Onderzoeksrapportage Berenschot/ANG belastingsamenwerking met Hefpunt

Transcriptie

1 Aan de gemeenteraad Onderzoeksrapportage Berenschot/ANG belastingsamenwerking met Hefpunt Concernstaf Dick Tuijtjens, april 2014, verzonden: Geachte leden van de raad, Inleiding Tijdens de behandeling van de begroting 2012 op 10 november 2011 heeft de Raad een motie aangenomen waarin het College wordt gevraagd een onderzoek te laten verrichten naar de mogelijke voordelen van uitbesteding van belastingheffingen. Naar aanleiding van deze motie besloot het College in de loop van 2012 om mee te doen aan een gezamenlijk onderzoek naar de haalbaarheid van belastingsamenwerking in Fryslân. Andere partners in dit onderzoek waren Wetterskip Fryslân en de gemeenten Harlingen, Heerenveen, Littenseradiel en Smallingerland. Aangezien het Wetterskip de uitvoering van haar heffing en invordering samen met twee andere Noordelijke waterschappen heeft onderbracht bij de uitvoeringsorganisatie Hefpunt uit Groningen, is ook door deze organisatie geparticipeerd in het onderzoek. Het onderzoek, in de vorm van een quick scan, is uitgevoerd door de combinatie Berenschot/ANG. De rapportage van deze quick scan is in het voorjaar van 2013 opgeleverd. Door de onderzoekers is een aantal samenwerkingsvarianten beoordeeld op onder meer kostenvoordelen, juridische haalbaarheid en bestuurlijk draagvlak. Op één na bleken deze varianten op voorhand praktisch niet haalbaar te zijn, dan wel onvoldoende kostenvoordelen te bieden om in aanmerking te komen voor een vervolgonderzoek. Alleen de variant waarbij de in het onderzoek betrokken Friese gemeenten zouden toetreden tot de gemeenschappelijke regeling Hefpunt kon bogen op een aantrekkelijk synergievoordeel en een acceptabele terugverdientijd. Gelet op dit perspectief en aansluitend bij de wens van de raad, hebben wij besloten

2 Blad 2 om een verdiepingsonderzoek te starten naar deze variant. Wij hebben u daarover geïnformeerd in de commissie van Bestuur en Middelen van 17 juni Omdat deze samenwerkingsvorm niet kon rekenen op draagvlak bij de andere gemeentelijke opdrachtgevers voor het oorspronkelijke onderzoek, is er voor gekozen om de opdracht voor het verdiepingsonderzoek uitsluitend met het Wetterskip en Hefpunt vorm te geven. De opdracht tot het vervolgonderzoek is opnieuw gegund aan de Berenschot/ANG combinatie. Dit verdiepingsonderzoek heeft zich uitgestrekt over de periode oktober 2013-maart In deze brief informeren wij u de uitkomsten van dit onderzoek en de daaraan door ons verbonden conclusies. Scope en doel van het onderzoek. Het onderzoek heeft zich primair gericht op het inzichtelijk krijgen van de mogelijke bedrijfseconomische voordelen van een eventuele samenwerking tussen de gemeente Leeuwarden en Hefpunt. Andere aspecten die van belang zijn bij samenwerkingskeuzes zoals kwaliteitsborging, juridische vormgeving, beleidsharmonisatie en de arbeidsvoorwaarden van mogelijk over te plaatsen personeel, worden in deze fase meer als belangrijke randvoorwaarden gezien die in een later stadium nog uitgebreid onderzocht moeten worden. Deze aspecten zijn deels oriënterend meegenomen in het voorliggende onderzoek maar zullen in detail moeten worden uitgewerkt indien besloten wordt tot een eventuele volgende stap in het samenwerkingstraject. Het onderzoek is ingestoken vanuit de volgende vraagstelling: 1. In hoeverre en op welke wijze kan samenwerking tussen de gemeente Leeuwarden en Hefpunt leiden tot wezenlijke synergievoordelen en welke omvang hebben deze voordelen bij benadering? 2. Welke extra kosten, risico s en inspanningen (het gedoe ) zijn er verbonden aan het realiseren van dit synergievoordeel? Het antwoord op beide vragen geeft inzicht in de mogelijke financiële voordelen van de samenwerking en de tijd die nodig is om de daarmee verband houdende incidentele kosten goed te maken (terugverdientijd). In het onderzoek zijn twee varianten van gezamenlijk optrekken onderzocht namelijk: samen werken en samen gaan. Bij samen werken vindt een herschikking van taken/processen plaats met behoud van de zelfstandige positie van beide uitvoeringsorganisaties. Bij samen gaan wordt een deel van de gemeentelijke belastingprocessen geïntegreerd in de bedrijfsvoering van Hefpunt waarbij het betrokken personeel in dienst treedt van Hefpunt en de gemeente zich bij voorkeur aansluit bij de gemeenschappelijke regeling die ten grondslag ligt aan Hefpunt. Bij de variant samengaan zijn nog twee

