Onderzoeksbureau GBNED Innovatie boekhoudsoftware en ontbrekende functies

Transcriptie

1 Op basis van Gids boekhoudsoftware Door Gerard Bottemanne, GBNED 22 mei 2014

2 Wie kent een compleet boekhoudpakket?

3 Welke functies ontbreken in uw boekhoudpakket?

4 Gids boekhoudsoftware ZZP'ers en klein MKB, meer dan 50 pakketten; 2. Middelgroot MKB, zo'n 40 pakketten; 3. Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals); ruim 10 boekhoudpakketten. Sommige pakketten worden in meerdere segmenten aangeboden. De volgende analyse is gericht op Middelgroot MKB!

5 Boekhoudsoftware voor middelgroot MKB 1. 10% geen vreemde valutaregistratie; 2. 25% geen elektronische BTW-aangifte en ICP-opgave; 3. 30% geen consolidatiefunctie; 4. 45% geen recente versie Audifile (3.1); 5. 50% geen verplichtingenadministratie. Waarom ontbreken deze functies en wat is het alternatief?

6 Boekhoudsoftware voor middelgroot MKB Innovaties 1. 60% geen ondersteuning Werkkostenregeling! Denk aan verplichtstelling vanaf % geen ondersteuning XBRL (m.u.v. aangifte BTW). Denk aan: - Publicatiestukken KvK - XBRL berichten CBS ( Waarom ontbreken deze functies en wat is het alternatief?

7 Innovaties Andere ontwikkelingen: 1. Cloud computing; 2. Data-analyses; 3. Management dashboards; 4. Elektronisch factureren; 5. SBR/XBRL 6. RGS 7. En verder?

8 Cloud computing SaaS: Software as a service. Voordelen: - Systeembeheer buiten de deur - Real-time communicatie cloud-toepassingen onderling (web services) Aandachtspunten: - Continuïteit en exit strategie (denk aan fiscale bewaarplicht!) - Beveiliging gegevens Maar: wie gebruikt Dropbox, Google drive, e.d.? wie encrypted verkeer en bijlagen?

9 Data-analyses (gegevensgerichte analyses uitvoeren); Data analyses is onderdeel van Business Intelligence. Steeds meer data beschikbaar: big data. In relatie tot boekhoudsoftware: - Ingebouwde controles; - Negatieve kascontrole - Debiteuren/crediteuren via memoriaal - Ontbrekende factuurnummers debiteuren - Boekingen > 450 op kostenrekening - Etc (scheelt controletijd accountant informeer bij uw softwareleverancier) - Controles op basis van de Auditfile (door accountants) - Specifieke data-analyse software (ACL, IDEA)

10 Management dashboards Management dashboards is onderdeel van Business Intelligence. Een effectief dashboard presenteert relevante informatie voor de gebruiker: 1. Uit verschillende databronnen; 2. Op een eenvoudig te begrijpen manier; 3. Op een compacte wijze; 4. Met de juiste frequentie; 5. Zoveel mogelijk interactief; 6. Met behulp van een grafische interface; 7. Met de mogelijk tot het maken een hard copy. Een dashboard heeft kenmerken van Data analyse.

11 Management dashboards Vaak weergegeven in vorm van KPI s (Kritische prestatie indicatoren). - Zowel financiële- als operationele informatie. - Gebruiker zelf KPI s kunnen bepalen. In relatie tot boekhoudsoftware: - Ingebouwde management dashboards; - Specifieke management dashboards (met koppeling boekhouding) - Maatwerk dashboards (QlikView, in de basis Business Intelligence software) - Self service Business Intelligence (SSBI). Standaard dashboardsystemen: Zie voor een uitgebreid overzicht het gratis rapport: Management dashboards 2014.

12 Elektronisch factureren Ontwikkeling Scannen van boekingsdocumenten is een tijdelijke oplossing. Mailen van digitale facturen (PDF). Mailen van digitale facturen (UBL). Koppeling tussen (boekhoud)systemen. Elektronische factuurverwerking (inkomende facturen). Elektronisch factureren aan Rijksoverheid via Digipoort. Laatste ontwikkeling in Nederland: Simplerinvoicing. Drempel Direct ontvangen en verwerken van elektronische facturen in UBL-formaat door (boekhoud)software (per of via Simplerinvoicing netwerk). Vaak zelf factuurbestanden uploaden!

13 Elektronisch factureren Aandachtspunten Afnemer moet akkoord gaan met efactuur (betaald is geaccepteerd); Afspraak factuur (bestands)formaat en verzendkanaal (afzender en ontvanger); Archiveren elektronische facturen; Leesbaar houden (bijvoorbeeld ook PDF meezenden); Elektronisch ontvangen facturen combineren met workflow; Let op dat elektronische facturen niet in spam-filter terecht komen; Let op spookfacturen en let op spoofing (gebruik maken van valse internet-indentiteit, controleer via digitaal certificaat authenticiteit).

14 SBR/XBRL XBRL is een afkorting is van extensible Business Reporting Language en kan gezien worden als een open op XML gebaseerde standaard voor het rapporteren over bedrijfsinformatie. SBR staat voor 'Standard Business Reporting' en is een programma van de Nederlandse overheid om ondernemers hun financiële gegevens elektronisch (op basis van XBRL en Digipoort) te laten aanleveren bij onder meer: Belastingdienst, CBS en Kamers van Koophandel. De banken (ABN Amro, ING en Rabobank) nemen deel onder het FRC. Rond 2004 is de invoering van SBR in Nederland door de overheid in gang gezet.

15 SBR/XBRL Na 10 jaar (in 2014) Aanwezigheid bestaande SBR-rapportages binnen standaard software: - Uitvraag ruim vijftig leveranciers - Reactie 36 leveranciers Aanwezig Verwacht Niet aanwezig BTW/ICP IB/VpB 7-29 Jaarrekening publicatiestukken Jaarrekening inrichtingsstukken Kredietrapportages CBS-opgaven Overigen (stand per , kleine correcties voorbehouden).

16 Referentie grootboekschema (RGS) Eén standaard rekeningschema voor alle bedrijven! Nauwe samenwerking tussen markt en overheid (o.a. Belastingdienst en CBS); Doel: aantal vertaalslagen binnen het financieel administratieve domein te verminderen; RGS past net als het Standard Business Reporting programma (SBR) in het initiatief om met behulp van standaardisatie en toepassing van ICT de efficiency van rapportageprocessen tussen overheid en bedrijfsleven te verbeteren. Document/rapport RGS: Eén rekeningschema voor alle bedrijven, gratis beschikbaar op

17 Andere innovaties? Automatische bankkoppelingen Automatische koppelingen via web services SEPA mandaatregistratie

18 Vragen? Gratis Gids Boekhoudsoftware 2014 via