwijl tegelijkertijd de kwaliteit van hun werkzaamheden kan toenemen. Maar ook elders in de rapportageketen zijn met deze aanpak voordelen te realiseren. Voor ondernemingen leidt deze aanpak Samenvatting Standard Business Reporting (SBR) omvat het standaardiseren van gegevens, processen en technieken binnen een of meer rapportageketens. Per 1 januari 2013 moet de onderneming haar aangifte vennootschapsbelasting over 2012 in SBR doen. SBR heeft vele voordelen. Daar zijn uiteraard wel voorwaarden aan verbonden. Zo is voor het ontwerpen, bouwen, implementeren en onderhouden ervan samenwerking nodig van alle betrokkenen in de rapportageketen. Om deze samenwerking goed te laten verlopen, heeft de overheid het initiatief voor het SBR Programma genomen. Samenwerken, digitaliseren en standaardiseren zullen de sleutelbegrippen zijn. tot verminderde administratieve lasten en lagere faalkosten. Uitvragende partijen zoals banken, de Belastingdienst, overheden en toezichthouders kunnen de verwerkingskosten van rapportages sterk reduceren en tegelijkertijd hun calculaties, analyses en monitoring op basis van de gegevens uit die rapportages naar een hoger plan tillen. En zelfs voor beleidsmakers en 2. Standaardiseren van gegevens biedt vele voordelen XBRL specificeert onder andere hoe gegevens gedefinieerd, gestandaardiseerd, gelabeld en vastgelegd kunnen worden in een digitaal register dat taxonomie wordt genoemd. Zo n taxonomie legt overigens niet alleen de definities van individuele typen gegevens vast, maar ook hun onderlinge verhoudingen en zelfs de context waarbinnen de gegevens geldig zijn. Een XBRL-taxonomie kan door software gelezen worden, waarmee computers voor het eerst de mogelijkheid hebben gekregen om gegevens niet alleen zelfstandig te lezen, maar ook zelfstandig Figuur 1. XBRL in de rapportageketen XBRL GL voor grootboek/journalisering Transacties en registratie XBRL voor bedrijfsvoering Interne financiële rapportage en verantwoording XBRL voor de jaarrekening (IFRS, US GAAP) Externe financiële rapportage en verantwoording XBRL voor de audit XBRL voor verantwoording aan verantwoordingsinstantie Analyse en beoordeling XBRL voor de belastingaangifte Spotlight Jaargang uitgave 1 41

3 wetgevers biedt XBRL de mogelijkheid om niet alleen beter beleid, wet- en regelgeving te maken maar ook de evaluatie van de werking daarvan te verbeteren. 3. Voorwaarden voor succes Om al deze voordelen te realiseren is onder meer nodig: SBR is niet alleen het standaardiseren van gegevens, maar ook van processen en techniek. Alle bouwstenen worden tezamen geïmplementeerd in de digitale infrastructuur. Alle betrokkenen in de rapportageketen werken samen. Niet alleen gegevens, ook processen en techniek Zoals al eerder genoemd bestaat een rapportageproces conceptueel uit drie elementen: gegevens, processen en techniek. De basis wordt weliswaar gevormd door de gegevens, maar processen en techniek zorgen ervoor dat gegevens tot rapporten gebundeld worden en op een beheerste manier door de keten Figuur 2. De bouwstenen van het SBR Programma heen stromen naar hun uiteindelijke gebruikers. Daarom omvat SBR ook het standaardiseren van processen en techniek. In figuur 2 is weergegeven hoe de standaardisatie van de drie SBR-elementen in Nederland is aangepakt. Zoals uit de figuur blijkt, is XBRL niet de enige standaard waarop SBR gebaseerd is. Dit is een veel voorkomende misvatting. Alle bouwstenen tezamen implementeren In Nederland wordt de term bouwstenen gebruikt om de specifieke uitwerking van de drie concepten aan te duiden. De Nederlandse Taxonomie is daar een voorbeeld van. Alleen indien alle bouwstenen tezamen worden geïmplementeerd in de digitale infrastructuur (lees: de gebruikte software) van een rapportageketen, kunnen de voordelen van SBR worden gerealiseerd. Samenwerking van alle betrokkenen Voor het ontwerpen, bouwen, implementeren en onderhouden van de bouwstenen is samenwerking van alle betrokkenen in de rapportageketen nodig. In Nederland heeft de overheid daarom het initiatief voor het SBR Programma genomen. 