Governance SBR. Groenboek. Voorbereid met het oog op het verkrijgen van commentaar vanuit de brede SBR-community. Dit

Transcriptie

1 Governance SBR Groenboek Voorbereid met het oog op het verkrijgen van commentaar vanuit de brede SBR-community. Dit commentaar wordt ingewacht tot 21 mei Governance SBR pagina 1

2 Inhoud 1. Inleiding, doel en status van deze notitie Status SBR Doel van de governance Inhoud van de governance Verantwoordelijkheidsverdeling Regelkringen en processen Gremia Werkstromen en Documenten Bijlagen: bouwstenen voor governance a. charters b. toetredingsprocedure Governance SBR pagina 2

3 1. Inleiding, doel en status van deze notitie Zoals hieronder nader is uitgewerkt, is besloten dat SBR (Standard Business Reporting) het verplichte kanaal wordt voor de system2system communicatie in het kader van de financiële verantwoordingsrapportage van bedrijven aan Belastingdienst, Kamer van Koophandel en CBS. Dit leidt ertoe dat SBR over gaat van een programma naar een min of meer permanente structuur. Daarmee ontstaat de noodzaak om te komen tot vaststelling van de governance voor deze structuur. Het SBR Beraad heeft in 2011 het SBR programma geïnstrueerd om hiervoor voorstellen te ontwikkelen die uitgaan van en aansluiten bij de bestaande programma-governance. De voorliggende notitie is op basis van deze instructie tot stand gekomen en schetst de wijze waarop deze governance voor SBR als een permanent samenwerkingsverband kan functioneren. Bij SBR is een brede community met een veelheid aan instanties en personen binnen uiteenlopende sectoren van markt en overheid betrokken. Om te kunnen profiteren van de inzichten die al deze betrokkenen ten aanzien van deze governance (kunnen) hebben is besloten tot een groenboek-witboek procedure. In het kader van deze procedure geldt de thans voorliggende notitie als groenboek. Deze is tot stand gekomen vanuit het SBR programma, waarbij commentaren en suggesties vanuit het SBR platform zijn meegenomen. Het groenboek wordt gepubliceerd via de website van het SBR programma ( met het oogmerk om commentaar vanuit de brede SBR community te ontlokken. Op basis van dit commentaar wordt een concept- witboek gemaakt, dat voor een formele commentaarronde wordt voorgelegd aan de verschillende bestaande SBR-gremia. Doelstelling is om in de vergadering van het SBR Beraad van 13 juni dit witboek aan de orde te kunnen stellen voor een eerste gedachtenwisseling. Voorzien wordt dat het SBR Beraad in het najaar van 2012 tot een definitieve vaststelling van de governance kan komen. 2. Status SBR In mei 2011 hebben de Staatssecretaris van Financiën en de Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie besloten om het SBR kanaal aan te wijzen als het exclusieve kanaal voor de financiële verantwoordingsinformatie van bedrijven aan de overheid, voor zo ver deze plaatsvindt op basis van system2system communicatie. Zij hebben daarbij het advies gevolgd van respectievelijk de Stuurgroep SBR en het SBR Beraad om bij de implementatie van dit besluit het volgende tijdschema te hanteren: Governance SBR pagina 3

