MINDER ADMINISTRATIEVE ROMPSLOMP; MEER TIJD OM TE ONDERNEMEN

Transcriptie

1 Management control Standaard Bedrijfsrapportage (SBR) MINDER ADMINISTRATIEVE ROMPSLOMP; MEER TIJD OM TE ONDERNEMEN Uit wet- en regelgeving ontstaan rapportageverplichtingen. De omvang en diversiteit aan rapportageverplichtingen leggen een grote druk op het bedrijfsleven. Met Standaard Bedrijfsrapportage (SBR) wordt het aantal rapportagevragende partijen niet kleiner, maar wordt het wel mogelijk om de diversiteit in de eisen te verminderen en het elektronisch uitwisselen van financiële rapportages gefaciliteerd. SBR maakt gebruik van XBRL als techniek om sneller en eenvoudiger financiële rapportages uit te wisselen met ondernemingen, hun accountant of administratiekantoor. Ook de elektronische kredietaanvraag en kredietrapportage zijn nu een belangrijk onderdeel hiervan. Door de aan te leveren gegevens te standaardiseren, wordt het mogelijk om direct vanuit het financiële pakket een rapportage naar de bank aan te maken, die bovendien reproduceerbaar is. De auteur legt uit hoe SBR werkt en welke voordelen het heeft voor de gebruikers. DOOR R.M. KIEFT Het Nederlandse Taxonomie Project is omgedoopt in het SBR-programma. Het SBR-programma wordt breed gedragen door de overheid en het bedrijfsleven en is een onafhankelijke, domeinoverstijgende aanpak voor het inrichten en uitvoeren van rapportageprocessen op basis van XBRL-technologie. De eenduidigheid in taal en de herbruikbaarheid van de verschillende bouwstenen maken het mogelijk om de SBR-aanpak toe te passen op verschillende rapportages van diverse Overheid KvK Belastingdienst CBS Banken Intermediairs Bedrijven Softwareleveranciers/ serviceproviders Figuur 1 Schematisch overzicht van alle betrokken partijen rapportagevragers. Dat maakt SBR tot meer dan een technische innovatie, die papieren communicatie vervangt door digitale communicatie. Hoe beter de rapportageketens aansluiten op SBR, des te groter de herbruikbaarheid en daarmee de voordelen voor het bedrijfsleven. SBR levert daarmee efficiencyvoordelen op voor alle betrokkenen (zie ook figuur 1): rapportagevragende partijen, intermediairs, leveranciers van voorzieningen en bedrijven. XBRL is een universeel schema voor het bouwen en gebruik van taxonomieën waarmee de interpretatie van data softwareonafhankelijk en eenduidig wordt bepaald. XBRL wordt gebruikt voor het definiëren van de architectuur en de invulling van de Nederlandse Taxonomie. Een taxonomie beschrijft welke elementen kunnen worden uitgewisseld en wat hun onderlinge relaties zijn. Naast de Nederlandse Taxonomie zijn er twee vormen van aanvullende specificaties: 1. Financial Reporting Instance Standards (FRIS)-documenten. 42 AUGUSTUS 2010

2 In FRIS-documenten worden specifieke eisen voor specifieke rapportages vastgelegd; en 2. specificaties voor het ondertekenen van berichten waarmee autorisatieregisters worden ingericht en die controle op het aanleveren mogelijk maken. Op basis van de XBRL-principes is de architectuur voor de Nederlandse Taxonomie vastgelegd. De architectuur bepaalt welke onderdelen van de XBRL-standaard op welke wijze voor de Nederlandse situatie worden toegepast. Daarnaast regelt de architectuur de samenhang tussen de Nederlandse Taxonomie en extensies daarvan die voor specifieke rapportagedoeleinden worden gebruikt. Invloed van Basel II Banken hebben voor de kredietverlening behoefte aan zekerheid. Die behoefte wordt groter naarmate de omvang van de kredietverlening toeneemt. