De financiële informatie in dit Jaarverslag is ontleend aan de Jaarrekening Jaarverslag BsGW 2011 v01

Transcriptie

1

2

3 De financiële informatie in dit Jaarverslag is ontleend aan de Jaarrekening 2011 Jaarverslag BsGW 2011 v01 2

4 Inhoudsopgave Voorwoord Voorzitter 5 Voorwoord Directeur 7 Organisatieprofiel 8 Achtergrond 8 Voordelen van samenwerking 8 Missie en visie 9 Taken 9 Het eigene van onze organisatie 10 Bestuur en deelnemers 11 Rechtsvorm 11 Bestuur per Kostenverdeling 13 Bestuur per Strategische doelstellingen 15 Ontwikkeling van samenwerking 16 Doelgroepen 16 Startmanifestatie 17 Nieuwe toetredende gemeenten per Informatiefilm 17 Samenwerkingsinitiatieven 17 Innovatie 18 Outsourcing ICT-infrastructuur en beheer 18 Optimalisatie input / output poststroom 18 Vervolgproject andere overheid 18 Kwijtscheldingsbeleid 19 Automatische incassotermijnen 19 Digitale nota 19 Themadiscussies 20 Uitvoering belastingtaken 21 Productie aantallen 21 Afdracht van belastinggelden 22 Oninbaar 22 Klantreacties 22 Uitvoering Wet WOZ 24 Kwaliteitsverbetering en efficiënt werken 24 Bedrijfsvoering 25 Personeel 25 Huisvesting 26 Exploitatie 26 Contact 29

5

6 Voorwoord Het is een enigszins vreemde gewaarwording om in april 2011 te worden benoemd tot eerste voorzitter van de nieuwe BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen en dan een voorwoord te mogen schrijven in dit jaarverslag over datzelfde afgelopen jaar. Dat doe ik overigens wel degelijk graag en met plezier. Gezien de actuele ontwikkelingen binnen de overheid is duidelijk dat samenwerking op het gebied van belastingheffing een maatschappelijke noodzaak is. Het maatschappelijk belang van samenwerking, dat zich met name vertaalt in voordelen voor de burger in de vorm van o.a. kwaliteitsverbetering, efficiëntieverhoging en kostenreductie, wordt door lokale overheden onderkend en vanuit de landelijke overheid gestimuleerd. Met genoegen kijk ik dan ook naar de BsGW als een actieve organisatie, die veel teweeg heeft gebracht in de korte tijd van haar bestaan. De verbinding met meer gemeenten wordt steeds actiever gemaakt. Al direct in het eerste jaar van het bestaan, leidde dat tot de toetreding per van twee nieuwe gemeenten - de gemeenten Bergen en Nederweert - tot de Gemeenschappelijke Regeling BsGW. In het kader van de samenwerking met andere gemeenten worden met diverse gemeenten gesprekken gevoerd en zijn met enkele gemeenten nadere onderzoeken gestart. Dat is niet in het minst de verdienste van de goede samenwerking tussen de deelnemers in de BsGW. Vooral ook weten de deelnemers over te brengen hoe belangrijk samenwerking is in deze tijd waarin vrijwel elke organisatie onder druk staat om zo efficiënt mogelijk om te gaan met gemeenschapsgelden. En samenwerking binnen BsGW biedt die voordelen waar elke organisatie naar zoekt. Het concept dat is ontwikkeld voor samenwerking op het gebied van belastingheffing werkt. Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten biedt veel voordelen: veel werk wordt niet meer dubbel gedaan en de belastingheffing wordt efficiënter en dus op den duur goedkoper. Daarnaast biedt dit nieuwe samenwerkingsverband een verdergaande digitalisering om burgers en bedrijven beter te bedienen, zoals dat van de uitvoeringsprocessen van lokale overheden wordt verwacht. De organisatie is doelmatig ingericht, hoogwaardig ontwikkeld op het gebied van digitalisering en heeft aangetoond om nieuwe deelnemers in korte tijd efficiënt en effectief te kunnen integreren in haar werkprocessen. De ontwikkeling van de BsGW staat volledig in het teken van groei, zowel in kwantitatieve als ook in kwalitatieve zin. Dit samenwerkingsverband beoogt een zo groot mogelijk maatschappelijk rendement te halen uit samenwerking tussen lokale overheden op het gebied van belastingheffing en - inning. De samenwerking is ook aangegaan als groeimodel gericht op uitbreiding. Ook andere gemeenten kunnen zich aansluiten bij dit samenwerkingsverband en daardoor deze voordelen behalen. BsGW heeft een vliegende start gemaakt en zit goed op koers. Ik hoop dat veel gemeenten zullen aanhaken en in dit samenwerkingsverband mee willen samenwerken om de voordelen te benutten voor hun eigen doelstellingen en voor de burgers waarvoor zij staan. Jos Teeuwen Voorzitter BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen 5

7 6

8 Voorwoord Voor u ligt het eerste Jaarverslag van BsGW Belastingsamenwerking van Gemeenten en Waterschappen. BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. BsGW is opgericht als zelfstandige uitvoeringsorganisatie voor de heffing en inning van gemeentelijke belastingen en waterschapsheffingen per 1 april Vaste koers BsGW is verzelfstandigd vanuit het Waterschapsbedrijf Limburg, Unit Waterschapsheffingen. Als Unit Waterschapsheffingen hebben we ons sinds 2004 kunnen ontwikkelen tot een moderne professionele organisatie die als BsGW nu zijn waarde kan bewijzen voor nieuwe samenwerkingspartners. BsGW heeft een turbulent jaar achter de rug. Direct in dit eerste jaar zijn initiatieven ontplooid om de samenwerking verder uit te breiden. En met resultaat! Per 1 januari 2012 traden twee nieuwe gemeenten, de gemeenten Bergen en Nederweert, toe tot het samenwerkingsverband. De maatschappelijke, financiële en efficiency voordelen die samenwerking biedt, sterken ons in de overtuiging om onverminderd vast te houden aan onze strategie en doelstellingen. Wij blijven scherp op de kosten letten, steken extra energie in het uitbouwen van ons samenwerkingsverband en zetten ons vooral in om onze klanten met hoogwaardige innovatieve dienstverlening van dienst te zijn. Overeenkomstig artikel 18 lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen biedt het dagelijks bestuur jaarlijks, gelijktijdig met de jaarrekening, ter vaststelling een verslag aan aan het algemeen bestuur over de werkzaamheden van de regeling over het afgelopen jaar. Dit verslag treft u aan in de vorm van dit Jaarverslag. In dit eerste jaar van het zelfstandige bestaan van BsGW presenteren wij een uitvoeriger jaarverslag over 2011, zodat er een compleet beeld kan worden opgemaakt van onze organisatie. Het voorliggende verslag geeft zicht op wie wij zijn, wat wij doen, actuele ontwikkelingen en beleidspunten. De financiële situatie van de organisatie wordt separaat toegelicht in de Jaarrekening De Directeur W.C.G. Fiddelaers 7

