GMR-SO dinsdag 2 december 2014 Locatie: Fornhese

Transcriptie

1 GMR-SO dinsdag 2 december 2014 Locatie: Fornhese Mededelingen 1. De GMR heeft op dit moment 6 vacatures: 2 voor personeelsleden, 4 voor ouders. Op de oproep in het OA-blad heeft niemand gereageerd. 2. Donderdag 4 december is van 16 tot 18 uur de afscheidsreceptie van het GMR-lid van het ATC. Ingekomen stukken 1. Vacature 2 algemeen directeuren (V)SO (10-11) 2. Notulen MT (11-11) 3. Notulen RvT (17-11) 4. Notulen DR (17-11) 5. Vacature Beeldende Vorming t Atrium (24-11) 6. Notulen DR (24-11) 7. Vacature Techniek Breed MH t Gooi (24-11) Voorbespreking zonder bevoegd gezag De onderwerpen worden besproken en we leggen onze vragen/opmerkingen voor in het gezamenlijke gedeelte van de vergadering. Overleg met bevoegd gezag 1. Notulen 27 oktober 2014 (ter vaststelling) Inhoudelijke vraag p.7, PGMR: Klopt het dat de huidige interim-directeur van De Lindenhorst de belangen behartigt in het traject met Intermetzo? Reactie: Ja, dat gebeurt in samenwerking met een medewerker personeelszaken van het BB. De notulen zijn vastgesteld. 2. Mededelingen bevoegd gezag (ter informatie) Huisvesting bestuursbureau: BMO gebruikt de benedenverdieping van het pand op De Brand, en de bovenschoolse medewerkers van het SO gebruiken een deel van de tweede verdieping. Nu er twee directeuren SO komen, hebben we meer werkruimte nodig en willen we de gehele tweede etage gaan huren. De ruimte op de tweede verdieping moet opnieuw worden ingericht, wat (gedeeltelijk) wordt betaald door de verhuurder, en de huurprijs per vierkante meter zal lager zijn. In januari willen we het financiële plan hierover aan de GMR- SO aanbieden. Met de GMR-VO is gisteren afgesproken dat deze er schriftelijk uitspraak over zal doen, omdat het VO pas in februari weer bijeenkomt. We willen de rest van de tweede verdieping graag met ingang van 1 april betrekken. Mulock 2000 en t Gooi hebben weer een basisarrangement van inspectie toegekend gekregen, waarvoor hulde! Alle locaties van MH en De Sprong hebben nu weer een basisarrangement. Dat het in twee jaar is gelukt om (zeer) zwakke scholen allemaal weer in het basisarrangement te krijgen is een fantastische prestatie, en dat met een zeer kritische inspecteur. Hoewel het niet altijd even makkelijk was om met haar samen te werken, heeft zij secretariaat.gmr.so@gmail.com 1

2 uitstekend werk verricht en goede adviezen gegeven. Het is indrukwekkend om te zien hoe het personeel op het SO in het gehele inspectietraject echt ziel en zaligheid in het werk heeft gestoken. Het MT volgt momenteel een tweedaagse training tot intern auditor, zodat de locatiedirecteuren in de toekomst auditbezoeken bij elkaar kunnen gaan afleggen. De selectieprocedure voor twee directeuren SO is gestart. 3. Onderwerpen Elf Plannen Bestuur (ter instemming/advies) De GMR is over de plannen bijna tot besluitvorming gekomen. We moeten nog het een en ander bespreken en sturen voor het begin van de kerstvakantie onze adviesbrief hierover naar het bestuur. Het aanstellen van een directeur bedrijfsvoering. CvB: De RvT heeft nog niet beslist of er een tweede bestuurder komt of een directeur bedrijfsvoering. Dit voorstel is ingehaald door de realiteit en de GMR hoeft er nu niet op de reageren. Het omvormen van het ATC tot een stagedienst. Voorzitter: Over dit onderwerp heeft de GMR veel gesproken en overlegd. We zien niet hoe het ATC een dienst moet worden. Er kunnen dan alleen jongeren naartoe die niet meer leerplichtig zijn, en die worden al bediend door ATC Match en Blinct. Stagebegeleiding is heel belangrijk, maar hoort voor het grootste deel van onze leerlingen op de locatie waar de jongere naar school gaat thuis. Het