Bestuursdocument Oprichting Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen

Transcriptie

1 Bestuursdocument Oprichting Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Opdrachtgever Stuurgroep Auteur Jeroen van den Heuvel, namens de projectgroep Datum Versie Status Definitieve versie Bestuursdocument Het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) Beste leden van de stuurgroep, projectgroep en andere betrokkenen bij de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW), Hierbij ontvangt u het Bestuursdocument, versie 1.0 d.d. 25 januari Status Deze versie is de definitieve versie waarin alle opmerkingen en suggesties van de stuurgroepleden, projectgroepleden en andere direct betrokkenen bij het BsGW-proces zijn verwerkt. Gebruik Gebruikers/ontvangers van dit document worden vriendelijk doch dringend verzocht niets te wijzigen aan de tekst van dit bestuursdocument. Dit met de reden dat alle drie de besturen van de waterschappen WRO en WPM en gemeente Venlo op basis van dezelfde informatie en documenten het besluit moeten kunnen nemen. Met vriendelijke groet, Jeroen van den Heuvel jeroen.vd.heuvel@conquaestor.nl ConQuaestor bv Orteliuslaan 871, 3528 BE Utrecht Postbus 8227, 3503 RE Utrecht Tel +31 (0) Fax +31 (0) info@conquaestor.nl Bank KvK BTW NL B01

2 Bestuursdocument Het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) ConQuaestor bv Orteliuslaan 871, 3528 BE Utrecht Postbus 8227, 3503 RE Utrecht Tel +31 (0) Fax +31 (0) Bank KvK BTW NL B01

3 Bestuurlijke samenvatting 4 Samenvatting 4 Besluitteksten van de drie deelnemers en het WBL 7 1 Inleiding Doel van het bestuursdocument Proces totstandkoming bestuursdocument Leeswijzer / structuur 13 2 Achtergrond en aanleiding Achtergrond Landelijke ontwikkelingen Geschiedenis in Limburg: wijziging waterschapsbestel Recente ontwikkelingen in Limburg Doel van de samenwerking Aanleiding 15 3 Gehanteerde bestuurlijke uitgangspunten Algemeen Financieel Kwaliteit en dienstverlening Organisatie-inrichting 19 4 Missie, visie en doelstellingen Missie Visie Doelstellingen en Strategie Samenwerking met andere overheden Samenwerking met Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden en Utrecht Samenwerking met gemeenten 22 5 Organisatie Juridische structuur Bestuursstructuur Organisatiestructuur 25 6 De dienstverlening Beschrijving van de dienstverlening aan deelnemers en burgers/bedrijven Afspraken over en vastlegging van de (kwaliteit van de) dienstverlening Uitvoeringsovereenkomst Eigendom gegevens en gegevensbeheer Benchmarking van de dienstverlening 28 ConQuaestor bv 2 van 51

4 7 Financiën De methodiek van kostenverdeling De methode van kostenverdeling toegepast bijdrageberekening Algemeen De berekening van de bijdragen voor de deelnemers voor het jaar Impact analyse Overige financiële aspecten Opbouw weerstandsreserve BsGW Investeringsfee Belastingsysteem TAXi van Het Waterschapshuis Investeringen / kosten voor nieuwe toetreders Voordelen voor nieuwe toetreders 40 8 Risico s, beheersmaatregelen en weerstandsvermogen Inleiding Risico s en beheersmaatregelen Invloed en checks & balances door en voor de deelnemers Control op de verbonden partij BsGW Weerstandsvermogen 42 9 Bijlagen Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (versie 1.1, ) (standaard) Uitvoeringsovereenkomst Heffing en Invordering Belastingen en Uitvoering Wet WOZ (UVO) (versie 1.1, ) Kostenverdeelmethode BsGW (versie 1.1, ) Begroting 2011 en Meerjarenraming BsGW (versie 1.0, ) Ter inzage: Specifieke voorwaarden (per deelnemer) BsGW (versie 0.5, ) Ter inzage: Ondernemingsplan BsGW (versie 1.0, ) 50 ConQuaestor bv 3 van 51

5 Bestuurlijke samenvatting Samenvatting Oprichting van de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) Het centrale onderwerp van deze bestuursnotitie is het treffen van de gemeenschappelijke regeling BsGW. Hierbij gaat het om de verzelfstandiging van de huidige Unit Waterschapsheffingen dat nu nog onderdeel is van het Waterschapsbedrijf Limburg (een gemeenschappelijke regeling van de waterschappen Roer en Overmaas & Peel en Maasvallei). Deze Unit Waterschapsheffingen voert sinds 2004 de belastingheffing en invordering uit voor de twee waterschappen. Daarnaast bestaat er sinds 2009 een Dienstverleningsovereenkomst tussen de gemeente Venlo en het WBL-UWH voor de uitvoering van de belastingheffing en invordering en de WOZ-administratie. waardoor de mogelijkheid tot een structurele belastingsamenwerking tussen lokale overheden wordt gecreëerd en uitbreiding van het aantal deelnemers kan plaatsvinden Het Waterschapsbedrijf Limburg voert naast de belastingactiviteiten ook nog een aantal andere activiteiten uit ten behoeve van de twee waterschappen. Hierdoor is het WBL-UWH bestuurlijk en financieel niet passend ingericht om ook voor andere deelnemers belastingactiviteiten te verzorgen. Door de belastingactiviteit te verzelfstandigen is het mogelijk om een duurzame en structurele belastingsamenwerking tussen meerdere en een groeiend aantal lokale overheden te bestendigen, met de daarbij passende bestuurlijke inrichting en financiële huishouding. Deze ontwikkeling past binnen de landelijke ontwikkeling op belastinggebied van de afgelopen jaren. Hierbij bundelen steeds meer lokale overheden hun belastingheffing en invordering, evenals de WOZactiviteiten, gestimuleerd door de landelijke overheid en passend binnen de visie en ambities van waterschappen als gemeenten. waarbij de volgende doelstellingen centraal staan Waterschappen en gemeenten beschikken als zelfstandige decentrale overheden ieder over een eigen belastinggebied met hun eigen decentrale belastingen. Gemeenten en waterschappen voeren voor de heffing en invordering van hun belastingen nagenoeg dezelfde processen uit. Ook worden voor het heffen en invorderen van belastingen gebruik gemaakt van dezelfde verrijkte basisgegevens. Zonder samenwerking worden deze gegevens dus op twee plaatsen beheerd en verrijkt. Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten levert dan ook aanzienlijke financiële en kwalitatieve (schaal)voordelen op. De BsGW optimaliseert het maatschappelijk rendement door middel van de volgende doelstellingen: 1. het minimaliseren van de uitvoeringskosten; 2. het optimaliseren van de belastingopbrengsten; 3. het beperken en spreiden van de risico s in de bedrijfsvoering en; 4. het optimaliseren van de kwaliteit van haar dienstverlening aan de burger en haar deelnemers. ConQuaestor bv 4 van 51

6 en concrete financiële voordelen bij de drie founding fathers (en nieuwe toetreders) worden gerealiseerd Voor de BsGW is door de beoogde founding fathers WRO, WPM en Venlo een kostenverdeelmodel ontwikkeld volgens de volgende principes en bestuurlijke uitgangspunten: De kostentoerekening dient eerlijk en begrijpelijk te zijn. De kostentoerekening dient reëel en transparant te zijn. De methode moet toekomstvast zijn. De methode dient voor iedere deelnemer te gelden. Door de voordelen die de samenwerking in de BsGW oplevert en toepassing van het Kostenverdeelmethode BsGW kunnen direct vanaf de start van de BsGW de volgende concrete besparingen worden gerealiseerd voor de deelnemers: Voor WRO loopt het voordeel op van ca ,- in 2011 naar ca ,- in Voor WPM loopt het voordeel op van ca ,- in 2011 naar ca ,- in Voor Venlo loopt het voordeel op van ca ,- in 2011 naar ca ,- in Hierbij is nog geen rekening gehouden met een toename in het aantal deelnemers in de toekomst. met heldere afspraken, controlemechanismen en een solide risicobeleid. Heldere afspraken over dienstverlening en de financiële aspecten Tussen de deelnemers en de BsGW worden duidelijke afspraken gemaakt over de aard en de kwaliteit van de dienstverlening van de BsGW. Deze worden beschreven in de uitvoeringsovereenkomst (UVO s) en een aanvullende specifieke voorwaarden die tussen de BsGW en elk van de deelnemers wordt afgesloten. Ook de wederzijdse plichten (op operationeel niveau) zijn in de uitvoeringsovereenkomst opgenomen. Naast afspraken over de dienstverlening worden ook heldere afspraken gemaakt over de volgende financiële aspecten: 1. Investeringsfee Met een compensatieregeling worden de founding fathers gecompenseerd voor hun gedane investeringen om te komen tot de situatie waarin de BsGW kan worden opgericht en nieuwe deelnemers kunnen worden verwelkomd. Deze compensatieregeling is gebaseerd op de verhouding tussen de door de founding fathers gedane investeringen, een realistische bijdrage die kan worden gevraagd van nieuwe toetreders en toekomstige ontwikkelingen. 2. Investeringen / kosten en voordelen voor nieuwe toetreders Toetreding van nieuwe deelnemers in de BsGW moet zowel voor de zittende deelnemers als voor de toetreders aantrekkelijk zijn. Daarom zijn er duidelijke regelingen geformuleerd met betrekking tot een nulmeting bij nieuwe toetreders en de toedeling van migratiekosten enerzijds, en berekeningen en regels met betrekking tot aanvullende voordelen en overname van personeel anderzijds. ConQuaestor bv 5 van 51