9 Organisatieprofiel BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. BsGW is opgericht als zelfstandige uitvoeringsorganisatie per 1 april De waterschappen Roer en Overmaas (WRO), Peel en Maasvallei (WPM) en de gemeente Venlo zijn de eerste deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling en daarmee de oprichters van BsGW. Per 1 januari 2012 zijn de gemeente Bergen en de gemeente Nederweert toegetreden tot het samenwerkingsverband. Daarnaast heeft BsGW een dienstverleningsovereenkomst met Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden (HDSR) BsGW is een zelfstandig opererende organisatie. Door de verzelfstandiging wordt beoogd een zo groot mogelijk maatschappelijk rendement te halen uit samenwerking tussen lokale overheden op het gebied van belastingheffing en - inning. De samenwerking is ook aangegaan als groeimodel gericht op uitbreiding van de samenwerking met andere gemeenten. BsGW behartigt als uitvoeringsorganisatie van de deelnemende waterschappen en gemeenten de zorg voor het volledig, tijdig, rechtmatig, juist en doelmatig heffen en innen van de lokale belastingen. BsGW werkt daarbij tegen de laagst mogelijke kosten, uitgaande van de beste prijs/prestatie verhouding gekoppeld aan een optimaal niveau van dienstverlening. Hierbij hoort ook het zoeken en daadwerkelijk aangaan van samenwerkingsverbanden met andere overheden wanneer deze efficientievoordelen opleveren. Achtergrond Gezien de actuele ontwikkelingen binnen de overheid is duidelijk dat samenwerking op het gebied van belastingheffing een maatschappelijke noodzaak is. Het maatschappelijk belang van samenwerking, dat zich met name vertaalt in voordelen voor de burger in de vorm van o.a. kwaliteitsverbetering, efficiëntieverhoging en kostenreductie, wordt door lokale overheden onderkend en vanuit de landelijke overheid gestimuleerd. Samenwerking in de uitvoering past bovendien binnen de visie en ambities van zowel gemeenten als waterschappen. Beide organisaties kennen een toegenomen vraag naar kostenreductie door het realiseren van efficiëntieslagen in de processen. Daarnaast wordt van de uitvoeringsprocessen van lokale overheden een steeds verdergaande mate van digitalisering verwacht, zowel om burgers en bedrijven beter te bedienen, als uit efficiëntieoogpunt. Voordelen van samenwerking Gemeenten en waterschappen verwerken als zelfstandige overheden ieder hun eigen decentrale belastingen. Beide organisaties voeren voor de heffing en invordering van hun belastingen nagenoeg dezelfde processen uit. Ook maken zij voor een belangrijk deel gebruik van dezelfde gegevens en gegevensbronnen. Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten biedt dan ook veel voordelen: veel werk wordt niet meer dubbel gedaan en de belastingheffing wordt efficiënter en dus op den duur goedkoper. Daarnaast biedt dit nieuwe samenwerkingsverband een verdergaande digitali- 8

10 sering om burgers en bedrijven beter te bedienen, zoals dat van de uitvoeringsprocessen van lokale overheden wordt verwacht. Ook andere gemeenten kunnen zich aansluiten bij dit samenwerkingsverband en daardoor deze voordelen behalen. Missie en visie De missie verwoordt de reden van het bestaan van BsGW en de belangrijkste ambitie die zij in de uitvoering van haar taken nastreeft. Deze vloeit voort uit de taak en positionering als gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie van de deelnemende overheidsorganen. De missie van BsGW luidt als volgt: BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen heft en int alle lokale belastingen namens haar deelnemers, beheert de authentieke basisregistraties WOZ en BAG en verzorgt het product waarderen. BsGW voert deze taken uit voor haar deelnemers, zijnde gemeenten en waterschappen. Dit doet BsGW zo efficiënt mogelijk en op een zorgvuldige en pragmatische wijze, gericht op tijdigheid en volledigheid. BsGW is een uitvoerende en dienstverlenende organisatie die op basis van bedrijfseconomische principes wordt geleid. BsGW werkt tegen de laagst mogelijke kosten, uitgaande van de beste prijs/prestatie verhouding gekoppeld aan een handhaving en waar mogelijk verhoging van het niveau van de dienstverlening. Hierbij hoort ook expliciet het zoveel mogelijk zoeken en daadwerkelijk aangaan van samenwerkingsverbanden met andere overheden wanneer deze schaalvergroting en efficiëntievoordelen opleveren. BsGW investeert als kwaliteitsorganisatie continu in de ontwikkeling van kennis en resultaatbewustzijn van zijn medewerkers; grote waarde wordt toegekend aan welzijn, veiligheid en gezondheid van de medewerkers in het functioneren. Taken BsGW draagt zorg voor het heffen en innen van alle lokale belastingen (gemeentelijk en voor waterschappen) en beheert de authentieke basisregistratie WOZ (administratie en waardering). Het takenpakket bestrijkt het taakveld van advisering en opstellen van conceptverordening(en), de opbouw van benodigde basisregistraties, het opleggen en innen van de aanslagen tot en met de dwanginvordering en oninbaar verklaring. Afhandeling van klantreacties gedurende al deze processtappen behoort eveneens tot het takenpakket. Alle gemeentelijke belastingen en waterschapsheffingen Gemeenten Onroerende-zaakbelastingen (OZB) Rioolheffing (incl. grootverbruik) Afvalstoffenheffing Hondenbelasting Baat- en bouwgrondbelasting Toeristenbelasting Waterschappen Verontreinigingsheffing Zuiveringsheffing Watersysteemheffing ingezetenen Watersysteemheffing ongebouwd Watersysteemheffing natuurterreinen Watersysteemheffing gebouwd BIZ (Bedrijven Investerings Zone) Forensenbelasting Parkeerbelasting Reclamebelasting Leges Marktgelden Havengelden Brandweerrechten Lijkbezorgingrechten 9