is voor het merendeel van onze leerlingen essentieel dat ze werken met mensen die ze goed kennen. Als gemeente en UWV gebruik gaan maken van onze stagedienst, zullen ze vanwege de leeftijd van hun cliënten (niet meer leerplichtig) naar Blinct of Match gaan, niet naar het ATC, dus kun je er dan niet veel beter een commerciële instelling van maken? Het positioneren van de vestigingsdirecteuren als integrale leidinggevenden. Voorzitter: Hierover vinden we dat we op zijn minst eerst een submandateringsregeling en functieomschrijving moeten zien voordat we er iets over kunnen zeggen. Reactie: Daar wordt hard aan gewerkt, misschien kunnen we hem wel al in januari aanbieden. 5. (Aanvulling) Bestuursformatieplan Procedurevoorstel in Aanvullend Bestuursformatieplan. Pagina 6, bevoegdheid medezeggenschap, OGMR: Waar gaat de GMR precies over beslissen? Gaat de invulling van het formatieplan straks naar de deelraden? Reactie: In het stuk wordt de situatie beschreven zoals we daar in de toekomst naartoe willen. OGMR: Maar hoe ligt dan nu de besluitvorming? Hoe zit het nu formeel in elkaar? In de basis is de invulling van de formatie heel belangrijk, want dat is je grootste kostenpost. Reactie: Tot nu toe hebben we het complete verhaal, zowel tekst als cijfers, altijd voorgelegd aan de GMR en. De rectoren/directeuren legden het vervolgens voor aan hun MR, die er soms een andere mening over had dan de GMR. Het was onduidelijk wie precies welke bevoegdheid had. Nu is het plan dat wij op bestuursniveau een berekening gaan maken van alle baten, inclusief de verdeling van de middelen over de scholen/vestigingen. Uiteindelijk blijft er dan een bedrag over dat inzetbaar is voor personeel op de school/locatie. PGMR: Bekijk je dat per brin of per locatie? Reactie: Op het VO in de MR en, bij het VSO in de deelraden. PGMR: Maar de 2

3 DMR en zijn nog niet (allemaal) even actief. Er wordt nog nergens over beleid of financiën gesproken in de deelraad. Reactie: Dat moet wel gaan gebeuren. PGMR: Daar zou centraal dan een extra stimulans aan moeten worden gegeven, want de ervaring tot nu toe is dat de locatiedirecteuren nauwelijks onderwerpen aanbieden aan de deelraden, en al helemaal geen WMS-onderwerpen. Als de GMR akkoord gaat met de verdeling van de lumpsum, en op de locatie moet de volgende stap gezet worden, dan moet je wel een goede DMR hebben. Reactie: De locatiedirecteur krijgt het budget en moet dat gaan voorleggen aan de DMR. Die werkwijze zal in ingaan. PGMR: Dan loopt het nu dus nog via de GMR, inclusief de details? Reactie: Dat klopt. PGMR: We hebben een taakstellend budget. Is het een idee om het top down werken meer parallel te laten lopen aan het bottom up? Als het budget niet strookt met de ideeën/visie op de locatie, zou het belangrijk kunnen zijn als er meer marge in zit. Is het nu niet erg dwingend? Reactie: Je moet op je locatie een sluitende begroting maken. Lukt dat niet, dan moet de locatiedirecteur dat vooraf met het CvB bespreken. Zo staat het ook in de kaderafspraken: dat er in overleg met het bestuur van het budget afgeweken kan worden. OGMR: Zijn de locatiedirecteuren al dusdanig financieel onderlegd om dat te kunnen? Reactie: Nog niet allemaal, maar dat moeten ze leren. Wij zullen ze natuurlijk wel blijven ondersteunen met loonkosten en dergelijke. Ze krijgen veel voorgerekend, en in de cao en voor mensen met een vaste aanstelling ligt heel veel vast. De mogelijkheden tot sturen zijn beperkt tot natuurlijk verloop en tijdelijke aanstellingen. De directeuren krijgen nu loonkostenoverzichten en weten wat hun budget is, dus dan weten ze ook of ze te veel of te weinig mensen in dienst hebben. PGMR: Zouden we zolang dit onderwerp nog in de GMR wordt besproken, de gedetailleerde overzichten van de locaties kunnen ontvangen? Reactie: Die staan in het BFP, per schaal is aangegeven hoeveel fte er per locatie wordt uitgegeven. In het BFP staan de gegevens in een ander format dan op het nu getoonde formulier, maar de informatie die erin staat, is dezelfde. 