7 Controlemechanismen Voor de deelnemers in de BsGW zijn er op verschillende niveaus verscheidene checks & balances en mogelijkheden om invloed uit te oefenen ingebouwd: Via de bestuurlijke vertegenwoordiging van het college / dagelijks bestuur van de deelnemers in het algemeen bestuur / dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling; Via de P&C cyclus: mogelijkheid van integrale monitoring en controle door aansluiting van de P&C cyclus van de BsGW op die van de deelnemers; Via managementrapportages van de BsGW, per kwartaal via het BsGW bestuur aan de deelnemers: waardoor continue monitoring van prestaties en tijdige bijsturing mogelijk zijn; In de GR is de controlefunctie geregeld: het algemeen bestuur van de BsGW (als zijnde de vertegenwoordiging van de deelnemers) heeft de mogelijkheid om controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie te voeren. Aan de deelnemers wordt control op de verbonden partij BsGW geboden door na vaststelling in het dagelijks bestuur van de BsGW en voorafgaand aan de bestuurlijke behandeling van financiële stukken in het algemeen bestuur van de BwGW een gemeenschappelijke bijeenkomst te beleggen met de hoofden middelen van de deelnemers. Risicobeleid De BsGW zal zelf de risico s dragen van haar eigen bedrijfsvoering en daarvoor een weerstandsvermogen aanhouden. De hoogte van dit weerstandsvermogen is realistisch en gebaseerd op een uitgebreide risicoanalyse. Het benodigde weerstandsvermogen wordt jaarlijks, als onderdeel van de begroting en indien nodig, bijgesteld. De opbouw van het weerstandsvermogen vindt plaats door bodemstortingen van de deelnemers, waardoor de BsGW direct vanaf de start haar eigen risico s kan dragen. Deze bodemstortingen kunnen plaatsvinden binnen de huidige begrotingen van de deelnemers, vanwege de besparingen die in 2011 t.o.v door de BsGW worden gerealiseerd. De hiernavolgende paragraaf stelt de exacte besluiten die aan de algemeen besturen en de gemeenteraad van de drie beoogde founding fathers worden gevraagd om de oprichting van de BsGW middels het treffen van de gemeenschappelijke regeling mogelijk te maken. ConQuaestor bv 6 van 51

8 Besluitteksten van de drie deelnemers en het WBL Aangezien een besluit wordt gevraagd over een samenwerkingsverband met andere lokale overheden is het van belang om inzicht te hebben in de besluiten zoals die bij de andere deelnemers voor liggen. Om deze reden zijn hieronder de besluitteksten opgenomen voor alle deelnemers, inclusief de besluiten die aan het bestuur van het WBL worden voorgelegd om de overgang van WBL Unit Waterschapsheffingen naar de BsGW mogelijk te maken. Waterschap Roer en Overmaas Voorstel: Aan het Algemeen Bestuur van Waterschap Roer en Overmaas wordt gevraagd te besluiten onder de voorwaarde dat ook de andere twee deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling (zijnde Gemeente Venlo en Waterschap Peel en Maasvallei) gelijkluidende besluiten nemen : 1. Tot het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW), met terugwerkende kracht per en gelijktijdig met dit besluit, te besluiten tot het treffen van de aangepaste Gemeenschappelijke Regeling Waterschapsbedrijf Limburg, met terugwerkende kracht per Tot het aanwijzen van twee leden van het dagelijks bestuur en het benoemen van deze bestuurders als vertegenwoordigers van het Waterschap Roer en Overmaas in het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen en gelijktijdig het aanwijzen van één of meerdere plaatsvervanger(s) uit het dagelijks bestuur. 3. Tot vaststelling van het bijbehorende kostenverdeelmodel Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW); 4. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de begroting 2011 van de Gemeenschappelijke Regeling uiterlijk per vast te stellen; 5. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling uiterlijk per vast te stellen (voortkomend uit de BsGW begroting 2011 en het kostenverdeelmodel BsGW); 6. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de Uitvoeringsovereenkomst met bijbehorende Specifieke voorwaarden per deelnemer vast te stellen en af te sluiten; 7. Dat de gemeente Venlo niet meebetaalt aan eventueel onevenredig hoge ontwikkelkosten van het belastingsysteem van Het Waterschapshuis. Voorts wordt aan het algemeen bestuur gevraagd om zijn zienswijze te geven op de begroting van de BsGW ConQuaestor bv 7 van 51

9 Waterschap Peel en Maasvallei Voorstel: Aan het Algemeen Bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei wordt gevraagd te besluiten onder de voorwaarde dat ook de andere twee deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling (zijnde Gemeente Venlo en Waterschap Roer en Overmaas) gelijkluidende besluiten nemen : 1. Tot het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW), met terugwerkende kracht per en gelijktijdig met dit besluit, te besluiten tot het treffen van de aangepaste Gemeenschappelijke Regeling Waterschapsbedrijf Limburg, met terugwerkende kracht per ; 2. Tot het aanwijzen van twee leden van het dagelijks bestuur en het benoemen van deze bestuurders als vertegenwoordigers van het Waterschap Peel en Maasvallei in het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen en gelijktijdig het aanwijzen van één of meerdere plaatsvervanger(s) uit het dagelijks bestuur. 3. Tot vaststelling van het bijbehorende kostenverdeelmodel Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW); 4. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de begroting 2011 van de Gemeenschappelijke Regeling uiterlijk per vast te stellen; 5. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling uiterlijk per vast te stellen (voortkomend uit de BsGW begroting 2011 en het kostenverdeelmodel BsGW); 6. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de Uitvoeringsovereenkomst met bijbehorende Specifieke voorwaarden per deelnemer vast te stellen en af te sluiten; 7. Dat de gemeente Venlo niet meebetaalt aan eventueel onevenredig hoge ontwikkelkosten van het belastingsysteem van Het Waterschapshuis. Voorts wordt aan het algemeen bestuur gevraagd om zijn zienswijze te geven op de begroting van de BsGW Gemeente Venlo Voorstel om te besluiten (dictum) onder de voorwaarde dat ook de andere twee deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling (zijnde Waterschap Roer en Overmaas en Waterschap Peel en Maasvallei) gelijkluidende besluiten nemen 1. Tot het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) en gelijktijdig met dit besluit het met terugwerkende kracht per 1 januari 2011 ontbinden van: a. de bestaande lichte Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking betreffende Heffing en Invordering belastingen en uitvoering van de Wet WOZ tussen Gemeente Venlo en Waterschapsbedrijf Limburg, vastgesteld door de Raad en getekend op en in werking getreden per ; b. de Dienstverleningsovereenkomst Heffing en Invordering belastingen en uitvoering van de Wet WOZ tussen de gemeente Venlo en Waterschapsbedrijf Limburg Unit ConQuaestor bv 8 van 51

10 Waterschapsheffingen, getekend op en in werking getreden per ; 2. Tot het aanwijzen van twee leden van het college en het benoemen van deze bestuurders als vertegenwoordigers van de gemeente Venlo in het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen en gelijktijdig het aanwijzen van één of meerdere plaatsvervanger(s). 3. Tot vaststelling van het bijbehorende kostenverdeelmodel Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW); 4. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de begroting 2011 van de Gemeenschappelijke Regeling uiterlijk per vast te stellen; 5. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling uiterlijk per vast te stellen (voortkomend uit de BsGW begroting 2011 en het kostenverdeelmodel BsGW); 6. Tot het opdragen aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling om de Uitvoeringsovereenkomst met bijbehorende Specifieke voorwaarden per deelnemer vast te stellen en af te sluiten; De bovenstaande besluiten te nemen onder de voorwaarde dat de andere twee deelnemers in de Gemeenschappelijke Regeling (zijnde Waterschap Roer en Overmaas en Waterschap Peel en Maasvallei) besluiten dat de gemeente Venlo niet meebetaalt aan eventueel onevenredig hoge ontwikkelkosten van het belastingsysteem van Het Waterschapshuis. Voorts wordt aan de gemeenteraad gevraagd om zijn zienswijze te geven op de begroting van de BsGW Bij dit voorstel om te besluiten (dictum) wordt ter informatie de toevoegende opmerking geplaatst dat de door de gemeenteraad van Venlo gelijktijdig doch separaat over de taakuitbreiding m.b.t. de WOZwaarderingstaak wordt besloten. Waterschapsbedrijf Limburg en toekomstige BsGW Ter voorbereiding op de verzelfstandiging van de Unit Waterschapsheffingen van het WBL en het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen heeft het dagelijks bestuur van het WBL op 8 december 2010 de volgende besluiten genomen, uitgaande, doch onder voorbehoud van positieve besluitvorming in de algemeen besturen van WRO en WPM en de gemeenteraad van Venlo: Besluit 1. De besturen van de waterschappen Roer en Overmaas en Peel en Maasvallei voor te stellen in te stemmen met een zodanige wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Waterschapsbedrijf dat het taakveld Heffingen komt te vervallen. 2. In te stemmen met de splitsing van de begroting 2011, de meerjarenraming en het investeringsprogramma conform de in de bijlagen opgenomen voorstellen. 3. In te stemmen met de uitgangspunten splitsing balans WBL per 31 december 2010 conform de uitgangspunten zoals opgenomen in het voorstel. Hierbij zijn de volgende zaken van belang: ConQuaestor bv 9 van 51

11 - De OR van het WBL heeft adviesrecht. De OR van het WBL heeft op basis van de Algemeen bestuursbesluiten van 1 december 2009 en 31 mei 2010 en de concept ondernemingsplannen een tweetal adviezen uitgebracht die beide positief waren. - Aangezien: 1) er besluiten aan de algemeen besturen van WRO en WPM en de gemeenteraad van Venlo worden voorgesteld met terugwerkende kracht per en 2) het bestuur van het WBL verwachtte dat de benodigde besluitvorming van de beoogde deelnemers in de BsGW naar verwachting niet vóór 1 januari 2011 zou plaatsvinden, ontstaat er een overgangsperiode van tot aan de besluitvorming bij de beoogde deelnemers in de BsGW. Uitgaande, doch onder nadrukkelijk voorbehoud, van positieve besluitvorming wordt door het WBL vanaf 1 januari 2011 alvast gewerkt alsof de BsGW al was opgericht. Dit vergroot de snelheid waarmee de BsGW tot stand kan komen. - Alle medewerkers van het WBL die overgaan naar de BsGW zijn geïnformeerd middels brief over dit traject. Daarnaast zal het bestuur van het WBL na positief besluit van de algemeen besturen van WRO en WPM en de gemeenteraad van Venlo met terugwerkende kracht per 1 januari 2011 de volgende besluiten nemen: 1. tot ontbinding van de bestaande lichte Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking betreffende Heffing en Invordering belastingen en uitvoering van de Wet WOZ tussen Gemeente Venlo en Waterschapsbedrijf Limburg, vastgesteld door de Raad en getekend op en in werking getreden per ; 2. tot ontbinding van de Dienstverleningsovereenkomst Heffing en Invordering belastingen en uitvoering van de Wet WOZ tussen de gemeente Venlo en Waterschapsbedrijf Limburg Unit Waterschapsheffingen, getekend op en in werking getreden per ; 3. tot ontslag van de medewerkers die overgaan naar de BsGW (met gelijktijdig het aanstellingsbesluit van de medewerkers bij de BsGW, door het bestuur van de BsGW); Na positief besluit van de algemeen besturen van WRO en WPM en de gemeenteraad van Venlo, wordt een Constituerend Beraad gehouden. Zodra de Gemeenschappelijke Regeling BsGW is getroffen worden vanzelfsprekend binnen de kaders van de Gemeenschappelijke Regeling BsGW door het bestuur van de BsGW over o.a. de volgende zaken besluiten genomen: 1. De goedkeuring van de begroting van de BsGW 2011, met daarbij de bijdragebepaling; 2. Een begrotingswijziging aan de deelnemers, waarbij de bijdrage van elke deelnemer aan de BsGW over 2011 naar beneden wordt bijgesteld, inclusief en rekening houdend met de bodemstorting t.b.v. de opbouw van de algemene reserve / weerstandsvermogen (binnen de reeds bestaande begrotingen van de deelnemers). 3. Na een second opinion op fiscaal terrein m.b.t. het btw-compensatiefonds in relatie tot de transparantiemethode zal een beslissing worden gemaakt en meegedeeld aan de fiscus; 4. Afronding van het plaatsingstraject van de medewerkers van de BsGW (aanstelling, rechtspositie, arbeidsvoorwaarden, etc.); 5. Delegatiebesluit en mandaatregeling; 6. Sociale en medezeggenschapsaangelegenheden (bijv. WOR en GO, integriteit, ongewenste omgangsvormen, gedragscode); 7. Intern BsGW beleidsdocumenten (bijv. t.a.v. inkoop- en aanbestedingen, financiën, treasury) ConQuaestor bv 10 van 51