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens die banken willen hebben om kredietrisico s te kunnen inschatten, zoals specificaties op het gebied van leningen, debiteuren, crediteuren en vaste activa. Die gegevens zijn vooral belangrijk voor de ratings die banken op hun kredietportefeuille moeten uitvoeren in het kader van Basel II. Basel II was in 2004 voor de banken aanleiding om zich te bezinnen op de vraag welke informatie nodig is om tot een beter onderbouwde inschatting van het kredietrisico te komen. In Basel II worden aan banken strenge eisen op het gebied van risico- en kapitaalbeheer opgelegd. Over het algemeen komen de eisen erop neer dat hoe groter het risico is waaraan de bank is blootgesteld, hoe groter het bedrag van het kapitaal dat de bank moet aanhouden om haar solvabiliteit en daarmee de algehele economische stabiliteit te beschermen. Voordelen SBR De belangrijkste voordelen van het elektronisch uitwisselen van gegevens tussen ondernemingen en banken op basis van SBR zijn: ~ minder administratieve rompslomp, lagere kosten; ~ meer digitaal in plaats van op papier; ~ afgesproken gegevens in één keer aanleveren; ~ betere kwaliteit van de aangeleverde gegevens; ~ kortere doorlooptijd bij een kredietaanvraag; ~ betere risico-inschatting; en ~ meer differentiatie in hoogte en prijs van krediet. De exacte omvang van de te realiseren kostenvoordelen is moeilijk in te schatten. Voorzichtig kan worden gesteld dat een lastenverlichting op macroniveau kan worden gerealiseerd. Of dit ook op individueel niveau het geval is, is afhankelijk van onder andere de houding van de uitvragende instanties. Wel staat vast dat adequate informatieverschaffing op basis van SBR het kredietrisico voor banken verlaagt. Als ondernemingen in staat zijn om tijdig betrouwbare informatie te verschaffen, kan ook met de banken worden onderhandeld over de vraag of dit kan worden verdisconteerd in de hoogte van de rentevergoeding. ABN AMRO, ING en Rabobank zijn gestart met de invoering van de SBR-aanpak. Deze banken zijn de eerste gebruikersgroep die, in plaats van general purpose-rapportages zoals de jaarrekening, rapportages verlangen die specifiek op hun behoeften en het niveau van zekerheid gericht zijn. Om het uitwisselen van kredietrapportages op basis van SBR mogelijk te maken, hebben de banken een coöperatie opgericht. Als andere banken willen profiteren van deze voordelen kunnen zij contact opnemen met de coöperatie. Wel staat vast dat adequate informatieverschaffing op basis van SBR het kredietrisico voor banken verlaagt Verwacht wordt dat ook andere partijen, zoals brancheorganisaties en kredietbeoordelaars, de voordelen van het gebruik van SBR gaan inzien en vergelijkbare rapportages gaan opvragen. Het is daarmee onontkoombaar geworden dat de eisen van alle betrokken partijen die zich vertalen in een taxonomie, centraal worden beheerd of op z n minst gecoördineerd. Op 11 november 2009 hebben staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken en vertegenwoordigers van ABN AMRO, ING en Rabobank daarvoor afspraken gemaakt over het gebruik van SBR voor de kredietverlening aan ondernemingen. Dankzij die afspraken kunnen kleinbedrijven, kleine rechtspersonen en natuurlijke personen via hun accountant of administratiekantoor vanaf april 2010 hun financiële gegevens digitaal aanleveren bij de genoemde banken. Bankentaxonomie De drie banken zijn tot uniforme definities van de informatie gekomen die zij nodig hebben over hun cliënten, de bankentaxonomie. De bankentaxonomie is een set van financiële gegevens, definities en regels die de banken en accountantsorganisaties met elkaar hebben afgesproken en gestandaardiseerd, zodat gegevens die worden gebruikt in standaardrapportages van ondernemingen naar banken eenduidig kunnen worden geïnterpreteerd. De bankentaxonomie beschrijft de extra ele- AUGUSTUS

