UBL: de voordelen voor de ontvanger

Transcriptie

1 De voordelen van UBL e-factureren en UBL Ready - Versie oktober 2016 ================================================================================ [ De tekst is onderdeel van het document Handleiding UBL Ready in 5 stappen dat u van de website kunt downloaden] DE VOORDELEN VAN UBL E-FACTUREREN E-factureren; op dit moment wordt het PDF formaat door 99% van standaard facturatiesystemen ondersteund (al dan niet als onderdeel van een boekhoud- of uitgebreider ERP-systeem). Maar, een factuur in PDF-formaat levert alleen voor de afzender een duidelijke besparing op (met name in de zin van drukwerk en portokosten). En niet voor de ontvanger van een PDF factuur; die moet een PDF factuur vaak nog handmatig inboeken. Terwijl juist bij de ontvanger van de factuur de meeste voordelen te realiseren zijn. Het ontvangen en verwerken van een e-factuur in UBL formaat, levert juist wel significante voordelen op voor de ontvanger. Terwijl het geen extra inspanning en kosten vergt voor de verzender om een UBL bestand mee te sturen. En bovendien, de verzender profiteert mee. UBL: de voordelen voor de ontvanger 1. Automatisch boekingsvoorstel Facturen die in UBL formaat worden ontvangen, kunnen meteen als boekingsvoorstel worden geregistreerd en verwerkt in het boekhoudpakket. Bij kleine inkoopfacturen zoals dienstenfacturen is het voordeel voor de ontvanger al fors. Bij goederenfacturen met tientallen, honderden factuurregels scheelt het enorm veel tijd. 2. Foutloze gegevensverwerking Niet meer hoeven overtypen van informatie op de factuur betekent ook dat er 100% zekerheid is over de verwerkte gegevens in het boekingsvoorstel. Dat betekent meer tijd voor inhoudelijke controles op de juistheid van de factuur. 3. Automatisch opnemen/aanpassen van leveranciersgegevens Als er sprake is van een nieuwe leverancier, of van nieuwe leveranciersgegevens, worden deze automatisch opgenomen in het administratieve systeem van de afnemer. Er is dan 100% zekerheid over de juistheid van de leveranciersgegevens, zoals NAW gegevens en IBAN nummer. 4. Referentiegrootschema (RGS): een nog geavanceerder boekingsvoorstel Een UBL factuur zorgt er voor dat er veel minder handmatige handelingen nodig zijn. Maar het selecteren van de juiste rekening zal nog moeten worden gedaan. Tenzij er wordt gewerkt met het RGS (Referentie Grootboek Schema). In dat geval kan ook de rekening in het automatische boekingsvoorstel worden meegegeven. De voordelen van UBL e-factureren en UBL Ready - Versie oktober

2 5. Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking UBL ready betekent ook dat u profiteert van de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking: minder FTE, betere verkoopondersteuning, etc. UBL: de voordelen voor de verzender Concurrentievoordeel: Je klant helpen met besparen/marge: Voorbeeld: uw organisatie verstuurt maandelijks facturen in UBL en PDF formaat. 50% van de klanten kan UBL facturen meteen omzetten naar een boekingsvoorstel in zijn administratief pakket. Per factuur kan daardoor gemiddeld 4 minuten worden bespaard. Daarmee creëert uw als leverancier een totale tijdsbesparing van 6 manjaar voor uw klanten. Simpelweg door UBL aan te vinken in uw pakket. Dat is voordeel dat op u afstraalt als partner. Zo hebt u ook als verzender baat bij UBL e-factureren. 6. Geen extra inspanning Voor de verzender kost het nauwelijks extra inspanning om naast PDF facturen ook UBL facturen mee te sturen. In de administratieve software is het vaak mogelijk om UBL naast PDF voor alle leveranciers (crediteuren) aan te zetten, dit per crediteur te bepalen of zelfs om het per verzonden factuur te bepalen. 7. Eerder/beter betaald krijgen Doordat de ontvanger haar facturen meteen kan inboeken en eventuele wijzigingen in leveranciersgegevens meteen kan aanpassen, worden er minder fouten gemaakt en wordt het gemakkelijker om de factuur klaar te zetten voor betaling. 8. Voldoen aan wettelijke eisen Vanaf 1 januari 2017 verlangt de Rijksoverheid bij nieuwe contracten dat facturen in UBL(-OHNL) worden aangeleverd. De komende jaren zullen steeds meer overheden en bedrijven gaan verlangen dat u facturen ook of alleen maar- in UBL gaat aanleveren. De zekerheden van UBL Kiezen voor UBL is een stabiele, toekomst vaste keuze. UBL staat voor Universal Business Language en wordt in Nederland en door Europa als belangrijkste kandidaat beschouwd voor de volgende generatie e-facturen. Het is dus niet het enige formaat dat gebruikt wordt in de wereld van elektronische handel. UBL is wereldwijd een van de circa 80 formaten waarin facturen en andere handelsdocumenten worden uitgewisseld. Er zijn zes redenen waarom de UBL standaard een stabielere toekomstvaste opvolger is van onder meer de gescande en PDF e-facturen. De voordelen van UBL e-factureren en UBL Ready - Versie oktober