11 Ook nieuwe belastingen zoals BIZ (Bedrijven Investerings Zones) kunnen worden uitgevoerd. BsGW zal het beheren en uitvoeren van de authentieke basisregistratie WOZ voor gemeenten (administratie en waardering) en BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) nog verder ontwikkelen. In de loop van 2011 is de eerder met gemeente Venlo afgesproken evaluatie uitgevoerd met betrekking tot het integraal opnemen van WOZ-waardebepaling in de samenwerking. Het eigene van onze organisatie Wat onderscheidt onze belastingsamenwerking van andere samenwerkingsverbanden? Een van de meest eigen kenmerken van onze organisatie wordt gevormd door het principe dat de identiteit van de opdrachtgevers/deelnemers naar burger en bedrijf optimaal herkenbaar is omdat de aanslagbiljetten, correspondentie en website namens de opdrachtgever worden gepresenteerd. Aanslagregels van verschillende opdrachtgevers worden niet gecombineerd op 1 biljet. Voor de burger / het bedrijf komt het over alsof hij/zij rechtstreeks zaken doet met zijn/haar gemeente en/of waterschap. Dit principe impliceert dat BsGW als organisatie in de uitvoering van haar taak en in de communicatie naar belastingplichtigen op de achtergrond opereert. Deze zogenaamde customer intimicy werkt drempelverlagend voor nieuwe toetreders/ opdrachtgevers en willen we behouden. Binnen BsGW worden de processen integraal en gestandaardiseerd uitgevoerd voor alle opdrachtgevers gericht op een optimale efficiency en kwaliteit, de zogenaamde operational excellence. Inkomende contacten via o.a. telefoon en het digitale belastingloket worden door toegespitste communicatie en ingerichte communicatiekanalen rechtstreeks toe geleid naar en verwerkt door BsGW, waarbij BsGW zich presenteert als gemeente / waterschap. Klantcontacten worden integraal afgehandeld, zo veel mogelijk bij het eerste contact. Dit houdt in dat in voorkomende situaties belastingzaken voor beide belastingen - de deelnemende waterschappen of gemeenten - in één en hetzelfde gesprek geholpen worden. Voor het doorgeven van een wijziging of het regelen van andere belastingzaken hoeft de klant dus maar één keer te bellen. 10

12 Bestuur en deelnemers De organisatie BsGW is continu in ontwikkeling om haar processen te optimaliseren. Innovatie in werkprocessen en ICT-middelen is gericht op kwaliteit- en efficiencyverbetering. BsGW zet hier actief op in, maar vermijdt risicovolle projecten. BsGW heeft, zoals geregeld in de Gemeenschappelijke Regeling, twee bestuursorganen; Algemeen Bestuur Het belangrijkste orgaan van BsGW is het algemeen bestuur. De raad van iedere deelnemende gemeente wijst één lid van het college en het algemeen bestuur van ieder deelnemend waterschap wijst één lid van het dagelijks bestuur aan als lid van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BsGW. Echter totdat het aantal deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling zeven bedraagt, wijst elke raad c.q. algemeen bestuur twee leden aan voor het algemeen bestuur van BsGW. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. Het algemeen bestuur vergaderde in 2011 vijf keer. Dagelijks Bestuur Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en leden te benoemen door het algemeen bestuur. Tot de bevoegdheden van het dagelijks bestuur behoort onder meer het voorbereiden van besluiten van het algemeen bestuur. Voorzitter De voorzitter wordt aangewezen door het algemeen bestuur. De voorzitter is onder meer belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Hij tekent de stukken die van het bestuur en van het dagelijks bestuur uitgaan. De voorzitter vertegenwoordigt BsGW in en buiten rechte. Rechtsvorm De deelnemers hebben aan BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen de bevoegdheid overgedragen tot uitvoering van de heffing en invordering van waterschapsheffingen, gemeentelijke belastingen en de waardebepaling in het kader van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam in de zin van artikel 8 eerste lid van de WGR (Wet gemeenschappelijke regelingen). De bestuurlijke organisatie van het openbaar lichaam is vastgelegd in de Wet gemeenschappelijke regelingen. In de gemeenschappelijke regeling BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen zijn onder meer de bevoegdheden, bestuursorganen, begroting, jaarrekening, kostentoerekening, toetreding en uittreding van de deelnemers geregeld. 11

13 Samenstelling Bestuur per Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur bestond in 2011 uit: De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen, wethouder gemeente Venlo De heer drs. M.L. Verheijen, wethouder gemeente Venlo (na benoeming tot Gedeputeerde van de Provincie Limburg opgevolgd door de heer Satijn) De heer S. H. M. Satijn, wethouder gemeente Venlo De heer dr. J.J. Schrijen, voorzitter waterschap Roer en Overmaas De heer drs. C.H.J.M. Lebens, lid Dagelijks Bestuur waterschap Roer en Overmaas, vice voorzitter waterschap Roer en Overmaas De heer R.E.W.M. Dupont, lid Dagelijks Bestuur waterschap Peel en Maasvallei, vice voorzitter waterschap Peel en Maasvallei De heer ing. J.A.M. de Hoon, lid Dagelijks Bestuur waterschap Peel en Maasvallei Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur bestond in 2011 uit: De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen De heer drs. C.H.J.M. Lebens De heer ing. J.A.M. de Hoon Voorzitter Voorzitter van BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is: De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen Vice voorzitter is de heer drs. C.H.J.M. Lebens Organisatie Directeur van de belastingorganisatie BsGW is: de heer W.C.G. Fiddelaers 12