12 1 Inleiding 1.1 Doel van het bestuursdocument Aan de gemeenteraad van Venlo en de Algemeen Besturen van Waterschap Roer en Overmaas (WRO) en Waterschap Peel en Maasvallei (WPM) wordt gevraagd een aantal besluiten te nemen inzake het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW). Dit bestuursdocument incl. de bijlagen heeft hierbij als doel om de benodigde informatie te verstrekken, zodat de gevraagde besluiten gefundeerd kunnen worden genomen. 1.2 Proces totstandkoming bestuursdocument Op 1 december 2009 is door het Dagelijks Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) besloten om de voorbereidingen te starten ten behoeve van de juridische verzelfstandiging van de Unit Waterschapsheffingen van het WBL. Dit om te komen tot de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen, met WRO, WPM en de Gemeente Venlo als eerste deelnemers en oprichters. In de periode vanaf dit besluit tot aan mei 2010 is door het WBL een aantal voorbereidende stappen gezet, waaronder de volgende: De conceptbegroting, -meerjarenraming en -formatieplannen voor de verzelfstandigde unit Waterschapsheffingen evenals het resterende deel van WBL zijn opgesteld; Er heeft een verkenning plaatsgevonden met betrekking tot de toerekening van de kosten aan de deelnemers van de nog op te richten Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen; Er is een voorstel geformuleerd met betrekking tot de juridische structuur voor de nog op te richten BsGW; Een concept-ondernemingsplan voor de BsGW is opgesteld; Het OR traject binnen het huidige WBL is opgestart. Daarnaast zijn er vanaf het begin van 2010 oriënterende bijeenkomsten geweest tussen bestuursleden van het WBL en gemeenten in Limburg. Dit met het oog op de toekomstige uitbreiding van het aantal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling. Deze gesprekken waren positief en bieden perspectief voor de toekomst van de BsGW. Op 31 mei 2010 zijn bovengenoemde activiteiten en voorstudies besproken in het Algemeen Bestuur van het WBL. In deze bijeenkomst is tevens besloten om aan de beoogde deelnemers van de BsGW voor te stellen om per 1 januari 2011 de Unit Waterschapsheffingen van WBL te verzelfstandigen als een gemeenschappelijke belastingsamenwerking voor waterschappen en gemeenten op basis van een gemeenschappelijke regeling van WRO, WPM en de Gemeente Venlo. ConQuaestor bv 11 van 51

13 In navolging op dit besluit is in juni 2010 een stuurgroep gevormd met vertegenwoordigers uit het college van de gemeente Venlo en de Dagelijks Besturen van WRO en WPM. Deze stuurgroep heeft als opdracht meegekregen de verzelfstandiging van de Unit Waterschapsheffingen van het WBL in een te treffen gemeenschappelijke regeling BsGW voor te bereiden. Hiervoor is een ambtelijke projectgroep ingesteld, met ondersteuning van een financiële en een juridische werkgroep. In de projectgroep en de werkgroepen zijn alle drie beoogde deelnemers vertegenwoordigd. In september 2010 is een startnotitie aan de gemeenteraad van Venlo en de Algemeen Besturen gezonden om u te informeren over de bestuursopdracht met betrekking tot de gezamenlijke voorbereiding van de oprichting van de BsGW. Ook is in september een bestuurlijke bijeenkomst geweest met vertegenwoordigers van het college van Venlo en de Dagelijks Besturen van WRO en WPM. Tijdens deze werkconferentie zijn de bestuurlijke kaders, uitgangspunten en structuur van de te treffen Gemeenschappelijke Regeling aan de orde geweest. In de afgelopen periode heeft de projectgroep in opdracht van de stuurgroep en met ondersteuning van de financiële en juridische werkgroepen de benodigde documenten voorbereid voor het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling. Hierbij gaat het om de volgende stukken, de genummerde stukken in volgorde van prevalentie, met versienummer/datum en betekenis voor de verschillende gremia: 1. het Bestuursdocument Het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) dat hier voor u ligt (versie 1.0, ) 2. de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (versie 1.1, , bijlage bij dit bestuursdocument) - A.B. s WRO en WPM / gemeenteraad Venlo: ter besluitvorming tot het treffen van de GR. 3. de (standaard) Uitvoeringsovereenkomst Heffing en Invordering Belastingen en Uitvoering Wet WOZ (UVO) (versie 1.1, , bijlage bij dit bestuursdocument) - A.B. s WRO en WPM / gemeenteraad Venlo: ter informatie. - D.B. s WRO en WPM / college Venlo / voorzitter BsGW: af te sluiten overeenkomst. 4. de Kostenverdeelmethode BsGW (versie 1.1, , bijlage bij dit bestuursdocument) - A.B. s WRO en WPM / college Venlo: ter vaststelling (alleen 1 ste keer, daarna AB BsgW). 5. de Begroting 2011 en Meerjarenraming BsGW (versie 1.0, , bijlage bij dit bestuursdocument) - A.B. s WRO en WPM / gemeenteraad Venlo: ter formulering van de algemene zienswijze. - A.B. van de BsGW (zodra benoemd): ter goedkeuring en vaststelling. de Specifieke voorwaarden (per deelnemer) BsGW (versies 0.5, , ter inzage) ConQuaestor bv 12 van 51

14 - A.B. s WRO en WPM / gemeenteraad Venlo: ter informatie. - D.B. s WRO en WPM / college Venlo: ter informatie. - Directies WRO, WPM en Venlo / Directeur BsGW: af te sluiten overeenkomst als bijlage bij de af te sluiten (standaard) Uitvoeringsovereenkomst. het Ondernemingsplan BsGW (versie 1.0, , ter inzage) 1.3 Leeswijzer / structuur Dit bestuursdocument kent een opbouw volgens de volgende lijn. De achtergrond van en aanleiding voor het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling BsGW wordt in hoofdstuk 2 geschetst. Vervolgens geeft hoofdstuk 3 de bestuurlijke uitgangspunten weer waarbinnen de Gemeenschappelijke Regeling wordt getroffen. De hoofdstukken 4 en 5 gaan achtereenvolgens in op de missie, visie en doelstellingen van de BsGW en juridische-, bestuurlijke- en organisatiestructuren. De dienstverlening wordt vervolgens beschreven in hoofdstuk 6. De laatste hoofdstukken, 7 en 8, behandelen de financiële paragraaf en de risico s, beheersmaatregelen en bijbehorende weerstandsvermogen. ConQuaestor bv 13 van 51

15 2 Achtergrond en aanleiding 2.1 Achtergrond Landelijke ontwikkelingen Waterschappen en gemeenten beschikken als zelfstandige decentrale overheden ieder over een eigen belastinggebied met hun eigen decentrale belastingen. Gemeenten en waterschappen voeren voor de heffing en invordering van hun belastingen nagenoeg dezelfde processen uit. Zij maken tevens voor een belangrijk deel gebruik van dezelfde gegevens en gegevensbronnen. Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten levert dan ook aanzienlijke financiële en kwalitatieve (schaal)voordelen op. Gezien de actuele ontwikkelingen binnen de overheid is duidelijk dat samenwerking op het gebied van belastingheffing een maatschappelijke noodzaak is. Het maatschappelijk belang van samenwerking, dat zich met name vertaalt in voordelen voor de burger in de vorm van o.a. kwaliteitsverbetering, efficiëntieverhoging en kostenreductie, wordt door lokale overheden onderkend en vanuit de landelijke overheid gestimuleerd. Samenwerking in de uitvoering past bovendien binnen de visie en ambities van zowel waterschappen als gemeenten. Beide organisaties kennen een toegenomen vraag naar kostenreductie door het realiseren van efficiëntieslagen in de processen. Daarnaast wordt van de uitvoeringsprocessen van lokale overheden een steeds verdergaande mate van digitalisering verwacht, zowel om burgers en bedrijven beter te bedienen, als uit efficiëntieoogpunt. De laatste jaren worden de voordelen vooral gezocht in samenwerking in de uitvoeringsprocessen. Op landelijk niveau in diverse regio s is reeds invulling gegeven aan de samenwerkingsintenties door oprichting van regionale organisaties voor belastingheffing en invordering van waterschappen en inliggende gemeenten. Er zijn inmiddels zo n tiental grote belastingkantoren ontstaan, waaronder Hefpunt, Lococensus-Tricijn, Rivierenland, Rijnland, Regionale Belasting Groep Geschiedenis in Limburg: wijziging waterschapsbestel Per 1 januari 2004 is het Zuiveringschap Limburg opgeheven. De taak van het zuiveringschap is gelijktijdig ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling onder de naam Waterschapsbedrijf Limburg (WBL). Deelnemers aan de regeling zijn de waterschappen Roer en Overmaas (WRO) en Peel en Maasvallei (WPM). Binnen het WBL is in eerste instantie een aantal taken van WRO en WPM gezamenlijk ondergebracht. Deze taken zijn het zuiveringsbeheer, laboratoriumwerkzaamheden, vergunningverlening en handhaving (Wvo) en het heffen en invorderen van de waterschapsbelastingen. Dit bestuursdocument gaat over de heffing en invordering van belastingen en de uitvoering van de WOZ (gemeenten). ConQuaestor bv 14 van 51

