uur vooroverleg. Richard stelt zich nog voor. Stukken ter bespreking:

Transcriptie

1 Concept verslag GMR vergadering maandag 5 februari 2018 Margrietschool, Julianadorp Aanwezig: Denise van Bemmel-van Veen (vz), Anne van der Pol, Bartha Schuiling, Richard Peper, Miranda Rommers, Nienke Lakeman, Mirjam van der Linden, Henk Uri en Willy Koster (verslag) Afwezig met bericht: Jessica Stedema uur vooroverleg Richard stelt zich nog voor. Stukken ter bespreking: a. begroting 2018 en meerjarenbegroting: kort verslag door Miranda en Bartha + advies Bartha geeft uitleg, Miranda en Bartha zijn op bezoek geweest bij Henk, hij heeft hun vragen beantwoord. Er zijn nog wat vraagtekens bij grote verschillen in de begroting. Dit had te maken met het verschijnen van de Meerwerf Glossy. Anne heeft een vraag over de verhuizing van Villa Kakelbont, is dit meegenomen in de begroting? Tijdens het reguliere overleg wordt deze vraag aan Henk voorgelegd. Denise had ook nog wat vragen voor Bartha en Miranda, waar zij geen antwoord op hebben, worden aan Henk gesteld in het regulier overleg. Vorig jaar was er een groter budget voor de GMR, dit was 1 malig om de GMR weer op poten te zetten. Wat doet Meerwerf aan huisvesting/ruimtegebrek voor groeiende scholen in het meerjarenplan? Deze vraag is voor Henk in het regulier overleg. b. statuut en reglement (bespreken) De aanpassingen vanuit de AOB, behalve 1 zin, zijn doorgevoerd. Op de ene zin wordt nog verduidelijking gevraagd aan Henk in het regulier overleg. c. functieomschrijving beleidsmedewerker Onderwijs & Kwaliteit (schriftelijk instemmen) Hiermee is al ingestemd, formulieren moeten nog ondertekend worden. Willy neemt deze mee naar de vergadering. d. protocol internet en sociale veiligheid (bespreken) - terugkoppeling van MR'en en reactie van bestuurder De feedback die de GMR had en heeft ontvangen van de MR en worden overgedragen aan Henk. De GMR adviseert dat het bestuur het protocol nogmaals gaat bekijken en de feedback van de GMR/MR en meeneemt. Het nieuwe stuk kan dan op de volgende vergadering worden aangeboden aan de GMR. Concept verslag GMR vergadering 5 februari 2018 Pagina 1 van 6

2 e. individuele deskundigheidsbevordering (schriftelijk instemmen) Hiermee is al ingestemd, formulieren moeten nog ondertekend worden. Willy neemt deze mee naar de vergadering. Punt ter bespreking: f. evaluatie gesprek met de RvT dd 31 januari 2018 Het overleg is als positief ervaren. De verwachtingen zijn aan weerszijde naar elkaar uitgesproken. De communicatie tussen de GMR en de RvT gaat nu rechtstreeks tussen beide voorzitters. Regulier overleg met de bestuurder uur 1. Vaststellen agenda Tussen 7 en 8 wordt als agendapunt ingevoegd de studiedag van Meerwerf. Voor het overige wordt de agenda vastgesteld. 2. Verslag 23 november 2017 N.a.v. actiepunt H. Uri: uitzoeken hoe de communicatie omtrent de benoeming van het nieuwe lid van de RvT is verlopen: de voordracht is al eerder in de pers genoemd, er was nog geen sprake van een benoeming. Het klopt dat er toen geen berichtgeving uit is gegaan naar de achterban over de benoeming. Het verslag wordt ter vergadering vastgesteld. 3. Mededelingen bestuurder - nieuwe bestuurskantoor: de verhuizing is in de kerstvakantie heel vlot verlopen, een fijne plek en het is erg prettig om dichtbij de andere schoolbesturen te zijn (Sarkon aan de overkant, Stichting Samenwerkingsscholen inpandig), in communicatie en langzaamaan ook in ondersteuning gaat het goed. - Meerwerf Magazine: ziet er goed en mooi uit, veel complimenten ontvangen. Brede externe verspreiding. Het magazine is ook virtueel beschikbaar, daardoor kon het nieuwe lid van de RvT toegevoegd worden. De bestuurder is benieuwd naar de ervaring van de virtuele rondleiding. In maart vindt een evaluatie plaats over het effect van het magazine. Noot: de nieuwe bestuurder is aanwezig op de vergadering van 23 april, mogelijk is de huidige bestuurder nog bij het vooroverleg aanwezig. De afscheidsreceptie van de huidige bestuurder is op 1 juni as. 4. Stand van zaken diverse beleidsstukken: - statuut en reglement: Alle wijzigingen die door de GMR zijn aangegeven, zijn op één na meegenomen; de GMR is benieuwd naar de aangepaste zin m.b.t. faciliteiten, hoofdstuk 4, artikel 9. Met de nieuwe beschrijving kom je tegemoet aan wat de WMS voorschrijft. De begroting van de GMR wordt door de bestuurder vastgesteld. De GMR stelt zelf de begroting op. De uitgaven moeten Concept verslag GMR vergadering 5 februari 2018 Pagina 2 van 6