14 Het rechtsgebied waarvoor deze regeling geldt omvat het grondgebied van de gemeenten evenals de beheersgebieden van de waterschappen. Kostenverdeling De netto exploitatiekosten van BsGW worden gedragen door de deelnemers in BsGW. Om deze kosten over de deelnemers te verdelen, maakt BsGW gebruik van een methodiek waarbij de kosten toegerekend worden aan producten van dienstverlening, aansluitend op de procesmatige organisatieopzet van BsGW. Omdat BsGW functioneert als een kostenbesparende uitvoeringsorganisatie voor haar deelnemers is een efficiënte procesinrichting en een geoptimaliseerde applicatiearchitectuur essentieel. De gegevensverwerkende processen worden hiertoe voor alle deelnemers integraal uitgevoerd en hebben een hoge automatiseringsgraad. Kosten worden niet productspecifiek gemaakt en kosteninformatie is als gevolg hiervan niet per belastingsoort beschikbaar. De basis van de kostenverdeling wordt gevormd door een reële en transparante begrotingsopzet. Het noodzakelijke inzicht om te komen tot een pragmatische en voor de deelnemers eerlijke toerekening van kosten wordt verkregen door gebruik te maken van een kostenplaatsenstructuur die aansluit op de procesmatige organisatieopzet van BsGW. 13

15 Bestuur per uitgebreid Door het toetreden van de gemeenten Bergen en Nederweert tot het samenwerkingsverband bestaat het algemeen bestuur per uit 10 vertegenwoordigers van de deelnemende organisaties.. Algemeen Bestuur De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen, wethouder gemeente Venlo De heer S.H.M. Satijn, wethouder gemeente Venlo De heer dr. J.J. Schrijen, voorzitter waterschap Roer en Overmaas De heer drs. C.H.J.M. Lebens, lid Dagelijks Bestuur waterschap Roer en Overmaas, vice voorzitter waterschap Roer en Overmaas De heer R.E.W.M. Dupont, lid Dagelijks Bestuur waterschap Peel en Maasvallei, vice voorzitter waterschap Peel en Maasvallei De heer ing. J.A.M. de Hoon, lid Dagelijks Bestuur waterschap Peel en Maasvallei De heer ing. B.J.M. Buiting, wethouder gemeente Bergen De heer F.J.R. Pekema, wethouder gemeente Bergen Mevrouw mr. R.C.M. Wernink, wethouder gemeente Nederweert De heer H.M. van de Mortel, wethouder gemeente Nederweert Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur bestaat per uit: De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen De heer drs. C.H.J.M. Lebens De heer ing. J.A.M. de Hoon De heer ing. B.J.M. Buiting Voorzitter Voorzitter van BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is: De heer mr. J.H.G.M. Teeuwen Vice voorzitter is de heer drs. C.H.J.M. Lebens 14

16 Strategische doelstellingen BsGW richt zich op het verder verlagen van de uitvoeringskosten voor haar deelnemers met als belangrijkste speerpunten: Daling kosten deelnemers o.a. middels het uitbreiden van het aantal gemeentelijke deelnemers. Een van de doelstellingen uit de missie van BsGW is kostenreductie door schaalvergroting. BsGW zal verdere samenwerkingsvormen met andere gemeenten en waterschappen actief initiëren met als doel door schaalvergroting de kostprijs per aanslag(regel) te verlagen en hierbij het dienstenniveau in stand te houden en waar mogelijk te verbeteren. Daarnaast dient BsGW taakstellend een kostenreductie van 10% te realiseren in de eerste 5 jaren na oprichting door efficiencyverbetering en innovatie. Minimaal gelijkblijvende kwaliteit van dienstverlening en het vergroten van de efficiency BsGW streeft ernaar om de kwaliteit van de dienstverlening in stand te houden en waar mogelijk te verbeteren Het vergroten van de digitale dienstverlening en het verder optimaliseren van de werkprocessen Door toepassing van digitale dienstverlening sluit BsGW aan op door de overheid ingezette visie en beleid zoals onder andere verwoord in het i-nup, de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening e-overheid. In deze visie op dienstverlening verwoorden gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisaties en het Rijk in een Bestuursakkoord hun gedeelde ambitie: vaker het digitale kanaal kunnen gebruiken om zaken met de overheid te regelen. Andere kanalen, zoals post, telefoon en balie blijven bestaan en zijn ondersteunend. Door de klant te stimuleren gebruik te maken van digitale dienstverlening, is het mogelijk kostenbesparingen te realiseren. 15