16 2.1.3 Recente ontwikkelingen in Limburg Naast de uitvoering van de belastingheffing en invordering voor WRO en WPM voert WBL deze taak ook uit voor de Gemeente Venlo en gedeeltelijk voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR). De dienstverlening aan HDSR gebeurt in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De samenwerking met Venlo sinds 1 januari 2009 heeft een meer structureel en intensiever karakter gekregen door het treffen van een lichte gemeenschappelijke regeling. Deze staat voor een integrale, nauwe en structurele samenwerking voor de lange termijn en was de eerste stap om te komen tot een duurzaam maatschappelijk voordeel. Met het treffen van een nieuwe gemeenschappelijke regeling voor waterschappen en gemeenten is sprake van het geheel verzelfstandigen van de functie belastingheffing- en invordering. Hierbij wordt het WOZ-taxatiedeel nog onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Venlo uitgevoerd. In de nabije toekomst zal worden besloten over het onderbrengen van dit gedeelte van de WOZ in de BsGW Doel van de samenwerking De samenwerking tussen WRO, WPM en Venlo is aangegaan als groeimodel om voor de belastingheffing en invordering en de uitvoering van de WOZ: het maatschappelijk rendement te optimaliseren; de perceptiekosten te verminderen; de belastingopbrengst te optimaliseren; de kwaliteit van het proces te optimaliseren; de risico s in de bedrijfsvoering te spreiden. 2.2 Aanleiding Bij de start van de lichte gemeenschappelijke regeling en de dienstverleningsovereenkomst tussen WBL en Venlo per 1 januari 2009 is een lange termijn relatie aangegaan met de intentie om uiteindelijk een gezamenlijke gemeenschappelijke regeling te treffen. Dit maakte het mogelijk voor WBL om de medewerkers belastingen van de Gemeente Venlo over te nemen. Destijds hebben de betrokken partijen gemeente Venlo, WBL en WRO en WPM ook de afspraak gemaakt dat bij verzelfstandiging van de functie belastingheffing en invordering (incl. WOZ-administratie) een gezamenlijke gemeenschappelijke regeling zou worden getroffen met WRO, WPM en Venlo als deelnemers. De mogelijke verzelfstandiging van de Unit Waterschapsheffingen van het WBL is dan ook opgenomen in de bestuursprogramma s van de waterschappen en in 2008 besloten door de gemeenteraad van Venlo. De reden voor het treffen een nieuwe gemeenschappelijke regeling voor de functie van belastingheffing en invordering, inclusief de WOZ activiteiten is het behalen van een zo groot mogelijk maatschappelijk rendement: 1. Schaalvergroting heeft als randvoorwaarde dat de functie belastingheffing en invordering (juridisch) wordt gescheiden van het WBL. Alleen hierdoor is deelname van nieuwe toetreders in de toekomst mogelijk. De huidige gemeenschappelijke regeling WBL, met tevens de uitvoering van de zuiveringstaak, is daartoe niet geschikt. Een schaalvergroting met gemeenten als nieuwe deelnemers zal leiden tot dalende perceptiekosten en een optimale kwaliteit: ConQuaestor bv 15 van 51

17 a. Gemeenten en waterschappen voeren nagenoeg dezelfde processen uit voor de heffing en invordering van hun belastingen en maken voor een groot deel gebruik van dezelfde gegevens en gegevensbronnen. Samenwerking levert dan ook financiële voordelen op. b. Optimale kwaliteit wordt bereikt doordat binnen de nieuwe organisatie belastingheffing en invordering (van alle lokale belastingen) en WOZ-administraties het primair proces is. Hierdoor is sprake van een hogere mate van specialisatie en kan men zich volledig richten op het specifieke werkterrein van belastingheffing en invordering. 2. In de bestuursprogramma s van de waterschappen en raadsbesluit van Venlo is in het verleden een opening geboden voor een (juridische) verzelfstandiging van de functie belastingheffing en invordering en de WOZ-administraties in de vorm van het treffen van een nieuwegemeenschappelijke regeling. Met die regeling krijgt iedere deelnemer formele zeggenschap over de functie belastingheffing en invordering. Bovendien worden bij het toetreden van nieuwe deelnemers de financiële ondernemers-risico s evenredig tussen de deelnemers gedeeld. 3. Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten wordt gestimuleerd en gefaciliteerd door een convenant tussen de VNG en de Unie van Waterschappen. Samenwerking tussen waterschappen en gemeenten op het gebied van belastingheffing en invordering is dan ook een landelijke ontwikkeling die sinds een aantal jaren al in diverse regio s gemeengoed is. Tegen deze achtergrond is op 1 december 2009 door het Dagelijks Bestuur van WBL besloten om de voorbereidingen te starten ten behoeve van de juridische verzelfstandiging van de Unit Waterschapsheffingen van WBL. Dit om te komen tot een Belastingsamenwerking voor Gemeenten en Waterschappen, met WRO, WPM en de gemeente Venlo als eerste deelnemers en oprichters. ConQuaestor bv 16 van 51

18 3 Gehanteerde bestuurlijke uitgangspunten Voor de oprichting van de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen is een aantal bestuurlijke uitgangspunten geformuleerd. Deze uitgangspunten dienen als kader waarbinnen de oprichting plaatsvindt. De bestuurlijke uitgangspunten zijn gehanteerd bij het opstellen van dit bestuursdocument en de bijbehorende bijlagen. Dit bestuursdocument bevindt zich dan ook binnen de kaders van de hieronder genoemde bestuurlijke uitgangspunten. 3.1 Algemeen 1) Belastingheffing is en blijft een overheidstaak: De BsGW blijft een publiekrechterlijk karakter houden, waarbij de deelnemers aan de GR zitting hebben in het bestuur. 2) Afspraken over de dienstverlening aan de deelnemers worden vastgelegd in gestandaardiseerde uitvoeringsovereenkomsten, aangevuld met specifieke voorwaarden, tussen elke deelnemer en de BsGW. Deze worden opgesteld vanuit het principe van geharmoniseerd beleid. Dit wil zeggen dat de uitvoering van de belastingheffing en invordering en de WOZ zoveel mogelijk op een voor alle deelnemers uniforme wijze worden uitgevoerd (zie ook volgend uitgangspunt). Hierbij wordt rekening gehouden dat niet elke deelnemer hetzelfde takenpakket kan/mag opdragen. 3) Deelnemers werken samen op basis van totaalprocessen, niet op basis van deelprocessen. Dit in het kader van standaardisering en daarmee meer mogelijkheid tot efficiëntie en kostenverlaging. 4) Deelnemers hebben en houden verordenende bevoegdheid, inclusief die van de tariefsvaststelling. Bovendien houden ze beleidsvrijheid op het gebied van kwijtscheldingscriteria. 5) Deelnemers hebben een eigen identiteit naar de belastingbetaler: In de communicatie en uitingen naar de belastingbetaler worden de logo s en de namen van de deelnemers gebruikt (niet die van de BsGW). De belastingbetaler merkt dus zowel in het schriftelijke contact alsook het eventuele telefonische contact niet dat de belastingheffing en invordering vanuit de BsGW wordt gedaan. 6) Lage toetredings- en hoge uittredingsdrempel: Ter bevordering van toetreding van zoveel mogelijk andere partijen en daarmee het realiseren van schaalvoordelen leidend tot financiële voordelen en ter voorkoming van kapitaalvernietiging door uittreding wordt de toetreding (c.q. taakuitbreiding) relatief gemakkelijk en aantrekkelijk gemaakt en uittreding (c.q. taakvermindering) juist minder aantrekkelijk. 7) Onafhankelijke auditfunctie: Er wordt voorzien in een externe auditfunctie, teneinde de onafhankelijkheid en betrouwbaarheid van de auditor te garanderen. ConQuaestor bv 17 van 51

19 3.2 Financieel 1) Gezamenlijk bereiken van optimaal maatschappelijk voordeel. 2) Huidige bijdragen van / kosten voor WRO, WPM en Venlo worden vanaf het moment van het treffen van de regeling niet hoger dan het huidige niveau en dalen op termijn. 3) Transparante en toekomstvaste bijdrageregeling (kostenverdeling) die voor iedere deelnemer geldt (eerlijk en begrijpelijk). 4) De kostenverdelingsystematiek is gebaseerd op bedrijfseconomische principes: De kosten worden zoveel mogelijk toegerekend aan de kostenveroorzakende processen. Dit zijn de producten gegevens en heffen, waarderen, innen en klantzaken. De kostprijs voor de dienstverlening per product wordt vervolgens vertaald in een tarief per product op basis van aparte verdeelsleutels; De algemene, indirecte kosten (Ontwikkeling & Ondersteuning O&O) worden voor deze methode niet via verdeelsleutels toegerekend aan de andere producten, maar doorbelast naar rato van de bruto belastingopbrengst. 5) De kosten van het product waarderen worden volledig gedragen door de gemeentelijke deelnemers. 6) De realisatie van de BsGW van jaar n-1 vormt de basis voor de bijdragebepaling van jaar n+1. 7) De tarieven per product worden jaarlijks gelijktijdig met de begroting van de BsGW bepaald en vastgesteld door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 8) Nacalculeren of tussentijds herverdelen van bijdragen als gevolg van begrotingswijzigingen of afwijkende realisatiecijfers van de BsGW vindt niet plaats. Met dien verstande dat gedurende de eerste drie jaar na toetreding van een nieuwe deelnemer onvoorziene kosten op de betreffende deelnemer worden verhaald. Hiervoor zijn de volgende redenen. De factoren die de bijdragen van de deelnemers bepalen zijn vrij nauwkeurig te voorspellen en te begroten, waardoor afwijkingen over het algemeen minimaal zullen zijn. Hierdoor wegen de kosten van een nacalculatie niet op tegen de verschillen in bijdrage die kunnen ontstaan. Ook worden eventueel ontstane afwijkingen van de bijdragen op basis van begroting t.o.v. de bijdragen op basis van realisatie over de jaren heen automatisch gecompenseerd. 9) Eenmalige projectkosten of migratiekosten voor nieuwe toetreders / uittreders vallen buiten de standaard kostentoerekeningsmethode. Deze kosten worden vooraf ingeschat en komen volledig voor rekening van de toetredende / uittredende partij. ConQuaestor bv 18 van 51