4. In governance-structuur is samenwerking vastgelegd De rijksoverheid heeft gekozen voor een soort publiek-private samenwerking waarin alle betrokkenen in de rapportageketen, de zogenaamde ketenpartners, samenwerken om de doelstelling van het SBR Programma te realiseren. Om de samenwerking in goede banen te leiden is in 2009 een uitgebreide governance-structuur opgezet, schematisch weergegeven in figuur 3. Die structuur is eind 2012 aangepast op basis van een uitgebreide consultatie van de betrokken partijen, die hieronder nader wordt toegelicht. De overheidskolom van SBR Het belangrijkste orgaan in de publieke sector is de SBR Stuurgroep. Degene die het SBR Programma leidt, is de Rijksregisseur. Op meer operationeel niveau zijn er vanuit de publieke sector vijf partijen actief in het SBR Programma, het programmabureau, Logius, de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst en het Centraal Bureau voor de Statistiek. SBR Gegevens Processen Techniek Standaarden XBRL SOAP BPMN BPEL SBR Programma Bouwstenen Architectuur Ned. Taxomonie Nederlandse Taxomonie Aanvullende specs (bijv. FRIS, SVR) Koppelvlakspecificaties Procesbeschrijvingen Voorzieningen (aansluiten) Implementatie in ERP, administratieve software, services, XBRL-modules Digipoort Procesinfrastructuur banken Rapporteren (aanleveren) Rapportage maken (creëer Instance) Bericht ondertekenen Verbinding leggen Rapportage indienen Proces afhandelen Bericht afleveren SBR Stuurgroep In de SBR Stuurgroep hebben alle overheidspartijen zitting die bij SBR betrokken zijn. In de stuurgroep overleggen zowel de beleidsmakers als de uitvragende en de uitvoerende partijen in de publieke sector over hun inbreng in het SBR Beraad. De stuurgroep stemt bovendien de relevante activiteiten van de diverse overheidsinstellingen bestuurlijk op elkaar af, zodat er achteraf geen conflicten kunnen ontstaan vanuit de mandaten van deze instellingen. Ook heeft de SBR Stuurgroep een belangrijke rol in het beschikbaar stellen van de benodigde middelen, zowel financieel als personeel. Formeel gesproken is de SBR Stuurgroep zelf geen onderdeel van het SBR Programma. 42 Spotlight Jaargang uitgave 1

4 Figuur 3. De governance-structuur van het SBR Programma Publieke sector SBR Programma Private sector SBR Stuurgroep SBR Beraad Banken Rijksregisseur SBR Platform Accountants/fiscalisten kantoren Koepelorganisaties Programmabureau Logius EG Gegevens Beroepsorganisaties Kamers van Koophandel Belastingdienst EG Processen & Techniek ICT dienstverleners Centraal Bureau voor de Statistiek EG Marcom Software leveranciers Rijksregisseur Het SBR Programma wordt operationeel geleid door een Rijksregisseur, een topambtenaar die is aangesteld door een viertal departementen, te weten Economische Zaken (EZ), Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties (BZK), Veiligheid & Justitie (V&J) en Financiën (Fin). De politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt gedragen door de Secretaris-Generaal van EZ, die tevens als voorzitter van de SBR Stuurgroep fungeert. Naast vertegenwoordigers van de vier departementen zelf hebben daarin ook vertegenwoordigers zitting, zoals de Belastingdienst (BD), de Kamers van Koophandel (KvK) en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Het is de verwachting dat op korte termijn ook andere departementen, zoals Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), zullen aansluiten bij het SBR Programma. Dan zullen ook hun vertegenwoordigers toetreden tot de SBR Stuurgroep. Programmabureau Op meer operationeel niveau is allereerst het programmabureau actief