17 Ontwikkeling van samenwerking Gemeenten en waterschappen verwerken als zelfstandige overheden ieder hun eigen decentrale belastingen. Beide organisaties voeren voor de heffing en invordering van hun belastingen nagenoeg dezelfde processen uit. Ook maken zij voor een belangrijk deel gebruik van dezelfde gegevens en gegevensbronnen. Samenwerking tussen gemeenten en waterschappen biedt dan ook veel voordelen: veel werk wordt niet meer dubbel gedaan en de belastingheffing wordt efficiënter en dus op den duur goedkoper. In het 1e kwartaal 2011 is BsGW al economisch van start gegaan, in een zogenaamde doe alsof - fase. Per 1 april jl. was de formele oprichting van BsGW een feit. BsGW is gestart met drie deelnemers; de gemeente Venlo, het waterschap Roer en Overmaas en het waterschap Peel en Maasvallei. De WOZ-waarderingstaken waren in eerste instantie geen onderdeel van de integrale samenwerking met de gemeente Venlo per Inmiddels is de bestuurlijke besluitvorming omtrent de overheveling van deze taken naar BsGW afgerond. De WOZ-waarderingstaken worden per uitgevoerd door BsGW. Per saldo resulteert dit in lagere kosten voor de deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling vanaf Startmanifestatie Tussen de deelnemers en de BsGW worden duidelijke afspraken gemaakt over de aard en de kwaliteit van de dienstverlening van de BsGW. Deze worden beschreven Tijdens de Startmanifestatie waren 26 van de 33 Limburgse gemeenten vertegenwoordigd middels een bestuurder/ portefeuillehouder en/ of het ambtelijk management. Daarnaast waren bestuurders aanwezig van de beide Limburgse waterschappen, het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden te Houten/ Utrecht, bestuurders van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten van Limburg en enkele vertegenwoordigers van gerelateerde organisaties. in de uitvoeringsovereenkomst (UVO) en een aanvullende maatwerkovereenkomst die tussen de BsGW en elk van de deelnemers wordt afgesloten. Ook de wederzijdse plichten (op operationeel niveau) zijn in de uitvoeringsovereenkomst opgenomen. Ter bevordering van de uniformiteit en daarmee de efficiëntie van de dienstverlening gelden standaard uitvoeringsovereenkomsten. Dit wil zeggen: met elke deelnemer wordt dezelfde uitvoeringsovereenkomst aangegaan. Indien nodig worden eventuele van de standaard uitvoeringsovereenkomst afwijkende detailafspraken vastgelegd in een apart document maatwerkafspraken Doelgroepen De doelgroepen waar BsGW primair activiteiten voor kan uitvoeren zijn waterschappen en inliggende ge16

18 meenten. Het samenwerken met gemeenten die buiten het verzorgingsgebied van de deelnemende waterschappen liggen, is mogelijk maar zal tot minder voordelen leiden. Samenwerking met ander partijen dan waterschappen of gemeenten is ook mogelijk. Hier wordt niet actief op ingezet, maar als zich op dit vlak kansen voordoen worden ze benut. Startmanifestatie Op 9 september 2011 heeft BsGW een Startmanifestatie georganiseerd, primair gericht op bestuurders van gemeenten. Middels deze Startmanifestatie beoogde BsGW meer bekendheid geven aan haar bestaan en de voordelen van samenwerking belichten. Deze bijeenkomst beoogde daarmee tevens om samenwerking op het gebied van belastingheffing binnen de Gemeenschappelijke Regeling BsGW in Limburg te bevorderen. Gastsprekers tijdens deze officiële opening waren onder andere Mr. drs. F.H.H. Weekers, Staatssecretaris Ministerie van Financiën en Mr. R.J.J.M. Pans, Voorzitter directieraad Vereniging van Nederlandse Gemeenten VNG. De officiële opening werd verricht door de Staatssecretaris Dhr. Weekers. Nieuwe toetredende gemeenten Kort na de Startmanifestatie werden intensief gesprekken voortgezet met diverse Limburgse gemeenten en nieuwe gesprekken opgestart. De gemeenten Bergen en Nederweert konden in de korte tijd hierna tot besluitvorming komen en traden per 1 januari 2012 toe tot de Gemeenschappelijke Regeling BsGW. Dit resulteerde per saldo in lagere kosten voor alle deelnemers vanaf Informatiefilm Tijdens de Startmanifestatie vond de première plaats van een korte informatiefilm over hoe deelname aan het samenwerkingsverband is geregeld / te regelen, de voordelen van samenwerking en hoe BsGW werkt. De informatiefilm van 7 minuten werd uitgevoerd als video-scribing, een getekende animatiefilm waarin de Gemeenschappelijke Regeling en de weg van toetreding op eenvoudige en begrijpelijke manier inzichtelijk gemaakt wordt. De infofilm BsGW ontmoette veel waardering en werd op verzoek van de VNG ook gepubliceerd via de VNG-website. Samenwerkingsinitiatieven In het kader van de samenwerking met andere gemeenten, zijn in 2011 met diverse gemeenten gesprekken gevoerd en zijn met enkele gemeenten nadere onderzoeken gestart. Medio september had BsGW contacten met 33 Limburgse gemeenten waarvan op dat moment de gemeente Venlo reeds deelnemer was in de belastingsamenwerking. 2 Gemeenten hadden op dat moment de definitieve intentie uitgesproken tot deelname met ingang van Met 17 van de overige gemeenten had bestuurlijk overleg plaatsgevonden en met 7 gemeenten ambtelijk overleg. Met 6 Limburgse gemeenten had medio september nog geen contact plaatsgevonden. Inmiddels zijn de gemeente Bergen en gemeente Nederweert per 1 januari 2012 toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling BsGW. Voor de mogelijke samenwerking met de gemeente Utrecht/De Bilt en HDSR is in 2011 een businesscase uitgewerkt. Eind 2011 is bestuurlijk overeengekomen niet over te gaan tot integrale belasting samenwerking. Wel wordt onderzocht in hoeverre het digitale concept gemeenschappelijk gebruikt kan worden. 17