3 menten, de bankspecifieke gegevens, die de banken willen uitvragen naast de gewone elementen uit de Nederlandse taxonomie. Qua structuur lijkt de bankentaxonomie dan ook sterk op de Nederlandse taxonomie. De Nederlandse taxonomie en de bankentaxonomie worden kosteloos ter beschikking gesteld en zijn vrij van auteursrecht. Als een onderneming of haar accountant of administratiekantoor over een softwarepakket beschikt dat is uitgerust voor XBRL, kan de taxonomie worden gedownload van het internet. Nieuwe versies van de taxonomie worden afgestemd op eventuele wijzigingen in de regelgeving. De bankentaxonomie en de bijbehorende documentatie kunnen worden gedownload van: RapportagePortaal Om het aanleveren van gegevens te vereenvoudigen, hebben de drie banken een gezamenlijk aanleverpunt gerealiseerd, het RapportagePortaal. Het RapportagePortaal is vergelijkbaar met de Digipoort van de overheid. Op 1 april 2010 zijn de eerste SBR-berichten succesvol uitgewisseld en vanaf eind april is dit portaal officieel operationeel en voor een bredere groep toegankelijk. Vanuit het RapportagePortaal worden de gegevens betrouwbaar en veilig naar keuze van de onderneming doorgeleverd naar een of meerdere banken. De banken verwachten een belangrijke toename van het aantal elektronische rapportages. Het RapportagePortaal is de centrale poort voor uitwisseling van SBRrapportages tussen ondernemingen en banken Ondernemingen die rapportages op basis van SBR aanleveren, moeten erop kunnen vertrouwen dat de RapportagePortaal de rapportages volledig, juist en tijdig afhandelt en bij de juiste rapportagevragende partij aflevert. Daarvoor maakt RapportagePortaal afspraken met rapportagevragende partijen. Deze afspraken worden vastgelegd in procesbeschrijvingen. De procesbeschrijvingen zijn tevens de basis voor afspraken over het afhandelen van fouten, serviceniveaus en andere procesafspraken die met kwaliteit en volledigheid te maken hebben. Voor het modelleren van rapportageprocessen wordt Business Process Modeling Notation (BPMN) als standaard gebruikt. BPMN maakt het mogelijk om voor alle betrokkenen in het rapportageproces een eenduidig beeld en een eenduidige beschrijving te geven van de processtappen die doorlopen worden in een rapportageketen. Met de BPMN-modellering wordt de basis gelegd voor de uitvoering van de processtappen waarvoor BPEL wordt gebruikt. Business Process Execution Language (BPEL) is een universele taal voor het specificeren van de interactie (orkestratie) tussen webservices die voor de uitvoering van de processtappen in rapportageketens worden ingezet. Deze orkestratie is nodig voor een volledige procesbeschrijving. Stappenplan Rapporteren met SBR bestaat uit zes opeenvolgende processtappen, vanaf de administratie van de onderneming tot en met het afleveren van de juiste rapportage bij de juiste organisatie: 1. het maken van de rapportage; 2. het ondertekenen van het bericht; 3. het leggen van de verbinding; 4. het indienen van de rapportage; 5. het afhandelen van het proces; 6. het afleveren van het bericht. 1. Het maken van de rapportage. Door de aan te leveren gegevens te standaardiseren, wordt het voor ondernemingen en hun adviseurs mogelijk om direct vanuit het financiële pakket een rapportage voor de bank aan te maken. Het financiële systeem van de onderneming moet daarvoor wel geschikt (XBRL-enabled) zijn. Dit houdt in dat de door SBR gebruikte taxonomie-elementen gemapt zijn met de in het financiële systeem van de onderneming gebruikte grootboekrekeningen en rapportages als XBRL-documenten kunnen worden verzonden. 2. Het ondertekenen van het bericht. Om een XBRLrapportage te kunnen verzenden moet het bericht worden ondertekend. Het ondertekenen van een bericht kan als functionaliteit in de software zijn opgenomen of als een aparte service zijn ingericht die vanuit de software wordt aangeroepen. De ondernemer bepaalt zelf naar welke bank of banken de informatie wordt toegestuurd. 3. Het leggen van de verbinding. Vanuit de rapportagevoorziening wordt een verbinding gelegd met het RapportagePortaal. Het RapportagePortaal is de centrale poort voor uitwisseling van SBR-rapportages tussen ondernemingen en banken. Vanuit deze hub worden de gegevens op een betrouwbare en veilige wijze doorgegeven aan de bank of banken waarvoor de ondernemer heeft gekozen. De hub slaat geen gegevens op. 44 AUGUSTUS 2010