20 3.3 Kwaliteit en dienstverlening 1) Eén-loket benadering: Met een front-office voor de klant / burger en een back-office voor de processen en uitvoering van de belastingheffing en invordering en de WOZ-administratie. 2) Heffing en invordering is één proces leidend tot één eindproduct: De kwaliteit van de basisgegevens is de basis voor de kwaliteit van het vervolgproces; Het toetsen en verbeteren van de kwaliteit van de databestanden is een continue proces. 3) Integrale dienstverlening en klantgerichtheid: De klant / belastingplichtige (zijnde burger, bedrijven en overheden) staat centraal. 4) Een vooraanstaande positie bekleden in de landelijke benchmark belastingen van het Belastingoverleg Grote Gemeenten (BOGG). 3.4 Organisatie-inrichting 1) De BsGW draagt de volledige integrale verantwoordelijkheid, inclusief bijvoorbeeld financieel beheer en personeelszaken. 2) Integrale inrichting van de organisatie: De organisatie is zelfstandig; De organisatie voorziet zelf in de ondersteunende functies (bedrijfsvoering; P&O, ICT e.d.) of koopt deze in tegen marktconforme tarieven. Hierbij wordt nadrukkelijk, op basis van de doelstellingen van de BsGW, de afweging gemaakt tussen enerzijds afhankelijkheid van derden en risico s en de beheersing daarvan en anderzijds de kosten. 3) Hoge eisen worden gesteld aan de administratieve inrichting. ConQuaestor bv 19 van 51

21 4 Missie, visie en doelstellingen 4.1 Missie De missie verwoordt de reden van het bestaan van de BsGW en de belangrijkste ambitie die zij in de uitvoering van haar taken nastreeft. Deze vloeit voort uit de taak en positionering als gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie van de deelnemende overheidsorganen. De missie van de BsGW luidt als volgt: De BsGW heft en int alle lokale belastingen namens haar deelnemers, beheert de authentieke basisregistraties en verzorgt het product waarderen. De BsGW voert deze taken uit voor haar deelnemers, zijnde gemeenten en waterschappen. Dit doet de BsGW op rechtmatige wijze en voorts zo doeltreffend, doelmatig en klantvriendelijk mogelijk. De BsGW is een uitvoerende en dienstverlenende organisatie die op basis van maatschappelijk algemeen aanvaarde bedrijfseconomische principes wordt geleid. In dat verband streeft zij naar een optimale schaalgrootte. 4.2 Visie Op basis van de missie, zoals hierboven benoemd, wordt nu de visie op de taken en het functioneren van de nieuwe organisatie uitgewerkt. De visie is als volgt omschreven: 1. De BsGW behartigt als uitvoeringsorganisatie van de deelnemende overheden de zorg voor het volledig, tijdig, rechtmatig, juist en doelmatig heffen en innen van de lokale belastingen. 2. De BsGW opereert volgens de geldende wet- en regelgeving en volgens aanvullend beleid van de deelnemende overheden. Tot beleid van de deelnemers wordt ten minste gerekend het vaststellen van tarieven, verordeningen en kwijtscheldingsnorm. 3. De BsGW werkt tegen de laagst mogelijke kosten, uitgaande van de beste prijs/prestatie verhouding gekoppeld aan een handhaving en een optimaal niveau van dienstverlening. Hierbij hoort ook expliciet het zoveel mogelijk zoeken en daadwerkelijk aangaan van samenwerkingsverbanden met andere overheden wanneer deze efficiëntievoordelen opleveren. 4. De BsGW investeert als kwaliteitsorganisatie continu in de ontwikkeling van kennis en resultaatbewustzijn van zijn medewerkers; grote waarde wordt toegekend aan welzijn, veiligheid en gezondheid van de medewerkers in het functioneren. 5. De BsGW is zich te allen tijde bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en streeft daarbij naar een zo goed mogelijke relatie met alle extern belanghebbenden. 6. De BsGW richt zich expliciet op verticale samenwerking; de BsGW voert de heffing en invordering van belastingen en de WOZ uit voor waterschappen en voor gemeenten die geografisch in de beheersgebieden van de waterschappen liggen. ConQuaestor bv 20 van 51

22 4.3 Doelstellingen en Strategie De BsGW optimaliseert het maatschappelijk rendement door middel van de volgende subdoelstellingen: 5. het minimaliseren van de uitvoeringskosten; 6. het optimaliseren van de belastingopbrengsten; 7. het beperken en spreiden van de risico s in de bedrijfsvoering en; 8. het optimaliseren van de kwaliteit van haar dienstverlening. De BsGW maakt deze doelstellingen waar middels haar visie en door: 1. Een bedrijfsvoeringsconcept dat gebaseerd is en blijft op the state of the art op het gebied van proces- en informatiemanagement, waardoor onder meer de kwaliteit en volledigheid van de op te leggen belastingen wordt geborgd door middel van een volledige en integere basisregistratie en belastingplichtigenbestand. 2. Een transparante en professionele samenwerking tussen de betrokken deelnemers in hetzelfde beheersgebied. 3. De tijdigheid van de invordering te borgen door een invorderingsstrategie gericht op een goed betalingsgedrag op basis van een actueel en strak openstaande postenbeheer waarbij voortdurend wordt gestreefd naar een zo vroeg mogelijke gemiddelde ontvangstdatum. 4. De klantgerichtheid, kwaliteit en zorgvuldigheid richting belastingplichtigen te borgen door zorgvuldig en pragmatisch binnen wettelijke kaders tijdig en gericht te communiceren met de belastingplichtige (klant). De te leveren kwaliteit wordt vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst. 4.4 Samenwerking met andere overheden Uitbreiding van de verticale samenwerking met andere overheden in eenzelfde beheersgebied zorgt voor een effectieve schaalvergroting en concentratie en verdere verdieping van de reeds aanwezige kennis en kunde. Dit komt ten goede aan de doelstellingen van de BsGW. Samenwerking tussen overheden die overlappen in hun beheersgebied (gemeenten die in het beheersgebied van een waterschap liggen) maakt het mogelijk om werkzaamheden zoals onder andere het gegevensbeheer te ontdubbelen. Dit verdubbelt de efficiëntie en leidt tot een kwalitatief beter gegevensbestand en belastingheffing- en invorderingsproces door bundeling van kennis en kunde. Een belangrijk onderdeel van de strategie van de BsGW is dan ook het gericht uitbreiden van het aantal deelnemers. Vanwege het belang van samenwerking wordt hieronder kort weergegeven welke samenwerkingsverbanden er reeds zijn en wat de ontwikkelingen zijn op dit gebied Samenwerking met Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden en Utrecht Sinds 1 januari 2007 werken HDSR en het WBL reeds samen op deelgebieden van belastingheffing en invordering. Deze samenwerking heeft vooralsnog plaatsgevonden op basis van een dienstverleningsovereenkomst tussen het WBL en HDSR. Door samen te werken op het terrein van belastingheffing en invordering hebben zowel het WBL als HDSR financiële voordelen kunnen ConQuaestor bv 21 van 51

23 realiseren door verlaging van de perceptiekosten. Ook heeft de samenwerking een positief effect gehad op de kwaliteit van de belastingheffing en invordering. HDSR heeft dan ook de intentie om deze samenwerking verder te bestendigen. Inmiddels heeft ook de gemeente Utrecht interesse getoond om een samenwerking met HDSR en WBL aan te gaan. Dit is mede ingegeven door het bewezen succes van de samenwerking tussen HDSR en het WBL. Daarnaast zijn er additionele voordelen te behalen doordat Utrecht binnen het beheersgebied van HDSR ligt. Daardoor kunnen werkzaamheden die nu nog dubbel worden uitgevoerd (zowel door HDSR als Utrecht) worden ontdubbeld. Recent is - geïnitieerd door de gemeente Utrecht een onderzoek uitgevoerd naar de meest optimale samenwerkingsvorm tussen het WBL, HDSR en de gemeente Utrecht, met daarbij een eerste verkenning naar de voor- en nadelen. De voornaamste conclusie is dat samenwerking van de gemeente Utrecht en HDSR met WBL direct voordelen oplevert. In de eerste helft van 2011 wordt dan ook een business case voor de samenwerking opgesteld Samenwerking met gemeenten Naast de reeds bestaande samenwerking met HDSR brengt de vorming van de BsGW ook de mogelijkheid met zich mee om structureel te gaan samenwerken met gemeenten binnen de beheersgebieden van WRO en WPM. Hiervoor zijn in 2010 reeds verschillende verkennende gesprekken gevoerd op bestuurlijk en/of ambtelijk niveau met diverse gemeenten in Limburg: Gemeente Sittard/Geleen (ca inw.) Gemeente Weert (ca inw.) Gemeente Horst aan de Maas (ca inw.) Gemeente Peel en Maas (ca inw.) Gemeente Venray (ca inw.) Gemeenten Bergen, Gennep, Mook&Middelaar (ca inw.) Gemeente Beek (ca inw.) Gemeente Beesel (ca inw.) Alle gemeenten zijn minimaal geïnteresseerd in het maken van een vergelijking tussen de eigen kosten van de belastingheffing en invordering en de WOZ en de kosten voor de uitvoering hiervan door de BsGW. Op een enkele gemeente na is er brede interesse om de besprekingen voort te zetten en de mogelijkheden en resultaten van samenwerking met de (op te richten) BsGW nader te verkennen. Een eerste voorlopige analyse op basis van de nog vast te stellen BsGW begroting en het nog vast te stellen kostenverdeelmodel wijst uit dat samenwerking tussen een gemeente en de BsGW voor beide partijen positief is in zowel kosten als kwaliteit. Verdergaande gesprekken met gemeenten kunnen worden gevoerd zodra de gemeenteraad van Venlo en de Algemeen Besturen van WRO en WPM in hebben gestemd met het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling BsGW. Pas dan kunnen de definitieve kosten voor een toetredende gemeente en voordelen voor alle partijen worden berekend. ConQuaestor bv 22 van 51