19 Innovatie De organisatie BsGW is continu in ontwikkeling om haar processen te optimaliseren. Innovatie in werkprocessen en ICT-middelen is gericht op kwaliteit- en efficiencyverbetering. BsGW zet hier actief op in, maar vermijdt risicovolle projecten. De brede aandacht binnen BsGW voor innovatie vanuit verschillende invalshoeken, processen, HRM, ICT is erop gericht de performance van de organisatie te verbeteren waarbij ICT, organisatie en personeel in lijn blijven en evenredig meegroeien. In dit kader werden in 2011 door het Algemeen Bestuur diverse projecten geëntameerd voor organisatiebrede ontwikkeling. Deze projecten zijn van strategisch belang om opschaling met meerdere deelnemers beheersbaar te houden: Outsourcing ICT-infrastructuur en -beheer In het kader van de verzelfstandiging van de belastingorganisatie BsGW is vastgesteld dat BsGW zelf haar ICT infrastructuur en -beheer dient te organiseren. Onder ICT-infrastructuur worden de servers en werkstations, de opslagcapaciteit en de datacommunicatiemiddelen verstaan. Dit betreft zowel de hardware als software (besturingssystemen en licenties). De strategische intentie van BsGW om de samenwerking met meerdere gemeenten en daar waar mogelijk met waterschappen uit te breiden stelt hoge eisen aan de schaalbaarheid en flexibiliteit van de ICT-infrastructuur. BsGW is te klein om zelfstandig op doelmatige wijze een eigen rekencentrum op te bouwen. Daarom is besloten om het onderhoud en beheer van de ICT-infrastructuur volledig uit te besteden (outsourcen) aan een marktpartij. De Europese aanbesteding voor de IT-uitbesteding is in 2011 succesvol afgerond en heeft geleid tot een IT-leverancier die goed past bij BsGW als dynamische groeiende organisatie. De transitiefase is onderhanden, gericht op de in productiename medio Omdat BsGW de ICT-infrastructuur en het beheer hiervan inkoopt als een dienst, wordt niet geïnvesteerd in hardware. Optimalisatie input / output poststroom Het inputmanagement is gericht op een verdere standaardisering van inkomende post verwerking. Het outputmanagement is gericht op het massaal en individueel produceren van uitgaande documenten via de post, of de digitale belastingbalie. De opzet en inrichting zal generiek zijn voor elke deelnemer, waarbij rekening wordt gehouden met een mogelijke groei van het aantal deelnemers in de komende jaren. De implementatie van het inputmanagement en de brievenmodule is afgerond in de 2e helft van Het deelproject bestandsmodule zal in 2012 uitgevoerd worden. Vervolgproject andere overheid Het Vervolgproject andere overheid betreft verbeteringen, binnen de richtlijnen van de overheid, op het gebied van digitale dienstverlening. Voorbeelden hiervan zijn het digitaal archief en uitbreiding van de digitale belastingbalie. Daarnaast worden de websites aangepast om volledig te voldoen aan de richtlijnen van de overheid. BsGW geeft prioriteit aan de strategische projecten optimalisatie 18

20 input/output en uitbesteding ICT-infrastructuur en beheer. Het vervolgproject andere overheid wordt hierdoor grotendeels verschoven naar Kwijtscheldingsbeleid BsGW is belast met de uitvoering van het kwijtscheldingsbeleid van haar deelnemers. In het kader van landelijke ontwikkelingen met betrekking tot kwijtschelding is het van belang dat de deelnemers in BsGW uit oogpunt van kostenbeheersing efficiency en duidelijkheid richting kwijtscheldingsgerechtigden eenzelfde beleid voeren over het al dan niet verruimen van de kwijtscheldingsmogelijkheden. Het niet voeren van eenzelfde beleid met betrekking tot kwijtschelding kan de uitvoering van kwijtschelding bemoeilijkheden en kan leiden tot extra kosten. Aan de waterschapsbesturen en de gemeenteraad Venlo is verzocht om het besluitvormingstraject in gang te zetten en een formeel standpunt te nemen over de verruimde kwijtscheldingsmogelijkheden. Besluitvorming zal plaatsvinden in Automatische incassotermijnen De waterschapsheffingen konden in 2011 in 5 termijnen via automatisch incasso voldaan worden. De automatische incasso startte twee maanden na de dagtekening van de aanslagoplegging, op de vervaldatum. De belastingheffing in de gemeente Venlo kon in 2011 via automatisch incasso gespreid worden over de resterende maanden van het kalenderjaar. Verruiming van het aantal incassotermijnen voor de waterschapsheffingen van de deelnemende waterschappen van 5 naar maximaal 10 termijnen komt de uniformiteit en de mogelijkheden tot samenwerking met andere deelnemers ten goede. Voor belastingplichtigen is het een mogelijkheid om in deze tijden van crisis tot betere spreiding van de lastendruk en het schept duidelijkheid omdat ook andere instanties deze termijn hanteren. In de decembervergaderingen van het Algemeen Bestuur van waterschap Peel en Maasvallei en van waterschap Roer en Overmaas is besloten om de automatische incasso van de waterschapsheffingen eveneens uit te spreiden over de resterende maanden van het kalenderjaar, waardoor deze vanaf het belastingjaar 2012 toegepast wordt. Digitale Nota BsGW volgt de realisatie van de voorzieningen van het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en E-overheid (NUP) en sluit aan bij bewezen oplossingen. BsGW heeft in 2011 de mogelijkheden om de digitale nota in te passen in haar digitale concept en de huidige betalingsvoorwaarden onderzocht. In de loop van 2012 kunnen de facturen door BsGW ook digitaal aangeboden worden. 19

21 Themadiscussies In 2011 werden binnen het bestuur verschillende themadiscussies opgestart. Deze thematische besprekingen zijn informerend of opinievormend van karakter en zijn richtinggevend op de koers van besproken thema s voor langere tijd. Themadiscussies die in 2011 aan de orde zijn geweest betreffen: Outsourcing Een informerende themadiscussie bestemd om de koers van BsGW met betrekking tot de ICT-ondersteuning te schetsen en de impact op de interne ICT-organisatie weer te geven. Inkoop en aanbestedingsbeleid Dit thema is opinievormend en dient de effecten op het inkoop en aanbestedingsbeleid te verhelderen die ontstaan door de verschillen in aard en omvang van BsGW in vergelijking tot WBL. De uitkomst van de discussie is richtinggevend voor de uitwerking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van BsGW. Financiële beleidskader BsGW Dit thema is informerend van karakter en is bestemd om de noodzakelijk geachte wijzigingen in het financiële beleidskader, waaronder het inkoop- en aanbestedingsbeleid toe te lichten en te onderbouwen. Mogelijkheden/gevolgen kanaalsturing in klantcontacten Een meningsvormende themadiscussie over het toepassen van kanaalsturingsmogelijkheden en het realiseren van besparingsmogelijkheden middels het afschaffen van de gratis belastingtelefoon van deelnemers, het aanpassen van telefonische openingstijden van het KlantContactCentrum (KCC) en het digitaliseren van de schriftelijke bijsluiter. 20