3 1. Èèn UBL standaard Wereldwijd is sprake van één UBL-standaard. Weliswaar zijn er de afgelopen tien jaar drie versies van UBL verschenen (1.0, 2.0 en 2.1), ze zijn wel 100% backwards compatible. Op dit moment wordt UBL 2.0 (die dateert uit 2006) het meest ondersteund als het gaat om e-facturen. UBL 2.1 is de meest recente versie die dateert uit 2013 en kent wat betreft de UBL-factuur slechts zeven nieuwe elementen ten opzichte van UBL Wereldwijde ISO/IEC standaard UBL versie 2.1 is eind 2015 officieel aangenomen als internationale ISO/IEC standaard. UBL is ontwikkeld binnen OASIS, een consortium dat wereldwijde standaarden ontwikkelt. Door UBL te erkennen als ISO/IEC standaard geeft OASIS aan UBL een flinke steun om de grote hoeveelheid specifiek landelijke normen terug te dringen en wereldwijde uniformiteit te scheppen. 3. Europese Commissie kiest voor UBL Vanuit de Europese commissie (EC) is er een opdracht onderhanden om te komen tot één EU norm wat betreft een Europese factuur in het segment B2G (Business to Government), zowel tussen Europese landen als binnen een EU Lidstaat. Er vindt op basis van die Europese Norm, technisch gezegd, een syntax mapping plaats met een beperkt aantal standaarden, waarbij UBL volgens ons de belangrijkste standaard is. Dus alle reden om UBL te omarmen en verder te implementeren. 4. De Nederlandse overheid kiest voor UBL Net als de meeste andere Europese landen heeft de Nederlandse overheid voor haar 86 rijksdiensten gekozen voor UBL. Aangeleverde UBL-SI facturen worden binnen de rijksdiensten omgezet naar het interne UBL-OHNL. Decentrale overheden stappen naar verwachting over op UBL en UBL-SI. 5. Voldoen aan fiscale verplichtingen Door te werken met UBL e-facturen blijft u voldoen aan uw fiscale verplichtingen. Al in 2009 heeft de toenmalige Staatssecretaris Jan Kees de Jager (Financiën) regels geschrapt over strikte voorwaarden waaraan een elektronische factuur daarvoor moest voldoen. Facturen mogen op grond van artikel 35b van de wet op papier of elektronisch worden uitgereikt. Er worden geen eisen gesteld aan het formaat en het transportmedium dat wordt gebruikt om elektronische facturen uit te wisselen. De zekerheden en voordelen van UBL Ready Deelnemen aan UBL Ready heeft de volgende voordelen en zekerheden: 1. Interoperabiliteit stimuleren UBL Ready stimuleert partijen dat de aangeboden UBL e-facturen daadwerkelijk kunnen worden uitgewisseld tussen boekhoudpakketten, e-factuurdienstverleners, conversiepartners, etc. Met UBL Ready wordt foutloos, gemakkelijk uitwisselen en inboeken van e-facturen een realiteit. De voordelen van UBL e-factureren en UBL Ready - Versie oktober