3 Blad 3 subvarianten onderscheiden: samengaan op 1 locatie (Groningen) en samengaan met behoud van twee locaties (naast Groningen ook in Leeuwarden). Uitkomsten onderzoek In essentie kunnen de uitkomsten van het onderzoek als volgt worden samengevat: De Samen werken variant leidt niet tot (voldoende) voordelen voor beide organisaties. Vandaar dat deze variant in het vervolg van het onderzoek niet verder is uitgewerkt. Samen gaan levert synergievoordelen op voor de processen heffen en Invorderen voor de gemeentelijke belastingsoorten die nu al op een gecombineerd aanslagbiljet worden opgelegd. Het gaat dan om de belastingsoorten OZB, rioolheffing en afvalstoffenheffing, eventueel aangevuld met hondenbelasting. Deze belastingsoorten kunnen samen met de belastingen van het waterschap gecombineerd worden op één aanslagbiljet. Randvoorwaarde hiervoor is wel harmonisatie van het uitvoeringsbeleid. Het proces heffen betreft alle werkzaamheden gericht op het volledig, juist en tijdig opleggen van belastingaanslagen. Onder invorderen wordt verstaan alle werkzaamheden gericht op het tijdig en volledig betalen van de aanslag door de belastingschuldigen Er zijn geen synergievoordelen te realiseren door overdracht van de WOZ-taak (alle werkzaamheden rond de jaarlijkse waardering van onroerende zaken op grond van de Wet waardering onroerende zaken). Ook zijn er geen noemenswaardige synergievoordelen te realiseren bij de overige belastingsoorten die niet gecombineerd kunnen worden op één aanslagbiljet (het gaat dan bijvoorbeeld om parkeerbelasting, bouwleges en precariobelasting). De onderzoekers adviseren deze taken en belastingsoorten vooralsnog niet te betrekken in een eventuele samenwerking. In deze opzet worden de genoemde belastingtaken uitgevoerd door het Hefpunt, treedt Leeuwarden toe tot de onderliggende gemeenschappelijke regeling en krijgen de daarbij betrokken medewerkers de mogelijkheid om in dienst te treden van Hefpunt. Ook wordt in het onderzoek op basis van een aantal argumenten geconcludeerd dat het toepassen van een 1 locatie-model met vestiging in Groningen het meest voor de hand ligt. Het totale synergievoordeel van de variant samen gaan wordt becijferd op per jaar. Dit is het verschil tussen de huidige kosten bij de gemeentelijke afdelingen Belastingen en de jaarlijkse extra kosten, die optreden bij Hefpunt wanneer de gemeentelijke taken worden overgenomen. De noodzakelijke incidentele kosten worden geraamd op