24 5 Organisatie 5.1 Juridische structuur Belastingheffing en invordering zijn specifieke publiekrechtelijke taken. De bedoeling van de wetgever is dat publiekrechtelijke taken via de publiekrechtelijke weg worden behartigd. Bij de opzet van de BsGW is daarom gekozen voor een publiekrechtelijke constructie in de vorm van een Gemeenschappelijke Regeling. De keuze voor een publiekrechtelijke constructie heeft als voordelen dat er een directe bestuurlijke invloed vanuit de deelnemers bestaat die in het publiekrechtelijke domein blijft, dat er geen BTW geheven hoeft te worden aan de deelnemer over de geleverde diensten en dat er geen sprake is van een winstoogmerk. Bij een openbaar lichaam in de vorm van een GR ontstaat een geheel nieuw overheidslichaam met een eigen bestuur en rechtspersoonlijkheid. De deelnemers kunnen, behoudens enkele uitzonderingen, alle taken van regeling en bestuur waarover zij zelf beschikken, overdragen aan dit nieuwe orgaan. Daarnaast beschikt het openbaar lichaam over rechtspersoonlijkheid, waardoor het personeel in dienst kan hebben en waardoor het over eigen vermogen kan beschikken. De (afzonderlijke) deelnemers bepalen zelf het beleid (zoals: vaststellen van tarieven, verordeningen en kwijtscheldingscriteria, besluiten tot tariefdifferentiatie, betalingstermijnen en kostentoedeling). Dit beleid kan mede worden voorbereid door de BsGW. De uitvoering van de taken, binnen de gestelde beleidskaders, komt het openbaar lichaam toe. Hierdoor kunnen zoveel mogelijk uniformiteit in de procesvoering en daarmee efficiëntievoordelen worden bereikt. In de uitvoeringsovereenkomst worden de details met betrekking tot het beleid nader uiteen gezet. 5.2 Bestuursstructuur Een openbaar lichaam heeft een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter (geregeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen). Het algemeen bestuur wordt samengesteld uit afgevaardigden (vanuit het dagelijks bestuur / het college) van de deelnemers. Voor details over de bestuursstructuur van de BsGW verwijzen we naar de GR tekst in de bijlage. De punten die bestuurlijk gezien het meest van belang zijn worden hieronder kort genoemd en toegelicht. Taakinvulling van en verhouding tussen het algemeen en dagelijks bestuur van de GR: Het algemeen bestuur formuleert kaders voor het dagelijks bestuur, delegeert veel taken aan het dagelijks bestuur en heeft daarbij een controlerende rol. Hierdoor wordt de situatie gecreëerd waarbij enerzijds de deelnemers hun invloed en bestuurlijke zeggenschap op het hoogste niveau kunnen uitoefenen en anderzijds de meer operationeel bestuurlijke taken bij een in omvang beperkter en daardoor slagvaardiger dagelijks bestuur liggen. ConQuaestor bv 23 van 51

25 Samenstelling van en aantal leden in het algemeen bestuur: Er wordt gestart met 2 leden per deelnemer (afgevaardigd vanuit hun dagelijks bestuur / college) in het algemeen bestuur van de GR (bij aanvang met 3 deelnemers dus in totaal 6 leden). Bij toetreding van de 7 de deelnemer wordt overgegaan tot één algemeen bestuurslid per deelnemer. Hierdoor kan recht worden gedaan aan een algemeen bestuur dat groter is dan het dagelijks bestuur en daardoor het dagelijks bestuur beter kan controleren en décharge kan verlenen. Tegelijkertijd wordt ook de omvang van het algemeen bestuur gematigd bij een groter aantal deelnemers, wat leidt tot een slagvaardiger algemeen bestuur. Stemverhoudingen tussen de deelnemers in het algemeen bestuur: In het algemeen bestuur zijn de stemverhoudingen verdeeld naar rato van de bijdrage van de deelnemers. Deze basis voor de stemverhoudingen doet het meeste recht aan de principes van goed bestuur, waarbij de relatieve invloed van de deelnemers samenhangt met de omvang van de kosten en financiële risico s van de deelnemers. Voorzitter: Het algemeen bestuur benoemt uit het dagelijks bestuur de voorzitter van de regeling. Samenstelling van en aantal leden in het dagelijks bestuur: De leden van het dagelijks bestuur worden benoemd uit en door het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur van de GR bestaat in principe uit een oneven aantal leden: bij aanvang uit drie leden (van elke founding father één vertegenwoordiger), met een maximum van vijf leden. Op deze wijze ontstaat een slagvaardig dagelijks bestuur, waarin ook nog ruimte is voor vertegenwoordiging van nieuwe toetreders. Stemverhoudingen tussen de deelnemers in het dagelijks bestuur: In het dagelijks bestuur geldt een stemverhouding op basis van evenredigheid (elke zetel/persoon heeft 1 stem). Dit leidt tot de meest eenvoudige besluitvorming en daardoor een zo slagvaardig mogelijk dagelijks bestuur. Hierbij geldt uiteraard dat in het controlerende en hogere algemeen bestuur de stemverhoudingen naar rato van de bijdrage van de deelnemers is geregeld. Samenwerking met niet-volwaardige partijen (lees: deelnemers aan de GR), bijv. d.m.v. afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst: In principe wordt alleen samenwerking met volwaardig aangesloten partijen aangegaan (d.w.z. met partijen die deelnemen aan de GR); In het geval er een serieuze intentie is van een bepaalde partij tot deelname op termijn kan ook samenwerking worden aangegaan met (nog) niet-volwaardig aangesloten partijen; Het algemeen bestuur van de GR (in casu: de deelnemers) beslist hierover en kan hierop uitzonderingen maken indien zij dat in het belang van de deelnemers juist acht. ConQuaestor bv 24 van 51

26 Op deze manier wordt gewaarborgd dat de BsGW zich houdt aan haar publiekrechtelijke karakter in de vorm van een quasi in-house organisatie die het grootste deel van haar diensten verleent aan haar deelnemers. Zo wordt voorkomen dat de BsGW zich gaat gedragen als een marktpartij wat ertoe zou kunnen leiden dat er BTW moet worden betaald en afgedragen. Tegelijkertijd wordt de optie tot samenwerking met partijen die niet direct willen deelnemen maar zeker wel die intentie hebben open gehouden. Dit vergroot de kans op deelname door andere partijen. Toetreding (c.q. taakuitbreiding) en uittreding (c.q. taakreductie) Toetreding van een nieuwe deelnemer c.q. uitbreiding van eerder aan de BsGW opgedragen taken is zo gemakkelijk mogelijk gemaakt, met dien verstande dat de raden / algemeen besturen van de deelnemers bij eensluidend besluit akkoord moeten gaan met de toetreding en, indien zij dit wensen, aanvullende toetredingseisen kunnen stellen. Aan uittreding c.q. beperking van eerder aan de BsGW opgedragen taken worden daarentegen dwingende en uniforme voorwaarden gesteld in de vorm van een financiële verplichting van de uittredende c.q. taakreducerende partij aan de GR ter hoogte van de directe en indirecte kosten die samenhangen met de uittreding c.q. beperking van eerder aan de BsGW opgedragen taken. Het uittredingsplan c.q. taakreductieplan en de bijbehorende inventarisatie van de directe en indirecte kosten worden opgesteld door een onafhankelijke registeraccountant en vastgesteld door het algemeen bestuur. Door deze wijze van toetreding (c.q. taakuitbreiding) en uittreding (c.q. taakreductie) wordt enerzijds toetreding aangemoedigd, waardoor de kans dat het aantal deelnemers c.q. het takenpakket toeneemt wordt vergroot (en daarmee ook de schaalvoordelen toenemen). Anderzijds wordt uittreding (c.q. taakreductie) ontmoedigd, waardoor het risico dat deelnemers uittreden c.q. taken reduceren wordt verkleind en indien dat toch gebeurt, de kosten van de uittreding c.q. taakreductie niet voor rekening komen van de deelnemers, maar van de uittredende c.q. taakreducerende partij. 5.3 Organisatiestructuur De missie en visie worden weerspiegeld in de aard en vorm van de organisatie. De BsGW wordt georganiseerd als een: - een zelfstandige, kwalitatief hoogwaardige uitvoeringsorganisatie; - die de volledige integrale verantwoordelijkheid draagt, inclusief bijvoorbeeld financieel beheer en personeelszaken; - waar de principes van bedrijfsmatig en procesgestuurd werken leidend zijn. De organisatie zal in aanvang in totaal ca. 77 fte omvatten. Onderdeel hiervan is een eigen ondersteuning/bedrijfsvoering en ondernemingsraad. In de figuur hieronder wordt het organisatieschema weergegeven. Voor details over de taken van de verschillende afdelingen verwijzen we naar het ondernemingsplan. ConQuaestor bv 25 van 51

27 Figuur: Organogram BsGW Directeur (1 fte) Secretariaat (1 fte) Staf Planning & Control (ca. 6,5 fte) Staf Bestuursonderst., Juridische Zaken, HRM (ca. 8 fte) Gegevensbeheer (ca. 20,6 fte) Klantenzaken (ca. 22,6 fte) Invordering & afdrachtbeheer (ca. 17,3 fte) ConQuaestor bv 26 van 51

28 6 De dienstverlening 6.1 Beschrijving van de dienstverlening aan deelnemers en burgers/bedrijven De BsGW draagt zorg voor het heffen en innen van alle lokale belastingen (gemeentelijk en voor waterschappen) en beheert de authentieke basisregistratie WOZ (administratie en waardering). Het takenpakket bestrijkt het taakveld van advisering en opstellen van conceptverordening(en), de opbouw van benodigde basisregistraties, het opleggen en innen van de aanslagen tot en met de dwanginvordering en oninbaarverklaring. Afhandeling van klantreacties gedurende al deze processtappen behoort eveneens tot het takenpakket. De identiteit van de opdrachtgevers/deelnemers is naar burger en bedrijf optimaal herkenbaar doordat de aanslagbiljetten, correspondentie en website vanuit principe namens de opdrachtgever/deelnemer worden gepresenteerd. Aanslagregels van verschillende opdrachtgevers worden niet gecombineerd op 1 biljet. Voor de burger / het bedrijf komt het over alsof hij/zij rechtstreeks zaken doet met zijn/haar gemeente en/of waterschap. 6.2 Afspraken over en vastlegging van de (kwaliteit van de) dienstverlening Uitvoeringsovereenkomst Tussen de deelnemers en de BsGW worden duidelijke afspraken gemaakt over de aard en de kwaliteit van de dienstverlening van de BsGW. Deze worden beschreven in de uitvoeringsovereenkomst (UVO s) en een aanvullende Specifieke voorwaarden die tussen de BsGW en elk van de deelnemers wordt afgesloten. Ook de wederzijdse plichten (op operationeel niveau) zijn in de uitvoeringsovereenkomst opgenomen. Ter bevordering van de uniformiteit en daarmee de efficiëntie van de dienstverlening gelden standaard uitvoeringsovereenkomsten. Dit wil zeggen: met elke deelnemer wordt dezelfde uitvoeringsovereenkomst aangegaan. Indien nodig worden eventuele van de standaard uitvoeringsovereenkomst afwijkende detailafspraken vastgelegd in een apart document Specifieke voorwaarden. Op hoofdlijnen bevat de uitvoeringsovereenkomst de volgende zaken: Hoofdvoorwaarden en uitgangspunten: zoals de wijze van uitingen aan de burgers/bedrijven, beleidsbevoegdheden van deelnemers / BsGW en verantwoordingsrapportages. Te leveren producten en diensten: exacte omschrijving welke werkzaamheden / processen voor welke belastingen onderdeel zijn van de UVO. Aanslagoplegging: tijdstip van oplegging van de aanslagen. Klantencontact: ConQuaestor bv 27 van 51