4 2. Controle van UBL bestanden (alleen bij verzenders) Als u alle voorbereidende stappen hebt doorlopen, gaat UBL Ready als laatste stap na of uw UBL verkoopfacturen verwerkt zouden moeten kunnen worden door de andere deelnemers. Of, dat u inderdaad UBL inkoopfacturen kunt verwerken in uw software. Dat doen we door de aangeboden UBL nogmaals door de validatie heen te halen en vervolgens aan te bieden aan andere deelnemers. (UBL Ready kan tegen betaling een inhoudelijke validatie uitvoeren). 3. Keuze voor UBL-SI (SimplerInvoicing) In Nederland geldt UBL-SI (SimplerInvoicing) als de defacto UBL standaard. UBL-SI is een 100% uitwisselbaar met het grote UBL en telt zo n 200 factuurelementen en kent alleen extra richtlijnen als het gaat om de inhoud van UBL-elementen. UBL-SI schrijft met name die elementen voor die van belang zijn om een ontvangen UBL-factuur automatisch in de boekhouding te kunnen verwerken. De UBL-SI richtlijnen zijn gebaseerd op de genoemde internationale standaarden als UBL, IEC en ISO. 4. Kanaal- /infrastructuuronafhankelijk Met UBL Ready geeft u aan dat u UBL e-facturen kunt versturen en/of verwerken. Het kanaal, de infrastructuur waarover u dat doet bepaalt u zelf. Zo kunt u gemakkelijk overstappen op nieuwe ontwikkelingen. 5. Tientallen voorbeeldbestanden en UBL bronnen beschikbaar U wilt aan de slag met UBL e-factureren? Maak dan gebruik van de tientallen (UBL+PDF) factuursets die inmiddels beschikbaar zijn. 6. Diverse uitgewerkte factuurscenario's Zoveel contracten, zoveel verschillende facturen. Daarom is er een groot aantal UBL factuurscenario s opgesteld. Zoals: Creditnota, Proforma factuur, BTW-verlegd, Export, Vrijgesteld van BTW, Margeregling, Betalingskorting, Kredietbeperking, Tarieven inclusief BTW, RGS-code, G-Rekening, Vreemde valuta, Detailhandel met inruil, etc.. 7. Ondersteuning bij UBL implementatie Wilt u meer ondersteuning bij de voorbereiding of implementatie van UBL e-factureren? Dat kan, UBL Ready beschikt over diverse mogelijkheden. Neem daarvoor contact met ons op. 8. Voorbereid op de UBL-EU standaard UBL-SI en UBL-OHNL zullen uiteindelijk overgaan in de Europese Norm voor een e-factuur. Door deel te nemen aan UBL Ready blijft u op de hoogte van de ontwikkelingen en tijdslijnen. Bovendien geeft UBL Ready tijdig aan welke wijzigingen er doorgevoerd zullen moeten worden. Kortom, UBL Ready ontzorgt. De voordelen van UBL e-factureren en UBL Ready - Versie oktober

5 Contact opnemen over UBL Ready? Heeft u een vraag, opmerking of wilt u om een andere reden contact opnemen met UBL Ready? Onze contactgegevens zijn als volgt: Onderzoeksbureau GBNED Gerard Bottemanne Telefoon: gerard@gbned.nl Platform E-factureren Friso de Jong Telefoon: jong@platformelfa.nl Over UBL Ready UBL Ready is het resultaat van het succesvol doorlopen van de UBL Ketentest. De UBL Ketentest is een project dat -ondersteund door Economische Zaken- in 2015 is uitgevoerd om UBL functionaliteit in te bouwen bij zoveel mogelijk aanbieders van boekhoudsoftware, BSP s, scan&herken dienstverleners, etcetera. Nadat het project eind 2015 eindigde, bleek in 2016 dat de behoefte aan UBL ondersteuning bleef bestaan. Met UBL Ready wordt voortgebouwd op het momentum en de resultaten van de UBL Ketentest. Daarbij worden de stappen van de UBL Ketentest gebruikt om nog meer organisaties gereed te maken voor UBL e-factureren; het UBL Ready label mee te geven. De voordelen van UBL e-factureren en UBL Ready - Versie oktober