in het SBR Programma. Hierin werken beleidsambtenaren, projectmanagers en consultants samen om het programma projectmatig handen en voeten te geven. Zij organiseren vergaderingen, stellen verslagen op, produceren documentatie, plannen en coördineren alle relevante activiteiten, geven presentaties en voorlichting, communiceren via website en andere media enzovoort. Logius Het programmabureau is ondergebracht bij Logius, een baten-lastendienst van BZK. Logius houdt zich bezig met de realisatie en het beheer van de infrastructuur voor digitale overheidsdienstverlening, ook wel e-overheid genoemd. Logius is onder andere verantwoordelijk voor betrouwbare digitale toegang tot informatie, betrouwbare digitale gegevensuitwisseling en standaardisatie. Bekende producten en projecten van Logius zijn DigiD, PKIOverheid, e-factureren, DigiInkoop en Digipoort. Vooral Digipoort en PKIOverheid zijn van belang voor het SBR Programma. Digipoort omdat het de centrale infrastructuur is waarmee de snelle en veilige bezorging van berichten tussen bedrijven en de overheid mogelijk wordt gemaakt. Digipoort zorgt er tevens voor dat belangrijke controles op onder andere de authenticiteit en validiteit van het aangeboden bericht plaatsvinden voordat het bericht wordt doorgestuurd naar de overheidsdienst. Bedrijven die gebruik willen (of moeten) maken van SBR kunnen dit alleen maar doen via Digipoort. Spotlight Jaargang uitgave 1 43

5 PKIOverheid waarborgt op basis van Nederlandse wetgeving de betrouwbaarheid van informatieuitwisseling via , websites of andere vormen van digitalegegevensuitwisseling. Het maakt hierbij gebruik van digitale certificaten die als een soort digitale handtekening fungeren. Bedrijven die gebruik willen (of moeten) maken van SBR hebben een PKIOverheid certificaat nodig om hun berichten te kunnen verzenden via Digipoort. Ten slotte speelt Logius een belangrijke rol binnen het SBR Programma omdat daar de ontwikkeling, de publicatie en het onderhoud van de Nederlandse Taxonomie zijn ondergebracht. KvK, Belastingdienst en CBS Naast het programmabureau en Logius zijn ook de drie uitvragende partijen van de overheid operationeel betrokken bij het SBR Programma. De Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Centraal Bureau voor de Statistiek zijn elk actief in een of meerdere van de drie operationele Expertgroepen: Gegevens, Processen & Techniek en Marketing & Communicatie (zie hieronder). De grootste betrokkenheid zit in de Expertgroep Gegevens, waar deze drie partijen overleggen over wijzigingen in de Nederlandse Taxonomie die betrekking hebben op gegevens die zij zelf (willen) uitvragen. De publiek-private samenwerking Het SBR Beraad is het hoogste orgaan binnen het SBR Programma. Het SBR Platform is het centrale overlegorgaan. Op operationeel niveau kent het SBR Programma drie Expertgroepen: Gegevens, Processen & Techniek en Marketing & Communicatie. De EG s doen vanuit hun eigen aandachtsgebied voorstellen voor de feitelijke inrichting van SBR in Nederland. Het secretariaat van alle EG s wordt gevoerd door Logius. SBR Beraad In het SBR Beraad komen vertegenwoordigers van diverse gremia uit zowel de publieke als de private sector samen om beslissingen te nemen over de richting, de organisatie en de financiering van het SBR Programma. Het Beraad komt drie keer per jaar bijeen. SBR Platform Voorafgaand aan de vergaderingen van het Beraad komen zowel het SBR Platform als de SBR Stuurgroep bijeen om de agenda van het Beraad vast te stellen. Per agendapunt worden dan de te nemen beslissing(en) voorbereid en daar waar nodig worden de deelnemers aan het Beraad voorafgaand gebrieft. Een belangrijk uitgangspunt is dat het Beraad alleen tot besluitvorming komt op basis van unanimiteit, om het draagvlak binnen de gehele rapportageketen te waarborgen. Immers, alleen als