4 Datum Uitvragende partij Stroom 1/1/ BD - IB/VPB: Dit betreft alle samenhangende producten binnen deze stroom (aangifte, schatting, uitstelverzoek, EKA), onder voorwaarde van eherkenning en emededelen. 1/1/ BD - KvK 1/1/ BD - CBS - KvK - OB/ICP - Jaarrekening kleine rechtspersoon - P.M. Overige stromen - Productiestatistiek, korte termijn statistiek en Investeringsstatistiek - Jaarrekening middelgrote en grote rechtspersoon Dit besluit leidt ertoe dat de huidige, uiteenlopende kanalen die ondernemers moeten gebruiken voor informatie-uitwisseling met de overheid in het kader van de financiële verantwoordingsrapportages worden gestroomlijnd tot één kanaal, te weten het SBR kanaal. Consequentie van dit besluit is dat SBR een permanent samenwerkingsverband wordt, gericht op de informatie-uitwisseling tussen bedrijven en overheden op het punt van de financiële verantwoordingsinformatie. SBR beperkt zich niet tot het domein van de informatie-uitwisseling tussen bedrijven en overheden (business to government). Op dit moment hanteren de banken SBR ook in het kader van de kredietrapportages (business to business). Verwacht wordt dat ook in informatiestromen binnen de publieke sector (government to government) SBR zinvol kan worden ingezet. Tegen deze achtergrond is het wenselijk om te komen tot een heldere structurering van de besturing (de governance ) van SBR. Daarbij dient te worden aangetekend dat in SBR-kader sprake is van verschillende domeinen: SBR speelt in het publieke domein (bij voorbeeld de besluitvorming mbt de verplichtstelling van SBR door de overheid), het speelt in het private domein (bij voorbeeld waar het gaat om de besluitvorming van de banken voor het benutten van SBR waar het gaat om kredietrapportages) en er is een publiekprivaat domein, waar sprake is van samenwerking tussen publieke en private partners om gezamenlijk SBR te kunnen benutten. De voorliggende notitie heeft uitdrukkelijk betrekking op het publiek-private domein. Het is aan het private domein, respectievelijk het publieke domein om de eigen governance vorm te geven. Governance SBR pagina 4

5 Op dit moment beperkt SBR zich tot het fiscale/jaarrekeningen cluster. Te verwachten is dat naderhand ook andere clusters, zoals dat van de loonheffingen en loongerelateerde kosten in SBRverband kunnen worden opgepakt. Indien nodig kan de governance daarop nader worden aangepast. 3. Doel van de governance Het organiseren van de governance van SBR op langere termijn is noodzakelijk omdat SBR samenwerking vraagt van verschillende publieke en private partijen die betrokken zijn bij (system2system) uitwisseling van financiële verantwoordingsinformatie. Deze samenwerking moet leiden tot gestructureerde afstemming tussen de verschillende bij SBR betrokken partijen, zodat iedereen weet welk type beslissingen in welk gremium wordt genomen. Er zijn drie overwegingen die ertoe leiden dat een SBR-governance noodzakelijk is: a. Publiek : Het bestaan van een SBR-governance is nodig omdat (publieke) partijen - met het oog op het realiseren van verminderde regeldruk en lagere administratieve lasten, alsmede met het oog op het faciliteren van de ontwikkeling van nieuwe innovatieve diensten en processen - willen komen tot (verdergaande) standaardisatie van gegevens, processen en techniek en zich met dat oogmerk, voor de inrichting en uitvoering van verantwoordingsprocessen willen conformeren aan een stelsel van generieke SBR-afspraken. Op basis daarvan leggen zij de SBR-specificaties voor het aanleveren van verantwoordingsinformatie op aan betrokken (o.m. private) partijen in de verantwoordingsketen (zoals intermediairs, softwareleveranciers en ondernemers). Deze ketenpartners worden daarmee tot belanghebbenden in het SBR-stelsel. Dat maakt het nodig dat er een basis is voor publiek/private afstemming op alle niveaus. b. Privaat: De marktbetrokkenheid bij SBR reikt echter verder dan de wettelijke rapportageketens. Ook private partijen die zelf verantwoordingsinformatie ontvangen (op dit moment de banken) kunnen zich bij de inrichting van deze verantwoordingsketens conformeren aan het SBR stelsel. Deze verschillende private partijen moeten eveneens worden betrokken bij de vormgeving van het afsprakenstelsel. In een publiek/privaat beraad stellen ontvangers en leveranciers van verantwoordingsinformatie het standaardisatiekader vast. c. Operationeel: waar bij de inrichting gebruik gemaakt wordt van gemeenschappelijke voorzieningen, of men voorzieningen op elkaar wil laten aansluiten (normalisatie) is operationele afstemming noodzakelijk. In het licht van de bovengenoemde overwegingen zijn er (eveneens) drie concrete doelen voor de governance: 1. Afspraken over hoe besluitvorming plaatsvindt: voor iedereen moet helder zijn op welke manier, binnen welk tijdskader en door wie beslissingen worden genomen. Dit geldt zowel voor de meer strategische besluiten (b.v. de aanwijzing van SBR als exclusief kanaal), als voor de afstemming om de taxonomie en de daarbij behorende architectuur of de processen en technieken aan te passen. 2. Afstemming over te gebruiken standaarden, processen en techniek: Optimalisatie van de rapportageketens vergt dat het helder is welke standaarden gebruikt worden en welke keuzes daarbij gemaakt zijn. Dit geldt zowel voor de publieke en private uitvragende partijen als voor de Governance SBR pagina 5