3 ten goede komen aan de medezeggenschap binnen Meerwerf. actie H. Uri: zin nalopen om deze duidelijker te maken. Met deze aanpassing stemt de GMR in met het statuut. Wanneer beide documenten (statuut en reglement) klaar zijn stuurt de bestuurder ze nog eenmaal toe aan de GMR. actie H. Uri: reglement en statuut GMR aan de GMR sturen. - protocol internet en sociale veiligheid: Er is door een aantal MR en ook een reactie gegeven. Binnen de GMR blijft er ook nog wat discussie, o.a. over het begrip gezond verstand. Voorstel van de GMR: opmerkingen van de MR en en ook die van de GMR nog eenmaal aan de bestuurder voorleggen. De bestuurder reageert dat het nu ook wel vastgesteld moet worden, dat gekeken wordt naar de uitgangspunten en niet naar punten en komma s. Daarnaast is er ruimte voor de scholen individueel om er schoolspecifiek toevoegingen te doen, die dan in hun eigen MR worden vastgelegd. Het verzoek is om er vanuit organisatieperspectief naar te kijken. De GMR heeft moeite met de manier waarop het stuk is geschreven. Vanuit de MR en zijn best veel vragen gesteld; het is niet duidelijk voor wie dit protocol is geschreven. Dit stuk is bedoeld als schoolbeleid, om op deze manier ook de directeur aan te kunnen spreken wanneer iets niet volgens protocol verloopt. De bestuurder stelt voor om in klein comité het protocol door te nemen, met de gezeefde opmerkingen van de MR en daarbij meegenomen. In maart is de accountantscontrole, zou graag dan dit document af hebben. actie Anne en Richard maken een afspraak met de bestuurder om in klein verband het protocol te bespreken en aan te passen. - begroting en meerjarenbegroting: De commissie heeft verslag gedaan van het gesprek met de bestuurder. Er zijn nu nog 2 vragen van de GMR: 1. is er rekening gehouden met de mogelijke verhuizing van Villa Kakelbont? Nee, want de kosten van schoolhuisvesting vallen onder verantwoordelijkheid van de gemeente. 2. Er wordt in de begroting gesproken over materiële kosten die gemaakt worden en over kosten voor onderhoud. Maar er wordt niet gesproken over kosten voor ruimtegebrek. De crux is wat de school en wat de gemeente wil Je mag geen geld uitgeven aan materiaal waar je niet verantwoordelijk voor bent. Bij de jaarrekening wordt dit dan niet goedgekeurd door de accountant. Meerwerf wil de gemeente er van overtuigen dat waar nu scholen gehuisvest zijn, daar kindcentra van te maken. En niet kijken naar alleen maar onderwijs (want dan wordt alleen gekeken naar het aantal klaslokalen vanuit een verkokerde blik). Kort gezegd is Meerwerf alleen verantwoordelijk voor het onderhoud van de scholen. Met deze antwoorden adviseert de GMR positief over de begroting 2018 en de meerjarenbegroting. 6. Formatieplan Concept verslag GMR vergadering 5 februari 2018 Pagina 3 van 6

4 Inmiddels is al wat meer bekend dan het document dat verspreid is. Nu begint de grote puzzel. Voor 1 mei moet het complete document ter informatie voorgelegd worden bij de GMR. Daarna volgt instemming door de personeelsgeleding. 7. Terugblik gesprek met de RvT Het was informatief, fijn om een gezicht erbij te hebben en geeft vertrouwen voor de toekomst. Ingelast punt: studiedag Meerwerf Studiedag 13 maart; er is wat verwarring over het tijdstip, dat is gewijzigd? Het programma is van uur. Het verzoek om naar de middag te gaan is door de directeuren ingediend, omdat de scholen anders niet uitkomen met de marge-uren, vanwege ook 2 weken meivakantie. De bestuurder hoopt eind deze week alles rondom de workshops klaar te hebben en dan zal het aan de scholen verstuurd worden. Er is nog geen duidelijkheid over het standpunt van Meerwerf ten aanzien van de geplande staking op 14 maart. Het verzoek van de GMR is om zo snel als mogelijk de datum te communiceren al zal het definitieve besluit pas een week van tevoren vallen. Momenteel doet de beleidsmedewerker personeel onderzoek naar het verloop van vervanging bij ziekte in de maanden januari en februari. De bestuurder wil nog eens inventariseren of mensen bereid zijn om tijdelijk extra te werken, ook op andere scholen dan de eigen school. Tot nu toe was men bereid in te vallen, maar alleen op de eigen school. Dit naar aanleiding van een ingekomen stuk van een MR bij de GMR. De terugkoppeling kan zijn dat de bestuurder bovenstaande nogmaals inventariseert. Zelfs ouders met lesbevoegdheid zouden mogen invallen. actie H. Uri: onder het personeel inventariseren of men bereid is om extra in te vallen anders dan op de eigen school. De bestuurder verlaat de vergadering. 8. Terugkoppeling bestuurder m.b.t. nieuw lid RvT en nieuwe bestuurder Zie eerder bij agendapunt Terugkoppeling bestuurder m.b.t. Janny Arends Janny Arends Is destijds ingehuurd om de GMR weer op poten te zetten, indien nodig kunnen wij haar vragen om ondersteuning, op aanvraag en tegen een vergoeding. Het is goed om naar de rolverdeling van de secretaris GMR en de ambtelijk secretaris te kijken. actie: Mirjam en Willy sluiten dit kort met elkaar. 10. Dropbox Er zijn nieuwe ontwikkelingen rondom het gebruik van Google; alle scholen worden daar naar omgezet. Voor de GMR wordt dit ook omgezet. Wordt vervolgd, er zijn positieve verwachtingen van. Dit betekent dat de dropbox komt te vervallen en alles overgezet wordt naar Google. actie: Mirjam dient een verzoek in bij mevrouw Alkemade dat dit op korte termijn gebeurt. 11. Vice voorzitter aanstellen Het is handig, dat er iemand is die de voorzitter bij nood kan vervangen. Richard Peper stelt zich Concept verslag GMR vergadering 5 februari 2018 Pagina 4 van 6