6. Meerjarenbegroting Voorzitter: Klopt het dat er na het afronden van de 11 Bestuursplannen een aangepaste MJB zal komen? Reactie: Ja. 7. Financiële rapportage januari/september 2014 Deze wordt nu ter informatie uitgedeeld, er volgt nog een aangepaste versie met een toelichting nadat de rapportage naar de DR is geweest. Dit onderwerp komt terug op de agenda van januari. 8. Wat verder ter tafel komt/rondvraag/sluiting gezamenlijke gedeelte Er zijn verder geen vragen/opmerkingen. Het gezamenlijke deel van de vergadering wordt afgesloten. Nabespreking/Besluitvorming Meerjarenbegroting/Bestuursformatieplan Pagina 6 Bestuursformatieplan, bevoegdheden medezeggenschap PGMR: Dat het VO hiermee instemt is misschien logisch, de zaakjes zijn daar al jaren veel beter op orde en hun afzonderlijke MR en draaien professioneel. Op het SO is de situatie heel anders. Onze deelraden draaien nog niet allemaal (even goed) en er worden nog niet of nauwelijks onderwerpen uit de WMS besproken. Die worden allemaal nog centraal geregeld. Moeten wij onvoorwaardelijk vertrouwen op wat er in de auditcommissie door de leden van het VO en de externe adviseur over is gezegd? Voor dit moment wel, maar in de toekomst moeten wij als GMR-SO zorgen dat ook wij in de auditcommissie vertegenwoordigd zijn. secretariaat.gmr.so@gmail.com 3

4 OGMR: Je formatieplan is een belangrijk deel van de MJB, daar hangt alles mee samen. Je moet het geheel bekijken ten opzichte van de verwachte inkomstenstroom en dus het verwachte leerlingaantal. Vind je de leerlingprognose realistisch? Zit daar logica in? Als je die posten hebt, heb je het belangrijkste van je MJB, want je huisvesting is een constante factor. Je ziet bij het SO dat er minder leerlingen gaan komen, voornamelijk omdat Eikenstein gaat sluiten en De Lindenhorst wordt overgedragen aan Intermetzo. Wat gaat er straks met de medewerkers van die locaties gebeuren? Gaan we die herplaatsen? Dan kan er een negatieve last in je MJB ontstaan, want daar heb je straks geen inkomsten (leerlingen) meer tegenover staan. Verder is het belangrijk om te kijken hoe zich de cijfers tot vorig jaar verhouden, en hoe de bedragen over scholen en het bestuur worden verdeeld. In de 11 Bestuursplannen zie je dat de bovenlaag verzwaard gaat worden, daar gaat meer geld naartoe, en dat gaat ten koste van de werkvloer. De vraag is dan of je het eens bent met zo n verschuiving. PGMR: Het is ook belangrijk om alle beschikkingen eens naast elkaar te leggen en naar de eindbedragen te kijken: wordt alles overgenomen, of wordt er afgeroomd? Dat moeten we inzichtelijk hebben. Er zijn nu veel vragen waarop we nu onvoldoende antwoord hebben, en bovendien hadden we de stukken uiterlijk de 18 e moeten krijgen en hebben we ze pas op de 22 ste gekregen. Een aantal leden heeft niet voldoende tijd gehad om ze door te nemen. Gezien de huidige situatie lijkt het raadzaam om het advies van de auditcommissie mee te gaan. De PGMR stemt in met het bestuursformatieplan (unaniem). De GMR adviseert positief over de meerjarenbegroting (3 stemmen voor, 1 tegen, 1 onthouding). Elf Plannen bestuur Het positioneren van de vestigingsdirecteuren als integrale leidinggevenden Behalve dat de GMR hier geen uitspraak over kan doen zolang de submandateringsregeling en functieomschrijving niet in de GMR zijn behandeld, vragen wij ons bovendien af of integraal leidinggeven wel