4 4. Het indienen van de rapportage. Vanuit de rapportagevoorziening dient de onderneming de rapportage via zijn accountant of administratiekantoor digitaal in bij de bank of banken. De gegevens worden op een betrouwbare en veilige wijze doorgegeven aan de bank of banken waarvoor de ondernemer heeft gekozen. Door het gebruik van één standaard kunnen dezelfde gegevens eenvoudig worden gebruikt voor meerdere doeleinden Voor het verzenden van berichten wordt het SOAP-protocol gebruikt. SOAP is een afkorting voor Simple Object Access Protocol, het internationale protocol dat onafhankelijk van taal, technologie, apparaten en technische toepassing voorziet in het versturen van XML-berichten. Voor de praktische toepassing in een omgeving wordt het SOAP-protocol vertaald naar koppelvlakspecificaties. De koppelvlakspecificaties beschrijven de technische specificaties voor het aansluiten en het gebruik van RapportagePortaal. Koppelvlakspecificaties definiëren het bericht, het transport en de beveiliging van het bericht. De specificaties worden gebruikt voor meerdere rapportagestromen, waarbij steeds per rapportagestroom, indien en voor zover nodig, de specificaties worden verfijnd. Deze koppelvlakspecificaties zijn identiek aan de koppelvlakspecificaties zoals deze door de Nederlandse overheid worden gehanteerd. 5. Het afhandelen van het proces. Het proces wordt volledig binnen RapportagePortaal afgehandeld. Het bericht wordt gecontroleerd op XBRL-validatie en -autorisatie. Eventuele foutmeldingen worden geautomatiseerd teruggekoppeld aan degene die de rapportage heeft aangeleverd. Een belangrijke voorwaarde voor het realiseren van betrouwbare informatie is bijvoorbeeld het toepassen van consistentieregels. Consistentieregels zijn voorwaarden waaraan een rapportage dient te voldoen om tegenstrijdigheden in de kredietrapportage te voorkomen. 6. Het afleveren van het bericht. Het afleveren van het berichten is een geautomatiseerd proces. Op is het schema van de processtappen opgenomen (zie ook figuur 2). Heeft SBR de toekomst? Softwareleveranciers en informatie-intermediairs doen het graag voorkomen dat zodra de boekhouding is afgesloten de accountant of het administratiekantoor namens een onderne- SBR-programma SBR Standaarden Bouwstenen Voorzieningen (aansluiten) Rapporteren (aanleveren) gegevens processen XBRL Architectuur Ned. Taxonomie Nederlandse Taxonomie Aanvullende specs (bijv. FRIS, SVR) Implementatie In ERP, administratieve software, services, XBRL-modules Rapportage maken (creëer instance) Bericht ondertekenen Verbinding leggen techniek SOAP Koppelvlakspecificaties Rapportage indienen Digipoort BPMN BPEL Procesbeschrijvingen Procesinfrastructuur banken Proces afhandelen Bericht afleveren Figuur 2 Overzicht van het SBR-programma AUGUSTUS

5 ming met één druk op de knop de vereiste rapportage kan verzenden naar de juiste ontvanger. Van de eenvoudige druk op de knop lijkt er, in ieder geval bij een deel van de Nederlandse ondernemingen, op dit moment nog geen sprake te zijn. Uit een in mei 2010 gepubliceerd onderzoek van de TU Delft blijkt dat te veel nadruk op de techniek, problemen rond wetgeving en belangen van deelnemers succes in de weg staan. Ondernemingen willen niet boekhouden, maar wel rapportages ontvangen op basis waarvan de bedrijfsvoering zo nodig kan worden bijgestuurd en rapportages aan derden ter beschikking kunnen worden gesteld. Iedere ondernemer heeft baat bij inzicht in de actuele stand van zaken van de onderneming. Ook om de cijfers beter te begrijpen is het van belang dat deze klikbaar zijn. Met andere woorden: dat het navigeren door rapportages, zelfs tot op boekingsniveau, mogelijk is om te zien welke regels erachter zitten. Zeker als daarmee continu helderheid en transparantie kan worden verschaft over liquiditeit, cashflow