22 Uitvoering belastingtaken De belastingheffing in 2011 is zonder noemenswaardige problemen verlopen. Voor de aanslagoplegging van de waterschapsheffingen en de gemeentelijke belastingen zijn normen vastgesteld. Met de waterschappen zijn afspraken gemaakt waarbij bepaald is dat 95% van het bedrag van de prognose belastingheffing per 31 maart via aanslagen opgelegd dient te zijn. Per 30 november dienen de resterende 5% van de prognose belastingheffing te zijn opgelegd. Met de gemeente Venlo is de afspraak gemaakt dat 95% van het bedrag van de prognose belastingheffing per 28 februari opgelegd dient te zijn, dit in verband met de verplichte beschikkingsdatum van de WOZ-waarde. Op 30 november dient 98% van het bedrag van de prognose belastingheffing te zijn opgelegd voor wat betreft de gemeente, de resterende 2% worden in het daaropvolgende jaar gerealiseerd. Voor de aanslagoplegging 2011 zijn deze normen voor de deelnemers gerealiseerd. Productieaantallen De tabel geeft de productiegetallen van BsGW weer per deelnemer. De totale productiegetallen van de deelnemers voor de aanslagbiljetten, aanslagregels, gemeentelijke WOZ-objecten Venlo en klantcontacten worden als verdeelsleutel gebruikt om de totale kosten van de vier primaire producten om te slaan naar tarieven per product. Voor de berekening van de deelnemersbijdragen worden deze eenheidstarieven vermenigvuldigd met de productie aantallen per deelnemer. Voor de aanslagoplegging 2011 zijn deze normen voor alle deelnemers gerealiseerd. PRODUCTIE AANTALLEN BsGW 2011 voor de deelnemers in het samenwerkingsverband Productie-getallen deelnemers / klanten BsGW WRO WPM Gemeente Venlo totaal deelnemers BsGW Rekening 2011 Rekening 2011 Rekening 2011 Rekening 2011 Aantal heffingsplichtigen Aantal aanslagbiljetten Aantal aanmaningen Aantal dwangbevelen Aantal kwijtscheldingsverzoeken Aantal aanslagregels Aantal klantcontacten 21

23 Afdracht van belastinggelden BsGW int de belastingen voor haar deelnemers en draagt deze op vastgestelde tijden af aan de deelnemers. De prognose voor het afdragen van de belastingheffing naar de deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling is afgeleid van de prognose voor de inning van de belastingheffing. De werkelijke afdracht aan de deelnemers is afhankelijk van de betaling van de belastingvordering. De ontvangen belastingen worden afgedragen nadat de betaling is verwerkt in de debiteurenadministratie. De afdracht vindt wekelijks plaats. BsGW houdt hierbij, conform afspraak met de deelnemers, een minimum banksaldo aan om eventuele restituties naar aanleiding van verminderingen en kwijtscheldingen te kunnen uitbetalen. Voor alle deelnemers is de prognose voor het afdragen van belastinggelden voor het kalenderjaar 2011 daadwerkelijk gerealiseerd. De prognose voor te innen belastingen over het belastingjaar 2011 bedraagt 167,7 miljoen. De prognose was dat in het kalenderjaar ,5 miljoen aan belastinggelden zou worden geïnd en afgedragen. Daadwerkelijk werd er tot en met december in totaal 163,3 miljoen aan ontvangen belastingen over het belastingjaar 2011 afgedragen aan de deelnemers. Het restantbedrag van belastingjaar 2011 ad 4,4 miljoen, zal worden geïnd in het kalenderjaar Oninbaar De realisatie van de prognose oninbaar is voor alle deelnemers en voor alle belastingjaren binnen de prognose de gebleven. Klantreacties Het aantal klantreacties in 2011 ligt onder het niveau van het vorige jaar. Het aandeel van de schriftelijke klantreacties laat een daling zien tegenover een lichte stijging van de telefonische reacties en een lichte toename van het digitale kanaal. De verschuiving naar het digitale kanaal is nog beperkt. Het toepassen van kanaalsturingsinstrumenten biedt BsGW meer mogelijkheden om een grotere verschuiving naar het digitale kanaal te bewerkstelligen. In het Algemeen Bestuur is in

24 een themadiscussie opgestart om van gedachten te wisselen over de mogelijkheden en effecten van kanaalsturing. BsGW hanteert een interne streefnorm van 90% voor het inhoudelijk afhandelen van alle mogelijke telefonische vragen binnen 1 dag. Over geheel 2011 gemeten is dit in 82% van de telefonisch gestelde vragen gerealiseerd. Er zijn geen overschrijdingen van de wettelijke doorlooptijden voor het afhandelen van kwijtscheldingsverzoeken, bezwaren en woz-bezwaren. De gemiddelde afhandeltijden van de kwijtscheldingsverzoeken, woz-bezwaren en overige bezwaarcorrespondentie voor de deelnemers liggen onder de wettelijke norm. 23

25 Uitvoering Wet WOZ De uitvoering wet WOZ voor de gemeente Venlo was in 2011 nog niet volledig geïntegreerd in de uitvoeringsorganisatie BsGW. Dit wordt per geëffectueerd. Voor 2011 vond de uitvoering nog plaats onder verantwoordelijkheid van de gemeente Venlo. Het waarderen van de objecten is uitgevoerd door het team waardebepaling van de gemeente Venlo. Naar aanleiding van de inspectie van de waarderingskamer op 18 maart 2011 heeft de gemeente Venlo het predicaat goed ontvangen voor de uitvoering van de wet WOZ. Kwaliteitsverbetering en efficiënt werken BsGW heeft zich in 2011 aangemeld voor deelname aan de benchmark van de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB voorheen Belastingoverleg van Grote Gemeenten BOGG). De benchmark vergelijkt de primaire processen die gerelateerd zijn aan het waarderen van objecten en het heffen en innen van belastingen. De benchmark leidt niet tot een ranking maar is een instrument om best practices te ontdekken. Het doel van de Benchmark Belastingen is om kennis op het gebied van kwaliteitsverbetering en efficiënt werken te delen. De benchmark van deelnemende organisaties biedt een vergelijkende analyse van de bedrijfsvoering en de bedrijfsresultaten in verband met het heffen en invorderen van gemeentelijke belastingen en het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken. Met ingang van 2012 zal BsGW voor het eerst actief deelnemen aan deze benchmark. Door de accountant is voor wat betreft de heffingenadministratie 2011, net zoals in voorgaande jaren, een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. 24