29 de wijze waarop het klantencontact plaats vindt. Resultaatgebieden: zoals prestaties m.b.t. tijdigheid en volledigheid van belastingopleggingen, doorlooptijden en afdoeningstermijnen van ontvangen klantreacties. Afdracht: de wijze van afdracht van de BsGW aan de deelnemers van de heffingsontvangsten en ontvangsten op vervolging. Relaties / gegevensuitwisseling en eigendom: wederzijdse informatieverstrekking, beschikbaarstelling van benodigde faciliteiten, gegevensbeveiliging en archiefvoering. Accountmanagement tussen de deelnemer en de BsGW. Overlegstructuren Eigendom gegevens en gegevensbeheer De door BsGW verzamelde gegevens worden aan de deelnemers ter beschikking gesteld voor zover dit past binnen de taakuitoefening van de deelnemer en de BsGW. De BsGW kan de verrijkte gegevens binnen kaders van wet- en regelgeving - tegen betaling aan derden ter beschikking te stellen. Met de implementatie van de ODB en het Belastingsysteem Taxi zullen de afspraken omtrent de gegevensuitwisseling worden herijkt. 6.3 Benchmarking van de dienstverlening Één van de door de stuurgroep BsGW uitgesproken uitgangspunten bij de oprichting van de BsGW is een vooraanstaande positie bekleden in de landelijke benchmark belastingen van het Belastingoverleg Grote Gemeenten (BOGG). De benchmark BOGG biedt een vergelijkende analyse van de bedrijfsvoering en de bedrijfsresultaten in kwaliteit en kwantiteit in verband met het heffen en invorderen van belastingen en het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken. ConQuaestor bv 28 van 51

30 7 Financiën In dit hoofdstuk komen de financiële aspecten met betrekking tot de gemeenschappelijke regeling aan bod. In dit bestuursdocument worden de hoofdlijnen van bestuurlijk niveau weergegeven. Nadere details kunnen, indien gewenst, worden gevonden in de onderliggende stukken in de bijlagen (zie Begroting en Meerjarenraming BsGW en Kostenverdeelmodel ). Achtereenvolgens komen in dit hoofdstuk de volgende financiële onderwerpen aan de orde. Hierbij wordt de logische volgorde van de stappen gehanteerd die worden genomen om tot de impact analyse de financiële impact voor elk van de deelnemers te komen. Hierbij wordt de (splitsings-) begroting BsGW als uitgangspunt genomen (zie Bijlage 4 Begroting 2011 en Meerjarenraming BsGW, voor de opbouw van de splitsingsbegroting): 1. De methodiek van kostenverdeling De methodiek van kostenverdeling wordt toegepast op de begroting van de BsGW. 2. De methode van kostentoedeling toegepast bijdrageberekening deelnemers Via de kostenverdeelmethode wordt de jaarlijkse bijdrage van de deelnemers aan de BsGW bepaald. 3. Impact analyse Bovenstaande stappen leiden vervolgens tot de impact analyse die de totale financiële impact voor de deelnemers inzichtelijk maakt op basis van een vergelijking tussen de huidige situatie en de toekomstige situatie. 4. Overige financiële aspecten a. Opbouw weerstandsreserve BsGW b. Investeringsfee c. Belastingsysteem TAXi van Het Waterschapshuis d. Investeringen / kosten voor nieuwe toetreders e. Voordelen voor nieuwe toetreders 7.1 De methodiek van kostenverdeling De verzelfstandiging van de Unit Waterschapsheffingen van het WBL naar de Belastingsamenwerking van Gemeenten en Waterschappen (BsGW) maakt dat er een nieuwe methode voor toerekening van kosten noodzakelijk is. Immers, er is bij de BsGW sprake van deelname door waterschappen én gemeente(n) en de huidige kostenverdeelmethode van het Waterschapsbedrijf Limburg is gemaakt voor en alleen geschikt in een situatie waarin uitsluitend waterschappen deelnemen. Voor de ontwikkeling van het kostenverdeelmodel BsGW is een aantal uitgangspunten en randvoorwaarden geformuleerd: Bestuurlijke uitgangspunten voor de nieuwe methode zijn: o De kostentoerekening dient eerlijk en begrijpelijk te zijn. o De kostentoerekening dient reëel en transparant te zijn. o De methode moet toekomstvast zijn. o De methode dient voor iedere deelnemer te gelden. ConQuaestor bv 29 van 51

31 Bovendien dient, in opdracht van het bestuur, de methode te voldoen aan een tweetal randvoorwaarden: o De huidige bijdragen van WRO, WPM en de gemeente Venlo mogen als gevolg van het verzelfstandigen en het toepassen van de nieuwe methode niet stijgen. o De grondleggers van de BsGW worden financieel gecompenseerd voor gedane investeringen. De basis van de kostenverdeling wordt dan ook gevormd door een reële en transparante begrotingsopzet. Het noodzakelijke inzicht om te komen tot een pragmatische en voor de deelnemers eerlijke toerekening van kosten wordt verkregen door gebruik te maken van een kostenplaatsenstructuur die aansluit op de procesmatige organisatieopzet van BsGW. De kosten worden gebaseerd op de begroting en met behulp van kostenplaatsen toegerekend aan de hoofdprocessen van BsGW. Deze hoofdprocessen zijn uitgedrukt in vijf producten van dienstverlening: Gegevensbeheer & Heffen (G&H), Waarderen, Innen, Klantzaken en Organisatieondersteuning & Ontwikkeling (O&O). Vervolgens worden de kosten met behulp van aparte verdeelsleutels omgeslagen naar een eenheidstarief per product van dienstverlening. De processen voor waterschappen en gemeenten overlappen elkaar in grote mate en de benodigde basisgegevens worden gelijktijdig voor alle deelnemers opgebouwd. Omdat BsGW de processen voor alle belastingsoorten integraal uitvoert, zijn de daarmee samenhangende kosten zodanig met elkaar verweven dat kosten niet per belastingsoort gedifferentieerd kunnen worden. Het hanteren van eenheidstarieven is, gezien de overlap van de processen en integrale wijze van uitvoering van de processen gerechtvaardigd. Belastingen die niet passen in de integrale uitvoeringswijze van BsGW worden aangemerkt als exoot. In de uitvoeringsregeling van BsGW worden de standaard belastingsoorten en de afwijkende belastingsoorten (de zogenaamde exoten) die hiervoor in aanmerking komen apart genoemd. Indien een exoot in de samenwerking ingebracht wordt dan dient een financiële analyse aan te tonen of de gangbare methodiek van kostenverdeling van toepassing kan zijn, of dat de kosten apart doorberekend moeten worden. De verdeelsleutels voor de kosten van de vier primaire processen zijn gebaseerd op de productieomvang van de deelnemers. Voor het toewijzen van indirecte kosten aan primaire processen bestaat vanuit cost-accounting oogpunt geen algemeen geldende oplossing. Elke verdeelsleutel is een arbitraire keuze. De kosten van het product van dienstverlening O&O worden omgeslagen naar de deelnemers op basis van het aandeel in de kosten van de vier producten van de primaire processen. De werking van de kostenverdeelmethode BsGW kan het best schematisch worden weergegeven zoals in de figuur hieronder. In de volgende paragraaf worden de cijfermatige invulling van en uitleg gegeven bij het kostenverdeelmodel BsGW. ConQuaestor bv 30 van 51

32 Figuur: schematische weergave van de kostenverdelingmethode Kostensoorten (begroting) Kosten begroten per activiteit / per proces gerelateerd aan de kostenplaatsenstructuur Directe - / indirecte proceskosten Indirecte algemene kosten 1. Kosten toerekenen aan de producten van dienstverlening G&H Waarderen Innen Klantzaken O&O 2. Kosten omslaan naar een tarief per product van dienstverlening o.b.v. # biljetten # klantcontacten verdeelsleutels Tarief per aanslagregel Tarief per WOZobject Tarief per aanslagbiljet Tarief per klantcontact Naar rato van het aandeel in de primaire productkosten 7.2 De methode van kostenverdeling toegepast bijdrageberekening Algemeen BsGW begroot haar uitvoeringskosten per activiteit en direct gerelateerd aan de kostenplaatsenstructuur. De kostenplaatsenstructuur is gebaseerd op de organisatieopzet en opgezet vanuit het principe dat de kosten per kostenplaats direct gerelateerd moeten kunnen worden aan het product van dienstverlening. Per kostensoort zijn de kosten direct (zonder verdeelsleutels) toegewezen aan de juiste kostenplaatsen. Uitzondering hierop vormen de kosten van leidinggevend en coördinerend personeel van gegevensbeheer & heffen. Deze kosten zijn naar rato van het aantal directe fte s verdeeld tussen het product G&H en het product Waarderen. Door het samenvoegen van de kostenplaatsen per product van dienstverlening ontstaat inzicht in de kosten per product van dienstverlening. Hierna worden de kosten omgeslagen naar een tarief per product van dienstverlening op basis van aparte verdeelsleutels. De verdeelsleutels die hierbij gehanteerd worden, zijn gebaseerd op de verwachte productieaantallen. Voor het product G&H, het aantal aanslagregels. Voor het product Waarderen, het aantal WOZ-objecten. Voor het product Innen, het aantal aanslagbiljetten. Voor het product Klantzaken, het aantal klantcontacten. De kosten van het product O&O worden omgeslagen naar rato van het aandeel van de deelnemer in de kosten van de vier primaire producten. ConQuaestor bv 31 van 51