6 partijen die rapportages aanleveren of daar anderszins bij betrokken zijn. Door alle betrokkenen hierbij te betrekken, wordt voorkomen dat essentiële punten over het hoofd worden gezien. 3. Creëren van draagvlak: Door alle betrokkenen hun inbreng te laten hebben bij de besluiten, kan het meest recht worden gedaan aan de verschillende belangen. Dat creëert dan weer draagvlak, omdat voor iedereen helder wordt welke keuzes worden gemaakt en hoe daarbij rekening wordt gehouden met alle belangen. 4. Inhoud van de governance In de kern gaat het bij de governance om het vastleggen van de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de deelnemers aan het stelsel, waarbij helder is wie, wanneer en hoe participeert en of het daarbij gaat om betalen, bepalen, het inbrengen van expertise, of het bijdragen aan draagvlak. De SBR-governance (dus het totaal van de bovengenoemde afspraken) heeft betrekking op : - Het (beheer) van het afsprakenstelsel zelf: verwacht mag worden dat bepaalde onderdelen van afspraken nader moeten worden bijgesteld, of aangevuld. - De rapportageketens en de daarbij gehanteerde voorzieningen: hierbij gaat het om de uitvraagprocessen zoals die nu zijn geoperationaliseerd binnen de overheid (Belastingdienst, KvK en CBS) en de banken, alsmede over de wijze waarop daarbinnen gebruik wordt gemaakt van generieke voorzieningen (zoals de Digipoort en de NL-Taxonomie) en van ketenspecifieke voorzieningen. - De verbreding, dat wil zeggen de set van afspraken die zien op de wijze waarop nieuwe ketens toetreden tot het SBR-stelsel. Tevens heeft de governance betrekking op de nieuwe rapportageketens zelf en de (wijzigingen op de) daarbij gehanteerde voorzieningen. 5. Verantwoordelijkheidsverdeling Binnen de SBR-governance wordt derhalve de verantwoordelijkheidsverdeling tussen verschillende partijen vastgelegd. Zoals in paragraaf 1 van deze notitie al is aangegeven, is SBR niet meer een tijdelijke organisatie, die op basis van een daartoe gevoteerd budget gericht is op het realiseren van een concrete set van doelen, c.q. wordt het een - in beginsel - permanent publiek-privaat samenwerkingsverband. In dit kader is het van belang dat binnen de publiek-private governance van SBR wordt onderkend dat zowel deelnemende private organisaties, als publieke organisaties gebonden (kunnen) zijn aan andere governance-structuren binnen het private-, respectievelijk het publieke deel van SBR. Te denken valt aan bijvoorbeeld het samenwerkingsverband van de banken, de interne organisatie van SBR binnen de overheid, maar ook aan samenwerkingsverbanden als koepels en brancheorganisaties. De mate waarin deze samenwerkingsverbanden hun deelnemers kunnen binden Governance SBR pagina 6