wenselijk is. Wij adviseren te gaan werken met de twee directeuren SO die voor de meeste locaties de formatie en financiën regelen, en de rest aan de locatiedirecteur over te laten. We stellen daarom ook voor om niet van vestigingsdirecteur te spreken, maar van locatieleider, waarbij de locatieleider gelijkstaat aan die op het Trivium College: ook daar wordt gewerkt met één directeur voor alle (in dat geval drie) locaties, en daaronder een locatieleider, geen directeur. Dit zou qua leerlingenaantal op de locaties ook een passendere situatie zijn ten opzichte van het VO, waar de functie van directeur bestuurlijk zwaarder is. De GMR-SO adviseert voor de SO-locaties met een locatiedirecteur die wel de formatie en financiën zelf willen regelen die ruimte te creëren.. Van de locatiedirecteur een locatieleider maken volgens model van het Trivium, maar voor diegenen die zelf de formatie/financiën willen regelen wel die ruimte laten. Het aanstellen van een directeur bedrijfsvoering Dit voorstel is teruggenomen. Het inrichten van een kenniscentrum OGMR: Kenniscentra worden vaak bemand door erg theoretische mensen, maar ze kunnen proactief heel signalerend dingen aangeven en reactief dingen uitzoeken en breed aanbieden waar je wat aan hebt. Zo zouden ze de locaties kunnen ontlasten en voorkomen dat iedereen op zijn eigen locatie het wiel moet uitvinden, maar als de scholen er niet voor openstaan heeft het geen zin. Niettemin is dit een idee dat misschien best het proberen waard is. PGMR: Kennisdeling is heel goed, maar de vraag is of dat via het vehikel kenniscentrum moet worden secretariaat.gmr.so@gmail.com 4

5 vormgegeven. Dit is veel meer een taak voor de directeuren SO, die straks als het goed is overzicht hebben over alle scholen en kunnen overzien wie wat nodig heeft en welke initiatieven het waard zijn om te verbreiden. Zij zijn de ideale persoon om de scholen met elkaar te verbinden. Wat bovendien essentieel is, is dat kennisdeling wordt gefaciliteerd. In het verleden zijn al heel wat initiatieven van personeel om met elkaar in gesprek gegaan op niets uitgelopen omdat ze niet werden gefaciliteerd door de locatiedirecteur. De GMR is van mening dat deskundigheidsbevordering moet worden verbreid en gefaciliteerd door de directeuren SO en de locatiedirecteuren. De directeuren SO zijn ideaal om de verbinding tussen de locaties te versterken, zij kennen alle locaties en weten wie wat voor elkaar kunnen beteken. Het faciliteren van het lesgevend personeel is essentieel. Als dit in een later stadium allemaal niet blijkt te werken, kunnen we altijd nog een kenniscentrum oprichten. Het inrichten van een dienst speciaal onderwijs Kun je niet veel beter op iedere locatie een goede orthopedagoog zetten die de eerste helft van het OPP schrijft? Waarom moet dat centraal gebeuren? Als je het eerste deel van het OPP, dat direct wordt geschreven nadat een kind op een school begint, centraal laat schrijven, betekent dat dat de orthopedagoog op de locatie niet het hele dossier van het kind leest, maar alleen in de vorm van het OPP de samenvatting van het dossier krijgt toegestuurd. Het zou veel beter zijn als de orthopedagoog op de locatie, die met het kind te maken blijft houden zo lang het op die locatie zit, het hele dossier van het kind zou kennen, en niet alleen de door de dienst geleverde samenvatting in het OPP.. In plaats van een dienst SO op elke locatie een orthopedagoog. Het benoemen van een beleidsmedewerker kwaliteit Controleren op kwaliteit is een taak voor de directeur (of bestuurder) bedrijfsvoering; indien nodig kunnen tijdelijke projecten en intervisie tussen collega-directeuren (zie mededeling bevoegd gezag over het volgen van de cursus