alle ketenpartners gecommitteerd zijn kan SBR werken. Daarmee komt de belangrijke rol van het SBR Platform in beeld. Het Platform is hét centrale overlegorgaan van het SBR Programma en is door haar samenstelling en maandelijkse vergaderingen cruciaal voor de voortgang van de implementatie van SBR. Het Platform wordt voorgezeten door de Rijksregisseur, en ontleent zijn legitimiteit aan het mandaat van het Beraad, aan de mate van representatie van deelnemende organisaties en vooral aan het feit dat de leden van het Platform het vermogen hebben om, voor de organisaties die zij vertegenwoordigen, effectief te schakelen tussen de inhoudelijke vraagstukken (die in de Expertgroepen aan de orde komen) en de strategische vraagstukken (die spelen in het Beraad). De leden van het Platform hebben binnen hun eigen geleding dan ook een belangrijke rol te spelen bij het voorbereiden van standpunten over vraagstukken die binnen het programma spelen. Het is de taak van het Platform om kansen te signaleren en benutten die SBR verder kunnen brengen. Daarnaast gaat het erom dat concrete issues die een goede werking van SBR in de weg staan, aan de orde worden gesteld en hetzij binnen de kring van de Expertgroepen tot een oplossing worden gebracht, hetzij worden geëscaleerd naar het Beraad. Formeel beslist het Platform niet maar zij speelt in het besluitvormingsproces wel een cruciale rol. Als voorportaal van het Beraad worden door het Platform voorgestelde besluiten bijna altijd door het Beraad overgenomen. De Expertgroep Gegevens De Expertgroep Gegevens houdt zich (domeinoverstijgend) bezig met alle gegevensaspecten die betrekking hebben op SBR, in het bijzonder de rapportages en de betekenis van begrippen die deel uitmaken van de Nederlandse Taxonomie. Een belangrijk onderdeel daarvan is zorgen dat de Nederlandse Taxonomie een accurate en adequate weergave is van bestaande wet- en regelgeving. Zo worden de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, maar ook de definities van de Belastingdienst en het CBS gebruikt om de Nederlandse Taxonomie te onderhouden en verbeteren. Daarnaast richt de Expertgroep Gegevens zich op de architectuur, de inrichting en het vormgeven van het beheer van de Nederlandse Taxonomie. Zij vertalen de wijzigingen in de wet- en regelgeving middels een vast jaarprogramma naar een nieuwe Nederlands Taxonomie. Deze wordt ieder jaar op 1 december definitief gepubliceerd. De nieuwe Nederlands Taxonomie heeft betrekking op het daaropvolgende kalenderjaar. 44 Spotlight Jaargang uitgave 1

6 Ten slotte ziet de Expertgroep toe op de internationale samenhang, bijvoorbeeld met de inhoud en structuur van de IFRS taxonomie. Expertgroep Processen & Techniek De Expertgroep Processen & Techniek houdt zich bezig met het verbeteren van de effectiviteit en efficiency van de processen die SBR gebruikt. Daarnaast richt de aandacht zich op de koppelvlakken tussen de systemen van de aanleverende (markt)partijen en de overheid, waar mogelijk aanvullingen of wijzigingen in gewenst zijn. Een belangrijk onderdeel van de SBR-keten is de Digipoort, waar alle SBR-rapportages aangeleverd moeten worden. De technische specificaties van Digipoort hebben dan ook de bijzondere aandacht van de Expertgroep Processen & Techniek. Expertgroep Marketing & Communicatie De Expertgroep Marketing & Communicatie ten slotte, zorgt voor het informeren, stimuleren en communiceren van het SBRgedachtegoed naar alle betrokken organisaties. Zij initieert roadshows, seminars en presentaties over SBR op locatie. Ook wordt er veel gebruikgemaakt van nieuwe (online) media om de uiteenlopende doelgroepen van SBR te bereiken. Daarmee hoopt de Expertgroep Marketing & Communicatie een belangrijke bijdrage te leveren aan het draagvlak voor de succesvolle implementatie van SBR in Nederland. 