7 varieert, maar in alle gevallen moet de publiek-private governance deze vormen van binding binnen het totaal van de deelnemende partijen kunnen faciliteren. De publiek-private governance van SBR moet dan ook in ieder geval aansluiten op: De aard van de samenwerking: een - in beginsel - permanente verband. Het doel van de samenwerking: het beheer en de verdere ontwikkeling van SBR, zoals omschreven in paragraaf 3. De structuur van de samenwerking: In dit samenwerkingsverband werken autonome (groepen van) organisaties samen, zoals overheidspartijen, banken, intermediairs en softwareleveranciers. Deze organisaties kunnen elkaar alleen op basis van consensus binden. Tegen deze achtergrond wordt de volgende verantwoordelijkheidsverdeling op hoofdlijnen voorgesteld: betalen beslissen expertise draagvlak SBRafsprakenstelsel (w.o. NTA, NPA, M&T) Gezamenlijke uitvragende partijen Gezamenlijke uitvragende partijen Brede SBRcommunity Breed maatschappelijken politiek SBR-rapp. ketens en voorzieningen (Digipoort, BIV, NT, BT) Afzonderlijke UP s(publiek en privaat) Afzonderlijke UP s(publiek en privaat) Experts op het gebied van gegevens, processen/ techniek en marcom State-of-theart wetenschappelijke inzichten SBRverbreding Afzonderlijke UP sdie willen toetreden Bestaande deelnemers aan het SBRstelsel Aante leveren vanuit SBR-team Te bepalen door afzonderlijke UP s Governance SBR pagina 7

8 6. Regelkringen en processen De bovenstaande opzet van een verantwoordelijkheidsverdeling is een (statisch) uitgangspunt. In de praktijk moet deze verantwoordelijkheidsverdeling zijn waarde bewijzen in processen binnen regelkringen. In onderstaand schema zijn deze regelkringen weergegeven: Binnen deze regelkringen spelen zich de volgende processen af: - De toetreding tot het stelsel (de grote cirkel ). In een conceptnotitie zijn de voorwaarden hiervoor nader uitgewerkt (bijlage 1). Samenvattend kunnen de volgende opmerkingen worden gemaakt: o Er is een verschillend regime voor toetreding als uitvragende partij vanuit de publieke sector en vanuit de private sector: Vanuit de publieke sector geldt het onderscheid tussen: SBR-partners: zij die voldoen aan alle eisen/verplichtingen vanuit het SBR-stelsel en die derhalve voluit als zodanig binnen het stelsel participeren. SBR-toetreders: zij die een route hebben uitgezet om SBR-partner te worden; zij krijgen vanuit het SBR-team ondersteuning om SBRpartner te worden. Binnen de publieke sector is een meer vrijblijvende positie dan die van SBR-partner niet aan de orde. Binnen de private sector geldt het onderscheid tussen: SBR-partner (zie boven). SBR-toetreders: zij die een route hebben uitgezet om SBR-partner te worden; zij krijgen vanuit het SBR-team een beperkte ondersteuning om SBR-partner te worden. Governance SBR pagina 8

9 NT-associé: dit is een private partij die geen behoefte heeft om deel te nemen aan het stelsel als partner, maar die zich wel (vrijwillig) wil conformeren aan (het gebruik van) de NT conform de NTA. Binnen de private sector is er derhalve geen dwang om SBR-partner te worden: een meer vrijblijvende positie is volkomen acceptabel. Tegelijk is het zo dat partijen in de private sector die wél willen toetreden tot het SBRstelsel een beperkte ondersteuning kunnen krijgen vanuit het SBR-team, omdat anders problemen zouden kunnen ontstaan in de relatie marktoverheid (staatssteun). o Om de bovengenoemde statussen te kunnen verkrijgen is sprake van een drietal mogelijke toetsen: Een SBR-toetredingstoets (alleen publieke sector) stelt vast of een partij in staat is om een toetredingsprocedure (met ondersteuning vanuit het SBRteam) succesvol te doorlopen. Dit is een zekerheid voor de deelnemers in het SBR-stelsel dat kosten voor ondersteuning zullen gaan renderen). De SBR-acceptatietoets (publieke en private sector) geeft aan of een bepaalde partij kan worden toegelaten als SBR-partner en dus volop kan participeren in het SBR-stelsel. De NTA-controletoets (alleen voor private sector) is een faciliteit die beschikbaar komt voor organisaties die als NT-associé willen opereren. - Onderhoud van SBR-voorzieningen (regelkring 2). Hierbij gaat het om het beheer en onderhoud van de voorzieningen, zoals de Digipoort, de NT, de Bankentaxonomie, de BIV, e.d. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de verschillende domeinen (zoals banken en overheid). - Onderhoud van het afsprakenstelsel zelf (regelkring 3): Hierbij gaat het om de afspraken die SBR-partners met elkaar maken over het beheer en onderhoud van de gezamenlijke afspraken, zoals de NTA en de Nederlandse Proces Architectuur en Methoden en Technieken, koppelvlakken e.d. Hiervoor kan een periodieke evaluatie (b.v. eens per twee jaar) gelden. De besluitvorming hierover vindt plaats binnen de kring van (publieke en private) SBR-partners, terwijl de brede SBR-community zou kunnen adviseren. - Tenslotte is er het onderhoud aan de specifieke rapportageketens. Het ligt voor de hand dat de verantwoordelijkheid daarvoor geheel ligt bij de desbetreffende uitvragende partijen, mits zij natuurlijk blijven binnen de gezamenlijke afspraken die zij hebben gemaakt met betrekking tot het stelsel als geheel en het gebruik van de gezamenlijke voorzieningen. 7. Gremia Zoals hiervoor reeds aangegeven wordt binnen het publiek-private SBR-stelsel - waar het gaat om uitvragende partijen - onderscheiden tussen een privaat domein (op dit moment de banken; wellicht in een later stadium ook anderen zoals verzekeraars of pensioenfondsen) en een publiek domein (op dit moment de Belastingdienst, KvK en CBS, straks wellicht ook OCW, IV3). Governance SBR pagina 9