26 Bedrijfsvoering De missie en visie van BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen worden weerspiegeld in de aard en vorm van de organisatie. BsGW is georganiseerd als een kwalitatief hoogwaardige uitvoeringsorganisatie; een zelfstandige organisatie waar de principes van bedrijfsmatig en proces gestuurd werken leidend zijn. De organisatie BsGW draagt de volledige integrale verantwoordelijkheid, inclusief bijvoorbeeld financieel beheer en personeelszaken. De organisatie voorziet zelf in de ondersteunende functies (bedrijfsvoering; P&O, ICT e.d.) of koopt deze in tegen marktconforme tarieven. Hierbij wordt nadrukkelijk, op basis van de doelstellingen van de BsGW, de afweging gemaakt tussen enerzijds afhankelijkheid van derden en risico s en de beheersing daarvan en anderzijds de kosten. Personeel Directeur Door de verzelfstandiging van de Unit Waterschapsheffingen uit het Water- schapsbedrijf Limburg tot het nieuwe Bs- Secretariaat GW, is formatie van de afdelingen P&O en Planning en Control Bestuursondersteuning Jur. zaken en HRM P&C overgeheveld naar BsGW. Het formatieplan van BsGW per 1 april 2011 omvatte 77 fte. Onderdeel hiervan is een eigen ondersteuning/bedrijfsvoering en Onder- Afdeling Gegevensbeheer Afdeling Klantenzaken Incl. WOZ / taxatie Afdeling Invordering en afdrachtbeheer nemingsraad. Het ziekteverzuim tot en met december 2011 lag met 3,67% onder de jaarnorm van 4%. De personeelskosten zijn per saldo 589 duizend lager dan begroot. De vaste formatie van BsGW (77 Fte s) bevat een vacatureruimte van ruim 6 fte. Deze vacatureruimte wordt, in afwachting van nieuwe toetreders vooralsnog via flexibele inhuur ingevuld (de formatie wordt niet overschreden). De te verrichten werkzaamheden voor HDSR zitten niet in de vaste formatie van BsGW, maar zijn als flexibel inhuurbudget in de begroting opgenomen. Via begrotingswijzigingen is een deel van dit budget overgeheveld naar overige diensten door derden. Daarnaast is een deel van de geraamde opleidingskosten in 2011 niet besteed. De ontwikkeling van BsGW staat volledig in het teken van groei, zowel in kwantitatieve als ook in kwalitatieve zin. Ter versterking van de kwalitatieve ontwikkeling van de medewerk(st)ers is een cyclus van personeelsontwikkelingsgesprekken uitgerold waardoor in 2011 aandacht uitging naar de persoonlijke ontwikkeling en/of het opheffen van (ingrijpende) discrepanties. De cyclus loopt tot uiterlijk april 2012 en leidt tot passende (opleidings)afspraken. 25

27 In het kader van de CAO afspraken is de introductie van het Individueel Keuze Budget en de verdere flexibilisering van de werktijden voorbereid. De implementatie vond plaats per Een voorstel over verdere flexibilisering is, om advies aan OR en ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. Ter versterking van de integrale managementfunctie zijn alle arbeidsvoorwaarden, inclusief de lokale regelingen, digitaal ter beschikking gesteld aan alle BsGW-medewerk(st)ers. Binnen de zelfstandige organisatie BsGW is in 2011 eveneens een Ondernemingsraad in het leven geroepen. De nieuwe Ondernemingsraad van BsGW is per 3 mei 2011 opgericht en bestaat uit 5 leden. Uit de verzelfstandiging van BsGW uit het Waterschapsbedrijf Limburg, vloeit ook een verzelfstandiging van de personeelsvereniging voort. In 2011 zijn de voorbereidingen gestart voor de oprichting van deze eigen personeelsvereniging voor BsGW. Huisvesting BsGW huurt haar kantoorpand (2.013 m2) van het Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) tegen een marktconforme huurprijs, inclusief servicekosten, huur parkeerplaatsen (50) en restaurant Exploitatie BsGW heeft in haar meerjarenplanning de ambitie verwerkt om binnen 5 jaar taakstellend een kostenreductie van 10% te realiseren door efficiencyverbetering en innovatie. De optimalisatietrajecten voor verkorting doorlooptijd, optimalisatie input/outputstromen en gegevensbeheer zullen tot efficiencyverbeteringen leiden. Daarnaast blijken de synergievoordelen in de procesvoering voor gemeenten groter dan aanvankelijk ingeschat. Deze ambitie is realiseerbaar binnen de momenteel bekende ontwikkelingen binnen wet- en regelgeving. Onvoorziene ingrijpende wijzigingen in wet en regelgeving kunnen de ambitie doorkruisen. Over het 2011 heeft BsGW een positief resultaat behaald van 509 duizend. BsGW Exploitatiecijfers 2011 Bedragen x 1.000,- Jaarrekening 2011 Lasten Baten - Divers - Bijdragen deelnemers Kosten totaal Exploitatieresultaat positief Bijgesteld Begroting 2011 Oorspronkelijk

28 27

29 28

30 Contact. BsGW Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Kantooradres Maria Theresialaan 99, 6043 CX Roermond Postadres Postbus 1275, 6040 KG Roermond Telefoon Website Meer informatie over de gemeentelijke belastingen van Gemeente Venlo; Gemeente Bergen; Gemeente Nederweert; Meer informatie over de waterschapsbelastingen van Waterschap Roer en Overmaas (WRO); Waterschap Peel en Maasvallei (WPM); 29

31 30

32 31

33 32