4 Blad 4 Dit synergievoordeel is niet het voordeel van de gemeente Leeuwarden afzonderlijk, maar het voordeel van het collectief van samenwerkingspartners, dus Leeuwarden en de bestaande deelnemers in Hefpunt gezamenlijk. Het aandeel van Leeuwarden in de totale besparing is afhankelijk van de afspraken die door de samenwerkende partijen in een eventueel vervolgtraject worden gemaakt over de verdeling van de samenwerkingswinst. Daarbij zijn diverse verdeelmaatstaven denkbaar. In bijlage 3 van het rapport wordt nader inzicht verstrekt in deze mogelijke verdeling. Daarbij wordt becijferd dat afhankelijk van de te kiezen verdeelsleutel het aandeel van de gemeente in de totale besparing van ligt tussen de en met een corresponderende terugverdientijd die varieert van 2,4 tot 4 jaar. Uiteraard zijn dit ramingen die met enige voorzichtigheid moeten worden benaderd. Standpuntbepaling Nu het onderzoek aantoont dat samenwerking met Hefpunt vanuit een financieel oogpunt interessant is, ligt de vraag voor in hoeverre deze samenwerking ook vanuit ander perspectief bezien past binnen de prioriteiten en visie van de gemeente. Aan de orde is nu het eventuele principebesluit om de samenwerking met Hefpunt daadwerkelijk na te streven en een volgende stap in het voorbereidingstraject te zetten. Een vervolgstap houdt in dat diverse aspecten van de samenwerking in detail worden uitgewerkt in een businessplan zodat een go/no go besluit genomen kan worden. De afweging op dit moment vraagt op de eerste plaats om een bestuurlijkstrategische beoordeling. De vraag daarbij is in hoeverre toetreding tot Hefpunt past in de ambities en strategie van de gemeente Leeuwarden op het terrein van bestuurlijke samenwerking en de daarmee samenhangende organisatievisie. Voor ons is daarbij zwaarwegend dat de bestuurlijke en ambtelijke inspanningen zich op dit moment vooral richten op diverse vormen van samenwerking met regionale partners in Fries verband. De voorgenomen ICT-dienstverlening aan diverse gemeenten, de oriëntatie op gemeentelijke samenwerking in het kader van de drie decentralisaties en de in het collegeprogramma opgenomen verkenning naar de verbreding van de regionale samenwerking, zijn hier voorbeelden van. Een koers die ook terug te vinden is in de ontwikkelrichting van de ambtelijke organisatie, waarbij meer en meer geïnvesteerd wordt in de voorwaarden die nodig zijn om op professionele wijze diensten voor andere gemeenten te verlenen. Het recente besluit om te komen tot een gemeentelijke shared service centrum ten behoeve van interne en externe dienstverlening biedt een goede basis voor het gemeenschappelijk afnemen van diensten en ondersteunt in die zin de bestuurlijke visie. Toegespitst op de werksoort belastingen is van belang dat recentelijk ook een eerste stap is gezet op het terrein van intergemeentelijke samenwerking door de samenwerking met de gemeente Vlieland. Met ingang van 2014 verzorgt Leeuwarden de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen van Vlieland. In het licht van deze geschetste ontwikkelingen achten

5 Blad 5 wij een samenwerking in het organisatorische verband van de gemeenschappelijke regeling Hefpunt op dit moment minder passend. Een overstap naar Hefpunt past immers niet in onze ambitie om belastingheffing en inning voor andere gemeenten uit te voeren en daarmee kostenvoordelen te genereren. Voorts vinden wij het van belang dat eerst nog ingezet wordt op het verder verbeteren van de werkprocessen van de afdeling Belastingen alvorens outsourcing te overwegen. Daarnaast kan de gemeente door verdergaande automatisering, schaalvergroting e.d. ook zonder samenwerking met het Hefpunt de komende jaren besparen op de kosten van de uitvoering van de gemeentelijke belastingen. Naast de bovenstaande overdenkingen speelt tevens een rol dat gelet op de bestuurlijke dynamiek rondom gemeentelijke herindelingen een bindende keuze voor het op afstand zetten van taken op dit moment minder gewenst is en een definitieve afweging in dit verband beter kan worden gemaakt als deze ontwikkeling meer is uitgekristalliseerd. Tenslotte wordt onze aarzeling om nu een positief principebesluit te nemen ingegeven door een aantal onzekerheden en vragen die nog kleven aan een dergelijke keuze. Het nog niet kunnen beschikken over voldoende waarborgen dat een kritisch proces zoals belastingheffing, zonder verstoringen en risico s kan worden uitgevoerd, vormt hierbij een belangrijke factor. Op grond van de bovenstaande overwegingen komen wij tot de conclusie dat op dit moment geen prioriteit moet worden gegeven aan samenwerking met Hefpunt, maar dat het verder uitbouwen van de gemeentelijke samenwerking voorlopig de voorkeur verdient. In combinatie daarmee zien wij nog mogelijkheden om tot aanvullende efficiencywinst te komen door verdere stroomlijning van de belastingprocessen. Wij achten het haalbaar dat langs deze twee sporen, regionale samenwerking en procesverbetering, een besparing is te bewerkstelligen die overeenkomt met de uitkomsten van het Berenschot/ANG-onderzoek. Concreet betekent dit een bezuinigingsopdracht aan het betrokken management van ingaande Mede gelet op de positieve uitkomsten van het onderzoek willen wij toekomstige samenwerking met Hefpunt niet uitsluiten. Wij denken dan aan een situatie waarin de gemeentelijk Friese belastingsamenwerking en de daarmee samenhangende schaalvergroting (bulkproductie) dusdanig omvang heeft gekregen dat verbreding met de heffing en invordering van waterschapslasten een logische en toekomstbestendige vervolgstap is. Wij zullen daarom in de loop van deze collegeperiode een nieuwe positiebepaling in dit verband laten uitvoeren en u daarover nader informeren.

6 Blad 6 Hoogachtend, Burgemeester, Secretaris