10 Het is de verantwoordelijkheid van deze domeinen zelf om hun interne besluitvorming te organiseren. De overheid en de banken geven wel een voorbeeld van hoe dit kan in een structuur die zij spiegelbeeldig aan elkaar hebben opgezet. Het is ook binnen deze domeinen dat de daadwerkelijke besluitvorming plaatsvindt in termen van het: - Vaststellen van beleid- en uitvoeringslijnen - Financiering - Opstellen van specificaties van uitvraagprocessen, -gegevens en techniek - Het publiceren daarvan Tussen beide domeinen ligt het publiek-private domein. Hierin zijn niet alleen de uitvragende partijen vanuit de publieke en de private sector vertegenwoordigd, maar ook andere relevante marktpartijen, zoals intermediairs en softwareleveranciers. Binnen het publiek-private domein kunnen op basis van unanimiteit besluiten worden genomen. Is er geen unanimiteit, dan kunnen er geen besluiten worden genomen, die de publieke en of private SBR-partners op voorhand binden. Wel is de publiek-private overlegstructuur zo ingericht dat zwaarwegende aanbevelingen kunnen worden gedaan en dat vraagstukken kunnen worden geagendeerd. Governance SBR pagina 10

11 De publiek-private overlegstructuur kent een drietal niveaus: - Allereerst zijn er de expertgroepen voor respectievelijk gegevens, processen en techniek en marketing en communicatie. Taak van deze expertgroepen is om op expertise gebaseerde adviezen te ontwikkelen over de inrichting en het beheer en onderhoud van de respectievelijke (gegevens, processen en techniek en marketing en communicatie) onderdelen van het stelsel. Eveneens zijn het de expertgroepen die met hun antenne direct in het veld nieuwe, of nog niet adequaat geadresseerde trends en problemen moeten signaleren. De expertgroepen ontlenen hun legitimiteit aan het feit dat in hun midden alle expertise vanuit de SBR-community en in het bijzonder vanuit de SBR-partners is samengebracht. Van alle SBR-partners wordt een actieve inbreng in de expertgroepen verwacht. - Daarnaast is er het SBR Beraad: dit is het hoogste niveau in het publiek-private domein. Taak van het SBR Beraad is om te komen tot de bovengenoemde zwaarwegende aanbevelingen en agendering. De kwaliteit van deze uitkomsten moet zodanig hoog zijn dat overeenstemming binnen het SBR Beraad daadwerkelijk leidt tot adoptie van de aanbevelingen door de desbetreffende publieke en private SBR-partners. Het SBR Beraad ontleent zijn legitimiteit aan zijn samenstelling, waardoor een breed draagvlak kan worden verkregen voor de aanbevelingen en agenderingen. In dat kader zijn in het Beraad naast de publieke en private uitvragende partijen de voor SBR belangrijkste branches op koepelniveau vertegenwoordigt. - Op operationeel en tactisch niveau is er het SBR Platform dat zit tussen het niveau van de expertgroepen en dat van het Beraad. In het platform zitten de vertegenwoordigers van dezelfde organisaties als die in het Beraad zitten. Taak van het platform is om ervoor zorg te dragen dat concrete issues die een goede werking van SBR in de weg staan aan de orde worden gesteld en hetzij binnen de kring van de expertgroepen tot een oplossing worden gebracht, dan wel worden geëscaleerd naar het niveau van het Beraad. De leden van het platform hebben binnen hun eigen geleding een belangrijke rol te spelen bij het intern (binnen de