intern auditor) worden ingezet. Het omvormen van het ATC tot een stagedienst Kunnen we hier niet veel beter op de een of andere manier toch weer een school van maken? De GMR is van mening dat voor het grootste deel van de leerlingen op Mulock Houwer en De Sprong, zeker de internaliserende, een stagebegeleider op de school nodig is. Misschien dat voor een kleiner aantal leerlingen, de echte zmokkers een externe stagedienst wel goed zou zijn. We doelen daarbij op leerlingen die een slechte relatie hebben met hun leerkrachten op school, en die het juist nodig hebben om met een schone lei ergens te beginnen en met een frisse blik door hun begeleider bejegend te worden. 5

6 Het inrichten van een klantenservice Op dit moment ziet de GMR het nut van een klantenservice niet in. Als later blijkt dat er toch behoefte is aan een centraal nummer, kan dit altijd nog worden heroverwogen. Je zou dit dan overigens ook kunnen neerleggen bij een locatie, er hoeft onzes inziens geen speciale dienst voor worden opgericht. De GMR denkt bovendien dat mensen die op zoek zijn naar informatie daarnaar zullen zoeken op internet, en veel minder snel door een centraal nummer te bellen. Als ze al ergens naartoe bellen, zal dat het samenwerkingsverband van hun woonplaats zijn. Daarnaast is het zo dat ouders met een kind dat naar het SO wordt verwezen door het SWV of een hulpverlenende instantie naar een specifieke school worden verwezen voor hun kind. Deze ouders gaan niet shoppen op zoek naar een geschikte school, die wordt hun door derden aangewezen. Het centraal stellen van de vestigingsnamen De GMR is van mening dat de vestigingsnamen juist NIET centraal moeten worden gesteld. Wij vinden dat het SO zich gezamenlijk als afdeling Speciaal (Voortgezet) Onderwijs van de OA moet presenteren: als één school met één naam, met daaronder negen locaties met elk hun eigen (duidelijk geprofileerde) expertise. De GMR adviseert te gaan werken met één (nieuwe) naam: De veilige haven, (om maar wat te noemen), locatie Fornhese voor psychiatrie, onderdeel van de OA, etc. Centrale webredactie SO In de huidige situatie ziet de GMR-SO de zin van een centrale webredactie SO niet. We zijn het hier echter eens met het VO: als er één naam voor het SO komt en alle SO-scholen als één geheel gaan worden geprofileerd, dan is het misschien wel nuttig. De PGMR plaatst daarnaast de kanttekening dat er dan op elke locatie iemand zal moeten komen die de stukken voor de webredacteur aanlevert, en dat deze taak dan duidelijk in het taakbeleid zal moeten worden omschreven (en ook zo dient te worden gehonoreerd). De GMR adviseert dat de locaties in eerste instantie zelf actiever gaan worden op de al bestaande sites en dat later op dit punt wordt teruggekomen. Wat verder ter tafel komt/rondvraag PGMR: Is er van onze externe adviseur al terugkoppeling op de brief die aan de medewerkers van De Lindenhorst is gestuurd? Secretaris: Ja, zie hiervoor het verslag van de auditcommissie van afgelopen donderdag. 6

7 Besluiten GMR-SO 2 december 2014 Vastgesteld: Notulen 27 oktober 2014 Instemming PGMR: Bestuursformatieplan (unaniem) Positief advies: Meerjarenbegroting (3 stemmen voor, 1 tegen, 1 onthouding) Negatief advies: Het positioneren van de vestigingsdirecteuren als integrale leidinggevenden Het centraal stellen van de vestigingsnamen Centrale webredactie SO Negatief advies GMR; geen instemming PGMR: Het inrichten van een kenniscentrum Het inrichten van een dienst speciaal onderwijs Het benoemen van een beleidsmedewerker kwaliteit Het omvormen van het ATC tot een stagedienst Het inrichten van een klantenservice Teruggenomen: Het aanstellen van een directeur bedrijfsvoering secretariaat.gmr.so@gmail.com 7