33 7.2.2 De berekening van de bijdragen voor de deelnemers voor het jaar 2011 De bijdragen van de deelnemers in de BsGW voor het jaar 2011 worden berekend door het kostenverdeelmodel BsGW toe te passen op de BsGW begroting van De tabellen op de volgende pagina laten dit navolgbaar zien in de volgende stappen: Tabel 1: Toerekening van de totale kosten van de BsGW (begroting 2011) aan de verschillende producten; Tabel 2: Het bepalen van de aantallen eenheden van elk product die elke deelnemer afneemt; Tabel 3: Het berekenen van de kosten per eenheid product; Tabel 4: Het berekenen van de totaalbijdrage van elke deelnemer aan de BsGW. Tabel 1 geeft inzicht in de verdeling van de netto kosten van de BsGW (= het totaal van de bijdragen van alle deelnemers) volgens de begroting 2011 (zie laatste kolom) over de verschillende producten van de dienstverlening (Gegevens & Heffen / Waarderen / Innen / Klantzaken / O&O). Deze verdeling is mogelijk doordat de BsGW haar uitvoeringskosten begroot per activiteit en deze direct relateert aan de verschillende kostenplaatsen/producten. Tabel 2 laat in de bovenste rij de basis zien voor de verdeling van de productkosten over de deelnemers: De kosten m.b.t. Gegevens & Heffen worden verdeeld o.b.v. het aantal aanslagen De kosten m.b.t. Waarderen* worden verdeeld o.b.v. het aantal WOZ-objecten De kosten m.b.t. Innen worden verdeeld o.b.v. het aantal aanslagbilj. De kosten m.b.t. Klantzaken worden verdeeld o.b.v. het aantal klantcontacten * Exclusief WOZ-waarderen De rest van tabel 2 geeft de aantallen eenheden producten/diensten weer die de BsGW op basis van ervaring uit het verleden heeft begroot te produceren voor / verlenen aan elk van de deelnemers. Voor het product waarderen zijn hierbij voor de waterschappen geen aantallen WOZ-objecten opgenomen om de volgende reden. De waterschappen betalen volgens een landelijke regeling voor de WOZadministratie en -waardering een bijdrage aan het Rijk. Het Rijk geeft vervolgens een vergoeding aan de gemeenten voor deze activiteiten. De waterschappen betalen dus per saldo hun bijdrage voor de WOZ-waarderingsactiviteiten indirect aan de BsGW via het Rijk en de gemeenten. Daarom worden alle kosten die met het product waarderen samen hangen toegerekend aan de deelnemende gemeente(n). Tabel 3 geeft vervolgens de kosten per eenheid voor elk van de producten zien. Deze kostprijs / eenheid product ontstaat door de totale kosten voor een product (zie Tabel 1) te delen door het totale aantal eenheden die worden geproduceerd / verleend aan alle deelnemers (zie Tabel 2). Tabel 4 geeft weer wat de totaalbijdrage is voor elke deelnemer en hoe deze is opgebouwd met de verschillende producten / diensten, door de aantallen eenheden producten / diensten per deelnemer (zie Tabel 2) te vermenigvuldigen met de kosten / eenheid (zie Tabel 3). Voor de dienst Ontwikkeling en Ondersteuning geldt dat deze wordt verdeeld onder de deelnemers op basis van het aandeel in de productkosten (zie laatste 2 kolommen Tabel 4). ConQuaestor bv 32 van 51

34 Tabellen: De cijfermatige invulling van het kostenverdeelmodel (jaar 2011) ConQuaestor bv 33 van 51

35 7.3 Impact analyse De impact voor de deelnemers in de BsGW voor het jaar 2011 en verder worden berekend door de huidige situatie zoals die anno 2010 bestaat te vergelijken met de toekomstige situatie waarin de BsGW bestaat. De tabellen op de volgende pagina laten dit navolgbaar zien in de volgende stappen: Tabel 1 geeft weer welke bijdrage elk van de deelnemers heeft gedaan aan het WBL, Unit Waterschapsheffingen in de jaren 2008 t/m 2010 en welke bijdrage elk van de deelnemers moeten doen in de jaren 2011 t/m 2015, op basis van de huidige situatie, begroting en meerjarenraming WBL- UHW. Tabel 2 geeft weer welke bijdrage elk van de deelnemers heeft gedaan aan het WBL, Unit Waterschapsheffingen in de jaren 2008 t/m 2010 en welke bijdrage elk van de deelnemers moeten doen in de jaren 2011 t/m 2015, op basis van de nieuwe situatie, begroting en meerjarenraming BsGW. Hierbij zijn de volgende opmerkingen van belang: Van 2010 op 2011 is een relatief grote daling te zien in de totaalbijdragen (en individuele bijdragen) van de deelnemers aan de BsGW. Dit verschil wordt veroorzaakt door drie factoren (zie voor een nadere toelichting de bijlage Begroting BsGW 2011): o Een kostenreductieprogramma in 2011 dat is opgenomen in de begroting van 2011; o Een verschuiving van de WOZ-bijdragen tussen de begrotingen van het WBL- UHW/BsGW en de waterschappen. o Een verschuiving van de begroting van het WBL-UHW naar de begroting van het WBL- ZVB. Tabel 3, 4 en 5 geven vervolgens het overzicht en het voordeel voor elk van de deelnemers in de nieuwe situatie met de BsGW t.o.v. de huidige situatie met het WBL-UWH. Hierbij zijn de volgende opmerkingen van belang: Om de cijfers over 2011 e.v. van de nieuwe situatie vergelijkbaar te maken met de cijfers over 2011 e.v. van de oude situatie is rekening gehouden met de verschuivingen tussen de begrotingen. De impact voor de individuele deelnemers is als volgt*: Voor WRO loopt het voordeel op van ca ,- in 2011 naar ca ,- in Voor WPM loopt het voordeel op van ca ,- in 2011 naar ca ,- in Voor Venlo loopt het voordeel op van ca ,- in 2011 naar ca ,- in * hierbij moet bij het voordeel in 2011 rekening worden gehouden met de bodemstorting (zie par Opbouw weerstandsreserve BsGW op p.36) die door elk van de deelnemers wordt gedaan in 2011 en die moet worden afgetrokken van het hierboven vermelde voordeel. ConQuaestor bv 34 van 51

36 Tabellen: Impact analyse voor de deelnemers ConQuaestor bv 35 van 51

37 7.4 Overige financiële aspecten Naast de kostenverdeling zoals die in de voorgaande paragrafen is uiteengezet is er nog een aantal financiële aspecten waarover afspraken worden gemaakt. Deze afspraken zijn onderdeel van de besluitvorming middels de besluittekst en/of vervat in de formele en toekomstvaste documenten zoals de Gemeenschappelijke Regeling, de Kostenverdeelsystematiek BsGW, de Uitvoeringsovereenkomst en/of de Begroting BsGW 2011 (zie bijlagen). De volgende financiële aspecten komt in de volgende paragrafen aan de orde: 1. Opbouw weerstandsreserve BsGW 2. Investeringsfee a. Compensatie founding fathers voor gedane investeringen b. Verdeling investeringsfee over de founding fathers c. Verdeling investeringsfee over de founding fathers: toekomstige ontwikkeling 3. Belastingsysteem TAXi van Het Waterschapshuis 4. Investeringen / kosten voor nieuwe toetreders a. Nulmeting bij nieuwe toetreders b. Migratiekosten c. Aandeel in de weerstandsreserve 5. Voordelen voor nieuwe toetreders a. Voordeel in perceptiekosten b. Aanvullend voordeel nieuwe toetreder c. Overname personeel Opbouw weerstandsreserve BsGW In de stuurgroep is de voorkeur uitgesproken om het weerstandsvermogen van de BsGW zo bescheiden mogelijk, doch realistisch, te laten zijn. Operationele risico s moeten door de BsGW zelf kunnen worden opgevangen, zonder te hoeven terugvallen op de deelnemers. Het benodigde weerstandsvermogen wordt gebaseerd op een risicoanalyse die volgens de beproefde systematiek van Venlo wordt uitgevoerd. De uitkomsten van de risicoanalyse laten zien dat er een bedrag van ca ,- aan weerstandsvermogen nodig is. Het weerstandsvermogen bedraagt ca. 5% van het bruto begrotingstotaal. Voorgesteld wordt om de weerstandsreserve op te bouwen met een bodemstorting door de deelnemers. Hierbij wordt als verdeelsleutel voor de bodemstorting uitgegaan van het aandeel van elk van de deelnemers in de totaalbijdrage aan de BsGW in Onderstaande tabel geeft weer tot welke bodemstortingen dit leidt per deelnemer. Voor elke deelnemer geldt dat deze bodemstorting volledig kan worden opgevangen binnen de bestaande begroting doordat de bijdragen in 2011 aan de BsGW lager zullen zijn dan de begrote bijdragen aan het WBL in ConQuaestor bv 36 van 51

38 Tabel: Berekening bodemstorting weerstandsvermogen Bij de start van BsGW zal een begrotingswijziging worden ingebracht om de bezuinigingen te effectueren en de bijdrage van de deelnemers te verlagen. Deze ruimte kan in eerste aanleg gebruikt worden voor het opbouwen van de weerstandsreserve. De deelnemers hoeven dan geen wijziging in hun eigen begroting door te voeren en BsGW wordt vanaf de formele start in staat gesteld om eventuele tegenslagen op te kunnen vangen zonder direct terug te hoeven vallen op de deelnemers. Het bedrag van de benodigde weerstandsreserve wordt gemaximeerd op het bedrag dat voortvloeit uit de risicoanalyse. Het meerdere wordt afgedragen aan de deelnemers naar rato van het aandeel op basis van de kostenverdeelmethodiek Investeringsfee Compensatie founding fathers voor gedane investeringen De founding fathers (WPM/WRO/Venlo) willen enkel gecompenseerd worden voor gedane investeringen in het verleden. Het maatschappelijk voordeel dient zoveel mogelijk bij de burgers en bedrijven terecht te komen. Het is rechtvaardig om de toetreder een investeringsfee te laten betalen voor gedane investeringen naar evenredigheid van de bijdrage op basis van de kostenverdeelmethodiek. De founding fathers WPM/WRO en gemeente Venlo hebben ongeveer 14,1 miljoen geïnvesteerd in de (door)ontwikkeling van het digitale concept en de samenwerking. De netto BsGW begroting en dus de som van de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers bedraagt 7,245 miljoen. De investering versus jaarlijkse bijdrage kent de verhouding 1 : 1,8. Op basis van deze verhouding krijgt de toetreder krijgt een investeringsvergoeding in rekening gebracht van in totaal 1,8 maal zijn jaarlijkse bijdrage. De toetreding dient nog voldoende aantrekkelijk te blijven en vanaf het begin ook een financieel voordeel op te leveren voor de toetreder, naast de dekking van de desintegratiekosten. Dit pleit voor een relatief lage jaarlijkse investeringsfee gekoppeld aan een langere doorlooptijd. Voorgesteld wordt om 30% als opslagpercentage te hanteren, gekoppeld aan een looptijd van 6 jaar. Binnen deze termijn wordt de totale investeringsfee voldaan en kan de toetreder voldoende financieel voordeel halen om zijn desintegratiekosten te dekken en vanaf het begin de kosten te verlagen. Toetreding blijft hierdoor aantrekkelijk. Na deze periode zal de investeringsfee vervallen en wordt de bijdrage enkel bepaald aan de hand van de kostenverdeelmethodiek. ConQuaestor bv 37 van 51