desbetreffende geleding) voorbereiden van standpunten ter zake van vraagstukken die binnen SBR spelen. Het platform ontleent zijn legitimiteit aan het mandaat van het Beraad, aan de mate van representatie van relevante organisaties en vooral aan het feit dat de leden van het platform het vermogen hebben om ten behoeve van de organisaties die zij vertegenwoordigen effectief te schakelen tussen de inhoudelijke vraagstukken, zoals die in de expertgroepen aan de orde zijn en de strategische vraagstukken die spelen in het Beraad. In dat kader ziet het platform toe op de voortgang die binnen expertgroepen wordt geboekt ten aanzien van de bij deze groepen neergelegde issues en beoordeelt het de adviezen van de expertgroepen op samenhang en consistentie met de totaalvisie van SBR. Vraagstukken die binnen de expertgroepen niet kunnen worden opgelost en waarvoor ook het platform zelf niet tot een besluit kan komen, kunnen worden geëscaleerd naar het SBR Beraad. Het platform voorziet waar nodig voorstellen aan het SBR Beraad van een preadvies, waarin sprake kan zijn van een meerderheids- en een minderheidsstandpunt. Governance SBR pagina 11

12 8. Werkstromen en Documenten Binnen het kader van de SBR-governance wordt zo veel als mogelijk gewerkt met vaste jaarcycli, waarbinnen werkzaamheden worden uitgevoerd en waarin documenten tot stand komen. Op die manier wordt maximaal geborgd dat voor de gehele SBR-community (bestaande uit vele personen en organisaties) steeds helder is welke issues op welk moment aan de orde komen. Binnen de jaarcyclus kunnen de expertgroepen bij voorbeeld het volgende programma afwerken: - Verkenning van issues die voor de komende twaalf maanden spelen in het licht van: o Enerzijds de activiteiten in de afgelopen periode. o Anderzijds de verwachte ontwikkelingen op middellange termijn. - Verzamelen van input op deze verkenning, waarbij het platform een schakelrol vervult. - Het vastleggen van een plan voor het oppakken van de verzamelde issues. - Het (al naar gelang de planning) publiceren van voorstellen ter zake van de verschillende issues. - Het inwachten van commentaar. - Het (afhankelijk van de planning) ontwikkelen van definitieve voorstellen ter zake van de issues. - Het via het platform inwachten van formeel commentaar vanuit de organisaties die binnen SBR actief zijn. - Het afronden van het proces door een formeel voorstel aan het Beraad. Bovenstaande cyclus zal in het charter van de expertgroepen worden opgenomen. Governance SBR pagina 12

13 Bijlagen: bouwstenen voor governance a. charters Voor de verschillende gremia die binnen de publiek-private governance-structuur een rol spelen (zoals in paragraaf 7 aangegeven) zijn charters ontwikkeld, waarin de werkwijze van de desbetreffende gremia is omschreven. Deze zullen op 8 mei a.s. aan het SBR Platform voor commentaar worden voorgelegd, waarna ze aan dit groenboek zullen worden toegevoegd. Governance SBR pagina 13

14 b. toetredingsprocedure Op dit moment wordt door medewerkers van het SBR-team overleg gevoerd met private participanten in SBR. Dit op basis van een notitie die inmiddels door de overheidsstuurgroep is goedgekeurd. Deze notitie zal op 8 mei aan voor commentaar aan het SBR Platform worden voorgelegd en zal daarna als onderdeel aan dit groenboek worden toegevoegd. Governance SBR pagina 14