5. Accountants en fiscalisten werken samen Een aantal accountants en fiscalisten hebben al vroeg het belang van SBR voor hun werkzaamheden ingezien. Zowel de beroepsorganisaties als een aantal kantoren zijn al vroeg actief geworden binnen zowel het SBR Programma, als de voorloper daarvan, het Nationaal Taxonomie Project. Ook zijn er een paar projecten uitgevoerd in opdracht van of in samenwerking met het SBR Programma. De aard van deze opdrachten heeft vooral betrekking gehad op de kwaliteit van de Nationaal Taxonomie in relatie tot externe verslaggeving. Accountants en fiscalisten onderkennen dat de invoering van SBR in Nederland op termijn grote gevolgen gaat hebben voor zowel hun dagelijkse werkzaamheden als hun vaktechniek. Zowel het de facto verplichtstellen van SBR door de Belastingdienst (aangifte VpB/IB per 1 januari 2013, aangifte OB 1 jaar later) als het voornemen om datzelfde te doen voor het deponeren van jaarrekeningen (met ingang van 2015) zijn daar voorbeelden van. Samenwerking op alle drie niveaus binnen SBR Programma Op basis van bovenstaande feiten, ontwikkelingen en inzichten hebben de accountants en fiscalisten vanuit zowel de kantoren als de beroepsorganisaties al in 2009 een actieve samenwerking opgezet. Vanuit deze samenwerking spelen op alle drie niveaus binnen het SBR Programma vertegenwoordigers een actieve rol binnen het programma. Ook fungeert deze samenwerking vaak als aanjager voor de betrokkenheid van andere organisaties. Belangrijke rol weggelegd voor controlerende accountant Daarbij speelt de bijzondere positie van vooral de controlerende accountants binnen de rapportageketen een belangrijke rol. Als onafhankelijke deskundigen met een deels publieke rol hebben zij op een aantal momenten een wezenlijke rol gespeeld bij het realiseren van oplossingen voor problemen binnen het programma. Voorbeelden daarvan zijn het uitwerken van de business case voor de de facto verplichtstelling van SBR (en het vinden van draagvlak daarvoor), maar ook het op de agenda zetten en (mede)bedenken van nieuwe manieren van het geven van Assurance bij SBR-rapportages. NBA actief met ontwikkelen integrale aanpak voor geven van assurance Daarnaast is de beroepsorganisatie NBA actief bezig met het ontwikkelen van een integrale aanpak voor het geven van assurance bij SBR-rapportages. Accountantsverklaringen kunnen daarmee volledig digitaal worden opgesteld, ondertekend en aan de betreffende rapportages worden gekoppeld. Met deze aanpak loopt Nederland overigens voorop in de wereld. Tax Assurance en horizontaal toezicht door SBR in stroomversnelling Ook voor fiscalisten is SBR een uitdagende ontwikkeling, die de nodige nieuwe mogelijkheden biedt. De samenwerking met accountants kan op basis van SBR naar een hoger plan worden getrokken, bijvoorbeeld rond tax assurance. Maar ook de verdere implementatie van (en doorontwikkeling op) horizontaal toezicht zal door SBR in een versnelling komen. De beroepsorganisatie NOB is (onder andere) hier ook actief bij betrokken, net als bij het project van het NBA (in verband met taxassuranceverklaringen). 6. Ten slotte Naar verwachting zal SBR de komende jaren een gestage ontwikkeling doormaken in Nederland, en wellicht ook elders in Europa en de rest van de wereld. Veel ondernemingen, beroepsgroepen, dienstverleners, maar ook (semi-) overheden en toezichthouders zullen onder invloed van SBR hun methoden, processen en technieken voor het opstellen, controleren, indienen, ontvangen en verwerken van rapportages significant moeten veranderen. Echt nieuw daarbij is dat zij dit niet meer (zoals in het papieren tijdperk) helemaal zelf kunnen, maar ook niet zelf hoeven te doen. Samenwerken, digitaliseren en standaardiseren zullen de sleutelbegrippen zijn. Met het SBR Programma laat Nederland zien hoe dat zou kunnen werken. Spotlight Jaargang uitgave 1 45