5 beschikbaar, de overige leden gaan akkoord. 12. Directeuren scholen meenemen in mailinglijst wat betreft de agenda en de notulen De afspraak is om aan zowel de MR en als directeuren de notulen van de GMR vergadering te versturen. 13. Continurooster Binnen de GMR is de vraag ontvangen of en wat de GMR kan betekenen in de besluitvorming met betrekking tot een continurooster. De voorzitter heeft informatie ingewonnen bij de Aob. Het antwoord is dat dit een schoolspecifiek onderwerp is, en dus op school met de directeur en eigen MR moet worden opgenomen. actie: Denise de persoon in kwestie per informeren met betrekking tot de hulpvraag. 14. Actielijst doornemen 14a. Er zijn nog een paar onduidelijkheden over de begroting van de GMR actie Bartha: contact opnemen met vorige voorzitter GMR over de onduidelijke punten in de begroting (= ) actie Willy: kosten voor het werk als ambt. secretaris opgeven actie Denise: bespreken met Saskia van de Aob hoe de vergoeding voor personeel in de praktijk werkt; in uren? CAO p162. Wat zou anders een reële vergoeding zijn, wat als de uren niet vergeven kunnen worden? Voorstel m.b.t. begroting GMR: nog het advies van de Aob verwerken en dan via de mail verspreiden. Niet wachten tot volgende vergadering. 14b. Er moet op korte termijn scholing voor de GMR georganiseerd worden. actie: Richard en Anne nemen dit op. Het gaat om de basis van WMS. In de laatste week van februari is hier informatie over beschikbaar. 14c. Het volgende gesprek met de RvT is op initiatief van de RvT (volgens jaarplanning RvT op woensdagmiddag 27 juni 2018 WK) 14d. Er is een jaarplan door Nienke en Denise opgesteld, daar heeft de bestuurder ook op gereageerd, en was daar positief over. De Aob gaat er ook naar kijken en heeft contact met Denise. Na dit contact wordt het compleet gemaakt en rondgestuurd. 14e. Er is een opzet voor een digitale nieuwsbrief. Via deze weg is er ook een poll waarbij de behoefte van de MR en wordt gepeild. De MR en vullen deze gezamenlijk in. Denise deelt de opzet op papier uit. actie allen: uiterlijk volgende week maandag reactie van GMR op de nieuwsbrief aan Denise via de mail. actie: Denise stuurt de digitale nieuwsbrief rond actie: Nienke stuurt de opzet van de vragenlijst rond 15. Mededelingen - actie Mirjam: bij Tamara aangeven dat er een opmerking komt bij de notulen die geplaatst zijn op de website - voor het etentje wordt een nieuwe datum geprikt. actie Bartha - er is een ingekomen stuk van MR de Dijk over het continurooster. Het stuk was puur informatief gestuurd om te informeren hoe dit geregeld is op de Dijk. De reactie van de GMR zal een mail zijn waarin bedankt wordt voor deze bijdrage. actie Willy: de Dijk terugkoppeling geven op hun ingekomen stuk, ook m.b.t. de invalpool van eigen Concept verslag GMR vergadering 5 februari 2018 Pagina 5 van 6

6 medewerkers - Denise zal het communicatieplan rondsturen en de overige leden mogen via de mail opmerkingen versturen. Op de volgende vergadering kan het plan vastgesteld worden. - naar aanleiding van het gesprek met de RvT over de bac procedures: er is afgesproken dat een commissie van de GMR met een commissie van de RvT hier verder over spreekt. Voor de GMR zijn dit de leden die in de personeelscommissie zitten, namelijk Jessica en Mirjam. Actie: initiatief GMR-commissie contact opnemen met RvT commissie. Op de volgende vergadering hier terugkoppeling op geven. 16. Rondvraag en w.v.t.t.k. Miranda: 25 juni is Miranda niet aanwezig i.v.m. schoolkamp. Concept verslag GMR vergadering 5 februari 2018 Pagina 6 van 6