en fiscale verplichtingen. SBR kan daar een belangrijk hulpmiddel voor zijn. Het begint met het geheel op orde krijgen van de interne verwerking van de administratie. Kortom: digitaliseren, automatiseren en online. De verwachting is dan ook dat over enkele jaren vrijwel alle rapportages via SBR verlopen Met name voor kleine ondernemingen met relatief eenvoudige administraties is niet direct evident wat de meerwaarde van SBR en XBRL is. Kleine ondernemingen maken het liefst helemaal geen gebruik van rapportagesoftware, maar halen hun cijfers voor de jaarrekening en winstaangifte bij voorkeur direct uit de boekhouding. Vanuit de boekhouding kan dan een jaarrekening worden opgesteld voor de Kamer van Koophandel en kunnen cijfers worden aangeleverd voor fiscale doeleinden. Het verzenden van deze rapportages kan dan weer elektronisch plaatsvinden. Ook daar is niet per se een XBRL-traject voor nodig. De belangen van de ontvangende partijen, zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel, het Centraal Bureau voor de Statistiek en nu dus ook de banken, zijn groot. Voordeel voor de onderneming is dat SBR voorziet in standaardisering en automatisering van (financiële) verantwoordingen en rapportages. Door het gebruik van één standaard kunnen dezelfde gegevens eenvoudig worden gebruikt voor meerdere doeleinden en worden rapportages reproduceerbaar. Als alle verplichte rapportages aan de overheid en banken via SBR lopen, ontvangen ondernemingen van hun accountant of administratiekantoor de overeengekomen rapportages ook digitaal. Dat is gemakkelijker, overzichtelijker en goedkoper. Verschillende softwareleveranciers zijn daarvoor actief met het ontwikkelen van een beveiligd klantportaal. Via dit beveiligde klantportaal vinden straks niet alleen (verplichte) SBR-rapportages voor de overheid en banken, maar ook de administratie en alle andere rapportages hun weg naar de gebruiker. Daarnaast kan door te voldoen aan de rapportageverplichtingen op basis van SBR mogelijk korting op de in rekening gebrachte rente op kredieten worden bedongen. De verwachting is dan ook dat over enkele jaren vrijwel alle rapportages via SBR verlopen. Het is dan ook belangrijk de ontwikkelingen op het gebied van SBR te blijven volgen. Conclusie In dit artikel heb ik vooral aandacht besteed aan SBR als de mogelijkheid voor bedrijven om samen met hun accountant of administratiekantoor via SBR financiële informatie, waaronder kredietrapportages en de jaarrekening, elektronisch aan te leveren bij banken. Dit brengt minder administratieve lasten voor ondernemingen met zich mee en het bespaart tijd en geld. Vooral doordat een onderneming niet steeds opnieuw rapportages hoeft op te stellen die voor een belangrijk deel dezelfde gegevens bevatten, maar met één druk op de knop de cijfers aan belanghebbende partijen beschikbaar kan stellen. SBR verandert de rapportageketen. SBR is vooral gericht op het efficiënter inrichten van de rapportageketen, waarbij de bestaande rapportageverplichtingen gehandhaafd blijven. Een adequaat ingericht proces verschaft gestandaardiseerde en gevalideerde informatie voor uiteenlopende doeleinden. Als dat proces goed verloopt en adequaat wordt ondersteund, dan zorgt dit zeker voor kostenverlaging. Deze ondersteuning moet dan wel worden gezocht in goed ingerichte geautomatiseerde systemen. SBR biedt hiervoor volop mogelijkheden. Meer informatie over het SBR-programma is te vinden op Meer informatie over SBR voor banken is te vinden op De bankentaxonomie en de bijbehorende documentatie kunnen worden gedownload van: Drs. R.M. Kieft RA is zelfstandig gevestigd onder de naam Bureau voor Administratie en Controle Kieft (BACK) b.v., te Hoofddorp. Hij is als consultant werkzaam op het gebied van administratieve organisatie, interne controle en financieel management voor uiteenlopende bedrijven en instellingen. 46 AUGUSTUS 2010